Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm

Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý điểm của học
sinh, sinh viên là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Để đáp ứng nhu cầu đó nhóm 1 đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có
thể giải quyết công việc quản lý điểm một cách hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm có rất nhiều tính năng mà các nhà quản lý điểm quan tâm như: Tính
điểm trung bình, nhập và xem điểm với giao diện dễ nhìn tăng độ chính xác trong quá
trình nhập và tính điểm, vì điểm là một cơ sở để đánh giá trình độ học lực của người đi
học. Đặc biệt tính năng truy vấn (Query) có chứa tham số của phần mềm giúp người
sử dụng có thể truy cập vào bất kì bảng ghi nào có trong phạm vi quản lý và chỉnh sửa.
Tính năng dễ sử dụng là quan trọng nhất, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc
sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thể mà phần mềm quản lý điểm
được viết trên nền Access nằm trong bộ Office của tập đoàn Microsoft là một lợi thế
cho người sử dụng.
Ngoài ra người sử dụng còn có thể thay đổi một số tính năng của phần mềm để có
thể phù hợp với ban hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
II. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT
Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu (tables)
2. Thiết kế truy vấn (Queries)
3. Thiết kế giao diện (Form)
4. Thiết kế báo cáo (Report)
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 3
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
5. Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages)
6. Thiết kế Macros
Chương 2: Báo cáo tổng thể thiết kế và chạy chương trình
2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế
2.2 Chạy chương trình hoàn thành
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 4

Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
III. NỘI DUNG
Đồ án nghiên cứu gồm 2 chương
CHƯƠNG 1:
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu
1.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access
 !"#
$% %$%&'()("
*  !"+(,"- !"./
Ví dụ:
0"-')1 !"2
danhsachsinhvien, danhsachloptheomon, danhsachlopcodinh,
danhsachdiem, danhsachmonhoc $%)3"
&()("*  !"+(,"-')1
*45/67"*8,"-')1*1
9"2
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 5
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
:;</<2=91$% !"
1.2. Bảng dữ liệu (Tables)
1.2.1. Cơ sở lý luận
Bảng dữ liệu (Tables) là một thành phần quan trọng nhất của cở sở dữ liệu
(CSDL). Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng.
Một CSDL có thể có rất nhiều bảng dữ liệu, các bảng phải được thiết kế sao
cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết và phải đảm bảo giảm tối đa
tình trạng dư thừa dữ liệu, giảm tối đa dung lượng cở sở dữ liệu có thể, đồng
thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các
bước tiếp theo.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 6

Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần:
• Tên bảng.
• Các trường dữ liệu
• Trường khóa.
• Bản ghi.
• Tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp
các bảng ghi.
:;</>2=9 !"**?
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 7
Mỗi cột là một trường
dữ liệu (Field)
Mỗi dòng là một bảng ghi (Record)
Trường khóa (Primary Key)
Tập hợp các thuộc tính
của trường dữ liệu.
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 1.3: =9 !"**?)@
1.2.2. Xây dựng cấu trúc bảng (Tables)
Để giải quyết bài toán quản lý điểm(theo hệ tín chỉ) ta cần thiết lập các bảng
dữ liệu như sau: danhsachsinhvien, danhsachloptheomon,
danhsachlopcodinh, danhsachdiem, danhsachmonhoc.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 8
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Ta tiến hành tạo bảng Danhsachsinhvien theo các bước sau:
• Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View, Ở thẻ
Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK. Hoặc nhấn Creat Table
in Design View trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất
hiện:
Hình 1.4: Hộp thoại thiết kế bảng.

• Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách gõ danh sách
tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế. Đối với bảng
Danhsachsinhvien bao gồm 5 trường là: Masinhvien, Malop, Tensinhvien,
Ngaysinh, Gioitinh.
• Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu
dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng.
• Bước 4: 6%*4$A2
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 9
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường
muốn thiết lập khoá.
- Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các
trường vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút
Primary key trên thanh công cụ.
• Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên Danhsachsinhvien. Nhấn tổ hợp phím
Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ.
Tương tự ta tạo các bảng dữ liệu khác:
- Bảng Danhsachdiem gồm các trường như sau: Masinhvien, Malop,
Diemquatrinh, Diemthilan1, Diemthilan2. Trong đó trường
Masinhvien và Malop được chọn làm trường chính.
- Bảng Danhsachloptheomon gồm: Maloptheomon, Mamonhoc,
Sotinchi, Gvphutrach, Siso, Hocky. Trường Maloptheomon là trường
chính.
- Bảng Danhsachmonhoc gồm: Mamonhoc, Tenmonhoc, Ghichu.
Trường Mamonhoc là trường chính.
- Bảng Danhsachlopcodinh gồm: Malop, Tenlop, Khoa, Siso, GVCN.
Trường Malop là trường chính.
1.2.3. Thiết lập quan hệ (Relationship)
Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu, ta phải tiến hành liên kết các bảng lại với
nhau để dữ liệu của từng bảng có thể kết nối trở thành một hệ thống lưu trữ dữ

liệu hoàn chỉnh.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 10
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
• Tạo liên kết cho các bảng cở sở dữ liệu như sau:
- Bảng Danhsachmonhoc liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachloptheomon
thông qua trường Mamonhoc.
- Bảng Danhsachloptheomon liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachdiem thông
qua trường Maloptheomon.
- Bảng Danhsachdiem liên kết nhiều-1 với bảng Danhsachsinhvien thông qua
trường Masinhvien.
- Bảng Danhsinhvien liên kết nhiều-1 với bảng Danhsachlopcodinh thông qua
trường Malop.
Hình 1.5: Tạo liên kết giữa các bảng dữ liệu.
1.2.4. Nhập dữ liệu cho bảng
Sau khi tạo liên kết cho bảng ta có thể nhập dữ liệu cho bảng một cách dễ
dàng và chính xác.
Ta tiến hành nhập dữ liệu từ hai phía, bắt đầu từ bảng dữ liệu
Danhsachmonhoc và Danhsachlopcodinh
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 11
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 1.6: Nhập dữ liệu từ bảng Danhsachmonhoc.
Hình 1.7: Nhập dữ liệu từ bảng Danhsachlopcodinh.
2. Thiết kế truy vấn dữ liệu (Query)
2.1. Cơ sở lý luận
Truy vấn dữ liệu (Queries) là một công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên
Access.
Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích, lọc ,hiển thị dữ liệu, tổng
hợp, thống kê, thêm, bớt, cập nhật dữ liệu,…Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query
tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 12

Sau khi nhập dữ liệu cho
trường khóa chính của bảng
này ta có thể liên kết đến một
bảng khác bằng cách kích
chuột vào dấu cộng (+).
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Trong Access có các loại truy vấn dữ liệu như:
- Select Query
- Total Query (Truy vấn tổng hợp)
- Parameter Query (Truy vấn có chứa tham số)
- Crosstab Query (Truy vấn chéo)
- Action Query (Truy vấn hành động)
- SQL Query
2.2. Các bước thiết kê truy vấn (Query)
Để xem điểm của đối tượng (Gồm 1 bảng ghi hay nhiều bảng ghi) ta có thể sử
dụng một trong số kiểu truy vấn đã nêu ở trên tùy thuộc vào mục đích truy vấn.
Ví dụ: Hãy đưa ra danh sách điểm trung bình môn Anh Văn của tất cả sinh viên
trong lớp (cố định) Dữ liệu gồm các thông tin như sau: Masinhvien, Tensinhvien,
Diemtrungbinh, Tenmonhoc, Mamonhoc, Malop (Trong đó mamonhoc và mã lớp
không được hiển thị khi xuất báo cáo)
Phân tích yêu cầu:
- Thông tin cần hiển thị được lưu trữ trong 2 bảng dữ liệu khác nhau, đó là
bảng Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và
Danhsachdiem.
- Từ 4 bảng dữ liệu trên, ta phải trích lọc được những thông tin về điểm
trung bình của môn Anh Văn 1 của lớp Dữ liệu.
Các bước tiến hành tạo Query:
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 13
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Trong cửa sổ tạo Query ta có thể chọn 1 trong 2 cách tạo Query là Create

query in Design view (Tự thiết kế mới) hay Create query by using
wizard (Thiết kế với ứng dụng có sẵng).
Hình 2.1: Giao diện thiết kế Query
- Tiếp đến ta chọn các trường có liên quan trong các bảng dữ liệu là
Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và
Danhsachdiem.
Hình 2.2: Cửa sổ chứa các bảng thông tin và các trường chọn làm tham số.
- Để ẩn bất cứ một trường nào sau khi hiển thị ta bỏ nút chọn trong bảng ghi
Show.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 14
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Trong bảng ghi Criteria ta thiết lập điều kiện “CCQ-DL01” cho trường
Malop và điều kiện “AV1” cho trường Mamonhoc trên cùng một hàng (Cùng
cấp), có thể thiết lập điều kiện không cố định bằng cách thay cặp dấu nháy (“”)
bằng cặp ngoặc vuống ([]).
- Kích chọn nút để thiết lập công thức tính cho trường Điểm trung
bình, tùy thuộc vào mỗi môn học mà ta có công thức tính điểm trung bình khác
nhau.
Hình 2.3: Cửa sổ thiết lập công thức tính điểm trung bình.
- Sau khi hoàn tất bấm nút để hiển thị kết quả.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 15
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 2.4: Cửa sổ thực thi truy vấn.
3. Thiết kế giao diện (Form)
3.1. Khái niệm về Form
Khi sử dụng một ứng dụng, đa phần công việc của người dùng làm trên các hộp
thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows). Cả 2 thành phần này trong lập trình đều được
gọi là Form. Với người dùng, Form là giao diện để sử dụng phần mềm; còn với
những người phát triển phần mềm, Form là những cái mà họ phải nghĩ, phải thiết
kế và tạo ra sao cho người dùng họ cảm thấy rất thoải mái, phù hợp và dễ dùng.

Có 2 môi trường dùng tạo Form trong Access:
- Sử dụng trình Form Wizard. Đây là cách rất đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng
giúp tạo nhanh một Form.
- Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo
ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng.
3.2. Các bước tạo Form
• Tạo form xem và nhập điểm cho sinh viên bằng cách sử dụng Form Wizard.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 16
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
• Đầu tiên ta tạo form cho bảng dữ liệu Danhsachdiem.
- Ta chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form qua danh sách
Selected Fields như hình sau:
Hình 3.1: Chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form.
- Sau đó bấm next để chuyển sang bước tiếp theo là chọn bố cục hiển thị
và chọn giao diện hiển thị cho Form.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 17
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 3.2: Cửa sổ lựa chọn bố cục hiển thị cho Form.
Hình 3.3: Cửa sổ lựa chọn giao diện hiển thị cho Form.
- Cuối cùng bấm Finish để hiển thị kết quả.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 18
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 3.4: Kết quả thực thi Form.
• Theo yêu cầu thì ta phải thiết kế Form bao gồm hai thông tin là điểm và
thông tin sinh viên, do đó ta phải thiết kế thêm form Danhsachsinhvien
với các bước thiết kế tương tự như phần thiết kế form cho
Danhsachdiem. Rồi thực hiện các bước sau:
- Mở form Danhsachsinhvien,sau đó kích vào biểu tượng để chuyển
sang cửa sổ tự thiết kế.
- Kéo thả form Danhsachdiem từ cửa sổ làm việc của form vào cửa sổ

hiện thị của form Danhsachsinhvien.
- Có thể tạo thêm các nút lệnh mới để thay thế cho các nút lệnh mà
trường trình hổ trợ sẵn (có thể không tạo cũng được).
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 19
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 3.5: Thiết kế một Form cho hai bảng dữ liệu.
- Kích vào biểu tượng để chạy thử form và lưu form vừa thiết kế lại
với tên Xem&nhapdiem.
Hình 3.6: Kết quả hiển thị Sub-form Xem&nhapdiem.
4. Thiết kế báo cáo (Report)
4.1. Cơ sở ly luận
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 20
Nút lệnh
tạo mới.
Form điểm
được ghép vào
form thông tin
SV
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Báo cáo (Report) là một công cụ hữu hiệu dùng để thiết kế các mẫu báo cáo
trong Access. Các báo cáo được sử dụng để hiển thị dữ liệu của chúng ta một
cách có hệ thống.
- Báo cáo (Report) có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn đơn giản đến
những mẫu biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng của người dùng.
4.2. Các bước thiết kế Báo cáo
- Thiết kế truy vấn cho report (Sử dụng truy vấn xem điểm trung bình)
- Thiết kế report bằng cách sử dụng Report wizard.
- Chọn các trường cở sở dữ liệu trong truy vấn muốn hiển thị.
Hình 4.1: Lựa chọn các trường dữ liệu để hiển thị trên Report.
- Chọn trường dữ liệu masinhvien để nhóm dữ liệu trong report.

Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 21
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Chọn cách thức trình bày report như tương tự như ở phần thiết kế giao diện cho
form.
- Nếu muốn thay đổi một số thuộc tính trong report thì mở report ở chế độ
Design view để thay đổi.
Hình 4.2: Cửa sổ thiết kế Report ở chế độ Design View.
- Thực thi report, ta có kết quả hiển thị như sau:
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 22
Tiêu đề trang
báo cáo
Tiêu đề trang
cuối của báo cáo
Phần hiển thị
dữ liệu của
các trường.
Phần hiển thị tên
các cột (trường)
Page Footer
thường ghi số
trang cho Report
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Hình 4.2: Kết quả hiển thị báo cáo (Report)
5. Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages)
5.1. Cơ sở lý luận
Trang truy cập dữ liệu là một kiểu trang Web đặc biệt, được kết nối trực tiếp
đến dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Dữ liệu này có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
Microsoft Access (*.mdb) hoặc trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
Pages cho phép hiển thị soạn và soạn thảo dữ liệu cơ bản. Chúng ta có thể xem
thông tin tóm tắt hoặc thâm nhập sâu vào dữ liệu để thấy được bản ghi chi tiết có

liên quan với thông tin tóm tắt.
5.2. Các bước thiết kế Pages
- Tạo truy vấn cho trang truy vấn dữ liệu (Ở đây ta lấy lại truy vấn DTBAV1 đã
tạo ở phần trên)
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 23
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Tạo trang truy vấn dữ liệu ở chế độ wizard, chọn truy vấn và các trường dữ
liệu muốn hiển thị để thiết kế trang truy cập dữ liệu.
Hình 5.1: Lựa chọn trường dữ liệu cho trang truy cập dữ liệu.
- Chọn trường dữ liệu để nhóm thông tin trên trang truy cập dữ liệu (ở đây ta
chọn trường Masinhvien)
Hình 5.2: Chọn trường dữ liệu hiển thị trên trang truy cập dữ liệu.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 24
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Mở trang truy cập dữ liệu ở dạng Design view để tinh chỉnh thuộc tính và cấu
trúc của trang truy cập dữ liệu.
Hình 5.3: Tinh chỉnh cấu trúc, thuộc tính của trang truy cập dữ liệu.
- Thực thi trang truy cập dữ liệu vừa tạo, kết quả như sau:
Hình 5.4: Kết quả thực thi trang truy cập dữ liệu.
6. Thiết kế Macros
6.1. Cở sở lý luận
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 25
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
Trong Access Macro thể hiện các tác vụ riêng biệt của người dùng chẳng hạn
như mở một Form hoặc chạy một báo cáo và cho phép ta mở rộng ứng dụng cơ sở
dữ liệu một cách dễ dàng.
Các Macro có thể được sử dụng cho những tác vụ được lặp đi lặp lại để tiêt kiệm
thời gian. Các Macro có thể thực hiện các tác vụ như:
- Chạy cùng lúc các truy vấn và các báo cáo.
- Mở cùng lúc nhiều Form và nhiều báo cáo.

- Kiểm tra tính chính xác dữ liệu trên các Form.
- Di chuyển dữ liệu giữa các bảng.
- Thể hiện các hành động khi ta kích vào nút lệnh.
6.2. Các bước thiết kế Macros
- Thiết kế macro với cùng một hành động là “OpenForm” và “Open Query”
- Trong trường dữ liệu Form Name, ta chọn tên form muốn mở. Ở đây, ta chọn
form Nhap&xemdiem1.
Hình 6.1: Tạo hành động cho Macro
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 26
Ứng dụng ACCESS xây dựng phần mềm quản lý điểm
- Lưu macro vừa tạo
Thực thi macro vừa tạo, ta thấy form Nhap&xemdiem1 được hiện lên khi kích
hoạt macro này.
Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản Trang 27