reise- und reisekostenmanagement

Reise- und Reisekostenmanagement
Nutzen Sie Ihre Daten zur nachhaltigen Steigerung Ihrer
Unternehmensperformance

April 2008

Reise- und Reisekostenverwaltung
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www.aberdeen.com Fax: 617 723 7897
Zusammenfassung
Reise- und Reisekostenabrechnung ist ein großer Kostenbereich in Unter-
nehmen, der weiter anwächst und Unternehmen dazu zwingt, sich mit der
bestmöglichen Verwaltung von Ausgaben in Höhe von Millionen von Dollar
in diesem Bereich zu beschäftigen. Mit der weltweiten Konjunkturdämpfung
ist es wichtiger denn je, Reise- und Reisekostenabrechnung zu kontrollieren.
Das ist auch der wichtigste Grund für 54% der Unternehmen, sich mit der
Reise- und Reisekostenverwaltung zu beschäftigen. Die Aberdeen-
Untersuchung zeigt, dass Best-in-Class-Unternehmen Schlüsseltechnologien
und Dienstleistungen in Kombination mit der Entwicklung von entscheiden-
den Organisationsmöglichkeiten und –strategien einsetzen, um die Einhal-
tung der Unternehmensrichtlinien für Reise- und Reisekostenabrechnung zu
verbessern.
Best-in-Class-Leistung
Aberdeen bestimmte Best-in-Class-Unternehmen basierend auf dem Maß
der Einhaltung von Reise- und Reisekostenrichtlinien. Diese wettbewerbsfä-
higen Unternehmen setzen Schlüsseltechnologien und Prozesse wirksam ein,
um Folgendes zu erreichen:
• 95% Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für Reise- und Reise-
kostenabrechnung
• Kosten für Online-Buchungen sind 40% geringer als bei Mitbewer-
bern
• 62% geringere Kosten für die Reisekostenabrechnung als bei allen

anderen
Competitive Maturity Assessment (Verfahren zum Be-
werten der Prozessreife)
Umfragen haben ergeben, dass Unternehmen mit Best-in-Class-Leistungen
allgemeine Merkmale teilen. Dazu zählen:
• zu 79% werden Reise- und Reisekostenabrechnung eher geprüft
• zu 76% werden Reise- und Reisekostenrichtlinien und –prozesse
eher formalisiert
• Mitarbeiter werden doppelt bis 5,5-Mal so häufig über Unterneh-
mensrichtlinien für Reiseplanung und Reisekosten informiert und
unterrichtet
Erforderliche Aktionen
Zusätzlich zu den in Kapitel Drei dieses Berichts genannten Empfehlungen
sind folgende Maßnahmen erforderlich, um den Status eines Best-in-Class-
Unternehmens zu erlangen:
• Verwaltung von Reise- und Reisekostenprogramme zentralisieren
Untersuchungs-Benchmark

Aberdeens Untersuchungs-
Benchmarks bieten einen
gründlichen und leicht ver-
ständlichen Einblick in Prozesse,
Verfahren, Methodologien und
Technologien mit Identifizie-
rung der besten Praktiken und
verwirklichbaren Empfehlungen

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• Unterstützung der Führungsebene für Reise- und Reisekostenmaß-
nahmen sicherstellen
• Nutzung von Unternehmenskreditkarten verbessern und Überwei-
sungsmöglichkeiten für Kostenerstattungen vorteilhaft nutzen
• Außendienstmitarbeitern durch Online-, On-Demand- und Offline-
Zugang zur Reisekostenverwaltung und –abrechnung Flexibilität ver-
schaffen

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Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung 2
Best-in-Class-Leistung 2
Competitive Maturity Assessment (Verfahren zum Bewerten der
Prozessreife) 2

Erforderliche Aktionen 2
Kapitel Eins: Benchmarking der Best-in-Class-Unternehmen 6
Die ansteigende Welle von Reise- und Reisekostenausgaben 6
Aufbau der Maturity-Class-Bewertung 8
Best-in-Class-PACE-Modell 9
Kapitel Zwei: Anforderungen für ein erfolgreiches Benchmarking 13
Bewerten der Wettbewerbsfähigkeit 15

Möglichkeiten und Mittel 17
Kapitel Drei: Erforderliche Aktionen 24
Erfolgreiche Schritte für strukturschwache Unternehmen 24
Erfolgreiche Schritte für den Branchendurchschnitt 25
Erfolgreiche Schritte für Best-in-Class-Unternehmen 26
Anhang A: Untersuchungsmethode 28
Anhang B: Verbundene Aberdeen-Untersuchungen 30
Abbildungen
Abbildung 1: Die wichtigsten Gründe 7
Abbildung 2: Die Hauptprobleme einer effizienten Reise- und
Reisekostenverwaltung 8

Abbildung 3: Die wichtigsten Maßnahmen zur Verbesserung der Reise- und
Reisekostenverwaltung 10

Abbildung 4: Buchungskosten 11
Abbildung 5: Verwendung von Reise- und Reisekostendaten 12
Abbildung 6: Nutzung von Technologie und Dienstleistungen – Aktuell und
geplant 13

Abbildung 7: Organisationsstruktur der Ausgabenverwaltungsprozesse 18
Abbildung 8: Aufsicht über Reise- und Reisekostenprozesse 19
Abbildung 9: Nachlässe pro Unternehmensgröße 20
Abbildung 10: Außendienstmitarbeiter und die Nutzung von
Unternehmenskreditkarten 22

Tabellen
Tabelle 1: Leistung im Bereich Reise- und Reisekostenverwaltung der Best-
in-Class 8

Tabelle 2: Best-in-Class-PACE-Aufbau 9
Tabelle 3: Der Leistungsrahmen 16
Tabelle 4: PACE-Rahmen 29
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Tabelle 5: Leistungsrahmen 29
Tabelle 6: Zusammenhang zwischen PACE und Leistungsrahmen 29

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Kapitel Eins:
Benchmarking der Best-in-Class-
Unternehmen
Wie auch bei anderen großen Ausgabenbereichen werden Reisen und Rei-
sekosten häufig nicht überblickt oder nicht ordentlich verwaltet, was zu
ernsthaften Problemen wie die Überschreitung von Kostengrenzen oder
zum Verlust der Kontrolle über Ausgaben führen kann. Frühere Aberdeen-
Untersuchungen in diesem Bereich haben die Strategien und Ideen der Un-
ternehmen, diese Art der Kosten zu kontrollieren, genau beschrieben. Die
Studie für diesen Bericht fand heraus, dass formelle Richtlinien die Grundla-
ge für die Einhaltung bilden, um der Anforderung der Reise- und Reisekos-
tenverwaltung nachzukommen. Ohne diese Richtlinien können die Reisen-

den frei wählen. Mit Richtlinien gibt es für die Mitarbeiter, die unterwegs
sind, Vorgaben bezüglich der Wahl der Fluggesellschaft, des Hotels oder der
Autovermietung, um vorhandene Unternehmensverträge- und -
vereinbarungen zu nutzen. Sobald durch Prozesse und Richtlinien Ordnung
geschaffen ist, wenden sich die Organisationen den Technologien und
Dienstleistungen zu, die griffbereit verfügbar sind, um die Einhaltung und die
Verbesserung der Reise- und Reisekostenverwaltung weiter voranzutreiben.
Die ansteigende Welle von Reise- und Reisekostenaus-
gaben
Durch die sich andeutende Wirtschaftsflaute liegt die Aufmerksamkeit mehr
als je zuvor auf interne Ausgaben. Durch die Untersuchung wurde festge-
stellt, dass sich die Reise- und Reisekostenausgaben bei 80% der Un-
ternehmen im letzten Jahr im Durchschnitt um 14% erhöht haben,
eine Zahl, die noch abschreckender wirkt, wenn man sie im Zusammenhang
mit dem aktuellen Geschäfts- und Wirtschaftsklima betrachtet.
Unternehmen stellen sich auf kontinuierlich oder sogar drastisch steigende
Ausgaben für Reisen und Reisekosten ein und benennen diese Tatsache als
wichtigsten Grund, ihr aktuelles Reise- und Reisekostenverwaltungspro-
gramm neu zu bewerten und zu verbessern (Abbildung 1).
Fast Facts
√ 54% der Unternehmen ge-
ben an, dass das größte
Problem auf dem Weg zur
effektiven Ausgabenverwal-
tung die Durchsetzung der
Richtlinieneinhaltung ist
√ 54% der Unternehmen prü-
fen die Reise- und Reisekos-
tenabrechnungen, um ihre
Reise- und Reisekostenpro-

gramme effektiver zu verwal-
ten

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Abbildung 1: Die wichtigsten Gründe

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Unübersichtlichkeit (38%) und mangelnde Einhaltung der Richtlinien (37%)
sind zwei Faktoren, die den Erfolg des Reisekostenmanagements gefährden.
Am häufigsten beanstanden Unternehmen richtlinienwidrige eigenmächtige
Ausgaben. Obwohl Unternehmen von ausgehandelten Einkaufskonditionen
mit einem Hotel oder einer Fluggesellschaft profitieren, missachten Mitar-
beiter die Richtlinien, indem sie Reise- und Reisekosten verursachen, für die
keine Vereinbarungen bestehen.
Das führt zu Ausgaben, die Reisemanagement und Buchhaltung vermeiden
möchten.
Mit einem klaren Überblick über die Unternehmensausgaben können inner-
halb der gesamten Organisation bessere Entscheidungen getroffen werden.
In einem so komplexen Kostenbereich wie der der Reisen und Reisekosten
ist Durchblick ein entscheidender Faktor für effiziente Verwaltung.
Daten geben noch den Ton an
In Aberdeens Benchmarkbericht Technologien und Dienstleistungen für Reisen
und Reisekosten von 2007 wurde festgestellt, dass im Bereich der Reisen und
Reisekosten die Daten den Ton angeben. Die Daten sind weltweit auf Platz
eins im Bereich Ausgabenverwaltung. Die Mehrzahl der Unternehmen nennt

einen Mangel an Reise- und Reisekostendaten (54%) als Hauptproblem bei
der Ausgabenverwaltung (Abbildung 2).
27%

27%

31%

38%

54%

A
nforderung, Back-Office-Tätigkeiten zu rationalisieren (z. B. Reisebuchungen,
Reisekostenabrechnungen, etc.)
Bearbeitungskosten der Reise- und Reisekostenabrechnungen sind zu hoch
Mangelnde Einsicht in Reise- und Reisekostenausgaben – Notwendigkeit
zugehörige Daten zusammenzufassen
Ein Anstieg der Gesamtkosten für Geschäftsreisen und Reisekosten
Mangelnde Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für Reisekosten und Reisen
„Als Folge der Geschäftsanfor-
derungen und -kosten mussten
wir das Reisebudget um 20%
kürzen. Wir hatten keine Wahl.
Wir mussten Änderungen
durchführen und einen Weg
finden, Kosten zu sparen.“
~ Manager, Beschaffung Reisen
und Reisekosten, großes Un-
ternehmen für Verbrauchsgüter

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Abbildung 2: Die Hauptprobleme einer effizienten Reise- und Rei-
sekostenverwaltung

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Die Durchsetzung der Richtlinien ist eine genauso große Hürde für Unter-
nehmen, um eine effiziente Reise- und Reisekostenverwaltung zu erreichen.
Unternehmen denken, dass die Schuld für außervertragliche Ausgaben bei
ihren eigenen Tätigkeiten und Mitarbeitern liegt.
Aufbau der Maturity-Class-Bewertung
Für die Unterscheidung der Best-in-Class von durchschnittlichen und struk-
turschwachen Organisationen wurde von Aberdeen der Hauptleistungspa-
rameter, die Einhaltung der Reise- und Reisekostenrichtlinien des Unter-
nehmens, verwendet (Tabelle 1).
Tabelle 1: Leistung im Bereich Reise- und Reisekostenverwaltung
der Best-in-Class
Definition der Ma-
turity-Class
Durchschnittliche Leistung
Best-in-Class:
Top 20% der gesam-
ten Leistungserbringer
95% Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für

Reisen und Reisekosten
Branchendurch-
schnitt:
Mittelstand 50% der
gesamten Leistungs-
erbringer
81% Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für
Reisen und Reisekosten
Strukturschwache
Unternehmen:
Untere 30% der ge-
samten Leistungserb-
ringer
49% Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für
Reisen und Reisekosten
Quelle: Aberdeen Group, April 2008
35%

37%

38%

54%

54%

Ungenügende Genauigkeit der Reise- und Reisekostendaten

Durchsetzung der Einhaltung der Reise- und Reisekostenrichtlinien
Mangelnde Zugänglichkeit zu ausreichend Reise- und Reisekostendaten

Kontrolle der Kosten für die Tätigkeiten und Verwaltung bezüglich des Reise-
und
Reisekosten
programms
„Vertriebsmitarbeiter und
Mitarbeiter, die häufig im Au-
ßendienst sind, empfinden die
Richtlinien als Unannehmlich-
keit und Zeitverschwendung.
Sie glauben, sie müssen sich
nicht an die Richtlinien und
Prozesse für Reisen und Reise-
kosten halten und müssen nicht
den genauen Geschäftszweck
angeben oder Belege für ihre
Ausgaben einreichen. Es ist ein
Kampf, die Richtlinieneinhaltung
regelmäßig durchzusetzen.“
~ Direktor, Finanzen, mittel-
ständisches Versicherungs-
dienstleistungs-Unternehmen


Reisebuchungsprozesse sind von den Reisekostennabrechnungsprozessen getrennt
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Best-in-Class-PACE-Modell
Um ein Reise- und Reisekostenprogramm in einem Unternehmen effizient
zu verwalten, braucht es eine Mischung aus strategischen Aktionen, organi-
satorischen Möglichkeiten und technologischen Voraussetzungen, die, wie in
Tabelle 2 dargestellt, zusammengefasst werden können.
Tabelle 2: Best-in-Class-PACE-Aufbau
Anforderungen Aktionen Möglichkeiten Mittel
 Erhöhung der
Ausgaben für Rei-
sen und Reisekos-
ten
 Reise- und Reise-
kostenrichtlinien an
allen Standorten
einführen
 Konsolidierung der
Reiseprogramme
und –prozesse im
Unternehmen
 Regelmäßige Kom-
munikation und Mit-
teilung über Reise-
kosten-Richtlinien
im Unternehmen,
auch bei Aktualisie-
rungen oder Ände-
rungen
 Zentralisierte Organisation
zur Verwaltung der Reise- und
Reisekostenprozesse im Un-

ternehmen
 Standardisierte Reise- und
Reisekostenrichtlinien im ge-
samten Unternehmen
 Unterstützung durch die Füh-
rungsebene für Reise- und Rei-
sekostenrichtlinien und -
lösungen
 Nahtlose Integration von Rei-
se- und Reisekostenverwal-
tungs-Technologien und –
Dienstleistungen mit der aktu-
ellen Unternehmenstechnolo-
gie
 Fähigkeit, die Einhaltung der
Reise- und Reisekostenrichtli-
nien durchzusetzen
 Unternehmenskreditkarten zur Ver-
waltung von Reisen und Reisekosten
 Automatisierte Reisekostenabrech-
nung
· Ausgabenüberprüfung
· Integrierte Erstattung (in der Lö-
sung für Gehaltsabrechnung oder
Kreditorenbuchhaltung)
 Online-/Selbstbucherlösung
· Automatisierte Benachrichtigung
über Reisekostenrichtlinien (d .h.
vorherige Genehmigung und
Warnmeldungen bei Nichteinhal-

tung)
Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Die erfolgreiche Umsetzung der Einhaltung der Richtlinien kann durch un-
zählige Arten (einschließlich Prozessverbesserungen und Technologie) ge-
schehen. Die Ergebnisse sind sowohl Kostenersparnisse als auch operativer
Nutzen.
Überprüfungen: Nicht nur für die IRS
Mehr als die Hälfte (54%) der Unternehmen in unserer Reise- und Reisekos-
tenumfrage gaben an, dass die wichtigste Maßnahme zur Verbesserung der
Reise- und Reisekostenverwaltung die Überprüfung der Abrechnungen ist
(Abbildung 3).
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Abbildung 3: Die wichtigsten Maßnahmen zur Verbesserung der
Reise- und Reisekostenverwaltung

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Unternehmen, die ihre Ausgaben überprüfen, tun sich selbst einen großen
Gefallen, denn dieser Prozess ermöglicht ihnen einen praxisorientierten
Einblick in ihre Ausgaben für Reisen und Reisekosten. Organisationen kön-
nen Reisekostenabrechnungen nach Nichteinhaltungen der Richtlinien be-
werten, um zu gewährleisten, dass sich richtlinienwidrige Aktivitäten nicht
wiederholen. Daten aus Reise- und Reisekostenabrechnungen ermöglichen
es Unternehmen, die Ausgaben genau einzusehen und diese Informationen
zu nutzen, um Verhaltensmuster zu kontrollieren und Sparmöglichkeiten
festzustellen. Dieser Aspekt der Reise- und Reisekostenabrechnung ist der

Ausgangspunkt für Verbesserungen der bestehenden Richtlinien und Abläufe
in diesem Bereich.
Die Einführung und Standardisierung von Reise- und Reisekostenrichtlinien
und –prozessen ist ebenfalls eine angestrebte Strategie, die aber nicht im-
mer zu einem effizienten System, das Einsicht in die Richtlinieneinhaltung
durch die Mitarbeiter bietet, führt. Somit ist es entscheidend, dass Außen-
dienstmitarbeiter regelmäßig über die Unternehmensrichtlinien informiert
und unterrichtet werden, was bei kaum mehr als einem Viertel der Unter-
nehmen der Fall ist.
Wo der Weg hinführt
Durch die Überprüfungen und Durchsetzung der Richtlinieneinhaltung ha-
ben Best-in-Class-Unternehmen deutlich höhere Einsparungen bei Reisebu-
chungen, sowohl online als auch offline, erzielt.
28%

33%

39%

48%

49%

50%

54%

Mitarbeiter regelmäßig über Reisekostenrichtlinien des Unternehmens informieren und
unterrichten
Konsolidierung der Reiseprogramme

Formelle Reise- und Reisekostenrichtlinien und –prozesse schaffen
Überweisungsmöglichkeiten für Kostenerstattungen nutzen
Reise- und Reisekostenabrechnungen überprüfen
Strategische Beschaffung der unterschiedlichen Reise- und Reisekostenbereiche
Eine Liste mit bevorzugten Anbietern für jeden Reise- und Reisekostenbereich erstellen
„Durch unser System haben
wir viel effektivere Analyse-
Tools. Wir können jetzt be-
stimmte Ausgaben oder Reise-
informationen darauf überprü-
fen, ob sie den Richtlinien ent-
sprechen. Das hilft uns ebenfalls
bei der Programmplanung.“
~ Leitender Angestellter, kleine
Technologieorganisation

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Abbildung 4: Buchungskosten

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Gleichermaßen heben sich die Best-in-Class durch die Kosten für die Bear-
beitung der Reisekostenabrechnungen von allen anderen ab. Ihre Kosten
sind 29% geringer (6,70 USD bei den Best-in-Class gegenüber 10,89 USD bei
allen anderen für die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung).
Das Risiko einer niedrigeren Einhaltungsquote ist ein direktes Ergebnis der

Leistungsschwäche in der Programmverwaltung für Reisen und Reisekosten.
Listen bevorzugter Anbieter und Ausgabengrenzen sind sinnlos, wenn Mit-
arbeiter meinen, sie können sich den Richtlinien widersetzen ohne anschlie-
ßende Konsequenzen. Wie auch immer die Reisekostenrichtlinie aussehen
mag, das Messen und die Überwachung der Effizienz der Richtlinie ist ent-
scheidend, um Kosteneinsparungen zu bewahren. Gibt es zu wenig Überprü-
fungen, wird es schwierig, die Einhaltung der Reise- und Reisekostenrichtli-
nien und die Gesamtausgaben des Unternehmens zu kontrollieren. Das Set-
zen und Mitteilen von Richtlinien bezüglich der Ausgaben zusammen mit der
Durchsetzung von Regeln und dem Disziplinieren von richtlinienwidrigem
Verhalten sind entscheidende Faktoren, um die Kontrolle zu bekommen.
Aberdeen Einsichten – Reise- und Reisekostendaten wirksam nut-
zen
Vergangene Aberdeen Group-Untersuchungen betonten die Wichtigkeit
des Datenaufkommens zu Ausgaben bei der Analyse der Ausgaben für
Reisen und Reisekosten. Um richtlinienwidrige Ausgaben zu reduzieren
und die Einhaltung der Regeln zu erhöhen, nutzen Unternehmen ihre
eigenen Datenquellen (Abbildung 5).
weiter

$5.40

$12.50

$22.67

$9.00

$15.71

$26.06

Online-Buchungssystem
Unterstützung eines
Reisebüromitarbeiters

Telefonisch durch einen
Reisebüromitarbeiter

Best-in-Class

A
lle anderen
Online-Buchungssystem mit
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Aberdeen Einsichten – Reise- und Reisekostendaten wirksam nutzen

Abbildung 5: Verwendung von Reise- und Reisekostendaten

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Daten aus Reisen und Reisekosten werden meist zur Kontrolle der Richtli-
nieneinhaltung (82%) und zur Überwachung des Ausgabeverhaltens sowie
von Ausgabeentwicklungen (82%) benutzt. Unternehmen sollten interne

Daten als entscheidende Ressource nutzen und betrachten, um Ausgabe-
verhaltensmuster, die aus dem Rahmen fallen aber korrigiert werden kön-
nen, festzustellen. Durch die Abschaffung außervertraglicher Ausgaben kön-
nen zukünftige Richtlinienwidrigkeiten vermieden werden.
Die Richtlinieneinhaltung ist die Grundlage jedes Reise- und Reisekosten-
verwaltungsprogramms. Dennoch ist es ein Aspekt des Reise- und Reisekos-
tenprozesses, den die Unternehmen als am schwierigsten durchzusetzen
und zu verwalten einstufen, wie bereits in Abbildung 2 dargestellt.
73%

77%

79%

82%

82%

Um Reisekostenrichtlinien
zu aktualisieren/zu verbessern
Zur Überprüfung der
Reisekostenabrechnungen, um
Bestimmungen einzuhalten
Zur Überprüfung der Reise-
Zur Überwachung des Ausgab-
Zur Kontrolle der
Richtlinieneinhaltung
everhaltens und von Ausgab-
eentwicklungen
aufzuspüren und zu verhindern

kostenabrechnungen, um Betrug
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Kapitel Zwei:
Anforderungen für ein erfolgreiches Bench-
marking
Die durchschnittlichen Ausgaben für Reisen und Reisekosten überstiegen im
letzten Jahr bei den befragten Unternehmen 12 Millionen USD, die höchsten
Ausgaben lagen bei 99 Millionen USD. Weitere Analysen nach Unterneh-
mensgröße zeigten, dass Großunternehmen (Einkommen über 1 Milliarde
USD) Ausgaben für Reisen und Reisekosten von durchschnittlich 22,9 Milli-
onen USD und mittelständische Unternehmen von 6,3 Millionen im letzten
Jahr hatten. Die effiziente Verwaltung von Reise- und Reisekostenprogram-
men kann erhebliche Auswirkungen auf den Endgewinn eines Unternehmens
haben, wenn man die Höhe dieser Durchschnittswerte betrachtet. Die Ver-
besserung der Einhaltung von Richtlinien kann direkt zu Kosteneinsparungen
und ebenfalls zu einem operativen Nutzen führen. Unternehmen beschäfti-
gen sich deswegen größtenteils mit Technologien, um die operative Effizienz
zu verbessern, Kosten zu senken und Durchblick zu schaffen, gleichzeitig
aber ebenfalls die Einfachheit für die Mitarbeiter und die Produktivität zu
erhöhen.
Technologiemöglichkeiten
Es gibt eine Anzahl von Technologien und/oder Dienstleistungen, die zur
Verwaltung der Reise- und Reisekostenausgaben genutzt werden. Dazu zäh-
len Online-Buchungssysteme, Lösungen zur Ausgabenverwaltung, Unter-
nehmenskreditkarten, Travel-Management-Companies (TMCs) und Anwen-

dungen zur Reisedatenberichterstellung (Abbildung 6).
Abbildung 6: Nutzung von Technologie und Dienstleistungen – Aktu-
ell und geplant

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
70%

62%

57%

47%

43%

9%

18%

9%

26%

25%

Unternehmensk-

reditkarten-

Online-

Buchungs-/
Travel-Management

-Company

A
usgabenver-
waltungslösung
A
nwendung zur
Reisedatenber-
ichterstellung
A
ktuell eingesetzt Einsatz in den nächsten 12 Monaten geplant
Programm
Selbstbuchungssystem
„Die Technologie hat den Fak-
tor Mensch abgeschafft und
ermöglichte uns die konsistente
Überwachung der Richtlinien-
einhaltung. Wir können in die
Abrechnungsabteilung gehen
und sehen, wer wann gegen die
Richtlinien verstoßen hat.“
~ Direktor, Versorgungskette,
nordamerikanisches Einzelhan-
delsunternehmen


Fast Facts

√ 70% der Unternehmen nut-
zen Unternehmenskreditkar-
ten, um ihre Reise- und Rei-
sekostenausgaben effektiver
zu verwalten
√ Best-in-Class-Unternehmen
informieren und unterrich-
ten ihre Mitarbeiter 3-mal
häufiger über Unterneh-
mensrichtlinien und -
prozesse für Reisen und Rei-
sekosten

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Die Nutzung von Unternehmenskreditkarten und Online-
/Selbstbuchungssystemen hat als ausgewählte Lösung zur Verwaltung von
Reisen und Reisekosten an Bedeutung gewonnen. Der Umfang der Nutzung
der Unternehmenskreditkarten im Vergleich zu anderen Lösungen und
Dienstleistungen zeigt die jeweilige Wichtigkeit der Daten, die aus diesen
Quellen stammen. Diese Informationen haben einen großen Wert und sind
für die Unternehmen sehr praktisch. Sie führen zu einem Anstieg der Nut-
zung von Unternehmenskreditkarten von 13% bis 63% im Vergleich zu an-
deren Lösungen.
Über die Unternehmenskreditkarten, die an Beliebtheit durch den zuneh-
menden geplanten Einsatz in Unternehmen gewinnen, hinaus, ist ebenso zu

erwarten, dass Ausgabenverwaltungslösungen und Anwendungen zur Reise-
datenberichterstellung sich in nächster Zeit weiter verbreiten. Der zuneh-
mende Einsatz dieser Technologien deutet darauf hin, dass Unternehmen
verstärkt Wert auf das Gewinnen von genauen und detaillierten Reise- und
Reisekostendaten aus weiteren Quellen legen, um die Informationen aus
Kreditkartenabrechnungen zu ergänzen.
Um zu gewährleisten, dass vereinbarte Nachlässe erkennbar sind und durch
die Dienstleister gewährt werden, ist es unerlässlich, dass den Unternehmen
die richtigen Daten vorliegen. Durch die Informationen aus unterschiedli-
chen Quellen der Reise- und Reisekostendaten können Unternehmen erhal-
tene Nachlässe überwachen und prüfen und ebenso Ausgabenbereiche fest-
stellen, für die noch höhere Nachlässe mit dem Anbieter vereinbart werden
können. Darüber hinaus stellt die Überwachung der Einhaltung von Unter-
nehmensrichtlinien zur Nutzung der korrekten Buchungsmöglichkeiten und
bevorzugten Anbieter sicher, dass die Nachlässe gewährt werden, bevor die
Ausgaben sogar bezahlt werden.












Reise- und Reisekostenverwaltung
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Fallbeispiel – Die Neuerfindung eines Reise- und Reisekostenpro-
gramms
Ein internationales Einzelhandelsunternehmen sah sich gezwungen, sein
Reise- und Reisekostenverwaltungsprogramm zu prüfen und letztendlich
neu aufzusetzen, nachdem es festgestellt hatte, dass seine manuellen Pro-
zesse höchst ineffizient und erfolglos waren. Verstrickt in einer Umgebung,
wo alles auf Papier erledigt wurde und Mitarbeiter wöchentlich ihre Reise-
kostenabrechnungen einreichen mussten, litt die Einhaltung der Unterneh-
mensrichtlinien und nicht zulässige Positionen wurden regelmäßig zur Ge-
nehmigung eingereicht und erstattet. Sowohl die Außendienstmitarbeiter
als auch die Mitarbeiter der Kostenabrechnung waren unter einem ständi-
gen Berg von Papier begraben. Das Problem der manuellen Verwaltung der
Reisekostenberichte wurde durch mangelnde Struktur in den Unterneh-
mensrichtlinien für Reisen und Reisekosten noch verstärkt.
Dieses große Einzelhandelsunternehmen wählte eine On-Demand-Lösung
für die Reise- und Reisekostenverwaltung, um ihre Probleme zu lösen. Au-
ßendienstmitarbeiter haben jederzeit und überall Zugriff auf das System, um
Reisen zu buchen und Reisekostenabrechnungen zu verwalten. Weitere
wichtige Funktionen, die zur Auswahl dieses Systems führten, sind das au-
tomatische Voreintragen von Reiseinformationen in die Reisekostenberich-
te, die Einbindung der Reisekostenrichtlinien des Unternehmens in das Sys-
tem und Kontrollmöglichkeiten, die richtlinienwidrige Vorgänge kennzeich-
nen und sie verhindern, bevor sie entstehen.
Die Ergebnisse sind tief greifend und begannen mit der Änderung der Richt-
linien. Außendienstmitarbeiter können jetzt Abrechnungen pro Reise ma-
chen, was die Büroarbeit drastisch reduziert. Die Einhaltung der Richtlinien

für Unternehmenskreditkarten liegt jetzt bei 90% und die Akzeptanz des
Online-Buchungssystems ist von 50% auf 82% gestiegen. Darüber hinaus
werden Auslagen jetzt innerhalb von 48 bis 72 Stunden erstattet statt wie
bisher nach zwei Wochen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht und die
Papiermenge reduziert.
Bewerten der Wettbewerbsfähigkeit
Die Gesamtleistung der befragten Unternehmen diente Aberdeen als
Grundlage für die Festlegung, ob diese als Best-in-Class, Branchendurch-
schnitt oder strukturschwaches Unternehmen einzustufen sind. Zusätzlich
zu allgemeinen Leistungsstufen teilen die einzelnen Klassen auch gewisse
Merkmale, die in fünf Hauptkategorien unterteilt werden: (1) Prozess (An-
sätze zur Ausführung täglicher Operationen); (2) Organisation (Unter-
nehmensfokus und Zusammenarbeit zwischen Interessensvertretern); (3)
Wissensmanagement (Daten in einen Kontext bringen und sie den In-
teressensvertretern präsentieren); (4) Technologie (Wahl der geeigneten
Hilfsmittel und deren tatsächlicher Einsatz); und (5) Leistungsverwaltung
(Möglichkeit zur Organisation, um den Nutzen zu messen und die Ergebnis-
se zu verbessern). Diese Eigenschaften (siehe Tabelle 3) dienen als Richtlinie
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für Best-Practice-Methoden und stehen in direktem Zusammenhang mit
Best-in-Class-Leistungen im Bezug auf die Hauptparameter.
Tabelle 3: Der Leistungsrahmen
Best-in-Class Durchschnitt Strukturschwach
Offizielle Reise- und Reisekostenrichtlinien und –prozesse im Unternehmen
72% 47% 32%

Strategische Beschaffung der unterschiedlichen Reise- und Reisekostenbereiche
Prozess
38% 31% 28%
Zentralisierte Organisation zur Verwaltung der Reisen und Reisekosten im
Unternehmen
50% 36% 23%
Unterstützung von Maßnahmen zur Reise- und Reisekostenverwaltung durch
die Führungsebene
Organisa-
tion
83% 80% 66%
Regelmäßige Kommunikation und Mitteilung über Reisekosten-Richtlinien im
Unternehmen, auch bei Aktualisierungen oder Änderungen
Kenntnisse
55% 27% 10%
Funktionen oder Merkmale von Systemen zur Reise- und Reisekostenverwal-
tung:
Technolo-
gie
 73% Ausgabenüber-
prüfung in der Ausga-
benverwaltung und
Berichterstellungslö-
sung
 68% Erstattung der
Reisen und Reisekos-
ten per Banküberwei-
sung
 41% On-Demand-
Lösung

 37% automatisierte
Benachrichtigung über
Reisekostenrichtlinien
des Unternehmens in
der Online-
/Selbstbuchungslösung
 32% Offline-Zugang
 55% Ausgabenüber-
prüfung in der Ausga-
benverwaltung und
Berichterstellungslö-
sung
 52% Erstattung der
Reisen und Reisekos-
ten per Banküberwei-
sung
 40% On-Demand-
Lösung
 36% automatisierte
Benachrichtigung über
Reisekostenrichtlinien
des Unternehmens in
der Online-
/Selbstbuchungslösung
 29% Offline-Zugang
 51% Ausgabenüber-
prüfung in der Ausga-
benverwaltung und
Berichterstellungslö-
sung

 42% Erstattung der
Reisen und Reisekos-
ten per Banküberwei-
sung
 33% On-Demand-
Lösung
 33% automatisierte
Benachrichtigung über
Reisekostenrichtlinien
des Unternehmens in
der Online-
/Selbstbuchungslösung
 18% Offline-Zugang
Leistung
Reise- und Reisekostendaten zu folgenden Zwecken nutzen:
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Best-in-Class Durchschnitt Strukturschwach
 77% Kontrolle der
Einhaltung der Unter-
nehmensrichtlinien für
Reisen und Reisekos-
ten
 71% Überwachung von
Ausgabeentwicklungen
und des Ausgabever-

haltens
 77% Überprüfung der
Reisekostenabrech-
nungen, um Betrug
aufzuspüren und zu
verhindern
 55% Aktualisierung
und Verbesserung der
Reisekostenrichtlinien
und –prozesse von
Unternehmen
 56% Kontrolle der
Einhaltung der Unter-
nehmensrichtlinien für
Reisen und Reisekos-
ten
 51% Überwachung von
Ausgabeentwicklungen
und des Ausgabever-
haltens
 44% Überprüfung der
Reisekostenabrech-
nungen, um Betrug
aufzuspüren und zu
verhindern
 44% Aktualisierung
und Verbesserung der
Reisekostenrichtlinien
und –prozesse von
Unternehmen

 45% Kontrolle der
Einhaltung der Unter-
nehmensrichtlinien für
Reisen und Reisekos-
ten
 49% Überwachung von
Ausgabeentwicklungen
und des Ausgabever-
haltens
 41% Überprüfung der
Reisekostenabrech-
nungen, um Betrug
aufzuspüren und zu
verhindern
 41% Aktualisierung
und Verbesserung der
Reisekostenrichtlinien
und –prozesse von
Unternehmen
Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Möglichkeiten und Mittel
Die Notwendigkeit wettbewerbsfähig zu bleiben, zwingt Unternehmen, alle
ihre Unternehmensprogramme auf Ineffizienz und Einsparungen hin zu über-
prüfen Aberdeens Untersuchung über Global-Supply-Management hat im-
mer wieder gezeigt, dass der wirksame Einsatz von Reise- und Reisekosten-
diensten und –systemen es Unternehmen ermöglicht, operativen Nutzen zu
ziehen, Verwaltungskosten zu senken und letztendlich die Einhaltungsquote
der Unternehmensrichtlinien zu erhöhen. Best-in-Class-Unternehmen set-
zen diese Lösungen und Dienstleistungen vorteilhaft ein und unterstützen
sie mit internen Strukturen und Prozessen, um ihre Leistung von anderen

Unternehmen abzuheben.
Prozess
Best-in-Class-Unternehmen formalisieren zu 76% eher ihre Reise- und Rei-
sekostenrichtlinien und –prozesse im Unternehmen. Dadurch wird gewähr-
leistet, dass jede Geschäftseinheit und jede Abteilung Reisen und Reisekos-
ten nach den gleichen Regeln verwaltet. Durch die Standardisierung der
Richtlinien und Prozesse wird ebenfalls sichergestellt, dass die verschiede-
nen Schritte der Ausgabenverwaltung wiederholt werden können, um opti-
male Ergebnisse und Programmleistung zu erreichen. Darüber hinaus wird
die Richtlinieneinhaltung unterstützt, da kein Spielraum für Interpretation
der Richtlinien mehr vorhanden ist. Es muss jedoch erwähnt werden, dass
die Schaffung einer einheitlichen Richtlinie nicht zwangsläufig die geeignete
Lösung für Unternehmen ist, die international tätig sind. Durch standortbe-
dingte Unterschiede bezüglich Bestimmungen, Kultur und Ethik ist es wich-
tig, in der Anpassung von Richtlinien und Prozessen flexibel zu bleiben. Die
„Nachdem wir uns die unter-
schiedlichen Systeme auf dem
Markt angesehen haben, wur-
den wir uns bewusst, dass alle
Daten zugänglich sind. Wir
haben jedoch noch keine Richt-
linien eingeführt, um das in der
Form zu erreichen, wie wir
Reisen und Reisekosten in allen
Abteilungen allgemeingültig
verwalten. "
~ Leiter Geschäftsreisen, nord-
amerikanische Stadtverwaltung

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wesentlichen Grundsätze der Nutzung von bevorzugten Anbietern, des
Einsatzes von Technologien für Reisebuchungen und/oder Reisekostenab-
rechnungen und der Einführung einer unternehmensweiten Richtlinienein-
haltungspolitik sollten allgemeingültig sein, aber die Ausführung könnte je
nach Standort variieren.
Organisation – Geteilte Verantwortung
Gemäß unserer Umfrage nutzt lediglich ein Drittel (33%) der Unternehmen
zentrale Organisation, um alle Reise- und Reisekostenausgaben des Unter-
nehmens zu verwalten (Abbildung 7).
Abbildung 7: Organisationsstruktur der Ausgabenverwaltungspro-
zesse

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Zweiundvierzig Prozent (42%) der Unternehmen verteilen ihre Ausgaben-
verwaltung auf mehrere interne Bereiche. Diese Methode der geteilten Ver-
antwortung mindert die Effizienz von unternehmensweiten Reise- und Rei-
sekostenrichtlinien und erhöht die Quote eigenmächtiger Ausgaben. Wenn
sich nicht alle Bereiche auf einer Wellenlänge bewegen, sind die Mitarbeiter
geneigter, eigenmächtig zu handeln, statt den Unternehmensrichtlinien zu
folgen. Die zentrale Verwaltung von Reisen und Reisekosten ermöglicht
straffere Arbeitsabläufe und gewährleistet, dass sich mehr Außendienstmit-
arbeiter an bestehende Vereinbarungen halten.
Während lediglich ein Drittel aller Unternehmen eine zentrale Organisation
zur klaren Einsicht in die Reise- und Reisekostenausgabenverwaltung ge-
schaffen haben, organisieren Best-in-Class-Unternehmen zu 67% diesen

Überblick eher von zentraler Ebene. Durch die zentrale Verwaltung wird die
Durchsetzung der Richtlinien wirksamer unterstützt, weil diese Gruppe die
Ausführung der unterschiedlichen Tätigkeiten der Reise- und Reisekosten-
verwaltung aktiv überwachen kann. Taktisch gesehen werden diese unter-
11%

42%

14%

33%

Keine formelle Organisation
Verteilt auf mehrere
Bereiche (d. h.
Beschaffung, Finanzen, etc.)
Von jeder Geschäftseinheit
oder jedem Standort
Zentrale Organisation für
unternehmensweite Verwaltung
individuell gehandhabt
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schiedlichen Tätigkeiten täglich von unterschiedlichen Abteilungen wie Fi-
nanzen, Beschaffung und natürlich der Geschäftsreisenabteilung ausgeführt
(Abbildung 8), deshalb ist es besonders entscheidend, eine zentrale Verwal-

tung und Aufsicht zu schaffen.
Abbildung 8: Aufsicht über Reise- und Reisekostenprozesse

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Um zu gewährleisten, dass die Außendienstmitarbeiter die Prozesse und
Richtlinien einhalten und dass auch die unterschiedlichen Beteiligten wirk-
sam zusammenarbeiten, ist es vorteilhaft, die Unterstützung der Führungs-
ebene zu gewinnen. Diese Art der Unterstützung verstärkt den Einsatz von
Systemen, Richtlinien und anderen Maßnahmen, um Reisen und Reisekosten
effektiver zu verwalten, da die Informationen von ganz oben in der Organi-
sation kommen. Best-in-Class-Unternehmen gewinnen zu 10% eher die Un-
terstützung der Führungsebene für Reise- und Reisekostenmaßnahmen.
Wissensmanagement
Die Best-in-Class informieren und unterrichten ihre Mitarbeiter doppelt bis
5,5-mal häufiger über ihre Reise- und Reisekostenrichtlinien, einschließlich
über Aktualisierungen und Veränderungen der Prozesse und Richtlinien.
Regelmäßige Mitteilungen und Belehrungen stärken die Einhaltung. Jeder
Mitarbeiter, ob im Außendienst tätig oder nicht, kennt die Unternehmens-
richtlinien und auch die Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Ein zusätzlicher
Vorteil dieses Bewusstseins ist, dass die Außendienstmitarbeiter die verfüg-
baren Systeme und Dienste sowie Nachlässe kennen, was zu niedrigeren
Reisekosten, Mitarbeiterausgaben und Transaktionskosten führt, da die rich-
tigen Kanäle für die Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung genutzt
werden.
34%

8%

12%

6%

5%

10%

49%

36%

37%

41%

58%

15%

6%

11%

26%

14%

38%

38%

17%

18%

6%

11%

6%

10%

5%

Reiseplanung &
Buchungs-
Reisekosten-
abrechnung &
Verwaltung des
Unternehmens-
Belegverwaltung Kostenerstattung
für Mitarbeiter
Über-
prüfung
Geschäftsreisen Finanzen Beschaffung Kreditoren- Personalabteilung/
verwaltun
g

buchhaltung
Verwaltung

-verwaltung
kartenprogramms
„Die Mehrzahl unserer Mitar-
beiter kann die Notwendigkeit
für eindeutige Richtlinien und
Abläufe für Reisen und Reise-
kosten nachvollziehen. Wir
nutzen ein strenges Berichts-
wesen für Ausgaben und Be-
darfsplanung, um Reise- und
Reisekostenausgaben zu über-
prüfen und mit eigenmächtigen
Ausgaben umzugehen. Wir
erwarten ein deutliches Anstei-
gen der Prozess- und Mitarbei-
terleistung durch die Automati-
sierung des Reise- und Reise-
kostenprozesses.“
~ Vice President, Beschaffung,
großes Finanzdienstleistungs-
Unternehmen

Reise- und Reisekostenverwaltung
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Die Information und Unterrichtung über Richtlinien schaffen die Vorausset-
zung für deren Einhaltung. Durch die korrekte Vorgehensweise wächst auch

folglich das Volumen der Daten aus den verschiedenen genutzten Quellen
und Technologien. Genaue Erfassungen aus allen Datenquellen ermöglichen
es Unternehmen, Bereiche für zukünftige Ausgabensummierungen festzu-
stellen, sodass höhere Nachlässe ausgehandelt werden können. Der für jede
Art der Reise- und Reisekostenausgaben gewährte Nachlass steht in Ver-
bindung mit dem Volumen, deshalb werden die Nachlassquoten in Abbildung
9 nach der Unternehmensgröße dargestellt.
Abbildung 9: Nachlässe pro Unternehmensgröße

Quelle: Aberdeen Group, April 2008
Technologie
Es gibt verschiedene Technologien und Dienstleistungen im Bereich Reisen
und Reisekosten, die von Unternehmen eingesetzt werden, um ihre Prozes-
se zu rationalisieren und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu
verbessern. Jedes dieser Systeme macht Informationen und Daten verfügbar,
die die Einsicht in die Reise- und Reisekostenausgaben ermöglichen und
Unternehmen in die Lage versetzen, festzustellen, inwiefern sie Prozesse
und Vereinbarungen einhalten. Best-in-Class-Unternehmen können ihre
Leistung erhöhen und sich von anderen abheben durch den Einsatz von spe-
ziellen Funktionen und Merkmalen ihrer Lösungen und Dienstleistungen im
Bereich Reisen und Reisekosten:
• Best-in-Class-Unternehmen nutzen zu 38% häufiger als der Bran-
chendurchschnitt und strukturschwache Unternehmen die Überprü-
fungsfunktion in einer Lösung für Ausgabenverwaltung und Bericht-
erstellung. Dadurch können die leistungsstärksten Unternehmen
eingereichte Reisekostenabrechnungen auf Nichteinhaltung der Un-
ternehmensrichtlinien überprüfen und ebenfalls Fälle von Betrug
aufdecken. In jedem Fall sind Ausgabeneinsparungen das Ergebnis, da
die korrekten Erstattungsregeln angewandt werden.
14.3%

15.7%
15.0%
9.5%

5.2%

8.6%

10.2%
10.9%
6.4%

3.2%

Flugkosten Hotels
A
utovermietungen
MICE oder strategische
Meetings

Bahnfahrten
Groß (Einkommen > 1 Milliarde USD) Mittelständisch (Einkommen zwischen 50 Millionen USD und 1 Milliarde USD)
1 Milliarde USD)
„Die Reise- und Reisekosten-
verwaltung hat hohe Priorität in
unserem Unternehmen, da wir
in diesem Bereich relativ hohe
Kosten haben. Wir konnten die
Einsicht erhöhen, um die Ge-
samtausgaben sowie die Trans-

aktionskosten zu senken. Und
darüber hinaus konnten wir
sogar noch die Produktivität
steigern.“
~ Direktor, Geschäftsreisen,
großes Pharmaunternehmen


„Die Mitarbeiter finden, dass
die Technologie den Prozess
vereinfacht und verbessert hat
im Vergleich zu den Papierta-
gen. Wir konnten definitiv
unsere Zeit und Kosten für die
Administration senken.“
~ Leiter Finanzen, großes Ver-
sicherungsunternehmen

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• Die Best-in-Class setzen zu 11% häufiger eine On-Demand-Lösung
ein. Die Einführung von On-Demand-Lösungen im Reise- und Reise-
kostenbereich unterstützt die Reduzierung von Bereitstellungs- und
Wartungskosten einer Lösung hinter der Unternehmensfirewall.
Darüber hinaus können durch das On-Demand-Modell Lösungen
einfacher und schneller für spezielle Anforderungen konfiguriert

werden.
• Best-in-Class-Unternehmen bieten 10% bis 78% häufiger als der
Branchendurchschnitt und strukturschwache Unternehmen einen
Offline-Zugang. Außendienstmitarbeiter verfügen nicht immer über
eine Internetverbindung, sodass die Möglichkeit, ihre Reisekosten in
einer kompatiblen Offline-Umgebung zu verwalten, ihnen Flexibilität
bietet und die Effizienz verbessert. Sie müssen nicht länger warten,
bis sie das nächste Mal im Büro sind, um ihre Reisekostenabrech-
nungen zu erledigen.
Der vorteilhafte Technologieeinsatz bringt nicht nur finanzielle Gewinne in
Form von niedrigeren Transaktions- und Bearbeitungskosten sowie höheren
Nachlässen, sondern er verbessert ebenfalls die Mitarbeitereffizienz und –
produktivität durch die Zeitreduzierung bei der Reise- und Reisekostenab-
rechnung. Die Untersuchungsteilnehmer gaben an, dass die Zeit für eine
elektronische Abrechnung 15 Minuten beträgt, im Vergleich zu 28 Minuten
für einen manuellen/auf Papier basierenden Prozess. Das ist eine Verbesse-
rung von 46% und ein überzeugendes Beispiel für die Automatisierung.
Leistungsverwaltung
Während die Erfassung von Daten und Informationen wichtig ist, ist es noch
entscheidender auf diese Daten zu reagieren. Best-in-Class-Unternehmen
nutzen zu 48% häufiger Reise- und Reisekostendaten, um die Einhaltung der
Richtlinien zu überprüfen. Dadurch haben sie direkt Höchstleistung bei der
Einhaltung erreicht. Und vielleicht genauso wichtig, die Best-in-Class ver-
wenden zu 28% häufiger Reise- und Reisekostendaten, um Probleme zu
lösen und die Reisekostenrichtlinien zu verbessern. Das zeigt, dass die Best-
in-Class sich nicht auf ihren Lorbeeren ausruhen, sondern dass sie ständig
bemüht sind, ihren Leistungsvorsprung zu erhalten.

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Aberdeen Einsichten – Unternehmenskreditkarten, Reisen und
Reisekosten
Unternehmenskreditkarten sind das am häufigsten eingesetzte Mittel zur
Verwaltung der Reise- und Reisekostenausgaben (Abbildung 6). Die Nut-
zung von Unternehmenskreditkarten für Reise- und Reisekostenausgaben
gewährleistet, dass ein erheblicher Betrag der Ausgaben an einer zentra-
len Stelle zusammengeführt und verwaltet wird, während einem Unter-
nehmen gleichzeitig Kontrollmöglichkeiten gegeben werden durch Ausga-
ben- oder Transaktionslimits und der eventuellen Festlegung, wer be-
rechtigt ist, eine solche Karte zu erhalten. Die Richtlinien bestimmen
ebenfalls, wie effektiv ein Kreditkartenprogramm ist, indem Parameter
aufgestellt werden, die besagen, wann die Karte benutzt werden darf. In
43% der Unternehmen soll die Unternehmenskreditkarte für alle ge-
schäftlichen Ausgaben verwendet werden.
Die Best-in-Class nutzen das Kartenprogramm effektiver als die anderen
im Bereich Reisen und Reisekosten. Sie verfügen über eine höhere Ak-
zeptanz und Nutzung der Karte durch die Außendienstmitarbeiter, so-
dass 12% mehr der Ausgaben für Reisen und Reisekosten über diese Kar-
ten entstehen (Abbildung 10).

Abbildung 10: Außendienstmitarbeiter und die Nutzung von
Unternehmenskreditkarten

Quelle: Aberdeen Group, April 2008









72%

61%

47%

Best-in-Class
Durchschnitt
Strukturschwach
Reise- und Reisekostenverwaltung
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Fallbeispiel – Effizienz durch Automatisierung
Die JMP Group ist ein mittelständisches Unternehmen für Komplett-

Service-Investmentbanking und Vermögensverwaltung mit über 200 Mit-
arbeitern, wovon die Mehrzahl sehr viel unterwegs ist. Trotzdem wurde
bis vor Kurzem die Reisekostenabrechnung durch einen manuellen Pro-
zess erledigt. Im September 2007 wurde eine vom CFO angepriesene
On-Demand-Lösung eingeführt, um die Leistung der Reise- und Reisekos-
tenverwaltung zu verbessern und Papier aus dem Prozess zu entfernen.
Vor der Automatisierung ihres Prozesses zur Reisekostenabrechnung
wurde die Überprüfung der Ausgaben, die Kontierung für die Kundenab-
rechnung und die Eingabe in das Finanzsystem von der Buchhaltung
durchgeführt. Diese Überprüfung beschäftigte in der Regel mindestens 2
Personen für jeweils 3 bis 4 Tage. Dieser Prozess war erforderlich, da die
Außendienstmitarbeiter Reisekostenabrechnungen einreichten, die wenig
standardisierte Ausgabenbeschreibungen und/oder Kundennamen enthiel-
ten, und die, die die Ausgaben genehmigten, konnten nicht die angemes-
sene Zeit für die Sichtung der Berge von Reisekostenabrechnungen auf
ihren Schreibtischen aufbringen, um Richtigkeit und Richtlinieneinhaltung
zu gewährleisten.
Die automatisierte Lösung hat die Buchhaltung, die genehmigenden Per-
sonen und genauso die abrechnungseinreichenden Personen von einem
großen Teil, wenn nicht sogar von der kompletten organisatorischen Last
befreit. Dadurch konnten Mitarbeiter für die Buchhaltung eingespart und
der Endgewinn erhöht werden sowie Ressourcen anderen Wertschöp-
fungsaufgaben zugewiesen werden. Die Akzeptanz war fast sofort vor-
handen aufgrund der einfachen Benutzung des Systems und die Einhaltung
der Unternehmensrichtlinien hat sich drastisch erhöht. Die Nutzung vor-
definierter und angepasster Berichte ist eine enorme Hilfe für die Be-
richterstellungsanforderungen und die Abrechnung ist ebenfalls erheblich
genauer.

Reise- und Reisekostenverwaltung

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Kapitel Drei:
Erforderliche Aktionen
Unternehmen müssen ihre aktuellen Strategien der Reise- und Reisekosten-
verwaltung bewerten und die Umsetzung stärken, um die Leistung von Best-
in-Class-Organisationen zu erreichen. Die folgenden Aktionen führen zu der
erforderlichen Leistungsverbesserung.
Erfolgreiche Schritte für strukturschwache Unterneh-
men
• Verwaltung von Reise- und Reisekostenprogrammen zent-
ralisieren. Strukturschwache Organisationen erreichen nur in ei-
nem auffallend unzureichenden Rahmen die Einhaltung ihrer Unter-
nehmensrichtlinien für Reisen und Reisekosten. Sie erreichen nur
eine fast halb so hohe Quote wie die Best-in-Class. Teil des Prob-
lems ist die mangelnde zentrale Verwaltung und Aufsichtsstruktur.
Lediglich 23% der strukturschwachen Unternehmen erfüllen diese
Anforderung. Eine zentrale Organisation, die die Ausgaben für Rei-
sen und Reisekosten und dazugehörige Prozesse überwacht, erleich-
tert die Datenerfassung, sorgt für eine effektivere Information über
Richtlinienaktualisierungen und verbessert die Kontrolle der Richtli-
nieneinhaltung. Oftmals werden die verschiedenen Reise- und Rei-
sekostenprozesse und die Datenerfassung sowie Berichterstellung
taktisch von verschiedenen Gruppen im Unternehmen durchgeführt.
Je mehr diese Aspekte jedoch von zentraler Stelle aus erfolgen, um-
so größer ist der Nutzwert und Durchblick.
• Gewinnen Sie einen Sponsor aus der Führungsebene für

Reiseverwaltungsprogramme. Der erste Schritt bei der Neu-
aufsetzung eines Reise- und Reisekostenprogramms ist das Gewin-
nen eines Sponsors aus der Führungsebene. Das ist lediglich bei 66%
der strukturschwachen Unternehmen der Fall (im Vergleich zu 83%
der Best-in-Class-Organisationen). Diese Unterstützung bildet die
Grundlage für ein erfolgreiches Reise- und Reisekostenverwaltungs-
programm, indem sie gewährleistet, dass alle Aspekte des Pro-
gramms mit den Unternehmensbedürfnissen abgestimmt sind. Dar-
über hinaus erleichtert die Programmführung von oben Change-
Management und die Einführung von neuen Praktiken.
• Informieren und unterrichten Sie ihre Mitarbeiter regel-
mäßig über die Unternehmensrichtlinien für Reisen und
Reisekosten. Die Wahrnehmung der Richtlinien ist entscheidend
für deren Einhaltung. Dadurch, dass die Mitarbeiter über die wich-
tigsten Systeme und Dienste, die ihnen zur Verfügung stehen, und
über die korrekte Art und Weise diese vorteilhaft zu nutzen, infor-
miert werden, kann die Richtlinieneinhaltung einfacher gehalten und
gesteigert werden. Während die Außendienstmitarbeiter mit den
Richtlinien und Abläufen zu den Reisen und Reisekosten effizienter
Fast Facts
√ 83% der Best-in-Class-
Unternehmen haben die Un-
terstützung durch die Füh-
rungsebene für Reise- und
Reisekostenmaßnahmen ge-
wonnen
√ 71% der Außendienstmitar-
beiter der Best-in-Class nut-
zen eine Unternehmenskre-
ditkarte für ihre Reise- und

Reisekostenausgaben
√ Die Best-in-Class nutzen zu
55% häufiger als alle anderen
den Offline-Zugang ihrer
Ausgabenverwaltungs- und
Abrechnungslösung

„Reise- und Reisekostensyste-
me haben sich positiv auf das
Unternehmen ausgewirkt, aber
die Führungsebene davon zu
überzeugen, dass Änderungen
nötig sind, ist etwas schwierig.
~ Direktor, Finanzen, Bildungs-
organisation

Reise- und Reisekostenverwaltung
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und vertrauter werden, wird das Unternehmen Einsparungen von
Transaktions- und Bearbeitungskosten feststellen, verbesserte Pro-
duktivität beobachten und niedrigere Gesamtausgaben für Reisen
und Reisekosten, die erstattet werden müssen, verzeichnen, da
Nachlässe und bevorzugte Anbieter benutzt werden. Die Best-in-
Class informieren und unterrichten ihre Mitarbeiter 2,3-mal so häu-
fig wie alle anderen Unternehmen über Unternehmensrichtlinien zu
Reisen und Reisekosten, einschließlich über Aktualisierungen und

Änderungen.
• Nutzen Sie Überweisungsmöglichkeiten für die Kostener-
stattungen der Mitarbeiter. Strukturschwache Unternehmen
nutzen zu 19% bis 38% seltener Überweisungsmöglichkeiten für die
Kostenerstattung von Reisen und Reisekosten. Mit Gebrauch dieser
Möglichkeit kann die Überweisung direkt nach der Überprüfung der
Ausgaben im System erfolgen, was schnellere Kostenerstattungen
ermöglicht und weniger kostet.
Erfolgreiche Schritte für den Branchendurchschnitt
• Intensivieren Sie die Nutzung von Unternehmenskredit-
karten. Obwohl 61% der Außendienstmitarbeiter des Branchen-
durchschnitts eine Unternehmenskreditkarte für ihre Reise- und
Reisekostenausgaben nutzen, bleibt diese Zahl mit 18% zunehmend
hinter den Best-in-Class, was Einführung und Nutzung betrifft. Eine
Unternehmenskreditkarte ist praktisch, wenn es um die Erfassung
eines größeren Anteils der Ausgabendaten geht, und abhängig von
dem Kartenanbieter sind relativ genaue Daten verfügbar (z. B. die
Einzelposten-Auflistung auf Hotelrechnungen). Bindet man diese Da-
ten in ein Ausgabenverwaltungssystem ein, können Abrechnungen
vorausgefüllt werden, wodurch der Prozess für die Mitarbeiter ein-
facher und schneller wird.
• Nutzen Sie Daten zu Reise- und Reisekostenausgaben für
die Richtlinieneinhaltung. Informationen sind sinnlos, wenn man
nicht darauf reagiert. Best-in-Class-Unternehmen nutzen zu 38%
häufiger Reise- und Reisekostendaten, um Probleme bei der Einhal-
tung der Richtlinien zu lösen. Die Einhaltung ist jedoch die Grundla-
ge für hohe Leistung eines Reise- und Reisekostenverwaltungspro-
gramms. Das Risiko einer niedrigeren Einhaltungsquote stellt eine
Vielzahl von Leistungsschwächen in der Programmverwaltung für
Reisen und Reisekosten dar. Wenn Listen mit bevorzugten Anbie-

tern oder die Unternehmensrichtlinie für das Buchen von Reisen
oder Kostenabrechnungen nicht eingehalten werden, gibt es keine
Einsparungen durch Nachlässe und es entstehen höhere Kosten.
Durch die Nutzung von Reise- und Reisekostendaten kann die
Richtlinieneinhaltung überwacht und verbessert werden, was eine
entscheidende Rolle bei der Schaffung von mehr Kontrolle über
Reise- und Reisekostenausgaben spielt.
„Die Technologie hat den Fak-
tor Mensch abgeschafft und
ermöglichte uns die konsistente
Überwachung der Richtlinien-
einhaltung. Wir können in die
Abrechnungsabteilung gehen
und sehen, wer wann gegen die
Richtlinien verstoßen hat.“

~ Direktor, Versorgungskette,
nordamerikanisches Einzelhan-
delsunternehmen