tổ chức sự kiện phần 3

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 24
ÆThông tin nội dung
2.2.
AI? WHO
CÁIGÌ? WHAT
THẾ NÀO? HOW
Ở ĐÂU? WHERE
KHI NÀO? WHEN
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 25
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾ Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có
thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện.
¾ Đối tượng: các thành phần có liên quan
¾ Quyết định về chủ đề của sự kiện:
Mục đích của sự kiện là gì?
Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
Cơ cấu về s
ản phẩm mà công ty định ra mắt
khách hàng là gì?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 26
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾ Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau:
Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
Ngày giờ tiến hành?
Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người

tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các
công việc đang đượ
c triển khai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 27
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾ Quy m
ô sự kiện.
¾ Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất
là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm
tra về các công việc chuẩn bị.
¾ Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp
ảnh, quay phim, v.v…
¾ Thời tiết.
¾ Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục.
¾ Vấn đề an ninh.
¾ Vấn đề quà tặng, chiêu đãi…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 28
Æ Những vấn đề cơ bản – tóm tắt
2.2.
Chủ đề, văn kiện
Chương trình nghị sự
Thành phần- quorum
Giấy mời
Phòng họp
Trang phục
Đón khách
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 29
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.

¾ Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện
bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự,
các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các
nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề
chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan
đến những vấn đề này.
¾ Sau sự kiện, viết thư cảm
ơn những người tham gia tổ chức sự
kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
¾ Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo
nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch
nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong
tương lai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 30
Æ Chương trình nghị sự
2.2.
Văn bản liệt kê các nội
dung công việc cần được
tiến hành phù hợp với
mục tiêu của sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 31
M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù”
(theo John E.Tropman)
Thời gian
Công việc
Nguồn lực
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 32
Æ Thành phần tham gia
2.2.
¾Lãnh đạo

¾Khách VIP
¾Hành chính
¾Lễ tân - phục vụ
¾Khách mời
¾Thành phần khác
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 33
Æ Điều kiện vật chất
2.2.
¾Địa điểm (hội trường; sàn diễn…)
¾Trang trí.
¾Bài trí.
¾Thiết bị âm thanh; ánh sáng.
¾Các trang bị khác.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 34
Triển khai
2.3.
¾Tiến hành
¾Kiểm tra
¾Đánh giá