Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và những giải pháp chiến lược trong thời gian tới tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng hà nội

Nguyễn Thị Thơm
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu
quả. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm.
Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được
coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác
nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và
nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lượng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên
thay đổi.
Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản
xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời
điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời,
chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp. Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính
1
Nguyễn Thị Thơm
chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản
xuất kinh doanh của mình.
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,
sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không
thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.
Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế
nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan
trọng và cần thiết.

Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí
nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện
việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một
cách tối ưu nhất.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan
trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và những giải pháp chiến lược trong thời gian tới
tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội " Với mục đích là nhận thức rõ vai
trò, tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần:
2
Nguyễn Thị Thơm
Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội .
Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.
Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới.
Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ
thường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trong
phòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác.
Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này
không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy
Đường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm
phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.
3
Nguyễn Thị Thơm
PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH

NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
I. THỰC CHẤT VÀ YÊU CẦU CỦA HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU
NGUYÊN VẬT LIỆU (NVL)
1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
1.1. Khái niệm
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu và được thể
hiện dưới dạng vật hoá.
1.2. Đặc điểm
Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và
SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tượng lao động và là
cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm
mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu
để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất.
Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo
ra.
2. Ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.
2.1. Ý nghĩa
4
Nguyễn Thị Thơm
Như ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL
thường chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm.
Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh
hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công
đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử
dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu động
của doanh nghiệp.
Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng
NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá
trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn

ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của
quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự
trữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục
của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể
tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có
NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vai
trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy
nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ
5
Nguyễn Thị Thơm
quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng
loạt các hậu quả tiếp theo.
Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh
nghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến
việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của
nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhưng cũng
cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và
kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến
thiệt hại cuối cùng của họ.
2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:
a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các
phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư,

tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.
6
Nguyễn Thị Thơm
c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức
dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm,
tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định,
phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,
tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
bình thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp
thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp
hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu
nhập - xuất - tồn.
Bảng số 1: Lịch trình sản xuất
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số lượng 200 300
Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp, ta
phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.
3. Phân loại - đánh giá NVL
3.1. Phân loại NVL
7
Nguyễn Thị Thơm
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý
hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu
quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội
dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loại
khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loại

sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm
mới.
VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây
dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn
đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây
dựng cơ bản.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ
sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng
phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất lượng
8
Nguyễn Thị Thơm
NVL chính, tăng chất lượng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý,
phục vụ sản xuất.
VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …
+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản
xuất, kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …
+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa như: Những chi tiết, phụ tùng, máy
móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận,
chi tiết máy móc thiết bị.
VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện sử dụng
trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như: công cụ,
khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản:
thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …).
+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình
thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên.

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể
và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một
cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.
9
Nguyễn Thị Thơm
Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm
NVL. Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây
dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …
10
Nguyễn Thị Thơm
Số điểm danh NVL
Loại: NVL chính
Ký hiệu: 1521
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy

cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá

hạch toán
Ghi
chú
Nhóm Danh điểm NVL
1 2 3 4 5 6
1521-01 1521-01-01
Thép tròn 6φ 60 m/m
Kg 60.000
1521-01-02

………… …………. …… ……… ….
………. 1521-02-01
………
1521-02-99
…… ………. …. …… ….
……… ……….
1521-99 1521-99-01
1521-99-99 ………. …… …… ….
Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của TK
cấp 1 hoặc cấp 2 … dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ
nhóm NVL là số thứ tự liên tục.
+ Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)
+ Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy
cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.
+ Nếu dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)
11
Nguyễn Thị Thơm
Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ
một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất
hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong
việc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị.
3.2. Đánh giá NVL
Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế
toán. Trong phạm vi chuyên đề này người viết chỉ đánh giá NVL một cách
tổng quát.
- Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó
theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán,
công khai, thận trọng …)
a. Đánh giá NVL theo giá thực tế

* Giá thực tế NVL nhập kho:
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
+ Với NVL mua ngoài
+ Với NVL tự sản xuất
+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên
doanh.
12
Nguyễn Thị Thơm
+ Với phế liệu
+ Với NVL được tặng, thưởng.
* Giá thực tế NVL xuất kho
Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.
Giá thực tế
NVL tồn
đầu kỳ
+
Giá thực tế
NVL nhập
trong kỳ
=

Giá thực tế
NVL xuất
trong kỳ
+
Giá thực tế
NVL tồn
cuối kỳ

* Phương pháp giá đơn vị bình quân
- Cả kỳ dự trữ
- Cuối kỳ trước
- Sau mỗi lần nhập
* Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo)
* Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo)
* Phương pháp trực tiếp
b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán
Giá hạch toán vật
tư nhập (xuất)
=
Số lượng vật tư
nhập (xuất)
x
Đơn giá
hạch toán
Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ
chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá
13
Nguyễn Thị Thơm
thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ,
thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
Áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ
thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương
pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
NVL. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và
sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quy
định.
A. Phương pháp MRP

1. Khái niệm
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác
nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và
NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật
liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi.
Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà
doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường
xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng
giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác
14
Nguyễn Thị Thơm
nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan
trọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấn
đề không đơn giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho
mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với
nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm,
đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách quản lý
này thường làm tăng chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của
hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản
xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có
nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL. Hoạch định
nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng
trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng
lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lượng
dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều
nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết
sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng
nguyên liệu. Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng
hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết.

Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương
pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế
15
Nguyễn Thị Thơm
hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệu
chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán
hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số
lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏ
ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng
dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.
Lúc đầu nó được gọi là MRP
1
vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác
định lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay
nó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống
hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên
việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu
phụ thuộc.
Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận được hàng?
16
Nguyễn Thị Thơm
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật
liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời

điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những
dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.
2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống
hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)
Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định
các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong
thực tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP
nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn
lực đặt ra là:
- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu.
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức
dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho
sản xuất.
- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với
nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
17
Nguyễn Thị Thơm
3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc
giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ
nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời
gian sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào
việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và
cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu quả,
cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và
lưu trữ thông tin.

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng
máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:
+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
+ Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
18
Nguyễn Thị Thơm
1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu
hiện bằng sơ đồ sau:
19
Đầu vào
Quá trình
xử lý
Đầu ra
Chương trình máy
tính MRP
Lịch trình
sản xuất
Hồ sơ hoá
đơn NVL
Hồ sơ NVL
dự trữ
Những thay đổi
Lịch đặt hàng
theo kế hoạch
Xoá bỏ đơn hàng

Báo cáo nhu cầu
NVL hàng ngày
Báo cáo về kế
hoạch
Báo cáo đơn
hàng thực hiện
Các nghiệp vụ
dự trữ
Đơn hàng
Dự báo
Thiết kế sự
thay đổi
Dự báo
Tiếp nhận
Rút ra
Nguyễn Thị Thơm
1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu
vào chủ yếu như:
- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo
- Số lượng đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận
- Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công
- Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
20
Nguyễn Thị Thơm
Những thông tín này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương

trình máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
- Lịch trình sản xuất
- Bảng danh mục nguyên vật liệu.
- Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian
phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ
những người khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời
gian thường lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng
tổng thời gian để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng.
Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn
đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất
ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản
xuất trong khoảng 8 tuần.
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta
thường thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3
loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn
sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular
bills)
21
Nguyễn Thị Thơm
- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng công việc
trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển
hình. Đây là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn
NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển
hình gốc này. Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm
được thời gian, công sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trường
hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết
này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với
từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.

Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không
dự trữ chúng.
Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có.
Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi
tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu,
đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng,
độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự NVL, bộ
phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng
cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn
trong MRP.
22
Nguyễn Thị Thơm
Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các
vấn đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?
- Số lượng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như
lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về
dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ
bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những
báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng
loại NVL, linh kiện.
- Đơn hàng phát đi
- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả
thực hiện trong quá trình sản xuất.
- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng
hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
23
Nguyễn Thị Thơm
2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,
sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần
thiết. Trong những giai đoạn khác nhau.
Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ
phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại
sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng
hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt
hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân tích
trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho
tới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một
sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết,
bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhất
định. Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:
Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu
cầu phụ thuộc.
24
Nguyễn Thị Thơm
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ
phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định
thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo
kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác

của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ
phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản
phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình
sản xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của
sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của
sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,
bộ phận cấu thành sảm phẩm. Chúng được biểu hiện dưới dạng cấp bậc từ
trên xuống dưới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm. Sử dụng kết cấu
hình cây có những đặc điểm sau:
- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm
phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại
chuyển sang một cấp.
- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa 2
bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành
25