báo cáo kết quả thực hiện dự án ứng dụng cntt tại trường đh thủ dầu một

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 1
MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU : 2
1.1) Giới thiệu sơ lược về Trường : 2
1.2) Lý do hình thành dự án : 3
2. MỤC TIÊU DỰ ÁN : 3
3. QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN : 3
3.1) Nội dung kỹ thuật dự án : 3
3.1.1) Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo : 3
3.1.2) Củng cố và nâng cấp hạ tầng, kỹ thuật gồm : 4
3.2) Quy mô, Phạm vi dự án : 4
3.3) Nhân sự : 4
3.4) Chi phí : 5
3.5) Thời gian thực hiện : 7
3.6) Yêu cầu Kỹ thuật : 8
3.6.1) Phần mềm quản lý đào tạo : 8
3.6.2) Cổng thông tin điện tử : 8
3.6.3) Phần mềm hệ thống : 9
3.6.4) Hạ tầng kỹ thuật – thiết bị phần cứng : 9
4. CÁC GIẢ ĐỊNH : 10
5. CÁC RÀNG BUỘC : 11
6. CÁC LOẠI TRỪ : 11
7. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN : 11
8. CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS : 12
9. TIẾN ĐỘ DỰ ÁN : 13
10. MA TRẬN THÔNG TIN TRÁCH NHIỆM : 15
11. TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN
(RACI): 16
12. KIỂM SOÁT DỰ ÁN : 17
13. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN : 18

14. CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG PHÁP GIẢM NHẸ : 18
15. GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN : 19
16. MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN : 20
17. BIỆN PHÁP CẢI THIỆN DỰ ÁN : 20
18. CÁC BÀI HỌC RÚT KINH NGHIỆM TỪ DỰ ÁN: 21

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 2
1. GIỚI THIỆU :
1.1) Giới thiệu sơ lược về Trường :



Trường Đại học Thủ Dầu Một được thành lập vào năm 2009 theo
quyết định số 900/QĐ-TTg ngày 24/06/2009 của Thủ tướng Chính phủ,
trên cơ sở nâng cấp trường Cao đẳng Sư phạm Bình Dương, với mục tiêu
phấn đấu trở thành trung tâm đào tạo – nghiên cứu phát triển khoa học
công nghệ, trung tâm văn hóa – giáo dục hàng đầu của tỉnh và khu vực.
Trường Đại học Thủ Dầu Một chính thức đi vào hoạt động từ ngày 22
tháng 9 năm 2009, là trường Đại học trọng điểm, chịu sự quản lý nhà
nước về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương là cơ quan chủ quản của trường
Đại học Thủ Dầu Một.
Trường sẽ tăng cường hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu,
các tổ chức ứng dụng khoa học – công nghệ trong nước và ngoài nước
nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học.

NHIỆM VỤ CỦA NHÀ TRƯỜNG
Đào tạo đa ngành, phát triển nguồn nhân lực có trình độ trung cấp, cao
đẳng, đại học và sau đại học để phụ vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa –

hiện đại hóa của tỉnh, khu vực và cả nước. Đồng thời tham gia vào công
cuộc đổi mới và phát triển giáo dục Đại học Việt Nam, nhằm đạt được uy
tín ngang bằng với đại học các nước tiên tiến trong khu vực và thế giới.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 3
Nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh
tế - xã hội cho địa phương và các tỉnh lân cận.
1.2) Lý do hình thành dự án :
Với quy mô đào tạo, số lượng ngành nghề dự kiến ngày càng tăng, để
nâng cao năng lực quản lý về đào tạo của nhà trường; quản lý chặt chẽ từ
lúc tuyển sinh đầu vào cho đến khi tốt nghiệp ra trường, và quản lý chính
xác theo các quy chế đào tạo của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo yêu cầu. Nhà
trường cần phải có phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ trong quản lý hoạt
động đào tạo bắt đầu từ năm 2012, từ đó giúp cho việc quản lý đào tạo
được tốt hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
Tự xây dựng một phần mềm dùng riêng tương xứng với qui mô và vị
thế của nhà trường là một việc nên làm.
Tuy nhiên việc này có thể kéo dài ít nhất 3 đến 4 năm mới có thể có
được phần mềm dùng tốt (thời gian hoàn thành còn tùy thuộc vào vấn đề
nhân sự, kinh nghiệm & kinh phí)
Trong khi chờ đợi có phần mềm tự xây dựng, nhà trường cần sử dụng
một phần mềm quản lý đào tạo sẵn có, một phần là để sử dụng ngay cho các
khóa học sắp tốt nghiệp, một phần được xem là có sẵn mô hình quản lý có
kinh nghiệm để có thể xây dựng một phần mềm dùng riêng hiệu quả hơn
sau này.
2. MỤC TIÊU DỰ ÁN :
- Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống mạng để đáp ứng với yêu cầu của
phần mềm.
- Xây dựng Phần mềm quản lý đào tạo.
- Xây dựng Cổng thông tin điện tử.

3. QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN :
3.1) Nội dung kỹ thuật dự án :
3.1.1) Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo :
 Phần mềm quản lý đào tạo gồm các phân hệ :
 Phân hệ quản lý sinh viên.
 Phân hệ xây dựng kế hoạch và lập thời khóa biểu.
 Phân hệ quản lý kết quả học tập.
 Phân hệ quản lý cán bộ.
 Phân hệ quản lý tài chính.
 Phân hệ quản lý hệ thống.
 Cổng thông tin điện tử giới thiệu thông tin trường và cung
cấp dịch vụ công, phục vụ công cho sinh viên và giáo viên
trường :
 Dịch vụ email : hệ thống quản trị nội dung.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 4
 Dịch vụ tra cứu, quản lý thông tin liên quan cá nhân
(điểm, thời khóa biểu, lịch công tác, lịch thi, học phí,
đánh giá giảng viên online, v.v…)
3.1.2) Củng cố và nâng cấp hạ tầng, kỹ thuật gồm :
 Trang bị tường lửa cứng, 01 core switch, 05 access switch và
các thiết bị mạng phụ trợ triển khai hệ thống mạng. Trang bị
bổ sung 03 máy chủ vận hành hệ thống. Trang bị 05 máy con
để hỗ trợ các đơn vị.
 Phần mềm hệ thống :
 Phần mềm hệ điều hành máy chủ Microsoft Window
Server 2008/2012 : 03 bản quyền.
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Window SQL
Server 2008/2012 : 02 bản quyền.

3.2) Quy mô, Phạm vi dự án :
o Địa điểm thực hiện : Trường Đại học Thủ Dầu Một (Tỉnh Bình
Dương)
o Nguồn vốn : vốn đầu tư, ngân sách Tỉnh (do UND Tỉnh Bình Dương
cung cấp).
o Kinh phí thực hiện : 1.122.000.000 ( Mộ tỷ, một trăm hai mươi hai
triệu đồng).
o Hình thức quản lý : chủ đầu tư tự quản lý.
o Thời gian thực hiện : 05 tháng.

3.3) Nhân sự :
o Đơn vị thực hiện : Ban Quản lý dự án.
o Nhân sự tham gia : 5 người thực hiện toàn thời gian cho dự án.
o Hiệu trưởng giao cho Ban quản lý dự án lập kế hoạch, phương án
thực hiện.
o Dự án đã thực hiện như sau :
 Cơ cấu nhân sự dự án bao gồm :
 1 Trưởng Ban Quản Lý.
 1 Chuyên viên CNTT (phần cứng).
 2 Chuyên viên Đào tạo.
 1 Thư ký.
o Trưởng Ban Quản lý Dự án được toàn quyền huy động nhân lực để
lập kế hoạch dự án, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám
hiệu nhà trường về tiến độ và kết quả dự án.
o Chi tiết phân công công việc trong Ban quản lý như sau :

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 5
STT

Vị trí Công việc Số
lượng
Ghi chú
1 Trưởng Ban Dự
Án
- Lập kế hoạch dự án.
- Phân công, giám sát việc thực hiện
của các thành viên trong Dự án.
- Làm việc với các Đối tác bên ngoài.
- Chuyển giao Dự án khi hoàn thành.
1
2 Chuyên viên
CNTT
- Khảo sát hiện trạng và tư vấn cho
Trưởng Ban về Kỹ thuật Phần cứng
thiết bị.
- Lập kế hoạch chi tiết các thiết bị cần
bổ sung.
- Chịu trách nhiệm với Trưởng ban
về Kỹ thuật.
1
3 Chuyên viên Đào
Tạo
- Khảo sát hiện trạng và tư vấn cho
Trưởng Ban về yêu cầu quy trình
quản ly đào tạo trong nhà trường.
- Lập nội dung yêu cầu, đặc tính của
phần mềm quản lý đào tạo, cổng
thông tin điện tử.
- Lập tìm kiếm nhà cung cấp phần

mềm phù hợp với yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm với Trưởng ban
về mặt kỹ thuật phần mềm.
2
4 Thư ký - Hỗ trợ Ban Quản lý dự án việc thực
hiện các công việc Văn thư, Kế
toán, giúp việc cho Trưởng Ban dự
án.
1
3.4) Chi phí :
o Chủ đầu tư được quyền sử dụng nguồn kinh phí từ vốn đầu tư và
ngân sách tỉnh đã phê duyệt là : 1.500.000.000 đ

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 6

Ứng dụng CNTT Tại
Trường Đại Học Thủ Dầu
Một
1.122 tr
Nhân sự
70 tr
Trưởng Ban DA
20 tr
Chuyên viên
CNTT
14 tr
Chuyên viên Đào
Tạo
14 tr x 2

Thư ký
8 tr
Phần mềm
550 tr
PM Quản lý Đào
Tạo
400 tr
Cổng Thông Tin
Điện Tử
120 tr
Phần mềm hệ
thống
30 tr
Phần Cứng
400 tr
Máy chủ (server)
150 tr
Máy con (Client)
150 tr
Thiết bị mạng
100 tr
Dự phòng
102 tr
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 7
STT Công việc Chi phí
Chiếm
tỷ trọng
Ghi
chú

1 Chi phí lương cho Ban QLDA 70.000.000đ

6,9%


2 Phần mềm cổng thông tin 120.000.000đ

11,8%


3 Phần mềm quản lý đào tạo 400.000.000đ

39,2%


4 Phần mềm hệ thống 30.000.000đ

2,9%


5 Phần cứng 300.000.000đ

29,4%


6 Thiết bị mạng 100.000.000đ

9,8%

Tổng Chi phí : 1.020.000.000đ



7 Lập dự phòng (10%) 102.000.000đ

10%


Tổng cộng 1.122.000.000đ




3.5) Thời gian thực hiện :
o Thời gian thực hiện dự án : 05 tháng.
 Thời gian bắt đầu : tháng 03/2012
 Thời gian kết thúc : tháng 07/2012
o Các mốc thời gian chính :
STT

Công việc Thời gian Ghi chú

1 Lập Ban QLDA Tuần thứ 1 – Tháng 03
2 Lập Bảng kế hoạch Tuần thứ 2 – Tháng 03
3 Lập Bảng kinh phí Tuần thứ 4 – Tháng 03
4 Cung cấp phần cứng Tuần thứ 1 – Tháng 04
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 8
5 Nâng cấp thiết bị hạ tầng kỹ thuật Tuần thứ 3 – Tháng 04

6 Đánh giá, bàn giao hạ tầng Tuần thứ 4 – Tháng 04
7 Cung cấp phần mềm Tuần thứ 1 – Tháng 05
8 Nhập liệu, đào tạo sử dụng phần
mềm
Tuần thứ 3 – Tháng 05
9 Đánh giá, chuyển giao phần mềm Tuần thứ 4 – Tháng 07
Kết thúc dự án
3.6) Yêu cầu Kỹ thuật :
3.6.1) Phần mềm quản lý đào tạo :
o Phần mềm này dùng để quản lý sinh viên từ khi nhập trường đến
khi ra trường.
o Các nghiệp vụ quản lý trong phần mềm này phải tương thích với
quy chế của bộ giáo dục đào tạo và nhà trường về công tác quản lý
sinh viên, quản lý điểm, xếp thời khóa biểu, quản lý tài vụ.
o Phải đảm bảo khả năng khai thác, thống kê thông tin dễ dàng và
mềm dẻo.
o Phải đảm bảo kết xuất các báo cáo đầy đủ theo quy chế mới của bộ
giáo dục như quy chế 58/2007/QĐ-BGDĐT và 44/2007/QĐ-
BGD&ĐT.

3.6.2) Cổng thông tin điện tử :
o Cổng thông tin điện tử của trường sẽ được thiết kế theo các yêu
cầu về chức năng và các chuẩn theo các văn bản hướng dẫn như
sau:
o Công văn 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/05/2008 của Bộ Thông
tin & Truyền thông về việc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức
năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung theo Quyết định
số 43/2008/QĐ-TTg và Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày
23/10 năm 2009 về việc “bổ sung, điều chỉnh một số điểm tại cọng
văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT,1655/BTTTT-ƯDCNTT;

o Thông tư 26/2009/TT-BTTTT ngày 31/7/2009 của Bộ Thông tin
và Truyền thông quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo
khả năng truy cập thuận tiện đối với trang tin điện tử của cơ quan
nhà nước;
o Thông tư 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin
và Truyền thông quy định về việc tạo lập và sử dụng lưu trữ dữ
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 9
liệu đặc tả trên trang tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ
quan nhà nước.
o CSDL có khả năng lưu trữ được nhiều định dạng dữ liệu khác nhau
như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc dưới dạng tệp gắn kèm
(dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh).
o Cho phép tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ CSDL
kể cả trong các tệp gắn kèm. hỗ trợ tìm kiếm được nhiều định dạng
văn bản như .doc, .xls, .ppt, .pdf
o Dữ liệu phải được chuẩn hóa để lưu trữ theo chuẩn ký tự Unicode.
o Thiết kế, xây dựng và khai thác CSDL sử dụng ngôn ngữ SQL chuẩn
để có thể cho phép triển khai trên nhiều hệ quản trị CSDL như SQL
Server, Oracle, DB2 và các ứng dụng quản lý dữ liệu như MySQL
o Tương thích với các trình duyệt thông dụng hiện nay: Internet
Explorer, Firefox, Chrome, Opera, …
o Cho phép người quản trị tự cấu hình các thông tin hiển thị trong
các giao diện hiển thị cho người dùng.
o Cho phép người dùng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền,
phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn.
o Giao diện được thiết kế phải đảm bảo mỹ thuật, tiện lợi và dễ sử
dụng.
o Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt theo chuẩn Unicode.
o Tất cả các giao diện đều dùng tiếng Việt. Hỗ trợ tối đa bằng bàn

phím.
o Sử dụng phông chữ thống nhất.
o Không phụ thuộc vào độ phần giải màn hình nhưng tối thiểu phải
là độ phân giải 800x600 pixels.
o Chế độ màu tối thiểu: High color (16 bit).

3.6.3) Phần mềm hệ thống :
o Phần mềm hệ thống Microsoft Windows Server, SQL Server
phải đảm bảo theo sự hướng dẫn của Sở Thông Tin và Truyền
Thông.

3.6.4) Hạ tầng kỹ thuật – thiết bị phần cứng :
o Hạ tầng phần cứng bao gồm các thành phần : cân bằng tải kết
nối WAN, tường lửa, Coer Switch layer 2 và các switch truy cập;
các máy chủ Web, máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, các
thiết bị đầu cuối cho người dùng; toàn bộ hệ thống mạng được
phân chia thành các vùng tách biệt nhau (VLAN), được kiểm
soát chặc chẽ thông qua chính sách thiết lập tại tường lửa và
core switch. Sơ đồ kết nối các thành phần được trình bày chi tiết
trong báo cáo đầu tư.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 10
o Các tiêu chuẩn về kết nối, truy cập thông tin, an toàn thông tin
được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày
04/01/2011 của Bộ Thông Tin và Truyền Thông;
o Thiết bị máy chủ (server) : số lượng 03, ngoại nhập, kiểu dáng
Rack, cấu hình tối thiểu :
 01 máy chủ web cấu hình tối thiểu : 01 CPU Intel Xeon 6C,
2.8Ghz/1333 Mhz/12Mb, RAM 3x4Gb DDR3 ECC Chipkill;
02 ổ đĩa cứng SAS 300GB 10K, hỗ trợ công nghệ RAID

0,1,10,5l DVD-RW; 2 port Gigabit Ethernet; nguồn điện
Hot-swap Redundant.
 02 máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu cấu hình
tối thiểu : 01 CPU Intel Xeon 6C, 2.8Ghz/1333
Mhz/12Mb, RAM 3x4Gb DDR3 ECC Chipkill; 02 ổ đĩa
cứng SAS 300GB 10K, hỗ trợ công nghệ RAID 0,1,10,5l
DVD-RW; 2 port Gigabit Ethernet; nguồn điện Hot-swap
Redundant.
o Thiết bị máy con (client) : số lượng 30 máy. Cấu hình tối thiểu : 01
CPU core i3, RAM 8GB, Ổ cứng 500GB, port LAN, Ethernet.
o Thiết bị cân bằng tải (load balancing and broadband router) số
lượng 01, cấu hình tối hiểu : cân bằng tải trên 04 WAN port, định
tuyến các dịch vụ theo từng WAN cụ thể; 04 LAN ports
10/100/1000 Mbps, hỗ trợ VLAN, DMZ, multiNAT, Packet Filter,
QoS.
o Thiết bị chuyển mạch lõi (core switch) : số lượng : 05. Cấu hình tối
thiểu : 48 ports 10/100 Mbps + 2 Combo Gigabit SFP, 16 Gbps
forwarding bandwidth.
o Thiết bị tường lửa cứng : số lượng 01. Cấu hình tối thiểu : hỗ trợ
kết nối đồng thời : 50000; 250 IPSec VPN; 2 SSL VPN; 50 VLANs;
RAM 256 MB; VPN throughput; 170 Mbps; Firewall throughput
300 Mbps.
o Thiết bị lưu điện (UPS) : số lượng 03, 1,5k VA Online Smart dạng
Rack 2U.
o Cáp mạng UTP Cat 6, Cat 5e UTP.
o Các linh kiện và phụ kiện đi kèm.

4. CÁC GIẢ ĐỊNH :
Trong dự án này không có giả định, cần phải bổ sung các giả định như sau :
- Các hợp đồng với nhà cung cấp đảm bảo thời gian cung cấp, chuyển giao.

- Vật giá mua sắm trang thiết bị, phần mềm, ít thay đổi trong suốt thời gian
thực hiện dự án. Nếu có thay đổi thì chỉ tăng trong khoảng chi phí dự
phòng (10%).

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 11
5. CÁC RÀNG BUỘC :
Trong dựa án này có các ràng buộc sau :
- Yêu cầu về cấu hình tối thiểu của các thiết bị.
- Chỉ định thầu về phần mềm quản lý đào tạo, cổng thông tin điện tử.
- Sử dụng phần mềm có bản quyền của nhà cung cấp.
- Các phần cứng, phần mềm có thời gian bảo hành.
Tuy nhiên cần bổ sung các ràng buộc sau :
- Nguồn vốn có giới hạn trong phạm vi phê duyệt của Tỉnh, nên phải tính
toán kỹ lưỡng việc triển khai nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, mua phần mềm
hệ thống, quản lý, cổng thông tin … thật chính xác không để vượt quá chi
phí dự phòng.

6. CÁC LOẠI TRỪ :
Trong dự án này không có các loại trừ, cần bổ sung các loại trừ sau :
- Các phần cứng linh kiện phụ không có phần bảo hành.
- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo nếu Bộ GD&ĐT có thay đổi về
quy chế thì phần mềm phải đáp ứng như thế nào, quy mô số lượng SV
ngày càng tăng thì phần mềm đáp ứng ra sao?.
- Dự án không bao gồm chi phí bảo trì phần mềm hàng năm nhằm đảm bảo
ổn định trong quá trình vận hành sau thời gian bảo hành.
- Dự án chưa tính đến các phát sinh đột suất như chỉ số lạm phát tăng cao,
làm các chi phí tăng cao quá mức dự phòng của dự án.
- Các thiên tai, hỏa hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ
thực hiện của dự án.

7. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN :
Trong dự án này không có các dự án liên quan.

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 12
8. CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS :

Ứng dụng CNTT
Tại Trường Đại
Học Thủ Dầu Một
Nhân sự
Trưởng Ban
QLDA
Chuyên viên
CNTT
Chuyên viên Đào
Tạo
Thư Ký
Phần cứng
Máy chủ (server)
Máy con (client)
Thiết bị cân bằng
tải
Thiết bị chuyển
mạch
Thiết bị tường
lửa
Các thiết bị, linh
kiện phụ

Lắp đặt hạ tầng
phần cứng, thiết
bị mạng
Phần mềm
Phần mềm hệ
thống
Cài đặt phần mềm
hệ thống.
Phần mềm quản
lý đào tạo
Cài đặt phần mềm
quản lý đào tạo
Nhập dữ liệu vào
phần mềm
Hướng dẫn sử
dụng phần mềm
Cài đặt cổng
thông tin
Hướng dẫn sử
dụng cổng thông
tin
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 13
9. TIẾN ĐỘ DỰ ÁN :
Ký hiệu Công việc
Thời
gian
(ngày)
Bắt đầu Kết thúc
Công

việc
trước
A Lập Ban QLDA 5 Thu 3/1/12 Wed 3/7/12
B Lập Kế hoạch thực hiện 10 Thu 3/8/12 Wed 3/21/12 A
C Lập Bản kinh phí 5 Thu 3/22/12 Wed 3/28/12 B
D Phần cứng 20
D1 Mua Máy chủ 2 Thu 3/29/12 Fri 3/30/12 C
D2 Mua Máy con 2 Mon 4/2/12 Tue 4/3/12 D1
D3 Mua Thiết bị cân bằng tải 2 Wed 4/4/12 Thu 4/5/12 D2
D4 Mua Thiết bị chuyển mạch 1 Fri 4/6/12 Fri 4/6/12 D3
D5 Mua Thiết bị tường lửa 1 Mon 4/9/12 Mon 4/9/12 D4
D6 Mua Các thiết bị, linh kiện phụ 1 Tue 4/10/12 Tue 4/10/12 D5
D7 Lắp đặt hạ tầng phần cứng, thiết
bị mạng.
10 Wed 4/11/12 Tue 4/24/12 D6
D8 Đánh giá và bàn giao hạ tầng 1 Wed 4/25/12 Wed 4/25/12 D7
E Phần mềm 60
E1 Mua Phần mềm hệ thống 1 Thu 4/26/12 Thu 4/26/12 D8
E2 Cài đặt phần mềm hệ thống 2 Fri 4/27/12 Mon 4/30/12 E1
E3 Mua phần mềm quản lý đào tạo,
cổng thông tin điện tử
10 Tue 5/1/12 Mon 5/14/12 E2
E4 Cài đặt Phần mềm quản lý đào tạo 3 Tue 5/15/12 Thu 5/17/12 E3
E5 Nhập dữ liệu vào phần mềm quản
lý đào tạo
20 Fri 5/18/12 Thu 6/14/12 E4
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 14
E6 Hướng dẫn sử dụng phần mềm
quản lý đào tạo

20 Fri 6/15/12 Thu 7/12/12 E5
E7 Cài đặt cổng thông tin điện tử 2 Fri 7/13/12 Mon 7/16/12 E6
E8 Hướng dẫn sử dụng cổng thông
tin điện tử
10 Tue 7/17/12 Mon 7/30/12 E7
E9 Đánh giá và chuyển giao phần
mềm
2 Tue 7/31/12 Wed 8/1/12 E8
F Kết thúc E9





Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 15
10. MA TRẬN THÔNG TIN TRÁCH NHIỆM :
Công
Việc

Nhân sự thực hiện Các đơn vị, phòng ban liên quan
Trưởng
QLDA
CV
CNTT
CV Đào
tạo 1
CV
Đào
tạo 2

Thư
Ký
BGH
Phòng
CNTT
Phòng
Đào
Tạo
Phòng
QLSV
Phòng
Tài Vụ
Bên
Ngoài
Lập Ban QLDA 1 2 2 2 2
Lập Kế hoạch thực hiện 2,5 1 1 1 2 5
Lập Bản kinh phí 2,5 1 5 2 2 2
Mua Máy chủ 5 1 2
Mua Máy con 5 1 2
Mua Thiết bị cân bằng tải 5 1 2
Mua Thiết bị chuyển mạch 5 1 2
Mua Thiết bị tường lửa 5 1 2
Mua Các thiết bị, linh kiện
phụ
5 1 2
Lắp đặt hạ tầng phần cứng,
thiết bị mạng.
2,5 1 2 1
Đánh giá và bàn giao hạ tầng 5 1 1
Mua Phần mềm hệ thống 2,5 1 1 1 2

Cài đặt phần mềm hệ thống 5 1 1 1 2
Mua phần mềm quản lý đào
tạo, cổng thông tin điện tử
2,5 1 1 1 2 2 2 2
Cài đặt Phần mềm quản lý
đào tạo
5 1 1 1 2 1
Nhập dữ liệu vào phần mềm 5 2 1
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 16
qu
ản lý đ
ào t
ạo

Hướng dẫn sử dụng phần
mềm quản lý đào tạo
5 1 1 1 2 2 2 2 1
Cài đặt cổng thông tin điện
tử
5 1 1 1 2 1
Hướng dẫn sử dụng cổng
thông tin điện tử
5 1 1 1 2 1
Đánh giá và chuyển giao
phần mềm
1 1 1 1 1
Kết thúc 1 4 4 4 4 4 4 4 4 4
1: Thực hiện 2: Hỗ trợ 3: Tư vấn 4: Được thông báo 5: Được chấp nhận

11. TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN
(RACI):
Công việc
Bên có
trách nhiệm
(R)
Chịu trách
nhiệm trước
(A)
Phối hợp với
(C)
Báo tin cho
(I)
Lập Ban QLDA BGH P.CNTT,
P.Đào Tạo

Lập Kế hoạch thực hiện Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Lập Bản kinh phí Ban QLDA BGH P.Tài vụ BGH
Mua Máy chủ Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Máy con Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Thiết bị cân bằng tải Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Thiết bị chuyển mạch Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 17
Mua Thiết bị tường lửa Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Các thiết bị, linh kiện phụ Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Lắp đặt hạ tầng phần cứng, thiết bị
mạng.
Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Đánh giá và bàn giao hạ tầng Ban QLDA BGH P.CNTT BGH

Mua Phần mềm hệ thống Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Cài đặt phần mềm hệ thống Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua phần mềm quản lý đào tạo, cổng
thông tin điện tử
Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Cài đặt Phần mềm quản lý đào tạo Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý
đào tạo
Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý
đào tạo
Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Cài đặt cổng thông tin điện tử Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Hướng dẫn sử dụng cổng thông tin điện
tử
Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Đánh giá và chuyển giao phần mềm Ban QLDA BGH P.CNTT,
P.Đào Tạo
BGH
Kết thúc Ban QLDA BGH P.CNTT Tất cả đơn vị
thụ hưởng
12. KIỂM SOÁT DỰ ÁN :
Cách thức kiểm soát dự án đã được thực hiện :
- Dựa án đã dùng phương pháp giá trị đạt được EVM (Earned Value Method) để
kiểm soát trong giai đoạn thực hiện dự án.
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch,
phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu. Được thực hiện hàng ngày, tuần và
đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 18

- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Chuyên viên chỉ có
1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự
án ).
- Các chuyên viên thực hiện Báo cáo công việc hàng ngày cho Thư ký. Thư ký tổng
hợp và so sánh với Kế hoạch gửi Trưởng Ban QLDA. Trưởng Ban QLDA bám sát
Kế hoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí.
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viên
chuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:
- Do quy mô của Dự án nhỏ và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi
đơn giản trên Excel.
- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính, Dự án họp và kiểm tra việc thực hiện
trong tuần/Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp
thời. Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không sảy ra
tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng.
13. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN :

14. CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG PHÁP GIẢM NHẸ :
- Dự án này là cũng là một dự án tương đương với 1 vài dự án đã từng được
thực hiện trước đây của nhà trường (Ví dụ : dự án cung cấp phần mềm thư
viện, v.v )
- Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng không thể tránh khỏi các rủi ro sau
đây :

Trưởng Ban
QLDA
Chuyên viên
CNTT
Chuyên viên
Đào tạo
Thư ký

Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 19
STT Vấn đề rủi ro Mức độ rủi ro
Đề xuất giải pháp
Giảm nhẹ rủi ro
1
Giá thiết bị, linh kiện lên giá,
không đảm bảo chất lượng,
chủng loại.
M
Liên hệ nhà cung cấp uy tín.
Làm hợp đồng rõ ràng để tránh tráo hàng.
2
Phần mềm không đảm bảo
yêu cầu
L
Trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp thì cần
phải khảo sát và tìm hiểu kỹ năng lực, các khách
hàng đang sử dụng của nhà cung cấp
3
Nâng cấp hạ tầng không
đảm bảo tiến độ do phải đi
lại hoàn toàn hệ thống mạng
của nhà trường
M
Liên hệ hỗ trợ của Phòng CNTT.
Liên hệ đơn vị chuyên lắp đặt hệ thống.
4
Cháy nổ do bất trắc trong
quá trình nâng cấp hạ tầng

L
Trang bị PCCC và mua bảo hiểm cháy nổ để bảo
vệ tài sản
5
Nhân sự nghỉ đau ốm, đột
xuất
L
Lên kế hoạch nhân sự bổ sung từ các phòng ban
liên quan.
6
Các phòng ban liên quan
không hỗ trợ nhiệt tình
L
BGH cần phải quán triệt tư tưởng cho trưởng các
đơn vị.
Khi cần người hỗ trợ, BGH cần có các văn bản rõ
ràng gởi cho các đơn vị liên quan.
Có biện pháp kỷ luật nếu đơn vị nào không nhiệt
tình hỗ trợ.

15. GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN :
- Trưởng Ban QLDA là người đứng đầu dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần trao
đổi, kiểm tra công việc.
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản.
o Email.
o Điện thoại.
o Chat : Yahoo, Skype.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 20

- Họp hàng tuần vào sáng thứ 2 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi công việc.
- Ban QLDA họp hàng tuần vào chiều thứ 2 với BGH và trưởng các đơn vị liên quan
để báo cáo tiến độ, nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục nhanh chóng tránh làm
chậm trễ tiến độ dự án.
- Do quy mô dự án nhỏ nên không có điều lệ dự án.

16. MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN :
- Dự án đã hoàn thành đúng tiến độ, do Ban QLDA và các đơn vị thực hiện đã làm
việc nghiêm túc, luôn bám sát tiến độ, báo cáo kịp thời, giải quyết nhanh chóng.
Nên dự án đã hoàn thành đúng như thời gian dự kiến.
- Chi phí thực hiện không vượt qua kinh phí dự kiến (chưa sửa dụng đến kinh phí
dự phòng dự án).
- Dự án quản lý tiến độ khá tốt nên đã đưa được vào sử dụng đúng thời gian.
- Chất lượng của dự án được đảm bảo :
o Các thiết bị phần cứng hoạt động tốt do đã chọn đúng nhà cung cấp tốt và
việc đánh giá tương đối trung thực.
o Các phần mềm đã được các đơn vị tiếp nhận một cách nồng nhiệt vì đã hỗ
trợ đơn vị quá nhiều trong việc quản lý. Ban QLDA đã lựa chọn nhà cung
cấp cho nhiều kinh nghiệm và phần mềm đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu
hiện tại của các đơn vị.




17. BIỆN PHÁP CẢI THIỆN DỰ ÁN :
- Cần nên đấu thầu các phần để có thể có giá cả và chất lượng tốt hơn.
- Các đơn vị phòng ban nên có các yêu cầu mang tính tổng quát để nhà cung cấp có
thể hỗ trợ tốt hơn.
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Ứng dụng CNTT tại Trường ĐH Thủ Dầu Một”
Sinh viên thực hiện: Phan Trọng Nghĩa – MBA12B-056 P a g e | 21

- Dự án nên đưa thêm vấn đề về bảo trì để các đơn vị yên tâm trong quá trình quản
lý khi hết hạn bảo hành.
- Nên có bản khảo sát của các đơn vị thụ hưởng để có thể thực hiện tốt hơn cho các
dự án khác tương tự.
- Nên có nhiều nhân sự trong ban quản lý dự án để tránh trường hợp các nhân sự
khác bận nghỉ, đau ốm làm ảnh hưởng nhiều đến dự án.

18. CÁC BÀI HỌC RÚT KINH NGHIỆM TỪ DỰ ÁN:
Sau khi khảo sát, đánh giá toàn bộ dự án này. Tôi đã rút ra được các bài học kinh
nghiệm sau:
- Cần tìm hiểu các rủi ro, các đánh giá của các bên liên quan trong các dự án tương
tự.
- Cần các nhân sự có tâm, tài để quản lý dự án.
- Luôn họp thường xuyên, định kỳ để đưa ra cách giải quyết khi có vấn đề.
- Việc dự án này không có vấn đề thì chưa chắc dự án tương tự không có vấn đề nên
luôn đưa ra được các phương án dự phòng khi có sự cố.
- Khi ký hợp đồng với các đối tác cần phải làm hợp đồng trách nhiệm – nghĩa vụ rõ
ràng, khi có vấn đề thì phải liên hệ ngay để được giải quyết.
- Cần phải lên khảo sát, kế hoạch thật kỹ, chi tiết, trước khi bắt đầu thực hiện.
- Khi thực hiện cần phải bám sát liên tục để kiểm soát tốt dự án.

_____________________