đánh giá thực trạng bộ máy kế toán tại công ti tnhh thương mại và phát triển công nghệ

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VẢ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4.
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty.
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty.
Nền kinh tế phát triển đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng các
ngành nghề kinh doanh trong nội địa. Cùng với các ngành sản xuất, các
ngành thương mại cũng đã kiếm được cho mình một chỗ đứng vững chắc
trong lòng người tiêu dùng, thỏa mãn những nhu cầu về sản phẩm mà các
ngành sản xuất trong nước còn non kém và chưa đạt hiệu quả cao. Đáp ứng
yêu cầu đó, công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa
4 ra đời để đưa đến tay những người tiêu dùng những máy móc thiết bị công
nghệ điện tử hiện đại với ưu việt về tính dụng và lợi thế về cạnh tranh giúp
mọi người có thể đạt được những mục tiêu mà mình đề ra một cách hiệu quả
và tiết kiệm.
Công ty được thành lập ngaỳ 20/6/2000, được Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hà Nội cấp giấy phép số 0102002388, hoat động chủ yếu trong các lĩnh vực
khoa học công nghệ cao, cung cấp các thiết bị điện tử cho các hoạt động văn
phòng, y tế, và các dịch vụ khoa học kĩ thuật trong lĩnh vực tin học.
• Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4.
• Tên giao dịch: BACHKHOA4 TECHNOLOGY DEVELOPMENT
COMPANY LIMITED.
• Tên viết tắt: bk4 Co.Ltd.
• Vốn pháp định: 3.000.000.000 (3 tỉ đồng).
• Giám đốc công ty: Nguyễn Thị Giang
• Trụ sở công ty: 82/116-Nhân Hòa- Nhân Chính-Thanh Xuân- Hà
Nội.
• Điện thoại: 84.4.5584097-5584098-5571958.
• Email:
• Văn phòng công ty: Số 4 ngõ 139- Lê Thanh Nghị- Hai Bà Trưng-
Hà Nội.

• Điện thoại: 84.4.628.4763.
• Email: kinhdoanh
Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã có
tư cách pháp nhân thể hiện qua những điều sau:
• Có con dấu riêng.
• Độc lập về tài sản.
• Có điều lệ hoạt động riêng của công ty.
• Tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của
công ty mình.
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty.
Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 ra đời
là sự kết hợp và hội tụ của nhóm kĩ sư công nghệ thông tin bách khoa năng
động, sáng tạo, nhiệt huyết và trí tuệ. Ngay từ những ngày đầu mới thành
lập, công ty đã đi theo tôn chỉ” Kĩ thuật và dịch vụ tạo nên chất lượng và
thương hiệu của doanh nghiệp”.
1.1.2.1. Giai đoạn trước năm 2002
Từ năm 2000-2002 là giai đoạn công ty mới thành lập, nên công ty vẫn
còn bỡ ngỡ trước thị trường rộng mở. Trong giai đoạn này, công ty chủ yếu
đi tìm cho mình phương châm hoạt động phù hợp với mình. Công ty đã xác
định rằng” Kinh doanh bằng kĩ thuật chứ không kinh doanh bằng thương
hiệu”, nên công ty đã bắt đầu tập trung vào đào tạo và chuyển giao công
nghệ đồng thời cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
1.1.2.2. Giai đoạn năm 2002 tới năm 2010
Từ năm 2002 đến nay, công ty đã thực hiện nhập khẩu và phân phối các
sản phẩm nổi tiếng: Dell- Compaq- IBM và đã nhận được sự ủng hộ của
người tiêu dùng.
Công ty bắt đầu hoạt động từ năm 2000, sau 10 năm hoạt động công ty
đã đạt được một số thành tựu vượt bậc: không ngừng mở rộng quan hệ với
các đối tác quốc tế, doanh số liên tục tăng, sản phẩm đa dạng, đội ngũ cán
bộ nhân viên tăng từ 9 người lên đến 95 người, cơ cấu và tổ chức hoạt động

ngày càng chuyên nghiệp, và hệ thống khách hàng trong nước liên tục
tăng…
1.2. Đặc điểm kinh doanh tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
 Chức năng: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ
bách khoa 4 là một thực thể kinh tế hoạt động theo sự điều chỉnh của pháp
luật của Nhà nước Việt Nam nói chung, luật Doanh nghiệp và luật Thương
mại nói riêng. Là một loại hình công ty thương mại, vì vậy chức năng chính
của công ty không phải là sản xuất mà là tổ chức lưu thông hàng hóa mà
công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ
chức trong nước và ngoài nước.
 Nhiệm vụ: Giống như các công ty khác hoạt động trong nền kinh tế,
công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 muốn hoạt
động được trước hết phải làm tròn nghĩa vụ kinh tế của mình với nhà nước:
phải kê khai thuế TNDN đầy đủ, không được trốn thuế… Đối với nhân viên
của mình, công ty phải trả lương đầy đủ, tạo cho nhân viên một cuộc sống
tinh thần phong phú… Đối với khách hàng, công ty phải chịu trách nhiệm
chất lượng hàng hóa của mình: đạt tiêu chuẩn về mặt kĩ thuật, có những điều
kiện bảo hành phù hợp… Đối với nền kinh tế, công ty phải bảo đảm lưu
thông hàng hóa diễn ra thường xuyên, ổn định, liên tục tránh tình trạng để
hàng hóa trì trệ trong kho. Đối với những người góp vốn, công ty phải bảo
đảm sử dụng vốn hiệu quả, không bị thất thoát để tránh tình trạng lãng phí
vốn…
1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Các sản phẩm kinh doanh của công ty:
• Máy tính để bàn (Personal Computer): HP Compaq Presario, Dell
Optiplex.
• Máy tính xách tay (Laptop): Dell Vostro.A860, LenovoB450.
• Màn hình (Monitor CRT, LCD): Samsung, LG.
• Linh kiện máy tính chính hãng: Maxtor, Quảtum, Seagate, Samsung.

• Các thiết bị mạng: Cisco, 3Com, Intel.
• Các phần mềm quản lý và truyền thông.
Ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ tư vấn và thiết kế lắp đặt về
hệ thống mạng: LAN, WAN, wirelessLAN…
Có thể nói khách hàng chủ yếu mà công ty muốn hướng đến không chỉ
là những cá nhân mua phục vụ cho mục đích dùng của bản thân. Vì vậy để
đa dạng hóa các khách hàng của mình, công ty đã có nhiều chính sách
khuyến khích các doanh nghiệp và nhiều tổ chức khách hàng chú ý tới sản
phẩm và thương hiệu của mình. Từ đó nâng cao khả năng kinh doanh của
công ty và nâng cao thương hiệu của công ty trong nhiều tầng lớp người tiêu
dùng.
1.2.3.Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty.
Là một công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các thiết
bị máy tính và các dịch vụ tin học, nên hoạt động kinh doanh chính của
công ty là mua hàng hóa từ nhà cung cấp chính rồi sau đó sẽ tiêu thụ các
hàng hóa này qua các kênh phân phối phù hợp với chiến lược kinh doanh
của công ty. Do đó có thể tóm tắt hoạt động kinh doanh tại công ty thông
qua hai bước quan trọng: quá trình mua hàng và quá trình bán hàng.
1.2.3.1. Về quá trình mua hàng.
Quá trình mua hàng bắt đầu ngay từ khi công ty tìm nhà cung cấp cho
mình.Sau khi điều tra thấy nhu cầu một mặt hàng có khả năng sẽ tăng trong
một tương lai gần, công ty bắt đầu tìm đối tác để nhập hàng về. Đối tác này
có thể là từ các nhà sản xuất trong nước hoặc từ các nhà xuất khẩu, thông
thường các đối tác này đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Do mua
hàng là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình lưu thông, tức là nó sẽ có
ành hưởng quan trọng đến quá trình tiêu thụ hàng hóa sau này, vì vậy công
ty phải đảm bảo rằng hàng mua được có chất lượng cao, thuộc loại thế hệ
mới, không phải là hàng tồn kho của nhà cung cấp.Có thể tổng kết các hình
thức mua hàng của công ty như sau:
 Phương thức mua trực tiếp: Công ty sau khi đặt đơn đặt hàng với

nhà cung cấp, một số nhân viên chuyên môn của công ty sẽ trực tiếp đến lấy
hàng tại nơi sản xuất. Với các biện pháp kỹ thuật, các nhân viên này sê trực
tiếp kiểm tra chất lượng và quy cách của mặt hàng xem có đáp ứng đúng và
đủ yêu cầu của công ty không. Sau khi kiểm tra xong, thấy hàng hóa không
có gì sai sót, các nhân viên của công ty sẽ vận chuyển hàng về kho, giao
hàng cho thủ kho và các chứng từ liên quan cho những người có trách
nhiệm.
 Nhập khẩu hàng hóa: Mặt hàng công ty kinh doanh là những
hàng hóa mang tính khoa hoc công nghệ cao, là những mặt hàng mà các
ngành công nghiệp trong nước còn rất non trẻ nên mua hàng qua phương
thức nhập khẩu được công ty sử dụng khá phổ biến. Nhưng cũng chính vì là
hàng nhập khẩu nên rủi ro gặp phải hàng chất lượng không cao mà không
được trả lại là cao hơn so với việc mua hàng trực tiếp từ các nhà sản xuất
trong nước, nên công ty thường hướng tới các nhà nhập.Quy trình quen
thuộc của công ty khi có nhu cầu nhập khẩu là công ty qua điện thoại hoặc
fax sẽ liên lạc với nhà nhập khẩu để đặt hàng và làm hợp đồng kinh tế. Khi
hàng cập cảng, nhân viên của công ty sẽ đến kiểm nghiệm hàng và vận
chuyển về kho. Thông thường, giá nhập khẩu sẽ được tính bằng giá CIF.
1.2.3.2.Về quá trình bán hàng.
Công ty tồn tại hai hình thức bán hàng là hình thức bán lẻ và bán buôn.
Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua các showroom của công ty
dưới sự chỉ đạo, giám sát của ban dự án bán lẻ.Nhiệm vụ của ban dự án bán
lẻ là triển khai, phổ biến các chính sách của công ty cho showroom và thu
thập thông tin cũng như doanh số từ showroom để qua đó tồng kết được tình
hình kinh doanh của công ty. Ban dự án này cũng có nhiệm vụ phát hiện
những sự kiện bất thường trong tình hình kinh doanh để cung cấp thông tin
kịp thời cho các phòng liên quan để tìm ra các chính sách giải quyết. Có thể
nói hoạt động của ban quản lý này góp phần không nhỏ vào sự thành công
trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Đồng thời với xu hướng đa dạng hóa khách hàng, công ty cũng đã thành

lập một số đại lý phân phối được đặt tại Hà Nội. Các đại lý này có nhiệm vụ
phân phối hàng hóa đến các cửa hàng bán lẻ và những người tiêu dùng. Để
nâng cao tính cạnh tranh của hình thức này, công ty đã tạo điều kiện về vận
chuyển, huy động vốn… giúp cho các nhà phân phối này có thể tìm lợi
nhuận dễ hơn.
Tương ứng với hai kênh phân phối này, công ty cũng xây dựng hai bảng
giá phù hợp là: giá bán buôn và giá bán lẻ. Sự đặt giá cho hai giá này phụ
thuộc vào kết quả điều tra nhu cầu thị trường, giá cả của đối thủ cạnh
tranh,chiến lược kinh doanh của công ty vào từng thời kì…
Sơ đồ 1.1: Tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy tại công ty.
Hoạt động theo cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng, công ty có một
phòng ban giám đốc với các phòng ban chức năng phù hợp với vai trò trợ
giúp phòng ban giám đốc có những quyêt định đúng đắn và hiệu quả. Những
quyết định quản lý đã được ban giám đốc thông qua sê được truyền xuống
các phòng ban chức năng liên quan. Nhận được các quyết định này, các
phòng ban chức năng liên quan một mặt xem xét tính khả thi của quyết định
đó, nếu thấy có những bất ổn trong quyết định đó thì nên báo cáo lại với ban
giám đốc còn nếu không thì sẽ thực hiện nghiêm túc để hoàn thành tốt quyết
định đó. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng có nhiệm vụ tham
mưu cho ban giám đốc thông qua các bản tổng kết định kì. Đồng thời các
trưởng phòng sẽ được trao những quyền nhất định để họ có thể có tự quyết
định trong phạm vi quyền lực cho phép. Có thể tóm tắt sơ bộ bộ máy của
công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 như sau:
NHÀ CUNG
CẤP CHÍNH
BAN DỰ ÁN
BÁN LẺ
CÁC ĐẠI LÝ
PHÂN PHỐI

CÔNG TY
SHOWROOM
 Giám đốc là người điều hành hoạt động thường ngày của công ty,
chịu trách nhiệm trước công ty về các quyết định của mình. Chức năng
nhiệm vụ chính của giám đốc bao gồm:
• Quyết định mọi vấn đề liên quan đến các hoạt động thường ngày của
công ty.
• Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công
ty.
• Là lãnh đạo cao nhất của công ty nên giám đốc sẽ quyết định các vấn
đề mang tính chiến lược và quan trọng như cách sử dụng nguồn vốn hiệu
quả, cách huy động nguồn vốn…
 Phòng kế hoạch có chức năng chủ yểu sau:
• Dựa vào kết quả điều tra thị trường mà phòng kế hoạch xây dựng cho
công ty những kế hoạch, chiến lược sản phẩm và tiêu thụ sản phầm hàng
năm.
• Dựa vào kết quả hoạt động của những kì trước, phòng kế hoạch sẽ
giao cho các đơn vị bán lẻ kế hoạch tiêu thụ tương ứng để đảm bảo thực
hiện tiến độ như đã dự kiến.
• Đồng thời phòng kế hoạch phải lập kế hoạch hàng hóa phục vụ cho
kinh doanh cho các kì kế tiếp để tránh trường hợp hàng trong kho quá nhiều
hoặc số lượng hàng không đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng.
 Phòng thị trường cũng có những chức năng riêng biệt sau:
• Phải luôn nghiên cứu, tìm hiểu thị trường để nhạy bén phát hiện ra
những biến đổi khác biệt của thị trường, từ đó cung cấp thông tin cho phòng
kế hoạch để có những quyết định hợp lý.
• Xác định các mức giá phù hợp cho từng loại sản phẩm, trong từng
thời kì nhất định. Đây là công việc rất quan trọng vì nó sẽ quyết định xem
sản phẩm của công ty có đủ sức cạnh tranh với các đối thủ không thông qua

cuộc chiến giá cả trên thị trường.
• Điều tra phản ứng của khách hàng với sản phẩm của mình để từ đó
quyết định xem nên tiếp tục kinh doanh các mặt hàng nào cho thỏa mãn
được nhu cầu của người tiêu dùng và có lợi nhất cho công ty.
• Xây dựng các chiến lược tiếp thị, chào hàng, quảng cáo cho phù hợp.
 Phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau:
• Bố trí, sắp xếp các nhân viên theo yêu cầu của từng phòng ban với
các vị trí phù hợp với trình độ của từng người.
• Xây dựng các chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với điều lệ
của công ty.
• Phát triển các chính sách khen thưởng phù hợp với đặc điểm kinh
doanh của công ty.
• Đề ra các chương trình đào tạo tay nghề cho nhân viên tạo ra nguồn
nhân viên có chất lượng cao cho công ty.
 Phòng tài chính- kế toán có các chức năng sau:
• Thu thập các thông tin, các số liệu kế toán theo các chuẩn mực kế
toán được chấp nhận rộng rãi ở nước ta.
• Kiểm tra các khoản thu chi, các hoạt động thanh toán nợ với người
cung cấp.
• Nhanh chóng phát hiện những bất cập trong luân chuyển chứng từ để
kịp thời ngăn ngừa các hành vi phạm pháp luật và kịp thời hoàn thiện công
tác kế toán tại công ty.
• Giám sát các hoạt động trong quá trình lập, lưu trữ chứng từ có liên
quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty.
• Phân tích các số liệu có được để hỗ trợ giám đốc đưa ra những quyết
định chính xác và kịp thời.
• Cung cấp thông tin kế toán đã được quy định theo pháp luật Việt
Nam.
 Phòng dịch vụ có các chức năng chủ yếu sau:
• Lựa chọn người cung cấp hàng hóa với các tiêu chuẩn đã đề ra đồng

thời cũng là phòng chịu trách nhiệm trong việc trả lại hàng kém chất lượng
cho nhà cung cấp.
• Thực hiện các dịch vụ tư vấn khách hàng, giải đáp thắc mắc của
khách hàng về sản phẩm để nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty.
• Tiếp nhận các mặt hàng kém chất lượng do khách hàng đem trả. Đề
xuất ra các cách giải quyết cho những vấn đề còn tồn tại trong mẫu mã, chất
lượng, giá cả thông qua các thông tin phản hồi từ khách hàng.
 Phòng kĩ thuật có các chức năng sau:
• Lắp đặt hệ thống thiết bị phần cứng, máy tính, máy văn phòng, điện
tử theo yêu cầu của khách hàng.
• Lắp đặt tại nơi các thiết bị ngoại vi như máy in, projector, scanner.
• Bảo trì và phát triển các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng
tin học.
• Chịu trách nhiệm trước việc kiểm nghiệm chất lượng của hàng hóa
khi nhập từ các nhà cung cấp.
• Trực tiếp giải đáp các thắc mắc liên quan đến vấn để kĩ thuật cho
khách hàng.
 Phòng bảo hành có những chức năng sau:
• Quản lý các thiết bị bảo hành.
• Bố trí các nhân viên kĩ thuật đến xem xét và khắc phục sự cố cho
khác hàng trong thời gian sớm nhất.
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Phát triển
công nghệ bách khoa 4 được tóm tắt lại qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty
1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty.
Là một tế bào nhỏ trong nền kinh tế Việt Nam, công ty TNHH Thương
mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hoạt động không ngoài mục đích
tối đa hóa lợi nhuận, phục vụ lợi ích cho người góp vốn và các nhân viên
làm việc cho công ty. Công ty đã có những điều chỉnh chính sách phù hợp
với thị trường để kịp đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng vì vậy mà kết

quả kinh doanh của công ty được cải thiện theo thời gian. Để được sự cải
thiện như vậy phải kể đến sự phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban chức
năng, sự nhạy bén, quyết đoán của nhà quản lý, sự đoàn kết của các nhân
Giám đốc
Phòng
tài
chính-
kế
toán
Phòng
hành
chính
nhân
sự
Phòng
kĩ
thuật
Phòng
kế
hoạch
Phòng
thị
trường
Phòng
bảo
hành
Phòng
dịch
vụ
viên trong công ty…Minh họa cho sự cải thiện này là bảng thể hiện kết quả

kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây nhất.
Bảng 1.1: Bảng chỉ tiêu phát triển của công ty
Đơn vị tính: nghìn
đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009
6 tháng đầu năm
2010
1
Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ
4.089.013 23.013.024 12.611.086
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - 1.627
3
Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ
4.089.013 23.013.024 12.609.459
4 Giá vốn hàng bán 3.230.872 20.670.118 11.554.809
5
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ
858.141 1.054.650
6 Doanh thu hoạt động tài chính 1.706 3.203 2.342.905
7
Chi phí tài chính
+ Trong đó chi phí lãi vay
21.174 345.078
204.863
148.140
133.483
8 Chi phí quản lý 553.443 1.855.699 457.291

9
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh
285.229 145.331 450.221
10 Thu nhập khác
11 Chi phí khác
12 Lợi nhuận khác
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 285.229 145.331 450.221
14 Số lao động 70 (người) 94 (người) 95 (người)
15 Thu nhập bình quân đầu người 4,074 /người 1,546/người 4,739 /người
(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán và phòng hành chính nhân sự)
Nhìn vào bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của
công ty trong cả ba năm đều tăng, mặc dù là tốc độ tăng có thể không giống
nhau. Có thể thấy rằng, doanh thu của năm 2009 tăng lên gấp gần hai lần so
với doanh thu năm 2008, đây cũng là thời kì công ty mở rộng phạm vi kinh
doanh, hàng hóa công ty nhập về được đa dạng hóa về chủng loại và chất
lượng. Điều đó chứng tỏ rằng công ty đã có hướng đi đúng đắn phù hợp với
yêu cầu của thị trường và được thị trường ủng hộ. Nhưng doanh thu của 6
tháng đầu năm 2010 thì chỉ tăng nhẹ, không biến đổi quá lớn so với năm
2009. Tuy nhiên phải đặt sự biến đổi này trong bối cảnh môi trường kinh tế
lúc đấy, khi mà nền kinh tế đang trong giai đoạn chạm đáy của thời kì suy
thoái thì kết quả kinh doanh của công ty vẫn tăng được đã là 1 dấu hiệu rất
đáng mừng. So sánh với tình trạng nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực
này phải tạm ngừng hoạt động hoặc vẫn hoạt động nhưng trong tình trạng
thua lỗ thì sự tăng doanh thu của công ty thực sự là một tín hiệu khởi sắc.
Do doanh số tăng nên giá vốn hàng bán cũng tăng theo là một điều dễ
hiểu. Nhưng mức độ tăng của giá vốn hàng bán không theo tỉ lệ của mức
tăng của doanh thu chứng tỏ hàng hóa bán ra rất đa dạng và phong phú, chứ
doanh thu này không tập trung vào một dòng hàng hóa nào cả.
Tuy nhiên nếu xét khoản mục giảm trừ doanh thu thì công ty đã phát

sinh những tín hiệu đáng lo ngại. Chỉ tiêu này trong hai năm 2008, 2009 đều
bằng không nhưng đến 6 tháng đầu năm 2010 thì chỉ tiêu này đã đạt hơn 1
triệu chứng tỏ chất lượng hàng hóa của công ty đã có dấu hiệu giảm sút.
Xem xét chỉ tiêu này doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ nguyên nhân của sự thay
đổi này để tìm ra các biện pháp tối ưu giải quyết. Bởi vì gặp khó khăn trong
đầu ra này nếu kéo dài có thể ảnh hưởng đến doanh thu và ảnh hưởng đến
hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng.
Doanh thu tăng cùng với giá vốn tăng đã dẫn đến sự tăng lên trong lợi
nhuận gộp nhưng lợi nhuận kế toán trước thuế lại giảm đi trong năm 2009
so với năm 2008. Nguyên nhân là do chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên
quá nhiều, kéo theo sự sụt giảm về lợi nhuận của công ty. Do đây là thời kỳ
khủng hoảng nên công ty đã phải đầu tư rất nhiều vào marketing để điều tra
nhu cầu thị trường, đồng thời để giới thiệu sản phẩm của công ty tới khách
hàng…một nguyên nhân khác làm lợi nhuận kế toán thay đổi là do năm
2009,doanh nghiệp đã huy động vốn vay từ nhiều nguồn, làm xuất hiện chi
phí tài chính, làm giảm lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty. Cách huy
động vốn từ các nguồn vốn vay có thể là chiến lược kinh doanh do ban giám
đốc quyết định để hướng tới hai mục đích chính. Thứ nhất vốn huy động từ
nguồn vốn vay có thể có chi phí huy động thấp hơn nếu so sánh với chi phí
cơ hội của việc sử dụng nguồn vốn của chủ sở hữu. Thứ hai là mặc dù sử
dụng vốn vay sẽ làm giảm lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệp
nhưng đó cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt mức thuế doanh nghiệp mà
công ty phải đóng. Vì theo luật định thì chi phí lãi vay được coi là chi phí
hợp lý được tính vào lợi nhuận trước thuế, làm tăng chi phí và giảm lợi
nhuận của công ty. Có thể nói đây hứa hẹn sẽ là một sự thay đổi hợp lý
trong chính sách huy động vốn lâu dài của công ty.
Xét về chỉ tiêu nhân viên của công ty, có thể thấy rằng số lượng lao
động và thu nhập bình quân một lao động tăng trong cả ba năm, chứng tỏ
doanh nghiệp đã có chính sách tiền lương và chế độ thưởng phù hợp để giữ
những nhân viên lâu năm và thu hút lực lượng lao động lành nghề phục vụ

cho mục đích hoạt động của công ty.
Như vậy thông qua một số chỉ tiêu thể hiện tình hình kinh doanh của
công ty trong ba năm gần đây nhất có thể thấy rằng công ty đã có những
biến đổi rất lớn theo chiều hướng tích cực, đáp ứng được yêu cầu vi mô của
nhà quản lý cũng như yêu cầu vĩ mô của nhà nước. Với phương châm hoạt
động: Đoàn kết- hợp tác- cùng phát triển, công ty đã tự xây dựng cho mình
một mạng lưới nhà cung cấp phong phú và đầy uy tín. Hệ thống bán hàng
cũng đa dạng tạo điều kiện đẩy mạnh tình hình kinh doanh của công ty và
thúc đẩy quá trình đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Với chính sách đãi
ngộ phù hợp, công ty đã có trong mình một nguồn nhân lực dồi dào, có trình
độ chuyên môn cao, đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của
công ty. Trong những năm qua, mặc dù không tránh khỏi thời kì công ty có
doanh thu bị giảm sút nhưng nhìn chung, công ty đã có tốc độ tăng trưởng
trung bình là 45% - một con số đáng kinh ngạc đối với một công ty mới có
tuổi đời là 10 năm. Sự phát triển tăng trưởng mạnh của công ty chính là
những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế ta phát triển ngày càng vững mạnh và
lâu dài.
PHẦN 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4.
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Một công ty muốn thành công thì phải xây dựng cho mình những trụ đỡ
phù hợp. Phù hợp cả về số lượng cả về chất lượng, cả về mô hình và quy
mô, có như vậy thì những trụ đỡ đó mới không cản đường, chặn lối trên con
đường phát triển của công ty. Nắm được nguyên lí đó, công ty TNHH
Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã tự xây dựng cho mình
một hệ thống các phòng ban phù hợp để trợ giúp và hỗ trợ nhau trong quá
trình hoạt động kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán cũng là một bộ phận
trong các phòng ban đó. Với chức năng chính là thu thập, xử lý các thông tin

kế toán để hỗ trợ ban giám đốc cũng như các phòng ban liên quan trong việc
ra những quyết định quan trọng, bộ máy kế toán của công ty đã góp phần
không nhỏ vào sự thành công chung của công ty. Với chính sách đãi ngộ
phù hợp, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp,
lành nghề, nhiệt tình đảm bảo công tác kế toán các phần hành được thực
hiện đầy đủ và trọn vẹn nhất
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ
bách khoa 4 hoạt động theo mô hình tập trung một cấp, tức là công ty chỉ
mở một bộ sổ kế toán đồng nhất, không tồn tại hai hay nhiều bộ sổ khác biệt
để tin tránh tình trạng trùng lặp công việc giữa các kế toán viên. Theo đó các
giai đoạn của các phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý các thông tin
kế toán đều được vào một bộ sổ kế toán với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính.
Cũng giống như quan hệ của bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kế toán
của công ty cũng hoạt động theo kiểu quan hệ trực tuyến-tham mưu tức là
kế toán các phần hành sẽ chịu sự điều hành của kế toán trưởng, còn kế toán
trưởng sẽ đóng vai trò tham mưu cho giám đốc để hỗ trợ giám đốc trong
việc ra các quyết định quan trọng.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toán
phần hành tương ứng. Trong các kế toán phần hành đó thì mỗi kế toán viên
lại giữ những vai trò khác nhau. Kế toán phần hành thanh toán phụ trách các
phần hành liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Kế
toán phần hành công nợ phụ trách các phần hành liên quan đến các khoản
thanh toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và các khoản vay nợ của
doanh nghiệp. Kế toán bán hàng phụ trách các phần hành liên quan đến
doanh thu và chi phí bao gồm cả doanh thu tài chính. Kế toán phần hành
hàng tồn kho phụ trách sự biến động của hàng tồn kho khi có các lần nhập-
xuất hàng tồn kho. Kế toán tổng hợp phụ trách các phần hành còn lại, và đến
cuối mỗi kì kế toán là người chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo tài
chính. Mỗi kế toán viên đều được công ty trang bị riêng cho một máy tính

và tách biệt với người khác bằng việc đặt mật khẩu. Đặt mật khẩu không chỉ
giúp cho jcác kế toán viên an tâm về tính bảo mật thông tin mà còn giúp cho
mỗi người có một sự độc lập nhất định cho công việc mình đang làm. Tổ
chức bộ máy kế toán như trên đã đảm bảo các nguyên tắc kế toán được chấp
nhận rộng rãi ở nước ta: nguyên tắc bảo mật thông tin, nguyên tắc bất kiêm
nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc hợp tác- chuyên môn
hóa giữa các lao động. Cụ thể việc phân nhiệm các nhiệm vụ của kế toán
viên được thể hiện rõ như sau:
 Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy kế toán. Không chỉ
đóng vai trò là người trực tiếp điều hành các kế toán phần hành, kế toán
trưởng còn là người giúp việc trưc tiếp cho giám đốc công ty, nên kế toán
trưởng sẽ có những chức năng sau:
• Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán cho công ty.
• Kiểm tra, giám sát hoạt động của các kế toán phần hành và của bộ
máy kế toán.
• Là người phổ biến các chủ trương của cấp trên và hướng dẫn các kế
toán phần hành thực hiên tốt các chủ trương đó.
• Được quyền kí duyệt các tài liệu kế toán.
• Thực hiện kiểm kê ngân quỹ đột xuất và đối chiếu với các sổ sách
liên quan để kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ cũng như của các kế toán
phần hành.
• Có quyền từ chối, không kí những tài liệu vể tài chính liên quan đến
vi phạm các chế độ quy định và các thông lệ kế toán được chập nhận ở Việt
Nam.
• Hàng ngày cập nhật đối chiếu các thông tin kế toán từ máy tính với
các chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc đó.
• Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho ban giám đốc, chịu trách
nhiệm vể tính trung thực của các thông tin trên báo cáo tài chính cũng như
trên các báo cáo quản trị.
• Có quyền đề xuất với ban giám đốc về việc bổ nhiệm thêm kế toán

phần hành nếu thấy cần thiết.
• Phân tích tổng hợp số liệu kế toán để từ đó đề ra các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị của ban giám đốc.
 Đối với kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán,
kế toán hàng tồn kho thì có một số chức năng chính sau:
• Tiếp nhận các chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ của những chứng từ
gốc đó. Nếu thông tin trong các chứng từ gốc đó có gì đáng nghi ngờ thì sẽ
xin chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Còn nếu thấy hợp lý thì tương ứng
với phần hành mà mình phụ trách, các kế toán viên chuyển thông tin vào các
bảng, biểu đã được thiết kế trên máy vi tính và các sổ tương ứng trên Excell.
• Thường xuyên đối chiếu số liệu trên các chứng từ kế toán với các sổ
sách kế toán để tránh thiếu sót, nhầm lẫn.
• Cung cấp và chịu trách nhiệm với kế toán trưởng về những dữ liệu
mà mình đã cung cấp.
 Kế toán tổng hợp ngoại trừ những chức năng đã nêu trên của kế
toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, thì kế toán tổng hợp còn
có chức năng khóa sổ, lập lên các báo cáo tài chính và in các báo cáo đó cho
những người có nhu cầu.
 Thủ quỹ là người phụ trách số tiền còn trong két của công ty. Chức
năng của thủ quỹ là:
• Chi tiền theo yêu cầu của giám đốc và kế toán trưởng.
• Kiểm tra tính đúng đắn của thông tin trên các phiếu thu, phiếu chi
trước khi tiến hành các hoạt động thu chi tiền.
• Có trách nhiệm kiểm kê ngân quỹ thường xuyên để kiểm tra thực tế
số tiền có trong két và số tiền ghi trên sổ sách. Nếu thấy có sự chênh lệch
phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng.
Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán- tài chính có thể được khái quát qua sơ
đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán tại công ty.

2.2.1. Các chính sách kế toán chung.
Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hiện
vẫn đang tuân thủ theo các chế độ kế toán được quy định theo quyết định số
48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006,
Kế toán
công nợ
Kế toán
tổng
hợp
Kế toán
bán
hàng
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
hàng
tồn kho
Thủ quỹ
KẾ TOÁN
TRƯỞNG
đồng thời cũng áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các nguyên tắc
kế toán được chấp nhận rộng rãi. Lựa chọn và áp dụng các nguyên tắc kế
toán đó vào công ty mình, công ty đã có một hệ thống các chính sách kế
toán chung tương đối phù hợp như sau:
• Chữ viết sử dụng trong kế toán đồng nhất là tiếng Việt, không sử
dụng bất kì ngôn ngữ nước ngoài nào.
• Mặc dù tiến hành nhập khẩu hàng hóa với nhiều nhà cung cấp nước
ngoài nhưng đơn vị tiền tệ công ty sử dụng là Đồng Việt Nam. Các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đồng ngoại tệ phải được chuyển đổi sang

đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của ngân hàng Ngoại thương Việt
Nam.
• Kì kế toán của công ty là năm tài chính bắt đầu từ 01/01 tới 31/12
hàng năm.
• TSCĐ được ghi nhận theo nguyên tắc giá lịch sử. Do là công ty
thương mại nên TSCĐ của công ty không lớn, công ty quyết định sử dụng
phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng để thuận lợi cho
công tác trích khấu hao.
• Nguyên tắc ghi nhận giá hàng tồn kho là theo nguyên tắc giá gốc lịch
sử.
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: do công ty kinh doanh những
mặt hàng có mức độ hao mòn vô hình cao nên công ty quyết định sử dụng
phương pháp nhập trước- xuất trước để tối thiểu hóa chi phí hao mòn này.
• Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty sử dụng phương pháp
kê khai thường xuyên.
• Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính : theo nguyên tắc giá
lịch sử.
• Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: là lợi nhuận sau khi
đã tính thuế TNDN.
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Tuân theo chuẩn mực kế toán số 14-
Doanh thu và thu nhập khác.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty.
Các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng đều tuân theo quy định của
Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tài
chính. Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là cơ
sở để người quản lý quản lý được sự biến động của tài sản trong công ty.
Đồng thời chứng từ kế toán cũng là cơ sở để các kế toán viên ghi các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh do vậy các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trước các
nghiệp vụ mà mình định khoản cũng như tính hợp lệ của các chứng từ kế
toán tương ứng. Cụ thể các chứng từ được sử dụng trong công ty được phân

loại như sau:
• Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công
làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán nhân
công làm thêm thuê ngoài…
• Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn, bản kê bán lẻ hàng hóa…
• Chứng từ về tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng
tạm ứng tiền mặt, biên bản kiểm kê tiền mặt.
• Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ,
biên bản bàn giao sửa chữa lớnTSCĐ hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ,
biên bản đánh giá lại TSCĐ…
Để bộ máy kế toán hoạt động tốt thì một trong những điều kiện quan
trọng là chứng từ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lệ, hợp
pháp theo quy định của Bộ Tài chính. Một chứng từ phù hợp là một chứng
từ ghi đầy đủ yếu tố cần thiết và bổ sung, có đầy đủ chữ kí của người liên
quan để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Vì vậy các thông tin kế toán
trên chứng từ cũng như nội dung các nghiệp vụ kinh tế cũng đã được công
ty xem xét kĩ trước khi vào sổ. Chứng từ sau khi đã được ghi vào sổ cũng đã
được bảo quản trong thời gian quy định tạo thuận lợi cho công ty trong việc
kiểm tra, thanh tra sau này.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại công ty.
Tuân theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành
ngày 14 tháng 9 năm 2006 và áp dụng linh hoạt vào hình thức kinh doanh
hàng hóa của công ty, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản
phù hợp, hỗ trợ rất lớn cho các kế toán viên trong việc ghi lại các nội dung
kinh tế đang diễn ra trong công ty. Hệ thống này được sắp xếp theo nguyên
tắc cân đối giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản để phù hợp với
các chỉ tiêu được phản ánh trên báo cáo tài chính. Cụ thể như sau:
• TK nhóm 1 gồm: Tk 111, Tk 112,Tk 113, Tk 141,Tk 156, Tk 131…
• Tk nhóm 2 gồm: Tk 211, Tk 214, Tk 241…
• Tk nhóm 3 gồm: Tk 331, Tk 334, Tk335, Tk 338, Tk 341…

• Tk nhóm 4 gồm: Tk 411, Tk 413, Tk 414, TK421,…