Giáo trình lý thuyết access

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 1
Phần 1:
MICROSOFT ACCESS CĂN BẢN

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS

I. Các khái niệm cơ bản:

¾ Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc được lưu trữ trong
máy tính.
¾ Hệ quản trò cơ sở dữ liệu là các phần mềm cung cấp các công cụ để xây dựng
cơ sở dữ liệu (CSDL) và các thao tác trên cơ sở dữ liệu đó như: Foxpro,
Access, SQL Sever,…
¾ Trong cơ sở dữ liệu ta phải quản lý nhiều đối tượng dữ liệu, mỗi đối tượng dữ
liệu gọi là một lược đồ quan hệ. Mỗi thành phần của lược đồ quan hệ gọi là
thuộc tính của đối tượng dữ liệu đó.
¾ Mô hình dữ liệu quan hệ trong Access được biểu diễn dưới dạng bảng gồm:
các cột gọi là các trường (Field) hoặc vùng, thuộc tính. Các dòng được gọi là
các mẫu tin (Record)

II. Các bước để thiết kế một cơ sở dữ liệu:

¾ Bước 1:
Xác đònh mục đích của CSDL để giúp ta quyết đònh đưa vào những
thông tin nào cho CSDL.
¾ Bước 2:
Xác đònh các bảng (Tables) cần thiết để đưa vào CSDL theo từng chủ

đề phân biệt.
¾ Bước 3:
Xác đònh các trường (Fields) cho mỗi bảng và khóa chính (Primary
Key) trong bảng.
¾ Bước 4
: Xác đònh mối quan hệ (Relationship) giữa các bảng.
¾ Bước 5:
Thiết kế cơ sở dữ liệu.
¾ Bước 6:
Xử lý và tinh chế lại thiết kế dữ liệu

III. Giới thiệu về Microsoft Access:

Microsoft Access là phần mềm chuyên dùng cho quản trò CSDL được lưu trữ
trên một tập tin có phần kiểu là MDB gồm 7 đối tượng: Tables, Queries, Forms,
Reports, Pages, Macro và Modules.

IV. Khởi động và thoát:

1. Khởi động:

Vào Start Ỉ Programs Ỉ Microsoft Access hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ Microsoft Office ở góc bên phải màn hình Windows.
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 2
2. Thoát:
Vào File Ỉ Exit hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4 hoặc nhấp chuột vào biểu
tượng
nằm ở góc trên bên phải cửa sổ.

V. Cửa sổ làm việc của Microsoft Access:

1. Màn hình khởi động:




¾ Mở tập tin đã có nhấp chuột chọn mục Open an existing file vào nhấp chọn
ngay tên tập tin cần mở sau đó chọn OK
¾ Mở một tập tin khác đã có trên đóa nhấp chọn chức năng More Files… xuất
hiện hộp thoại: (Hình 2)



Chỉ đường dẫn đến tập tin cần mở trong khung Look in và nhấp nút Open.
¾ Tạo một cơ sở dữ liệu mới nhấp chuột chọn Blank Database sau đó chọn
OK xuất hiện hộp thoại: (Hình 3)
Chỉ đường dẫn
đến CSDL cần mở
Hình 2
Hình 1
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 3


9 Nhấp chuột chọn đường dẫn chứa tập tin cơ sở dữ liệu trong Save in.
9 Nhập vào tên tập tin trong khung File name và nhấp chọn nút Create,
xuất hiện màn hình làm việc của Access.

2. Màn hình làm việc của Access:



Trong màn hình trên (Hình 4) gồm có:
) Hệ menu với các menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Window và Help.
) Tiêu đề cơ sở dữ liệu cho biết tên của cơ sở dữ liệu đang làm việc.
) Các đối tượng công cụ gồm:
9 Tables: dùng để thiết kế xây dựng cấu trúc bảng.
9 Queries: dùng để thiết kế truy vấn (vấn tin).
9 Forms: dùng để xây dựng mẫu biểu.
9 Reports: dùng để xây dựng báo biểu.
9 Pages: dùng để thiết kế dữ liệu theo dạng trang Web.
Nhập tên
CSDL
Chỉ đư
ơ
øng dẫn chứa
CSDL cần lưu
Hình 3
Hệ menu
Tiêu đề CSDL
Các đối tượng
công cụ
Hình 4
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 4
9 Macros: dùng để xây dựng các cài đặt điều khiển tự động khi thực thi

chương trình.
9 Moduldes: dùng để xây dựng các hàm và thủ tục viết bằng ngôn ngữ
lập trình Visual Basic Access.

VI. Tạo một cơ sở dữ liệu mới:

¾ Trong màn hình làm việc của Access nhấp chuột chọn biểu tượng nút New
trên thanh công hoặc vào File chọn New xuất hiện hộp thoại
¾ Nhấp chuột chọn chức năng Database sau đó chọn OK xuất hiện hộp thoại
Blank Database như hình 3
¾ Thực hiện các thao tác như chọn chức năng Blank Database trên V-1.

VII. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại:

1. Mở cửa sổ cơ sở dữ liệu:

¾ Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu (Databse) nhấp chuột chọn biểu tượng nút Open
trên thanh công cụ hoặc vào File chọn Open hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl + O xuất hiện hộp thoại như Hình 2

¾ Thực hiện các thao tác như chọn chức năng More file… trong V-1.
¾ Để làm việc với một đối tượng của CSDL ta nhấp chuột chọn mở cửa sổ
có chứa đối tượng đó.

2. Các thao tác cơ bản để làm việc với một cơ sở dữ liệu:

a. Đối tượng:

Là các hiển thò trên cửa sổ bao gồm biểu tượng, menu, nút lệnh,…

b. Nhấp chuột tại một đối tượng:

Là việc di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng và nhấp nút trái chuột.

c. Chọn một đối tượng:

Là việc nhấp chuột tại đối tượng đó

d. Các loại đối tượng:

Gồm 2 loại:
¾ Đối tượng thực thi:
là đối tượng khi được chọn sẽ thực hiện một
thao tác nào đó gồm menu, chức năng, nút lệnh.
¾ Đối tượng không thực thi:
là đối tượng khi được chọn sẽ không
thực hiện được gồm các bảng, truy vấn, các trường.

e. Các phím Ctrl và Shift:

Dùng để chọn đồng thời nhiều đối tượng không thực thi
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 5
¾ Phím Ctrl: dùng để chọn các đối tượng không liên tiếp bằng cách
nhấn giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột chọn các đối tượng.
¾ Phím Shift:
dùng để chọn một dãy các đối tượng liên tiếp nhau
trên các dòng hoặc cột bằng cách nhấp chuột chọn đối tượng đầu,
nhấn giữ phím Shift đồng thời nhấp chuột chọn đến đối tượng cuối.

f. Kéo một đối tượng đến vò trí mới:

Thường sử dung trong việc thiết kế các bảng, truy vấn, mẫu biểu, báo
biểu,… thao tác như sau:
¾ Di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng muốn kéo vào vò trí mới.
¾ Bấm giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột đến vò trí mới mong
muốn và thả nút chuột.


Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 6
CHƯƠNG II
TẠO BẢNG (TABLES)

I. Khái niệm:

¾ Bảng là một nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó.
¾ Một CSDL có nhiều bảng có thể liên kết hoặc không liên kết với nhau gọi là
quan hệ.
¾ Một bảng có nhiều trường với các kiểu dữ liệu khác nhau như: Text, Number,…

II. Tạo bảng:

1. Mở tạo bảng:

Từ cửa sổ làm việc của Access vào chọn Tables xuất hiện cửa sổ Tables cùng
với 3 nút chọn lựa: Open, Design, New.
¾ Nút Open dùng để mở nhập liệu hoặc thiết kế bảng ban đầu.

¾ Nút New dùng để tạo bảng mới.
¾ Nút Design dùng để thiết kế, xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn.

2. Tạo bảng mới:

Tại cửa sổ Tables nhấp chuột chọn nút New xuất hiện cửa sổ New Table
(Hình 5), ta chọn một trong các chức năng sau:


¾ Datasheet View: tạo bảng theo dạng lưới
¾ Design View: tạo bảng theo ý người sử dụng
¾ Table Wizard: tạo bảng bằng công cụ có sẳn của Microsoft Access
¾ Import Table: tạo bảng bằng cách lấy nguồn dữ liệu từ một CSDL khác.
¾ Link Table: tạo bảng bằng cách liên kết dữ liệu với bảng của CSDL khác.

3. Tạo bảng bằng Design View:

¾ Từ cửa sổ CSDL nhấp đôi chuột vào chức năng Create table in Design
view hoặc trong cửa sổ New Table chọn Design View và chọn OK xuất
hiện cửa sổ thiết kế bảng có dạng như sau: (Hình 6)
Hình 5

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 7

¾ Tên bảng: mặc đònh là Table1, ta có thể đặt lại tên khác khi lưu trữ
¾ Cửa sổ Table được chia làm 2 phần:
) Phần trên gồm 3 cột: Field Name (Tên trường), Data Type (Kiểu dữ
liệu) và Description (Mô tả). Chúng dùng để khai báo các trường của

bảng, mỗi trường được khai báo trên một dòng.
) Phần dưới (Field Properties) dùng để qui đònh các thuộc tính cho các
trường gồm General (Thuộc tính chung) và Lookup (Tìm hoặc hiển thò
dạng trường)
¾ Để di chuyển giữa hai phần trên ta có thể dùng chuột nhấp chọn hoặc nhấn
phím F6.

III. Khai báo và qui đònh thuộc tính cho trường:

1. Khai báo trường:

¾ Tên trường
(Field Name): là một dãy không quá 24 ký tự bao gồm chữ
cái, chữ số và khoảng trắng. Tên trường được nhập vào từ bàn phím sử
dụng tất cả các ký tự trừ các ký tự [, ], ., ! và không được bắt đầu bằng ký
tự trắng (phím Space Bar)
¾ Kiểu dữ liệu
(Data Type): ta chọn bằng cách nhấp chuột vào hộp liệt kê
thả (Combo Box) trong cột Data Type gồm:

Tên kiể
u
Tên gọi kiểu Độ dài
Text Ký t
ư
ï <=255 bytes
Memo Ký tự / Ký ức <=64000 bytes
Number Số nguyên / Thực 8 bytes
Date / Time Ngày tháng / Giờ 8 bytes
Autonumber Tự động cài đặt số 8 bytes

Yes / No Luận lý 1 bit
OLE Object
Đ
ối tượng nhúng kết hình ảnh 1 GB
Hyperlink Ký tự hoặc kết hợp ký tự và số (Siêu liên kết)
Lookup Wizard… Cho phép chọn giá trò từ bảng khác
Hình 6
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 8
¾ Mô tả (Description): dùng để giải thích cho rõ hơn một trường nào đó và
sẽ hiển thò khi nhập dữ liệu cho trường (nếu cần thiết)

2. Qui đònh thuộc tính trường:

Thực hiện bằng cách nhấp chuột chọn trong Combo Box của các dòng qui
đònh thuộc tính ở hộp General của phần dưới hoặc nhập vào từ bàn phím theo
qui ước của Microsoft Access.

IV. Đặt thuộc tính cho trường:

1. Công dụng:

¾ Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.
¾ Nhập liệu theo mẫu qui đònh của người thiết kế.
¾ Kiểm tra dữ liệu và ngăn cản việc nhập sai.
¾ Tăng tốc độ truy xuất và tìm kiếm dữ liệu.
2. Cách cài đặt:

¾ Trong cửa sổ thiết kế bảng khi chọn một trường ở nữa trên, nữa dưới sẽ

thể hiện thuộc tính của trường vừa được chọn (mỗi thuộc tính nằm trên
một dòng) có dạng như sau: (Hình 7)


¾ Mỗi thuộc tính ban đầu chưa dùng ta bỏ trống hoặc Access hiển thò giá trò
mặc đònh.
¾ Giá trò của thuộc tính ta có thể nhập trực tiếp từ bàn phím hoặc chọn từ
danh sách của hộp liệt kê thả (Combo Box)

3. Các thuộc tính của trường:

a. Các thuộc tính cơ bản:

¾ Field Size: số ký tự của trường Text hoặc kiểu của trường Number.
¾ Format: chọn dạng hiển thò của ngày và số
¾ Decimal Places: số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency.
¾ Input Mask: mặt nạ nhập qui đònh khuông dạng nhập liệu.
Hình 7

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 9
¾ Caption: đặt nhãn cho trường (nhãn này sẽ hiển thò khi nhập liệu thay
vì tên trường).
¾ Default Value: xác đònh giá trò mặc đònh của trường.
¾ Validation Rule: qui đònh dữ liệu hợp lệ khi nhập liệu.
¾ Validation Text: hộp thoại thông báo khi dữ liệu nhập bò sai.
¾ Required: không chấp nhận chuỗi rỗng (bắt buộc phại nhập vào).
¾ Allow Zero Length: chấp nhận chuỗi rỗng cho trường Text và Memo.
¾ Indexed: tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm và truy xuất trên

trường.

b. Các thuộc tính chi tiết:

) Thuộc tính Field Size:
9 Trường Text độ dài mặc đònh là 50, nhập tối đa 255 ký tự.
9 Trường Number mặc đònh là Long Integer, ta có thể chọn các dạng
độ dài khác từ hộp liệt kê thả gồm: Byte, Integer, Single, Double,…
) Thuộc tính Format:
9 Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày theo dạng tổng quát
(General)
9 Các giá trò của thuộc tính Format đối với trường Text gồm:
– @ hiển thò ký tự trong chuỗi tự đònh dạng
– > đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
– < đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
9 Các giá trò thuộc tính Format đối với trường Number gồm: General
Number (dạng tổng quát), Fixed (cố đònh), Standard (chuẩn),
Percent (phần trăm), Scientifiic (khoa học), Currency (tiền tệ).
Ngoài ra ta có thể tạo chuỗi tự đònh dạng trong Format với các ký
tự sau đây:
– y dấu chấm phân cách phần thập phân
– 0 ký số từ 0 đến 9
– # ký số hoặc khổng trắng
– , dấu phân cách hàng nghìn
– $ dấu tiền tệ
– “…” chuỗi văn bản
9 Các giá trò của thuộc tính Format đối với
trường Date/Time gồm: General Date
(ngày dạng tổng quát), Long Date (ngày
dài), Medium Date (ngày vừa), Short

Date (ngày ngắn), Long Time (giờ dài),
Medium Time (giờ vừa), Short Time (giờ
ngắn). Có dạng sau: (Hình 8)

Hình 8
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 10
9 Các giá trò của thuộc tính Format đối với trường Yes/No gồm:
Yes/No (Có/Không), True/False (Đúng/Sai), On/Off(Mở/Tắt)
) Thuộc tính Input Mask:
9 Công dụng:

– Dùng để tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn
– Kiểm tra tính hợp lệ của mỗi ký tự nhập vào
– Tự động biến đổ ký tự được nhập
– Che giấu hoặc ẩn thông tin nhập
9 Cách tạo:

Ký tự khuông dạng thể hiện một vò trí dành cho các ký tự nhập
vào gồm:
– 0: vò trí dành cho chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập
– 9: vò trí dành cho chữ số từ 0 đến 9, không bắt buộc nhập
– #: vò trí dành cho chữ số, dấu +, dấu –, khoảng trắng
– L: vò trí dành cho một chữ cái, bắt buộc nhập
– ?: vò trí dành cho chữ cái, dấu cách (+, –), không bắt buộc nhập
– A: vò trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, bắt buộc nhập
– a: vò trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, không bắt buộc nhập
– &: vò trí dành cho một ký tự bất kỳ, bắt buộc nhập
– c: vò trí dành cho một ký tự bất kỳ, không bắt buộc nhập

– !: canh phải dữ liệu
9 Ví dụ:

– Nhập số điện thoại theo dạng 8–235–671 ta dùng mặt nạ nhập:
A–AAA–AAA
– Nhập số chứa1 chữ số phần nguyên, 2 chữ số phần thập phân ta
dùng mặt nạ nhập: 0.00
– Nhập chuỗi chứa 1 ký tự và 2 chữ số ta dùng mặt nạ nhập: L00
) Thuộc tính Decimal Places:
Dùng để qui đònh số chữ số phần thập phân cho trường hợp kiểu số
dạng Single hoặc Double.
) Thuộc tính Default Value:
Dùng để đặt giá trò mặc đònh cho trường. Giá trò mặc đònh này có thể
là một hằng hay một hàm của Access (Không cho phép dùng hàm tự
lập)
) Thuộc tính Required:
Muốn bắt buộc một trường phải nhập số liệu vào, ta đặt thuộc tính này
là Yes, ngược lại là No
) Thuộc tính Allow Zero Length:
Ta đặt thuộc tính này là Yes sẽ cho phép các trường Text và Memo
nhận các chuỗi rỗng, ngược lại là No
) Thuộc tính Validation Rule:
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 11
Dùng để kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu nhập vào, do đó ta phải đặt
thuộc tính này là một biểu thức hoặc một điều kiện hợp lệ với các
phép toán: >, >=, <, <=, =, <>, Or, And, Not, Like, *, ?, #
) Thuộc tính Indexed:
Chỉ nhận một trong các giá trò:

– No: không tạo chỉ mục hoặc xóa chỉ mục đã lập
– Yes (Duplicates OK): tạo chỉ mục cho phép trùng
– Yes (No Duplicates): tạo chỉ mục không cho phép trùng

c. Chọn dạng thể hiện dữ liệu khi nhập vào một trường:

¾ Trong cửa sổ thiết kế bảng ta chọn trường cần thể hiện dạng dữ liệu
khi nhập vào
¾ Nhấp chuột chọn trang Lookup
¾ Trong khung Display Control nhấp chuột chọn một trong các dạng thể
hiện dữ liệu trong hộp liệt kê thả gồm:
– Check box: dạng hộp kiểm tra ;
– Text box: dạng chuỗi nhập liệu
– Combo box: dạng chọn lựa của hộp liệt kê thả
d. Tạo vùng dữ liệu Lookup Wizard:

¾ Trong khung Data Type của cửa sổ thiết kế bảng chọn chức năng
Lookup Wizard, xuất hiện hộp thoại thứ nhất: (Hình 9)
9 Chọn dữ liệu từ một bảng hoặc truy vấn khác, đánh dấu chọn mục
“I want the lookup column to look up the values in a table or
query.”
9 Chọn nhập dữ liệu cho điều khiển , đánh dấu chọn mục “I will
type in the values that I want.”


¾ Chọn mục “I want the lookup column to look up the values in a table
or query.” sau đó nhấp chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ hai: (Hình
10)
Hình 9

Chọn
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 12


¾ Chọn bảng hoặc truy vấn chứa dữ liệu cho vùng Lookup Wizard, nhấp
chuột chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ ba: (Hình 11)

¾ Chọn vùng chứa dữ liệu cho vùng Lookup Wizard bằng cách nhấp
chuột chọn tên trường trong khung Available Fields và nhấp vào nút
khi đó trường được chọn sẽ xuất hiện trong khung Selected
Fields, nhấp chuột chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ tư: (Hình 12)



¾ Nhấp chuột chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ năm: (Hình 13)
Hình 10

Hình 11
Hình 12
Chọn bảng
Nhấp chọn
đưa qua
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 13

¾ Nhập vào tên cho trường Lookup (nếu cần thiết) và nhấp chọn Finish

V. Đặt khóa chính cho trường:

1. Khái niệm:

Khóa chính là một hoặc nhiều trường xác đònh duy nhất không trùng lắp của
một bảng ghi / mẫu tin (Record).
2. Đặc điểm:

¾ Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khóa nhằm tăng tốc độ truy xuất
và các thao tác khác.
¾ Khi xem mẫu tin dạng bảng hay mẫu biểu, các mẫu tin sẽ được trình bày
theo thứ tự khóa chính.
¾ Khi nhập liệu, Access sẽ kiểm tra sự trùng lắp nhau trên khóa chính.
¾ Tạo sự liên kết giữa các bảng.
3. Đặt khóa chính:

¾ Trong cửa sổ thiết kế bảng sau khi nhập và đònh thuộc tính cho các trường
của bảng, ta nhấp chuột chọn các trường làm khóa chính.
¾ Vào Edit chọn chức năng Primary Key hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
chìa khóa trên thanh công cụ có dạng
(Hình 14)
¾ Khi đó các trường được chọn làm khóa chính sẽ có hình chìa khóa phía
trước (Hình 14)


Hình 13
Hình 14
Nhấp chọn
Hoặc chọn
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 14
Lưu ý:
Trường hợp muốn đặt lại khóa chính, ta nhấp chuột chọn lại trường làm
khóa chính và thực hiện lại như thao tác trên.

4. Xóa khóa chính:
) Cách 1:

9 Vào View chọn chức năng Indexes xuất hiện cửa sổ Indexes trong đó
có chứa các trường làm khóa chính (Hình 15)
9 Chọn trường có khóa chính cần xoá và nhấn phím Delete
) Cách 2:

Nhấp chuột chọn trường có khóa chính cần xóa và nhấp lại biểu tượng

VI. Thay đổi thiết kế và chỉnh sửa cấu trúc trường:

1. Xoá trường:

¾ Nhấp chuột chọn trường cần xóa và nhấn phím Delete hoặc vào Edit
chọn Delete Rows hoặc nhấp chuột vào biểu tượng

¾ Để xóa đồng thời nhiều trường ta có thể dùng phím Shift hoặc Ctrl hoặc
quét chuột để chọn trường cần xóa và nhấn phím Delete
2. Thay đổi nội dung trường:

Ta chọn trường cần thay đổi nội dung và sử dụng phím để thực hiện những
thay đổi cần thiết.
3. Chèn thêm trường mới:

Nhấp chuột chọn trường mà trường mới sẽ được chèn vào trước và vào Insert
chọn Rows hoặc nhấp chuột vào biểu tượng

4. Di chuyển trường:
Chọn trường cần di chuyển và kéo trường đến vò trí mới.

VII. Lưu cấu trúc và đặt tên bảng:

¾ Vào File chọn Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
¾
Nếu lưu lần đầu Access xuất hiện hộp thoại Save As.
¾
Trong khung Table Name nhập vào tên bảng và nhấp chọn OK.
¾
Nếu bảng đã tạo chưa có khóa chính xuất hiện hộp thoại tiếp theo:
9 Nếu chọn No cấu trúc của bảng sẽ được lưu như thiết kế, không có khóa
chính.
9 Nếu chọn Yes, Access sẽ tự động tạo thêm trường mới có tên là ID và
dùng trường này làm khóa chính.
# Lưu ý:

9 Sau khi lưu bảng xong, Access trở về cửa sổ thiết kế bảng.
9 Để ra khỏi cửa sổ này trở về màn hình cơ sở dữ liệu ta phải đóng cửa sổ
này lại.


Hình 15
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 15
VIII. Lập quan hệ giữa các bảng:
1. Đặc điểm:

¾ Dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng
liên quan trong phép thêm, sửa, xóa mẫu tin.
¾ Nguyên tắc đặt quan hệ là chỉ đònh một hoặc một nhóm trường chứa
cùng giá trò trong các mẫu tin có liên quan.
¾ Thường đặt quan hệ giữa khóa chính của một bảng với một trường nào
đó của bảng khác (các trường này thường cùng tên và kiểu dữ liệu)
2. Cách tạo quan hệ:

¾ Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu vào Tools chọn Relationships hoặc nhấp chuột
vào biểu tượng
xuất hiện cửa sổ: (Hình 16)

¾ Chọn một trong các trang: Tables để hiển thò các bảng, Queries để hiển
thò các truy vấn (Xem chương III), Both hiển thò cả bảng và truy vấn
¾ Chọn các bảng hoặc truy vấn để đưa vào quan hệ và nhấp chuột chọn
nút Add và nhấp chọn nút Close xuất hiện cửa sổ tiếp theo: (Hình 17)

¾ Chọn một trường từ bảng chính (thường là trường khóa chính) và kéo
sang trường tương ứng của bảng quan hệ xuất hiện hộp thoại: (Hình 18)

Hình 16

Hình 17
Hình 18
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 16
¾ Nhấp chuột chọn nút Create để tạo quan hệ, khi đó sẽ có đường thẳng
nối giữa hai trường biểu diễn quan hệ vừa tạo.
3. Các loại quan hệ:

a. Quan hệ 1 – 1 (One to one):
Là quan hệ một mẫu tin ở bảng A chỉ ứng
với một và một mẫu tin trong bảng B.
Ví dụ:
Khóa MaNoiSinh trong bảng Ly Lich chỉ ứng với một và chỉ một
khóa MaNoiSinh trong bảng Noi Sinh (nghóa là một nhân viên chỉ có
một và chỉ một nơi sinh)

b. Quan hệ 1 – nhiều (One to many):
Là quan hệ một mẫu tin ở bảng A
ứng với nhiều mẫu tin trong bảng B.
Ví dụ:
Khóa MaPhong trong bảng Phong Ban ứng với nhiều MaPhong
trong bảng Ly Lich (nghóa là một phòng ban có thể có nhiều nhân viên)

c. Quan hệ nhiều – nhiều (many to many):
Đây là loại quan hệ phức tạp
rất khó biểu diễn trong cơ sở dữ liệu, do đó thường quan hệ này người ta
sẽ tách ra làm hai quan hệ là quan hệ 1 – 1 và quan hệ 1 – nhiều để
biểu diễn dữ liệu.
4. Tính toàn vẹn tham chiếu:

¾ Khi tạo đường quan hệ xuất hiện hộp thoại Relationships, ta đánh dấu
chọn Enforce Referential Integrity nếu trường của bảng chính là khóa
chính, các trường có cùng kiểu dữ liệu và cả hai bảng thuộc cùng cơ sở

dữ liệu.
¾ Khi đó Access luôn đảm bảo mỗi bảng ghi trong bảng quan hệ phải có
một bảng ghi tương ứng trong bảng chính.
5. Tùy chọn Cascade Update và Cascase Delete:

Khi đánh dấu chọn Enforce Referential Integrity ta có thể sử dụng Cascade
Update và Cascade Delete như hộp thoại sau: (Hình 19)

¾ Nếu chọn Cascade Updates Related Fields, khi sửa giá trò trường
khóa trong bảng chính, giá trò tương ứng của bảng ghi trong trường
quan hệ sẽ tự sửa theo.
Hình 19

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 17
¾ Nếu chọn Cascade Delete Related Records, khi xóa một bảng ghi
trong bảng chính, các bảng ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ bò
xóa theo. (Hình 20)

6. Xem và chỉnh sửa các quan hệ:

a. Xem các quan hệ:

¾ Mở cửa sổ tạo quan hệ
¾ Vào Relationships chọn Show All hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
để xem tất cả các quan hệ đã tạo.

b. Chỉnh sửa quan hệ:

¾ Nhấp chuột chọn quan hệ cần chỉnh sửa, đường quan hệ đậm lên vào
Relationships chọn Edit Relationships hoặc nhấp phải chuột chọn
Edit Relationships xuất hiện hộp thoại.
¾ Thực hiện thao tác chỉnh sửa như thao tác tạo quan hệ.
c. Xóa quan hệ:

Chọn đường quan hệ cần xóa và nhấn phím Delete xuất hiện hộp thoại
chọn Yes.

IX. Thay đổi cấu trúc và nhập dữ liệu vào bảng:

1. Thay đổi cấu trúc bảng:

¾ Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn mục Tables.
¾ Nhấp chuột chọn bảng cần thay đổi cấu trúc và nhấp chọn nút Design
xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng.
¾ Trong cửa sổ thiết kế bảng ta có thể xem và thay đổi cấu trúc bảng như
tạo bảng bằng Design View và lưu lại các thay đổi này.
2. Nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại:

¾ Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, nhấp chuột chọn mục Tables.
¾ Nhấp chuột chọn bảng cần nhập dữ liệu và nhấp nút Open, xuất hiện cửa
sổ nhập liệu.
Hình 20

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 18
¾ Trong cửa sổ nhập liệu ta có thể xem, sửa và bổ sung các bảng ghi mới
trong cửa sổ này.

3. Chuyển đổi giữa hai chế độ nhập liệu và thiết kế bảng:

Khi đang ở cửa sổ thiết kế bảng ta có thể chuyển sang cửa sổ nhập liệu và
ngược lại bằng cách:
¾ Vào View chọn chức năng Design View hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
trên thanh công cụ để chuyển sang cửa sổ thiết kế.
¾ Vào View chọn chức năng Datasheet View hoặc nhấp chuột vào biểu
tượng
trên thanh công cụ để chuyển sang cửa sổ thiết kế.
X. Một số cách tạo bảng khác:

1. Tạo bảng bằng Import:

¾ Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn mục Table nhấp chọn nút New xuất hiện hộp
thoại chọn chức năng Import và chọn OK hoặc nhấp phải chuột xuất hiện
menu chọn chức năng Import xuất hiện hộp thoại thứ nhất.
¾ Chọn đường dẫn và thư mục có chứa tập tin cơ sở dữ liệu cần lấy bảng dữ
liệu nhấp chọn nút Import xuất hiện hộp thoại thứ hai. (Hình 21)

¾ Nhấp chuột chọn bảng cần lấy dữ liệu và nhấp chọn OK ta được bảng dữ
liệu mới nằm trong cơ sở dữ liệu hiện hành.
2. Tạo bảng bằng Link Table:

¾ Thực hiện các thao tác tương tự như tạo bảng bằng Import nhưng ta chọn
chức năng Link Table, xuất hiện hộp thoại.
¾ Chọn đường dẫn và thư mục có chứa tập tin cơ sở dữ liệu cần lấy bảng liên
kết dữ liệu nhấp chọn nút Link xuất hiện hộp thoại thứ hai. (Hình 22)

¾ Nhấp chuột chọn bảng cần lấy dữ liệu và nhấp chọn OK ta được bảng dữ
liệu mới nằm trong cơ sở dữ liệu hiện hành.

Hình 21

Hình 22
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 19
CHƯƠNG III
TẠO TRUY VẤN (QUERIES)

I. Giới thiệu:

¾ Truy vấn (vấn tin) là một công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp và
tìm kiếm dữ liệu.
¾ Việc thiết kế một truy vấn ta có thể rút ra những thông tin cần thiết xuất phát từ
một hoặc nhiều bảng của cơ sở dữ liệu.

II. Các loại truy vấn:

¾ Select query (truy vấn chọn): là loại truy vấn thông dụng nhất với các khả năng
như:
9 Chọn bảng, truy vấn khác làm nguồn dữ liệu.
9 Chọn các trường hiển thò dữ liệu.
9 Thêm các trường mới, tạo trường tính toán là kết quả thực hiện phép tính
trên các trường.
9 Đưa vào các điều kiện để tìm kiếm và lựa chọn.
9 Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
¾ Crosstab query (truy vấn tham chiếu chéo): dùng để thể hiện dữ liệu theo dạng
dòng – cột, thường được dùng để tổng hợp báo cáo số liệu.
¾ Action query (truy vấn hành động): dùng để tạo bảng mới, thêm, xóa, sửa các
mẫu tin trong bảng.

III. Các bước để tạo một truy vấn:

Thực hiện qua 6 bước như sau:
¾ Bước 1: Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn mới gồm các bảng và các truy vấn
đã được tạo từ trước.
¾ Bước 2: Tạo lập quan hệ giữa các bảng, truy vấn nguồn
¾ Bước 3: Chọn các trường từ các bảng, truy vấn nguồn để đưa vào truy vấn
mới
¾ Bước 4: Đưa vào các điều kiện để chọn lọc mẫu tin
¾ Bước 5: Chọn các trường dùng để sắp xếp các mẫu tin trong Dynaset
(Dynaset là bảng kết quả tập hợp các dữ liệu trích lọc sau khi thực hiện truy
vấn)
¾ Bước 6: Xây dựng các trường mới từ các trường đã có trong bảng, truy vấn
nguồn.

IV. Tạo truy vấn bằng cách trích lọc dữ liệu từ một bảng:

1. Mở cửa sổ trích lọc dữ liệu:


¾ Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu nhấp chuột chọn mục Tables
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 20
¾ Chọn mở bảng cần trích lọc dữ liệu và nhấp nút Open
¾ Vào Records chọn chức năng Advance Filter/Sort … hoặc nhấp chuột vào
biểu tượng Filter có dạng
xuất hiện cửa sổ Filter (Hình 23)

2. Cửa sổ trích lọc dữ liệu:



Cửa sổ trích lọc dữ liệu gồm có 2 phần:
¾ Phần trên: hiển thò danh sách các bảng và truy vấn nguồn
¾ Phần dưới: chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng gọi là vùng
QBE (Query By Example) gồm:
9 Dòng Field: dùng để chọn các trường đưa vào truy vấn bằng cách
kéo tên trường trong bảng/truy vấn nguồn từ phần trên đưa vào
dòng Field của phần dưới hoặc nhấp chuột chọn trong hộp liệt kê
thả hoặc nhấp đôi chuột vào tên trường ở phần trên.
9 Dòng Sort: dùng để chọn cách sắp xếp mẫu tin bằng cách nhấp
chuột chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần)
trong hộp liệt kê thả.
9 Dòng Criteria: dùng để điều kiện, biểu thức cần thực hiện trích lọc
hoặc tìm kiếm.
9 Dòng Or: được dùng tương tự như dòng Criteria, sử dụng khi kết
hợp nhiều điều kiện trích lọc hoặc tìm kiếm.
¾ Thực hiện trích lọc dữ liệu: Vào Filter chọn chức năng Aply Filter/Sort
hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Aply Filter có dạng

3. Sắp xếp, chèn, xóa và hiệu chỉnh độ rộng cột trong vùng QBE:

a. Di chuyển trường:

¾ Đưa chuột lên ngay đầu tên trường đến khi xuất hiện ký hiệu Ð ta nhấp
chuột để chọn trường (khối trường được chọn đổi màu)
¾ Đưa chuột vào khối chọn đến khi xuất hiện con trỏ chuột màu trắng
nhấp giữ chuột và kéo đến vò trí mới.

Hình 23
Phần trên
Phần dưới
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 21
b. Chèn thêm trường:
¾ Chọn trường muốn chèn từ danh sách ở phần trên
¾ Kéo trường đó vào một cột trong vùng QBE ở phần dưới

c. Xóa trường:

¾ Chọn trường cần xóa như chọn trường để di chuyển
¾ Nhấn phím Delete hoặc vào Edit chọn Delete

d. Hiệu chỉnh độ rộng cột:

Trỏ chuột vào cạnh phải của cột muốn hiệu chỉnh đến khi xuất hiện ký hiệu
và ta rê chuột theo hướng thích hợp, hoặc nhấp nhanh hai lần chuột liên tiếp
để đònh dạng vừa khít dữ liệu.

4. Lưu và thoát khỏi cửa sổ trích lọc dữ liệu:

¾ Lưu trích lọc dữ liệu:
Nhấp chuột vào biểu tượng Save
trên thanh công cụ.
¾ Lưu trích lọc thành truy vấn:
Vào File chọn Save As Query hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
xuất hiện

hộp thoại, nhập vào tên truy vấn và chọn OK.
¾ Thoát cửa sổ truy vấn:
Vào File chọn Close hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
trong cửa sổ trích
lọc

5. Mở truy vấn đã có:

Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu nhấp chuột chọn mục Queries vào chọn truy vấn cần mở
và nhấp nút Open

V. Xây dựng các điều kiện trong truy vấn:

Thao tác này được sử dụng ở dòng Criteria trong cửa sổ thiết kế truy vấn.

1. Các phép toán tử:

¾ So sánh: =, <>, >, >=, <, <=
¾ Logic: And, Or, Not, Between… And…
¾ Dùng Like với các ký tự đại diện
¾ Null, Not Null, Is Null, Is Not Null, In

2. Sử dụng các phép toán mới:

¾ Between … And …: dùng để hiển thò một khoảng giátrò nào đó
Hình 24
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 22
Ví dụ: Tìm những nhân viên có mã nhân viên (MaNV) từ 0003 đến 0006, tại

dòng Criteria của trường MaNV ta nhập điều kiện: (Hình 24)
Between 0003 And 0006
¾ Like: được sử dụng trong các trường dạng Text và
Date/Time để tìm giá trò theo một mẫu nào đó.
Cú pháp:
Like <Tên mẫu>
Với tên mẫu là một chuỗi ký tự, cho phép sử dụng ký tự
đại diện dấu * thay cho một dãy ký tự của trường hoặc
dấu ? thay cho một ký tự của trường kiểu Text hoặc
Date/Time
Ví dụ:

9 Tìm các nhân viên có tên ký tự bắt đầu là ký tự L
tại dòng Criteria của trường tên nhân viên
(TenNV) ta nhập: Like L* (Hình 25)
9 Tìm nhân viên sinh vào tháng 09 tại dòng Criteria
của trường ngày sinh (NgaySinh) ta nhập:
Like */09/* (Hình 26)
#
Lưu ý: khi thực hiện đưa điều kiện Like ta chỉ cần
nhập vào điều kiện mà không cần nhập từ Like phía trước, Access
sẽ tự động gán vào khi thực hiện truy vấn.
¾ Null và Not Null: dùng để kiểm tra xem một trường đã có dữ liệu hay chưa
Ví dụ:

9 Tìm nhân viên thiếu ngày sinh (NgaySinh), ta đưa giá trò Null vào
dòng Criteria của trường NgaySinh
9 Tìm nhân viên đã nhập ngày sinh (NgaySinh), ta đưa giá trò Not Null
vào dòng Criteria của trường NgaySinh
¾ Is Null và Is Not Null: sử dụng tương tự như Null và Not Null.

¾ In: dùng để kiểm ta xem giá trò của trường có nằm trong một tập hợp nào đó
hay không.
Cú pháp:
In (Giá trò 1, Giá trò 2,…)
Ví dụ:
tìm mã nhân viên (MaNV) là một trong ba giá trò 0001, 0008, 0012 tại
dòng Criteria của trường MaNV ta nhập: In (“0001”, “0008”, “0012”)
3. Toán hạng:

Trong biểu thức có thể là các đại lượng sau:
¾ Hằng số
¾ Các hàm chuẩn của Access và các hàm tự lập
bằng Access Basic
¾ Các trường kể cả trường biểu thức.

4. Điều kiện phức:

¾ Các điều kiện viết trên cùng một dòng Criteria:
Hình 25
Hình 26
Hình 27
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 23
là các điều kiện đồng thời thỏa mãn.
Ví dụ:
tìm các nhân viên có nơi sinh (MaNoiSinh) ở Long An (62) và lương
(HSL) >= 2.14, ta thực hiện như sau: (Hình 27)
9 Đưa điều kiện 62 vào trường MaNoiSinh
9 Đưa điều kiện >= 2.14 vào trường HSL

¾ Dòng Or: dùng để xây dựng các biểu thức điều kiện
có một phép hoặc ta phải thêm dòng Or trong cửa sổ
thiết kế truy vấn. Khi đó các điều kiện trên dòng
Criteria sẽ được kết hợp với các điều kiện trên dòng
Or bằng phép hoặc.
Ví dụ:
tìm những nhân viên thuộc phòng (MaPhong)
Tài vụ (TV) hoặc phòng Kế hoạch (KH) có nơi sinh
(MaNoiSinh) ở Long An (62), ta thực hiện như hình
bên: (Hình 28)

VI. Tạo truy vấn chọn (Select Query):

Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu nhấp chuột chọn mục
Queries vào chọn nút New xuất hiện cửa sổ New
Query: (Hình 29)
¾ Nhấp chuột chọn Design View để xây
dựng truy vấn theo ý người sử dụng
¾ Xây dựng truy vấn bằng công cụ Wizard
của Access nhấp chuột chọn mục có từ
Query Wizard ở cuối và chỉ việc trả lời
những câu hỏi mà Access yêu cầu.
1. Tạo truy vấn bằng Design View:

¾ Nhấp chuột chọn Design View trong cửa sổ New Query sau đó chọn OK xuất
hiện cửa sổ Show Table (Hình 30)


9 Chọn trang Tables để hiển thò danh sách bảng
9 Chọn trang Queries để hiển thò danh sách truy vấn

9 Chọn Both để hiển cả Tables và Queries
Hình 28
Hình 29
Hình 30
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 24
¾ Chọn bảng hoặc truy vấn để đưa vào thực hiện truy vấn, nhấp chọn nút Add
sau đó chọn Close để đóng cửa sổ Show Table, xuất hiện cửa sổ Select
Query gồm có hai phần giống như cửa sổ trích lọc dữ liệu (Hình 31)

¾ Tạo mối quan hệ giữa các bảng
¾ Chọn các trường ở phần trên để đưa vào truy vấn ở dòng Field của vùng
QBE bên dưới (Hình 32)

¾ Chọn cách sắp xếp mẫu tin trong dòng Sort
¾ Nhấp chuột chọn tên trường ẩn ở dòng Show (nếu cần thiết)
¾ Nhập vào điều kiện, biểu thức cần thực hiện truy vấn trong dòng Criteria và
dòng Or
¾ Sắp xếp, chèn, xóa hoặc điều chỉnh độ rộng của các cột trong vùng QBE
¾ Đổi tên trường trong vùng QBE, thêm trường biểu thức (nếu có yêu cầu)
¾ Xem dạng hiển thò của truy vấn
¾ Lưu lại truy vấn
¾ Thoát khỏi cửa sổ thiết kế truy vấn
¾ Thực hiện truy vấn

2. Đổi tên trường, thêm trường biểu thức:

a. Đổi tên trường:

Nhập vào tên mới ngay trước tên
trường và đặt dấu hai chấm (:) giữa
Hình 31
Chọn
trường
Hình 32
Hình 33
Đổi tên
trường
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access

Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 25
tên mới và tên trường
Ví dụ
: đổi tên trường GioiTinh thành Phái ta thực hiện như sau: tại dòng
Field chọn tên trường cần đổi ta nhập vào tên: (Hình 33)
Phái: GioiTinh

b. Đưa vào trường mới là biểu thức:

Chọn một ô còn trống trên dòng Field,
nhập vào tên trường biểu thức sau đó đặt
dấu hai chấm (:) và đưa vào một biểu
thức
Ví dụ:
đưa vào trường biểu thức Thành
tiền được tính bằng Số lượng nhân Đơn
giá, ta thực hiện tại dòng Field của vùng
QBE chọn một ô còn trống và nhập vào:
(Hình 34)

Thành Tiền: [SoLuong] * [DonGia]

3. Xem dạng hiển thò của truy vấn:

Trong truy vấn có ba dạng hiển thò như sau:
¾ Design View: dạng thiết kế
¾ Datasheet View: bảng kết quả của trung vấn
¾ SQL View: câu lệnh truy vấn
Khi đang thiết kế truy vấn ta có thể chuyển sang các dạng khác và ngược lại
bằng cách vào View chọn các dạng truy vấn muốn xem hoặc nhấp vào các
biểu tượng tưng ứng (Hình 35)
VII. Một số hàm thường sử dụng trong Access:

1. Hàm xử lý dữ liệu kiểu chuỗi:

a. Hàm Left:

Dùng để trích lấy n ký tự được tính từ bên trái của biểu thức chuỗi
¾ Cú pháp:
Left(Biểu thức chuỗi, n)
¾ Ví dụ:
với trường MaKH là B01 khi đó
Left ([MaKH],2) Ỵ Kết quả là B0

b. Hàm Right:

Dùng để trích lấy n ký tự được tính từ bên phải của biểu thức chuỗi
¾ Cú pháp:
Right(Biểu thức chuỗi, n)
¾ Ví dụ:

với trường MaKH là B01 khi đó
Right ([MaKH],2) Ỵ Kết quả là 01

c. Hàm Mid

Hình 34
Tên trường
là biểu thức
Hình 35