bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu access chương 2 table và relationship

CHƯƠNG 2: TABLE VÀ RELATIONSHIP
I. Một số thuật ngữ
1. Bảng (Table):
- Bảng là cấu trúc cơ bản nhất của CSDL quan hệ. Mỗi bảng
trong một CSDL phải chứa những thông tin thích hợp cho
một đối tượng. Ví dụ: một trường học tiêu biểu gồm có các
học sinh, giáo viên và các lớp. Một ứng dụng CSDL về trường
học phải có một bảng chứa thông tin về học sinh, một bảng
về giáo viên và một bảng về lớp.
- Mỗi dòng trong bảng (hay còn gọi là bản ghi- record) tượng
trưng cho đối tượng được lưu trữ trong bảng. Ví dụ mỗi dòng
trong bảng HOCSINH biểu thị cho một học sinh.
- Mỗi cột trong bảng (hay còn gọi là trường-field) chứa một
mục dữ liệu cần quản lí về đối tượng. Ví dụ mỗi học sinh có
các mục dữ liệu càn lưu trữ là: Số báo danh, Họ tên,…
Một số thuật ngữ (tiếp)
2. Tên trường (Field name): được dùng để mô tả mục
dữ liệu cần lưu trữ. Mỗi bảng không thể có hai tên
cột trùng nhau
3. Kiểu dữ liệu (Data type): kiểu được dùng để gán
cho dữ liệu chứa trong cột
4. Thuộc tính trường (Field Property): là tập hợp các
đặc điểm được kết hợp vào mỗi trường. Ví dụ: SBD là
xâu 3 kí tự, hocbong co giá trị > 200.000,…
5. Thuộc tính bảng (Table Property): là tập hợp các
đặc điểm liên quan đến nhiều trường được kết hợp
vào bảng. Ví dụ: NGAYSINH+14<=NGAYVD
Một số thuật ngữ (tiếp)
6. Khoá chính (Primary key): Một hay nhiều trường
dùng để nhận dạng duy nhất từng dòng trong bảng
dữ liệu gọi là khoá chính. Mỗi bảng có một khoá

chính. Dữ liệu trong khoá chính phải là duy nhất cho
mỗi bản ghi. Khoá chính còn được dùng để tạo các
liên kết giữa các bảng trong một CSDL.
7. Khóa kết nối: Trong 1 CSDL thường có nhiều bảng,
các bảng này có mối liên kết với nhau. Để xác định
mối liên kết này, ta dùng khóa kết nối. Thông thường
khóa kết nối của 2 bảng là cột có cùng tên nằm ở 2
bảng đó.
II. Qui ước tên trường
 Tên trường dùng để mô tả dữ liệu chứa trong trường,
tên trường dài tối đa 64 ký tự và có thể chứa các kí
tự chữ cái, chữ số, khoảng trắng và các kí tự đặc biệt
khác.
 Tên trường không được phép chứa dấu chấm (.),
chấm than (!), dấu huyền (`), dấu móc vuông ([])
 Tên trường không được bắt đầu bằng khoảng trắng
 Tên trường không phân biệt chữ hoa, chữ thường.

Ví dụ
: Số báo danh, Họ tên, Toan, Ly,…
III. Các loại dữ liệu
1). Text: các từ hoặc số không được sử dụng trong các
phép tính. Chiều dài tối đa cho kiểu text là 255 kí tự
2). Memo: một trường mở sử dụng cho các lời ghi chú
3). Number: Các số âm hoặc dương
4). Date/Time: Ngày tháng, thời gian
5). Currency: tiền tệ
6). AutoNumber: một trường số được tự động nhập
vào
7). Yes/No: logic

8). OLE Object: một đối tượng như ảnh,
9). Hyperlink: các địa chỉ Web
IV. Tạo bảng
1. Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế bảng (Table Design)


Cách 1:
Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables/
Create table in Design view/Design

Tạo bảng (tiếp)
Cách 2
: Từ cửa sổ Database, trong mục Object, chọn Tables/
kích biểu tượng New, cửa sổ New Table xuất hiện
Tạo bảng (tiếp)
 Chọn Design view/OK
 Kết thúc bước 1, ta có cửa số thiết kế bảng(Table Design)
Tạo bảng (tiếp)
2. Bước 2: Thiết kế các trường (cột ) của bảng
Trong cửa sổ như trong hình trên, chúng ta lần lượt thực hiện các
công việc sau:
 Nhập tên trường trong mục Field name:
 Đặt trỏ chuột vào dòng bất kì của cột Field name
 Gõ tên trường
 Chọn kiểu dữ liệu của trường trong mục Data Type
 Kích vào dấu mũi tên xuống, xuất hiện danh sách kiểu dữ
liệu
 Kích chọn kiểu cần dùng
 Ghi mô tả của trường trong mục Description (không bắt
buộc)

Tạo bảng (tiếp)
 Nhập các thuộc tính của trường trong phần General
và phần Lookup (trình bày ở phần sau)
 Nhập thuộc tính của bảng trong phần Table
Properties (trình bày trong phần sau)
 Xác định khoá chính:
 Đánh dấu các trường trong khoá chính
 Kích hoạt biểu tượng chìa khóa hoặc chọn menu
Edit/Primary key, khi đó xuất hiện biểu tượng chìa khoá
ở phía trước của trường được chọn làm khoá chính.
Tạo bảng (tiếp)
3. Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo
 Chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ. Hộp thoại
Save As xuất hiện
 Nhập tên bảng trong phần Table Name/OK

V. Thuộc tính trường (Field Properties)
1. Field size: số kí tự tối đa để lưu trữ dữ liệu trong
trường.
2. Format: khuôn dạng của dữ liệu khi hiển thị
3. Decimal Places: dùng cho các trường Number và
Currency để xác định số chữ số được hiển thị và số
chữ số sau dấu thập phân
4. Input mask: Khuôn dạng của dữ liệu nhập. Đó là xâu
kí tự chứa những kí tự sau:
 0: Các chữ số. Bắt buộc nhập
 9: các chữ số hoặc dấu cách. Không bắt buộc nhập
 #: các chữ số, dấu +, - hoặc dấu cách. Không bắt buộc nhập
 L: Chữ cái. Bắt buộc nhập
Thuộc tính trường (tiếp)

 ?: chữ cái. Không bắt buộc nhập
 A: Chữ cái hoặc chữ số. Bắt buộc nhập
 a: chữ cái hoặc chữ số. Không bắt buộc nhập
 &: Ký tự bất kì hoặc khoảng trống. Bắt buộc nhập
 .,:-/: các dấu phân cách dùng cho kiểu số và ngày
giờ.
 Nếu có kí tự chữ cái cố định thì chữ cái đó được
đặt trong cặp dấu “”
5. Caption:Chú thích
6. Default Value: xác định 1 giá trị cho các mục nhập
mới. Ta sẽ nhập giá trị thường được nhập nhất cho
các trường
Thuộc tính trường (tiếp)
7. Validation Rule : qui định ràng buộc về dữ liệu nhập
vào. Điều kiện ràng buộc có thể dùng:
 Các hằng: phải dùng các dấu phân cách: cặp””
cho kiểu xâu, cặp # # cho ngày giờ
 Các phép so sánh: =,>,<,>=,<=,<>
 Các phép toán logic: NOT, AND, OR,
 Các toán tử đặc biệt: Between, In, Like,
8. Validation Text: Thông báo khi dữ liệu nhập vào
không thỏa mãn ràng buộc
Thuộc tính trường (tiếp)
9. Lookup- tham chiếu: Khi muốn ràng buộc để dữ liệu của
trường này chỉ nhận các giá trị của một trường nào đó
trong 1 bảng khác, ta khai báo trong Lookup.
Trong trang Lookup cần khai báo các thông số sau:
 Display Control: Chọn Listbox hoặc Combobox
 Row Source Type: Kiểu nguồn dữ liệu, dạng bảng hoặc
danh sách giá trị

 Row Source: Nguồn dữ liệu, tên bảng truy vấn hay danh
sách giá trị
 Bound Column: Số thứ tự của cột được tham chiếu đến(cột
cho giá trị trong bảng gốc)
 Column Count: Tổng số cột hiển thị trong hộp
 Column width: Độ rộng cột
VI. Thuộc tính bảng (Table Properties)
 Khi các ràng buộc dữ liệu liên quan đến nhiều
trường trong bảng, ta phải xác định tại Table
Properties.
 Từ cửa sổ Table Design, kích phải chuột, chọn
Properties
 Xuất hiện cửa sổ Table Properties cho phép đặt
ràng buộc (tương tự như Fields Properties)
 Tại Validation Rule, ta xây dựng biểu thức thể
hiện ràng buộc của các trường trong bảng.
VII. Các thao tác trên bảng
 Chỉnh sửa bảng:
 Mở bảng cần chỉnh sửa trong Design View
 Chọn bảng và kích nút Design
 Chèn trường:
 Chọn hàng bên dưới vị trí ta muốn chèn
 Kích Insert Rows
 Xóa trường
 Chọn trường cần xóa
 Kích Delete Rows (không xóa trường khóa)
Các thao tác trên bảng(tiếp)
 Đổi tên trường:
 Chọn tên trường cần đổi
 Nhập tên mới cho trường

 Thay đổi kiểu dữ liệu:
 Kích vào cột DataType của trường cần đổi
 Kích mũi tên xổ xuống
 Chọn kiểu
 Lưu bảng
Các thao tác trên bảng(tiếp)
 Di chuyển trường:
 Kích chọn trường cần di chuyển
 Rê kéo đến vị trí mới rồi nhả chuột
 Chỉnh kích cỡ hàng
 Vào menu Format/Row Height, xuất hiện hộp
thoại Row Height
 Nhập độ cao mới cho hàng vào hộp Row height
 Các hàng đồng loạt được thay đổi độ cao
Các thao tác trên bảng (tiếp)
 Dấu cột:
 Ta có thể tạm dấu những cột không muốn xem bằng
cách
 Kích chọn cột muốn dấu
 Vào menu Format/Hide Columns
 Hiện cột:
 Vào menu Format/Unhide Columns
 Kích bỏ chọn vào những trường không muốn ẩn
 Close
Các thao tác trên bảng(tiếp)
 Xóa bản ghi:
 Kích chọn bản ghi cần xóa
 Kích nút Delete Record hoặc nhấn phím Delete
 Kích chọn Yes
 Thay đổi độ rộng cột

 Kích chọn cột cần thay đổi
 Vào menu Format/Column Width, xuất hiện hộp thoại
Column Width
 Nhập độ rộng mới cho cột


VIII. Nhập, sửa dữ liệu
 Nhập dữ liệu sử dụng Edit Mode:
 Mở bảng trong Datasheet View
 Nhập dữ liệu

 Sửa đổi dữ liệu:
 Mở bảng trong Datasheet View
 Làm các thao tác sửa đổi
Nhập, sửa dữ liệu (tiếp)
 Chỉnh sửa toàn bộ nội dung của một trường:
 Đặt trỏ chuột tại cạnh trái trường, con trỏ biến
thành dấu cộng
 Kích lên trường, toàn bộ trường được chọn
 Nhập thông tin mới
 Chỉnh sửa một phần nội dung trường:
 Kích trên trường ta muốn chỉnh sửa, dấu nhắc sẽ
xuất hiện trong trường
 Thay thế phần dữ liệu cần sửa bằng thông tin mới
IX. Tìm kiếm và thay thế
 Tìm kiếm
 Kích trên trường cần tìm kiếm
 Kích nút Edit/ Find. hộp thoại Find and
Replace xuất hiện
 Nhập dữ liệu cần tìm vào ô Find What

 Kích nút Find next để tìm tiếp. Nếu không còn
bản ghi nào thỏa mãn nữa thì Access sẽ Đưa ra
thông báo