thực tập tại ban thường trực mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tường

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của đất nớc, xã hội thì
công tác văn th trong các cơ quan ngày càng đợc mở rộng và nâng cao để phù
hợp với xu hớng của đất nớc. Cùng với yêu cầu cải cách nền hành chính quốc gia
công tác văn th trở nên quan trọng trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp.
Dựa trên tinh thần đó, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Trờng Trung học Văn
th Lu trữ ( nay là Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) đợc thành lập theo Quyết
định số 109/QĐ - BT của Bộ trởng Phủ Thủ tớng ( nay là Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ ). Từ khi thành lập đến nay, Trờng đã có nhiều bớc phát triển trong
công tác đào tạo. Hàng năm, Trờng cung cấp cho đát nớc một đội ngũ không nhỏ
cán bộ, nhân viên văn th cho tất cả các cơ quan, xí nghiệp. Trong thời đại đất nớc
đang dần đợc đổi mới đòi hỏi mỗi cá nhân phải luôn tìm tòi, học hỏi những kinh
nghiệm và trao dồi kiến thức cho bản thân bởi thế song song với việc dạy lý
thuyết, hàng năm Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho các học sinh,
sinh viên năm cuối đi thực tế tại cơ quan, đơn vị.
Thực tập tại cơ quan giúp cho học sinh củng cố những kiến thức đã học,
nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp và tác phong của ngời cán bộ văn th tơng lai. Đó cũng chính là hành trang
cho mỗi học sinh, sinh viên khi bớc vào cuộc sống.
Đợc sự hớng dẫn của Khoa Văn th Lu trữ cùng sự đồng ý của lãnh đạo
Uỷ ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng em đến thực tập tại ban
Thờng trực Mặt Trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, từ ngày 13 tháng 4 đến ngày 31
tháng 7 năm 2009, bản thân em đã nghiêm túc, cố gắng tìm tòi học hỏi và thực
hiện đúng nội quy, quy định của cơ quan.
Trong suốt thời gian thực tập em đã cố gắng kết hợp kiến thức đã đợc học
tại Trờng vào thực tiễn các công việc trong công tác văn th, công tác lu trữ, công
tác văn phòng ở một số khâu nghiệp vụ cơ bản nh : đăng ký văn bản đi, đến;
chuyển giao văn bản; đóng dấu; tổ chức phòng làm việc khoa học; tiếp khách
từ đó củng cố, nâng cao kiến thức và từng bớc rèn luyện phong cách làm việc

chuyên nghiệp.
Để nâng cao hơn nữa mục đích đã đề ra trong thời gian thực tập và tổng
hợp kết quả quá trình làm việc tại ban Thờng trực Mặt trận tổ quốc Việt Nam
huyện Vĩnh Tờng, em xin trình bày bản báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp gồm
những phần sau :
Lời nói đầu.
Phần I khái quát về tình hình cơ quan đến thực tập.
Phần II - Nội dung và kết quả thực tập.
I Tình hình công tác văn th, lu trữ tại cơ quan
II Nhận xét, đánh giá về công tác văn th và lu trữ tại cơ quan
Phần III Kết luận
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Phụ lục
Do thời gian có hạn, khả năng tiếp cận thực tế còn hạn chế nên bản báo
cáo không tránh khỏi những thiếu xót, vì vậy em rất mong nhận đợc những ý kiến
đóng góp của các thầy, cô giáo và các bạn để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Vĩnh Tờng, ngày 01 tháng 8 năm 2009
Học sinh
Phí Minh Nguyệt
Phần I
Khái quát về tình hình cơ quan đến thực tập
ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng đợc tái lập năm 1996(
tiền thân là ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Lạc) có trụ sở đặt tại
Thị trấn Vĩnh Tờng, huyện Vĩnh Tờng. Từ đó cho đến nay Uỷ ban MTTQ Việt
Nam huyện Vĩnh Tờng đã trải qua 04 kỳ Đại hội: 1996 1998, 1998 2003,
2003 2008, 2008 -2013.
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban MTTQ, ban Thờng trực MTTQ huyện

Vĩnh Tờng.
1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Có nhiệm vụ tập hợp xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc trong huyện,
tăng cơng sự nhất trí về chính trị và tinh thần trong nhân dân, tuyên truyền, vận
động nhân dân phát huy quyền làm chủ, thực hiện đờng lối, chủ trơng, chính sách
của Đảng, nghiêm chỉnh thi hành Hiến pháp, Pháp luật, giám sát hoạt động của
các cơ quan nhà nớc, đại biểu dân cử và cán bộ công chức nhà nớc, tập hợp ý
kiến, kiến nghị của nhân dân để phản ánh kiến nghị với Đảng, nhà nớc. Tham gia
xây dựng và củng cố chính quyền nhân dân.
Thảo luận và quyết định chơng trình và biện pháp hoạt động hàng năm.
Chuẩn bị Đại hội đại biểu khóa sau.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thờng trực UB mttq huyện Vĩnh Tờng
Chuẩn bị nội dung các kỳ họp của ủy ban mttq.
Cụ thể hóa, tổ chức thực hiện chơng trình hành động của ủy ban mttq cấp
mình và chơng trình công tác của mttq cấp trên, các chủ trơng, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nớc, Nghị quyết của huyện ủy hđnd, Quyết định của
ubnd có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của mttq.
Hớng dẫn, kiểm tra các hoạt động của mttq cấp dới.
Giữ mối liên hệ và phối hợp công tác với các cơ quan nhà nớc và các tổ
chức thành viên.
Xem xét công nhận việc cử, bổ sung hoặc thay đổi chức danh Chủ tịch,
Phó chủ tịch mttq cấp dới.
Hớng dẫn tạo điều kiện cho hoạt động của tổ chức t vấn, cộng tác viên của
mttq.
Tổ chức quản lý điều hành bộ máy giúp việc ở cơ quan ủy ban mttq.
Chuẩn bị nội dung chơng trình cho đại hội đại biểu nhiệm kỳ ủy ban mttq
quyết định.

Thay mặt UB mttq báo cáo công tác mặt trận với thờng trực huyện ủy, mttq
cấp trên và thông báo cấp dới.
2. Cơ cấu tổ chức của ban Thờng trực MTTQ huyện Vĩnh Tờng
ủy ban MTTQ các cấp hiệp thơng cử ra Ban Thờng trực - đây là cơ quan th-
ờng trực của UB MTTQ.
Ban thờng trực do hội nghị phiên họp đầu tiên hiệp thơng cử ra, ban thờng
trực Uỷ ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng có 05 thành viên( về trình độ chính trị có
02 cử nhân, 02 trung cấp; về trình độ chuyên môn có 03 đại học, 02 trung cấp )
gồm:
- Chủ tịch: chịu trách nhiệm chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ.
- 02 Phó Chủ tịch:
+ 01 Phó chủ tịch thờng trực, kiêm trởng ban đại diện Hội ngời cao tuổi
huyện.
+ 01 Phó chủ tịch phụ trách công tác tôn giáo.
- 02 ủy viên thờng trực:
+ 01 cán bộ làm công tác tổng hợp kiêm kế toán cơ quan.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
+ 01 cán bộ làm công tác văn phòng kiêm thủ quỹ cơ quan.
3. Nguyên tắc, chế độ hoạt động của UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng
3.1. Nguyên tắc hoạt động
ủy ban MTTQ huyện hoạt động đặt dới sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy
và trực tiếp là thờng trực huyện ủy, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của ủy ban
MTTQ tỉnh.
ủy ban MTTQ huyện hoạt động theo chế độ tập thể, bàn bạc quyết định
theo đa số, phân công cá nhân phụ trách.
Đảm bảo nguyên tắc hiệp thơng dân chủ, hợp tác bình đẳng, đoàn kết, chân
thành, tôn trọng lẫn nhau, phối hợp thống nhất hành động.
3.2. Chế độ hoạt động

ủy ban MTTQ thực hiện chế độ báo cáo sơ kết, tổng kết theo quy định của
điều lệ, 6 tháng họp 1 lần( sơ kết 6 tháng và tổng kết 1 năm).
Ban thờng trực MTTQ huyện họp tháng 1 lần vào các ngày 25 hàng tháng
( nếu trùng vào ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ thì có thể họp trớc hoặc sau ngày
đó).
Ban thờng trực MTTQ huyện hội ý công việc vào thứ 6 hàng tuần hoặc hội
ý bất thờng khi cần thiết.
Định kỳ 3 tháng một lần, ủy ban MTTQ huyện họp với Chủ tịch MTTQ xã,
thị trấn vào các ngày từ 15-20 của tháng cuối quý( có công văn triệu tập). Hoặc
phản ảnh cụm để nghe báo cáo hoạt động công tác Mặt trận cơ sở và phổ biên
quán triệt nhiệm vụ công tác Mặt trận quý sau.
Hàng năm, mỗi thành viên ủy ban MTTQ thực hiện tự phê bình và phê
bình việc thực hiện nhiệm vụ, chấp hành quy chế hoạt động của ủy ban MTTQ.
4. Tổ chức công tác văn th của MTTQ.
Công tác văn th là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,
các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn th làm có tốt hay không? Cũng
chính vì điều đó mà công tác văn th trong các cơ quan, tổ chức ngày càng đợc
quan tâm nhiều hơn.
Công tác văn th đợc xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nhà nớc nói chung và là một khâu nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động văn
phòng. Công tác văn th là một phần không thể thiếu đợc của công tác quản lý và
có ảnh hởng không nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác cũng nh hiệu
quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Tại ủy ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng công tác văn th đợc tổ chức theo mô
hình tập trung nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều đợc tập trung
tại văn th để tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao. UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng
không tổ chức văn th riêng mà chỉ có một cán bộ văn phòng làm nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao. Trình độ cán bộ đều đã đợc bồi dỡng về
nghiệp vụ văn th, lu trữ từ trung cấp trở lên.

Trong phòng đợc trang bị đầy đủ các loại máy và phơng tiện làm việc nh:
máy điện thoại, máy tính, máy in, máy photocopy, bàn ghế, tủ đựng tài liệu và hồ
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
sơ Trình độ tin học của cán bộ đã học xong chơng trình tin học văn phòng
cơ bản, sử dụng máy vi tính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy và in ấn
phát hành các văn bản tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ
quan.
ý thức đợc tầm quan trọng của công tác văn th nên cán bộ văn th của Mặt
trận luôn làm tốt, đầy đủ, không ỷ lại, không bỏ sót công việc đợc giao. Do đó
việc để xảy ra sai sót văn bản hoặc vi phạm các quy định của nhà nớc về công
văn, giấy tờ là rất ít xảy ra.
Bên cạnh đó, hàng năm UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng còn tổ chức cho cán
bộ đi tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác văn
th, lu trữ. Đồng thời ban thờng trực cũng luôn đôn đốc, nhắc nhở cán bộ làm tốt
công việc đợc giao theo đúng quy định và sự hớng dẫn của cấp trên đặc biệt trong
việc lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ vào lu trữ nhằm bảo quản tốt tài liệu của cơ quan.
Phần iI
Nội dung và kết quả thực tập
I.Tình hình công tác văn th, lu trữ tại ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam
huyện Vĩnh Tờng
1.Tổ chức công tác văn th trong cơ quan
1.1.công tác xây dựng và ban hành văn bản
1.1.1.ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng ban hành các loại văn bản
sau:
Quy định; Quy chế hoạt động; Chơng trình hội nghị (cuộc họp); Biên bản
họp; Báo cáo; Kế hoạch; Tờ trình; Công văn trả lời; Công văn mời; Công văn của
Ban chỉ đạo; Công văn thông thờng; Thông báo;Thông báo kết luận hội nghị,
cuộc họp; Giấy mời họp, Giấy đề nghị, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị

tạm ứng
1.1.2. Trình tự thủ tục ban hành, thẩm quyền ký tại ủy ban Mặt trận nh sau:
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan thì hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản đợc coi là chính xác nhất, chính vì thế một văn bản đợc ban
hành phải đủ trình tự các bớc sau:
- Soạn thảo văn bản: Trớc khi soạn thảo văn bản ngời soạn thảo phải xác
định rõ mục đích, tầm quan trọng của văn bản cần soạn thảo. Căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và đối tợng thi hành để xác định loại văn bản nào
cho phù hợp rồi mới tiến hành thu thập và xử lý thông tin hình thành lên bản
thảo.
- Duyệt bản thảo: Sau khi bản thảo đợc hoàn chỉnh ngời cán bộ soạn thảo
phải trình cho ngời có đủ thẩm quyền duyệt bản thảo.
- Đánh máy văn bản và làm các thủ tục phát hành văn bản.
* Thẩm quyền ký văn bản:
Tại ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, tổ chức làm việc theo chế
độ tập thể, ngời đứng đầu là chủ tịch có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
của cơ quan và khi ký văn bản ngời ký là thay mặt tập thể nên phải đề thay mặt
(TM).
Chủ tịch có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản đợc phân
công phụ trách thì ghi là: KT.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ đợc áp dụng theo Thông
t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
vụ Văn phòng Chính phủ gồm có 09 phần nh sau :
(1). Quốc hiệu.
(2). Tên cơ quan ban hành văn bản.
(3). Số, ký hiệu văn bản : Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Mặt

trận ban hành trong năm, ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4). Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
(5). Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: là một câu văn ngắn gọn phản
ánh khái quát nội dung văn bản.
(6). Nội dung văn bản.
(7). Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngời có thẩm quyền: ngời ký văn bản
phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký.
(8). Dấu: việc đóng dấu lên văn bản đợc Mặt trận thực hiện theo đúng quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn th. Dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, sử
dụng mực dấu màu đỏ.
(9). Nơi nhận văn bản: ghi tên các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân
có trách nhiệm thi hành văn bản.
* Nhận xét:
Tuy nhiên việc soạn thảo và ban hành văn bản của MTTQ huyện Vĩnh T-
ờng vẫn còn nhiều văn bản sai thể thức, không đúng với quy định trong Thông t
liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP.
VD. Văn bản số 27/TH-MT, ngày 24 tháng 4 năm 2007.theo nh văn bản
này thì dòng chữ Độc lập Tự do Hạnh phúc đợc viết in hoa là không
đúng mà phải viết chữ in thờng.
Và thẩm quyền ký văn bản cũng không đúng, do ngời ký là Phó chủ tịch
nên phải đề dòng KT.Chủ tịch trên dòng Phó chủ tịch.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo văn bản là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơ
quan, đơn vị. Chất lợng văn bản có ảnh hởng rất lớn tới hiệu lực và hiệu quả công
việc của cơ quan quản lý. Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải đợc tiến hành
một cách thận trọng và khoa học. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản đợc
tiến hành theo trình tự các bớc sau:
(1). Chuẩn bị:
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35

6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và
trình lãnh đạo. Sau đó tiến hành thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự
việc bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
(2). Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cơng
- Viết dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cơng đã có để viết bản
dự thảo. Sau khi dự thảo xong thì cần tổ chức hội thảo xin ý kiến các đơn vị có
liên quan để đảm bảo chất lợng của bản dự thảo.
(3). Duyệt bản thảo:
Sau khi soạn thảo xong, trớc khi trình ký văn bản phải đợc duyệt bản thảo
- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm về nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban cần ký tắt vào phần sau của chữ cuối
cùng của nội dung văn bản.
- Trình Trởng phòng Hành chính tổ chức duyệt về thể thức và tính pháp lý
của văn bản. Trởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lu văn th.
- Trình ngời ký văn bản duyệt bản thảo
(4). Đánh máy: Khi nào có chữ ký của ngời ký văn bản vào dự thảo thì
nhân viên đánh máy mới đợc đánh máy văn bản. Sau khi đánh máy xong, cần
xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả sau đó chuyển lại cho đơn vị soạn
thảo.
(5). Hoàn thiện các thủ tục để ban hành văn bản
1.1.3. Các văn bản quản lý nhà nớc hiện hành đợc áp dụng trong cơ quan.
Hiện nay, Mặt trận cha ban hành văn bản cụ thể về công tác văn th, lu trữ
nhng Mặt trận đã nhiều lần cử cán bộ văn th đi học các lớp bồi dỡng và nâng cao
nghiệp vụ.
Hiện tại công tác văn th lu trữ ở Mặt trận đợc thực hiện thống nhất theo các
văn bản của chính phủ nh:
- Nghị định 110/2004/ NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ

về công tác văn th.
- Nghị định 38/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ về
quản lý và sử dụng dấu.
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về
công tác lu trữ.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn
th và lu trữ nhà nớc về hớng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
1.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của Mặt trận.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là khâu nghiệp vụ quan trọng
của công tác văn th, lu trữ: Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức trừ
trờng hợp pháp luật có quy định khác đều phải đợc quản lý tập trung, thống
nhất văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đợc đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo ( Trích
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn th và
lu trữ nhà nớc).
1.2.1.Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản bao gồm : Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lu chuyển
nội bộ, văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành đợc gọi chung là văn bản đi.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giao. Vì vậy, việc tổ chức
quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp
thời, tiết kiệm và theo quy trình mà nhà nớc đã quy định.
Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi áp dụng tại Mặt trận tổ quốc gồm
có 05 bớc, cụ thể nh sau :
a- Trình văn bản đi:
Theo quy định về việc trình văn bản thì các văn bản đi của cơ quan thông

thờng đợc giao cho các chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn
bị, soạn thảo. Sau khi văn bản đã đợc soạn và in ấn xong thì phải trình cho thủ tr-
ởng hoặc ngời đợc thủ trởng ủy quyền ký trớc khi ban hành.
Tại Mặt trận các văn bản đi thông thờng đợc giao cho cán bộ văn phòng
chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã đợc soạn và in ấn xong thì trình cho chủ
tịch ký trớc khi ban hành.
Việc trình văn bản đi thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan. Tuy nhiên ở
bất cứ trờng hợp nào thì vai trò và vị thế của văn th vẫn không thay đổi.
Khi trình ký văn bản có nhiều cách và phụ thuộc vào mức độ quan trọng
của văn bản, giá trị của văn bản, có hai cách trình ký:
+ Chuyển trực tiếp văn bản in đã đợc kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức cho
ngời có thẩm quyền để ký chính thức đối với các văn bản thông thờng, nội dung
không phức tạp.
+ Đối với những văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn
bản quy phạm dới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn ) khi trình cho ngời có thẩm
quyền ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có liên quan( gọi là hồ sơ trình
ký) để ngời ký kiểm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Việc trình ký văn bản có thể do ngời phụ trách văn phòng hoặc phòng hành
chính hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện.
Nhng nhất thiết phải qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi, quản
lý, kiểm tra.
Văn bản trớc khi trình cho ngời có thẩm quyền phải đợc kiểm tra kỹ về thể
thức, nội dung, có chữ ký tắt của ngời phụ trách đơn vị soạn thảo văn bản. Sau đó
phải đợc sắp xếp khoa học, theo trật tự, đợc đa vào cặp trình ký và nên trình vào
một khoảng thời gian nhất định trong ngày.
* Nhận xét: Tại Mặt trận do chỉ ban hành các loại văn bản thông thờng có
nội dung không phức tạp nên khi trình văn bản thì trình văn bản in đã đợc cán bộ
văn phòng kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức trớc khi trình văn bản cho Chủ tịch
hoặc Phó chủ tịch ký chính thức.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35

8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
b- Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đợc quy định tại Điều 29
Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn th.
văn bản sau khi đã đợc trình cho thủ trởng cơ quan, đơn vị duyệt và ký ban
hành thi đợc chuyển lại cho văn th cơ quan, đơn vị. Với mục đích rà soát lại lần
cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình văn bản xem đã thực hiện theo đúng
quy định hay cha? Hầu hết các văn bản không có đầy đủ thể thức đều đợc gửi trả
lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại trớc khi chuyển giao đến các đối tợng
nhận văn bản.
Sau khi văn bản đã thực hiện đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn th có trách
nhiệm ghi số, ngày, tháng đối với tất vả văn bản đi. Đối với văn bản có số và
ngày dới 10 và tháng dới 3 thì đều phải thêm số 0 ở đằng trớc để tránh trờng hợp
nhầm lẫn có thể xảy ra.
Việc ghi số, ngày, tháng văn bản cũng đợc quy định cụ thể. Đối với văn
bản của Mặt trận ban hành thì số văn bản do cán bộ văn th cung cấp theo thứ tự
trong ngày, tuần, tháng, quý, năm; ký hiệu đợc lấy chữ viết tắt tên loại văn bản và
chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản đó đặt ra.
Thông thờng số của văn bản do văn th ghi, ký hiệu văn bản đợc đánh máy
sẵn( trờng hợp đặc biệt có thể đợc xin trớc khi ký chính thức văn bản mật).
Ghi số, ngày, tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất cứ 1 văn bản nào.
Mỗi văn bản đợc ghi một số và một ngày tháng nhất định tính từ số 01 vào
ngày đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm, năm ban hành
phải ghi đầy đủ các số( theo khoản 3 mục II của thông t liên tịch số 55/TTLT-
BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005). Số của văn bản đợc ghi ở dới
tác giả văn bản; ngày, tháng ghi dới quốc hiệu.
ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng đánh số văn bản theo tên loại
văn bản( quyết định đợc đánh số riêng; công văn, thông báo, kế hoạch đánh số

chung).
c- Đóng dấu văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và t cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản.
Dấu chỉ đợc đóng vào văn bản, giấy tờ đã có chữ ký hợp lệ của ngời có
thẩm quyền.
Đóng dấu là khâu cuối cùng để hoàn thành một văn bản. Nếu văn bản
không đợc đóng dấu cơ quan thì văn bản đó không có hiệu lực pháp lý, mọi đơn
vị không có trách nhiệm giải quyết văn bản đó. Sau khi văn bản đã đợc kiểm tra
lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sẽ đợc trình lên thủ trởng cơ
quan ký, cán bộ văn th có trách nhiệm đóng dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ
tên của thủ trởng cơ quan. Sau đó văn bản đợc đăng ký vào sổ và chuyển giao cho
các cơ quan, đơn vị theo đúng thời hạn quy định.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Đặc biệt đối với những văn bản ký không đúng quy định hoặc do ngời của
cơ quan khác mang đến cán bộ văn th không có trách nhiệm đóng dấu, đồng thời
chuyển văn bản đó lên ngời có thẩm quyền giải quyết.
Dấu phải đợc đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
đã đợc quy định. Khi đóng thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Các cơ quan đợc sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn
bản hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Dấu của cơ quan chỉ đợc đóng vào văn bản có các chữ ký hợp lệ do thủ trởng cơ
quan hoặc ngời đợc thủ trởng ủy quyền ký tùy theo mức độ quan trọng của văn
bản. Tuyệt đối không đợc đóng dấu khống chỉ( giấy trắng).
Ngoài ra trong một số trờng hợp đặc biệt nh văn bản là các đề án, kế
hoạch, báo cáo, chơng trình để thể hiện tính pháp lý của văn bản dấu đợc đóng

lên góc trái phía trên của văn bản kèm theo đợc gọi là dấu treo.
Các văn bản có nhiều tờ còn đợc đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ gọi là dấu giáp lai.
Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đợc thực hiện
theo quy định của Bộ trởng, Thủ trởng cơ quan quản lý ngành.
Việc đóng dấu các mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), mức độ khẩn
(khẩn, thợng khẩn, hỏa tốc) do ngời ký văn bản quyết định hoặc do ngời, đơn vị
soạn thảo văn bản đề xuất.
Vị trí đóng dấu mức độ mật, khẩn ở dới số và ký hiệu văn bản (nếu là văn
bản có tên loại) hoặc dới trích yếu nội dung ( nếu là công văn hành chính).
d-Đăng ký văn bản đi
là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản đi nh
số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng văn bản, tên loại, trích yếu nội dung vào ph-
ơng tiện đăng ký nh sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý trên máy vi tính nhằm phục vụ
cho việc quản lý và tra tìm.
đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực
hiện trớc khi chuyển giao văn bản đến các đối tợng có liên quan.
Hiện nay, việc đăng ký văn bản đi thờng áp dụng 02 hình thức : đăng ký
truyền thống ( bằng sổ ) và đăng ký văn bản bằng máy tính với mục đích quản lý
chặt chẽ văn bản do cơ quan ban hành ra và phục vụ việc tra tìm văn bản đợc
nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Tuy nhiên, cả 02 cách đăng ký trên đều có u, nhợc điểm nhất định. Cách
đăng ký bằng sổ tuy thông dụng, đơn giản dễ thực hiện, mang tính ổn định nhng
lại mất nhiều thời gian, khó tra tìm và dễ xảy ra sai xót. Ngợc lại, cách đăng ký
bằng máy tính tuy là phơng tiện đăng ký hiện đại hơn, tra tìm nhanh chóng, dễ
dàng, chính xác, có tính khoa học cao nhng lại không thông dụng, tính ổn định
thấp và phụ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất của từng cơ quan, đơn vị.
Qua đợt thực tập em thấy việc đăng ký văn bản đi của Mặt trận đều sử
dụng cách đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Do mỗi năm Mặt trận chỉ ban hành khoảng 500 văn bản nên ở đây chỉ lập

một sổ duy nhất là sổ đăng ký văn bản đi , và đợc lập theo mẫu của Công văn
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn th và Lu trữ
nhà nớc hớng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
Tất cả các văn bản đi đều phải đợc đăng ký vào sổ theo mẫu một cách rõ
ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút
chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó
khăn trong việc tra tìm.
- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản đi ( loại thờng )
+Bìa sổ và trang đầu :
ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam
Huyện vĩnh tờng
Sổ đăng ký văn bản đi
Năm: (1)
Từ ngày đến ngày (2)
Từ số đến số (3)
Quyển số : (4)
Hớng dẫn cách ghi bìa sổ :
(1). Năm mở sổ đăng ký văn bản đi.
(2). Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ.
(3). Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ.
(4).Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của ngời có thẩm quyền và
đóng dấu trớc khi sử dụng, tuy nhiên tại Mặt trận các loại sổ chỉ đợc đóng dấu cơ
quan lên trang đầu.
+ Phần đăng ký bên trong :
Số,
ký

hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Ngời
ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị,
ngời
nhận
bản lu
Số lợng
bản
Ghi
chú
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
112/
TB-
MT
24/12/

2007
Thông báo
công tác Mặt
trận tổ quốc
tham gia xây
dựng chính
quyền năm
2007
- Ông
Khảm
- MTTQ
tỉnh
- HĐND
huyện
- UBND
huyện
-29 xã, thị
trấn
- MT 32
Đối với văn bản mật, do đặc điểm của Mặt trận có ít văn bản mật nên tại
đây không có sổ đăng ký văn bản mật riêng mà đăng ký chung vào sổ đăng ký
văn bản đi và chỉ bổ sung thêm cột mức độ mật sau cột tên loại và trích yếu
nội dung .
e- Chuyển giao văn bản đi.
Tất cả những văn bản do cơ quan ban hành sau khi làm thủ tục đăng ký
xong thì đợc gửi tới các đối tợng có liên quan và phải thực hiện theo một nguyên
tắc chung là: chính xác, đúng đối tợng và kịp thời, nguyên tắc này nhằm đảm bảo
cho mọi văn bản khi chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian gây
ách tắc trong giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã
đợc ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tợng và kịp thời thực sự có ý

nghĩa, ngời có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng
việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của
từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản. Căn cứ vào quyết định của
ngời ký văn bản về các đối tợng liên quan để lập danh sách và tránh tình trạng bỏ
sót các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan phải gửi văn bản
Thông thờng văn bản của cơ quan trớc khi chuyển đến các đối tợng có liên
quan phải đợc để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong
bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, bên ngoài không nhìn rõ chữ bên
trong, không bị ẩm ớt, rách, mủn. Tùy theo số lợng văn bản đi nhiều hay ít và độ
dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Bì có 04 loại kích thớc thông dụng
cụ thể nh sau: loại 307mm*220mm, loại 220mm*158mm, loại 220mm*109mm,
loại 158mm*115mm.
Mẫu bì văn bản:
Biểu t-
ợng mttq
ủy ban mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tờng
địa chỉ: thị trấn vĩnh tờng- vĩnh tờng vĩnh phúc
điện thoại: (0211).839.105
To:


Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Sau đó đa văn bản vào bì : Sau khi trình bày phong bì, gấp văn bản nhỏ lại
( thờng đợc gấp làm 4 phần băng nhau, mặt chữ quay vào trong) và cho vào
phong bì rồi dán cẩn thận.
Đối với văn bản Tuyệt mật phải làm 2 bì:
+ Bì trong: Ghi số, ký hiệu của tài liệu đóng dấu Tuyệt mật. Nếu gửi
đích danh ngời nhận thì phải đóng dấu Chỉ ngời có tên mới đợc bóc bì

+ Bì ngoài: Ghi nh gửi tài liệu thờng, và đóng dấu chỉ mức độ tuyệt mật.
Khi trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuống
dòng tùy tiện, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng.
Khi dán bì không đợc để hồ dính vào văn bản để khi bóc bì không lam
rách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho ngời nhận khi xử lý, giải quyết.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc dấu hiệu mật khi
chuyển nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi
trong quá trình xử lý, giải quyết.
Phiếu gửi cũng phải đánh số thứ tự, không đánh số văn bản. Cơ quan nhận
đợc văn bản phải ký xác nhận vào phiếu gửi và chuyển trả cho cơ quan gửi để
tiện theo dõi, kiểm tra, xử lý trong các trờng hợp cần thiết.
Văn bản trớc khi đợc chuyển giao tới các đối tợng có liên quan phải đợc
đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi .
Tuy nhiên, ở Mặt trận số lợng văn bản ban hành trong một năm ít ( chỉ
khoảng 500 văn bản ) nên dùng luôn sổ đăng ký thành sổ chuyển giao.
ở Mặt trận văn bản chủ yếu đợc chuyển qua đờng bu điện và văn bản đợc
đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bu điện . Mẫu sổ gồm 02 phần nh sau:
+ Bìa sổ và trang đầu:
ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam
Huyện vĩnh tờng
Sổ gửi văn bản
đi bu điện
Năm: (1)
Từ ngày đến ngày (2)
Quyển số: (3)
Hớng dẫn cách ghi bìa sổ:
(1). Ghi năm quyển sổ đợc lập
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

(2). Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyển giao văn bản trong sổ
(3). Số thứ tự quyển sổ
+ Phần đăng ký bên trong:
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Nơi nhận văn bản Số lợng bì Ký nhận,
dấu bu điện
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
25/4 27/TH-MT - CT HĐND tỉnh
- CT MTTQ tỉnh
- CT HĐND huyện
03
Hớng dẫn đăng ký:
(1). Ghi ngày tháng gửi văn bản
(2). Ghi số, ký hiệu văn bản
(3). Ghi tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(4). Ghi số lợng bì của văn bản
(5). Chữ ký của nhân viên bu điện hoặc dấu bu điện
(6). Ghi chú.
f- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lu văn bản đi
Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành,
quản lý đều đợc giữ lại 02 bản chính để lu :
- 01 bản lu tại đơn vị soạn thảo văn bản để lập hồ sơ công việc
- 01 bản lu tại văn th cơ quan để lập tập lu
Việc lu văn bản đi đợc thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn th.
Bản lu tại văn th là bản có chữ ký trực tiếp của ngời có thẩm quyền và nhân viên

văn th có trách nhiệm sắp xếp văn bản lu thật khoa học làm cơ sở để phục vụ cho
việc tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Việc sắp xếp bản lu đợc sắp xếp theo từng tháng, mỗi tháng lập tập lu
nhằm phục vụ trực tiếp cho việc tra tìm, khai thác sử dụng trớc mắt cũng nh lâu
dài.
Do tập lu đợc lập theo từng tháng và văn bản đợc đánh số tổng hợp nên
việc sắp xếp văn bản trong tập lu đợc sắp xếp theo số, ký hiệu văn bản. Thông th-
ờng văn bản nào có số nhỏ hơn, ban hành trớc thì xếp lên trớc, số lớn ban hành
sau xếp xuống dới. Hàng tháng cán bộ văn th tiến hành tổng hợp một lần theo thứ
tự rồi sắp xếp vào cặp để lại tại văn th một năm rồi nộp vào văn th cơ quan.
Văn bản lu sau khi săp xếp xong không đợc ghi tiêu đề cho tập lu mà đựng
trong túi tài liệu bên ngoài có ghi tháng.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Sau đó các túi tài liệu đợc sắp xếp tất cả vào một cặp bên ngoài có ghi tên
tập lu.
Có 02 cách sắp xếp văn bản lu:
- Sắp xếp văn bản lu theo tên loại của văn bản, mẫu tiêu đề tập lu nh sau:
Tập lu + tên loại + tác giả + thời gian.
- Sắp xếp văn bản lu theo thời gian ban hành văn bản,mẫu tiêu đề tập lu
nh sau:
Tập lu + văn bản + tác giả + thời gian
Do Mặt trận trong một năm có số lợng ban hành văn bản ít nên bản lu đợc
áp dụng hình thức sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản.
Tất cả các tập văn bản luphải do bộ phận văn th thuộc phòng Hành chính
hoặc Văn phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất.
1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là t cách pháp nhân của cơ quan, thành phần biểu hiện tính hợp pháp
và thể hiện tính chân thực của văn bản. Trong mọi hoạt động của cơ quan, con

dấu là thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức là
công cụ quan trọng tham gia hoạt động quản lý của cơ quan. Do vậy, con dấu là
thành phần khẳng định tính chính xác và hiệu lực pháp lý của văn bản.
a- Về quản lý con dấu cơ quan
Theo quy định chung, dấu của cơ quan bao gồm : dấu cơ quan, dấu văn
phòng, dấu chức vụ, dấu họ tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu niêm phong, dấu
nổi đều phải đợc bảo quản chặt chẽ tại văn th cơ quan và do cán bộ văn th trực
tiếp quản lý và sử dụng.
Dấu nếu mang ra khỏi nơi quy định phải có lệnh của ngời có thẩm quyền.
Ngời đợc giao nhiệm vụ mang dấu phải giữ gìn cẩn thận, luôn để bên ngời và
phải đảm bảo tuyệt đối an toàn.
Dấu chỉ đợc giao cho một ngời trực tiếp quản lý và sử dụng. Ngời đó phải
là biên chế chính thức, có trình độ chuyên môn và phẩm chất đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ. Khi ngời trực tiếp quản lý, sử dụng dấu vắng mặt thì thủ trởng cơ quan
phải cử ngời khác thay thế và thực hiện việc giao nhận dấu bằng văn bản.
đối với Mặt trận, dấu đợc thực hiện theo đúng quy trình, dấu đợc quản lý
tuyệt đối an toàn, từ ngày thành lập đến nay cha xảy ra hiện tợng mất dấu hoặc sử
dụng dấu không đúng quy định bị xử lý theo quy định của cơ quan hoặc pháp
luật.
b- Sử dụng con dấu
Dấu đợc sử dụng để đóng vào các văn bản, tài liệu đã có chữ ký đúng quy
định của ngời có thẩm quyền nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, tài
liệu.
Ngời đợc giao nhiệm vụ quản lý con dấu có nhiệm vụ :
- Giữ gìn, bảo quản cẩn thận, an toàn.
- Không tự ý giao dấu cho ngời khác.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
- Kiểm tra chữ ký trớc khi đóng dấu.

- Trực tiếp đóng dấu theo quy định vào công văn, tài liệu có chữ ký đúng
quy định của ngời có thẩm quyền, không nhờ ngời khác thực hiện thay việc đóng
dấu.
- Không đợc đóng dấu vào văn bản cha có chữ ký, không đợc đóng dấu
khống chỉ ( giấy trắng ).
- Không để ngời không có trách nhiệm vào khu vực để dấu.
- Hàng ngày trớc và sau khi làm việc phải kiểm tra dấu, kết thúc buổi làm
việc phải niêm phong dấu. Khi phát hiện dấu bị biến dạng, bị mất hoặc có dấu
hiệu mất an toàn phải báo ngay cho thủ trởng cơ quan, đơn vị biết để có biện
pháp khắc phục.
c- Tại Mặt trận có các loại dấu sau :
- Dấu cơ quan
- Dấu chức danh
- Dấu họ tên
Dấu đợc để trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng nh ngoài giờ làm việc
và đợc cán bộ văn phòng kiêm văn th quản lý chặt chẽ.
1.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản Fax, văn bản
chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn th gửi đến các cơ quan, tổ chức đợc gọi
chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc chung:Văn bản đến dù dới bất kỳ dạng nào đều đợc xử lý kịp
thời, chính xác và thống nhất.
Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối ngay
sau khi nhận đợc.
Việc nhận gửi, phân phối văn bản mật phải theo đúng quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nớc.
Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất, các văn bản đến
phải đợc xử lý ngay, không để bị lẫn lộn, không gây nên sự chậm trễ và tốn thời
gian, công sức.

* Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến cũng nh văn bản đi do các cơ quan làm ra là phơng tiện, công
cụ quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan
a- Tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra.
Văn bản đến của Mặt trận tập trung ở văn th chủ yếu là đợc gửi qua bu
điện. Ngoài ra còn có các tài liệu do cá nhân mang từ hội nghị về. Khi tiếp nhận
văn bản đến cần kiểm tra sơ bộ về số lợng bì, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong ( nếu có ). Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi tr-
ớc khi nhận và ký nhận.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản đợc
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu hỏa tốc ,
khẩn , thợng khẩn , phải báo ngay cho ngời đợc giao trách nhiệm, trong trờng
hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu ngời chuyển giao văn bản ký nhận.
Đối với văn bản đợc chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn th
cũng phải kiểm tra về số lợng văn bản, số trang của văn bản.
b- Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến.
* Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến phải đợc xử lý sơ bộ.
Văn bản đến gồm hai loại:
- Loại không đăng ký: th riêng, sách báo, tạp chí
- Loại đăng ký: loại đợc bóc bì
loại không đợc bóc bì.
- Loại đợc bóc bì là loại văn bản gửi chung cho cơ quan và sau đó tiến
hành thủ tục đăng ký.
- Đối với th riêng gửi cho cá nhân trong cơ quan thì đợc chuyển thẳng tới
các đơn vị, cá nhân đó( không cần bóc bì và đóng dấu đến ).
* Bóc bì văn bản đến.
Văn th cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan. Khi bóc bì

văn bản văn th phải dồn văn bản về phía không dán tem và dùng kéo cắt một đ-
ờng dọc theo chiều tem và địa chỉ nơi nhận. Những bì văn bản có dấu chỉ mức độ
khẩn thì phỉa đợc bóc trớc để giải quyết kịp thời. Nếu bì văn bản đồng thời đóng
dấu mật và khẩn thì văn bản đó phải đợc chuyển ngay cho ngời có trách nhiệm
giải quyết.
Trớc khi bóc bì văn bản nếu bì văn bản có kèm theo phiếu gửi văn th tiến
hành đối chiếu văn bản với phiếu gửi. Nếu không có sai sót gì thì tiến hành đóng
dấu ký xác nhận của cơ quan vào góc trái phiếu gửi, chuyển trả lại cơ quan gửi để
theo dõi xử lý kịp thời.
Đối với văn bản là đơn th, khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì phải giữ lại bì
đính kèm văn bản để làm bằng chứng
*Đóng dấu đến.
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn th đều phải đợc đóng
dấu đến. Đối với văn bản fax thì cần chụp lại trớc khi đóng dấu đến, đối với các
văn bản đợc chuyển qua mạng trong trờng hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu đến.
Dấu đợc đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dới số, ký hiệu
hoặc dới trích yếu nội dung đối với văn bản có tên loại hoặc dới khoảng giấy
trăng dới địa danh, ngày tháng ban hành.
Mẫu dấu đến đợc quy định nh sau:
Tên cơ quan
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
đến
- Số
- Ngày
- Chuyển
Nội dung của dấu đến :
- Tên cơ quan nhận văn bản

- Số đến : Là số thứ tự văn bản đến cơ quan nhận đợc tính từ ngày đầu tiên
cơ quan nhận đợc văn bản cho đến ngày cuối cùng trong năm
- Ngày đến : Là ngày cơ quan, tổ chức nhận đợc văn bản
- Chuyển đến : Chuyển đến đơn vị, cá nhân giải quyết.
Tuy nhiên, do đặc điểm thực tế ở Mặt trận không có dấu đến nên các văn
bản đến không đợc đóng dấu đến nên các văn bản đến đợc đăng ký vào sổ chỉ có
ngày đến.
c- Đăng ký văn bản đến.
đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trớc khi chuyển
giao văn bản tới các đơn vị và cá nhân có liên quan.
Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phơng pháp đăng ký
văn bản đến:
- Đăng ký truyền thống
- Đăng ký bằng máy vi tính.
Hiện nay ở Mặt trận đang áp dụng phơng pháp đăng ký văn bản đến truyền
thống đó là đăng ký bằng sổ và do một năm Mặt trận huyện chỉ tiếp nhận khoảng
2000 văn bản nên chỉ lập một sổ duy nhất là sổ đăng ký văn bản đến , đợc áp
dụng theo Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn th Lu trữ nhà nớc hớng dẫn về việc quản lý văn bản đi, đến.
Mẫu sổ đăng ký nh sau:
+ Bìa sổ và trang đầu:
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam
huyện vĩnh tờng
Sổ đăng ký văn bản đến
Năm: (1).
Từ ngày đến ngày (2)
Từ số đến số (3)

Quyển số : (4).
Hớng dẫn ghi bìa sổ :
(1). Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(2). Ngày tháng đầu tiên văn bản đến cơ quan cho đến ngày tháng cuối
cùng đợc đăng ký trong quyển sổ.
(3). Số thứ tự văn bản đến đầu tiên và số thứ tự văn bản đến cuối cùng đợc
đăng ký trong sổ.
(4). Số thứ tự đến của quyển sổ.
Trên trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến của MTTQ huyện Vĩnh Tờng
không có chữ ký của ngời có thẩm quyền mà chỉ đợc đóng dấu của Mặt trận trớc
khi sử dụng.
+ Nội dung của sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
văn bản
Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Đơn vị

hoặc cá
nhân
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
15/10 ủy ban
MTTQ
Việt
Nam
tỉnh
16/HD
-MT
12/10/
2007
Hớng dẫn tổ
chức ngày
Hội đại đoàn
kết toàn dân
ở khu dân
- Chủ
tịch
MTTQ
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Vĩnh
Phúc

c nhân ngày
kỷ niệm 77
năm ngày
thành lập
Mặt trận dân
tộc thống
nhất Việt
Nam
( 18/11/1930
-
18/11/2007 )
Cách ghi:
(1). Ngày tháng văn bản đến
(2). Số thứ tự văn bản đến.
(3). Tên cơ quan ban hành văn bản.
(4). Số ký hiệu văn bản đến.
(5). Ngày tháng của văn bản.
(6). Tên loại trích yếu nội dung của văn bản.
(7). Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản.
(8). Ngời nhận văn bản ký tên.
(9). Ghi chú.
Do tình hình thực tế ở Mặt trận không có văn bản mật đến nên không lập
sổ dăng ký văn bản mật riêng.
d- Trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến sau khi đăng ký, tùy theo chế độ công tác văn th
của cơ quan mà cán bộ văn th lựa chọn việc trình văn bản cho phù hợp . Sau khi
có ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến, văn th cơ quan căn cứ vào đó để
chuyển văn bản đến các đối tợng có liên quan trong thời gian ngắn nhất. Đối với
văn bản có liên quan tới nhiều đơn vị và cá nhân thi cần xác định rõ đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của

mỗi đơn vị, cá nhân phân phối giải quyết văn bản đợc ghi ở dòng chuyển trên
dấu đến.
Tại mặt trận cán bộ văn th cơ quan trình văn bản cho chủ tịch, căn cứ vào
nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của ủy ban, nhiệm vụ, kế hoạch đợc giao
để giao cho cá nhân xem xét và cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản
đến.
e- Sao văn bản đến.
Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị cần phải sao in
văn bản đến để phục vụ cho công việc của cơ quan đợc giải quyết một cách chính
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
xác và nhanh chóng. Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản, của
thủ trởng cơ quan, văn th tiến hành sao văn bản.
Sao văn bản đến là hình thức nhân bản các nội dung trong văn bản, tài liệu
để gửi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân biết và có trách nhiệm giải quyết. Sao
văn bản là việc thực hiện đầy đủ hình thức, thể thức sao nhằm đảm bảo cho văn
bản sao có giá trị pháp lý nh văn bản.
Có hai phơng pháp sao :- sao photo
- sao đánh máy: sao y bản chính, sao lục và trích
sao.
- Sao y bản chính: là sao đầy đủ chính xác nội dung của văn bản và đợc
trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y đợc thực hiện từ bản chính do sơ quan
làm ra văn bản thực hiện.
- Sao lục là sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, do cơ quan nhận
văn bản thực hiện.
- Trích sao: là sao lại một phần nội dung của văn bản chính và đợc trình
bày theo thể thức quy định.
* Sao photo copy là bản sao, chụp lại toàn bộ văn bản, kể cả con dấu những
bản sao này chỉ mang tính chất tham khảo, không có giá trị pháp lý khi thi hành.

Hiện nay tại Mặt trận chỉ áp dụng phơng pháp sao photo.
f. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của ngời
có thẩm quyền thì đợc văn th cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân
giải quyết.
Tại Mặt trận việc chuyển giao văn bản đến đều đợc đảm bảo các yêu cầu:
- Nhanh chóng, đúng đối tợng, chặt chẽ.
- Khi chuyển giao ngời nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài
liệu.
Tuy nhiên Mặt trận không lập sổ chuyển giao nội bộ mà các văn bản đến
đợc đăng ký và ngời nhận văn bản ký trực tiếp vào sổ đăng ký văn bản đến. Việc
đăng ký này giúp tiết kiệm đợc chi phí về sổ, giấy mực nhng lại gây khó khăn
cho việc theo dõi các văn bản đã đợc chuyển giao tới đúng các đối tợng hay cha.
g. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Đây là khâu cuối cùng nhng là khâu quan trọng nhất trong quy trình quản
lý và giải quyết văn bản đến.
* Giải quyết văn bản
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết khẩn trơng
không chậm trễ.
Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào
phiếu giải quyết văn bản đến.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều ngời, nhiều bộ phận giải
quyết, thủ trởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn
thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải
quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải
theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Thủ trởng cơ quan có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cán bộ trong cơ
quan mình giải quyết văn bản theo đúng thời hạn quy định. Cán bộ văn th là ngời
đợc giao trách nhiệm theo dõi việc nhận tài liệu và tổng hợp số liệu có liên quan
đến văn bản đến đẻ giúp ngời phân phối theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản về
những công việc thuộc trách nhiệm quản lý.
Trờng hợp không đảm bảo giải quyết công việc theo thời gian quy định thi
phải báo cáo ngay cho thủ trởng cơ quan biết để xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho
cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến biết lý do và những công việc cần làm tiếp theo.
Cán bộ văn th có trách nhiệm tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm:
tổng số văn bản đến, văn bản đến đã đợc giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhng
cha đợc giải quyết báo cáo lãnh đạo.
Nhìn chung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Mặt trận về cơ
bản đã thực hiện tơng đối chặt chẽ và thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ theo
quy định chung của nhà nớc về quản lý văn bản đến.
1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan
a. Lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc
tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan hoặc cá nhân đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
một phơng pháp khoa học.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn th đợc thực hiện sau
khi công việc đã giải quyết xong.
Lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng
- Giúp cho việc tra cứu văn bản, tài liệu đợc nhanh chóng và đảm bảo
chính xác.

- Việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu đảm bảo giữ gìn bí mật trong cơ
quan, đơn vị.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lu trữ, phục vụ tốt cho công tác
nghiên cứu trớc mắt và lâu dài.
- Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng đợc nề nếp làm việc khoa học trong công tác
văn th, tránh tình trạng nộp lu tài liệu bó gói vào lu trữ tạo điều kiện thuận kowij
cho cán bộ lu trữ tiến hành các khâu nội dung nghiệp vụ lu trữ.
Yêu cầu của việc lập hồ sơ:
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
- Hồ sơ đợc lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị, cơ
quan, tổ chức.
- Văn bản tài liệu đợc thu thập vào hồ sơ phải có liên hệ chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản, tài liệu đợc thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản.
Có 3 loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc.
- Hồ sơ nguyên tắc.
- Hồ sơ nhân sự.
ở MTTQ huyện Vĩnh Tờng chỉ lập hồ sơ công việc. Do cán bộ văn th
không lập danh mục hồ sơ nên việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu gặp nhiều
khó khăn, chất lợng hồ sơ còn kém, tài liệu giao nộp còn ở tình trạng lộn xộn,
rời lẻ.
b. Giao nộp hồ sơ vào lu trữ
Do số lợng công văn, giấy tờ sản sinh ít, số lợng hồ sơ nộp lu hàng năm
không nhiều và có sự eo hẹp về biên chế nên ủy ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng
không tổ chức tổ, bộ phận lu trữ mà chỉ cử một cán bộ có trình độ đại học làm
công tác văn phòng kiêm văn th, lu trữ.
* Nhận xét:

Nhìn chung công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến của ủy ban MTTQ đ-
ợc tổ chức chặt chẽ, có sự thống nhất đồng bộ, thực hiện theo đúng quy định của
nhà nớc. Tuy nhiên phơng pháp đăng ký truyền thống đợc áp dụng lâu dài ở Mặt
trận có lẽ là một hạn chế lớn, chính vì thế trong những năm tới rất mong muốn
Mặt trận sẽ áp dụng phơng pháp đăng ký hiện đại, khoa học trên máy tính vừa
tiết kiệm đợc thời gian tra tìm vừa mang lại hiệu quả cao.
2. Công tác lu trữ:
a, Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lu trữ
công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nớc bao gồm tất cả
các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lu trữ ở Mặt trận đợc lãnh đạo hết sức quan tâm, chú trọng. Cho
đến nay, Mặt trận đã bảo quản đợc rất nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng để nộp vào
kho lu trữ của Văn phòng huyện ủy phục vụ cho các đối tợng nghiên cứu.
Tài liệu của Mặt trận huyện Vĩnh Tờng đã đợc chỉnh lý thành hồ sơ, đơn vị
bảo quản. Các hồ sơ đợc sắp xếp theo hộp và đợc đa lên giá, tủ phục vụ khai thác
cho nội bộ cơ quan. Đa phần tài liệu cha đợc lập thành hồ sơ, vẫn ở tình trạng rời
lẻ.
Có thể nói, công tác sử dụng tài liệu lu trữ còn yếu, một phần do đối tợng l-
u trữ hẹp, một phần do không có cán bộ lu trữ chuyên môn nên gây khó khăn cho
ngời sử dụng.
b, Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lu trữ
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
* Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lu trữ chủ yếu là tài liệu đợc
hình thành trong quá trình hoạt động của Mặt trận.
Nhìn chung chất lợng tài liệu đa vào lu trữ là khá tốt, phần lớn là tài liệu có
giá trị vĩnh viễn và lâu dài.

*Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lu trữ là quá trình thực hiện các biện
pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lu
trữ cơ quan và lu trữ quốc gia. Việc thu thập và bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đa
vào kho lu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản
phục vụ cho việc nghiên cứu và khai thác sử dụng của độc giả.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các lu trữ có quan hệ đến hầu hết
các nghiệp vụ của công tác lu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài
liệu vào các kho lu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần
Phông lu trữ quốc gia và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lu trữ quốc gia, bảo
tồn di sản văn hóa của quốc gia, dân tộc.
Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lu trữ là một công việc
thờng xuyên, tất yếu.
Đối với Mặt trận, thì nguồn bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh ra
trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, chủ
yếu là tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ cho nghiên cứu lâu
dài. Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thờng xuyên nhất.
Cuối mỗi năm thì cán bộ văn phòng kiêm văn th, lu trữ của Mặt trận phải
kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu đang có giao nộp vào lu trữ huyện. Tuy nhiên do không
phải là cán bộ lu trữ chuyên môn nên việc thực hiện các yêu cầu về nghiệp vụ lu
trữ nh lập hồ sơ, biên mục, sắp xếp, đánh số tờ còn nhiều hạn chế.
c, Tình hình chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phòng theo một phơng án khoa
học trong đó, sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác
định giá trị tài liệu, làm các công tác lu trữ nhằm tạo điều kiện tốt cho công tác
bảo quản và sử dụng tài liệu lu trữ.
ở Mặt trận chỉ bố trí một cán bộ văn phòng kiêm văn th, lu trữ nên công tác
chỉnh lý gặp rất nhiều khó khăn.
Qua khảo sát, thu thập, bổ sung tài liệu, em thấy toàn bộ khối tài liệu của
Mặt trận đợc hình thành chủ yếu từ các cơ quan, đơn vị nh Huyện ủy, UBND,
HĐND các xã, thị trấn trong huyện, MTTQ tỉnh, MTTQ các xã, thị trấn trong

huyện đặc biệt là tài liệu do chính Mặt trận sản sinh ra trong quá trình hoạt
động của mình.
Việc áp dụng phơng án phân loại tài liệu chỉnh lý đợc áp dụng tại Mặt trận
là phơng án Cơ cấu tổ chức Thời gian, vì MTTQ là một cơ quan có cơ cấu tổ
chức ổn định, ít thay đổi.
Do việc chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác
lu trữ, tài liệu đợc coi là hiện vật bảo lu một phần kết quả trong quá trình giải
quyết công việc hàng ngày nên khâu chỉnh lý tài liệu đợc cán bộ lu trữ rất quan
tâm.
d, Công tác bảo quản tài liệu lu trữ
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
* Bảo quản tài liệu lu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm
kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt các yêu cầu
nghiên cứu và học tập của độc giả. Việc bảo quản tài liệu lu trữ là công việc rất
quan trọng và cần thiết nhằm tránh cho tài liệu bị h hỏng, mất mát phục vụ cho
công tác tra tìm, nghiên cứu của độc giả.
Việc bảo quản tài liệu lu trữ của Mặt trận nhìn chung cha đợc thực hiện tốt.
Do Mặt trận không có kho để tài liệu lu trữ nên việc bảo quản tài liệu còn gặp
nhiều khó khăn.
*Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ: là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lu trữ nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải
quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan Đảng, nhà nớc, các tổ chức chính
trị-xã hội, các tổ chức kinh tế đảm bảo trật tự an ninh quốc gia và quyền lợi hợp
pháp của mọi công dân.
Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của lu trữ nhằm biến những thông tin trong quá
khứ thành t liệu bổ ích phục vụ nhu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa và
nghiên cứu lịch sử.

Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lu trữ sẽ biến giá trị tiềm năng của tài
liệu lu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống tinh thân, văn hóa
cho nhân dân.
*Nhận xét :
Nhìn chung công tác lu trữ đợc cán bộ văn phòng của Mặt trận thực hiện t-
ơng đối tốt, đảm bảo đợc các khâu nghiệp vụ trong công tác lu trữ và đảm bảo
việc thu thập, bổ sung tài liệu lu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ b-
ớc đầu. Đảm bảo an toàn, giữ gìn cẩn thận và đợc đảm bảo bí mật của tài liệu,
sắp xếp khoa học thuận tiện cho việc tra tìm.
III.nhận xét, đánh giá về công tác văn th và lu trữ tại ủy ban mttq huyện
vĩnh tờng
*Những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Trờng, kế hoạch của Khoa Văn th Lu
trữ, sau khi nhận Quyết định thực tập của mình, từ ngày 13/4/2009 đến ngày
31/7/2009 em đến thực tập tại ủy ban MTTQ Việt Nam huyện Vĩnh Tờng dới sự
hớng dẫn trực tiếp của các cán bộ trong MTTQ. Thực tập tại MTTQ, ban đầu em
cha quen việc nên còn chút lúng túng, nhng đợc sự quan tâm hớng dẫn nhiệt tình
của các cán bộ trong ban thờng trực Mặt trận nên sau một thời gian ngắn em đã
quen với các công việc hàng ngày tại cơ quan nh:
- Photocopy tất cả các loại văn bản, giấy tờ dới sự chỉ đạo của cán bộ trong
MTTQ.
- Vào sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến.
- Trình ký văn bản.
- Thực hiện chuyển giao các văn bản đi cho các đơn vị dới sự chỉ đạo của
Chủ tịch MTTQ.
- Phân loại, sắp xếp văn bản tài liệu trong phòng gọn gàng.
Khoa Văn th L u trữ Phí Minh Nguyệt Lớp HCVTK35
25