mô tả toàn bộ quy trình làm thủ tục nhập khẩu một lô hàng dầu gia công xung điện ep1 tại chi nhánh công ty cổ phần vận tải và ngoại thương (vinafreight) tại hải phòng

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và khu vực hoá bùng nổ,
các nước đều thực hiện các chiến dịch mở cửa để hoà nhập với sự phát triển của
quốc tế. Việt Nam cũng đang đẩy mạnh các chiến lược giúp tăng trưởng kinh tế,
một trong những bước tiến quan trọng là việc Việt Nam đã chính thức trở thành
thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO. Với việc gia nhập,
Việt Nam sẽ có cơ hội tham gia sâu rộng, mạnh mẽ hơn nữa vào thương mại và
hội nhập quốc tế.
Ngày nay nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao, ổn định trong
những năm qua đây là một tín hiệu rất tốt cho hoạt động ngoại thương phát triển
mạnh. Hoạt động ngoại thương rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực như
ngân hàng trong việc thanh toán; công ty vận tải trong việc vận chuyển hàng
hoá; công ty bảo hiểm thực hiện bảo hiểm hàng hoá…Một trong những hoạt
đông quan trọng phải kể đến là các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế
đang ngày càng trở nên cần thiết gắn liền với sự phát triển kinh tế của nước ta.
Dịch vụ giao nhận cho các lô hàng xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan
trọng. Vì vậy việc nghiên cứu một cách có hệ thống các vấn đề liên quan đến
giao nhận vận tải quốc tế đang là một yêu cầu cấp thiết đối với những người làm
công tác giao nhận hàng hóa nói riêng và những người kinh doanh xuất nhập
khẩu hàng hoá nói chung cần phải nắm vững để tránh các rủi ro và bảo vệ quyền
lợi của mình .
Trong quá trình làm bài tập này, em sẽ mô tả toàn bộ quy trình làm thủ tục
nhập khẩu một lô hàng dầu gia công xung điện EP1 tại chi nhánh công ty cổ
phần vận tải và ngoại thương (VINAFREIGHT) tại Hải Phòng
Nội dung của bài tập lớn này gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chương 2: Tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa
Chương 3: Tính toán chi phí để tổ chức vận chuyển hàng hóa
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 1

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
CHƯƠNG I: CƠ SƠ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN.
I. Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận
được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom
hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như
các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải
quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng
hoá.
Theo luật thương mại Việt nam thì dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người
gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ
khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng,
của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Giao nhận hàng hoá là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến
quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng (người
gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh các loại dịch vụ giao
nhận hàng hóa trong xã hội bao gồm: doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá
trong nước và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế. Sản phẩm của
doanh nghiệp giao nhận chính là các dịch vụ trong giao nhận (dịch vụ giao nhận
hàng hoá) mà doanh nghiệp giao nhận đóng vai trò người giao nhận.
II. Phạm vi các hoạt động giao nhận.
- Hành động thay mặt người xuất khẩu gửi hàng.
- Hành động thay mặt người nhập khẩu
- Các dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt
- Các dịch vụ khác
III. Vai trò của người giao nhận
Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển hệ thống
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan

Lớp: KTN51- ĐC2 Page 2
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
kết cấu hạ tầng cơ sở, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụ
giao nhận vận tải như: bến cảng, hệ thống đường giao thông (đường quốc lộ trên
bộ, đường sông, đường sắt, các bến cảng, sân bay v.v.)
Trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, cùng với sự tác
động của tự do thương mại hoá quốc tế, các hoạt động giao nhận vận tải ngày
một tăng trưởng mạnh, góp phần tích luỹ ngoại tệ, đẩy mạnh giao lưu kinh tế,
nối liền các hoạt động kinh tế giữa các khu vực kinh tế trong nước, giữa trong
nước với nước ngoài làm cho nền kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng, cân
đối.
Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vừa là một nhà VTĐPT, vừa là nhà
tổ chức, nhà kiến trúc của vận tải. Họ phải lựa chọn phương tiện, người vận tải
thích hợp, tuyến đường thích hợp có hiệu quả kinh tế nhất và đứng ra trực tiếp
vận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải của toàn chặng với nhiều loại
phương tiện vận tải khác nhau như: tàu thuỷ, ô tô, máy bay vận chuyển qua
nhiều nước và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng. Vì vậy, chủ hàng chỉ cần
ký một hợp đồng vận tải với người giao nhận nhưng hàng hoá được vận chuyển
an toàn, kịp thời với giá cước hợp lý từ kho nhà xuất khẩu tới kho nhà nhập
khẩu (door to door service), tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí vận chuyển
và nâng cao được tính cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường quốc tế.
Trước đây, người giao nhận chỉ làm đại lý (agent) thực hiện một số công
việc do các nhà XNK ủy thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ,
lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng
Song cùng với sự phát triển thương mại quốc tế và tién bộ kỹ thuật trong
ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng đựoc mở rộng hơn. Ngày nay, người
giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế.
Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung
cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá. Người
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan

Lớp: KTN51- ĐC2 Page 3
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
giao nhận đã làm những chức năng sau đây:
- Môi giới Hải quan: người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu
để khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan.
- Làm đại lý: người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ người
chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập
chứng từ làm thủ tục hải quan, lưu kho…trên cơ sở hợp đồng uỷ thác.
Người giao nhận khi là đại lí:
+ Nhận uỷ thác từ 1 người chủ hàng để lo những công việc giao nhận hàng
hoá XNK, làm việc để bảo vệ lợi ích của chủ hàng, làm trung gian giữa người
gửi hàng với người vận tải, người vận tải với người nhận hàng, người bán với
người mua.
+ Hưởng hoa hồng và không chịu trách nhiệm về tổn thất của hàng hoá, chỉ
chịu trách nhiệm về hành vi của mình chứ không chịu trách nhiệm về hành vi
của người làm công cho mình hoặc cho chủ hàng.
- Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá (transhipment and on-carriage)
Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao
nhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện
vận tải này sang phương tiện vận tải khác hoặc giao hàng đến tay người nhận.
- Lưu kho hàng hoá (warehousing):
Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất khẩu hoặc sau khi
nhập khẩu, người giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương tiện của mình hoặc
thuê người khác và phân phối hàng hoá nếu cần.
- Người gom hàng (consolidator):
Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 4
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
thiếu được nhằm biến hàng lẻ (less than container load - LCL) thành hàng

nguyên (full container load - FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm
cước phí vận tải. khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là
người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý.
- Người chuyên chở (carrier):
Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người
chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng
và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác.
Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (contracting carrier) nếu
anh ta ký hợp đồng mà không chuyên chở. Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì
anh ta là người chuyên chở thực tế (performing carrier). Dù là người chuyên chở
gì thì vẫn chịu trách nhiệm về hàng hoá. Trong trường hợp này, người giao nhận
phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình không những về hành vi
lỗi lầm của mình mà cả những người mà anh ta sử dụng và có thể phát hành vận
đơn.
- Người kinh doanh VTĐPT (Multimodal Transport Operator - MTO)
Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc
còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đã đóng vai trò là người
kinh doanh VTĐPT (MTO). MTO thực chất là người chuyên chở, thường là
chuyên chở theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá.
IV. Quyền hạn, nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm của người giao nhận
1.Địa vị pháp lý của người giao nhận
Khái niệm về lĩnh vực giao nhận còn mới mẻ, do đó còn thiếu các văn bản
pháp quy, quy định địa vị pháp lý của người giao nhận. Vì vậy, địa vị pháp lý
của người giao nhận thường không giống nhau ở các nước khác nhau.
- Tại các nước theo luật tập tục (Common Law) phổ biến thuộc khối liên
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 5
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
hiệp Anh, địa vị pháp lý của người giao nhận thường dựa trên khái niệm Đại lý,
đặc biệt là đại lý ủy thác. Người giao nhận thường là đại lý của người ủy thác

(người gửi hàng hay người nhận hàng) trong việc thu xếp vận chuyển hàng hóa.
Do đó người giao nhận: trung thực với người ủy thác, phải tuân theo các chỉ dẫn
hợp lý và có tính khả năng tính toán cho toàn bộ quá trình giao dịch.
Với vai trò là đại lý, người giao nhận được hưỏng quyền bảo vệ và giới hạn
trách nhiệm
Tuy nhiên, khi không còn là người đại lý mà đóng vai trò là người ủy thác
thì người giao nhận sẽ không còn quyền đó nữa mà lúc này phạm vi trách nhiệm
của anh ta sẽ tăng lên. Lúc này người giao nhận đã trở thành một bên chính thức
của hợp đồng và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ hợp đồng đã
ký. Thực tế, địa vị pháp lý của người giao nhận phụ thuộc vào loại dịch vụ mà
anh ta đảm nhận.
- Tại các nước theo luật dân sự (Civil Law):
Hệ thống này rất chặt chẽ, được ban hành bằng văn bản cụ thể. Theo luật
này, người giao nhận thường lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việc
của người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) và đối với người
chuyên chở thì họ là người ủy thác.
Ngoài ra, tại một số nước đã thông qua điều kiện kinh doanh chuẩn thì địa
vị pháp lý cũng như nghĩa vụ và quyền hạn của người giao nhận được quy định
rõ ràng trong hợp đồng. Các điều kiện này hoàn toàn phù hợp với tập quán
thương mại hay thể chế pháp lý hiện hành.
2. Điều kiện kinh doanh chuẩn ( standard trading conditions )
Trách nhiệm của người giao nhận được quy định rõ trong các điều kiện kinh
doanh chuẩn. Điều kiện kinh doanh chuẩn là các điều kiện do FIATA soạn thảo,
trên cơ sở đó là chuẩn mực, là điều kiện tối thiểu cho các quốc gia, các tổ chức
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 6
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
giao nhận dựa vào đó để thực hiện các công việc giao nhận, đồng thời là cơ sở để
các quốc gia lập các điều kiện riêng cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của
mình. Về cơ bản nó gồm những nội dung sau:

+ Người giao nhận phải thực hiện sự ủy thác với sự chăm lo cần thiết nhằm
bảo vệ lợi ích cho khách hàng
+ Thực hiện sự ủy thác của khách hàng cho việc thu xếp tất cả các điều kiện
có liên quan để tổ chức vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận theo sự chỉ dẫn
của khách hàng
+ Người giao nhận không bảo đảm và không chịu trách nhiệm về việc hàng
hoá sẽ đến địa điểm đích vào một ngày nhất định mà người giao nhận chỉ thực
hiện công việc của mình một cách mẫn cán hợp lý trong việc lựa chọn, tổ chức
vận chuyển để hàng hóa tới cảng đích nhanh nhất.
+ Người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm về các tổn thất và thiệt hại xảy ra
đối với hàng hóa thuộc về lỗi lầm hay sai sót của chính bản thân mình hay người
làm công cho mình, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về tổn thất do
bên thứ 3 gây nên nếu người giao nhận chứng tỏ được là họ đã thực sự chăm chỉ,
cần mẫn trong việc lựa chọn và chỉ định bên thứ 3.
- Các điều kiện kinh doanh chuẩn của các nước thuộc ASEAN:
+ Điều kiện chung: là các điều kiện quy định về chức năng, nhiệm vụ và
phạm vi hoạt đông của người giao nhận trong toàn bộ hoạt động giao nhận vận
chuyển hàng hoá ( giống như ĐKKDC).
+ Các quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận khi đóng vai
trò như người nhận ủy thác (đại lý, môi giới ).
+ Người giao nhận thực hiện vai trò của mình như một bên ủy thác.
Việt Nam hiện nay, các ĐKKDC về cơ bản cũng dựa trên cơ sở của FIATA
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 7
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
và các nước thuộc khối ASEAN.
3.Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận
- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Quyền cầm giữ và định đoạt hàng hoá
+ Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có quyền cầm giữ số hàng hoá

nhất định và các chứng từ có liên quan đến hàng hoá để đòi tiền nợ đã đến hạn
của khách hàng và thông báo ngay bằng văn bản cho khách hàng.
+ Sau 45 ngày kể từ ngày cầm giữ, nếu khách hàng không trả tiền nợ thì
người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có quyền định đoạt hàng hoá hoặc chứng
từ đó theo các quy định của pháp luật, mọi chi phí cầm giữ và định đoạt hàng
hoá do khách hàng chịu.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
- Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải
thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc
không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn củ a khách hàng thì
phảithông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.
- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực
hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong
thời hạn hợp lý.
4.Trách nhiệm của người giao nhận
Người giao nhận dù hoạt động với danh nghĩa là đại lý hay người chuyên
chở thì đều phải chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của mình.
1.4.4.1.Với tư cách là đại lý
Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện
đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm
về:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 8
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng
dẫn.
+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định
+ Giao hàng cho người không phải là người nhận
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hang
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây
nên.Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách
nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người
giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu
chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
1.4.4.2. Với tư cách là người chuyên chở
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu
độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng
yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người
chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng
vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách
nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định.
Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh
ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường
hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 9
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
(perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng
từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người
chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận
cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay
phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở
nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc

người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm
như một người chuyên chở
Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu
chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc
do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu
trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường
hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
- Do chiến tranh, đình công
- Do các trường hợp bất khả kháng
Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không
phải do lỗi của mình.
V. Mối quan hệ với các chủ thể liên quan
1. Các tổ chức của chính phủ
- Các đơn vị hải quan.
- Các đơn vị quản lý cửa khẩu.
- Các ngân hàng.
- Các cơ quan kiểm dịch động-thực vật.
- Các cơ quan giám định hàng xuất nhập khẩu.
- Các đơn vị cấp C/O.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 10
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
- Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực.
2. Các tổ chức tư nhân
- Người vận tải và các đại lý vận tải.
- Nguời quản lý kho hàng.

- Người bảo hiểm.
- Các doanh nghiệp đóng gói hàng hoá.
- Các ngân hàng thương mại.
VI. Quy trình giao nhận chung hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường
biển
1. Đối với hàng xuất khẩu
6.1.1. Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung
cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng
cho tàu.
 Giao hàng XK cho cảng:
- Giao Danh mục hàng hoá XK ( Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ
để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ
- Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc
xếp hàng hoá với cảng
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng,
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
 Giao hàng XK cho tàu:
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu:
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn
sàng
+ Giao cho cảng Danh mục hàng hoá Xk để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ.
Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng
( Cargo plan)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 11
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng,
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.

+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp
hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải
(nếu cần)
+ Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân
cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải
quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số
lượng hàng giao vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và
ghi kết quả vào Tally Sheet.
+ Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền
phó (Mate’s Receipt) để lập vận đơn.
Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong
Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading
Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc
lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất
trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.
Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L. hối phiếu, hoá đơn
thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu
đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho
hàng hoá nếu cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận
chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thường phạt xếp dỡ, nếu có.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 12
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
6.1.2. Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Ðây là các hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho

riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu.
Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký
với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay
ba ( cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và
ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên.
6.1.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
 Nếu gửi hàng nguyên (FCL)
- Chủ hàng hoặc người người được chủ hàng ủy thác điền vào booking note
và đưa cho đại diện hãng tàu để xin kí cùng danh mục hàng hóa
- Sau khi đăng kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để
chủ hàng mượn
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình
- Mời đại diện hải quan kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định…
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tai CY quy định
- Sau khi cont đã xếp hàng lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn
 Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung
cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi bookinh note được
chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ, địa điểm giao nhận
hàng
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho
người chuyên chở hoặc đại lý tai CFS hoặc ICD quy định
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc
đóng hàng vào cont của người chuyen chở hoặc người gom hàng.
- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ
- Người chuyên chở xếp cont lên tàu và vận chuyển đến nơi đến
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 13
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
2. Đối với hàng nhập khẩu

6.2.1.Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
 Cảng nhận hàng từ tàu
- Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu( do cảng làm)
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận
- Đưa hàng về kho bãi cảng
 Cảng giao hàng cho các chủ hàng
- Khách hàng gửi đến công ty qua đường bưu điện hoặc qua hãng vận tải
các giấy tờ gồm:
+ Tờ khai hải quan điện tử
+ Bill of lading
+ Giấy báo hàng đến
+ Giấy giới thiệu của khách hàng
- Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu của khách hàng tới
các đại lý mà khách hàng gửi chứng từ để nhận những chứng từ còn lại.
- Kiểm tra giấy tờ, xác định cảng mà hàng nhập về.
+ Sắp xếp hồ sơ, chứng từ, bố trí phương tiện vận tải… đến cảng làm
thủ tục nhận hàng và vận chuyển về địa điểm khách hàng yêu cầu.
+ Chủ hàng đoáng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
+ Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hóa đơn và phiếu
đoàng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí
hàng, tại đây lưu 1 bản D/O
+ Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm
phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 14
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
+ Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
Xuất trình và nộp các giấy tờ:
• Tờ khai hàng NK
• Giấy phép nhập khẩu

• Bản kê chi tiết
• Lệnh giao hàng của người vận tải
• Hợp đồng mua bán ngoại thương
• Một bản chính và một bản sao vận đơn
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có
• Hóa đơn thương mại
…………
Hải quan kiểm tra chứng từ
Kiểm tra hàng hóa
Tính và thông báo thuế
Chủ hàng kí nhận vào giấy thông báo thuế( có thể nộp thuế trong vòng 30
ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan
+ Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể
mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng
6.2.2. Đối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ra giao
nhận trực tiếp với tàu
- Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ
hàng phải trao cho cảng một số chứng từ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 15
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
+ Bản lược khai hàng hóa( 2 bản)
+ Sơ đồ xếp hàng( 2 Bản)
+ Chi tiết hầm hàng( 2 bản)
+ Hàng quá khổ, quá nặng( nếu có)
- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu
- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình
nhận hàng như:

+ Biên bản giám định hầm tàu( lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách
nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này.
+ Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt
+ Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất rõ rệt.
+ Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC).
+ Biên bản giám định
+ Giấy chứng nhận hàng thiếu

- Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải
quan kiểm hóa. Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải
về kho.
- Làm thủ tục hải quan.
- Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa
6.2.3. Hàng nhập bằng container
 Nếu là hàng nguyên ( FCL)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 16
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
- Khi nhận được thông báo hàng đến thì chủ hàng mang vận đơn gốc và
giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa (chủ
hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải
quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ
nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
 Nếu là hàng lẻ (LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại
lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm
các thủ tục như trên.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 17
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO
NHẬN LÔ HÀNG NHẬP KHẨU DẦU GIA CÔNG XUNG
ĐIỆN EP1 TẠI VINAFREIGHT HẢI PHÒNG.
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG
VINAFREIGHT
1. Quá trình hình thành và phát triển của VINAFREIGHT
1.1. Thông tin công ty
• Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Vận Tải Ngọai Thương
• Tên giao dịch : VINAFREIGHT
• Lọai hình : Công ty cổ phần
• Ngày thành lập : 10/12/1997
• Ngày hoạt động: 16/1/2002
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 4103000781
• Ngày cấp: cấp ngày 14/01/2002 (đăng ký thay đổi lần 4 vào ngày
12/06/2008)
• Nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh
• Website: www.vinafreight.com.vn
• Mạng lưới trong nước:
o Vinafreight Hà Nội
o Vinafreight Hải Phòng
o Vinafreight Đà Nẵng
o Vinafreight Qui Nhơn
o Vinafreight Nha trang
o Vinafreight Cần Thơ
• Hệ thống quản lý chất lượng ISO9002
• Thành viên các hiệp hội
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan

Lớp: KTN51- ĐC2 Page 18
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
o FIATA (Hiệp hội giao nhận quốc tế)
o IATA (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế)
o VIFFAS (Hiệp hội giao nhận Việt Nam)
1.2. Khái quát về công ty VINAFREIGHT
a. Lịch sử công ty VINAFREIGHT
Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng không
thuộc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương TP HCM (VINATRANS),
chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại
lý tàu biển từ những năm đầu của thập niên 90. Trước tình hình sôi động của nền
kinh tế thị trường, công ty Vinafreight được thành lập vào năm 1997. Chỉ một
thời gian ngắn sau khi thành lập, Công ty đã nhanh chóng nổi lên như là một
trong một số ít những doanh nghiệp thành công về dịch vụ giao nhận, hậu cần và
đại lý hàng hải. Công ty không những đạt được sự tăng trưởng vững chắc hàng
năm mà còn chiếm được sự tín nhiệm của các đối tác và các cơ quan chức năng
về độ tin cậy trong kinh doanh và khả năng tài chính vững chắc.
Năm 2001: Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành quyết định số
0964/2001/QĐ/BTM phê duyệt phương án cổ phần hóa chuyển xí nghiệp dịch
vụ kho vận thành Công ty Cổ phần Vận Tải Ngoại Thương, tên giao dịch là
Vinafreight với số vốn điều lệ ban đầu 18 tỷ đồng chuyên kinh doanh dịch vụ
vận tải nội địa quốc tế, kinh doanh kho bãi, cho thuê văn phòng, xuất nhập
khẩu… Đại hội đồng cổ đông đầu tiên của Công ty được tiến hành thông qua
điều lệ, cơ cấu tổ chức, cơ cấu quản lý công ty.

Công ty được cổ phần hoá và chính thức hoạt động vào đầu năm 2002 theo
tư cách pháp nhân được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp.
Công ty chính thức trở thành thành viên của VIFFAS, đánh dấu một bước ngoặt
quan trọng trong sự nghiệp phát triển của Công ty.
Vinafreight hiện điều hành các

chi nhánh của mình tại Hà Nội, Hải Phòng, các văn phòng tại Huế, Đà Nẵng,
Qui Nhơn và Cần Thơ và các văn phòng Nhập Hàng Không, phòng Giao nhận
Xuất Hàng không, phòng Logistics trên cơ sở phòng Giao nhận Hàng không .
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 19
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Năm 2007, Vinafreight chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban
Chứng khoán Nhà Nước. Tăng vốn điều lệ từ 27 tỷ lên mức 56 tỷ đồng. Theo
đó, Năm 2010 Ngày 22/11/2010 là ngày giao dịch chính thức của cổ phiếu VNF
của CTCP Vận tải Ngoại Thương trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội
(HNX).
Vinafreight xây dựng một triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy kinh doanh
hướng đến khách hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh chúng ta cùng
thắng. Cùng với sự tăng trưởng liên tục của nền kinh tế đất nước, Vinafreight tin
tưởng rằng vẫn còn rất nhiều thời cơ cho việc mở rộng kinh doanh của công ty.
b. cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty VINAFREIGHT
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác
nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau , được bố trí theo từng khâu, từng
cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng
quản lý xác định. Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên
môn hóa với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Các bộ phận có mối
liên hệ mật thiết với nhau và được bố trí theo các khâu khác nhau để thực hiện
các chức năng quản lý. Cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh
có hiệu quả, đối phó với những biến động của thị trường.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 20
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần vận tải ngoại thương
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 21

BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Chi
nhánh
Hà
Nội
Chi
nhánh
Hải
Phòng
Phòng
kế
toán
Phòng
nhân
sự
Kho
196
Tôn
Thất
Thuyết
Kho
18A
Tân
Thuận
Đông
Phòng
dịch vụ
logictics

Phòng
dịch
vụ
XNK
Phòng
phát
triển
kinh
doanh
Phòng
đường
biển
Bp.
Bán
hàng
Bp.
Hiện
trường
Bp.
Hiện
trường
Bp.
Bán
hàng
Bp.
Chứng
từ
Bp.
Chứng
từ

Bp.
Chăm
sóc
KH
Bp.
Chăm
sóc
KH
Bp.
Chăm
sóc
KH
Bp.
Hàng
dự án
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
2. Quá trình hình thành và phát triển của VINAFREIGHT HẢI PHÒNG.
2.1. Khái quát về chi nhánh công ty tại Hải Phòng( VINAFREIGHT Hải
Phòng.
Chi nhánh của công ty cổ phần vận tải ngoại thương tại Hải Phòng được
hình thành vào năm 2003, chịu sự giám sát của tổng công ty vận tải và ngoại
thương Vinafreight. Từ năm 2003 đến nay, chi nhánh đã là một trong những
cánh tay đắc lực hỗ trợ cho công ty trong các lĩnh kinh doanh chủ chốt như: vận
chuyển hàng hải, đại lí tàu biển, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ containner, kho
bãi Văn phòng chi nhánh tại Hải Phòng có địa chỉ như sau.
VINAFREIGHT Hải Phòng:
Phòng 212, tầng 2, New Holiday Mansion Hotel, 441 Đà Nẵng, phường
Đông Hải, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
Tel: (84-31) 3 769 409 – 3 769 411.

Fax: (84-31) 3 769 410
Chi nhánh công ty tại Hải Phòng: Là đầu mối khai thác và tiếp nhận
nguồn hàng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Văn phòng đại diện tại Hải
Phòng giữ một vị trí quan trọng trong việc tìm mối hàng và đáp ứng các dịch vụ
của khách hàng khi tàu cập cảng.
Nhiệm vụ Chi nhánh Công ty tại thành phố Hải Phòng:
•Tổ chức khai thác hàng hoá vận tải. Trực tiếp theo dõi quá trình làm thủ
tục hải quan, giao nhận tại bến bãi tại đầu thành phố Hải Phòng;
•Làm đại lý cho các tàu do Công ty khai thác trực tiếp tại khu vực Hải
Phòng, hỗ trợ tổng Công ty tại Hồ Chí Minh điều hành khai thác tàu vào ra
các cảng khu vực thành phố Hải Phòng và các vùng lân cận;
•Thu chi tiền mặt trong hoạt động vận tải, phát lương cho nhân viên tại đầu
thành phố Hải Phòng;
•Kiểm tra, đối chiếu, thanh toán các chi phí phát sinh trong hoạt động khai
thác tàu, hàng tại thành phố Hải Phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 22
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
2.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Công ty cổ phần vận tải ngoại
thương tại Hải Phòng.


a) Trưởng chi nhánh.
- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh.
- Giám sát toàn bọ nhân viên trong chi nhánh nhằm quyết định phương
hướng kế hoạch, dự án kinh doanh của chi nhánh, báo cáo với ban lãnh đạo của
công ty.
- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các
vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật của từng thành viên trong chi nhánh.

b)Phòng thương mại & dịch vụ
 Sales & Marketing ( Phòng kinh doanh và tiếp thị) :
Đây là phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường; giới thiệu với
khách hàng hình ảnh của Công ty cùng các loại hình dịch vụ mà Công ty cung
cấp và có các nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc từ tổng công ty và tìm
nguồn hàng cho công ty tại khu vực Hải Phòng.
- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo,
đài và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình. Nhằm xây dựng hợp
đồng kinh tế, hợp đồng vận chuyển thực hiện kế hoạch của công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 23
Phòng kế
toán
Phòng thương
mại & dịch vụ
Trưởng Chi
nhánh
Bộ phận
chứng từ
Bộ phận giao
nhận và đặt
chỗ
Bộ phận kinh
doanh và tiếp
thị
Bộ phận
kế toán
Bộ phận
thủ quỹ

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
- Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cố
niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với chi nhánh.
- Lấy thông tin về lô hàng.
- Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công
ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa mãn
yêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ. Giới thiệu
,quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm đại lý.
- Nhân viên phòng kinh doanh và tiếp thị phải luôn thống kê lại lượng
hàng mà khách đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những
chiến lược mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp.
 Bộ Phận Booking ( Phòng đặt chỗ) :
- Nhận thông tin chi tiết của khách hàng về lô hàng
- Gửi phiếu giữ chỗ đến các hãng tàu.
- Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu gửi cho bộ phận giao nhận và gửi
thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm House Bill of Loading nháp.
Đồng thời gửi xác nhận đặt chỗ tàu cho khách hàng.
 Bộ Phận giao nhận
Bộ phận giao nhận (Operation hay còn gọi là OP) là bộ phận trực tiếp
cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng. Do vậy có các nhiệm vụ sau :
- Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu khách hàng
cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ hải
quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Sales Contract (hợp đồng), Invoice (hóa
đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy chứng
nhận xuất xứ hàng hóa)…
- Tiếp nhận, kiểm tra hàng.
- Làm thủ tục Hải quan.
- Dán Seal, bấm Seal; cân đo; kiểm hóa hàng.
- Thủ tục thanh khoản.
- Cung cấp đầy đủ các chi tiết cần thiết có liên quan đến lô hàng để

phòng chứng từ phát hành vận đơn và theo dõi tiếp.
c) Bộ phận chứng từ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 24
BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Đây là bộ phận không kém phần quan trọng trong Công ty. Bộ phận
Chứng từ có trách nhiệm theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịp
thời cung cấp thông tin cho các bộ phận khác, theo dõi và liên hệ khách hàng
để sắp xếp thời gian cho Bộ phận giao nhận.
Nhân viên chứng từ còn có các nhiệm vụ sau:
- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ) và cho số House Bill of
Loading (HB/L – vận đơn nhà) hoặc số Master Bill of Loading (nếu đóng vai trò
là hãng tàu).
- Nhận chứng từ khách hàng gửi (qua email hoặc fax); kiểm tra chứng
từ; làm vận đơn nháp rồi fax qua cho khách hàng kiểm tra lại để giảm thiểu sai
sót.
- Chủ động liên lạc với bộ phận giao nhận để lấy số liệu kịp thời sau đó
kiểm tra lại số liệu và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà fax cho
khách hàng.
- Thường xuyên liên lạc với đại lý hãng tàu ở nước ngoài để theo dõi
việc hàng đến hay chưa và yêu cầu đại lý giao hàng cho consignee.
- Cấp lệnh giao container rỗng và quản lý container. Thương xuyên liên
lạc với cảng để theo dõi số lượng container kéo vào và số lượng container kéo
ra hàng ngày để cấp cho khách hàng chính xác số hiệu container.
d) Bộ phận kế toán
- Tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán phục vụ kinh doanh và
đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán,
về công nợ, thu hồi công nợ của văn phòng.
- Quản lý theo dõi hoạt động, báo cáo kịp thời chính xác với trưởng chi

nhánh về tình hình tài chính của công ty.
- Quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng quy định hóa đơn tài chính.
- Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết.
e) Bộ Phận Thủ quỹ
- Tạm ứng tiền làm hàng cho bộ phận giao nhận.Thanh toán các quyết
toán của công ty mà Giám đốc đã duyệt.
- Phát lương, thưởng cho nhân viên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Lan
Lớp: KTN51- ĐC2 Page 25