báo cáo kết quả thực hiện dự án triển khai stm project tại smart train

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH
Hồ Chí Thanh
BÁO CÁO DỰ ÁN
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
MỤC LỤC
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 2
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 1. Tổng quan dự án
1. Giới thiệu về công ty
Smart Train là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn về kế toán
và tài chính quốc tế chất lượng cao có văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM. Văn phòng
chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh
Hiện Smart Train là đối tác đào tạo đạt chuẩn chất lượng vàng (Gold Tuition
Provider) của Hiệp Hội Kế Toán Công Chứng Anh (ACCA), Hiệp Hội Kế toán Quản
Trị Hoa Kỳ (IMA), Cambridge ESOL…trong việc cung cấp các khóa học ACCA,
CMA, FIA, CAT, ICFE và các khóa ngắn hạn khác cho người đi làm và sinh viên kế
toán, tài chính, kiểm toán, ngân hàng.
Slogan: “LEARN SMARTER, NOT HARDER”
Tạm dịch: “Học một cách thông minh hơn, không học một cách vất vả hơn”
Các sản phẩm dịch vụ, đào tạo của Smart Train cung cấp luôn mang 3 đặc điểm
chính sau:
 Applicable: Tính khả dụng, ứng dụng được vào thực tiễn công việc
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 3
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
 Practical: Đề cao thực hành thông qua bài tập tình huống, ví dụ minh
họa, thực hành trên chứng từ, số liệu thật, minh họa trên các công cụ phần
mềm tin học
 International Knowledge: đẩy mạnh du nhập các kiến thức, nội dung
khóa học, chương trình, tài liệu có chất lượng, uy tín của nước ngoài về
Việt Nam, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyên môn giữa người Việt Nam
và nước ngoài

2. Lý do thực hiện dự án
Hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, số lượng học viên ngày càng nhiều,
cũng như dữ liệu quản lý yêu cầu đòi hỏi cao hơn về mức độ bảo mật, phân quyền và
tốc độ tìm kiếm, xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
Chương 2. Mục tiêu của dự án
Phòng quản lý hành chính nhân sự cùng ban giám đốc dự kiến triển khai phần
mềm STM Project (triển khai phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp). Dự án
này sẽ đáp ứng những mục tiêu sau:
+ Dựa vào phần mềm này, giám đốc và trưởng bộ phận sẽ kiểm soát dữ liệu của
các phòng ban đầy đủ, nhanh chóng bao gồm các bộ phận tài chính kế toán, Quản lý
nhân sự và tiền lương, Quản lý kinh doanh.
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 4
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
+ Trên Server chung có đầy đủ thông tin chung cần thiết của các phòng ban, và
phần phân quyền truy cập cho từng phòng ban riêng điều này giúp việc quản lý thông
tin, dữ liệu bảo mật và việc truy xuất nhanh chóng hơn.
+ Giúp đạt hiệu quả mong muốn:
• Phòng kinh doanh gồm 3 khối:
Khối trường học
Khối doanh nghiệp
Khối học viên cũ
Xây dựng cơ sở dữ liệu, thông tin khách hàng, nhu cầu của khách hàng. Thông
qua LVB, bộ phận kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình khách
hàng, các khoản phải trả, yêu cầu đối với từng bộ phận khách hàng.
- Cho phép lập các báo giá với nhiều mẫu khác nhau
- Cho phép lập và lưu trữ đơn đặt hàng của khách hàng
- Cho phép quản lý thông tin chi tiết khách hàng
- Cho phép lập và in hóa đơn trong trường hợp cho chương trình khuyến mãi.
- Cho phép theo dõi tình hình thu tiền khách hàng.
- Cho phép thiết lập giá bán (học phí) cho từng sản phẩm (chương trình/khóa

học) ở từng đối tượng, thời điểm
• Phòng đào tạo
1.Chương trình FIA-CAT (T1 –T6)
2.Chương trình ACCA (F1-F9)
3. Chương trình CMA (part 1, part 2)
4. EFA, EFB
STM Project cung cấp nhanh chóng thông tin cần thiết số lượng học viên, giảng
viên, số lượng khóa học đã tổ chức, truy cập tài liệu các chương trình học.
- Cho phép theo dõi danh sách học viên các khóa.
- Cho phép theo dõi số lượng các khóa học đã tổ chức.
- Hỗ trợ theo dõi kết quả học tập của học viên
- Hỗ trợ truy cập tài liệu học tập, tham khảo.
• Phòng Tài chính – kế toán
Phân hệ thuế
- Cho phép lập các bảng kê thu, chi
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 5
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
- Cho phép thực hiện khấu trừ thuê
- Cho phép lập các tờ khai thuế
- Cho phép nộp các loại thuế
- Hỗ trợ, điều chỉnh tăng, giảm thuế, hoàn thuế.
Phân hệ quỹ
- Cho phép hạch toán, theo dõi, quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền
mặt trong doanh nghiệp
- Cho xem trực tiếp số tồn quỹ ngay trên màn hình dữ liệu
- Cho phép thực hiện hạch toán chuyển tiền nội bộ tiền mặt
- Cho phép in hóa đơn, thu chi trực tiếp từ phần mềm quản lý STM Project
• Phòng nhân sự và quản lý tiền lương
- Cho phép thực hiện chấm công, bản tính lương cho nhân viên nhanh
chóng, hiệu quả

- Cho phép hạch toán chi phí tiền lương cho từng phòng ban
- Cho phép theo dõi, hạch toán nghiệp vụ trả lương, thanh toán tiền bảo
hiểm và thuế TNCN
- Qua đó, quản lý nhân sự nắm rõ sự biến động nhân sự, cũng như theo
dõi chi tiết tình hình thanh toán tiền lương, bảo hiểm, thuế
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 6
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 3: Phạm vi, qui mô dự án, ràng buộc, loại trừ.
1. Phạm vi dự án
- Trong phạm vi
• Khảo sát thị trường, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hiệu quả, giá cả
hợp lý, ký hợp đồng đặt mua phần mềm đầy đủ yêu cầu của Smart
Train.
• Đào tạo nhân viên IT chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật
• Đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên, ban quản lý cách thức sử
dụng và hiệu quả của phân mềm STM Project
• Cài đặt STM Project
• Xây dựng cơ sở dữ liệu

- Ngoại phạm vi
• Không chịu trách nhiệm lập trình phần mềm, mã hóa code.
2. Các giả định dự án
Để xác định và ước tính các nhiệm vụ và tính toán thời gian cho dự án, các giả
định và giả thuyết cần phải được thực hiên. Nếu giả định bị mất hiệu lực vào ngày
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 7
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
tháng sai đó thì các hoạt động và ước tính trong kế hoạch dự án cũng cần được điều
chỉnh phù hợp.
• Phần mềm được doanh nghiệp mua đã có sẵn, thay đổi một số phân
hệ đã có model sẵn, điều chỉnh một số thiết kế cho phù hợp với

doanh nghiệp Smart Train (doanh nghiệp tư vấn, cung cấp, đào tạo
khóa học).
• Phần cứng và mạng đã được doanh nghiệp đầu tư tương đối đầy đủ
• Liên hệ nhà cung cấp tu vấn và cung cấp gói sản phẩm phần mềm
lập trình các phân hệ thỏa các yêu cầu của Smart Train.
• Tất cả các nhân viên đều có khả năng sử dụng phần mềm.
• Dữ liệu từ năm trước sẽ được nhập đầy đủ vào hệ thống.
3. Các ràng buộc, loại trừ
• Thời gian thực hiện dự án: Từ 02/5/2012 – 27/06/2012
• Chi phí thực hiện dự án: 53 triệu đồng
• Nguồn nhân lực tham gia dự án: Cán bộ nhân viên Smart Train
• Ràng buộc công nghệ phát triển: Công nghệ hiện đại, đơn giản, dễ sử dụng,
quản lý thông tin khi kết nối mạng 3G, Internet.
Chương 4. Dự án có liên quan
Tháng 11 năm 2009 doanh nghiệp có tiến hành nâng cấp, sửa chữa, cài đặt phòng máy
tính nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo môn kế toán Thuế. Qua nhà cung cấp phần mềm kế toán
tư vấn về hệ thống phần mềm quản lý cho doanh nghiệp rất tiện ích. Công ty đã tham khảo
một số tài liệu
Triển khai dự án STM Project dựa trên một số dự án tham khảo từ LacViet Business
Project và thông tin về dự án phần quản lý dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên các trang
web của nhà cung cấp (. ; )
Chương 5. Lập kế hoạch và ngân sách
5.1 Cơ cấu Công việc – WBS.
1. Hoàn chỉnh kế hoạch dự án
2. Khảo sát, phân tích nghiệp vụ yêu cầu cần cải tiến của từng phòng ban
2.1 Khảo sát yêu cầu của từng phòng ban
2.2 Hoàn thành tài liệu khảo sát,phân tích
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 8
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
2.3 Trao đổi thống nhất yêu của cả từng phân hệ

3. Khảo sát thị trường, lựa chọn nhà cung cấp
3.1 Khảo sát tham khảo tính năng của hệ thống phần mềm
3.2 Lựa chọn nhà cung cấp
3.3 Thống nhất ngày chuyển giao phần mềm cho công ty
4. Thời gian chờ nhà cung cấp bàn giao
5. Thử nghiệm, đánh giá toàn bộ chương trình
6. Cài đặt chính thức, chuẩn hóa số liệu danh mục để sẳn sàng sử dụng
6.1 Kiểm tra cấu hình máy server
6.2 Kiểm tra cấu hình toàn bộ máy tình công
6.3 Cài đặt chương trình.
6.4 Phân quyền
6.5 Bảo mật
7. Đào tạo nhân viên
7.1 Đào tạo IT và trưởng bộ phận
7.2 Toàn bộ nhân viên đươc đào tạo tại Smart Train
8. Nghiệm thu toàn bộ, nhận bảo hành, thanh toán.
8.1 Nghiệm thu toàn bộ chương trình
8.2 Nhận bảo hành 1 năm
8.3 Thanh toán, hoàn tất dự án.
5.2 Lập ma trận trách nhiệm công việc (RAM)
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 9
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
STM Project có ma trận trách nhiệm như trên và sự hỗ trợ từ các tổ chức nội bộ
khác, đồng thời có bộ phận liên quan bên ngoài là công ty Lạc Việt chịu trách nhiệm
thiết kế cung cấp hệ thống phần mềm đúng như yêu cầu nghiệp vụ của Smart Train.
Trưởng dự án (trưởng phòng hành chính- nhân sự): chịu trách nhiệm về quản lý
chung dự án STM Project. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, khảo sát thị
trường các hệ thống phần mềm quản lý hiện đang có, lựa chọn nhà cung cấp. Đồng
thời quản lý tất cả hoạt động làm việc, những sự thay đổi, theo dõi, báo cáo, thực hiện
đánh giá, nhân sự, và phối hợp nội bộ với các bộ phận phụ trách nghiệp vụ chuyên

môn. Bản kế hoạch dự án STM Project Project này phải được ban giám đốc thông
qua.
Bộ phận IT: chịu trách nhiệm kiểm tra cấu hình Server, kiểm tra máy tính nhân
viên, thiết lập phân quyền, bảo mật, cài đặt STM Project đảm bảo an toàn, bảo mật,
nâng cấp cấu hình máy tính đảm bảo đủ tốc độ để sử dụng và xử lý phần mềm.
Bộ phận đào tạo: Chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu hướng dẫn do trưởng dự án
chỉ đạo, đồng thời bộ phận hành chính nhân sự thiết kế lịch đào tạo phù hợp cho cán
bộ đào đạo, hướng dẫn sử dụng STM Project không ảnh hưởng đến chương trình học
của học viên đặc biệt không làm xáo trộn lịch học máy tính tại ST.504. Kết hợp với
việc đào tạo lần này, trưởng bộ phận IT chịu trách nhiệm hướng dẫn sử dụng server
chung, hệ thống phân quyền cho từng phòng ban và hướng dẫn cách backup tài liệu và
các thủ thuật phòng chống virus và thao tác máy tính hiệu quả.
Bộ phận kế toán-nhân sự: chịu trách nhiệm giúp trưởng dự án giao dịch với bên
cung cấp (công ty Lạc Việt). Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trong việc soạn thảo
hợp đồng, thương lượng, ký kết hợp đồng, theo dõi và hoàn tất hợp đồng. Chịu trách
nhiệm biên soạn tất cả các tài liệu và báo cáo dự án theo các khuôn mẫu 1 cách có tổ
chức. Chịu trách nhiệm giúp trưởng dự án trong việc quản lý cơ cấu và điều chỉnh sửa
đổi cho tất cả các tài liệu dự án
5.3 Ngân sách dự án
Khảo sát giá cả cũng như tính năng hệ thống phần mềm của các nhà cung uy tín
trên thị trường hiện nay Nexsoft, HOSCO, Lạc Việt,…. Tùy vào số lượng phân hệ yêu
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
0
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
cầu, và mức độ phức tạp của phần mềm mà có giá khác nhau từ 20 – 40 triệu đồng. Ở
Smart Train, hệ thống tương đối không phức tập, hệ thống chỉ yêu cầu 9 phân hệ
chính. Giá phần mềm dự kiến từ 20 – 22 triệu.
Kiểm tra Server và toàn bộ cấu hình máy của nhân viên, có thể sẽ cần được nâng
cấp cấu hình. Lần nâng cấp cấu hình gần nhất vào 11/2009 (sửa chữa, bảo trì, nâng
cấp phòng máy tính ST.504) đã nâng cấp toàn bộ máy nhân viên. Chỉ 6 accounts mới

sử dụng máy tính từ phòng máy cũ. Chi phí ước ước tính cho việc nâng cấp cấu hình,
đảm bảo đủ để sử dụng phần mềm hiệu quả khoảng 25 triệu đồng.
Đảm bảo cho nhân viên sử dụng phần mềm hệ thống trong STM Project một
cách hiệu quả và Server chung phục vụ đầy đủ tiện ích của nó, cần đào tạo, hướng dẫn
nhân viên sử dụng. Chi phí đào tạo và sử dụng ước tính khoảng 4 triệu (được hỗ trợ
giá từ nhà cung cấp).
Như vậy, tổng ngân sách dự án dự toán 53 triệu đồng.
_ Mua phần mềm STM Project 24 triệu đồng
_ Nâng cấp máy Server và máy nhân viên 20 triệu đồng
_ Chi phí đào tạo 4 triệu
_ Chi phí phát sinh 5 triệu
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
1
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 6. Lập tiến độ dự án
6.1 Lập tiến độ dự án
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
2
Bộ phận Nhân Sự
Bộ phận IT
Bộ phận Hành Chính
Nhóm trường học
Nhóm Doanh Nghiệp
Nhóm học viên cũ
Ban Giám Đốc
Trưởng dự án
(trưởng P. Hành Chính)
P. Kế Toán –Tài ChínhPhòng Hành Chính – Nhân Sự Phòng Kinh Doanh
Phòng Đào Tạo
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN

Thời gian bắt đầu: Ngày 02/05/2012
Thời gian kết thúc: 27/06//2012
STM Project Project kéo dài 41 ngày làm việc (từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần), mỗi ngày
8 giờ
6.2 Sơ đồ tổ chức (OBS)
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
3
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 7. Kiểm soát dự án
(Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này)
7.1 Kiểm soát tiến độ thời gian.
Bám sát ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế
hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu. Được thực hiện hàng tuần và
đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
Trưởng bộ phận IT có trách nhiệm tổng hợp khảo sát, phân tích yêu cầu của các
phòng ban. Trưởng bộ phận hành chính liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ so sánh
tính năng và giá cả của các sản phẩm Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểm soát
chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí.
7.2 Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí theo thời kỳ. Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ
Công việc.
Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý chi phí của dự án trong suốt thời gian
hoạt động của dự án STM Project. Trưởng dự án chịu trách nhiệm trình bày những chi
phí ban đầu cho ban GĐ công ty. Định kỳ 2 tuần/lần, trưởng dự án sẽ báo cáo cho ban
GĐ biết các chi phí phát sinh, đồng thời giải thích những sai lệch về chi phí trong
quá trình thực hiện dự án cho ban GĐ. Thẩm quyền quyết định về chi phí hay các thay
đổi của dự án đều thuộc về ban GĐ.
7.3 Kiểm soát chất lượng
Trưởng dự án có trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm, chức năng, tiện ích
khi nhà cung cấp bàn giao sản phẩm. Quyết định chấp nhận chất lượng thiết kế của

sản phẩm, đồng thời kết hợp với bộ phận nhân sự tổ chức training cho nhân viên,
hướng dẫn sử dụng. Việc training này không gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc
(đám bảo mọi công việc công ty vẫn hoạt động bình thường trong những ngày
training)
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
4
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Trưởng dự án có trách nhiệm về việc quản lý chất lượng trong suốt quá trình
thực hiện dự án và thực hiện kiểm Chất lượng, đảm bảo tất cả các hạng mục công
việc, các yêu cầu chức năng phân hệ.
Một phần mềm đạt tiêu chuẩn khi thỏa các điều khoản sau:
Có đầy đủ 4 phân hệ đã yêu cầu: FRM, HRM, SCM, CRM;
Sử dụng được mọi lúc mọi nơi (miễn là có Internet) - Chạy online nhanh;
Giao diện thiết kế thân thiện, dễ sử dụng;
Không bị lỗi, đạt yêu cầu về các chức năng cần thiết;
Sách hướng dẫn sử dụng chi tiết. Bộ phận IT
7.4 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI.
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
5
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 8. Quản lý rủi ro
RỦI RO Mức độ KHẮC PHỤC
Đội ngũ nhân viên có
kỹ năng IT không đồng đều,
khó khăn trong thời gian đầu
sử dụng phần mềm mới.
H Khóa học đào tạo dành cho nhân
viên phải chuyên nghiệp, hướng dẫn sử
dụng STM Project chi tiết, người hướng
dẫn có kỹ năng, tài liệu rõ ràng, hướng

dẫn chi tiết
Có những thay đổi
trong qui định về quản lý
doanh nghiệp và hạch toán
kế toán.
H Đưa những thay đổi đặc biệt phát
sinh ra khỏi dự án bằng các hợp đồng xử
lý riêng
Triển khai cài đặt hệ
thống trễ tiến độ, gây ảnh
hưởng đến lịch học của học
viên
H Bộ phận IT cập nhận thời khóa biểu
phòng ST.504 thường xuyên (tránh lịch
thi CBE chương trình FIA-CAT)
Nhà cung cấp không
thực hiện đúng các yêu cầu
của các phân hệ như Smart
Train đặt ra
M Phải có hợp đồng ràng buộc rõ ràng
về những chức năng mà STM Project đảm
bảo. Trưởng dự án phải có kiến thức
nghiệp vụ và kết hợp với bộ phận IT chặt
chẽ trong quá trình thử nghiệm, đánh giá.
Smart Train thay đổi
cách quản lý tài chính hoặc
kinh doanh theo đó phần
mềm STM đòi hỏi thay đổi
theo và chi phí cho dự án
STM Project sẽ tăng lên

H Lập bản kế hoạch hoàn chỉnh chi
tiết, chặt chẽ. Khảo sát và phân tích các
yêu cầu phân hệ phải tiến hành chuyên
nghiệp, Trưởng dự án phải tham khảo ý
kiển của từng trưởng bộ phận để tổng hợp
yêu cầu. Ban Giám Đốc phải thông qua
bản kế hoạch này liên hệ với chiến lược
kinh doanh của Smart Train trong thời
gian tới.
Doanh nghiệp không
kịp triển khai mua sắm, thiết
lập hệ thống máy tính và
đào tạo nhân sự theo đúng
yêu cầu.
L Tư vấn, trợ giúp doanh nghiệp về
những vấn đề có liên quan. Qui định rõ
ràng về trách nhiệm thanh toán chi phí
phụ trội phát sinh có liên quan đến vấn đề
trên.
Thay đổi tự nhiên của
hệ thống quản lý doanh
nghiệp qua thời gian.
L Chấp nhận và cố gắng rút ngắn thời
gian triển khai.
Những thay đổi về
thuế có liên quan đến hoạt
L Đưa vấn đề thuế ra ngoài dự toán chi
phí của dự án
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
6

TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
động triển khai phần mềm
quản lý kinh doanh.
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
7
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 9. Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án
9.1 Liên lạc, Giao tiếp.
Trưởng dự án là người đứng đầu Dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi,
kiểm tra công việc. Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
⋅ Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo.
⋅ Email
⋅ Điện thoại.
⋅ Chat : Yahoo, Skype.
Họp hàng tuần vào thứ sáng 2 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi công việc.
Họp với các Bộ phận khác có liên quan đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ
không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Do qui mô của Dự án nhỏ nên không có Điều lệ Dự án.
Các nhân viêc thuộc dự án thực hiện theo đúng nội quy của Công ty, Hợp đồng
lao động. Các chính sách được hưởng theo thỏa thuận, hợp đồng trong giai đoạn Dự
án đang triển khai.
Danh bạ các thành viên tham gia dự án
TT Tên Chức vụ E mail
Điện thoại
văn phòng
Điện thoại
cá nhân
1 Mr.Thanh Giám đốc điều
hành
thanh.pham@smartrain

.edu.vn
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
2
Mrs.Lý Trưởng dự án

u.vn
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
3
Mr Nhật
Trưởng bộ phận
IT

du.vn
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
4
Ms Ly
Trưởng phòng
đảo tạo
Ly.truong@smarttrain.
edu.vn
08.xxxx-

xxxx
xxx-xxx-
xxxx
5
Mr Nhà cung cấp xxx
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
6
xxx xxx xxx
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
7
xxx xxx xxx
08.xxxx-
xxxx
xxx-xxx-
xxxx
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
8
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
9.2 Quản lý thông tin.
Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án được thực hiện với yêu
cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên. Thông tin được lưu
trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng.
Hồ sơ được lưu trữ theo đúng trình tự Thời gian và Phân loại như sau:
⋅ Văn bản, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm liên quan đến dự án.

⋅ Hồ sơ kế toán - tài chính: Các hợp đồng với đối tác cung cấp , Các chứng
từ thu – chi, Hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán chi phí của STM Project.
⋅ Tài liệu STM : Các tại liệu kỹ thuật, bảo hành, tài liệu hướng dẫn sử dụng
và các tài liệu liên quan đế tính năng và chất lượng STM Prjoect
Chương 10 . Mức độ thành công của dự án.
STM Project được tiến hành từ 02/05/2012 kết quả đạt được như sau:
⋅ Thời gian kết thúc: Dự án hoàn thành ngày 25/06, hoàn thành trước tiến độ 2
ngày.
⋅ Chất lượng STM Project đạt
o 98% yêu cầu thiết kế của doanh nghiệp
o Đảm bảo tất cả các phân hệ sử dụng đơn giản, tiện ích phục vụ hiệu quả.
o Cấu hình máy tính của 100% nhân viên được nâng cấp, xử lý thông tin
nhanh chóng.
o Hệ thống cho phép giới hạn dung lượng, email gởi ra ngoài tăng 300%
o Server chung, phân quyền thể hiện được 100% sức mạnh của nó.
⋅ Các tài liệu chuyển giao được lưu trữ dạng softcopy, hardcopy gồm:
o Hồ sơ Kỹ thuật (Thiết bị, Phần mềm)
o Slide đào tạo nhân viên
o Tài liệu Hướng dẫn sử dụng (Thiết bị, Phần mềm).
⋅ Kết quả đào tạo nhân viên đạt
o Nhân viên hiểu và thao tác phần mềm mới nhanh chóng.
o Trình độ vi tính của nhân viên nâng cao (google drive, sites, outlook, )
o Chia sẻ, cập nhật thông tin giữa các phòng ban dễ dàng và nhanh chóng.
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 1
9
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
- Chi phí:
o Quản lý chi phí tương đồi hiệu quả mặc dù có thực tế có thay đổi nhưng
tổng chi phí vẫn nằm trong mức kiểm soát chặt chẽ, mức dự trù phát sinh
cho dự án là 5 triệu đồng, nhưng kết quả thặng dư chi phí dự trù phát sinh 2

triệu đồng.
Chi phí Dự kiến
(triệu đồng)
Thực tế
(triệu đồng)
Mua phần mềm STM Project
24 22
Nâng cấp Server, cấu hình máy nhân viến
20 23
Chi phí đào tạo
4 7
Dự trù phát sinh
5 0
Tổng
53 52
⋅ Sau khi chính thức sử dụng cho Bộ phận kinh doanh, bộ phận đào tạo, tài chính-kế
toán… Tính tới thời điểm hiện nay, Công ty đã đạt hiệu quả như mong đợi mặc dù
trong giai đoạn đầu sử dụng, bộ phận kế toán phải cập nhật thông tin số liệu cũ của
năm trước, mất thời gian và chưa quen sử dụng với phương pháp mới.
Chương 11. Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này.
- Việc khảo sát thị trường ở giai đoạn tìm hiểu, khảo sát nhà cung cấp phải làm kỹ
càng hơn để chọn được giá cung cấp uy tín, chất lượng, giá cả phải chăng.
- Hợp đồng với nhà cung cấp cần chặt chẽ rõ ràng hơn, nên thỏa thuận chi phí đào
tạo ban đầu khi deal giá phần mềm để được hỗ trợ giá hơn
- Quá trình đào tạo nhân viên tốt nhân nên sắp xếp vào buổi sáng thứ 7 hàng tuần (sẽ
không ảnh hưởng đến công việc), nên cung cấp tài liệu trước cho nhân viên để
giảm bớt thời gian đào tạo, đồng thời nên tổ chức một bài kiểm tra nhỏ cuối
chương trình đào tạo để khuyến khích tinh thần học tập cho nhân viên.
- Nên thăm dò, ghi nhận ý kiến của giảng viên bộ môn (kế toán quản trị hay kế toán
doanh nghiệp và kế toán thuế) để cập nhật chính sách thuế có thay đổi hay không,

để thiết kế phân hệ hiệu quả, ít bị thay đổi nhất.
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 2
0
TRIỂN KHAI STM PROJECT TẠI SMART TRAIN
Chương 12. Các bài học kinh nghiệm
Sau khi hệ thống STM Project được sử dụng chính thức, công việc tiến triển thuận lợi,
cắt giảm được một số công việc giấy tờ thừa thải, ban giám đốc quản lý doanh nghiệp hiệu
quả hơn. Ban giám đốc nên triển khai STM Project sớm khi chương trình CMA (kế toán quản
trị Hoa Kỳ bắt đầu) để có hiệu quả sớm hơn.
Một số nhân viên cần training kỹ năng vi tính từ sớm từ việc cách mở file tài liệu để
giảm bớt nhiễm virus hay backup tài liệu như thế nào, và các công cụ tiện ích trong outlook
phần lớn nhân viên vẫn chưa biết cách sử dụng hiệu quả.
Mỗi bộ phận cần có thư mục báo caó kế hoạch tuần, tháng, năm được lưu trữ lại trên
server. Và cần tạo một thời khóa biểu, cập nhật kế hoạch công việc, tuần của từng phòng ban
cũng như thời khóa biểu của học viên để bộ phần hành chính- nhân sự và các bộ phân khác dễ
dàng theo dõi và sắp xếp
Phân hệ bộ phận đào tạo nên thêm tính năng cho phép theo dõi lịch học, giảng viên ,
phòng học tại thời điểm tìm kiếm.
⋅
SVTH: HOÀNG THỊ THÙY TRANG – MBA12B 2
1