phân biệt phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

PHÂN BIỆT HAI PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO:
KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN & KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

SV Nguyễn Thị Thương - Lớp: KT1.2

Đặt vấn đề: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng
1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho (theo nguyên tắc năm tài chính): phương pháp kê
khai thường xuyên (KKTX) & phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc lựa chọn phải thích
hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Vậy, lựa chọn phương pháp hạch toán hàng
tồn kho có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Để xem xét sự ảnh
hưởng của 2 phương pháp này đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, chúng ta cần phân
biệt 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho.
I/ Hàng tồn kho:
- Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) là một tổ chức độc lập có mục tiêu nhằm đạt được sự
thống nhất trong các nguyên tắc kế toán mà các doanh nghiệp và các tổ chức trên thế giới sử dụng
để lập Báo cáo tài chính. Uỷ ban này đã xây dựng được hệ thống các chuẩn mực kế toán cơ bản có
thể vận dụng ở các quốc gia khác nhau trên cơ sở tiêu chuẩn hoá và hài hoà đáp ứng xu hướng toàn
cầu hoá hiện nay đặc biệt là hài hoà và thống nhất trong việc lập và trình bày các báo cáo tài chính.
Vì vậy có nhiều quốc gia quan tâm đến việc nghiên cứu, xây dựng và công bố các chuẩn mực kế
toán quốc gia trên cơ sở vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế xem xét chuẩn mực kế toán quốc tế
về hàng tồn kho IAS 2 là căn cứ để có thể so sánh với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 2) và
những quy định kế toán hàng tồn kho hiện nay từ đó có những phương hướng hoàn thiện.
* Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS02):
Hàng tồn kho là:
- Những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- NVL, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hoá mua về để bán: hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia
công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho
thành phẩm.
- NVL, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
- Chi phí dịch vụ dở dang.

Đối chiếu IAS 02 & VAS 02:

Theo kế toán quốc tế IAS 02
Theo kế toán Việt Nam VAS 02
1. Phương pháp đánh giá hàng nhập:
- Giá gốc hàng tồn kho gồm:
Tổng chi phí mua gồm:
+ Giá mua ghi trên hoá đơn
+ Các chi phí mua
+ Giảm giá thương mại
Chi phí chế biến gồm:
+ Chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất sản
phẩm.
+ Chi phí sản xuất chung: Định phí và biến phí
1. Phương pháp đánh giá hàng nhập:
- Đối với nguyên vật liệu, hàng hoá mua ngoài:
Giá nhập = giá mua + chi phí mua + chi phí
(thuế nhập khẩu, hao hụt trong định mức…)
- Đối với thành phẩm, sản phẩm dở dang thì chi
phí bao gồm:
+ Chi phí nguyên liệu trực tiếp
+ Chi phí nhân công trực tiếp
+ Chi phí sản xuất chung: được phân bổ trên
khối lượng sản xuất thực tế chứ không dựa trên
- Phân bổ chi phí sản xuất chung

+ Phân bổ biến phí dựa trên tình hình sử dụng
thực tế máy móc thiết bị.
+ Phân bổ định phí dựa trên năng suất trung bình
của thiết bị sản xuất
cơ sở năng suất hoạt động bình thường
2. Đối tượng lập dự phòng:
Chủ yếu là các loại hàng tồn kho dùng để bán.
Các loại tồn kho dùng để sản xuất chỉ lập dự
phòng khi bán các thành phẩm sản xuất ra từ các
loại vật tư đó giảm sút trên thị trường.
2. Đối tượng lập dự phòng:
Toàn bộ các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn
kho.
III/ Phân biệt

1/ Phương pháp kê khai thường xuyên(KKTX):
a) Nội dung:
- Theo dõi thường xuyên, lên tục, có hệ thống;
- Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho;
- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị giá
hàng xuất kho trong kỳ.
b) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
2/ Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK):
a) Nội dung:
- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
- Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ;
- Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ. (cuối kỳ mới tính được)

(cuối kỳ kiểm kê, xác định hàng tồn kho; sau đó, kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ)
b) Chứng từ sử dụng: chứng từ sử dụng như pp KKTX ;
- Tuy nhiên, cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại
chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
c) TK sử dụng:

Phương pháp KKTX
Phương pháp KKĐK
Số TK
Bên Nợ
Bên Có
Bên Nợ
Bên Có


151
-hàng mua đang đi
đường cuối kỳ chưa
về nhập kho
-trị giá hàng mua
đang đi đường về
nhập kho hoặc
chuyển thẳng giao
cho khách hàng.
- trị giá hàng mua
đang đi đường kỳ
trước phát hiện thiếu
hụt ở kỳ này.
-kết chuyển trị giá
hàng mua đang đi

đường cuối kỳ.
-kết chuyển trị giá
hàng mua đang
đi đường đầu kỳ
sang TK611.

152
(153)
-trị giá thực tế
NVL, ccdc nhập
kho;
-trị giá thừa phát
hiện khi kiểm kê.
-trị giá thực tế xuất
kho;
-thiếu hụt khi kiểm
kê;
-chiết khấu TM được
hưởng khi mua
-kết chuyển trị giá
NVL, công cụ dụng
cụ cuối kỳ.

-kết chuyển trị giá
NVL, công cụ
dụng cụ đầu kỳ
sang TK611.

154
-chi phí trong kỳ
liên quan đến sản
xuất sản phẩm (đối
với DN sx sản
phẩm)
-giá thành thực tế sản
phẩm nhập kho hoặc
chuyển bán;
-trị giá NVL, hàng
hoá gia công xong
nhập lại kho.
-kết chuyển chi phí
sản xuất kinh doanh
dở dang cuối kỳ.
-kết chuyển chi
phí sản xuất kinh
doanh dở dang
đầu kỳ sang
TK631.



155
-trị giá thành phẩm
nhập kho;
-trị giá thành phẩm
phát hiện thừa khi
kiểm kê.
-trị giá thực tế thành

phẩm nhập kho;
-trị giá thành phẩm
thiếu hụt khi kiểm kê.
-kết chuyển trị giá
thành phẩm tồn kho
cuối kỳ.
-kết chuyển trị giá
thành phẩm tồn
kho đầu kỳ sang
TK632.



156
-trị giá hàng hoá
mua vào(1561);
-chi phí mua hàng
hoá (1562);
-trị giá hàng hoá
phát hiện thừa khi
kiểm kê;
-trị giá hàng hoá bị
người mua trả lại
nhập kho.
-xuất kho giao đại lý
hoặc bán cho khách
hàng;
-trị giá hàng hoá phát
hiện thiếu hụt khi
kiểm kê;

-các khoản chiết khấu
TM, giảm giá hàng
mua, hàng mua trả
lại.
-kết chuyển trị giá
hàng tồn kho cuối
kỳ.

-kết chuyển trị giá
hàng tồn kho đầu
kỳ.



157
-hàng hoá, thành
phẩm gửi bán cho
khách hàng hoặc
gửi đại lý.
-hàng hoá, thành
phẩm gửi bán và
được xác định là đã
bán.
-kết chuyển trị giá
hàng hoá, thành
phẩm gửi đi bán
cuối kỳ .
-kết chuyển trị giá
hàng hoá, thành
phẩm gửi đi bán

đầu kỳ sang
TK611 hoặc
TK632


611
(không
có số
dư)


-trong kỳ, hàng mua
nhập kho:
Nợ TK611
Nợ TK1331
Có TK111,112
-Chi phí mua hàng
-cuối kỳ, kiểm kê
xác định số
lượng, trị giá thực
tế hàng tồn kho
cuối kỳ:
Nợ TK156

tính vào trị giá mua
(Nợ TK611)

Có TK611
-căn cứ vào kết
quả, xác định

tổng trị giá hàng
xuất bán:
Nợ TK632
Có TK611
d/ Sổ kế toán:
- Là các tờ sổ theo mẫu quy định, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
- Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành 1
hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau : sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Nhật ký chung và sổ cái,
sổ Nhật ký chứng từ…
V/ Ưu điểm và hạn chế:
* Đối với phương pháp kê khai thường xuyên:
- Ưu điểm:
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra
nghiệp vụ.
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh
chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).
- Nhược điểm: tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác
kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanh nghiệp tin học hoá công
tác kế toán.
* Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ::
- Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán.
- Nhược điểm:
+ công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
+ công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ
gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
+ khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ
kế toán.
V/ Kết luận:

- Dựa vào ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho, DN có thể
phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của DN, từ đó
đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong
công việc.
- Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây
lắp…) và các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi, máy
móc…
+ Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ DN biết được
mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ
và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu
thụ hàng, thu hồi vốn; vì DN kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng
nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả.
+ Quá trình hoạt động giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh được diễn ra liên tục
thông qua việc giao nhận các chứng từ.
- Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp,
số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ,
khuy áo,…) và các đơn vị sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá nào đó vì trong trường
hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành.
+ Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chon phương
pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại hiệu
quả vì độ chính xác không cao;
+ Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể
gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh;
+ Trong kỳ, chủ DN không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hoá của DN
thông qua kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định.
- Lựa chon phương pháp thích hợp giúp công tác kế toán được hoạt động thuân lợi
hơn, mang tính chính xác cao hơn và một phần giúp DN kinh doanh đạt hiệu quả dựa trên
các báo cáo của kế toán.

* Tài liệu tham khảo:
- Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 ( IAS 02 )
- Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho ( VAS 02 )