bài tập môn hệ thống thông tin kế toán

BÀI TẬP
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VẬT TƯ
2
Nội dung
1. Mô tả HTQL Vậttư
2. Khảo sát hệ thống quảnlýVậttư
3. Biểu đồ phân cấpchứcnăng
4. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống
5. Biểu đồ luồng dữ liệu
3
1. Mô tả HTQL Vậttư
¾ Công ty XYZ kinh doanh các hoạt động liên
quan tới mua bán vậttư. Mô hình tổ chứccủa
công ty như sau
Giám đốc
Bộ phận
vậttư
Bộ phận
kho
Kế toán
nguyên vậtliệu
Bộ phận
sửachữa
Bộ phận
sảnxuất
4
1. Mô tả HTQL Vậttư
¾ Các bộ phậnquản lý nguyên vậtliệu (NVL):
– Bộ phậnvậttư (BPVT):
z Lậpkế hoạch cung ứng vậttư

z Tìm và đánh giá NCC, khách hàng
z Thựchiện mua, bán hàng
– Bộ phận kho:
z Quảnlývề số lượng vậttư
z Tình hình nhập, xuấtvậttư
z Báo cáo tồnkhovậttư
– Kế toán nguyên vậtliệu:
z Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuấtNVL
z Quản lý hàng tồnkho. Từđó in các báo cáo, in thẻ kho…
5
2. Khảo sát hiệntrạng hệ thống
¾ Tính tớithời điểmhiện nay, công ty chưacó
bấtkỳ hệ thống quảnlývậttư nào
¾ Hệ thống mới đượckhảo sát hiệntrạng dựa
trên:
– Các hoạt động nghiệpvụ,
– Các hồ sơ dữ liệuthuthập được
– Báo cáo tổng hợpkhókhănvàgiải pháp
6
Các hoạt động nghiệpvụ hệ thống
¾ A. Mua NVL về nhậpkho
¾ B. XuấtNVL
¾ C. Báo cáo, tổng kết
7
A. Mua NVL về nhậpkho
¾ Bộ phậnvậttưđóng vai trò quảnlýNVL
¾ ViệcquảnlýNVL đượcthựchiệnnhư sau:
1. BPVT chọn NCC theo tiêu chí đã đặtra
2. Lập phiếu đánh giá NCC
3. Lựachọn

NCC
4. Làm hợp đồng với NCC
5. Lập đơnmuaNVL
6. Khi đãcóđủ giấytờ hợplệ
NCC sẽ cấp hàng cho BPVT
8
A. Mua NVL về nhậpkho(2)
7. BPVT thông báo cho kho để nhận NVL
8. Tạikho, thủ kho sẽ kiểmtrasố lượng, BPVT kiểm
tra chấtlượng NVL
9. Thủ kho viếtphiếunhậpkho, rồiviếtvàothẻ kho
theo từng số danh điểmvậttư. Sau mỗilầnnhập
kho thủ kho sẽ chuyển phiếunhậpkhochokế toán
10. Khi nhận đượcphiếunhập kho (do thủ kho chuyển
về) và hóa đơn(do BPVT chuyểnvề), kế toán viên
sẽ căncứ vào đó để thanh toán với NCC
9
A. Mua NVL về nhậpkho(3)
¾ Có 2 trường hợpxảy ra:
– Thứ nhất: Mua NVL về và thanh toán ngay
cho NCC
z Hình thức thanh toán: bằng tiềnmặt, chuyển
khoản qua ngân hàng
– Thứ 2: Mua NVL về nhậpkhonhưng còn nợ
tiền NCC. Khi đókế toán sẽ theo dõi nợ với
NCC
10
B. Xuất nguyên vậtliệu
¾ XuấtNVL chosảnxuất:
– Khi bộ phậnsảnxuấtcần bao nhiêu NVL sẽ báo

về cho BPVT
– BPVT báo về kho
– Tại kho, thủ kho xuất NVL theo số lượng mà bên
vậttư yêu cầuvàviếtphiếuxuất kho sau đó
chuyểnvề cho kế toán
11
¾ Xuất bán:
– Khi khách hàng có nhu cầumuaNVL, BPVT lập
đơn đề nghị xuất bán và thông báo cho kho
– Tạikho, thủ kho cũng xuất NVL theo đúng số
lượng mà bên vậttư yêu cầuvàviếtphiếuxuất
kho, viếtvàothẻ kho, chuyểnphiếuxuấtkhovề
cho kế toán
– Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng
– Khách hàng sẽ căncứ vào đó để thanh toán
B. Xuất nguyên vậtliệu(2)
12
¾ Xuất bán:
z Nếu khách hàng thanh toán trựctiếpbằng tiền
mặtkế toán sẽ viếtphiếu thu cho khách
z Khách hàng cóthể thanh toán bằng chuyển
khoản qua ngân hàng
z Nếu khách hàng mua NVL nhưng còn nợ tiền.
Khi đókế toán cũng thựchiệnviệc theo dõi nợ
củakhách
B. Xuất nguyên vậtliệu(3)
13
C. Báo cáo, tổng kết
¾ Cuốimỗikỳ BPVT cùng vớikế toán, thủ kho kiểm
kê lại NVL

– Thủ kho kiểmkêvề số lượng
– Bộ phậnvậttư kiểmtravề chấtlượng
– Kế toán đánh giá lạigiátrị vậttư
¾ Tạibấtkỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình
hàng hoá củatừng loại, từng kho, tình hình công
nợ nếulãnhđạoyêucầu
14
Các hồ sơ dữ liệuthuthập được
¾ Đơn đặthàng
¾ Phiếunhậpkho
¾ Phiếuxuấtkho
¾ Phiếuthu
¾ Phiếuchi
¾ Thẻ kho
¾ Hóa đơn thanh toán
¾ Phiếu đánh giá NCC
¾ Hợp đồng kinh tế
¾ Đơn đề nghị xuấtbán
¾ Báo cáo
15
Khó khănvàhạnchế trong quảnlýNVL
¾ Các hoạt động nghiệpvụ còn khá đơngiản, chưacó
hệ thống theo dõi NVL một cách chi tiết
¾ Nhập, xuất NVL đượcthựchiệnthủ công
¾ Việcquản lý khách hàng và NCC đềuthựchiện trên
giấytờ, sổ sách dẫn đếnviệc tìm kiếm thông tin rất
khó khăn
¾ Trong công tác kế toán việcsửachữatrêngiấytờ là
rấtphứctạpvìphảilàmlạitừđầ
u do nguyên tắc

không đượctẩyxóa
16
¾ Việcquảnlýhệ thống các độitrựcthuộc, các xí nghiệp
nhỏ là rấtkhókhăn do các bộ phận phân bố rảirác,
không tập trung
¾ Việctổng kếtsaumỗi quý (niên độ) là không thể theo
dõi triệt để để báo cáo vớilãnhđạodo đókhóđưara
chiếnlượchợplýđể phát triển công ty
Khó khănvàhạnchế trong quảnlýNVL
17
Giải pháp khắcphục
¾ Ứ
ng dụng tin học vào trong công tác quảnlýđể giải
quyếtnhững vấn đề còn tồntại
¾ Việcxâydựng hệ thống quảnlýNVL sẽđem lại
những hiệuquả như sau:
– Bộ phậnvậttư: Quảnlýđược NVL, NCC, khách hàng
mộtcáchdễ dàng.
– Bộ phận kho: Quảnlývề số lượng chủng loạivậttư
chính xác thuậntiện
– Bộ phậnkế toán: Việcthuthậpvàxử lý dữ liệutừ các
bộ phận khác chuyển đếnsẽ nhanh chóng
18
3. Sơđồphân rã chứcnăng
Quản lý nguyên
vậtliệu
1. Mua NVL 2. NhậpNVL 3. XuấtNVL
4. Thống kê
báo cáo
19

3. Sơđồphân rã chứcnăng
1. Mua NVL
1.2 Làm hợp đồng vớiNCC
1.3 Lập đơn đặthàng
1.4 Nhận hóa đơnthanhtoán
1.5 Thanh toán với NCC
1.6 Theo dõi nợ NCC
1.1 Lậpphiếu đánh giá NCC
20
1. Mua NVL
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng
1.1 Lậpphiếu đánh giá NCC: Sau khi đi tìm hiểu NCC, BPVT
lập phiếu đánh giá NCC theo tiêu chí đánh giá của đơnvị.
Tiêu chí đánh giá như: loại hình doanh nghiệp, thờigian
thành lập, năng lựcsảnxuất, năng lực nhà xưởng, qui mô…
1.2 Làm hợp đồng vớiNCC:Nếu lãnh đạo đơnvị cho phép
lựachọn NCC BPVT sẽ làm hợp đồng với NCC và 2 bên
phảituânthủ những quyềnhạn trong hợp đồng
1.3 Lậ
p đơn đặthàng: Khi lựachọn được NCC theo yêu cầu
BPVT lập đơn đặt hàng vớiNCC để mua hàng.
21
1. Mua NVL
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng (2)
– 1.4 Nhậnhóađơnthanhtoán:Nhà cung cấpgiao
hàng cho BPVT đồng thời BPVT nhận hóa đơn thanh
toán
– 1.5 Thanh toán với NCC: Sau khi mua NVL BPVT
chuyển hóa đơn thanh toán về cho kế toán. Hoặckế
toán sẽ trựctiếp thanh toán với NCC hoặc thông qua

BPVT
– 1.6 Theo dõi nợ NCC: Trong trường hợp mua NVL và
nợ lạitiềncủa NCC kế toán sẽ thựchiện theo dõi nợ
vớiNCC
22
3. Sơđồphân rã chứcnăng (2)
2. NhậpNVL
2.2 Viếtthẻ kho
2.1 Viếtphiếunhậpkho
23
2. NhậpNVL (2)
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng
– 2.1 Viết phiếunhập kho: Sau khi kiểmtrasố
lượng, chấtlượng NVL thủ kho viếtphiếunhập
kho để nhậpNVL vàokho
– 2.2 Viếtthẻ kho: Sau đóthủ kho viếtvàothẻ kho
NVL vừanhậpvềđểtheo dõi tình hình NVL
24
3. Sơđồphân rã chứcnăng (3)
3. XuấtNVL
3.1 Lập đơn đề nghị xuấtbán
3.2 Viếtphiếuxuấtkho
3.3 Viết hóa đơnthanhtoán
3.4 Thanh toán với khách hàng
3.5 Theo dõi nợ củakhách
25
3. XuấtNVL
¾ Mô tả chi tiếtchứcnăng
– 3.1 Lập đơn đề nghị xuấtbán:Trong trường hợp
khách hàng có nhu cầu mua hàng. Bộ phậnvậttư

lập đơn đề nghị xuất bán cho khách
– 3.2 Viết phiếuxuấtkho:Sau khi lập đơn đề nghị
xuất bán trong trường hợp bán NVL. Thủ kho viết
phiếuxuấtkhođể xuất NVL cho khách hàng. Hoặc
thủ kho viếtphiếuxuất kho trong trường hợpbộ
phậnsảnxuấtyêucầu.