tiểu luận môn quản lý dự án dự án kinh doanh quán càfê thương hiệu càfê hạt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
LỚP: MBA12B
DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN CÀFÊ
“ CÀFÊ HẠT “

GVBM : TS. LƯU TRƯỜNG VĂN
Học Viên : Trần Thị Nhồng
MSSV : MBA12B025
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
Tháng 05/2013
Mục lục
1. Giới thiệu 5
1.1 Tổng quan về quán 5
1.2 Lý do lựa chọn dự án 6
- Buổi sáng trên đường phố Sài Gòn hẳn ai cũng dễ dàng nhìn thấy cảnh người ngồi tụm năm,
tụm ba uống cà phê ở đầu hẻm hay lề đường cạnh cổng các cơ quan, văn phòng công ty Thói
quen uống cà phê của người Việt Nam đã ăn sâu vào các hoạt động hằng ngày của họ. Tuy nhiên,
ngày nay trên thị trường có nhiều quán cafe sử dụng các loại café chưa đúng chất lượng 6
- Vì vậy mà Dự án kinh doanh có tên “ CÀFÊ HẠT ” ra đời nhằm đưa đến cho khách hàng một
hương vị mới về cafe. Bên cạnh đó thì “ CÀFÊ HẠT ” không đơn thuần là quán giải khát mà nó còn
là nơi để những người bạn có thể ngồi bên nhau chia sẽ với nhau những niềm vui, những kinh
nghiệm trong học tập cũng như trong cuộc sống 6
2. Mục tiêu của dự án 6
- Nhằm đem đến cho khách hàng một hương vị về café đích thực 6
- Là một nơi lý tưởng cho những chia sẽ về kinh nghiệm làm việc và học tập 7
- Muốn khẳng định với khách hàng rằng café thật chỉ có tại quán “ CÀFÊ HẠT” mà thôi 7
3. Quy mô, phạm vi dự án 7
3.1 Quy mô 7
3.2 Nhân sự 8
3.3 Chi phí 9

4. Danh sách những mốc thời gian
quang trọng 10
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 2
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
5. Cơ sở kế hoạch và cấu trúc phân chia
công việc 12
6. Kế hoạch quản lý sự thay đổi 13
7. Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc 13
8. Kế hoạch quản lý chi phí 15
9. Kế hoạch quản lý cung ứng 16
10. Kế hoạch quản lý qui mô dự án 16
11. Kế hoạch quản lý tiến độ 17
12. Kế hoạch quản lý rủi ro 20
12.1 Rủi ro về con người 20
12.2 Rủi ro về tiến độ thực hiện dự án 20
12.3 Rủi ro tài chính 21
12.4 Rủi ro về giá cả 21
12.5 Rủi ro về việc thiếu hụt hàng hóa 21
12.6 Rủi ro về mặt bằng 21
13. Kế hoạch quản lý chất lượng 21
14. Kế hoạch quản lý nhân sự 23
14.1 Nguồn nhân lực quản lý và điều hành dự án 23
14.2 Nguồn nhân lực của các đơn vị thầu 23
14.3 Nguồn nhân lực triển khai kinh doanh 24
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 3
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
15. Chi phí kinh doanh dự kiến 26
16. Doanh thu kinh doanh dự kiến 26
17. Lịch phân bổ tài nguyên 27
18. Quyết định kinh doanh 28

19. Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút
ra được từ dự án thực tế này 28
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 4
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
1. Giới thiệu.
1.1 Tổng quan về quán.
- Tên quán: “ CÀFÊ HẠT “
- Địa điểm : 450 Huỳnh Tấn Phát, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp.HCM
- Ngành nghề kinh doanh : cung cấp dịch vụ giải khát.
- Tọa lạc tại một nơi rộng rãi, thoáng mát, có không gian đẹp và cách thiết kế
rất tinh xảo nhằm tạo tạo tâm lý thư giãn cho khách hàng
Mục tiêu của quán
- Đạt được lợi nhuận ngay từ năm đầu hoạt động
- Là nơi giao lưu của sinh viên, học sinh, cán bộ công nhân viên, và các đối
tượng khác.
- Tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng
- Đạt uy tín với các đối tượng có liên quan: Nhà cung cấp, khách hàng
1.2 Lý do lựa chọn dự án.
- Buổi sáng trên đường phố Sài Gòn hẳn ai cũng dễ dàng nhìn thấy cảnh người
ngồi tụm năm, tụm ba uống cà phê ở đầu hẻm hay lề đường cạnh cổng các cơ
quan, văn phòng công ty Thói quen uống cà phê của người Việt Nam đã ăn sâu
vào các hoạt động hằng ngày của họ. Tuy nhiên, ngày nay trên thị trường có
nhiều quán cafe sử dụng các loại café chưa đúng chất lượng
- Vì vậy mà Dự án kinh doanh có tên “ CÀFÊ HẠT ” ra đời nhằm đưa đến cho
khách hàng một hương vị mới về cafe. Bên cạnh đó thì “ CÀFÊ HẠT ” không
đơn thuần là quán giải khát mà nó còn là nơi để những người bạn có thể ngồi bên
nhau chia sẽ với nhau những niềm vui, những kinh nghiệm trong học tập cũng
như trong cuộc sống
2. Mục tiêu của dự án
- Nhằm đem đến cho khách hàng một hương vị về café đích thực.

- Giúp khách hàng có thể thư giãn sau những giờ, những ngày làm việc căng
thẳng, mệt mỏi.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 5
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Là một nơi lý tưởng cho những chia sẽ về kinh nghiệm làm việc và học tập.
- Muốn khẳng định với khách hàng rằng café thật chỉ có tại quán “ CÀFÊ
HẠT” mà thôi.
3. Quy mô, phạm vi dự án
3.1 Quy mô
- Tên Dự án “CÀFÊ HẠT”
- Kinh phí: 785.400.000đ.
- Thời gian thực hiện trên 3 tháng.
- “CÀFÊ HẠT” được xây dựng và thiết kế theo phong cách trẻ trung, hiện đại
kết hợp với cổ điển phù hợp với tất cả các đối tượng. Với thiết kế hiện đại pha lẫn chút
cổ điển “CÀFÊ HẠT” đã thu hút khách hàng từ cái nhìn đầu tiên bởi hình ảnh đẹp,
phong cách và kiến trúc độc đáo.
- Quán café gồm: tầng trệt, 1 lầu và sân thượng.
 Tầng trệt: gồm 25 bàn mây tròn, có 3 tivi, chủ yếu phuc vụ khách hàng
có nhu cầu xem truyền hình, bóng đá.
 Tầng 1: gồm 25 bàn gồ kiếng vuông, chủ yếu phục vụ truy cập
wifí.
 Sân thượng: 25 bàn mây tròn, có không gian thoáng mát. Từ đó
có thể ngắm cảnh nhộn nhịp thành phố.
 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh.
- Cafe, đồ uống giải khát.
- Nước ép hoa quả, sinh tố.
- Nước ngọt các loại.
- Dự án được Công ty thực hiện qua các bước :
o Xây dựng từ ý tưởng
o Thăm dò nhu cầu thi trường

o Thiết kế, trang trí quán .
o Quảng cáo và kinh doanh
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 6
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Để hoàn thành dự án thì kế hoạch quản lý dự án cần tập chung chủ yếu vào các
khâu
 Kế hoạch quản lý sự thay đổi
 Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
 Kế hoạch quản lý chi phí
 Kế hoạch quản lý quy mô dự án
 Kế hoạch quản lý tiến độ
 Kế hoạch quả lý rủi ro
 Kế hoạch quản lý nhân sự
3.2 Nhân sự
- Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Ngôi Sao
- Nhân sự tham gia: 5 người ( nhóm đầu tư )
 Nguyễn Khắc Vũ : Giám đốc dự án
 Nguyễn Tuấn Kiệt: Xây dựng và thiết kế
 Trần Ngọc Nhi: nhân sự và vật tư
 Lê Ngọc Nhã: Marketing, Nguyên cứu thị trường
 Trương Trần Nhật Hoàng: Lên menu, giá cả, dụng cụ
- Những người quản lý trên có quyền quyết định trong việc điều phối các công
việc được giao. Nhưng những thay đổi về nhân sự, kinh phí thông báo lên cho ông
Nguyễn Trọng Kiên
- Giám đốc dự án sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện lập kế hoạch
dự án.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 7
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
• Bảng phân công công việc cụ thể như sau:
Người thực

hiện
Công việc
Nguyễn
Khắc Vũ
- Lập bảng kinh phí chính thức cho quán
- Xem xét lại các công việc về nhân sự
- Quản lý về việc thi hành dự án của các thành viên trong nhóm
Nguyễn Tuấn
Kiệt
- Lên kế hoạch xây dựng
- Nguyên cứu về việc thiết kế và trang trí quán
- Đưa ra phong cách hợp thời trang
- Các dụng cụ cần trang trí cho quán
- Lên kế hoạch về thiết kế cửa hàng, tông màu, nội thất, phong
cách cho cửa hàng
- Dịch vụ Wifi miễn phí
Lê Ngọc
Nhã
- Quảng cáo qua internet, phát tờ rơi
- Soạn thư mời ( những người quen biết đến khi quán khai
trương)
- Các dịch vụ khuyến mãi
- Dự tính số người đến trong ngày khai trương
- Khảo sát về những người thích café hạt
Trần Ngọc
Nhi
- Tìm kiếm các nhà phân phối phân phối
- Tìm hiểu về mức giá của từng nguyên vật liệu
- Đưa ra danh sách các nguyên vật liệu dùng để chế biến
- Liên hệ ký hợp đồng với các nhà phân phối nguyên vật liệu

- Lên chính sách lương cho nhân viên
Trương Trần
Nhật Hoàng
- Lên Menu
- Đưa ra giá bán
- Tìm kiếm đối tác cung cấp bàn ghế, ly,…
- Tìm hiểu về giá cả của các vật dụng trên
- Liên hệ ký hợp đồng mua các vật dụng: bàn ghế, ly, bình lắc,
sách,…
3.3 Chi phí
- Kinh phí kinh doanh dự án là 785.400.000đ
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 8
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Chi phí được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
o Chi Lương : 84.000.000đ
o Thu thập thông tin : 20.000.000đ
o Thiết kế và xây dựng : 400.000.000đ
o Mua vật tư, công cụ,…: 200.000.000đ
o Tìm kiếm đối tác: 10.000.000đ.
o Dự phòng : 10% tổng chi phí các hạng mục
4. Danh sách những mốc thời gian quang trọng.
- Thời gian thực hiện của dự án trên 3 tháng
- Toàn bộ kế hoạch dự kiến thực hiện trong khoảng 3 tháng bắt đầu từ ngày 05/02/2013
và khai trương vào ngày 09/05/2013.
- Vì tính chất của dự án nên công việc sẽ tiến hành cả ngày thứ bảy và chủ nhật.
- Kế hoạch thực hiện sẽ bám sát vào từng giai đoạn và mốc thời gian quan trọng sau:
STT Công việc chính Thời gian bắt đầu
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 9
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
1 Lập ban quản lý dự án 05/02/2013

2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 08/02/2013
3 Lập kinh phí dự án 18/02/2013
4 Xây dựng ý tưởng kinh doanh 21/02/2013
5 Tìm hiểu thị trường 27/02/2013
6 Triển khai thực hiện kế hoạch 06/03/2013
7 Quảng cáo sản phẩm 17/04/2013
8 Khai trương 09/05/2013
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 10
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
5. Cơ sở kế hoạch và cấu trúc phân chia công việc
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 11
STT Công việc
Thời
gian
(ngày)
Bắt đầu Kết thúc
CV
trước
Dự án kinh doanh quán càf ê
94
1 Lập ban quản lý dự án 4 05/02/2013 08/02/2013
2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 8 09/02/2013 18/02/2013 2
3 Lập kinh phí dự án 3 18/02/2013 21/02/2013 3
4 Xây dựng ý tưởng kinh doanh 5 21/02/2013 27/02/2013 4
5 Thu thập thông tin thị trường 6 27/02/2013 05/03/2013 5
Triển khai thực hiện dự án 68 6
6 Phân tích tổng hợp thông tin 3 06/03/2013 08/03/2013
7 Tìm mặt bằng kinh doanh 10 09/03/2013 20/03/2013 8
8 Tìm nhà cung cấp 7 20/03/2013 28/03/2013 9
9

Tuyển nhân viên pha chế và
phục vụ
25 20/03/2013 17/04/2013 10ss
10 Trang trí, thiết kế, sữa chữa 40 20/03/2013 03/05/2013 9
11 Quảng cáo 30 17/04/2013 21/05/2013 11
12 Chuẩn bị khai trương 5 04/05/2013 09/05/2013 12
13 Khai trương 0 09/05/2013 09/05/2013 14
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
6. Kế hoạch quản lý sự thay đổi
- Theo quan niệm của tôi thì nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng tạo nên thành
công quán, việc tạo quan hệ tốt với những nhà cung cấp chất lượng sẽ có được
những thuận lợi to lớn cho quán café của chúng tôi, nhưng để tìm được nhà cung cấp
tốt về chất lượng, giá họp lý là điều không dễ. Qua quá trình tìm kiếm và chọn lọc
hiện tại nhà cung cấp chính của chúng tôi là : café Trung Nguyên ( Loại hảo hạng ),
VINAMILK, các công ty nước giải khác
- Tuy nhiên, để chuẩn bị cho sự thay đổi không mong muốn, để đảm bảo tiến độ kịp
thời gian cho ngày khai trương, kế hoạch cho sự thay đổi bao gồm:
- Lập kinh phí dự trù nhiều hơn 10% so vơi kế hoạch.
- Tìm thêm hai nhà cung cấp dự trù như Mê Trang, Sài Gòn
- Cần hai nhà pha chế chính.
- Nhân viên phục vụ, thu ngân, tiếp tân, bảo vệ
7. Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
 Hình thức liên lạc gián tiếp qua email, điện thoại.
- Yêu cầu:
 Không sử dụng email cá nhân để trao đổi công việc với khách hàng.
 Tất cả các email trao đổi về nội dung công việc đều phải CC đến các thành viên
còn lại trong nhóm dự án; phải ghi ngắn gọn và rõ ràng về nội dung cần trao đổi.
 Không sử dụng điện thoại cố định để dùng cho mục đích cá nhân.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 12
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn

 Khi thực hiện cuộc gọi đi hoặc tiếp cuộc gọi đến, đều phải chào hỏi đối phương
lịch sự, trao đổi rõ ràng về nội dung, tránh kéo dài làm gián đoạn đường dây. Khi tiếp
nhận các đơn đặt hàng của khách hàng qua điện thoại phải ghi chú vào sổ thông tin
liên lạc của khách hàng, các thông tin đã trao đổi.
 Tất cả các thông tin phản hồi của khách hàng phải được ghi nhận lại để theo
dõi và xử lý.
- Danh sách liên lạc: Cập nhật và công khai danh sách thông tin liên lạc các nhân
sự của cửa hàng để mọi người dễ dàng liên lạc.
Tên Chức vụ Số điện thoại Email Ghi chú
1 Giám đốc dự án xxx Xxx
2 Marketing xxx Xxx
3 Thiết kế xxx Xxx
4 Tìm kiếm đối tác xxx Xxx
5 Lên kế hoạch bán hàng xxx Xxx
 Quản lý các thông tin trên website.
- Để dự án được thành công thì việc liên lạc giữa các thành viên phải luôn được
đảm bảo. Ban quản lý dự án phải có đầy đủ các thông tin của các bên liên quan và tiến
trình công việc:
- Nhà cung cấp: nhà cung cấp nguyên liệu, phụ liệu chế biến các loại trà sữa; vật
dụng phục vụ cho việc kinh doanh,
Bảng thông tin của các bên liên quan và đối tác:
Tên Liên quan Email Địa chỉ
Điện thoại
văn phòng
Điện thoại
cá nhân
Nguyễn Thanh Hải Nhà cung cấp xxx Quận 5 xxx xxx
Trần Văn Trung Đối tác
xxx
Quận 2 xxx xxx

Lê Hậu Giang
Bên cho thuê mặt
bằng
xxx
Quận 1 xxx xxx
Đoàn Văn Khang
Đơn vị nghiên cứu
thị trường
xxx
Quận 5 xxx xxx
Lâm Chí Tài Đơn vị quảng cáo
xxx
Quận 5 xxx xxx
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 13
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
8. Kế hoạch quản lý chi phí
- Chi phí của dự án gồm có chi phí đầu tư ban đầu cho việc xây dựng, thi công
quán và đầu tư các trang thiết bị cần thiết cho việc kinh doanh; chi phí cho việc kinh
doanh từ chi phí nguyên liệu, chi phí nhân sự, chi phí quản lý và điều hành và các chi
phí bán hàng khác.
- Tất cả các chi phí được tài trợ bởi chủ đầu tư của dự án là ông Nguyễn Khắc
Vũ. Ông Vũ có trách nhiệm tìm kiếm nguồn tài trợ bổ sung để đảm bảo cho hoạt động
của dự án; có trách nhiệm quyết định lựa chọn các hình thức quản lý chi phí cũng như
sử dụng chi phí đó; quyết định và điều chỉnh quy mô ngân sách cho dự án tùy thuộc
vào điều kiện thực tế. Tất cả mọi hoạt động thu-chi cho mục đích hoạt động của dự án
phải được thông qua ông Vũ thông qua.
- Kế hoạch kiểm soát chi phí: xác định các phương án điều chỉnh làm căn cứ cho
từng trường hợp chi phí vượt dự toán.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 14
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn

9. Kế hoạch quản lý cung ứng
- Bà Trần Ngọc Nhi chịu trách nhiệm thẩm định các nhà cung cấp, ra quyết định
lựa chọn, kí duyệt việc thu mua các máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu, … theo
tư vấn của chuyên gia, giám sát và quản lý tất cả các hoạt động thu mua của dự án
này; kiểm tra, theo dõi và lưu trữ các hợp đồng cung cấp sản phẩm/cung ứng dịch vụ.
Tất cả các sản phẩm, dịch vụ thu mua đều phải có chứng từ hợp lệ.
- Nhóm dự án phải họp, thống nhất danh mục các trang thiết bị, máy móc cần
mua của dự án, sau đó sẽ phân chia trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp cho các thành
viên. Ban dự án sẽ họp để thẩm định và lựa chọn nhà cung cấp, phân chia nhiệm vụ kí
kết hợp đồng, thực hiện các thủ tục thu mua, kiểm tra và đánh giá sản phẩm, dịch vụ
đó.
- Việc thu mua các sản phẩm phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, các đơn hàng
của khách hàng; và phải xác định được số lượng chính xác đảm bảo tối thiểu hóa
lượng hàng tồn kho trong cửa hàng nhưng vẫn đảm bảo đa dạng chủng loại cho khách
hàng tham khảo, lựa chọn.
- Tất cả các sản phẩm, dịch vụ mua về mà không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ;
không đạt tiêu chuẩn hoặc chưa được thông qua xem xét bởi giám đốc dự án thì đều
xem như không hợp lệ, cá nhân thu mua phải tự chịu trách nhiệm thanh toán hoặc
hoàn trả.
10. Kế hoạch quản lý qui mô dự án
- Quản lý quy mô/phạm vi của dự án là trách nhiệm của ông Nguyễn Khắc Vũ,
Phạm vi dự án này được xác định trong báo cáo quy mô, bảng phân công công việc,
bảng mô tả công việc.
- Đề xuất điều chỉnh phạm vi dự án có thể do giám đốc dự án, các thành viên
trong nhóm sự án, các bên liên quan – các đơn vị thi công, nhà cung cấp hoặc khách
hàng của dự án. Tất cả các đề xuất điều chỉnh sẽ được trình lên nhóm dự án. Sau đó
nhóm dự án sẽ đánh giá, xem xét và phê duyệt những đề xuất này trong các cuộc họp
chính thức (định kỳ hoặc đột xuất), có văn bản cụ thể, rõ ràng để làm căn cứ sau này.
Sau khi phê duyệt đề xuất, giám đốc dự án sẽ cập nhật điều chỉnh vào hồ sơ dự án và
thông báo về việc điều chỉnh cho tất cả các bên liên quan.

Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 15
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Dựa trên tài liệu ghi nhận về các điều chỉnh, các bảng phân chia công việc, báo
cáo đánh giá tình hình thực hiện công việc, các yêu cầu hoặc đề xuất của các bên liên
quan, nhóm dự án sẽ chịu trách nhiệm nghiệm thu dự án hoàn thành và quy mô dự án
- Tất cả các nguyên nhân sai lệch, lý do lựa chọn hành động khắc phục và tất cả bài
học kinh nghiêm được rút ra từ sự thay đổi quy mô phải được ghi chép lại cẩn thận để
làm tham khảo cho cả dự án này và những dự án tương tự khác.
- Sau khi hoàn tất dự án, nhà đầu tư góp vốn sẽ nghiệm thu chuyển giao dự án.
Việc nghiệm thu dựa trên thành quả cuối cùng, chất lượng sản phẩm theo thỏa thuận
ban đầu.
11. Kế hoạch quản lý tiến độ
Dự án “Kinh doanh quán càfê”:
- Kế hoạch quản lý tiến độ của dự án được lập bằng phần mềm MS Project
2007, dựa trên các công việc thực hiện được phân chia theo sơ đồ bên trên. Các công
việc này là các gói công việc bao gồm nhiều công việc nhỏ bên trong và được sắp xếp
theo trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc. Bảng tiến độ cũng bao gồm
thời gian dự kiến để thực hiện dự ándựa trên những tính toán lượng thời gian cần thiết
cho việc hoàn thành các gói công việc. Dự toán nguồn lực hiện có để phân bổ nguồn
lực thực hiện các gói công việc hoàn thành đúng kế hoạch triển khai.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 16
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 17
STT Công việc
Thời
gian
(ngày)
Bắt đầu Kết thúc
CV
trước

Dự án kinh doanh quán càf ê
94
1 Lập ban quản lý dự án 4 05/02/2013 08/02/2013
2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 8 09/02/2013 18/02/2013 2
3 Lập kinh phí dự án 3 18/02/2013 21/02/2013 3
4 Xây dựng ý tưởng kinh doanh 5 21/02/2013 27/02/2013 4
5 Thu thập thông tin thị trường 6 27/02/2013 05/03/2013 5
Triển khai thực hiện dự án 68 6
6 Phân tích tổng hợp thông tin 3 06/03/2013 08/03/2013
7 Tìm mặt bằng kinh doanh 10 09/03/2013 20/03/2013 8
8 Tìm nhà cung cấp 7 20/03/2013 28/03/2013 9
9
Tuyển nhân viên pha chế và
phục vụ
25 20/03/2013 17/04/2013 10ss
10 Trang trí, thiết kế, sữa chữa 40 20/03/2013 03/05/2013 9
11 Quảng cáo 30 17/04/2013 21/05/2013 11
12 Chuẩn bị khai trương 5 04/05/2013 09/05/2013 12
13 Khai trương 0 09/05/2013 09/05/2013 14
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Ngay sau khi triển khai kế hoạch sơ bộ, nhóm dự án sẽ xem xét lại kế hoạch
này với các nguồn lực dự kiến sẽ phân bổ cho từng nhiệm vụ dự án. Nhóm dự phải
đánh giá mức độ phù hợp từng gói công việc về nguồn lực, thời gian và trình tự. Sau
khi đạt yêu cầu, giám đốc dự án đồng thời cũng là nhà đầu tư chính sẽ xem xét và phê
duyệt kế hoạch và kế hoạch đó sẽ trở thành cơ sở quản lý thực hiện dự án.
- Giám đốc dự án có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm dự án thực
hiện việc xác định các gói công việc, trình tự và ước tính thời gian và nguồn lực. Giám
đốc dự án cũng sẽ lập tiến độ dự án bằng MS Project 2007 và thống nhất tiến độ với
nhóm dự án và bên thứ ba (như nhà thầu thiết kế cửa hàng, công ty thiết kế
website…). Giám đốc dự án quản lýdự án theo tiến độ đã được phê duyệt.

- Nhóm dự án có trách nhiệm tham gia định nghĩa các gói công việc, trình tự,
thời hạn và dự toán nguồn lực. Nhóm dự án sẽ xem xét và xác nhận tiến độ để đề xuất
và thực hiện các nhiệm vụ được giao theo kế hoạch được phê duyệt.
- Trong quá trình thực hiện dự án, nếu tiến độ đự kiến của dự án không phù hợp
hoặc phát sinh những vấn để gây ảnh hưởng lớn đến dự án thì giám đốc dự án phải
làm việc với nhóm dự án cũng như các bên liên quan để đánh giá và điều chỉnh bảng
tiến độ cũng như nguồn lực dự án cho hợp lý đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế
hoạch ban đầu.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 18
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
12. Kế hoạch quản lý rủi ro
- Kế hoạch quản lý rủi ro cần được đưa ra để dự phòng hoặc khắc phục các rủi ro
có thể xảy ra trong các giai đoạn thực hiện dự án.
- Dựa vào một số dự án tương tự, cũng như tham khảo ý kiến một số chuyên gia
cùng với các dự đoán cá nhân, nhóm dự án phải lường trước được những rủi ro sẽ xảy
ra trong suốt quá trình dự án; các tác động của nó và đề xuất ra những cách thức dự
phòng hoặc giảm thiểu các rủi ro đó.
- Sau mỗi một hành động dự phòng hoặc khắc phục các rủi ro, nhóm dự án phải
họp lại để đánh giá tác động của các hành động đó, để rút kinh nghiệm cho các rủi ro
tương tự sẽ xảy ra trong tương lai.
12.1 Rủi ro về con người
- Đối với nhóm dự án: Cần có các phân chia và cam kết rõ ràng giữa các thành
viên trong nhóm dự án, để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng kế hoạch đề ra.
- Đối với nhân viên cửa hàng của dự án, phòng tránh các rủi ro bằng việc kí kết
các hợp đồng lao động; các kế hoạch tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo; thiết lập các nội
quy, quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng; thực hiện đánh giá và động viên khen
thưởng phù hợp với năng lực từng nhân viên.
- Đối với nhân sự của các đơn vị đối tác, phục vụ cho của dự án, cần phải thể
hiện rõ ràng các điều khoản có liên quan đến trong hợp đồng; yêu cầu đơn vị đối tác
phải có các kế hoạch phòng trừ và khắc phụ rủi ro về nhân sự; ngoài ra phải đảm bảo

được nguồn nhân sự thay thế khi có các sự cố về nhân sự xảy ra.
12.2 Rủi ro về tiến độ thực hiện dự án
- Thường xuyên đánh giá tiến độ thực hiện của các đơn vị đối tác để cập nhật,
điều chỉnh tiến độ thực hiện dự án.
- Các rủi ro về thời gian bàn giao sản phẩm cho khách hàng: cần lên lịch trình cụ
thể cho các công việc, xác định nguồn nhân lực thực hiện.
- Sử dụng lượng lao động công nhật bổ sung vào các dịp đặc biệt hoặc khi thiếu
nhân sự.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 19
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
12.3 Rủi ro tài chính
- Bao gồm các rủi ro về nguồn vốn để triển khai dự án; rủi ro về các khoản chi
phí.
- Xây dựng kế hoạch quản lý chi phí cho dự án; tìm kiếm các nguồn tài trợ vốn
cho dự án, xây dựng các phương án lựa chọn.
- Thực hiện theo dõi, báo cáo về các khoản chi phí chi ra và các khoản doanh thu
thu về; thiết lập cơ chế lưu trữ và kiểm tra toàn bộ các chứng từ, hóa đơn phát sinh.
12.4 Rủi ro về giá cả
- Sự thay đổi giá cả của các nguyên, vật liệu phục vụ cho quá trình thiết kế và thi
công cửa hàng có thể làm ảnh hưởng đến nguồn ngân sách dành cho dự án.
- Thường xuyên theo dõi biến động thị trường; cần lên kế hoạch thu mua thích
hợp để phòng tránh việc giá cả tăng đột biến.
12.5 Rủi ro về việc thiếu hụt hàng hóa
- Lập dữ liệu các nhà cung ứng phù hợp yêu cầu đối với từng dòng sản phẩm,
bao gồm cả các đối thủ cạnh tranh để có kế hoạch tìm mua kịp thời, đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng.
12.6 Rủi ro về mặt bằng
- Kí hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn để đảm bảo vị trí kinh doanh.
- Bài trí cửa hàng thuận tiện cho việc trưng bày hàng hóa, vận chuyển hàng hóa
và lúc nguy hiểm.

13. Kế hoạch quản lý chất lượng
- Việc quản lý chất lượng bao gồm quản lý chất lượng thiết kế, thi công cửa
hàng; quản lý chất lượng các máy móc, thiết bị được trang bị; quản lý chất lượng càfê;
… Mục đích của quá trình này chính là đảm bảo sản phẩm được giao cho khách hàng
với chất lượng tốt nhất; góp phần tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cửa hàng; bên cạnh
đó còn giúp giảm thiểu các rủi ro và chi phí, đặc biệt là các chi phí sai hỏng.
- Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về việc quản trị chất lượng các sản phẩm của
dự án; các thành viên còn lại trong nhóm dự án hổ trợ trong công tác xây dựng các
tiêu chuẩn chất lượng và các quy trình; đồng thời đảm bảo cho các quy trình được
thực hiện tốt trong thực tế.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 20
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Quá trình quản trị chất lượng được bắt đầu bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn
lựa chọn hàng hóa, trang thiết bị đầu vào, cụ thể:
 Các tiêu chí, thông tin kỹ thuật để lựa chọn và đánh giá đơn vị thiết kế, thi công
cửa hàng.
 Các tiêu chí, thông tin kỹ thuật để lựa chọn website.
 Các thông số kỹ thuật của các máy móc, trang thiết bị cho các máy móc được
sử dụng tại cửa hàng.
- Các chỉ tiêu chất lượng đối với càfê, sữa, …
- Xác định các phương pháp, công cụ để đánh giá chất lượng dựa theo các tiêu
chuẩn chất lượng đã thống nhất.
- Xác định các phương pháp, công cụ và kế hoạch đảm bảo chất lượng sản phẩm;
bao gồm cả công tác huấn luyện, đào tạo cũng như triển khai các tiêu chuẩn, quy trình
đến nhân viên thực hiện.
 Quản lý chất lượng thiết kế và thi công
• Đây là phần quản lý chất lượng quan trọng của dự án, vì nó tạo nên phong cách
riêng cũng như hình ảnh và không gian quán
• Quản lý chất lượng hồ sơ bản vẽ thi công, xây dựng phần trong, ngoài và biện
pháp thi công thiết kế xây dựng, đảm bảo thi công đúng theo hồ sơ thiết kế, an

toàn và hiệu quả nhất.
• Quản lý chất lượng vật liệu đầu vào.
• Quản lý công tác nghiệm thu, lập hồ sơ kỷ thuật,
• Quản lý nhân lực, máy móc, thiết bị thi công,
• Quản lý an toàn lao động và vệ sinh môi trường tại công trình và các khu vực
liên quan trong quá trình thi công,
 Quản lý chất lượng về việc mua sắm nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế
• Lập hồ sơ mua sắm thiết bị rõ ràng và chi tiết theo ý kiến của tư vấn cũng như
tham khảo ý kiến của các chuyên gia.
• Quản lý nguồn gốc xuất sứ của thiết bị nhận cho dự án,
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 21
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
• Quản lý việc lắp đặt thiết bị, kiểm tra và chạy thử, kiểm tra chất lượng bàn ghế
 Quản lý vận hành và duy tu bảo dưỡng
• Lập quy trình và kế hoạch quản lý việc duy tu, ảo dưỡng, bảo trì các hạng mục
của dự án.
• Quy trình duy tu, bảo dưỡng và bảo trì cho phần thiết kế xây dựng bên trong,
ngoài quán( thạch cao, sơn…)
• Quy trình duy tu, bảo dưỡng và bảo trì hệ thống máy điều hòa, điện của các
phòng kể cả toilet, bàn ghế,…
• Thực hiện giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng theo đúng quy trình được lập
14. Kế hoạch quản lý nhân sự
14.1 Nguồn nhân lực quản lý và điều hành dự án
- Giám đốc dự án: thay mặt nhóm dự án quyết định về các vấn đề liên quan đến
dự án thông qua nguyên tắc đa số; chịu trách nhiệm triển khai dự án và điều hành hoạt
động chung của cửa hàng; đồng thời là người chịu trách nhiệm chính về mãng thiết kế
sản phẩm, quản lý thu mua, quản lý bảo quản sản phẩm và chăm sóc khách hàng
- Marketing : Chịu trách nhiệm đề xuất và triển khai các chương trình Marketing.
Chịu trách nhiệm về các hình ảnh, thông tin đăng tải trên website; thực hiện việc
quảng bá, giới thiệu cửa hàng, website đến các khách hàng mục tiêu; tiếp nhận các

thông tin phản hồi và đơn đặt hàng trực tuyến tại website
- Nhân sự và vật tư: Chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm nguyên vật liệu và nhân
viên cho quán
- Xây dựng và thiết kế: Chịu trách nhiệm về việc thiết kế quán về màu sơn, góc
thư giản,…
- Định giá sản phẩm: Chịu trách nhiệm về việc lên menu, giá bán, xem giá bán
có hợp lý chưa, các đối thủ cạnh tranh,…
14.2 Nguồn nhân lực của các đơn vị thầu
- Yêu cầu: Năng lực chuyên môn đáp ứng đúng yêu cầu công việc; thái độ hợp
tác và có trách nhiệm đối với công việc thực hiện.
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 22
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
- Nhân lực hỗ trợ điều tra thị trường: sử dụng nguồn sinh viên làm việc bán thời
gian đi khảo sát khách hàng theo mẫu đã được lực chọn.
- Nhân lực thiết kế và xây dựng cửa hàng: tay nghề cao, có trách nhiệm đối với
công việc.
- Nhân lực thiết kế website: là nhân viên thiết kế có kinh nghiệm, thuộc công ty
thiết kế website có uy tín; chịu trách nhiệm thiết kế website theo yêu cầu; hướng dẫn
và hỗ trợ quản trị website.
14.3 Nguồn nhân lực triển khai kinh doanh
- Nhân viên pha chế: 2 chính và 2 phụ ( gồm 2 ca làm việc, mỗi ca 1 chính và 1
phụ ), có kiến thức về việc pha chế các loại café ; có năng khiếu, sáng tạo và đam mê
pha chế café ; thực hiện việc thiết kế các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
- Thu ngân: 2 người ( 2 ca ), tốt nghiệp trung cấp kế toán, thật thà, nhiệt tình, vui
vẻ. lanh lợi, cẩn thận.
- Lễ tân: 2 người ( 2 ca ); dáng người cao, xinh đẹp, vui vẻ, nhiệt tình, có kinh
nghiệm.
- Nhân viên phục vụ: 12 người ( 2 ca ), xinh đẹp, vui vẻ, dịu dàng, nhanh nhẹn,
trình độ 12/12, thật thà
- Bảo vệ : 2 người ( 2 ca ); nhanh nhẹn, thật thà, vui vẻ

- Lao công : 2 người ( 2 ca ): sạch sẽ, thật thà
- Các thành viên trong ban quản lý dự án gồm
 Nguyễn Khắc Vũ : Giám đốc dự án
 Nguyễn Tuấn Kiệt: Xây dựng và thiết kế
 Trần Ngọc Nhi: nhân sự và vật tư
 Lê Ngọc Nhã: Marketing, Nguyên cứu thị trường
 Trương Trần Nhật Hoàng: Lên menu, giá cả, dụng cụ
• Bảng phân công công việc cụ thể như sau:
Người thực
hiện
Công việc
Nguyễn
Khắc Vũ
- Lập bảng kinh phí chính thức cho quán
- Xem xét lại các công việc về nhân sự
- Quản lý về việc thi hành dự án của các thành viên trong nhóm
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 23
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
Nguyễn Tuấn
Kiệt
- Lên kế hoạch xây dựng
- Nguyên cứu về việc thiết kế và trang trí quán
- Đưa ra phong cách hợp thời trang
- Các dụng cụ cần trang trí cho quán
- Lên kế hoạch về thiết kế cửa hàng, tông màu, nội thất, phong
cách cho cửa hàng
- Dịch vụ Wifi miễn phí
Lê Ngọc
Nhã
- Quảng cáo qua internet, phát tờ rơi

- Soạn thư mời ( những người quen biết đến khi quán khai
trương)
- Các dịch vụ khuyến mãi
- Dự tính số người đến trong ngày khai trương
Khảo sát về những người thích café hạt
Trần Ngọc
Nhi
- Tìm kiếm các nhà phân phối phân phối
- Tìm hiểu về mức giá của từng nguyên vật liệu
- Đưa ra danh sách các nguyên vật liệu dùng để chế biến
- Liên hệ ký hợp đồng với các nhà phân phối nguyên vật liệu
- Lên chính sách lương cho nhân viên
Trương Trần
Nhật Hoàng
- Lên Menu
- Đưa ra giá bán
- Tìm kiếm đối tác cung cấp bàn ghế, ly,…
- Tìm hiểu về giá cả của các vật dụng trên
- Liên hệ ký hợp đồng mua các vật dụng: bàn ghế, ly, bình lắc,
sách,…
Sơ đồ phân công công việc của ban quản lý dự án:
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 24
Quản trị dự án GVBM: TS. Lưu Trường Văn
15. Chi phí kinh doanh dự kiến
- Nguyên vật liệu: 5.000đ/ly. Dự kiến một ngày sẽ bán được 300 ly. Lấy 30 ngày
cho một tháng
 Chi phí nguyên vật liệu cho 1 tháng: 30*5.000*300ly= 45.000.000đ
- Nhân viên pha chế: 2 chính và 2 phụ
+ Nhân viên chính: 2*5.000.000 = 10.000.000đ
+ Nhân viên phụ : 2*3.500.000 = 7.000.000đ

- Thu ngân: 2 người : 2*3.000.000 = 6.000.000
- Lễ tân: 2 người ( 2 ca ): 2*3.000.000 = 6.000.000đ
- Nhân viên phục vụ: 12 người : 12*2.500.000 =30.000.000đ
- Bảo vệ : 2 người : 2*2.500.000 = 5.000.000đ
- Lao công : 2 người ( 2 ca ): 2*2.000.000 = 4.000.000đ
 Tổng chi phí cho 1 tháng: 113.000.000đ
16. Doanh thu kinh doanh dự kiến
- Các loại sản phẩm kinh doanh:
Học viên: Trần Thị Nhồng Trang 25