Tiểu luận hệ quản trị cơ sở dữ liệu quản lý vật tư

ề Tài :Quản Lý Vật T
SVTH: Phm Th Tuyn
Nguyn Th Hoi Thu
o Th Thanh Dung
GVHD: Lờ Th Nhung
Lời nói đầu
Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã
hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử .CNTT đang là nhu
cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội
và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụng trong
quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý
vật t và thực sự chiếm đợc lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để cho ra
đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kế phải hiểu
đợc thực tế về công ty, doanh nghiệpmà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ
liệu để quản lý. Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xác cao, việc lu
trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt
động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao
đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp .
Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế
theo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối
xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại. Với việc
áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng
ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trình phần mềm
quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và
bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho
các doanh nghiệp trong và ngoài nớc.
Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, các
trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm
quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác
quản lý của mình.

Chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các
thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốt hơn.
Kho sỏt h thng:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt
hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tửCác
mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập
hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập ơn mua hàng dựa trên
báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn
mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà
cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh
toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra
xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết
hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành
viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh
toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất
của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng,
quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất
để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính
doanh thu gửi ban lãnh đạo.
1.Mục ích:
Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có ầy
ủ về các thông tin, ể từ ó làm thế nào xây dựng ợc dự án mang tính
khả thi nhất.
2.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
-Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn
của nhà tin học.
a-Có các bớc quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.

+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phơng pháp thăm dò.
+Phơng pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.
Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tơng lai.
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai.
-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản
lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao
-Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu
kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
3 Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp
-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế
hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào
phạm vi của tổ chức:
+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty
+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên
doanh
+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp
-Xác định mục tiêu dự án:
+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật

+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động,
hoàn vốn nhanh
+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện
+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp
ứng các u tiên, hạn chế áp đặt
-Phác hoạ các giải pháp:
+Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án.
+Có một định hớng trong triển khai dự án.
+Chỉ ra đợc:
*Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp thực
hiện.
*Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ).
-Cân nhắc tính khả thi:
+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.
+Khả thi về kinh tế.
II. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t.
.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt
hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tửCác
mặt hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập
hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên
báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn
mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà
cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh
toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra
xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết
hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành
viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh

toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất
của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng,
quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất
để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính
doanh thu gửi ban lãnh ạo.
.2.Mục ích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng
thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của
Trung Tâm.
.3.Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một
cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục nh thế,
ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là
khá đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy
lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dới đây là một số mô hình
và phơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác
nhau:
A.Biểu ồ phân cấp chức năng:
Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng
B.BiÓu ®å luång d÷ liÖu
BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh (Møc 0):
H×nh 2:BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh
Mức 1(Mức đỉnh):
Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mức 2(Mức dới đỉnh)
Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng
nhỏ trong từng chức năng lớn.
*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng

Hình 4:Biểu ồ luồng dữ liệu mức dới ỉnh-Chức năng nhập
hàng.
BLD ịnh nghĩa chức năng 2: Chức năng xuất hàng
Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới ỉnh-Chức năng xuất hàng
BLD ịnh nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dõi nhập, xuất,
doanh thu.
Hình 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng theo dõi nhập, xuất,
doanh thu.
BLD định nghĩa chức năng 4: Chức năng lập báo cáo.
Hình 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh - Chức năng lập báo cáo.
C: Phân tích về dữ liệu.
-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần
thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ
thống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh d thừa dữ liệu,
tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.
a.Xác định các thực thể.
Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần lu trữ
những thực thể sau:
Thực thể : + Nhà cung cấp.
+ Khách hàng.
+Vật t.
+Nhân viên.
+Hình thức thanh toán.
+Hoá đơn mua.
+Hoá đơn bán.
+Kho.
+Phiếu nhập.
+Phiếu xuất.
b.Xác định các thuộc tính của thực thể.
+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên

nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên
khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể vật t gồm các thuộc tính: Mã vật t, Tên vật t, Đơn vị tính,
Số lợng, Đơn giá.
+ Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân
viên, Địa chỉ, Điện thoại.
+ Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho.
+Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức
thanh toán, Tên hình thức thanh toán.
+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày
lập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lợng,
Đơn giá.
+ Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã
vật t, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng,
Đơn giá.
+ Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày
lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kợng, Đơn giá.
+Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã
vật t, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng, Đơn giá.
*Mô hình thực thể/liên kết( Mô hình E-R).
Thiết kế cơ sở dữ liệu.
*Thiết kế các bảng dữ liệu:
1>.Phieunhap: Bảng Phiếu nhập
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu
Char
10 Số phiếu _khóa chính
SoHĐ_mua
Char

10 Số hoá đơn mua_khoá ngoại
Ngaynhap Date/time Ngày nhập
Mancc
Char
10 Mã nhà cung cấp_ khoá ngoại
Makho
Char
10 Mã kho_ khoá ngoại
Manv
Char
10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
2>.NhapCT :Bảng Nhập chi tiết
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu
Char
10 Số phiếu _khóa ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Soluong
Char
10 Số lợng
Dongia
Char
10 Đơn giá
3>.Phieuxuat:Bảng Phiếu xuất
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu
Char
10 Số phiếu _khoá chính

SoHĐ_ban
Char
10 Số hoá đơn bán_ khoá ngoại
Ngayxuat date/time Ngày nhập
Makhach
Char
10 Mã khách_ khoá ngoại
Makho
Char
10 Mã kho_ khoá ngoại
Manv
Char
10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
4>.XuatCT :Bảng Xuất chi tiết
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu
Char
10 Số phiếu _khóa ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Soluong
Char
10 Số lợng
Dongia
Char
10 Đơn giá
5>.Khachhang:Bảng Khách hàng
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Makhach

Char
10 Mã khách_khóa chính
Tenkhach
VarChar
50 Tên khách
Diachi
VarChar
50 Địa chỉ
Dienthoai
VarChar
10 Điện thoại
Sotk
VarChar
50 Số tài khoản
fax
VarChar
15 Fax
6>.Nhacungcap:Bảng Nhà cung cấp
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Mancc
Char
10 Mã nhà cung cấp_khóa chính
Tenncc
VarChar
50 Tên nhà cung cấp
Diachi
VarChar
50 Địa chỉ
Dienthoai
Char

10 Điện thoại
Sotk
VarChar
50 Số tài khoản
Fax
VarChar
15 fax
7>.Vattu: BảngVật t
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Mavt
Char
10 Mã vật t_khoá chính
Tenvt
VarChar
50 Tên vật t
Donvitinh
Char
10 Đơn vị tính
8>.Kho:Bảng Kho
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Makho
Char
10 Mã kho_khóa chính
Tenkho
VarChar
50 Tên kho
Diachikho
VarChar
50 Địa chỉ kho
9>.HinhthứcTT:Bảng Hình thức thanh toán

Tên trờng Kiểu dữ
liệu
Độ
rộng
Ghi chú
Mahttt
Char
10 Mã hình thức thanh toán_khóa chính
Tenhttt
VarChar
50 Tên hình thức thanh toán
10>Nhanvien: Bảng Nhân viên
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Manv
VarChar
10 Mã nhân viên_khoá chính
Tennv
VarChar
50 Tên nhân viên
Diachi
VarChar
50 Đia chỉ
Dienthoai
Char
10 Điện thoại
11>.HDban:Bảng hóa đơn bán
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
SoHĐ_ban
VarChar
10

Số hoá đơn bán_khoá
chính
Ngaylap Date/Time
Ngày lập hoá đơn
Makhach
Char
10 Mã khách_ khoá ngoại
Manv
Char
10
Mã nhân viên_khoá
ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Soluong
Char
10 Số lợng
Dongia Number Double Đơn giá
12>.HDmua:Bảng hoá đơn mua
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_mua
Char
10
Số hoá ơn mua_khoa
chính
Ngaylap Date/Time
Ngày lập hoá ơn
Mancc
Char

10 Mã nhà cung cấp_ khoá ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Dongia
Char
10 Đơn giá
Soluong
Char
10 Số lợng
Manv
Char
10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
13>.Dong_hdban:Bảng dòng hoá đơn bán
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_ban
Char
10 Số hoá đơn bán_khoá ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Soluong
Char
10 Số lợng
Dongia
Char
10 Đơn giá
Thanhtien
Char
10 Thành tiền

14>.Dong_hdmua:Bảng dòng hoá đơn mua
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_mua
Char
10 Số hoá đơn mua_khoá ngoại
Mavt
Char
10 Mã vật t_ khoá ngoại
Soluong
Char
10 Số lợng
Dongia
Char
10 Đơn giá
Thanhtien
Char
10 Thành tiền