PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS): Quản lý nhà sách Nguyễn Văn Cừ

Trường Đại học Giao thông vận tải
Khoa Công nghệ thông tin
***************

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS)
ĐỀ TÀI:
Quản lý nhà sách Nguyễn Văn Cừ
Nhóm SV thực hiện: Nguyễn Việt Hưng
Nguyễn Văn Hải
Nguyễn Thị Thu Hà
Lê Trung Thống
Đặng Quyết Chiến
Lớp: KHMT-K51
GV hướng dẫn: Nguyễn Đức Dư
Hà Nội, 8 – 2012
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
STT Công việc Người thực hiện Ngày bắt đầu
Ngày hoàn
thanh
1
Khảo sát (thu thập thông tin)
• Tên bài toán
• Lý do chọn đề tài
• Lấy mẫu (Cần có giải thích rõ
về vai trò, ý nghĩa, nơi dùng,
ai làm…)
Lê Trung Thống
Đặng Quyết Chiến
21/08/2012 23/08/2012
2

Phỏng vấn( 5đóng 5 mở)
Tóm tắt nội dung sau mỗi cuộc phỏng
vấn
Nguyễn Thị Thu Hà
Đặng Quyết Chiến
23/08/2012 25/08/2012
3
Lập phiếu hỏi
Quan sát (Về cơ sở vật chất, hạ tầng
CNTT)
Nguyễn Văn Hải 23/08/2012 26/08/2012
4
Tổng hợp kết quả khảo sát
• Theo công việc
• Theo dữ liệu
Nguyễn Việt Hưng 26/08/2012 27/08/2012
5 Chỉnh sửa và hoàn thiện, soát lỗi Nguyễn Việt Hưng 27/08/2012 28/08/2012
I – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Từ xưa đến nay sách luôn là phương tiện thông dụng nhất để lưu truyền tri thức khoa
học và kinh nghiệm của nhân dân từ đời này sang đời khác. Vì vậy sách giúp chúng ta nâng
cao tầm hiểu biết, cập nhật được những thông tin mới trên thế giới để có thể bắt kịp với
nhịp sống của nhân loại. Nhưng một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể bảo tồn, luân
chuyển nguồn tài nguyên quý giá đó đến từng cá nhân một cách có hiệu quả nhất, để ngày
càng có nhiều người biết đọc và biết sử dụng sách.
Hầu hết các hệ thống nhà sách (hiệu sách) ở nước ta hoạt động theo kiểu truyền thống
(thủ công). Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thế kỷ của công nghệ thông tin. Vậy chúng
ta phải làm thế nào để áp dụng tin học vào hệ thống quản lý bán sách.
Chính vì điều này mà chúng em đã chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống
Quản lý bán sách tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ”.
Qua quá trình khảo sát thực tế và đi sâu nghiên cứu, phân tích hệ thống quản lý của nhà

sách Nguyễn Văn Cừ, chúng em đã đưa ra mô hình mới về cách quản lý bán sách với sự trợ
giúp của hệ thống máy tính. Nhằm thay thế một số công việc mà trước đó phải thao tác
bằng tay trên giấy tờ đạt hiệu quả không cao, mất nhiều thời gian.
II – KHẢO SÁT
 Giới thiệu về nhà sách:
Nhà sách Nguyễn Văn Cừ là một chi nhánh của doanh nghiệp sách Thành
Nghĩa TP.Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp có bề dày hoạt động về sách vở, văn phòng
phẩm và siêu thị. Thương hiệu Thành Nghĩa và nhà sách Nguyễn Văn Cừ trên toàn
quốc đã in sâu vào giới học sinh, sinh viên, đội ngũ chi thức, các nhà khoa học và công
chúng trong hơn 15 năm qua.
1. Phỏng vấn
1.1. Kế hoạch phỏng vấn
Người hỏi:
Nguyễn Thị Thu Hà
Người được hỏi :
Lê Văn Nghiêm
Thời gian hẹn: 8h45.
Thời gian bắt đầu :9h.
Thời gian kết thúc :9h30.
- Đối tượng được hỏi giám đốc nhà sách
- Cần thu thập các thông tin cần thiết
cho việc quản lý bán sách.( dữ liệu nhập
sách, bán sách, sách tồn, thống kê thu
chi từng tuần, tháng, thông tin về trình
độ tin học.)
1.2. Nội dung phỏng vấn
Câu 1: Xin bác cho biết cơ cấu tổ chức nghiệp vụ các nhân viên của nhà sách mình như
thế nào?
Trả lời:
Các nhân viên sẽ được chia ra theo nghiệp vụ của mình:

Bộ phận nhập hàng:
+ Nhập các mặt hàng sách vở và văn phòng phẩm vào kho.
+ Bộ Phận kiểm kê sẽ kiểm tra các mặt hàng được nhập vào sau khi được thông qua sẽ
hoàn tất báo cáo và chuyển hàng lên để bán ra cho khách hàng.
Bộ phận bán hàng:
+ Nhân viên chỉ dẫn: được bố trí ở các gian hàng hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của
mình mua được những món đồ mình cần thiết.
+ Thu Ngân: kiểm tra các mặt hàng và thanh toán hóa đơn cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: Kiểm kê sổ sách, tiền tệ, thành lập các báo cáo liên quan đến tài chính.
Bộ phận bảo vệ:
+ Giữ xe và các vật dụng cá nhân đảm bảo về tài sản chung cho khách hàng khi tham gia
mua hàng tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ
+ Bảo đảm an ninh của nhà sách và tài sản của nhà sách
Câu 2: Với quy mô ngày càng lớn thì nhà sách có cách thức quản lí nhập hàng và bán hàng
như thế nào?
Trả lời:
Như đã nói ở trên, mỗi bộ phận nhân viên sẽ thực hiện công việc của mình tùy theo nghiệp
vụ đào tạo.
Với bộ phận nhập hàng sẽ kiểm kê các mặt hàng cần nhập và ghi lại báo cáo sau đó hệ thống
bán hàng sẽ thống kê số lượng 1 lần nữa sau đó sẽ đưa các sản phẩm đó lên trên các kệ hàng
theo từng phân khu của nhà sách để khách hàng có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các
mặt hàng mà mình cần.
Với khách mua hàng thì ở đây là các quầy tự chọn, khách hàng sẽ được tự mình lựa chọn các
hàng hóa, sách vở mình muốn mua tại từng quầy hàng, ở mỗi quầy hàng đều có nhân viên
phục vụ để hướng dẫn cho khách hàng nếu cần thiết. Sau khi khách hàng đã chọn được món
đồ mình cần mua sẽ ra quầy thu ngân do hệ thống thu ngân phụ trách, các thu ngân sẽ thực
hiện nhiệm vụ kiểm kê và thanh toán, ghi hóa đơn cho khách hàng.
Câu 3: Với quy mô kinh doanh lớn như thế hẳn là nhà sách không thể tránh khỏi những rắc
rối về chuyện có những mặt hàng không bán được và bị tồn kho, vậy với những mặt hàng như
thế thì nhà sách giải quyết như thế nào và việc kiểm kê khối lượng tồn kho sẽ được thực hiện

ra sao?
Trả lời:
Việc theo dõi lượng hàng tồn kho là rất cần thiết, và cần được làm theo phương pháp định
kì, việc theo dõi thường xuyên như thế sẽ giúp nhà sách nắm bắt được các mặt hàng nào khó
bán ra và không phù hợp nhu cầu của khách hàng, thông qua đó bộ phận nghiên cứu thị
trường sẽ biết được tình hình và cho ra các chiến lược nhập hàng đúng đắn và ổn định
Về vấn đề tồn kho, nhà sách thường hàng tháng đều làm thống kê về lượng hàng sắp hết và
đã hết, thị trường cần nhiều những loại mặt hàng như thế nào, qua đó thì đưa ra kế hoạch nhập
hàng cụ thể, biết được tình hình lượng hàng bán được , lượng hàng còn tồn đọng trong kho.
Câu 4: Nhà sách có những loại báo cáo gì?
Trả lời:
Báo cáo kết quả kinh doanh:
Báo cáo tồn kho:
Báo cáo tài chính:
Báo cáo nhập kho:
Câu 5: Nhà sách có gặp phải những khó khăn gì khi phải thực hiện các công việc trên
bằng tay hay không?
Trả lời:
Có, việc cập nhật và lưu trữ các thông tin của sách và khách hàng mất nhiều thời gian và
công sức. Các việc lập hoá đơn, lập báo cáo,…đều thực hiện bằng tay nên dễ sai sót.
1.3. Tóm tắt nội dung sau phỏng vấn
Đánh giá chung:
 Sau cuộc phỏng vấn và trò chuyện cho thấy là nhà sách gặp khó khăn trong công việc cập
nhật và lưu trữ thông tin nhà sách vì những công việc này vẫn là thực hành theo phương pháp
thủ công điều này khiến cho công việc bị ảnh hưởng, chậm trễ về mặt thời gian, công sức.
Một nhà sách có quy mô lớn lại càng cần 1 hệ thống lưu trữ và quản lí tự động để
thuận tiện cho các công việc như lập báo cáo, thống kê hàng tháng, những công việc này nếu
để làm bằng tay dễ gây ra sai sót là điểu không thể tránh khỏi không những thế còn tốn hao
tiền lương để thuê nhân công thực hiện.
Từ những phỏng vấn trên cho thấy khả năng nhà sách cần 1 phần mềm hỗ trợ quản lí công

việc xuất nhập và bán sách là rất cao, vì là 1 công ty có hơn 40 chi nhánh trên toàn quốc với
quy mô rộng lớn như thế việc đầu tư cho một phần mềm có tốt có thể ở mức giá chi phí cao
hơn bình thường là hoàn toàn có khả năng.
 Dựa trên những quan sát thực tế nhà sách, và có đi khảo sát các tiệm sách nhỏ khác đưa ra
được những kết luận tạm thời về hệ thống sẽ thiết lập sau này như sau:
Nhà sách chia ra làm các bộ phận phụ trách các nghiệp vụ khác nhau, Bộ phận nhập hàng làm
công việc kiểm kê các mặt hàng trong kho, đồng thời thông qua lượng hàng trong kho còn hay
hết sẽ lập báo cáo để thông báo việc cần nhập thêm các mặt hàng vào kho
 Cần có 1 kho dữ liệu về SẢN PHẨM lưu trữ thông tin (Mã sản phẩm, tên sản phẩm,
mã thể loại, mã tác giả,mã nhà sản xuất, số lượng tồn)
Khi nhập hàng vào kho cần thông qua phiếu nhập
 PHIẾU NHẬP lưu trữ các thông tin ( Số phiếu nhập, mã nhà sản xuất, ngày nhập)
Do sách nhập vào kho có thể do nhiều nhà sản xuất, nhiều nhà cung cấp, xuất bản nên cần có
1 trường dữ liệu mang tên NHÀ XUẤT BẢN
 NHÀ XUẤT BẢN: lưu trữ các thông tin về : (Mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa
chỉ, điện thoại)
Nhà sách có nhiều thể loại sách khác nhau nên cần có 1 trường dữ liệu lưu trữ thông tin các
thể loại
 THỂ LOẠI lưu trữ các thông tin về( mã thể loại và tên thể loại)
Khách mua sách còn chọn lọc không chỉ theo thể loại mà còn theo tên của tác giả, nên cần 1
trường dữ liệu về thông tin các Tác giả để phục vụ cho nhu cầu mua sách của khách hàng
 TÁC GIẢ lưu trữ thông tin của (Mã tác giả, tên tác giả, liên lạc)
Khi khách hàng đến mua sách ta lập Hóa Đơn
 HÓA ĐƠN (Số hóa đơn, ngày bán )
Cuối tháng, nhà sách phải lập báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn của
từng loại sách. Hàng tháng phải lập báo cáo doanh thu nhằm mục đích đánh giá
tình hình tiêu thụ đối với từng loại mặt hàng, lập báo cáo doanh thu tổng hợp cho biết
tổng số tiền bán từng tháng của cửa hàng.
2. Phiếu hỏi
PHIẾU HỎI CHO NHÂN VIÊN CỦA NHÀ SÁCH

Họ tên :
Chức vụ :
Bộ phận :
Ngày :
TÓM TẮT VỀ CÔNG VIỆC
Tóm tắt ngắn gọn vai trò và mục đích công việc của bạn(không quá 2 dòng) ?
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
CÁC CÂU HỎI TRONG PHẦN KHẢO SÁT
Phần trắc nghiệm:
1. Nhà sách trả lương cho bạn dưới hình thức nào?
Chọn một câu trả lời dưới đây:
 Thẻ ATM  Tiền mặt  Hình thức khác
2. Bạn có thường xuyên phải viết các báo cáo, thống kê hay không?
Chọn một câu trả lời dưới đây:
 Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Không bao giờ
3. Bạn có hài lòng với điều kiện làm việc hiện tại (phòng làm việc, bàn ghế, quang
cảnh, cơ sở vật chất, CNTT…)
Chọn một câu trả lời dưới đây:
 Rất hài lòng  Bình thường  Chưa hài lòng.
4. Bạn có muốn tin học hóa hệ thống quản lý bán sách của nhà sách không?
Chọn một câu trả lời dưới đây:
 Có  Không  Ý kiến khác
Phần tự luận:
5. Bạn có ý kiến gì về cách quản lí của nhà sách hiện nay:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
6. So với các nhà sách lớn các trên cả nước bạn thấy cách quản lý của nhà sách có khác
gì so với các nhà sách khác hay không?

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
NHẬN XÉT:
Nhận xét chung của bạn về cách quản lý của nhà sách:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………\
…………………………………………………
• Tóm tắt kết quả phiếu hỏi
3. Biểu mẫu
3.1. Hóa đơn bán hàng
Hoá đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các
chủ thể trong một nền kinh tế
a. Đối tượng sử dụng:
- Người mua hàng và đơn vị phân phối sản phẩm.
- Thường bao gồm 2 liên (1 bản chính và 1 bản sao). Liên 1 được đơn vị phân phối
sản phẩm lưu trữ như một chứng từ để từ đó xây dựng các báo cáo tài chính, báo
cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tồn kho…… Liên 2 được giao cho khách hàng
nhằm làm căn cứ xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng với món hàng
được mua trong hóa đơn, cung cấp các chi tiết về địa chỉ, số điện thoại, website…
về đơn vị phân phối để có thể liên lạc.
- Được lập bởi nhân viên thu ngân của đơn vị phân phối sản phẩm.
b. Vai trò:
- Làm chứng từ gốc trong kế toán.
- Làm chứng từ thuế.
- Chứng từ thương mại quốc tế.
c. Ý nghĩa:
- Giải quyết tranh chấp.
- Làm căn cứ pháp lý cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên.
- Là căn cứ xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của người mua với hàng hóa được ghi
trong đó.

3.2. Phiếu nhập kho
a. Đối tượng sử dụng:
- Sử dụng trong nội bộ công ty/chi nhánh.
- Đơn vị nhận hàng hóa.
- Được lập bởi thủ kho hoặc người được giao trách nhiệm.
- Được lưu giữ để phục vụ công việc kế toán, báo cáo của kế toán.
b. Vai trò, ý nghĩa:
- Giúp thực hiện kiểm kê lượng hàng hóa nhập ban đầu.
- Ghi nhận nghiệp vụ đã phát sinh hay hoàn thành.
- Tạo căn cứ kế toán để ghi sổ nghiệp vụ.
- Ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ.
- Là căn cứ trong việc kế toán
- Giúp kiểm soát nội bộ về việc nhập hàng hóa.
3.3. Báo cáo tồn kho

a. Đối tượng sử dụng:
- Được sử dụng trong nội bộ công ty, doanh nghiệp
- Được lập bởi thủ kho hoặc người được giao nhiệm vụ.
- Được giao cho kế toán để phục vụ yêu cầu nghiệp vụ.
- Được giao cho giám đốc hoặc người có thẩm quyền để báo cáo.
b. Vai trò, ý nghĩa:
- Có vai trò trong việc kiểm kê hàng hóa.
- Là cơ sở để phục vụ công việc kế toán.
- Có ý nghĩa trong việc theo dõi tình hình kinh doanh.
3.4. Báo cáo hoạt động kinh doanh

a. Đối tượng sử dụng:
- Sử dụng trong nội bộ công ty/chi nhánh hoặc báo cáo lên công ty cấp cao
hơn
- Được lập bởi kế toán hoặc người được giao trách nhiệm.

- Được giao cho giám đốc để báo cáo.
b. Vai trò, ý nghĩa:
- Có vai trò trong việc công khai tài chính doanh nghiệp.
- Là căn cứ phục vụ công việc kế toán và các nghiệp vụ liên quan.
- Là căn cứ để xác định người có trách nhiệm trước pháp luật trong nghiệp
vụ.
- Có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi tình hình sản xuất, kinh doanh để
có hướng điều chỉnh phương pháp, hình thức kinh doanh cho phù hợp sau
từng khoảng thời gian nhất định.
3.5. Bảng lương
a. Đối tượng sử dụng:
- Sử dụng trong nội bộ công ty, doanh nghiệp
- Được lập bởi người có trách nhiệm chi trả tiền lương cho nhân viên.
- Được giao cho kế toán để phục vụ việc kế toán.
- Được giao cho giám đốc để theo dõi
b. Vai trò, ý nghĩa:
- Có vai trò trong việc theo dõi tình hình làm việc của nhân viên.
- Căn cứ phục vụ việc kế toán.
- Căn cứ cho việc xác định cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp
vụ.
- Căn cứ đánh giá nhân viên.
4. Quan sát
Địa điểm khảo sát: Nhà sách Nguyễn Văn Cừ chi nhánh Hà Nội.
Địa chỉ: 36 Xuân Thủy, Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội.
• Sơ đồ tổ chức phòng ban trong nhà sách.
Ban giám đốc
Phòng tài chính
Phòng kĩ thuật
`
Phòng quản lí nhân sự

Phòng kinh doanh
 Giám đốc: Người đưa ra các quyết định trong cách quản lý của nhà sách.
 Phòng tài chính: Tổ chức hệ thống quản lý của toàn nhà sách.
• Lập báo cáo tài chính của nhà sách.
• Giám sát bán hàng thông qua các hoạt động tài chính.
• Quản lý tài chính của nhà sách nhanh gọn chính xác.
• Giám sát bán hàng thông qua hoạt động tài chính.
• Phối hợp với phòng nhân sự tổ chức tuyển dụng ,đào tạo cho nhân viên.
 Phòng kĩ thuật:Là nơi nhận lắp đặt sửa chữa các hệ thống liên quan đến CNTT.
• Quản lí hệ thống máy tính của nhà sách.
• Quản lí hệ thống thanh toán tiền ở quầy thu ngân.
• Quản lí các hệ thống máy móc khác,hệ thống điện,hệ thống điều hòa
trong nhà sách.
 Phòng quản lý nhân sư:
• Quản lí tất cả các nhân viên trong nhà sách.
• Phân công công việc cho nhân viên của các bộ phận.
• Chịu trách nhiệm về số nhân viên mình quản lí.
• Hệ thống nhân sự cao cấp chuyên nghiệp.
 Phòng kinh doanh:
• Tổ chức bán hàng : bán hang trực tiếp ở nhà sách hoặc nhận đặt hàng
qua mạng.
• Quản lý kho sản phẩm của nhà sách.
• Giải quyết các thắc mắc ,khiếu nại của khách hàng.
5. Tổng hợp kết quả sau khảo sát
5.1. Tổng hợp theo xử lý
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG VIỆC
STT Mô tả công việc
Vị trí làm
việc
Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra

T1
Lập phiếu nhập kho: xuất phát từ
yêu cầu cung ứng, cần nhập thêm
lượng sách mới. Sắp các phiếu nhập
và đơn đặt hàng vào sổ theo dõi
nhập để theo dõi.
Quản lý
kho
2 phiếu/tuần
T2
Lập phiếu xuất kho: xuất phát từ
việc lượng sách bày trên nhà sách
không đủ để cung ứng cho khách
hàng, cần chuyển sách từ kho lên
trên nhà sách. Sắp các phiếu xuất
kho vào sổ theo dõi xuất để theo
dõi.
2 phiếu/tuần
T3
Cập nhật kho: xuất phát từ việc sau
khi xuất kho hoặc nhập kho, cần cập
nhập lại số lượng những loại sách
đã nhập hoặc xuất để biết được
chính xác số lượng sách có trong
kho.
2 lần/tuần
T4
Lập hóa đơn bán hàng: xuất phát
từ yêu cầu báo giá cho khách hàng
và thống kê lượng sách còn tồn lại

sau khi đã bán. Sắp các phiếu thanh
toán vào sổ theo dõi xuất để tiện
theo dõi.
Quản
lý sách bán
10 -20
đơn/ngày
D6 D7
T5
Lập phiếu chi: xuất phát từ nhu cầu
trả lương cho nhân viên cũng như
thánh toán tiền đối với nhà xuất bản
và thống kê doanh thu của cửa hàng.
Sắp các phiếu chi vào sổ thu chi để
tiện theo dõi.
Quản
lý thu
chi
2đơn/ngày D8 D9
5.2. Tổng hợp theo dữ liệu
BẢNG TỔNG HỢP HỒ SƠ – TÀI LIỆU
STT Tên – vai trò
Công việc liên
quan
D1 Phiếu nhập kho: ghi lượng sách mỗi khi nhập vào kho. T1
D2 Phiếu xuất kho: ghi lượng sách mỗi khi xuất kho T2
D3 Sổ theo dõi nhập: ghi số lượng sách của mỗi mã sách. T1
D4 Sổ đặt hàng: tập hợp các đơn đặt hàng đã đặt T1,T2
D5
Hóa đơn bán hàng: Ghi tên sách, số lượng, giá tiền các loại sách mà khách

hàng mua.
T3
D6 Sổ theo dõi xuất: Ghi số lượng sách còn lại của từng mã sách. T3
D7 Bảng lương: Ghi số tiền phải trả cho nhân viên hàng tháng. T4
D8 Sổ thu chi: Ghi số tiền phải trả và thu được. T4
TUẦN 2: SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
STT Công việc Người thực hiện
1 Quản lý kho Nguyễn Thị Thu Hà
2 Quản lý bán hàng Nguyễn Văn Hải
3 Tìm kiếm sách Nguyễn Việt Hưng
4 Quản lý báo cáo thống kê Đặng Quyết Chiến
5 Quản Lý Hành Chính Lê Trung Thống
II. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
1. Sơ đồ
Quản lý nhà sách
Quản lý kho
Nhập kho
Kiểm tra sách
Lập phiếu nhập
sách
Xuất kho
Lập phiếu xuất
kho
Cập nhật kho
Quản lý bán
sách
Nhận đơn đặt
hàng
Cập nhật thông

tin khách hàng
Lập hóa đơn bán
hàng
Tìm kiếm sách
Tìm kiếm theo
tên sách
Tìm kiếm theo
tên tác giả
Tìm kiếm theo
tên nhà xuất
bản
Báo cáo, thống
kê
Báo cáo tồn kho
hàng tháng
Thống kê doanh
thu bán hàng
theo từng ngày
Thống kê các
khoản chi theo
từng ngày
Quản lý hành
chính
Tính lương nhân
viên
Lập bảng lương
2. Mô tả chi tiết chức năng lá:
2.1. Quản lý kho
a) Nhập kho:
1. Kiểm tra sách

- Sự kiện được kích hoạt : khi có sách mới được nhập vào kho.
- Mục đích: Việc kiểm tra đầu vào của việc nhập sách là để đảm bảo
chất lượng sách được nhập vào đồng thời đảm bào sách nhập vào có đúng hàng
mà nhà sách yêu cầu và cần nhập hay không
- Dữ liệu đầu vào: sách được nhập vào và danh sách hàng được nhập
vào kho
- Dữ liệu đầu ra: phiếu giao sách
- Qui tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: - Kiểm tra sách trước khi nhập vào kho
- Sách nhập vào kho phải đảm bảo
không bị bẩn rách, mất nhãn
2. Lập phiếu nhập:
- Sự kiện được kích hoạt khi sách nhập vào đã được kiểm tra và được
phép cho nhập hàng vào kho
- Mục đích: Phiếu nhập được lập ra để biết thông tin sách nhập vào khi
nào để tính thời gian sách được nhập vào kho, sách được nhập vào trong
khoảng thời gian 3 tháng từ khi sách được nhập vào nhà sách sẽ cho vào
chương trình khuyến mại và giảm giá, biết được số lượng sách nhập vào thì sẽ
biết được sách đó mình bán có chạy hay không, biết được giá cả của sách nhập
vào để định mức giá sách bán ra cho khách hàng.
- Quy trình thực hiện khi nhập phiếu nhập là nhập mã sách, tên sách, số
lượng , đơn giá, ngày nhập, người nhập
- Dữ liệu đầu vào: phiếu giao sách
- Công thức tính: Thành tiền = ∑(đơn giá * số lượng)
- Dữ liệu đầu ra: phiếu nhập
b) Xuất kho:
1. Lập phiếu xuất:
-Sự kiện được kích hoạt khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng
hoặc khi sách trên nhà sách đã hết
- Mục đích: Phiếu xuất được lập ra để phục vụ cho việc báo cáo thông
kê lượng doanh thu hàng tháng,

- Quy trình thực hiện khi nhập phiếu xuất là nhập mã sách, tên sách, số
lượng , ngày nhập, người nhập
- Dữ liệu đầu vào: Đơn đặt hàng, giấy yêu cầu xuất kho từ nhà sách
- Dữ liệu đầu ra: phiếu xuất kho
3. Cập nhật kho
- Sự kiện được kích hoạt khi số lượng sách trong kho có sự thay đổi,
thường xảy ra sau khi sự kiện nhập kho hoặc xuất kho được hoàn thành
- Mục đích: Cập nhật kho được thực hiện để biết được tổng lượng sách
bị tồn kho, lượng sách đã hết để kịp thời xử lí các tình huống thiếu hàng hoặc là
tình huống hàng tồn kho
- Dữ liệu đầu vào: Phiếu nhập hoặc phiếu xuất.
- Công thức tính: ∑( sách trong kho ) = Lượng sách trong trước khi cập
nhật - lượng sách trong phiếu xuất +lượng sách trong phiếu nhập.
- Dữ liệu đầu ra: Số lượng sách được cập nhật trong kho.
2.2: Quản lý bán hàng:
1.Cập nhật thông tin khách hàng:
- Sự kiện xảy ra khi có khách đặt hàng qua đơn
- Mục đích Việc cập nhật thông tin khách hàng nhằm lưu trữ thông tin
khách hàng
- Quy trình cập nhật thông tin khách hàng nhận hóa đơn đặt hàng, lấy
thông tin khách hàng và lưu thông tin đó vào trong cơ sở dữ liệu nếu chưa có
- Dữ liệu đầu vào: hóa đơn đặt hàng
- Dữ liệu đầu ra: thông tin khách hàng cập nhật vào cơ sở dữ liệu
2. Lập hóa đơn bán hàng:
- Sự kiện xảy ra khi có khách mua hàng hoặc đặt hàng qua đơn.
- Mục đích Lập hóa đơn bán hàng nhằm phục vụ cho viêc báo cáo doanh
thu hàng tháng của nhà sách
- Quy trình lập hóa đơn nhập mã sách, tên sách, số lượng đơn giá, ngày
bán, người lập hóa đơn
- Công thức tính: Thành tiền = ∑

Mã sách
( số lượng * đơn giá )
- Dữ liệu đầu vào: đơn đặt hàng hoặc các loại sách mà khách hàng yêu
cầu
- Dữ liệu đầu ra: hóa đơn bán hàng
2.3.Tìm kiếm sách:
1. Tìm kiếm sách theo tên sách:
- Sự kiện xảy ra: khi có khách hàng yêu cầu tìm một tên sách nào đó
- Mục đích: Tìm kiếm sách theo tên sách nhằm mục đích giúp người quản lí dễ
dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu
- Quy trình: Sau khi khách hàng yêu cầu 1 tên sách thì người quản lí sẽ tìm
kiếm tên sách đó trong cơ sở dữ liệu, nếu tìm thấy thì trả kết quả cho khách hàng nếu k
tìm thấy thì thông báo sách đó không có trong nhà sách
- Dữ liệu đầu vào: tên sách mà khách hàng yêu cầu
- Dữ liệu đầu ra: kết quả tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu
2. Tìm kiếm sách theo tên tác giả:
- Sự kiện xảy ra: khi có khách hàng yêu cầu tìm sách của 1 tác giả nào đó
- Mục đích: Tìm kiếm sách theo tên tác giả nhằm mục đích giúp người quản lí
dễ dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu
- Quy trình: sau khi khách hàng yêu cầu tên tác giả thì người quản lí sẽ tìm
kiếm tên tác giả đó trong cơ sở dữ liệu, nếu tìm thấy thì trả kết quả cho khách hàng
nếu không tìm thấy thì thông báo sách của tác giả đó không có trong nhà sách
- Dữ liệu đầu vào: tên tác giả mà khách hàng yêu cầu
- Dữ liệu đầu ra: kết quả tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu
3. Tìm kiếm sách theo tên nhà xuất bản:
- Sự kiện xảy ra: khi có khách hàng yêu cầu tìm sách của một nhà xuất bản
nào đó
- Mục đích: Tìm kiếm sách theo tên nhà xuất bản nhằm mục đích giúp người
quản lí dễ dàng tìm kiếm loại sách mà khách hàng yêu cầu
- Quy trình: sau khi khách hàng yêu cầu tên nhà xuất bản thì người quản lí sẽ

tìm kiếm tên nhà xuất bản đó trong cơ sở dữ liệu, nếu tìm thấy thì trả kết quả cho
khách hàng nếu không tìm thấy thì thông báo sách của nhà xuất bản đó không có trong
nhà sách
- Dữ liệu đầu vào: tên nhà xuất bản mà khách hàng yêu cầu
- Dữ liệu đầu ra: kết quả tìm kiếm sách trong cơ sở dữ liệu
2.4. Báo cáo thống kê
1. Báo cáo tồn kho hàng tháng
- Sự kiện xảy ra: Báo cáo tồn kho được thực hiện vào cuối tháng
- Mục đích: nhằm rà soát lượng hàng còn tồn trong kho để có chiến lược kinh
doanh hiệu quả hơn.
- Quy trình: Tổng hợp các báo cáo của chức năng quản lý kho sau đó đưa ra
bản tổng hợp cụ thể nhất về lượng hàng bán chạy lượng hàng còn tồn kho
- Dữ liệu đầu vào: Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
- Dữ liệu đầu ra: Bản báo cáo tồn kho
2. Thống kê doanh thu bán từng ngày
- Sự kiện xảy ra:Thống kê theo doanh thu phải thực hiện vào cuối ngày khi
công việc bán hàng trong ngày được hoàn tất
- Mục đích: Kiểm tra doanh thu trong ngày, kiểm tra số lượng sách bán trong
ngày
- Quy trình: Tổng hợp các hóa đơn bán hàng trong ngày
- Dữ liệu đầu vào: Hóa đơn bán hàng trong ngày
- Dữ liệu đầu ra: Bản báo cáo tổng hợp doanh thu trong ngày
3. Thông kê khoản chi từng ngày
- Sự kiện xảy ra: Thống kê theo các khoản chi thực hiện vào cuối ngày
- Mục đích: Kiểm tra khoản chi trong ngày
- Dữ liệu đầu vào: Phiếu nhập
- Dữ liệu đầu ra: Bản báo cáo tổng hợp khoản chi trong ngày
2.5.Quản lý hành chính
1.Tính lương nhân viên
- Sự kiện xảy ra:Tính lương nhân viên được thực hiện trong trường hợp đã đến

cuối tháng hoặc trường hợp có nhân viên nghỉ trước thời hạn
- Mục đích: Tính lương để trả cho nhân viên
- Công thức tính: Lương thực nhận = Mức lương * tổng ngày công + trợ cấp –
(BHXH + tạm ứng)
- Dữ liệu đầu vào: Mức lương, trợ cấp, tổng ngày công, BHXH ,tạm ứng.
- Dữ liệu đầu ra: Lương thực nhận của từng nhân viên.
2. Lập bảng lương
- Sự kiện xảy ra: Hệ thống chỉ lập bảng tính lương cho nhân viên vào cuối
tháng
- Mục đích: Tổng hợp lương một cách chi tiêt phải trả cho toàn bộ công nhân
viên trong toàn nhà sách.
- Dữ liệu đầu vào: Chi tiết lương của từng nhân viên
- Dữ liệu đầu ra: Bảng tổng hợp lương của toàn nhân viên.