Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lýcán bộ tại Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn

GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Nhận Xét Của Giảng Viên





















Nhóm I – Lớp QT3/K33 1
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Phần mở đầu
Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi,
trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng
thông tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnh
vực của đời sống kinh tế xã hội. Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt
thông tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh,

thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển. Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan,
doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin. Nó giúp doanh nghiệp đáp
ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất, giúp
cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước. Qua quá
trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản
lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản
lý tốt mọi hoạt động của mình. Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em
đã hiểu được nhu cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý. Công ty cổ
phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngoài ra
công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chuyên tổ chức cung cấp
thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại Trong xu thế thị trường
kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển, việc quản lý cán bộ là một vấn đề
quan trọng của công ty. Vì vậy, ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp
phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu
quả. Do đó nhóm lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn”.
Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Sài Gòn
Nhóm I – Lớp QT3/K33 2
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
I. Tổng quan về công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• Khách sạn Sài Gòn là một trong những khách sạn lâu đời của thành phố, được
khánh thành từ năm 1968 với tên gọi ban đầu là Peninsula Hotel. Khách sạn nằm tại khu
trung tâm thương mại, du lịch của thành phố.
• Năm 1993, Khách sạn Sài Gòn được thành lập lại theo Quyết định số 88/QĐ-UB
của Uy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh ngày 11/3/1993.
• Quyết định số 992/TTG của Thủ Tướng Chính Phủ ban hành ngày 31/12/96, đã
phê duyệt phương án cổ phần hoá Khách sạn Sài Gòn và đến ngày 15/1/1997 UBND TP
đã ra Quyết định số 213/QĐ-UB-KT đồng ý chuyển thể Khách sạn Sài Gòn từ doanh
nghiệp nhà Nước thành Công ty Cổ phần Khách Sạn Sài Gòn.

• Ngày 15/2/1997 Đại hội cổ đông của Công ty cổ phần Khách sạn Sài Gòn đã khai
mạc, kể từ đây Công ty chính thức đi vào hoạt động, theo hình thức đa sở hữu về vốn và
tài sản, hoạt động theo luật doanh nghiệp với tên đầy đủ của Công ty là Công ty cổ phần
Khách sạn Sài Gòn. Tên tiếng Việt gọi tắt: Khách sạn Sài Gòn. Tên giao dịch quốc tế:
SaiGon Hotel Corporation. Tên tiếng Anh gọi tắt: SaiGon Hotel. Vốn điều lệ ban đầu là
18.000.000.000 đồng Việt Nam. Năm 1996, Giám đốc Lê Thành Chơn được Tổng cục
Du lịch công nhận là một trong 20 giám đốc giỏi của ngành du lịch cả nước. Năm 1997,
Khách sạn Sài Gòn được Tổng công ty Du Lịch Việt Nam công nhận là Khách sạn đạt
tiêu chuẩn khách sạn ba sao. Năm 1997, Công ty được Nhà nước trao tặng Huân chương
Lao động hạng ba. Công ty cũng là đơn vị đầu tiên trong ngành Du lịch thực hiện cổ
phần hóa. Năm 1998, Công ty đứng thứ tám về lãi và tỷ trọng lãi trên vốn trong kinh
doanh khách sạn của toàn ngành. Từ 1994 đến 1998, Công ty đạt danh hiệu Đơn vị xuất
sắc cấp Quận.
• Công ty bắt đầu niêm yết với mã SGH ngày 12/07/2001 trên sàn giao dịch chứng
khoán Hà Nội. Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn có lĩnh vực hoạt động rộng trong đó
chức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn, phục vụ mọi đối tượng khách với
mức giá phù hợp. Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.
2. Chức năng hoạt động của công ty
Nhóm I – Lớp QT3/K33 3
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn có lĩnh vực hoạt động rộng, trong đó chức
năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn, phục vụ mọi đối tượng khách với mức
giá phù hợp. Đây là nguồn doanh thu chính của công ty.
Ngoài kinh doanh khách sạn, công ty cũng hoạt động trong các lĩnh vực khác như:
• Văn phòng cho thuê
• Kinh doanh ăn uống và vũ trường
• Thu đổi ngoại tệ cho khách (theo giấy phép của cơ quan chức năng)
• Dịch vụ du lịch, lữ hành trong nước.
• Dịch vụ vui chơi giải trí, bán hàng lưu niệm, phòng họp.
• Vận chuyển khách du lịch.

• Kinh doanh karaoke, dịch vụ xoa bóp, xông hơi.
• Mua bán rượu, thuốc lá điếu sản xuất trong nước.
• Mua bán sách báo ( được phép lưu hành).
3. Sơ đồ tổ chức của công ty
Nhóm I – Lớp QT3/K33 4
Đại Hội Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Giám Đốc Công Ty
Phó Giám Đốc Công
Ty
Phòng
Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Tổ Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Tổ
Thươn
g Mại
Phòng
Tổ Du
Lịch
Lữ
Hành

Phòng
Tổ
Kinh
Doanh
Khách
sạn
Đội
Xe
Vận
Tải
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
a. Phòng tổ chức - hành chính:
Chức năng:
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện trong
lĩnh vực tổ chức, lao động tiền lương, quản trị, hành chính.
Nhiệm vụ:
• Tổ chức bộ máy của công ty.
• Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công
việc. Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho
các cán bộ nhân viên. Sắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo.
• Quản lý, theo dõi công tác lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao
động, an toàn vệ sinh lao động .
• Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động
• Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hành chính.
b. Phòng Tài chính - Kế toán:
Chức năng:
Nhóm I – Lớp QT3/K33 5
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành thực hiện công tác kế toán

tài chính .
Nhiệm vụ:
• Tổ chức quản lý, hướng dẫn theo dõi, thực hiện tổng hợp tình hình các mặt
hoạt động về tài chính kế toán, thống kê, tài vụ, vốn, tài sản trong công ty đảm bảo theo
đúng chế độ, chính sách phù hợp với công ty.
• Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc, hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng
mặt tài chính.
c. Phòng Kinh doanh thương mại:
• Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả, lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm,
dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
• Bán hàng, quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
• Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng hiện tại là ai, khách hàng trong
tương lai là ai và nhu cầu của họ.
• Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
• Xúc tiến bán hàng, phân phối sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng.
d. Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:
• Nắm được lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách cùng
thống nhất .
• Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.
• Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ
thể chương trình, yêu cầu của đoàn khách .
• Xây dựng chương trình, tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký
kết hợp đồng.
e. Phòng Kinh doanh khách sạn:
• Bộ phận buồng : quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận
khác, có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác: lễ tân, bảo vệ, sửa chữa, bảo
dưỡng
• Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ
khách sạn. Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách, nghiên cứu phát triển khách, dự tính
phòng khách và công việc cụ thể, tham gia vào công tác marketing, cung cấp thông tin

về nguồn khách, nhu cầu của khách.
II. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1. Lý do chọn đề tài
Công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn là công ty thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ,
chủ yếu là kinh doanh khách sạn. Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của
Nhóm I – Lớp QT3/K33 6
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
khách là rất quan trọng. Phải quản lý sao cho tốt, sắp xếp cán bộ công nhân viên vào
đúng vị trí, đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty. Sử
dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp, cập
nhật những thông tin, dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian, phục vụ cho việc ra
quyết định của các cán bộ quản lý. Đó là lý do nhóm chọn đề tài này.
2. Ý nghĩa đề tài
Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một
cách tốt nhất. Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời
buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ, việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trở
nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, với sự ra đời của hàng loạt những công cụ
quản lý mới, việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa. Việc
ứng dụng một phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp việc quản lý bớt khó khăn, cồng kềnh
và vất vả hơn bằng cách giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng
ban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình.
Chương II: Những vấn đề chung về cơ sở và phương pháp luận
cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình
I. Tổng quan về phương pháp luận cơ bản
1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức
Dữ liệu (data) là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, dữ liệu được xử lý để
tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó.
Thông tin (Information) là các thông báo, số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyết
định.
Nhóm I – Lớp QT3/K33 7

GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một nhóm các thành tố tác động kẫn
nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thểu bao gồm: con người, quá trình và
dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động
quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức. Hệ thống thông tin
quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn cần đến các thiết bị
máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng
vào các mục đích khác nhau.
2. Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
Hệ thống thông tin trong tổ chức có những chức năng sau:
• Thu thập
• Lưu trữ
• Xử lý
• Phân phối
3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin trong tổ chức
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc
ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là
một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao.
Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phối
những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp
phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Có thể nói, phát triển một hệ thống
thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất
.Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức
hiện đại nào.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin:
1. Những vấn đề về quản lý
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý

Nhóm I – Lớp QT3/K33 8
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
3. Sự thay đổi của công nghệ
4. Thay đổi sách lược chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt
đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đoán về tình
hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng
cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ
thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý
trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học .Cài đặt một hệ
thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc
để phát triển một hệ thống thông tin:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
4. Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do
các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Từ sự hoạt động kém của một hệ thống
thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay
xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tin mà nó cung
cấp. Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạt
được .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin
• Độ tin cậy
• Tính đầy đủ
• Tính thích hợp và dễ hiểu
Nhóm I – Lớp QT3/K33 9

GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
• Tính được bảo vệ
II. Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình
1. Các phương pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thập
thông tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phương
pháp thu thập thông tin sau:
1.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là cách
đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho phép
thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người
chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trong văn bản tổ
chức.
Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống mà
khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
• Chuẩn bị phỏng vấn
• Tiến hành phỏng vấn
1.2 Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức
như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của các
thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản
ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
1.3 Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các
đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng,
cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
1.4 Quan sát
Nhóm I – Lớp QT3/K33 10
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua
phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quản
lý
2. Các công cụ mô hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô
hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại. Một số công cụ mô hình hóa thường
được sử dụng là: Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng
các sơ đồ.
Các ký pháp c ủa sơ đồ luồng thông tin:
• Xử lý
Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn
• Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
• Dòng thông tin
Nhóm I – Lớp QT3/K33 11
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
• Điều khiển
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng
thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các
xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu
trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì
Các ký pháp dùng cho s ơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
• Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu (tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ
nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống
hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:
 Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần

của hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.
 Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống.
 Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.
Nhóm I – Lớp QT3/K33 12
Tên người/Bộ phận
phát/Nhận tin
Nguồn hoặc đích
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
• Dòng dữ liệu : là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ
thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên
là tên của dòng dữ liệu.
Tên dòng dữ liệu
• Tiến trình: là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm
cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối. Được biểu diễn
bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quát
công việc mà nó thực hiện.

• Kho dữ liệu: là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu được dùng để
lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
Các m ức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần lần nhìn là
nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể
bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ
đồ mức 0.
Phân rã s ơ đồ
Nhóm I – Lớp QT3/K33 13
Dòng dữ liệu
Tập dữ liệu Kho dữ liệu
Tiến trình

xử lý
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ (Explosion).
Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức tiếp sau mức 0 là
mức 1
III. Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý
1. Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ bản
liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ,
xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, hộc
Catalog thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần
rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời
gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không
đầy đủ và không chính xác.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần
mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở
dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về
HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:
• Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái
niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật
chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số thực thể
khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công
tác
• Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính
(attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được
nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta
muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ tên, ngày

sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán
• Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh
sách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
Nhóm I – Lớp QT3/K33 14
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
• Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi
(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của
thực thể.
• Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn được gọi là một trường
(field). Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc
tính của cá thể trên dòng đó.
• Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
• Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ
liệu (Database System).
2. Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữ
liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa.
2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra
Bước1: Xác định các thông tin đầu ra
Bước 2: Xác định các tập dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các
phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh được gọi là các thuộc
tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc
tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như HS_Lương
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suy
ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
* Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính
lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
Nhóm I – Lớp QT3/K33 15
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
- Gắn thêm cho danh sách con một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
* Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
- Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính
phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của
khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào
một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
- Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này
một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
* Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
- Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính
Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y và
danh sách chứa quan hệ Y với X.
- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa
Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ
dùng các mô hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn
các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về
chúng. VD: nhân viên, phòng ban
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các
thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết
được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.
VD:

Các mức của liên kết
Nhóm I – Lớp QT3/K33 16
Phòng ban
Nhân viên
Thôn
g tin
do
cán
bộ
cung
cấp
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
1-1 Liên kết loại Một – Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược
lại.
1-N Liên kết loại Một – Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần
xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.
N-N Liên kết loại Nhiều – Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và
mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.
Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời
gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các thực
thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều.
Nhóm I – Lớp QT3/K33 17
Trường
Phòng
Phòng công
tác

Lãnh
đạo
1
Giấy khen
thưởng
Có
1
1
N
Phòng ban
Nhân viên
Có
N N
Phòng ban Nhân viên
Có
Có
Chức vụ
Nhân viên
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
3. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft Office
do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Microsoft Access là hệ quản trị cơ
sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầu
tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau của
Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1, 2.0 rồi đến Access 95, Access 97,
Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP.
Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc
*.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta có
thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báo
cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển.

Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên
thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro,
DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu là
người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase Dùng FoxPro trong quản lý hầu như ta có thể
yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access
ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bật
hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả. Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về
quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập
trình và cho người sử dụng. Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ
trong Access. Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống
mạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty
đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình. Access dễ dàng
quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày.
Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại
công ty cố phần khách sạn Sài Gòn
I. Phân tích hệ thống
1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý cán bộ
Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau:
Nhóm I – Lớp QT3/K33 18
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự
Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên
Danh mục dân tộc theo đơn vị
Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lương
Danh mục trình độ Báo cáo tổng hợp
Danh mục phòng ban Trình độ văn hóa
Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình cần
quản lý. Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục các
phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơ cán bộ như mã cán
bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình ngoài ra còn có các thông

tin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính trị Đầu ra của hệ
thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và doanh nghiệp. Thông
thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng theo một số tiêu chí nhất
định. Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải
có. Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng…
Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các thông
tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị
nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ
công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng
xử lý nguồn nhân lực khác.
Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động. Vì vậy hệ
chương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệu liên quan
đến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thông
tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêu
cầu quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản
lý nhân sự .
Nhóm I – Lớp QT3/K33 19
HỆ CHƯƠNG
TRÌNH QUẢN
LÝ CÁN BỘ
TRONG CƠ
QUAN
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ thống
thông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự ,các xử
lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta
thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ
công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan
doanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định.

Nhóm I – Lớp QT3/K33 20
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
3. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
Nhóm I – Lớp QT3/K33 21
Thời
điểm
CBCNV Bộ phận quản lý cán
bộ
Phòng ban
liên quan
Lãnh đạo
Khi
tiếp
nhận
vào cơ
quan
hay
khi có
sự
thay
đổi
Thông tin do cán
bộ cung cấp
Thông tin về
cán bộ
Tiếp nhận, xử lý
thông tin
Thông tin đã
được xử lý, chọn
lọc

Nhập các thông
tin đã được xử lý
CSDL
Cán bộ
In báo cáo theo yêu
cầu
Có
Các báo
cáo
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
4. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
4.1 Sơ đồ ngữ cảnh
Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý, tức là nhìn
vào sơ đồ là ta có thể nhận biết nội dung chính của hệ thống. Trong hệ thống thông tin
quản lý cán bộ, hồ sơ cán bộ và các thông tin có liên quan đến cán bộ được cập nhật và
lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự, các thông tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵn
trong hệ thống như các tệp danh mục, các thông tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán
bộ. Trong sơ đồ ngữ cảnh ta coi hệ thống giống như hộp đen, các thông tin về cán bộ
như đầu vào của hệ thống, các báo cáo và các thông tin khác giống như đầu ra của hệ
thống, chính cán bộ công nhân viên cũng là những người hưởng lợi ích do hệ thống đem
lại. Lãnh đạo và các đối tượng cụ thể khác là những người sử dụng những thông tin do
hệ thống mang lại, họ chính là đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin.
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
Nhóm I – Lớp QT3/K33 22
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CÁN BỘ
QUẢN LÝ HỒ SƠ
QUẢN LÝ LƯƠNG
TÌM KIẾM
TỔNG HỢP BÁO

CÁO
THẨM TRA LÝ
LỊCH
CHỈNH SỬA HỒ
SƠ
CẬP NHẬT
TÍNH LƯƠNG
THEO TÊN
THEO PHÒNG
THEO CHỨC VỤ
THEO CMND
BÁO CÁO VỀ
CÁN BỘ
BÁO CÁO
LƯƠNG
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
4.2 Sơ đồ DFD mức 0
Nhóm I – Lớp QT3/K33 23
HTTT
Quản lý
cán bộ
CBCNV
Phòng ban
chức năng
Lãnh đạo
Thông tin về
cán bộ
Thông tin về
cán bộ
Thông tin phản hồi Thông tin về

cán bộ
Các báo cáo Yêu cầu báo cáo
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
4.3 Sơ đồ DFD mức 1
Nhóm I – Lớp QT3/K33 24
Phòng ban
chức năng
3.0 tìm
kiếm
thông tin
1.0
quản lý
hồ sơ
4.0 báo
cáo
tổng
hợp
Lãnh đạo
Thông tin về CB
Thông tin về CB
Thông tin
về CB
Hồ sơ CB
Phiếu
lương
Thông
tin tính
lương
Thông tin về CB
D1 hồ sơ cán bộ

hồ sơ cán bộ
Thông tin
lương
Thông tin
lương
Báo cáo
D2 Lương
2.0
quản lý
lương
CBCNHV
GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm Tiểu Luận Hệ Thống Thông Tin
Nhóm I – Lớp QT3/K33 25
1.3 Cập
nhật hồ
sơ
1.4
Hủy hồ
sơ
Thông tin về
cán bộ
Thông tin về
cán bộ
Thông tin về
cán bộ
Báo
cáo
cán bộ
Thông
tin cá

nhân
Hồ sơ đã
phân
loại
D1 hồ sơ cán bộ
Thông tin hồ sơ
lưu trữ
Hồ sơ không hợp lệ
CBCNV
Lãnh đạo
Phòng ban
chức năng
1.1 Phân
loại hồ sơ
1.2
Lập
báo
cáo