Hướng dẫn cách viết Email

HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL
Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Ly
Email:
Website: www.facebook.com/TieuHoLy01.09
1. ĐẶT TÊN EMAIL
● Tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của
bạn.
Đừng bao giờ đặt những email kiểu như:
cobemuadong2010@ hay canhbuomphieudu@
Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm
túc, lịch sự.
Bạn nên đặt tên email với cấu trúc là:
Ten.hotendem@
Ví dụ: Lynguyen.hr@ gmail.com
2. CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAIL
♥ Bước 1: Attach File
♥ Bước 2: Viết nội dung
♥ Bước 3: Đặt subject
♥ Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File đã attach
♥ Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận
♥ Bước 6: Gửi email
Gửi KiểmAttach FileViếtĐặtNhậpAttach FileViếtĐặt
Bước 1: Attach File
* Những lưu ý khi đính kèm File
•
Bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy
tính. Sử dụng .Pdf hoặc .Doc.
•
Nếu có nhiều file bạn muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên
dùng .rar.
•

Hoàn thiện đủ file mới gửi kèm.
•
Chú ý khi đặt tên file đính kèm:
Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng.
Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Bước 2: Viết nội dung email
Cũng giống như thư tín thương mại
truyền thống, nội dung e-mail nên cô đọng
và rõ ràng.
•
Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên
quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ
lý do viết email trong đoạn đầu tiên.
•
Khi soạn thư, điều cần tránh nhất là
không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc
chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in
nghiêng bừa bãi. Chữ văn bản bằng
tiếng Việt in hoa rất khó đọc, tạo cảm
giác cho người đọc như bạn là người cao
ngạo hoặc đang giận dữ.
* Nội dung thư
1. Lời chào:
Dear Anh/ Chị
Hoặc Kính gửi tổ chức.
2. Nội dung thông tin:
- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
- Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
- Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
3. Kết thúc

- Thanks & B. Regards,
Trân trọng, Em cảm ơn anh(chị).
- Chữ ký
* Một vài chú ý trong nội dung thư
•
Sử dụng đúng quy tắc viết hoa và dấu câu:
•
Không viết tắt, hạn chế tiếng nước ngoài.
•
Không sử dụng các biểu tượng cảm xúc trong email.
•
Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng.
•
Văn phong phù hợp

● Cách viết hoa và dấu câu
- Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
-
Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
- Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
-
Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
- Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
-
Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
- Chia đoạn nếu viết dài.
-
Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. Mọi người thường hay lạm dụng
nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng có thể nó có tác dụng
ngược lại đấy. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email của bạn là

đủ.
● Văn phong phù hợp
Tùy thuộc vào từng đối tượng để có
phong cách viết cho phù hợp.
• Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới,
bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước
đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ
lời chào mở đầu cho đến cách trình bày
email.
•
Đối với những người đã quen biết, gửi mail
trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể
giảm đi chút ít.
* Sử dụng chữ ký điện tử ở cuối email
- Nếu bạn đã làm việc ở một công ty đến một chức vụ nào đó thì
chức danh đặt làm chữ ký + tên.
Họ và tên () | vị trí
Điện thoại | Mail | Website công ty
Tên công ty | Số điện thoại công ty
-
Nếu bạn chưa đi làm thì chữ ký gồm tên (E-mail, SĐT, địa chỉ…).
Bạn có thể sử dụng mẫu sau:
Thanks & B. Regards,
Ly Nguyen (Ms)
==================
Address: Group 2, Dong Mai ward, Ha Dong Dist, Ha Noi City.
Tell: 0989837xxx
Email:
Bước 3. Đặt subject
•

Tiêu đề email (subject) của bạn phải đúng
chủ đề
•
Tiêu đề email cần đảm bảo 2 nội dung sau:
-
Thu hút sự chú ý của người đọc.
-
Cho họ biết vấn đề chính trong nội dung thư
của bạn là gì.
•
Nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ
hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao
hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng
bao giờ mở ra vì nghĩ là thư rác.
* Chú ý khi đặt tiêu đề thư
•
Tiêu đề email phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần
lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính
xác của email.
•
Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng
tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề
email.
•
Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail.
•
Tiêu đề email (Subject) rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu.
Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File đã attach
Cần chú trọng lỗi chính tả và
hình thức email, nó thể hiện sự

chuyên nghiệp và khoa học của
bạn. Cách tốt nhất để kiểm tra lỗi
chính tả là bạn bật chế độ tự động
kiểm tra của máy tính, hoặc tự
kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi
thư. Một bức email nhiều lỗi
chính tả thể hiện sự thiếu tôn
trọng với người nhận.
Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận
Nếu bạn vô ý gửi một email chưa
hoàn chỉnh, bạn sẽ thấy khó giải thích
nếu người nhận là một người quan
trọng.
Hãy viết nội dung thật hoàn hảo,
sau đó mới tới địa chỉ người nhận và
click để gửi đi.
Kiểm tra địa chỉ người nhận trước
khi ấn nút send nếu không muốn gửi
nhầm.
Bước 6. Gửi email
* Một số quy tắc khi gửi email
1. Quy tắc 48h:
Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.
2. Không gửi last minute e-mail:
Ví dụ: bạn có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Bạn gửi e-
mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3-4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận
được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người
đó nhận lệnh của bạn và là lệnh làm một việc không thể không làm.
3. Không bao giờ gửi spam.
4. Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người

chủ email đó.
5. Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai.
6. Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ.
7. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.
3. Trở thành người dùng e-mail chuyên nghiệp
* Một số chú ý để trở thành người dùng
email chuyên nghiệp
•
Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của
mình thường xuyên.
•
Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời
gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận
được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ
một cách chính thức.
•
Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần
thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm
thời không có trong văn phòng.
Chúc các bạn viết email chuyên nghiệp hơn trong công
việc !!!