slikr bài giảng quản trị dự án - thạc bình cường chương 5 quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Quản lý Dự án CNTT
Quản lý Dự án CNTT
Thạc Bình Cường
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
2
Nội dung Khoá học
Nội dung Khoá học

Bài 1. Giới thiệu chung

Bài 2. Xác định dự án

Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án

Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án

Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Bài 6. Kết thúc dự án
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
3
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc
thực hiện dự án
thực hiện dự án
1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
2. Họp
3. Quản lý cấu hình
4. Kiểm soát thay đổi

5. Quản lý chất lượng
6. Quản lý rủi ro
7. Lập lại kế hoạch
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
4
Các mục tiêu của phần này
Các mục tiêu của phần này
Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu:

Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công của dự án phụ
thuộc vào nó

Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần
được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
5
1. Thu thập và đánh giá hiện
1. Thu thập và đánh giá hiện
trạng
trạng

Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác
định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói
chung) hiện nay đang tiến triển thế nào.
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
6
Các bước

Các bước

Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc
hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết Ví dụ

Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự
án.Ví dụ

Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần
phân tích kỹ lưỡng)

Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài
liệu, báo cáo điện tử)
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
7
Mục đích của đánh giá
Mục đích của đánh giá

Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế

Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.

Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường
hợp cụ thể)
–
Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết
thúc theo kế hoạch
–
Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại

–
Sai biệt ngân sách
–
Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi
phí thực tế
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
8
V
V
í dụ:
í dụ:
Hi
Hi
ện trạng dự án
ện trạng dự án
Gửi tới:
Từ:
Copy:
tuÇn kÕt thóc:
kÕ ho¹ch dù ¸n:
tr ëng nhãm
Mô tả các công việc được phân công trong tuần
Số hiệu
công việc
Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số giờ thực tê
Số giờ còn lại
Tổng
Số giờ dự tính cho tuần
Ghi chó

Số hiệu
công việc
Mô tả các công việc được phân công trong tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
9
Ví dụ: Phân công nhiệm vụ
Ví dụ: Phân công nhiệm vụ
tªn dù ¸n: ngµy:
Tªn/sè nhiÖm vô: tªn kÕt qu¶ bµn giao:
m« t¶ kÕt qu¶ bµn giao:
Người ® îc giao nhiÖm vô ký (To be signed off by lead team member upon completion)
tªn ngµy ghi chó
Người sử dụng ký (To be signed off by designated user representative)
tªn ngµy ghi chó
Quản lý chất lượng ký (To be signed off by person(s) appointed for quality review)
tªn ngµy ghi chó
Trưởng nhóm ký (To be signed off by the team leader only when deliverable has been satisfactorily
completed and quality is acceptable)
tªn ngµy ghi chó
Nếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ:
Dành riêng cho văn phòng dự án
Đã nhận sản phẩm? YES/NO Ghi chú:
Thời gian dành thêm= 0 YES/NO Ghi chú :
Công việc đã kết thúc? YES/NO Ghi chú:
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
10
V
V

í dụ:
í dụ:
Kết quả bàn giao - mốc
Kết quả bàn giao - mốc
thực hiện
thực hiện
Dù ¸n: XXXXX
ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy
Mèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn#
xanh
vµng
®á
Baseline lÞch
Xxxxx xxx N
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
11
BC thực trạng - đồ thị xu hướng
BC thực trạng - đồ thị xu hướng
nhiÖm vô, nç lùc, hay chi phÝ
tuÇn kÕt thóc
60
0
10
20
30
40
50
10/4 24/4 8/5 22/5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 11/928/8
kÕ ho¹ch hiÖn t¹i

thùc tÕ hiÖn nay
tæng íc tÝnh cuèi cïng
kÕ ho¹ch so víi thùc tÕ
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
12
Kế hoạch với thực tế hoàn thành
Kế hoạch với thực tế hoàn thành
Nhiệm
vụ
nhiÖm vô
thùc tÕ
nhiÖm vô
theo kÕ ho¹ch
Tổng nhiệm
vụ thực tế
Tổng nhiệm
vụ kế hoạch
120
100
80
60
40
20
0
Note: Plan refers to revised plan
Thời gian
0
5
10

15
20
25
30
35
7/6 14/6
21/6
28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
13
Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ
Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ
Số công
việc
Công việc hoàn
thành kế hoạch
Thời gian
Công việc bắt
đầu thực tế
Hiện thời
Công việc bắt
đầu kế hoạch
Công việc hoàn
thành thực tế
14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10
0
20
40
60

80
100
120
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
14
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
15
Quản lý giá trị thu được (EVM)
Quản lý giá trị thu được (EVM)

EVM là phương pháp đánh giá hoạt động dự án, nó tích hợp
các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí .

Với một cơ sở - baselines (kế hoạch ban đầu và thay đổi được
chấp nhận), bạn có thể xác định được dự án đạt được mục đích
của nó ở mức độ nào.

Bạn phải nhập định kỳ thông tin thực tế để dùng EVM

Ngày càng nhiều tổ chức trên thế giới dùng EVM kiểm soát chi
phí dự án.
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
16
Các thuật ngữ quản lý giá trị thu được
Các thuật ngữ quản lý giá trị thu được

Giá trị dự tính (PV), trước đây được gọi là chi phí dự toán cho

các công việc đã được lên lịch (BCWS), cũng gọi là dự toán, là
phần của ước lượng tổng chi phí được duyệt dành cho một kế
hoạch cho một giai đoạn nhất định

Chi phí thực tế (AC), trước đây được gọi là chi phí thực của
công việc đã thực hiện (ACWP), là tổng của chi phí trực tiếp
và gián tiếp phát sinh để hoàn thành công việc của một hoạt
động trong một giai đoạn nhất định

Giá trị thu được (EV), trước đây gọi là chi phí dự toán của
các công việc đã thực hiện (BCWP), là ước tính giá trị của các
công việc trên thực tế đã hoàn thành.

EV được dựa trên chi phí dự tính ban đầu cho dự án hoặc cho
hoạt động và tỷ lệ hoàn thành công việc của dự án/hoạt động
của nhóm (đến ngày tính EV)
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
17
Tỷ lệ thực hiện
Tỷ lệ thực hiện

Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã
hoàn thành thực so với công việc trên kế hoạch
phải được hoàn thành ở một thời điểm bất kỳ trong
thời gian thực hiện dự án/hoạt động.

Brenda Taylor, quản trị dự án cao cấp ở Nam Phi,
đề xuất sử dụng phương pháp này để ước tính giá
trị thu được.


Ví dụ, đến cuối tuần 1, công việc cài đặt máy chủ
đã hoàn thành một nửa. Tỷ lệ thực hiện là 50%
(50/100) bởi vì hết tuần 1, lịch trình theo kế hoạch
là công việc này phải hoàn thành 100%, nhưng
thực tế chỉ hoàn thành được 50%.
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
18
Bảng 7-4. Tính toán giá trị thu được
Bảng 7-4. Tính toán giá trị thu được
sau 1 tuần hoạt động
sau 1 tuần hoạt động
Hoạt động Tuần 1
Giá trị thu được (EV)
Giá trị dự tính (PV)
Chi phí thực tế (AC)
Biến động chi phí (CV)
Biến động lịch trình (SV)
Chỉ số thực hiện chi phí (CPI)
Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI)
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
19
Bảng 7-5. Công thức tính giá trị thu
Bảng 7-5. Công thức tính giá trị thu
được
được
Thuật ngữ Công thức
Giá trị thu được

Biến động chi phí
Biến động lịch trình
Chỉ số thực hiện chi phí
Chỉ số thực hiện lịch trình
Ước lượng tại thời điểm hoàn thành
Thời gian ước tính để hoàn thành
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
20
Quy tắc cho số trong giá trị thu được
Quy tắc cho số trong giá trị thu được

Số âm trong biến động chi phí và lịch trình chỉ ra có vấn đề
trong những mảng đó.

CPI hay SPI nhỏ hơn 100% chỉ cho ta biết có vấn đề.

Vấn đề có nghĩa là dự án có chi phí nhiều hơn so với kế hoạch
(vượt ngân sách) hoặc lâu hơn so với kế hoạch (chậm so với kế
hoạch làm việc)
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
21
Figure 7-4.
Figure 7-4.


Tính toán giá trị kiếm được
Tính toán giá trị kiếm được
sau 5 tháng cho một dự án 1 năm

sau 5 tháng cho một dự án 1 năm
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
22
Hình 7-5. Biểu đồ giá trị thu được
Hình 7-5. Biểu đồ giá trị thu được
đối với dự án trong 5 tháng
đối với dự án trong 5 tháng
Nếu
đường EV
thấp hơn
đường
AC hay
PV, nghĩa
là có vấn
đề trong
những
vùng đó.
Ước tính tại thời điểm hoàn thành
Dự toán khi hoàn thành
Chi phí thực tế
Giá trị dự tính (PV)
Giá trị thu được (EV)
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
23
Tinh giá tr
Tinh giá tr
ị
ị

thu được
thu được

phân tích giá trị thu được sử dụng 3 phương pháp cơ bản:
–
chi phí theo kế hoạch (PV) là chi phí dự toán cho
lịch trình công việc
–
chi phí thực tế (AV) Là chi phí thực tế cho công
việc đã thực hiện
–
Trị giá thu được (EV) làchi phí dự toán cho công
việc đã thực hiện

từ 3 phương pháp này, dẫn đến 4 công thức toán học:
–
thay đổi chi phí (CV) = EV - AV
–
thay đổi lịch trình (SV) = EV – PV
–
chỉ số chi phí thực hiện (CPI) = EV / AV
–
chỉ số lịch trình thực hiện (SPI) = EV / PV
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
24
Phân tích công thức
Phân tích công thức
–
BCWS: Ngân sách cho tiến độ công việc (PV)

–
ACWP: Ngân sách cho khối lượng công việc
đạt được (Thực tế) (AV)
–
BCWP: Ngân sách cho khối lượng công việc
thực hiện (Dự tính) (EV)

SV = BCWP-BCWS Schedule variance

CV = BCWP-ACWP Cost variance
(CPI) = EV / AV
(SPI) = EV / PV
10/24/14
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án
25
Phân tích trị giá thu được
Phân tích trị giá thu được
Giờ
sè giê thùc tÕ
Thời gian
sè giê theo kÕ ho¹ch
Hiện tại
sè giê thu ® îc
1/6 8/6 15/6 22/6 29/6 6/7 13/7 20/7 27/7 3/8
0
50
100
150
200
250

300