báo cáo thực tập xí nghiệp thủ công mỹ nghệ xuất khẩu vân anh

Lời mở đầu
Có thể khẳng định, một trong những hạn chế lớn nhất của nhiều SV khi
bước ra từ giảng đường ĐH để bắt đầu lập nghiệp đó là sự bị động, thiếu khả
năng thích ứng với mơi trường thực tế. Lý giải cho thực trạng này, bên cạnh
khoảng cách giữa thực tế với những kiến thức trong trường ĐH, phải kể đến
cơ hội trải nghiệm của SV còn hạn chế, đặc biệt với những SV không năng
động tham gia những hoạt động ngoại khóa, tìm kiếm cơng việc làm thêm.
Đây là lý do Đợt kiến tập giữa khóa được Nhà trường tổ chức cho tất cả các
SV sau khi hồn thành chương trình năm 3.
Thời gian kiến tập tuy chỉ kéo dài trong vịng hơn 1 tháng cũng khơng
phải là ít để những SV tích cực có cơ hội “tập dượt” trước khi bước vào công
việc thực sự sau khi ra trường. Kiến tập tại một Cơ quan, Doanh nghiệp, Tổ
chức…như một nhân viên, mỗi SV được dịp quan sát, học hỏi tích lũy kinh
nghiệm, đồng thời nhận ra điểm mạnh điểm yếu của bản thân để phát huy hay
khắc phục.
Nhận thức được ý nghĩa của đợt Kiến tập giữa khóa, bản thân em ngay
từ đầu đã xác định sẽ thực hiện một cách tự giác, chủ động nhất để chuẩn bị
tốt hơn nữa cho thời gian ra trường sắp tới bớt bỡ ngỡ. Đơn vị kiến tập của
em là Xí nghiệp Thủ cơng mỹ nghệ XK Vân Anh tại TP Hải Dương-một doanh
nghiệp hoạt động được gần 20 năm trong lĩnh vực sản xuất hàng thủ công mỹ
nghệ phục vụ xuất khẩu với mong muốn được tiếp cận thực tế với các nghiệp
vụ XNK tại đây.
Bản báo cáo kiến tập này được hồn thành sau q trình làm việc
nghiêm túc, nỗ lực của bản thân em. Tuy nhiên, do kiến thức chưa được sâu
sắc, kinh nghiệm chưa nhiều nên khó tránh khỏi sai sót nhất định. Em rất
mong sẽ nhận được sự phê bình góp ý từ Cơ và các bạn để hoàn thiện hơn.

Hà Nội, tháng 8/2012
SV: Nguyễn Ngọc Minh

Mục lục

1


Chương 1. Giới thiệu nơi kiến tập
1. Giới thiệu về doanh nghiệp
1.1 Sự ra đời của DN
Xí nghiệp Thủ cơng mỹ nghệ xuất khẩu Vân Anh là một doanh nghiệp tư nhân,
có tên giao dịch quốc tế là VANANH HANDICRAFT AND ART ARTICLES
EXPORT ENTERPRISE, thường gọi tắt là ARTEX VANANH, có trụ sở tại Km52,
Quốc lộ 5A, Phường Cẩm Thượng, Thành phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương. Xí
nghiệp là doanh nghiệp độc lập, tự hạch toán kinh tế, tự chủ về tài chính và hoạt
động theo quy định của pháp luật.
XN TCMN XK Vân Anh được thành lập ngày 20/09/1995 theo giấy phép kinh
doanh số 017699 do Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng cấp (nay là tỉnh Hải Dương).
Hoạt động chủ yếu của xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ
nghệ xuất khẩu.
1.2 Quá trình phát triển của DN
Năm 1995, xí nghiệp được thành lập với tên gọi là Xí nghiệp tư nhân Vân Anh,
vốn đầu tư ban đầu là 50.000.000 VN đồng (50 triệu VN đồng), ngành nghề kinh
doanh chính là sản xuất hàng thủ cơng mỹ nghệ (đồ mây, tre, đay, cói; thêu ren,
móc).
Ngày 02/05/1997, xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ
xuất khẩu Vân Anh như hiện nay theo quyết định số 602/QĐ-UB của Ủy ban nhân
dân Tỉnh Hải Dương.
Ngày 18/07/2003, do nhu cầu hoạt động kinh doanh mở rộng, xí nghiệp quyết
định tăng vốn đầu tư lên 1.000.000.000 VN đồng (01 tỷ VN đồng). Ban giám đốc
quyết định mở rộng ngành nghề kinh doanh, cụ thể là: Sản xuất hàng thủ công mỹ
nghệ, các sản phẩm từ song mây, tre, trúc, nứa; mua bán chế biến sản xuất gỗ; gia
công hàng ribbon, phong thiếp.

2


Hàng năm, Artex Vân Anh liên tục cập nhật xu hướng thị trường để nghiên cứu,
đưa ra các sản phẩm mới với mẫu mã đa dạng và chất lượng được cải tiến, dần
chiếm được lòng tin của khách hàng quốc tế và chỗ đứng trên thị trường hàng thủ
công mỹ nghệ XK.
1.3 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
Tính đến tháng 6 năm 2011, xí nghiệp gồm có 401 lao động, với mức lương
trung bình là 2.567.890 đồng/người/tháng. Trong đó có 370 cơng nhân và 31 cán
bộ.
Bộ máy tổ chức của xí nghiệp gồm có: Phịng Giám đốc, Phịng Kế tốn, Phịng
Nhân sự, Phịng Xuất nhập khẩu, Phân xưởng phong thiếp, Phân xưởng ribbon,
Phân xưởng gỗ, Tổ bảo vệ.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP

3


1.4 Sản phẩm và thị trường chính của DN
-Sản phẩm: Sản phẩm của Artex Vân Anh được sản xuất bởi ba phân xưởng:
+Phân xưởng ribbon: gia công hàng ribbon cho khách hàng Nhật Bản
+Phân xưởng phong thiếp: gia công phong thiếp cho thị trường Nhật Bản.
+Phân xưởng gỗ: sản xuất các sản phẩm mỹ nghệ làm từ nguyên liệu gỗ khảm trai
khác phục vụ xuất khẩu sang nước ngoài.
Sản phẩm của doanh nghiệp có chất lượng cao, phục vụ cho nhu cầu đa của thị
trường trong nước cũng như thế giới. Với XN TCMN XK Vân Anh, chất lượng sản
phẩm luôn được đặt lên hàng đầu với nguyên liệu chất lượng cao, trình độ gia cơng
tinh xảo và mẫu mã luôn cập nhật theo xu hướng thị trường. Các mặt hàng do Artex
Vân Anh sản xuất đã và đang được ưa chuộng trong và ngoài nước. Hiện nay, để

đáp ứng nhu cầu của khách hàng XN TCMN XK Vân Anh đã có một kho chứa và
khu trưng bày các mẫu sản phẩm với diện tích hơn 6.000m2 tại trụ sở chính của xí
nghiệp.
-Thị trường:
XN TCMN XK Vân Anh được thành lập từ năm 1995 và đã được nhiều các đối
tác và khách hàng nước ngoài biết đến như: Nhật Bản, Hàn Quốc, EU, Úc.
Nhật Bản là khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp, vì doanh nghiệp chịu
trách nhiệm gia cơng sản xuất mặt hàng phong thiếp và ribbon cho phía đối tác Nhật
Bản. Hàng năm, khách hàng Nhật sẽ cung cấp nguyên vật liệu cho XN gia công và
giao hàng cho họ và nhận được tiền cơng.
Ngồi ra Vân Anh cịn có các thị trường khác như thị trường EU (Đức, Hà Lan,
Pháp, Italia…). Mặt hàng được ưa chuộng nhất tại thị trường này là hàng gỗ mỹ
nghệ mà chủ yếu là gỗ khảm trai. Chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của doanh
nghiệp ln được các khách hàng công nhận. Doanh nghiệp cũng hay nhận được
các đơn hàng lẻ, số lượng không nhiều, từ các tổ chức hay cá nhân tại thị trường Úc,
Hàn Quốc. Với mục tiêu ngày càng phát triển hơn nữa, phòng Xuất Nhập khẩu của
doanh nghiệp vẫn đang tích cực quảng bá và tìm thêm nhiều đối tác hơn nữa cho
doanh nghiệp, đặc biệt thông qua công cụ thương mại điện tử vốn đang được sử
dụng rộng rãi trong các DN kinh doanh XK hiện nay.

4


2. Giới thiệu về Phòng XNK cty Vân Anh:
Do cty Vân Anh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng XK, ngay từ khi cty
được thành lập vào năm 1995, phòng XNK đã được xây dựng với các chức năng

-

chủ yếu sau:

Tìm kiếm khách hàng quốc tế thơng qua các hoạt động quảng bá, triển lãm, chào
hàng…
Duy trì, đẩy mạnh quan hệ với đối tác, khách hàng.
Quan trọng nhất là thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới XK của cty.
Hiện tại nhân sự của phòng XK cty Vân Anh gồm:
Anh Vũ Đăng Ban-Trưởng phịng
Anh Nguyễn Hải Đăng-Phó phịng
Chị Hồng Thị Ngân-Nhân viên
Anh Nguyễn Hồng Hải-Nhân viên
Là phịng ban thực hiện chức năng quan trọng hàng đầu của DN, phòng XNK
đã và đang hoạt động tích cực, hiệu quả, góp phần vào sự phát triển của DN.

Chương 2. Mục tiêu của đợt kiến tập
1. Tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, từ đó học hỏi nhằm tăng
khả
năng thích nghi của cá nhân với công việc trong tương lai.
Theo quan điểm cá nhân em, mục đích quan trọng nhất của SV tham gia đợt
kiến tập là có cơ hội học hỏi trong môi trường thực tế doanh nghiệp. Những kiến
thức, kỹ năng được tích lũy trong ba năm học ĐH khơng thể đáp ứng hồn tồn u
cầu của cơng việc khi tốt nghiệp và làm việc trong thực tế. Giữa những gì được học
và thực tế ln là một khoảng cách khơng nhỏ, địi hỏi mỗi SV cần có bản lĩnh, sự
nhạy bén linh hoạt để có thể thích nghi với mơi trường, từ đó nâng cao hiệu quả
cơng việc. Điểm yếu của phần lớn SV ra trường là sự thụ động, lúng túng khi đối
mặt với những gì có phần khác lạ so với kiến thức. Trong đợt thực tập trước đó tại
một cơng ty khác, em nhận thấy nếu thiếu khả năng thích nghi thì sẽ bị động trong
cơng việc. Vì vậy, qua đợt kiến tập, em đề ra mục tiêu quan trọng là tham gia tích
cực vào môi trường làm việc để nâng cao sự chủ động và khả năng thích nghi nhằm
chuẩn bị tốt trước khi tham gia vào thị trường lao động đầy cạnh tranh.

5

2. Thực hành trau dồi các kỹ năng thiết yếu ( văn phòng, sắp xếp, làm
việc khoa học, quản lý thời gian…)
Bên cạnh việc tích lũy kiến thức chun mơn trong q trình học tập tại trường
ĐH, mỗi SV cịn phải chú ý rèn luyện một số kỹ năng mềm phục vụ cho cơng việc
như kỹ năng văn phịng (sử dụng máy vi tính, máy in và photocopy, các phần mềm
Office, soạn thảo văn bản…), khả năng quản lý thời gian, kỹ năng tổng hợp-phân
tích, sắp xếp mọi thứ sao cho khoa học. Ở trường ĐH, em đã được học một số môn
liên quan tới những kỹ năng này như Tin học đại cương, Logic và kỹ năng học tập
nghiên cứu khoa học… tuy nhiên mọi thứ mới dừng lại ở lý thuyết là chủ yếu. Để
có thể nắm vững và sử dụng một cách thành thạo, cần có một quá trình thực hành.
Trong thời gian kiến tập, em đặt mục tiêu trau dồi các kỹ năng trên để có thể làm
việc tốt hơn khi ra trường. Đặc biệt là kỹ năng văn phòng sử dụng các phần mềm
Office như Word, Excel là những kiến thức em đã quên nhiều, cần phải tìm hiểu lại
để sử dụng cho tốt.
3. Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh XNK và đặc
trưng, văn hóa của cơng ty thơng qua các số liệu và thực tế.
Đây là một trong những mục tiêu đầu tiên cần đạt được trong đợt kiến tập này.
Theo em, trước khi làm việc cho một tổ chức hay doanh nghiệp nào, điều trước hết
cần tìm hiểu đó là những đặc trưng của doanh nghiệp, Bên cạnh những thông tin cơ
bản như: lĩnh vực kinh doanh, quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, kết
quả hoạt động kinh doanh… theo em, mỗi nhân viên cần theo sát tình hình hoạt
động của DN để nắm chắc bản chất đặc trưng của DN đặc biệt là văn hóa DN là thứ
khơng thể thiếu được nếu muốn hịa nhập và làm việc hiệu quả trong mơi trường
DN đó.
Thời gian kiến tập khơng dài nhưng việc dành một phần để tìm hiểu về đặc
trưng của DN là khơng thể bỏ qua, cũng giống như sau này ngay từ khi có ý định
nộp đơn vào một DN, việc đầu tiên em nghĩ cần làm đó chính là tìm hiểu về DN đó.
Thậm chí trong đơn xin việc đã cần thể hiện phần nào hiểu biết về DN, chưa nói tới

khi đã được tuyển dụng trở thành nhân viên của DN thì kiến thức này càng khơng
thể thiếu. Qua thời gian làm việc cùng các nhân viên trong phòng XNK của công ty,

6


em hi vọng có thể học hỏi và nắm bắt phần nào về phong cách làm việc, quan hệ
giữa các cá nhân và văn hóa DN.
4. Làm quen với các nghiệp vụ XNK của công ty thông qua nghiên cứu
chứng từ, quan sát thao tác của nhân viên XNK và thực hành dưới
sự hướng dẫn, giám sát của các anh chị.
Hiện tại, em đã được trang bị những kiến thức nền tảng về thương mại quốc tế
qua một số môn học như Chính sách TMQT và Giao dịch TMQT, đặc biệt là các
điều kiện TMQT (Incoterm). Tuy nhiên những hiểu biết này mới dừng lại ở mức lý
thuyết đơn thuần và chưa được quan sát trong thực tế, nên mức độ hiểu về bản chất
cịn hạn chế. Tại Xí nghiệp XK Thủ công Mỹ nghệ Vân Anh là nơi em kiến tập, tuy
quy mơ khơng lớn nhưng cũng có hai nghiệp vụ cơ bản được phân xưởng phong
thiếp thực hiện đều đặn hàng tuần đó là: nhập khẩu nguyên vật liệu từ Nhật Bản để
gia công, và xuất khẩu thành phẩm cho khách hàng Nhật Bản. Chưa kể tới nghiệp
vụ xuất khẩu các sản phẩm mỹ nghệ từ gỗ đi các nước EU, Mỹ, Nhật Bản… cũng
được thường xuyên thực hiện. Đây là cơ hội quý giá để em có thể quan sát từ đó so
sánh thực tế với các kiến thức đã được học, thông qua việc tham khảo các chứng từ
được sử dụng trong quy trình XNK, thủ tục Hải quan… và thao tác làm việc của các
anh chị trong phòng XNK. Sau khi đã quan sát và quen thuộc với các thao tác này,
em mong muốn được thực hành dưới sự hướng dẫn của các anh chị để có thể ghi
nhớ tốt hơn và thấy được sự khác biệt giữa kiến thức và thực tế. Quá trình quan sát
và thực hành này cũng sẽ giúp em bớt lạ lẫm với các chứng từ, thủ tục, phần mềm
Hải quan điện tử-có ích nếu em làm về XNK sau này.
5. Quan sát thực tế quy trình xếp hàng hóa của công ty lên container.
Hàng tuần Cty xuất đi một container hàng thành phẩm sau khi đã gia công cho

khách hàng. Xe của hãng vận tải tới xưởng để nhận hàng xếp lên container chở ra
cảng Hải Phòng để xuất đi Nhật bằng phương thức vận tải đường biển. Quá trình
xếp hàng lên container liên quan tới việc đánh ký mã hiệu các kiện hàng, theo dõi
đảo bảo số lượng kiện hàng đúng mã số được xếp lên container sao cho tiết kiệm

7


không gian nhất…Đây là dịp để em hiểu thêm về thực tế của quy trình xếp dỡ hàng
hóa đã được học trong môn Giao dịch Thương mại quốc tế.

Chương 3. Các công việc đã được giao trong đợt kiến tập
1. Đọc Company profile và một số tài liệu quảng bá, website cơng ty
để có hiểu biết tồn diện về nơi kiến tập.
Các thông tin này bao gồm: tên DN, thông tin liên hệ, năm thành lập, loại hình
DN, ngành nghề kinh doanh, quy mô DN, các sản phẩm chủ đạo, doanh thu hàng
năm, các thị trường xuất khẩu chính, phương thức thanh toán, thời gian đáp ứng hợp
đồng. Đây là những thông tin cơ bản nhất mà mỗi nhân viên trong công ty cần phải
nắm được. Thông qua tài liệu giới thiệu, em được biết Xí nghiệp XK Thủ cơng mỹ
nghệ Vân Anh được thành lập đã 17 năm, quy mô DN tuy không lớn nhưng hoạt
động kinh doanh hiệu quả đem lại công ăn việc làm cho trên 200 cơng nhân, hàng
hóa được xuất đi đều đặn hàng tuần cho phía khách hàng lâu năm Nhật Bản. Có
được điều này là kết quả của ý thức của mỗi cán bộ, nhân viên, công nhân làm sao
để tạo ra những sản phẩm thủ công mỹ nghệ mẫu mã độc đáo, chất lượng tiêu
chuẩn; giữ gìn tạo dựng uy tín của DN trong việc thực hiện hợp đồng và yêu cầu
của khách hàng. Quan hệ với phía đối tác ln được bộ phận Khách hàng duy trì
củng cố liên tục, thu hút nhiều khách hàng mới cho cty hàng năm, đồng thời thắt
chặt quan hệ với các bạn hàng sẵn có. Hàng năm, Vân Anh cho ra mắt 40-50 mẫu
sản phẩm mới nhằm đáp ứng thị hiếu của khách hàng vốn luôn thay đổi và ngày
càng khắt khe hơn trong yêu cầu về chất lượng, độ an toàn, nguồn gốc sản phẩm,

tính thân thiện với mơi trường. Bên cạnh đó, cty ln chủ động tích cực quảng bá
hình ảnh của mình qua các phương tiện như internet, truyền hình; tham dự các hội
chợ thủ công mỹ nghệ tổ chức hàng năm trong và ngoài nước; gia nhập một số tổ
chức chuyên mơn như VCCI (Phịng Thương mại và cơng nghiệp Việt Nam),
VietCraft. Đội ngũ nhân công của công ty khá trẻ và khéo léo trong từng thao tác,
làm việc năng suất và trách nhiệm.

8


2. Nghe trưởng phòng XNK giới thiệu chung về: Phương tiện tìm kiếm
khách hàng và quảng bá DN, Phương thức XK (vận chuyển đường
biển)
Tại Vân Anh Artex, các công cụ chủ yếu được phòng Xuất nhập khẩu sử dụng
để quảng bá cho DN là: quảng cáo trên kênh Truyền hình Hải Dương vào khung giờ
buổi tối với thời lượng 2 phút/ngày, quảng cáo qua website: www.Vietcraft.com,
qua

sàn

giao

dịch

TMĐT

/>
Alibaba

ở

địa

chỉ:

Một phương tiện khác cũng đem lại

nguồn khách hàng đang kể đó là các hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ được tổ chức
hàng năm trong và ngoài nước.
Do địa điểm sản xuất của cty là TP Hải Dương nên phương thức vận chuyển
hàng hóa xuất khẩu được sử dụng là đường biển tại cảng Hải Phịng.
3. Tìm hiểu về hoạt động thương mại điện tử của công ty trên sàn giao
dịch TMĐT Alibaba.com.
Nhận thức được tiềm năng của TMĐT, bộ phận Kinh doanh của cty đã sớm đăng
ký Vân Anh làm thành viên của sàn giao dịch TMĐT Alibaba.com tại địa chỉ:
để giới thiệu về cty, cung cấp các thông tin
về sản phẩm, liên hệ, là kênh tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp. Tại
trang địa chỉ này, các sản phẩm thủ cơng được sắp xếp vào các nhóm như: khung
ảnh, giá cắm nến, lọ hoa, gương treo tường, bát đĩa, thảm trải bàn…và cập nhật liên
tục. Thông tin về mỗi sản phẩm đầy đủ: Tên, mã số, mô tả chi tiết kèm hình ảnh
thực tế, giá FOB, nguyên liệu, phương thức thanh toán&vận chuyển, thời gian giao
hàng,…Bằng một vài thao tác, những người quan tâm tới sản phẩm có thể liên hệ
nhanh chóng với cty qua email hoặc điện thoại. Hiện tại Artex Vân Anh là thành
viên năm thứ tư của Alibaba, thực tế thời gian qua đã cho thấy đây là công cụ hữu
hiệu trong việc quảng bá, giao dịch với khách hàng, đem lại khơng ít bạn hàng trên
khắp thế giới, đặc biệt là khu vực EU và Nhật Bản. Do đặc thù của mặt hàng thủ
công mỹ nghệ là giá trị cao và khách hàng nước ngoài đặt với số lượng lớn nên các
cách quảng cáo thông thường như đặt banner không đem lại hiệu quả cao nên không

9

được cty sử dụng. Sau khi tham khảo trang Alibaba của DN và cân nhắc kỹ lưỡng
mọi điều kiện giá cả, thanh toán, vận chuyển… người mua mới liên hệ và sau đó đi
tới quyết định đặt hàng hay khơng.
4. Tham khảo nội dung một số email trao đổi giữa phòng XNK với
khách hàng (trả lời thư hỏi hàng, giao dịch, duy trì quan hệ) so
sánh với những kiến thức đã học để thực hành viết lại.
Em đã được Trưởng phòng XNK cho tham khảo nội dung một số thư điện tử
trao đổi với các khách hàng sẵn có và những người quan tâm tới sản phẩn của cty.
Có thể chia các email này theo nội dung như sau:
-Các email trả lời thắc mắc, yêu cầu cung cấp thêm chi tiết về sản phẩm, điều
kiện giao hàng, phương thức thanh toán,…
-Các email trả lời thư hỏi hàng (Enquiry) của những khách hàng quan tâm tới
sản phẩm, đàm phán thỏa thuận về những ưu đãi có thể dành cho khách hàng,
một số điều chỉnh nhất định theo yêu cầu của khách.
-Các email duy trì quan hệ với các bạn hàng từng giao dịch với cty, mang tính
chất thăm hỏi, xã giao.
-Các email mang tính chất nhắc nhở, thuyết phục gửi tới những đối tượng đã
gửi mail quan tâm tới sản phẩm và được trả lời nhưng sau đó một thời gian vẫn
không thấy gửi đơn đặt hàng.
Tuy một số thư này đã được học trong môn Tiếng Anh chuyên ngành, trên thực
tế em nhận thấy cả người gửi và người nhận đều sử dụng ngơn ngữ ngắn gọn mang
tính chất giao tiếp chứ không theo một khuôn mẫu nhất định. Như vậy trong thực tế
kinh doanh, đôi khi các nguyên tắc, kiểu cách trong thư tín được giản lược để tiết
kiệm thời gian, miễn là đảm bảo nội dung sao cho hai bên đều đạt được mục đích
trao đổi của mình.

10

5. Tìm hiểu kỹ hơn về điều kiện thương mại quốc tế được sử dụng
trong XNK của cty.
Cũng giống như nhiều DN Việt Nam khác, cty sử dụng điều kiện phổ biến là:
nhận nguyên liệu nhập khẩu của phía Nhật theo điều kiện C.I.F Hải Phòng (nhận
nguyên liệu tại cảng Hải Phòng) và xuất khẩu hàng thành phẩm Phong thiếp sau khi
gia cơng theo điều kiện F.O.B Hải Phịng. Điều kiện F.O.B cũng được áp dụng đối
với xuất khẩu các sản phẩm của cty còn lại như: lọ hoa, gương treo tường, giá cắm
nến, bình cảnh…
Cty có thể thực hiện mọi điều kiên giao hàng theo Incoterm, tuy nhien cty luon
xây dựng giá FOB cho sản phẩm để làm cơ sở báo giá cho thị trường toàn thế giới,
với mỗi đơn hàng, số lượng hàng , vị trí giao hang cụ thể cty có thể chào giá CIF
nếu khách hang có nhu cầu.
Bên cạnh DN cịn áp dụng điều kiện EXW (Giao hàng tại xưởng) cho một số
hợp đồng mà khách hàng có khả năng tự thực hiện các thủ tục xuất khẩu, tuy nhiên
rất ít khách hàng sử dụng điều kiện này.
6. Theo cán bộ cty xuống các xưởng SX khảo sát tình hình làm việc và
tiếp nhận ý kiến của công nhân viên.
Đây là việc mà mỗi sáng thứ Hai đầu tuần cán bộ cty đều thực hiện. Mục đích là
để nắm bắt liên tục tình hình lao động SX của các xưởng sao cho hoạt động cty luôn
được đảm bảo trong điều kiện tốt nhất, tránh các tình huống bị động ảnh hưởng tới
việc thực hiện đơn hàng. Bên cạnh đó, sự quan tâm tận tình của cty được thể hiện
qua đây cũng góp phần động viên, nâng cao tinh thần lao động, cải thiện mối quan
hệ của xí nghiệp với cơng nhân viên.
Một số vấn đề em đã ghi nhận trong quá trình theo cán bộ cty đi thăm các xưởng
SX như: Máy gấp phong bao hay bị kẹt trong khi vận hành, Quạt thơng gió trong
nhà xưởng có 2 chiếc bị hỏng khơng quay được gây bí hơi, Suất cơm trưa của CN
được đem tới khi khơng cịn nóng…

11

7. Tiến hành biên tập lại nội dung website của cty bằng Tiếng Anh cho
chuẩn xác để gửi lại cho trưởng phòng XNK update lại.
Website của cty đã được tạo cách đây vài năm và qua một vài lần chính sửa về
nội dung và hình thức, tuy nhiên đơi chỗ vẫn còn một vài lỗi về phần biên dịch
tiếng Anh. Em đã được giao khắc phục các lỗi này để gửi lại cho bộ phận Kinh
doanh xem xét và cập nhật.
8. Dựa trên bảng lịch trình tàu chuyến của hãng tàu và tình hình yêu
cầu thực tế để chọn ra con tàu phù hợp cho lô hàng xuất tiếp theo
của cty.
Đây là một trong những công việc đầu tiên mà em được giao do tính chất đơn
giản. Dựa trên bảng lịch trình tàu chuyến do hãng tàu NamSung cung cấp và yêu
cầu xuất hàng thành phẩm vào mỗi thứ Năm hàng tuần cho khách hàng lâu năm ở
Nhật Bản, em chọn ra những chuyến tàu vận chuyển hàng phù hợp. Trên bảng lịch
trình có tên, mã hiệu các con tàu, cảng đi-thời gian đi, các cảng đến-thời gian đến.
Do đây là một khách hàng cố định nên cảng đến luôn là cảng Iyomishima (mã hiệu
IYO). Thời gian tàu đi từ cảng Hải Phòng tới cảng Iyomishima là 7-9 ngày, tùy con
tàu. Sau khi chuyến tàu phù hợp đã được chọn ra, phòng XNK sẽ gửi Booking note
(giấy gửi hàng đường biển) cho hãng tàu để lấy số container và số chì phục vụ lập
Packing list (phiếu đóng gói).
9. Tham khảo các chứng từ thực tế được DN sử dụng trong hoạt động
XNK và kinh doanh: Kế hoạch xuất hàng, Booking note, Bill of
lading, Invoice, Packing List, Tờ khai và phụ lục tờ khai Hải quan…
Đây là bước đầu tiên trước khi được tiếp xúc với các nghiệp vụ XNK của DN.
Trong số những chứng từ này, em mới được học về Bill of Lading và Packing list.
Mỗi giấy tờ trên đều địi hỏi độ chính xác khi khai báo và nhập dữ liệu.

- Kế hoạch xuất hàng là cơ sở để quản lý quá trình sản xuất của cty.
- Packing list (Phiếu đóng gói) và Invoice (Hóa đơn thương mại) là hai

giấy tờ được sử dụng trong khi xuất khẩu hàng.

12


- Tờ khai hải quan và Phụ lục tờ khai hải quan là hai chứng từ quan trọng
-

về mặt pháp lý.
Booking note (Giấy gửi hàng đường biển) là hợp đồng chuyên chở giữa

-

hãng tàu và cty.
Bill of Lading (Vận đơn) là chứng từ sở hữu hàng hóa, sẽ được gửi cho
khách hàng sau khi được chấp nhận thanh toán.

10.

Dựa trên Bảng Kế hoạch xuất hàng, lập Packing list (Phiếu

đóng gói)
Kế hoạch xuất hàng của phân xưởng Phong thiếp cho khách hàng Nhật Bản gồm
chi tiết số lượng của từng mã thành phẩm yêu cầu xuất đi trong mỗi tuần của tháng.
Có khoảng 40-50 mã hàng được xuất đi, mỗi mã được đựng trong một loại thùng
carton khác nhau về hình dạng, ký mã hiệu bên ngoài. Dựa trên số lượng từng mã
hàng cần xuất đi trong từng tuần và đặc điểm thùng carton tương ứng, cần tính tốn
số lượng thùng carton sử dụng cho từng mã, thế tích, khối lượng để phục vụ cho
quá trình xếp hàng lên container.
Để lập bảng Packing list, em sử dụng công cụ Microsoft Excel. Nhập tên mã

hàng, số lượng, kích thước thùng, số lượng đóng gói/1 thùng của mỗi loại thùng
carton và sử dụng cơng thức, Excel tự động tính tốn ra số thùng carton cần dùng
cho từng mã hàng, khối lượng và thể tích. Đặc biệt quan trọng là số lượng thùng
carton (liên quan tới việc đánh số thùng và kiểm kê khi xếp hàng lên container) và
thể tích các thùng carton (tổng thể tích các carton khơng được vượt q 27m3 để
đóng vừa trong 1 container)

13


11.

Dựa trên Packing list và Bảng đơn giá, lập Hóa đơn (Invoice)

Sử dụng phần mềm Excel, dựa trên số lượng từng mã hàng và đơn giá của từng
mã hàng để tính được giá thành của từng mã hàng trong đơn hàng xuất đi hàng tuần
và tổng giá trị của đơn hàng. Cơng việc này tuy khơng phức tạp nhưng địi hỏi sự
chuẩn xác, cẩn thận do có nhiều mã hàng khác nhau với mức đơn giá tương đối

14


xấp xỉ nhau.

12.

Nhóm nguyên phụ liệu NK để phục vụ việc khai báo Hải quan

về lô nguyên vật liệu NK từ Nhật.
Trong bảng Packing list được gửi kèm với lô hàng nguyên liệu nhập từ Nhật để

gia công hàng tuần, các mã nguyên liệu được sắp xếp một cách ngẫu nhiên bằng
tiếng Nhật, gồm khoảng 40-60 mã, mỗi mã có tên, số lượng, giá đơn vị, khối lượng,
… riêng. Trước khi khai báo Hải quan về lô hàng NK nguyên liệu này, Nhân viên
XNK có nhiệm vụ phân loại tất cả các mã nguyên liệu trong Packing list vào các
nhóm khác nhau như: Sợi giấy, băng dính carton, giấy làm bao giấy, bao giấy cắt
sẵn, cuộn dây chun, họa tiết trang trí, giấy trang trí, tem dán.
Để nhóm được các nguyên phụ liệu nhập khẩu này, em sử dụng phần mềm Excel
và bảng đối chiếu có sẵn để đưa mỗi mã ngun liệu vào nhóm thích hợp.

15


Sau khi các ngun liệu đã được phân nhóm hồn thiện vào bảng Excel, bảng
này sẽ được sử dụng để khai báo Hải quan cho lô hàng nguyên liệu NK này.
13.

Quan sát thao tác khai báo Hải quan và kê khai Hải quan

Để khai báo Hải quan, nhân viên XNK cty sử dụng phần mềm Hải quan điện tử
được cấp cho riêng DN.
Nội dung khai báo (Tờ khai NK) gồm nhiều mục: tên và địa chỉ của người
XK&người NK, Loại hình NK, Số hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phương tiện vận
tải, Tên phương tiện vận tải, Số Vận đơn, Nước XK-Cảng xếp hàng, Nước NK-cảng
dỡ hàng, Đồng tiền thanh tốn, Tỷ giá tính thuế. Đặc biệt là danh sách hàng khai
báo-đã thu được sau khi nhóm nguyên vật liệu theo từng nhóm ở trên. Phần mềm
cho phép nhập liệu từ file excel bằng thao tác đơn giản.
Việc khai báo Hải quan về lô hàng nguyên liệu NK từ Nhật nhằm giúp cơ quan
Hải quan có thể kiểm sốt, quản lý việc gia cơng của DN có đảm bảo sử dụng đúng
mục đích lượng ngun liệu NK hay khơng, tránh tình trạng tuồn ngun liệu ra
ngồi bán, hoặc khơng sử dụng đúng định mức khi gia công sản phẩm.

16


14.

Cập nhật đơn giá của các mã hàng gia công

Các sản phẩm của xưởng Phong thiếp tại cty được một khách hàng Nhật Bản đặt
gia công liên tục. Hàng tháng, họ gửi lô nguyên liệu sang để cty gia công thành sản
phẩm cuối cùng. Do vậy giá thành của sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào giá thành
nguyên vật liệu. Mỗi khi giá nguyên liệu của Nhật có thay đổi, đơn giá của thành
phẩm sau gia công cũng cần được thay đổi phù hợp. Chưa kể hàng năm giá thành
cũng thường được điều chỉnh tăng 10%.
Việc cập nhật đơn giá liên quan tới rất nhiều cơng việc khác sau đó như: tính
tốn giá trị đơn hàng XK hàng tuần, Lập Hóa đơn (Invoice), tính tốn doanh thu,
chi phí, lợi nhuận của DN…nên rất quan trọng.
Mỗi khi phía Nhật gửi email thông báo thay đổi đơn giá nguyên liệu, bộ phận
sản xuất của cty lập tức tính tốn thống nhất đơn giá mới cho thành phẩm. Nhiệm

17


vụ của em là cập nhật đơn giá cho các mã hàng được điều chỉnh. Theo quan sát, mỗi
tuần có 4-5 mã hàng được thay đổi đơn giá. Việc cập nhật đơn giá được thực hiện
trên bảng Đơn giá thành phẩm (dạng file Excel).

Bảng đơn giá
15.

Quan sát các bước xuất hàng thành phẩm lên container để

XK sang Nhật
Trước khi được tham gia vào quy trình xuất hàng thành phẩm lên container, em
có một ngày để quan sát các bước được thực hiện để nắm chắc. Việc xuất hàng
thành phẩm liên quan tới các bộ phận: Kế toán, Kho, Sản xuất, XNK-tất cả các bộ
phận này đều có trách nhiệm cử nhân sự tới tham gia vào quy trình để đảm bảo
khơng có nhầm lẫn nào xảy ra, do mỗi lơ hàng XK đi gồm rất nhiều mã hàng được
chứa trong các thùng carton tương ứng rất dễ gây sai sót về số lượng. Nếu xuất sai
mã hàng, khách hàng Nhật Bản sẽ phạt cty, chưa kể nhiều trường hợp phải giao bù
ngay cho họ bằng đường hàng không-rất tốn kém.
Quy trình xuất hàng thành phẩm diễn ra vào mỗi sáng thứ 5 hàng tuần khi xe
container tới trước cửa xưởng kho. Trước đó, mỗi thùng hàng cần được nhân viên
XNK đánh số dựa trên bảng Packing list (VD: mã hàng A được chứa trong các
thùng #1-5, mã hàng B trong các thùng #6-8…). Sau khi đã được đánh mã số, các

18


thùng hàng được tập kết tại kho theo từng khu vực để thuận tiện cho kiểm kê. Công
nhân sẽ vác các thùng hàng theo chỉ định xếp lên container, sao cho đủ số lượng.
Trong suốt quá trình xếp hàng, những nhân viên liên quan cầm trên tay Packing list
để theo dõi đối chiếu tránh nhần lẫn.

16.Đánh số các thùng carton hàng thành phẩm XK
Sau một tuần quan sát và đã nắm dược các bước trong quá trình xuất hàng thành
thẩm lên container để XK, em được tham gia vào bước đánh mã số các thùng hàng
dựa vào bảng Packing list và tên mã hàng được ghi trên mỗi thùng carton. Chẳng
hạn, mã hàng F69SN của lô hàng XK ngày 11/7/2012 (Invoice No.184) gồm 1200
đơn vị, được xếp vào 3 thùng từ #1-#3 (mỗi thùng 400 đơn vị). Cần tìm ra các thùng

có ghi mã F69SN ở vỏ thùng để đánh số từ #1-#3.
Một điều lưu ý với những mã hàng mà số lượng khơng thể được đóng gói vào
chẵn số thùng carton tương ứng, cần phân biệt mỗi thùng chứa bao nhiêu đơn vị để
tránh nhầm lẫn. Chẳng hạn: mã hàng IC-5 có 2185 đơn vị, thùng carton của mã này
có dung tích 800 đơn vị/thùng=>phải đóng làm 3 thùng khơng đều nhau: 02 thùng
800(chẵn) + 01 thùng 585(lẻ), có mã số tương ứng là 18-19-20. Trước đánh số, em
phải kiểm tra lại xem thùng nào lẻ, thùng nào chẵn (full) để đánh số phân biệt từng
thùng.
17.

Theo dõi số lượng từng loại mã hàng trong quá trình xếp

hàng lên container để đảm bảo khơng có nhầm lẫn.
Cùng với nhân sự của các bộ phận liên quan, em được tham gia vào theo dõi số
lượng các kiện hàng được xếp lên container. Do cơng nhân xếp hàng có thể khơng
nắm rõ về hình dạng mỗi loại carton và các mã hàng, có thể có sai sót khi xếp hàng
lên container. Đối chiếu với bản Packing list, em cần đảm bảo mỗi thùng hàng được
chuyển lên xe đều đúng mã và số lượng. Công việc này kéo dài suốt 3 tiếng với
hàng trăm kiện hàng được xếp lên container.
18.

Tính tốn thanh khoản từng nguyên vật liệu bằng Excel

Thanh khoản nguyên vật liệu có nghĩa là tính tốn tổng kết lượng ngun vật
liệu còn lại sau khi sử dụng cho sản xuất. Thao tác thanh khoản phải được tiến hành

19


hàng tuần để đảm bảo được ngun liệu ln cịn đủ phục vụ sản xuất theo yêu cầu

đơn đặt hàng, giúp quản lý sát sao tình hình dự trữ nguyên vật liệu để có động thái
phù hợp: nếu nguyên vật liệu thiếu thì phải u cầu phía Nhật cung cấp bổ sung,
ngược lại yêu cầu họ tạm ngừng cung ứng thêm.
Việc thanh khoản được thực hiện bằng công cụ Excel. Mỗi nguyên liệu được thể
hiện bằng một sheet riêng trong Excel, sau mỗi lần nhập thêm hoặc xuất sử dụng,
lượng ngun liệu cịn lại sẽ thay đổi.
Cơng thức tính lượng nguyên liệu còn lại=Lượng nhập + Lượng trên tờ khai
chuyển tiếp – Lượng xuất
Dựa trên công thức này, em sử dụng Excel để cập nhật thanh khoản cho từng mã
nguyên vật liệu.
19.

Lập bảng chấm công của cán bộ CNV cty vào cuối tháng

Hàng ngày, mỗi cán bộ trong cty đi làm sẽ chấm công bằng dấu vân tay lên máy
chấm cơng tự động đặt ở cửa phịng Bảo vệ. Máy tính tốn số cơng trong tháng của
từng người. Tuy nhiên do đơi lúc máy chấm cơng hoạt động khơng chính xác nên
tính thiếu. Nhiệm vụ của em là đối chiếu số liệu do máy đưa ra với số liệu chấm
công bằng tay hàng ngày sau khi tổng kết.
Bảng chấm công liệt kê các ngày trong tháng, các buổi đi và nghỉ, thời gian làm
tăng ca của từng nhân viên. Từ đó tính ra tổng số cơng của mỗi người-là cơ sở để
tính tốn tiền lương vào cuối tháng.

20


20.

Lập bảng theo dõi công tác của cán bộ cty vào cuối tháng

Hàng tháng, một số cán bộ của cty được giao nhiệm vụ xuống các cơ sở SX đặt
ở Huyện, những cán bộ này được chi trả một số tiền hỗ trợ dựa trên số chuyến công
tác và địa điểm công tác.
Em được giao nhiệm vụ lập bảng theo dõi và cập nhật số chuyến công tác của
từng cán bộ. Bảng theo dõi công tác được lập bằng công cụ Excel, có các thơng tin:
Họ tên cán bộ, thời gian công tác, địa điểm công tác, sử dụng xe của cty hay xe cá
nhân, số tiền từng đợt công tác, tổng số tiền công tác cuối tháng.

Chương 4. Những thuận lợi, khó khăn trong q trình kiến
tập
1. Thuận lợi:

1.1

Nơi kiến tập

+Địa điểm:
Thay vì tìm cơ quan kiến tập ở Hà Nội như một số bạn khác, em quyết định xin
kiến tập tại cty Vân Anh tại TP Hải Dương là nơi bố em hiện làm việc. Địa chỉ cty
cách nhà em chỉ 1km, rất thuận tiện cho việc đi lại, tiết kiệm thời gian và chi phí.

21


Hàng ngày tới nơi làm việc, em không cần lo lắng vấn đề tắc đường như các bạn
kiến tập tại Hà Nội.
+Ngành hoạt động của nơi kiến tập:
Theo bản hướng dẫn kiến tập, SV được tùy chọn nơi kiến tập và không bắt buộc
phải là một doanh nghiệp hay cơ quan hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương. Tuy
nhiên trải qua một đợt thực tập tại Trung tâm Hoa Kỳ là một tổ chức trong lĩnh vực

văn hóa-thơng tin, em nhận thấy những kinh nghiệm thu được không liên quan trực
tiếp tới ngành học của mình, dù vẫn đem lại ích lợi.
Cty Vân Anh nơi em kiến tập là một cty tuy quy mô không lớn nhưng thường
xuyên thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh quốc tế và XNK. Hàng tuần cty xuất
khẩu ít nhất một container hàng thành phẩm vào một ngày cố định, các nghiệp vụ
XNK liên quan cũng theo đó mà được thực hiện đều đặn. Đây là một cơ hội tốt để
em được tiếp cận với thực tế những kiến thức đã được học trong nhiều bộ mơn như:
Chính sách TMQT, Giao dịch TMQT, Logistic và vận tải trong ngoại thương,
Thương mại điện tử.

1.2

Môi trường làm việc tại cty kiến tập

+Nhân sự Phòng XNK nơi em kiến tập gồm các anh chị còn khá trẻ, hiểu và
thông cảm với những băn khoăn, hạn chế của SV sắp ra trường nên em đã nhận
được sự chỉ bảo rất tận tình từ các anh chị trong suốt thời gian làm việc tại đây.
Khơng chỉ giải thích cho em một cách cụ thể về các nghiệp vụ, liên hệ với kiến thức
lý thuyết; các anh chị còn hướng dẫn em qua từng thao tác sau khi được quan sát
sau đó giao nhiệm vụ cho em độc lập thực hiện công việc và bỏ thời gian kiểm tra
lại kết quả phần việc đó. Bên cạnh kiến thức chun mơn, em cịn nhận được sự
động viên khích lệ, chia sẻ kinh nghiệm quý báu từ các anh chị trong phòng. Đặc
biệt ngay khi em mắc phải những sai sót trong cơng việc, lập tức nhận được sự nhắc
nhở, uốn nắn để sau đó hạn chế lặp lại.
+Khơng khí làm việc tại phòng XNK dù khá thoải mái, nhân viên thân thiện vui
vẻ với nhau nhưng khi đã triển khai công việc, tất cả mọi người đều tập trung cao
độ và trách nhiệm với phần việc của cá nhân đồng thời hỗ trợ nhau tối đa để nâng
cao hiệu quả của tập thể. Đây chính là tính chuyên nghiệp mà bất kỳ vị trí nào cũng

22

địi hỏi. Tác phong chun nghiệp trong cơng việc là điều quý giá em đã học hỏi
được phần nào.
2. Khó khăn:

2.1

Sự bỡ ngỡ khi làm việc trong môi trường thực tế

Cũng giống như hầu hết các SV khác, khó khăn lớn nhất cũng là đầu tiên em gặp
phải trong quá trình kiến tập là sự bỡ ngỡ khi phải làm việc trong một mơi trường
làm việc hồn tồn thực tế.
Trước khi bắt đầu, em đã xác định rằng có thể những gì được học sẽ khơng giúp
ích được nhiều bởi giữa lý thuyết và thực tế là một khoảng cách lớn, nhưng khi
bước vào làm việc em vẫn không tránh khỏi sự bỡ ngỡ, bối rối ban đầu. Thậm chí
sau khi đã được hướng dẫn một số thao tác, em vẫn chưa nắm bắt được ngay mà cần
một thời gian mới thực hiện được. Để khắc phục và vượt qua sự bỡ ngỡ ban đầu này
đòi hỏi mỗi SV phải tích cực, chủ động dấn thân vào cơng việc để cọ xát, mạnh dạn
tự tin hơn.

2.2

Hạn chế trong việc sử dụng các kỹ năng văn phịng cơ bản

Khơng chỉ gặp bỡ ngỡ do khoảng cách giữa kiến thức và thực tế, em cịn gặp
khó khăn trong việc sử dụng các kỹ năng văn phòng cơ bản. Mặc dù kiến thức sử
dụng phần mềm Word và Excel đã được học từ năm 1, em khơng có ý thức tự giác
thực hành thường xuyên nên đã quên khá nhiều. Ngay khi bắt đầu buổi thực hành
nghiệp vụ XNK đầu tiên là việc lập bảng Packing list sử dụng Excel, em đã bị động

do kiến thức khơng chắc. Sau đó, rất nhiều phần việc địi hỏi kỹ năng sử dụng Excel
cũng như Word.

2.3

Tính chất công việc liên quan tới nhiều loại chứng từ và số liệu
phức tạp

Bên cạnh đó, cơng việc tại cty liên quan tới khá nhiều loại chứng từ và số liệu,
đòi hỏi phải làm việc một cách khoa học và chuẩn xác trong từng chi tiết. Đây cũng
là phẩm chất cần có của một nhân viên XNK mà hiện tại bản thân em vẫn còn hạn
chế. Sau khi được quan sát, hướng dẫn, thao tác những nghiệp vụ trên, em nhận

23


thấy tất cả các nghiệp vụ đều có thao tác nhập dữ liệu và rất nhiều con số. Các dữ
liệu được nhập cho loại chứng từ này lại là cơ sở cho chứng từ khác (VD: Packing
list là cơ sở lập Invoice) nên công việc rất căng thẳng do sức ép phải chuẩn xác.
Ngành hàng kinh doanh của cty là hàng thủ công mỹ nghệ rất đa dạng về chủng
loại, đặc biệt là bộ phận Phong thiếp với hàng chục sản phẩm được tạo ra từ hàng
trăm chi tiết nguyên liệu khác nhau. Mã số nguyên liệu, mã thành phẩm đều rất khó
nhớ và dễ gây nhầm lẫn, chưa kể việc tên nguyên liệu được viết bằng phiên âm
tiếng Nhật chứ không phải tiếng Việt hay tiếng Anh.

Chương 5: Đánh giá đợt kiến tập
Bằng cách so sánh giữa những mục tiêu đặt ra trước khi bắt đầu đợt kiến tập
với những gì bản thân đã thực hiện được trong 5 tuần qua, em sẽ đưa ra đánh giá
tổng quan về đợt kiến tập của mình:
1. Tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc tại một cty nhằm tăng khả

năng thích nghi của bản thân với cơng việc trong tương lai:
Trong suốt 5 tuần kiến tập tại cty Vân Anh, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của
các anh chị nhân viên trong phòng XNK cùng sự chủ động tích cực của bản thân,
em đã được va chạm với thực tế mơi trường làm việc văn phịng và học hỏi thêm
nhiều kinh nghiệm:
+ Quan hệ giữa với thành viên khác ở nơi làm việc: cần luôn giữ thái độ hịa
nhã, tinh thần đồn kết giúp đỡ hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất. Em đã chứng kiến các anh chị ở phòng XNK hỗ trợ bộ phận Kiểm tra
chất lượng hàng hóa (đếm số lượng sản phẩm) khi có thời gian rảnh, dù đó khơng
phải là cơng việc của các anh chị. Ở đây mọi thành viên đều thân thiện đoàn kết với
nhau, môi trường làm việc luôn thoải mái dễ chịu nên khơng có tình trạng chia rẽ
nội bộ, ảnh hưởng tới việc chung.
+ Thái độ, tinh thần làm việc: cần xây dựng tác phong nghiêm túc, chuyên
nghiệp trong công việc, sẵn sàng chịu trách nhiệm với phần việc mình đảm nhiệm.

24


Tuy tại cty, môi trường luôn vui vẻ thoải mái nhưng khi đã bắt tay vào làm việc, tất
cả mọi người đều tập trung vào chun mơn để hồn thành cơng việc đúng u cầu.
Làm về XNK nói riêng, cũng như tất cả các ngành khác nói chung đều địi hỏi thái
độ làm việc trách nhiệm nếu không sẽ tự đào thải mình.
2. Trau dồi các kỹ năng, phẩm chất thiết yếu của một nhân viên (kỹ
năng tin học văn phịng, làm việc khoa học, khả năng thích nghi…)
+Kỹ năng tin học văn phịng:
Trước đây dù đã được học mơn Tin học đại cương, kỹ năng sử dụng các phần mềm
như Word, Excel của em còn hạn chế. Trong quá trình làm việc tại cty, em đã có cơ
hội thực hành lại nhiều bởi hầu hết các phần việc được giao có liên quan tới soạn
thảo văn bản và tính toán nhập liệu Excel. Sau đợt kiến tập này, em nhận thấy rằng
kỹ năng tin học văn phòng của bản thân đã được cải thiện, tuy nhiên vẫn cần được

chủ động thực hành nhiều hơn để có thể làm chủ một cách tốt nhất.
+Rèn luyện tác phong nhanh nhẹn, làm việc khoa học:
Những ngày đầu tới cty, em đã được góp ý là tác phong khơng nhanh nhẹn, từ
đi lại tới mọi thao tác đơn giản như: thay giấy máy in, bật máy vi tính…đều chậm.
Nhận thức được điểm yếu này của bản thân, em đã chú ý trong từng cử chỉ, thao tác
đồng thời suy nghĩ, học hỏi các anh chị tìm ra những “cải tiến” sao cho rút ngắn
được thời gian một cách tối đa. Chẳng hạn như: bật sẵn máy in, kiếm tra giấy trong
máy trước giờ làm việc, giấy tờ chứng từ được chia ra các tập tài liệu có ghi sẵn
nhãn ở ngồi tiện cho việc tìm kiếm… từ đó em dần khắc phục được điểm yếu của
bản thân là tác phong không nhanh nhẹn và làm việc thiếu khoa học. Công việc
XNK liên quan tới khá nhiều giấy tờ quan trọng mà nếu không sắp xếp bảo quản
khoa học sẽ khó khăn cho việc sử dụng. Email nên sử dụng Outlook để quản lý dễ
dàng, tránh rối rắm.
+Khả năng thích nghi, ứng biến trong công việc
Bản thân em vốn là một người kém chủ động với những sự cố bất ngờ. Thực tế
trong khi làm việc, xảy ra khơng ít trường hợp khơng dự tính trước được mà nếu
khơng phản ứng nhanh tìm ra cách giải quyết, có thể làm giảm hiệu quả cơng việc
thậm chí gây thiệt hại. Trong 5 tuần kiến tập, em đã học hỏi được cách xử trí của

25