nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCLFCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA)

Trang 1
MỤC LỤC
Trang 2
Trang 3
Trang 4
Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt (VICA)
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của VICA:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Công ty cổ phần tiếp vận hàng hóa Việt với tên giao dịch là Vica Logistics là 1
công ty tư nhân với 100% vốn trong nước. Công ty thành lập năm 2004 theo giấy phép
kinh doanh số 0304757585 đăng kí ngày 26/12/2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty có tư cách đối nội và đối ngoại trong phạm vi hoạt
động đại lý tàu biển, đại lý vận tải. Là đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạch toán
độc lập, có tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Á Châu (ACB), có
con dấu riêng để giao dịch.
Tên giao dịch tiếng Việt là: Công ty Cổ phần Tiếp vận Hàng hóa Việt
Tên giao dịch quốc tế: VIỆT CARGO LOGISTICS CORPORATION
Tên viết tắt là: VICA LOGISTICS CORP.
Địa chỉ: 15/48A Đoàn Như Hài, phường 12, quận 4, thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 84-8 39402662/ 3940 2657
Fax: 84-8 3940 2667
Website: www.vicalogistics.com
Trang 5
Email: /
Số đăng kí kinh doanh: 0304757585
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ
Số tài khoản: 30167759 tại ngân hàng Á Châu, chi nhánh Khánh Hội.
1.1.2. Quá trình phát triển:
Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA) là 1 công ty tư nhân, có tư
cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạch toán độc lập. Cũng như các đại lý khác, công
ty luôn lấy phương châm: “ Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng,

mọi lúc mọi nơi” để phục vụ khách hàng. Chính vì thế, trong gần 10 năm hoạt động,
công ty đã tự tạo cho mình 1 vị thế khá vững chắc trong ngành giao nhận vận chuyển
và đã được nhiều khách hàng lớn trong cả nước, ngoài nước tin cậy và lựa chọn. Công
ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình
kinh doanh như: Đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải Quan,
xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng…
Ngoài văn phòng chính, công ty còn có các chi nhánh ở phía Bắc:
*Chi nhánh Hà Nội
Địa chỉ: R1903, Tòa nhà 24T1, Đường Hoàng đạo Thúy, Hà Nội
Điện thoại: 84-4 6251 3097
Fax: 84-462513057
Email:

1.2. Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty:
1.2.1. Chức năng của công ty:
Công ty thực hiện một dịch vụ liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hoá như:
cấp Booking note, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải Quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng
cho người nhận tại nơi quy định, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu.
Trang 6
Ngoài chức năng chính là làm đại lý và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác
như khai thuế Hải Quan, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
1.2.2. Phạm vi hoạt động của công ty:
Gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành Logistics, công ty VICA đã và đang tận
dụng những lợi thế của mình để tiếp tục phát triển và mở rộng các hoạt động kinh
doanh. Hiện nay, VICA đang cung cấp các dịch vụ sau:
- Đại lý tàu biển và container
- Đại lý vận tải
- Dịch vụ hàng hải
- Vận chuyển nội địa

- Đại lý giao nhận hàng container, xuất nhập khẩu các lô hàng
- Khai thuế Hải Quan các lô hàng nhập khẩu, xuất khẩu (nếu khách hàng có nhu
cầu)
- Dịch vụ Door to Door ( vận chuyển hàng từ kho của người gửi hàng đến kho
của người nhận hàng).
- Dịch vụ gom hàng.
Đối với các hoạt động đại lý tàu biển khi mới thành lập công ty chỉ làm đại lý
cho các nước thuộc khối Đông Âu nhưng do tình hình kinh tế của các nước này gặp
nhiều khó khăn nên công ty đã mở rộng hoạt động của mình là làm đại lý cho tất cả các
hãng tàu và những nước chọn công ty làm đại lý.
Đối với hoạt động đại lý vận tải:
- Nhận ủy thác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng vận chuyển
công trình, đồ dùng cá nhân, quá cảnh… bằng đường biển, đường sông, đường
sắt.
- Nhận ủy thác thay mặt cho các chủ hàng lo liệu trọn gói cho các lô hàng vận
chuyển theo dịch vụ Door to Door ( là phương thức vận chuyển từ kho người
gửi dến kho của người nhận).
1.3 Một số đại lý giao nhận của công ty ở nước ngoài:
- Thái Lan: Integra Container Line: Hazchem
- Nhật: Tokyo Trade @Transportation Ltd
- Ý: Greenshiel DS Project Cargo SRL
Trang 7
- Mỹ: Monarch Container Line, G.T Gruelle
- Taiwan: Sigil Express Co., Ltd
- Jakatta: Samphire Line và một số đại lý khác.
1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty:
*Nhiệm vụ và chức năng của công ty:
Công ty thực hiện một dịch vụ liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hoá như:
cấp Booking Note, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải Quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng
cho người nhận tại nơi quy định, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu.

Ngoài chức năng chính là làm đại lý và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác
như khai thuế Hải Quan, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty:
1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:
Trang 8
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG TỔ
CHỨC
HÀNH
CHÍNH
PHÒNG TÀI
CHÍNH KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN ĐẠI
LÝ VẬN TẢI
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
PHÓ GIÁM
ĐỐC
GIÁM ĐỐC
PHÒNG XUẤT
NHẬP KHẨU
Trang 9
Như trên sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức công ty là 1 hệ thống chặt chẽ. Các
phòng ban phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
1.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:

Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh sẽ được cán bộ phụ trách
chức năng quản lý. Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc của giám
đốc và phó giám đốc, giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toàn
chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Phó giám đốc: là người thay mặt giám đốc điều hành, quản lý công việc theo sự
chỉ đạo của giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc các hoạt động kinh doanh của công ty,
hỗ trợ giám đốc quản lý và hoạch định.
Phòng xuất nhập khẩu: bao gồm bộ phận giao nhận, bộ phận đại lý vận tải và
bộ phận chứng từ. Đây là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, trực tiếp nhận các
hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, hợp đồng ủy thác, phân công cho nhân viên làm
việc hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận: bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu
trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai cho đến khâu giao hàng cho
khách hàng. Với đội ngũ nhân viên năng động được đào tạo thành thạo chuyên môn, có
thể nói bộ phận giao nhận giữ vai trò chủ yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng.
Bộ phận đại lý vận tải: bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tin tức về tàu, hãng
tàu trên thế giới, trao đổi thư từ có liên quan đến nghiệp vụ đại lý giao nhận hàng hải,
môi giới và thuê tàu biển, nhận dịch vụ làm hàng, cung cấp dịch vụ từ kho đến kho
( CFS) …
Bộ phận chứng từ: theo dõi quản lý chứng từ và các công văn. Soạn thảo hồ sơ
Hải Quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận và đại lý hoàn thành tốt
công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với
khách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh: tổ chức và điều hành các công việc kinh doanh cho công ty,
đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu , khảo sát thị trường tìm kiếm khách hàng mới.
Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần ,ở
rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty.
Trang 10
Phòng tài chính kế toán: quản lý điều hành tài chính của công ty, tiến hành các
thủ tục về tài chính theo quy định của cấp trên, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế

toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kì, chỉ tạm ứng cho nhân viên giao
nhận hoàn thành công tác.
Phòng tổ chức hành chính: một mặt, phòng hỗ có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban
giám đốc trong công tác hành chính, đối nội, đối ngoại. Phòng là đơn vị trực tiếp quản
lý hồ sơ, văn thư lưu trữ, thực hiện công tác quản trị văn phòng, in ấn, tạp vụ, thi đua
tuyên truyền,… Mặt khác, phòng còn tham mưu cho ban giám đốc trong việc tổ chức,
sắp xếp bộ máy, bố trí quản lý, nhân sự, thực hiện các chính sách về lao động, tiền
lương, chế độ đối với toàn nhân viên trong công ty.
Dưới sự quản lý của giám đốc và sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc với từng
phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở nên nề nếp,
đồng bộ và phát triển.
1.4.3 Tình hình nhân sự của công ty:
Hơn 100 nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo có hệ thống đang làm việc
tại công ty. Đa số có trình độ đại học và đã qua khóa đào tạo nghiệp vụ trong và ngoài
nước.
*Trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh:
Hơn 20 nhân viên làm việc trực tiếp ( chủ yếu ở bộ phận kinh doanh, chứng từ,
giao nhận).
10 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý
Đội ngũ nhân viên tại công ty rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng
nhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần trách
nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
*Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với
công ty:
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra sôi nổi, mạnh mẽ, việc trao
đổi, mua bán thông thương với các nước trên thế giới là nhân tố quyết định đến sự phát
triển của các quốc gia, giúp chúng ta khai thác hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả
Trang 11
nguồn lực bên trong lẫn bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hóa
quốc tế.

Hiện nay khi việt nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới
WTO thì đây sẽ là nơi cho các doanh nghiệp việt nam tận dụng được nhiều điều kiện
thuận lợi và một số lợi thế do tổ chức mang lại. Đặc biệt là rất nhiều những lợi ích cho
các hoạt động giao thương do hoạt động giao thương quốc tế cảu đất nước chúng ta,
trong đó ngành xuất nhập khẩu được xem là ngành mũi nhọn.
Tuy nhiên khi nhắc đến hoạt động ngoại thương, chúng ta không thể không nhắc
đến hoạt động giao nhận ngoại thương, vì đây là 1 hoạt động quan trọng và có thể xem
như 1 chiếc cầu nối giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Đối với nước ta, một
nước có bờ biển dài với nhiều cảng biển lớn nhỏ là điều kiện thuận lợi cho việc phát
triển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Từ lâu, vận tải đường biển
đóng 1 vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hàng năm có khoản
80%-90% hàng hóa được lưu chuyển trên phạm vi quốc tế được vận chuyển bằng
đường biển bởi những ưu điểm của nó so với phương thức vận tải khác.
Chính vì lẽ đó, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuật nhập khẩu
nói chung và VICA nói riêng là cần phải biết nắm bặt thời cơ, tận dụng mọi cơ hội và
không ngừng trau dồi nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời cũng phải
biết vận dụng chúng một cách linh hoạt,chặt chẽ, nhằm bảo vệ quyền lợi và uy tín cho
doanh nghiệp. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là
một trong những khâu quan trọng của hoạt động ngoại thương, nó cũng ảnh hưởng,
quyết định đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp.
1.5 Tình hình hoạt động của công ty VICA trong 3 năm 2011-2013
1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ( 2011- 2013)
Trang 12
Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
Doanh thu 6.812.420.845 6.997.854.138 8.236.430.334 2012/2011 2013/2012
Chi phí 6.066.506.329 6.206.235.111 7.013.324.705 2,72 17,70
Lợi nhuận
trước thuế

745.914.516 719.619.027 1.223.105.629 2,30 13,00
Lơi nhuận
sau thuế
559.435.887 593.714.270 917.329.222 6,13 54,51
Tỷ suất sinh
lơi trên
doanh thu
8,21% 8,48% 11,24% 6,13 54,51
Tỷ suất sinh
lơi trên chi
phí
9,22% 9,57% 13,08%
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty giai đoạn 2011-2013
tăng đều qua các năm (từ 6.812.420.845 VNĐ lên 8.236.430.334 VNĐ, tăng
1.424.009.489 VNĐ ). Lợi nhuận cũng tăng đều qua các năm:
• Lợi nhuận trước thuế tăng từ 745.914.516 VNĐ lên 1.223.105.629 VNĐ,
tăng 477.191.113 VNĐ.
• Lợi nhuận sau thuế tăng từ 559.435.887 VNĐ lên 917.329.222 VNĐ,
tăng 357.893.335 VNĐ.
Mặt dù cuộc khủng hoảng tài chính và cuộc khủng hoảng nợ công của Châu
Âu làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế cả thế giới, các doanh nghiệp hầu hết
đều cắt giảm nhân công, thu hẹp sản xuất, nỗ lực tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu
trong nước để giảm bớt chi phí nhập khẩu, thu nhập và chi tiêu của người dân cũng có
xu hướng giảm, thắt chặt chi tiêu, nhu cầu sử dụng hàng ngoại nhập giảm, tất cả những
điểu nêu trên đều dẫn tới nhu cầu xuất nhập khẩu giảm mạnh nhưng doanh thu của
công ty vẫn tăng. Thành tích này là kết quả của mọi nỗ lực của các nhân viên trong
công ty và đã chứng minh tầm nhìn và chiến lược đúng đắn mà Ban lãnh đạo của công
ty đã vạch ra.
Bảng 1.2 Bảng kết quả doanh thu hoạt động giao nhận của công ty.
Trang 13

Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng doanh thu 6.812.420.845 6.997.854.138 8.236.430.334
Doanh thu hoạt
động giao nhận
5.842.322.117 6.231.589.110 7.541.919.037
Tỷ trọng (%) 85,76 89,05 91,24
1.5.2 Cơ cấu thị trường:
Bảng 1.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu
Đơn vị tính: VNĐ
Thị trường 2011 2012 2013
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
Nhật 43.852.650 25,49 68.874.302 34,60 70.069.889 33,12
Hongkong 21.302.135 12,39 24.558.293 12,34 31.894.770 15,07
Đài Loan 19.312.846 11,24 23.541.449 11,83 26.398.131 12,47
Thái Lan 36.540.129 21,25 39.055.028 19,62 42.441.313 20,05
Singapore 16.362.865 9,52 15.369.264 7,72 11.498.255 5,43
Thị trường
khác
34.592.802 20,11 27.651.193 13,89 29.364.900 13,88
Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy thị trường Nhật Bản là thị trường nhập khẩu
tiềm năng nhất, hàng năm công ty đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trường này với
lượng hàng hóa rất lớn. Những hàng hóa từ thị trường này chủ yếu là hàng dệt may,
giày dép, hàng thủ công mỹ nghệ…Đứng thứ 2 là thị trường Thái Lan với phần trăm
đáng kể và ngày cảng tăng dần qua các năm ( tăng từ Ở thị trường này mặt hàng chủ
yếu những năm gần đây là gốm sứ, gạch ngói,….Các thị trường khác cũng mang lại
doanh thu khá cao như : Đài Loan, Singapore,…
Bảng 1.4 Cơ cấu thị trường nhập khẩu
Đơn vị tính: VNĐ
Trang 14

Thị trường 2011 2012 2013
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
Nhật Bản 125.638.557 26,61 155.448.259 28,45 199.395.007 29,62
Trung
Quốc
73.451.159 15,56 76.855.901 14,07 82.550.400 12,26
Hongkong 91.936.482 19,47 123.520.226 22,60 155.901.645 23,16
Thái Lan 89.667.102 18,99 99.548.248 18,22 95.256.659 14,15
Singapore 52.257.898 11,07 43.689.926 7,99 59.415.887 8,84
Thị trường
khác
39.127.254 8,30 47.359.145 8,67 80.562.278 11,97
Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy thị trường Nhật Bản là thị trường nhập khẩu
tiềm năng nhất (chiếm gần 30% trong cơ cấu thị trường nhập khẩu), hàng năm công ty
đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trường này với lượng hàng hóa rất lớn. Đứng thứ
2 là thị trường Hongkong với phần trăm đáng kể ( chiếm 19,47%) và ngày tăng dần
qua các năm.
Chủ trương nhà nước là luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu nhưng
trên thực tế những năm qua kim ngạch xuât khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch
nhập khẩu. Cũng chính vì vậy mà doanh thu của 2 bảng cơ cấu thị trường lại có số liệu
chênh lệch khá lớn. Song nhìn chung về thị trường của 2 bảng trên vẫn là những thị
trường cũ. Thị trường Nhật Bản luôn đóng vai trò là thị trường tiềm năng cả về xuất
khẩu lẫn nhập khẩu. Các thị trường lớn như các nước ở Châu Âu, Châu Mỹ cũng có
nhưng số lượng rất ít. Doanh thu từ những thị trường này rất hạn hẹp. Vì vậy câu hỏi
cách doanh nghiệp đặt ra là làm thế nào để mở rộng quan hệ mua bán với các thị
trường này.Có như vậy thì cơ cấu thị trường mới có thể cân bằng hơn và chia đều giữa
các thị trường.
Trang 15
Chương 2: Nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng
đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA):

2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL)
xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt
( VICA):
Trang 16
KÍ HỢP ĐỒNG
DỊCH VỤ
GIAO LÊNH CẤP CONTAINER
VÀ PACKING LIST
THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI
LUỒNG XANH
VẬN CHUYỂN HÀNG TỪ KHO
RIÊNG ĐẾN NƠI TẬP KẾT HÀNG
LUỒNG ĐỎLUỒNG VÀNG
KIỂM TRA CHI TIẾT HỒ SƠKIỂM TRA CHI TIẾT HỒ SƠ
KIỂM TRA CHI TIẾT HÀNG
HÓA
THÔNG QUAN HÀNG HÓA VÀ
NỘP LỆ PHÍ HẢI QUAN
GIAO HÀNG TẠI CẢNG
PHÁT HÀNH VẬN ĐƠN
YÊU CẦU HÃNG TÀU CẤP
MB/L
GỬI THÔNG BÁO ĐÃ XẾP
HÀNG LÊN TÀU CHO ĐẠI LÝ Ở
NƯỚC NGOÀI
THEO DÕI LÔ HÀNG VÀ HỖ
TRỢ KHÁCH HÀNG
THANH TOÁN, BÀN GIAO
HỒ SƠ CHO ĐẠI LÝ BÊN
NƯỚC NGOÀI

THANH TOÁN CƯỚC PHÍ
Trang 17
2.2 Giải thích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng nguyên container
(FCL/FCL) xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt (VICA):
2.2.1 Giới thiệu một lô hàng thực tế:
No. HBL (Số House Bill of Lading): STSWL-60706
No. MBL (Số Master Bill of Lading): YMLUW4901s54044
Shipper (Người gửi): FURNIWEB (VIETNAM) SHAREHOLDING CO.
Address (Địa chỉ): Số 18, đường 3A, khu công nghiệp Biên Hòa II, thành phố
Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai
Consignee (Người nhận): Công ty JETNET
Địa chỉ: 301 SHIP, MOON CLINTON RD, MOON TOWN PA 15108
2.2.2 Kí hợp đồng dịch vụ:
Công ty VICA với danh nghĩa là công ty giao nhận vận chuyển cho khách hàng
là công ty cổ phần FURNIWEB (Việt Nam). Mặc dù được bên công ty D.T GRUELLE
(Mỹ) chỉ định chọn làm đại lý giao nhận bên xuất khẩu, song hai bên (VICA và
FURNIWEB Việt Nam) đã hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô thành công, an toàn
và hiệu quả. Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, VICA nhận xuất khẩu lô hàng mới cho
FUNIWEB. Lô hàng này được thực hiện trên cơ sở ký kết hợp đồng xuất khẩu giữa
công ty FURNIWEB (Việt Nam) và công ty JETNET (Mỹ). Cụ thể lô hàng như sau:
Người gửi: Công ty cổ phần FURNIWEB Việt Nam
Địa chỉ: số 18, đường số 3A, khu công nghiệp Biên Hòa 2,Thành phố Biên Hòa,
tỉnh Đồng Nai
Người nhận: Công ty JETNET (Mỹ)
Địa chỉ: 505 North Drive, P.O.Box 49, Swickley, PA 15143
Tên hàng: Sợi chỉ thun
Khối lượng: 16.050,96 kg
Trang 18
Thể tích: 56 CBM
Số kiện hàng: 22 kiện (384 thùng carton)

VICA đã tiến hành kiểm tra hàng hóa mà FUNIWEB gửi theo tiêu chí hàng hóa
đúng theo đặc điểm trong hợp đồng xuất khẩu, số kiện hàng và khối lượng, thể tích
đúng như hóa đơn thương mại.
Dựa vào mối quan hệ làm ăn giữa hai bên và giá trị lô hàng thì việc ký kết hợp
đồng sẽ được đơn giản qua việc giữa VICA và nhà xuất khẩu FURNIWEB Việt Nam
thực hiện việc giao kết thông qua chào bán và chấp nhận bằng miệng và thông thường
là qua email và điện thoại.
2.2.3 Thuê phương tiện vận tải:
2.2.3.1 Liên hệ với hãng tàu
VICA cung cấp lịch tàu theo yêu cầu của FURNIWEB để họ có thể biết được
thời gian tàu khởi hành để chuẩn bị hàng và làm thủ tục cho lô hàng trước khi lên tàu,
xem xét tuyến đường vận chuyển. Lịch tàu chạy này do các hãng tàu cung cấp, thường
theo lịch trình hàng tháng.
Theo lô hàng này, được D.T. GRUELLE chỉ định VICA đặt chỗ với
YANGMING, VICA liên hệ với hãng tàu về những thông tin như: lịch trình tàu chạy,
thời gian quy định gửi hàng ( Closing Time) vận chuyển bao nhiêu ngày thì đến cảng
SEWICKLEY, từ đó công ty tiến hành đặt chỗ cho lô hàng.
2.2.3.2 Đặt chỗ cho lô hàng:
Khi đã được đại lý bên Mỹ G.T GRUELLE chỉ định hãng tàu phù hợp (ở đây là
hãng tàu YANGMING), VICA tiến hành lấy Booking Note với hãng tàu:
Trong đó quy định:
- Số Booking Note: YMLUW490154044
- Tên tàu chở hàng: KING BRUCE 095A/YM MODESTY 04E
- Ngày tàu chạy: ngày 03 tháng 4 năm 2014
- Số lượng container: 01 X 40'DC
- Loại hàng hóa: G/C
- Cảng bốc hàng: Cảng Cát Lái
- Cảng chuyển tải: LOS ANGELES, CA
Trang 19
- Cảng dỡ hàng: SEWICKLEY, PA

- Nơi cấp container: Kho hàng SOLOG
- Nơi hạ bãi: Cảng CÁT LÁI
- Nơi đóng hàng:
- Thời gian quy định gửi hàng (Closing time): Trước 12 giờ ngày 02
tháng 04 năm 2014
- Điều kiện hạ bãi:
- Freight collect.
Nhiều hãng tàu khi cấp Booking Note (hay lệnh cấp container rỗng) để tránh
việc khách hàng nhầm lẫn thường ghi rõ nơi đóng hàng tại bãi hay kho riêng. Khi nhận
Booking Note, nhân viên phải hết sức chú ý tới nơi đóng hàng, nơi hạ container xem có
chính xác như khách hàng yêu cầu không, nếu không thỉ phải báo ngay cho hãng tàu
sửa lại. Bên cạnh đó thời gian gửi hàng cũng rất quan trọng, nếu thời gian gửi hàng
sớm quá cũng không thuận lợi cho việc đóng hàng và mở tờ khai vì container chỉ được
lưu lại cảng không đóng phí lưu bãi trong vòng 24 giờ hơn nữa container phải được
giao cho cảng 8 giờ trước khi tàu chạy. Vì thế phải chú ý đến Closing Time để cân đối
thời gian cho phù hợp.
2.2.4 Giao lệnh cấp Container và Container Packing List cho chủ hàng:
Sau khi lấy Booking Note với hãng tàu và VICA fax Booking cho chủ hàng
(FURNIWEB), chủ hàng cầm Booking Note đến phòng điều độ cảng để đổi lấy
container rỗng và niêm chì (seal). Từ lệnh cấp này chủ hàng sẽ sắp xếp thời gian nhận
container rỗng về kho hàng ở Biên Hòa đóng hàng của mình để đóng hàng vào
container.
Trước khi lấy container rỗng thì khách hàng phải kiễm tra kỹ tình trạng
container, không lấy container hị hư hỏng hoặc dơ bẩn và yêu cầu phải cấp container
sách tốt cho chủ hàng.
Sau khi nhận được container rỗng thì chủ hàng phải báo lại cho VICA số
container vừa nhận được để VICA báo lại cho hãng tàu để họ liệt kê vào danh sách
container được xếp lên tàu.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà Booking Note quy định đóng hàng ở kho
riêng hay đóng tạu bãi mà việc đóng hàng do khách hàng đảm nhiệm. Đóng hàng tại

Trang 20
bãi để cơ quan kiểm hóa kiểm tra xong mới kẹp chì. Nếu đóng ở kho riêng thì chủ hàng
kéo cont về kho riêng đóng hàng rồi vận chuyển ra bãi để cơ quan kiểm hóa kiểm tra
lại rồi mới kẹp chì.
Ngoài ra các công ty có kho riêng ở khu chế xuất thì việc đóng hàng vào
container ở kho riêng được cơ quan kiểm hóa ở khu chế xuất giám sát và kẹp chì.
Sau khi đóng hàng xong, VICA sẽ giao container này cho hãng tàu để lấy
Container Packing List. Sau này, VICA sẽ mang Container Packing List đến hãng tàu
để đổi lấy vận đơn. Chủ tàu quy định thời gian gửi hàng (closing time) trước 12h ngày
02 tháng 04 năm 2014.
Lập sổ theo dõi chứng từ hàng xuất bao gồm tên tàu, số chuyến, tên người gửi
hàng, Master B/L, House B/L, số lượng và loại container, số container, đích đến, kí mã
hiệu, lưu ý…
Sau khi khách hàng booking, VICA yêu cầu khách hàng gửi Invoice, Packing
List và những chứng từ liên quan đến lô hàng xuất.
2.2.5 Vận chuyển lô hàng từ kho chủ hàng đến nơi tập kết hàng:
Khi xe chở container hàng đến cảng Cát Lái thì phải qua trạm cân container, tại
đây nhân viên trạm cân sẽ nhận Packing List (bảng kê khai hàng hóa) từ lái xe, kiểm
tra đúng số container thực tế, ghi trọng lượng của từng container vào Packing List,
đóng dấu trạm cân ở bên cạnh và chuyển Packing List cho lái xe. Sau đó, tài xế làm thủ
tục ở phòng thương vụ, lái xe trình Packing List cho nhân viên thương vụ, khai báo về
việc kiểm hoá, nhân viên thương vụ cập nhật máy tính tên chủ hàng, số container, trạng
thái đã có hàng trong container…sau đó lập hóa đơn, ký lên hóa đơn, ghi ngày tháng,
số lượng, số hóa đơn trên Packing List và chuyển cả hóa đơn, Packing List cho phòng
thu ngân, tại đây khách hàng đóng tiền và nhận lại Packing List, hóa đơn có dấu “ĐÃ
THU TIỀN”. Tiếp theo lái xe đến phòng phát hành EIR (Equipment Intercharge
Receipt- chứng từ giao nhận container giữa cảng và khách hàng), nhân viên kiểm tra
Packing List và nhập số hóa đơn vào máy và chương trình sẽ tự động hiển thị EIR với
một số thông tin tên chủ hàng, số hiệu, cỡ container, trọng lượng, tên tàu, số lượng,
cảng dỡ, cảng đích…

Trang 21
Tại cổng vào của cảng, lái xe xuất trình bộ EIR, nhân viên cổng kiểm tra lại số
xe, số seal, loại container thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không, nếu chính xác thì
nhân viên viên cổng cho lái xe vào đúng vị trí hạ bãi, sau đó nhân viên bãi kiểm tra
hàng hóa, ghi số hiệu phương tiện hạ, thời điểm hạ, kiểm tra tờ khai nếu hàng hóa là
hàng miễn kiểm tra thì cho hạ bãi tại nơi chờ xuất, còn nếu hàng bị kiểm hóa thì cho hạ
Container ở bãi kiểm hóa chờ Hải Quan kiểm rồi kẹp seal hãng tàu và seal Hải Quan.
Sau đó nhân viên bãi đóng dấu tên vào mục bãi Container trên liên một EIR rồi
hướng dẫn cho xe hạ Container xuống đúng nơi quy định. Lái xe giữ phiếu hạ
Container để sau này nếu có phát sinh thì mang ra đối chiếu với hãng tàu và cảng.
2.2.6. Thực hiện thủ tục Hải Quan
2.2.6.1. Khai báo Hải Quan điện tử
Khai báo Hải Quan điện tử được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện
tử Hải Quan. Lên tờ khai là một khâu rất quan trọng trong quá trình làm hàng vì quá
trình này có diễn ra suôn sẻ hay không phụ thuộc vài khâu này. Vì vậy trước khi tiến
hành thực hiện khai báo,VICA cần yêu nhà phía nhà xuất khẩu gửi tất cả những chứng
từ cần thiết như Giấy - chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O), Hóa
đơn thương mại (Invoice), Bảng khai chi tiết hàng hóa (Packing List) để VICA có đủ
thông tin và cơ sở khai báo và xuất trình khi được Hải Quan yêu cầu kiểm tra.
Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành công việc lên tờ khai thông qua phần
mềm ECUS-EX4 điện tử đến chi cục Hải Quan điện tử theo mẫu tờ khai hàng xuất
(HẢI QUAN/2012-XUẤT KHẨU). Cụ thể ở lô hàng xuất của công ty FURNIWEB
Việt Nam các bước lên tờ khai như sau:
Trang 22
Hình 2.1 Giao diện phần mềm ECUS-EX4
Có 3 mục
a.Thông tin tờ khai
- Tại ô “Tổng cục Hải Quan”:
+ Chi cục Hải Quan: Chi cục HẢI QUAN quản lý hàng đầu tư HCM
+ Chi cục Hải Quan cửa khẩu xuất: Cảng Cát Lái

Tiêu thức 1: Người xuất khẩu
Ghi đầy đủ thông tin về tên và địa chỉ của công ty XUẤT KHẨU, mã số thuế
Ở đây người XUẤT KHẨU là: Công ty Cổ phần FURNIWEB Việt Nam
Địa chỉ: Số 18, đường 3A, KCN Biên Hòa II, Đồng Nai
Trang 23
Mã số thuế:
Tiêu thức 2: người nhập khẩu
Ghi đầy đủ thông tin về tên và địa chỉ của Công ty nhập khẩu, không bắt buộc
phải ghi mã số thuế của công ty
Ở đây người nhập khẩu là: JETNET CORPORATION
Địa chỉ: 505 North Drive, 79N Industrial Park, P.o. Box 49, Sewickley, PA
15143, USA
Tiêu thức 3:Người ủy thác
Nếu quá trình XUẤT KHẨU có qua công ty ủy thác thì ghi đầy đủ thông tin
liên quan đến công ty ủy thác như tiêu thức 1 và 2. Trong trường hợp này không có
công ty ủy thác nên để trống.
Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan
Ghi tên đại lý làm thủ tục Hải Quan, ở đây không có nên để trống.
Tiêu thức 5: Loại hình
Đánh dấu vào loại hình mà doanh nghiệp đăng ký cho lô hàng. Đối với lô hàng
này là Xuất đầu tư kinh doanh.
Tiêu thức 6: Giấy phép (nếu có)
Tiêu thức này dành cho các loại hình hàng hóa xuất khẩu phải có giấy phép của
Nhà nước, các cơ quan có thẩm quyền.
Đối với mặt hàng sợi chỉ thun xuất khẩu không cần giấy phép nên để trống
Tiêu thức 7: Hợp đồng
● Dựa vào Hợp đồng ngoại thương, ghi rõ số Hợp đồng, ngày ký và ngày
hết hạn (nếu có)
● Hợp đồng số: OC/JCN/010/14V
Trang 24

● Ngày :12/02/2014
Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại
Căn cứ vào Hóa đơn thương mại ghi rõ số và ngày hóa đơn.
Hóa đơn thương mại số: FVSC-042/14
Ngày: 31/03/2014.
Tiêu thức 9: Cửa khẩu xuất hàng
Ghi tên cửa khẩu xuất hàng theo hợp đồng ngoại thương hay căn cứ vào B/L
( Bill of Lading)
Cửa khẩu: C048 – Cảng Cát Lái.
Tiêu thức 10: Nước nhập khẩu
Ghi tên nước mà hàng hóa được NHẬP KHẨU vào: United States of American
Tiêu thức 11: Điều kiện giao hàng:
EXW
Tiêu thức 12: Phương thức thanh toán
Ghi tên phương thức thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại
thương. Ở đây là thanh toán T/T
Tiêu thức 13: Đồng tiền thanh toán
Ghi theo đồng tiền thanh toán đã được thảo thuận trong hợp đồng ngoại thương.
Ở hợp đồng của lô hàng này là USD.
Tiêu thức 14: Tỷ giá tính thuế
Tỷ giá tính thuế: là tỷ giá bình quân liên ngân hàng cập nhật theo công bố của
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong ngày đăng ký tờ khai.Ở đây tỷ giá được cập nhật
là 21.036
Ngoài ra còn các tiêu thức ghi số kiện, trọng lượng, số lượng container
Trang 25
Lô hàng này có 22 kiện, trong lượng 17.548,56kg, 1 container 40’
b. Danh sách hàng
Tên hàng (Mô tả chi tiết): Ghi rõ tên hàng hóa theo Hợp đồng, hóa đơn
Mã HS: Ghi mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam
(HS.VN) do Tổng cục Thống kê ban hành. Mặt hàng này có mã số HS là 56041000

Xuất xứ: Ghi tên nơi hàng hóa được chế tạo (sản xuất ra). Căn cứ vào giấy
chứng nhận xuất xứ đúng quy định, thỏa thuận trên hợp đồng và các tài liệu khác có
liên quan đến hàng. Áp dụng mã nước quy định ISO.
Tình trạng hàng hóa: Chọn tình trạng là hàng mới hay hàng cũ
Lượng: Ghi rõ đầy đủ số lượng của từng mặt hàng.
Đơn vị tính: Đây là đơn vị tính của từng mặt hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng
(kg,lb,tấn, ).Lô hàng này áp dụng đơn vị tính là Kg
Đơn giá nguyên tệ: tiêu thức này thể hiện giá cả của mặt hàng nhập khẩu cho 1
đơn vị tính ghi ở tiêu thức 21 bằng ngoại tệ, đã được thảo thuận trong hợp đồng ngoại
thương.
Trị giá nguyên tệ: Là tổng trị giá của từng lô hàng bằng ngoại tệ
Trị giá nguyên tệ của hợp đồng này là 77.044,61 USD
Thuế xuất khẩu:
+ Thuế suất xuất khẩu:
+ Thuế VAT:
Lô hàng này không nộp thuế.
Trị giá nguyên tệ = Số lượng x Đơn giá ngoại tệ