tránh những lỗi thường gặp trong việ tổ chức kiện

Tránh những lỗi thường gặp trong
việc tổ chức sự kiện
Quên không kiểm tra lại chính xác thời
gian họp
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc
họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm
tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào
hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng
ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt
là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam
giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự
kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó.
Việc này rất dễ đúng không.
Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
Thông thường bạn hay tổ chức một sự kiện ở những nơi cách xa
công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công
ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn
nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện
không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại.
Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc
buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức
sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt
với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của
bạn
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự
kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời
gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là
một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của
bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ

sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt
thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ
được ưu tiên lên lịch trước.

Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn
ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không
thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký.
Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác
và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết
rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến
ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không
rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau.
Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ
không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả
thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Lên kế hoạch thất bại
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ.
Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để
bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết.
Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu
toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức
để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh
sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường
xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn
càng ít đi.

Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng

phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay
không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại
những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao
bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của
mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút
cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt
nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi
người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này
cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu
câu trả lời là phủ định.

Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn
càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn
càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những
thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh
sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc
mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến
phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều
tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi
đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không
đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.

Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về
lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó
và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ?
Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là
bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện
tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối

với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển
mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi
chuyện đang diễn ra tốt.

Lờ đi yếu tố bất ngờ
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế
hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn
thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là
rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế
hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ
phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động
của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng
đến nó.

Cố gắng tiết kiệm tiền
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai
bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự
quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào
giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng
bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể
tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt
thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn
đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra,
hãy suy nghĩ lại