ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN

Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
CHƯƠNG 10
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP
TRONG ĐÀM PHÁN
I – Khái quát về đàm phán
1.1. Khái niệm đàm phán
Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống hàng ngày,
đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay
cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó.
Vậy đàm phán là gì?
Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán. Vì đàm phán diễn ra trong mọi
lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau.
Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán:
Theo Gerald I.Nierenberg (USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất,
mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất
đều nảy nở từ mầm sống của quá trình người ta triển khai đàm phán. Chỉ cần người
ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần
người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán”.
“Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc
thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của
hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn
minh nhân loại”.
(The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán).
1
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà
người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên,
thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”.
(Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).
Theo Roger Fisher và William Ury (USA): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để
đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại

nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và
một số lợi ích đối kháng”.
(Getting to Yes – Để đạt được thỏa thuận – NXB TP.HCM 1997).
Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay
nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia
quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên”.
Hay hiểu theo cách khác, “Đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên tiến hành
bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên”.
Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm phán,
trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho
quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa
những bè bạn thân thích, trong cuộc sống đời thường… Ngược lại, các cuộc đàm
phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ
lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn.
 Các đặc trưng cơ bản của đàm phán
2
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Trao đổi thông tin cởi mở giữa các bên. Trong trường hợp này, cả hai bên đều
chân thành bày tỏ các mục tiêu của mình và lắng nghe các mục tiêu của phía bên
kia để tìm ra điểm chung của cả hai bên.
Tìm các giải pháp để đạt được mục tiêu của cả hai bên.
Các bên hiểu rằng họ có cả các mục tiêu chung lẫn các mục tiêu mâu thuẫn
nhau và họ phải tìm cách đạt được càng nhiều mục tiêu chung và có tính bổ sung
cho nhau mà cả hai bên đều chấp nhận được thì càng tốt.
Để làm được những việc trên, cả hai bên phải chân thành và thực sự cố gắng
hiểu quan điểm của bên kia.
Trong kiểu đàm phán này, các bên phải tìm ra giải pháp có lợi và chấp nhận
được cho cả đôi bên – một giải pháp mà đôi bên đều thắng (win – win solution).
1.2. Các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải trong đàm
phán

1.2.1. Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững
Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều
điều bất ngờ có thể xảy ra. Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn
giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ
thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên,
bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những
nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình. Nói như
vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc. Vẫn có những nguyên tắc
cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của
mình.
3
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
“If you are going to play the game properly you’d better know the ruler” –
“Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”.
(The Essence of negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall).
Những nguyên tắc đó là:
- Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể
thoát lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào.
- Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa
thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên.
- Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi
có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương thì không cần
xảy ra đàm phán.
- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian
có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
cuối cùng của đàm phán.
- Một cuộc đàm phán được coi là thành công không có nghĩa là phải giành
thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.
- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi
trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

Từ những nguyên tắc nêu trên chúng ta có thể rút ra các kết luận sau:
- Đàm phán không phải là “một trận võ mồm” (a verbal tug of war).
4
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
- Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng
mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng,
công khai, chính trực để cùng mở rộng lợi ích tổng thể.
- Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành
công.
1.2.2. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán
Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi
mọi sai lầm. Và một khi đã mắc sai lầm thì ít có khả năng đạt được kết quả một
cách mỹ mãn. Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những
người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó.
Từ những kinh nghiệm của mình, nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng:
Những sai lầm thường gặp trong đàm phán là:
- Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến.
- Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác.
- Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử
dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả.
- Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có
phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động.
- Không biết cách nâng cao vị thế của mình.
- Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn
đề cần giải quyết… mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ.
5
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
- Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước.
- Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán.
- Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc.

- Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.
Trên đây mới chỉ ra những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp
nhiều loại sai lầm khác; nếu xét theo nguyên nhân, người ta có thể chia chúng
thành 5 loại “hội chứng” sau:
• Hội chứng “Một chiều” (The “one – track” syndrome).
• Hội chứng “Thắng – thua” (The “win – lose” syndrome).
• Hội chứng “Bước thất thường” (The “random walk” syndrome).
• Hội chứng “Trốn tránh mâu thuẫn” (The “conflict avoidance” syndrome).
• Hội chứng “Hộp cổ vật chứng” (The “time capsule” syndrome) – Bị ảnh
hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách
quan, hệ thống.
1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh
1.3.1. Đàm phán là một khoa học
Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa
học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết
ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể: Đàm phán là
quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm
6
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công
thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi
bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình.
Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì thỏa mãn
nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến. Vì vậy,
người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải
tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và
toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến
lược và chiến thuật đàm phán. Đó chính là khoa học của đàm phán.
1.3.2. Đàm phán là một nghệ thuật
Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm

phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết “tùy cơ mà ứng phó”, thì
mới có thể đạt được thành công mỹ mãn.
1.3.3. Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các
mặt đối lập
Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm
bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu
thuẫn “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm
phán theo kiểu quá “Mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà
không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi
từ nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hớp đồng, nhưng
phải gánh chịu mọi thiệt thòi. Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán
theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ,
7
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá
không thực hiện nổi.
“Đàm phán không chỉ là một ván cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận
thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối
phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi”.
Gerald I.Nierenberg.
Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã
được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác bất cứ người
đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không
làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ.
II – Các yếu tố của đàm phán
Có ba nhóm yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới đàm phán trong kinh doanh quốc tế,
đó là:
- Các yếu tố cơ sở,
- Bầu không khí đàm phán,
- Quá trình đàm phán.

Vì đàm phán vốn là quá trình động, nên bất cứ sự cảm nhận nào của các bên về
bối cảnh và không khí đàm phán, hay bất kì sự triển khai cụ thể nào trong quá trình
đàm phán cũng sẽ tác động đến kết quả đàm phán.
2.1. Các yếu tố cơ sở
Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, môi trường, vị thế
trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán. Nhóm yếu tố cơ sở có
ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán. Ảnh hưởng của các yếu
8
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
tố khác nhau lên toàn bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá
trình đàm phán là khác nhau. Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn
này, nhưng lại có ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác. Ảnh hưởng tích cực có
nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình đàm phán tiến triển thuận lợi, còn
ngược lại, ảnh hưởng tiêu cực gây trở ngại và trì hoãn quá trình đàm phán.
Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng yếu tố:
2.1.1. Mục tiêu
Mục tiêu là điều mà các bên mong muốn đạt được vào giai đoạn cuối của đàm
phán. Chúng thường được phân loại thành các mục tiêu chung, các mục tiêu mâu
thuẫn và các mục tiêu bổ trợ.
Ví dụ: Các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một giao dịch thành
công như cả hai bên đều mong muốn, cùng lúc quyền lợi của họ có thể lại mâu
thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí cho bên kia. Về các quyền lợi bổ trợ
thì người mua trong các giao dịch quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ
thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng. Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập thị
trường cụ thể và kì vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại thị trường đó
và ở các nước lân cận. Các mục tiêu chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và
tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu
cực. Các tác động đó tới lượt mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm
phán. Cơ hội cho một thỏa thuận sẽ giảm đi khi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu
thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung và bổ trợ

chiếm ưu thế.
2.1.2. Môi trường
Bao gồm các yếu tố chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội có liên quan đến
cả hai bên đối tác. Trong đàm phán quốc tế, sự khác biệt về môi trường giữa các
9
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
bên luôn cản trở quá trình đàm phán. Các bên sẽ khó tiếp xúc với nhau khi không
quen biết và có nền tảng văn hóa, chính trị… khác nhau. Một số đặc điểm của môi
trường có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán, trong khi một số đặc điểm
khác lại tác động trực tiếp đến không khí đàm phán. Các yếu tố chính trị, xã hội tác
động đến quá trình đàm phán, còn cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí
đàm phán.
2.1.3. Vị thế trên thương trường
Là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán. Số lượng
người mua và người bán trên thị trường sẽ xác định số phương án lựa chọn có được
cho mỗi bên, và tới lượt nó, số phương án lựa chọn này lại tác động của sức ép của
đối tác trên thị trường. Quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua
hay người bán có thể tác động nếu một trong hai bên có thể độc quyền trên thương
trường.
2.1.4. Bên thứ ba
Là các bên khác ngoài người mua và người bán, như: chính phủ, các đại lý, các
nhà tư vấn và các nhà tiêu thụ.
Các bên này có thể ảnh hưởng tới quá trình đàm phán vì họ có mục tiêu khác
nhau. Thường thì chính phủ luôn tác động đến người mua và người bán thông qua
các mục tiêu bổ trợ như: cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại
hối hay những mối quan hệ quốc gia có liên quan.
2.1.5. Người tham gia đàm phán
Tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh nghiệm và kĩ năng đàm phán của
chính họ. Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện: trước hết họ phải
10

Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
tăng cường sự hợp tác giữa các bên; thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và
đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính họ.
Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt là khi thiếu
thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng trong đàm phán. Người có nhân cách
tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận
với đối tác và tạo cho họ thấy niềm tin, đồng thời đánh giá đúng vị thế của đối tác.
Tuy nhiên, kĩ năng của các nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con
người và nghề nghiệp của họ. Các nhà đàm phán có chuyên môn kĩ thuật thường
chỉ chú trọng các vấn đề kĩ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn
nhiều vấn đề khác quan trọng hơn, như: lợi nhuận, chi phí…
2.2. Bầu không khí đàm phán
Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được
thể hiện bởi bầu không khí đàm phán. Bầu không khí này có tầm quan trọng đặc
biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán. Bầu không khí và quá trình đàm phán có
ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán. Bầu không khí đàm phán
chính là “môi trường” để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi
của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán. Bầu không khí đàm phán giúp các
bên nhận thức được thực tế. Trong đàm phán, nhận thức được thực tế còn quan
trọng hơn chính bản thân thực tế ở mỗi giai đoạn. Bầu không khí đàm phán có
những có những đặc điểm riêng ở từng giai đoạn. Ở giai đoạn tiền đàm phán, bầu
không khí bao trùm là hợp tác vì trong giai đoạn này các bên đang cố gắng tìm
kiếm giải pháp chung. Trong các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí
đàm phán có thể thay đổi. Các đặc tính đó bao gồm: xung đột/hợp tác, ưu thế/lệ
thuộc và những kì vọng.
2.2.1. Xung đột và hợp tác
11
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Là đặc tính cơ bản của quá trình đàm phán.
Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề mà

cả đôi bên đều quan tâm. Mặt khác, mâu thuẫn về lợi ích có thể phát sinh khi chi
phí của một bên lại là thu nhập của bên kia. Mức độ xung đột hay hợp tác trong
bầu không khí đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia đàm phán.
Một số quan hệ mang tính bổ trợ nhiều hơn – so với các mối quan hệ khác. Mức độ
xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán thường
phụ thuộc vào các vấn đề cần giải quyết, còn mức độ xung đột hay hợp tác trong
bầu không khí đàm phán lại phụ thuộc vào các bên giai quyết vấn đề khác nhau
như thế nào. Xung đột đôi khi xảy ra chỉ là do sự hiểu lầm giữa đôi bên chứ không
hề có xung đột thực sự. Các bên càng ít hiểu về nhau thì nguy cơ xảy ra những
xung đột chỉ do hiểu lầm càng cao. Mỗi quá trình đàm phán, thậm chí ở các giai
đoạn khác nhau của cùng một quá trình đàm phán đặc trưng bởi một mức độ hợp
tác và xung đột khác nhau.
2.2.2. Ưu thế/ lệ thuộc
Là một đặc tính cơ bản khác của quá trình đàm phán.
Nó có liên hệ mật thiết với mối quan hệ quyền lực thực tế, chịu ảnh hưởng của
giá trị của quan hệ với các bên đối tác và các phương án lựa chọn của họ. Các yếu
tố cơ sở, ví dụ như vị thế trên thương trường, có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ ưu
thế/ lệ thuộc. Khả năng kiểm soát được mối quan hệ phụ thuộc vào ưu thế về nhận
thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và khả năng tiếp cận thông tin của các bên.
Chú ý, ưu thế là đặc tính của mối quan hệ, chứ không phải là thuộc tính của nhà
đàm phán. Trong thực tế, ưu thế còn có mối liên hệ chặt chẽ với sự lệ thuộc.
Do đó, ưu thế sẽ cân bằng nếu các bên cảm nhận có thế mạnh ngang nhau và sẽ
mất cân bằng nếu các bên cảm thấy có ưu thế hơn hoặc nếu một bên bị lệ thuộc vào
bên kia.
12
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
2.2.3. Kỳ vọng các bên tham gia đàm phán
Có hai loại kì vọng: thứ nhất là kì vọng dài hạn về khả năng và giá trị của việc
kinh doanh trong tương lai. Những kì vọng này càng lớn thì các nhà đàm phán
càng có xu hướng thỏa hiệp trong cuộc đàm phán hiện tại. Các kì vọng này liên

quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán.
Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục mỗi giai đoạn nói lên kì
vọng sẽ đạt được kết quả tốt hơn khi tiến hành đàm phán hơn là không đàm phán.
Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các kì vọng
tăng lên và thay đổi trong mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán.
2.3. Yếu tố quá trình đàm phán
Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác
nhau. Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá
trình và bao gồm toàn cách làm việc và tiếp xúc của bất kì bên nào có tham gia
đàm phán và thực hiện trong giai đoạn đó. Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi
thông tin trong mỗi giai đoạn. Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết
định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy
việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì nữa. Sau đây là các giai đoạn đàm
phán:
2.3.1. Giai đoạn 1: Tiền đàm phán
Được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm
đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện. Trong giai đoạn này, một số
thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra. Có thể thấy được
tính năng động của quá trình ở ngay giai đoạn đầu này khi các bên bắt đầu hiểu
nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích tham gia vào quá trình đàm phán.
13
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi
trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh
hưởng (chính quyền, cấp trên,…), về các đối thủ cạnh tranh và cơ sở hạ tầng… Các
bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của
họ, thế mạnh tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tố
nêu trên, ví dụ như sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh hoặc thay đổi tỉ giá hối
đoái… vì chức năng chủ yếu của quá trình đàm phán là giải quyết vấn đề, nên công
việc chính của giai đoạn tiền đàm phán là phải xác định cho được vấn đề cần giải

quyết, quan trọng hơn nữa là các bên cùng xác định vấn đề vì chúng không chỉ thể
hiện kì vọng của mỗi bên mà còn cần thiết để các bên cam kết thực hiện sau này.
Vì vậy, các bên phải thảo luận một cách trung thực và cởi mở về mục tiêu và kì
vọng của nhau để có thể tiến tới giải quyết vấn đề một cách tích cực.
Những cuộc gặp gỡ không chính thức được thực hiện để các bên thăm dò vị thế
của nhau. Sau những cuộc gặp gỡ này, các bên có quyết định có tiếp tục đàm phán
hay không? Quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận mức độ hợp tác hay
xung đột, ưu thế hay bị lệ thuộc và những lợi ích mong muốn có được từ mối quan
hệ. Quá trình sẽ kết thúc một khi các bên cảm thấy có quá nhiều xung đột hoặc có
sự nghi ngờ về thành công trong tương lai. Do đó, trong giai đoạn này các bên nên
thành thật xem xét họ sẽ hợp tác với nhau như thế nào? Các mục tiêu kì vọng mà
họ đặt ra có khả thi hay không? Và xác định những trở ngại mà họ phải vượt qua
để đạt được mục tiêu đã định.
Trong mối quan hệ kinh doanh quốc tế, giai đoạn tiền đàm phán còn quan trọng
hơn cả giai đoạn đàm phán chính thức. Các mối quan hệ xã hội không chính thức
giữa các nhà đàm phán được nảy sinh và phát triển trong giai đoạn này có thể rất
có ích. Sự tin tưởng sẽ giúp tăng khả năng thỏa hiệp. Phương pháp thông thường
để thiết lập các mối quan hệ này là mời đại diện của phái đối tác đến thăm công ty
hoặc đất nước bạn để tạo niềm tin đối với họ. Mục đích quan trọng nhất ở đây là
14
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
tranh thủ tình cảm, giành quyền ưu tiên. Đồng thời các bên phải tìm hiểu được
những mối quan tâm và lo lắng của đối tác.
Các bên cùng bắt đầu xây dựng chiến lược cho giai đoạn đàm phán trực tiếp. Ở
đây chiến lược là một kế hoạch hoàn chỉnh để xem xét và giải quyết các vấn đề,
các giải pháp có thể có và những ưu tiên lựa chọn trong mối quan hệ tương quan
với những ưu tiên, lựa chọn của đối tác. Các bên cố gắng nâng cao thế mạnh tương
đối của mình, so sánh các bạn hàng sẵn có, cân nhắc và lựa chọn. Cùng trong giai
đoạn này các bên có thể xác định được những điểm có thể nhượng bộ và mức độ
nhượng bộ.

Các bên cố gắng dự đoán trước và có các biện pháp phòng ngừa cho các sự việc
có thể tiên đoán được. Việc chuyển tiền về nước, các loại thuế và giấy phép hành
nghề chỉ là một số ví dụ về các lật lệ và quy định của một nước cụ thể cần phải
được nghiên cứu ở giai đoạn này. Hiểu biết về cơ sở hạ tầng của đất nước và công
ty cũng rất quan trọng ở giai đoạn tiền đàm phán. Ngoài ra, còn phải tìm hiểu tập
quán kinh doanh ở nước đối tác, đặc biệt là các đối tác đến từ các quốc gia có nền
văn hóa, hệ thống kinh tế, chính trị, pháp luạt có nhiều khác biệt. Ngay sau giai
đoạn đầu tiên này thường kí một chấp nhận hay còn gọi là bản ghi nhớ (Letter of
award hoặc Letter of intent/acceptance). Nhiều nhà phương Tây thường cho rằng
bức thư đó là bản chấp nhận kí kết hợp đồng. Nhưng thực sự không phải vậy, bức
thư đó chỉ đơn thuần cho thấy ý định tiếp tục đàm phán ở phía đối tác mà thôi.
Các bên tham gia đối tác trong đàm phán kinh doanh quốc tế nên có một chiến
lược ban đầu, được xây dựng dựa trên các thông tin cần quan tâm cho tới thời điểm
đó và các kì vọng. Những người tham gia đàm phán nên liệt kê các vấn đề và sự
việc, đặc biệt là các giải pháp có thể có mà họ hay bên đối tác có thể đưa ra. Các
giải pháp đó nên được sắp xép theo thứ tự như: ưu tiên, thích hợp, kì vọng và
không chấp nhận được. Nếu không thể không chấp nhận được thì phải đưa ra giải
15
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
pháp có thể chấp nhận được cho phía bên kia. Như vậy, điều quan trọng là phải có
nhiều giải pháp cho mỗi vấn đề hay sự việc.
2.3.2. Giai đoạn 2: Đàm phán
Vấn đề cơ bản ở giai đoạn này là các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để
tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà đôi bên cùng quan tâm. Các bên cũng cần
phải nhận thức được rằng mỗi bên có cách nhìn riêng của mình về tình thế, về vấn
đề ẩn sau những cuộc tranh luận. Họ không chỉ cảm nhận về quá trình đàm phán
mà còn có kì vọng khác nhau về kết quả đạt được. Vì vậy, điều quan trọng là phải
khởi đầu đàm phán một cách cởi mở và có nhiều phương án lựa chọn. Ở giai đoạn
này, khi quá trình đàm phán tiếp diễn, các bên cần đánh giá các phương án lựa
chọn do bên kia đưa ra, chọn những phương án phù hợp với kì vọng của bản thân

mình. Cách tốt nhất là phải xác định các tiêu chuẩn để xem xét các phương án lựa
chọn và sau đó sắp xếp theo thứ tự từng phương án, cả các phương án của bản thân
lẫn do bên kia đưa ra, theo các tiêu chuẩn đó. Ở đây các bên thậm chí có thể giúp
nhau trong việc đánh giá các phương án lựa chọn và có thể tranh luận về các tiêu
chuẩn để xem xét. Vấn đề chính là phải tìm hiểu những khác biệt trong thứ tự ưu
tiên, trong các kì vọng và tiến đến gần nhau hơn.
Kinh nghiệm cho thấy rằng, thông thường bên nào lập chương trình nghị sự thì
bên đó có thể kiểm soát quá trình đàm phán. Vì họ có thể nhấn mạnh những mặt
mạnh của chính mình và những mặt yếu của đối tác, nên sẽ đẩy đối tác vào thế
phòng ngự. Tuy nhiên, chương trình nghị sự có thể để lộ ra trước quan điểm của
bên chuẩn bị và do đó tạo cho bên đối tác chuẩn bị các đối pháp phản bác lại
những vấn đề xung đột.
Mở đầu cuộc đàm phán, các nhà đàm phán có thể lựa chọn một trong hai chiến
thuật sau: cách một bắt đầu thảo luận về những mục tiêu chung, những nguyên tắc
chung và những lợi ích chung của các bên, sau đó mới thảo luận về các mục tiêu
16
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
xung đột. Cách này có thể tạo được không khí hợp tác giữa các bên, trên cơ sở đó
các bên sẽ cố gắng mở rộng lợi ích tổng thể, đưa cuộc đàm phán đến thành công.
Cách hai đàm phán từng bước một – thảo luận cả những vấn đề xung đột lẫn những
vấn đề đôi bên cùng quan tâm. Việc lựa chọn chiến lược nào còn phụ thuộc vào đối
tác đàm phán là khách hàng hay nhà cung cấp. Việc dự đoán chiến thuật đàm phán
của đối tác có vai trò đặc biệt quan trọng. Dự đoán được càng chính xác và càng
sớm càng tốt, trên cơ sở đó sẽ lựa chọn được đối sách thích hợp.
Các nhà đàm phán cần chú ý: không nên vội vàng đồng ý ngay với lời đề nghị
đầu tiên của đối tác, ngay cả khi đôi bên có những sự trùng hợp đặc biệt. Nhà đàm
phán có thể buộc đối tác nhượng bộ hơn nữa bằng cách kéo dài quá trình đàm
phán. Một số nghiên cứu cho thấy rằng, các nhà đàm phán đưa thẳng ngay ‘giá
chót’ ra sẽ bị bất lợi. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế còn phải lưu ý đến
truyền thống văn hóa và thông lệ kinh doanh khác nhau của các bên. Các bên khó

có thể hiểu được đầy đủ và điều chỉnh theo văn hóa và truyền thống của đối tác,
nhưng lưu tâm đến sự khác biệt đó là điều quan trọng và có thể làm được. Ở nhiều
thị trường mới nổi thì mối quan hệ giữa đôi bên đôi khi còn quan trọng hơn nhiều
so với các chi tiết về kĩ thuật và kinh tế. Các nhà đàm phán từ những nước này rất
thận trọng và bỏ nhiều thời gian để không làm người khác bực mình hay không sử
dụng những từ ngữ nặng nề, và họ trông chờ phía bên kia cũng xử sự theo cung
cách đó.
Sự cân bằng giữa thái độ kiên định bảo vệ lập trường và tin tưởng ở đối tác là
rất quan trọng trong đàm phán. Hiểu được việc đối tác sẵn sàng bỏ qua giai đoạn
đầu mà không đòi hỏi sự nhượng bộ là việc làm có ý nghĩa lớn. Nhưng việc gửi và
nhận tín hiệu đúng và nhanh chóng là không đơn giản. Các nhà đàm phán đã từng
làm việc với nhau có thể dễ dàng hiểu nhau, nhưng đối với những người gặp nhau
lần đầu thì việc này rất khó. Các nhà đàm phán luôn đưa ra các tín hiệu có điều
kiện như: “Chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của các bạn nếu…”, hoặc
17
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
“Chúng tôi thấy thiết bị của các bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của chúng tôi,
nhưng không phải ở mức giá mà các bạn đưa ra”.
Thường bên nào cho rằng ưu thế tương đối của mình cao hơn đối tác, thì sẽ ít
nhượng bộ hơn, còn bên yếu thế hơn sẽ chịu lép vế nhượng bộ nhiều hơn và tạo
được bầu không khí đàm phán tốt hơn. Giữ được sự mềm dẻo, ôn hòa giũ các bên
và các vấn đề là điều tối quan trọng trong giai đoạn này. Thường là khi xác định
được mức độ thành tâm của đối tác, người ta sẽ quyết định chuyển sang giai đoạn
tiếp theo.
2.3.3. Giai đoạn 3: Hậu đàm phán
Ở giai đoạn này, tất cả các điều kiện đều được thỏa thuận xong.
Hợp đồng đang được soạn thảo và chuẩn bị để kí. Kinh nghiệm cho thấy rằng
việc soạn thảo hợp đồng và việc bàn bạc để lựa chọn, quyết định sử dụng ngôn ngữ
nào soạn thảo hợp đồng tự thân nó cũng có thể là một quá trình đàm phán, vì hai
bên có thể hiểu theo nghĩa khác nhau. Trong một vài trường hợp có sự tham gia

của các công ty phương Tây và các bên thuộc nước đang phát triển, việc chọn ngôn
ngữ sử dụng và ghi lại những vấn đề đã được thỏa thuận trước đó cùng với những
phản hồi tiêu cực từ các yếu tố cơ sở và bầu không khí đàm phán. Để tránh hiện
tượng phiền phức này, trong quá trình đàm phán này các bên nên tóm tắt lại những
gì đã thảo luận trước khi chuyển qua vấn đề tiếp theo và nán lại vài phút cuối buổi
đàm phán, cả hai bên nên đọc lại điều khoản đã thỏa thuận sau khi có sự tranh luận,
nhượng bộ và điều chỉnh. Việc đó sẽ giúp kiểm tra mức độ hiểu hợp đồng của mỗi
bên vì các bên có thể hiểu hợp đồng theo cách khác nhau. Điều này không chỉ có
giá trị trong khâu soạn thảo ký kết hợp đồng, mà còn có ý nghĩa trong qúa trình
thực hiện hợp đồng. Rắc rối có thể phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hợp
đồng nếu các bên quá nôn nóng muốn đạt được thỏa thuận và không chú ý đến
điểm chi tiết. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là phải chắc chắn rằng các bên
18
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
đã hiểu thông suốt những gì đã thỏa thuận trước khi rút khỏi bàn đàm phán. Một
nhà đàm phán điêu luyện sẽ tóm lược và kiểm tra lại xem hai bên đã hiểu đúng ý
nhau chưa bằng các câu nói, ví dụ như: “Liệu chúng tôi có hiểu đúng không nếu
chúng tôi đồng ý điều khoản thanh toán của các bạn với thời hạn chậm trong vòng
3 năm kể từ ngày kí hợp đồng thì các bạn sẽ giảm giá 7% có phải không?”
Trong suốt giai đoạn này, bạn hãy luôn nhớ: phải thường xuyên rút kinh nghiệm
cho các vòng đàm phán sau:
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỖI GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
GIAI
ĐOẠN
TIỀN
ĐÀM
PHÁN
- Chuẩn bị thông tin, năng lực cán bộ đàm phán và các điều kiện đàm phán khác.
- Xác định nội dung đàm phán, các mục tiêu kì vọng cần đạt được.
- Tiếp xúc, thăm dò đối tác.

- Lập các phương án lựa chọn xây dựng chiến lược đàm phán.
- Đàm phán thử.
GIAI
ĐOẠN
ĐÀM
PHÁN
Đàm phán
phân bổ
- Trình bày quan điểm, yêu cầu của mình.
- Lắng nghe đối tác trình bày quan điểm của họ.
Đàm phán
hợp nhất
- Các bên thỏa luận về mục tiêu chung và các mục tiêu
xung đột.
- Nhận nhượng bộ.
- Nhượng bộ.
- Phá vỡ tình huống căng thẳng.
Ra quyết định - Tiến tới thỏa thuận chung (kí kết hợp đồng).
GIAI
ĐOẠN
HẬU
ĐÀM
PHÁN
- Soạn thảo hợp đồng.
- Kiểm tra lại hợp đồng.
- Kí kết hợp đồng.
- Rút kinh nghiệm.
III – Các phương pháp và phong cách đàm phán
19
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang

3.1. Phương pháp đàm phán
Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm
phán qua điện tín; đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp.
3.1.1. Đàm phán qua điện tín
Hình thức lâu đời là thư tín. Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi
thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể
hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế
cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong
quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì
mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng
nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ
lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng
hình thức điện tử để thay cho cách viết truyền thống. Tuy vậy khi tiến hành đàm
phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề sau: bức thư cần phải ngắn gọn,
lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn
giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên
nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những
bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó
kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian
dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng
cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ. Sự phát triển của khoa học kỹ
thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn
đàm phán qua telex, fax . . . Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó
20
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu
hướng phát triển trong tương lai.
3.1.2. Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin
liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. ưu
điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm
bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh
qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các
bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng
telex, fax.
Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong
hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của
điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức.
Điển hình là đàm phán qua Internet. Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của
Internet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và
giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa
phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng
Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau. Điểm hạn chế là
chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực
hiện được.
3.1.3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả
thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các
bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử
chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong
21
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải
pháp dung hoà lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí
cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán
trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những
cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt
kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch

đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do phương thức này
phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm
phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết.
Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về
gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới.
Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối
diện nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng
không thể "bắt tay trong tay". Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình
trực tiếp. Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế. . . đã được thực hiện
qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy
vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá
cao.
Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm
phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình
giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các
chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức
đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt
điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.
3.1.4. Ưu nhược điểm của các phương thức đàm phán
 Đàm phán qua điện tín
22
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Đàm phán qua điện tín là hinh thức đàm phán lâu đời, đây là hình thức trao đổi
thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể
hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế
cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong
quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì
mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng và
lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì

có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức
điện tử để thay cho cách viết, gửi truyền thống. Bên cạnh những ưu điểm trên thì
việc đàm phán qua thư tín cũng có những hạn chế đó là khó kiểm soát được ý đồ
của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ
hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng
đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.
 Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin
liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến.
Nhanh chóng, tiện lợi nhưng song song với điều đó là những nhược điểm. Ưu điểm
nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt
được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên nếu đàm phán kinh doanh qua
điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp của các bên. Do đó người ta
thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax. Đàm phán
qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc
hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ.
 Đàm phán trực tiếp
23
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa
thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các
bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử
chỉ, vẻ mặt, điệu bộ ...qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong
muốn của nhau bằng cách thức cụ thể đẻ đi đén sự thống nhất chung, tìm ra giải
pháp dung hòa lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc
độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất. Khi áp dụng phương thức này đòi
hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải
quyết các tình huống. Nhưng phương thức này phải chịu chi phí cao cả về mặt thời
gian và tiền bạc.
3.2. Phương pháp đàm phán

3.2.1. Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation)
Đàm phán theo kiểu mềm còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, trong đó người
đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ. Nhằm đạt được thỏa
thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên. Họ đặt mục đích phải được thỏa thuận
lên hàng đầu, chứ không phải là chiếm ưư thế. Người đàm phán theo kiểu mềm
theo không coi đối phương và địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu;
Trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và giữ mối quan hệ, ký cho được hợp đồng,
còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng.
Vì vậy trong kiểu đàm phá này thường diễn ra các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy
đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập, nhằm
đạt cho được thỏa thuận (thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận
những thỏa thuận bất lợi cho mình).
Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu mềm thường được gặp đối tác
cùng kiểu đàm phán thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, tốc độ nhanh, không
24
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
khi thỏa mái, khả năng kí được hợp đồng là chắc chắn. Nhưng nếu người đàm phán
kiểu mềm mà gặp phải đối thủ cứng rắn thì hết sức bất lợi, cuộc đàm phán diễn ra
trong bầu không khí căng thẳng, người đàm phán kiểu mềm lùi từ nhượng bộ này
đến nhượng bộ khác, kết cục hoặc cuộc đàm phán tan rã hoặc cố ký cho được
nhưng hợp đồng không bình đẳng, người khuất phục phải chịu mọi thiệt thòi.
3.2.2. Đàm phán kiểu cứng
Đàm phán theo kiểu cứng là kiểu đàm phán, trong đó người đàm phán đưa ra
lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách để bảo vệ lập trường của mình, lo sao
đè bẹt được đối phương. Trong kiểu đàm phán này người đàm phán cố gắng bảo vệ
lập truờng đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ.
Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu cứng gặp phải đối tác yếu thì cuộc
đàm phán diễn ra một cách nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi mưu kế (kể cả
gian kế) áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình.
Sau này nếu đối tác không có khả năng thực hiện hợp đồng, thì hợp đồng cũng bị

đỗ vỡ. Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu cứng thì cuộc đàm
phán diễn ra căng thẳng kéo dài, có thể đỗ vỡ giữa chừng, hợp đồng không được
ký, quan hệ hợp tác đỗ vỡ.
Vì vậy người đàm phán theo kiểu cứng, nếu có thu được thắng lợi, thì chỉ là
thắng lợi bề ngoài chứ không phải là thắng lợi đích thực. Còn nếu không thu được
thắng lợi thì không ký được hợp đồng mà còn lại mất đi mối quan hệ hợp tác mất
bạn hàng, mất đối tác.
3.2.3. Đàm phán nguyên tắc
Đàm phán kiểu nguyên tắc gọi là thuật đàm phán Harvard có 4 đặc điểm :
Con người: Tách rời con người ra khỏi với vấn đề, chủ trương đối với con
người – ôn hòa, đối với việc - cứng rắn.
25