HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
*****
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
Họ tên sinh viên : Phan Thị Thu Hằng
Lớp : Kế toán Khoá 41 Hệ: tại chức
Mã sinh viên : TC 414503
Giáo viên hướng dẫn : Thạc Sỹ Nguyễn Thị Thanh Diệp
HÀ NỘI - 03/2013
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 1

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 01
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC 03
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc………………………………… ……………………………………… ……03
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc……………………………………………………………….…………………06
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc…… 08
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC…………………………………… …… 18

2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc………………………………………………………………………… …… 18
2.1.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho……………………………………….18
2.1.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu………………………………… ………18
2.1.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ………………………………… ………24
2.1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán……………………………29
2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc ….34
2.2.1. Tài khoản sử dụng…………………………………………………….………37
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc………40
2.2.3. Quy trình ghi sổ…………………………………………………….…………43
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC…………………………………… …… 47
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United
Motor Vĩnh Phúc và phương hướng hoàn thiện……………………………… ……47
3.1.1- Ưu điểm……………………………………………………………… …… 47
3.1.2- Nhược điểm……………………………………………………………… ….49
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện …………………………………………………….51
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United
Motor Vĩnh Phúc………………………………………………………… ……… 51
3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu……………………………….…………51
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán……….53
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 2

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ………………………… ……………53
3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết………………………………………….………………54
3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp……………………………………… ………………54
3.2.6- Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu……………………………54
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp…………… ……………………………………54

KẾT LUẬN ……………………………………………………………….……… 56
TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………….57
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
KÝ HIỆU VIẾT TẮT NỘI DUNG VIẾT TẮT
NVL Nguyên vật liêu
SXKD Sản xuất kinh doanh
KKTX Kê khai thường xuyên
TGNH Tiền gửi ngân hàng
NK Nhập khẩu
PX Phân xưởng
GTGT Giá trị gia tăng
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 3

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng biểu Nội dung Trang
Biểu 1.1 Bảng định mức vật tư 14
Biểu 1.2 Biên bản kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu 17
Biểu 2.1 Mẫu hoá đơn GTGT 20
Biểu 2.2 Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư 22
Biểu 2.3 Mẫu phiếu nhập kho 23
Biểu 2.4 Mẫu phiếu yêu cầu xuất vật tư 25
Biểu 2.5 Mẫu phiếu xuất kho 26
Biểu 2.6 Mẫu phiếu xuất kho 27
Biểu 2.7 Mẫu thẻ kho 28

Biểu 2.8 Sổ chi tiết vật liệu 30
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 4

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Biểu 2.9 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 33
Biểu 2.10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán 35
Biểu 2.11 Bảng tổng hợp phải trả người bán 36
Biểu 2.12 Bảng kê xuất nguyên vật liệu 39
Biểu 2.13 Bảng tổng hợp xuất vật liệu 40
Biểu 2.14 Sổ nhật ký chung 43
Biểu 2.15 Sổ cái TK nguyên vật liệu 45
Biểu 2.16 Sổ cái TK tiền gửi ngân hàng 46
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ Nội dung Trang
Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý ở Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc 09
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 5

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển các doanh
nghiệp sản xuất phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, với sự cạnh tranh khốc
liệt của thị trường và yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Vì vậy
muốn đứng vững trên thị trường đòi hỏi những nhà quản lý doanh nghiệp luôn
phải thường xuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản
phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một trong ba khoản mục cấu thành nên
giá thành sản phẩm, là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất
kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ

trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu dự
trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm,
tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó
mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý vật liệu ở tất cả các khâu của quá
trình sản xuất và kế toán vật liệu chính là một công cụ đắc lực. Bên cạnh đó,
để đánh giá việc quản lý, sử dụng vật liệu có hợp lý và đạt hiệu quả không,
doanh nghiệp phải sử dụng các phương pháp phân tích. Phân tích tình hình sử
dụng, quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp thấy được ưu, nhược điểm
trong công tác quản lý và sử dụng của mình từ đó có những biện pháp khắc
phục.
Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực trạng sản xuất kinh doanh tại
công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc em đã nhận thấy được tầm quan
trọng của hạch toán và sử dụng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh
doanh của Công ty. Cùng với những kiến thức tiếp thu được trong thời gian
học tập tại trường em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc" cho chuyên đề thực tập của
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 6

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
mình. Trong quá trình thực tế được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng
dẫn Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp, các anh chị trong phòng kế toán cùng sự
nỗ lực của bản thân nhưng do nhận thức và trình độ có hạn nên bản báo cáo
của em còn nhiều sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng
góp để giúp em hoàn thiện hơn kiến thức của mình.
Nội dung của chuyên đề thực tập ngoài phần mở đầu và kết luận còn
có ba chương:
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 7

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc
Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc là một trong những doanh
nghiệp cung cấp linh kiện, phụ tùng xe máy tại Việt Nam. Sản phẩm của công
ty chủ yếu là các loại sản phẩm như đồng hồ công tơ mét, củ đề, máy phát
điện, cụm IC, chỉnh lưu, rơ le đề, rơ le nháy, cuộn cao áp. Do đặc điểm sản
phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã và chủng loại khác nhau nên công ty
phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như bóng đèn, dây điện, hạt nhựa,
băng keo, giấy mạ kim loại, túi nilong. Với từng loại sản phẩm khác nhau và
tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về mẫu mã, chủng loại sản
phẩm là khác nhau từ đó cần những NVL phù hợp.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty TNHH
United Motor Vĩnh Phúc thì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất đặc biệt là
NVL chính. Do vậy khi có biến động nhỏ về chi phí NVL thì sẽ có ảnh hưởng
đến giá thành sản phẩm của Công ty.
Đặc điểm NVL của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc nói chung
không gây khó khăn trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản nhưng
trong quá trình bốc dỡ vận chuyển và bảo quản không tốt gây ảnh hưởng đến
chất lượng NVL không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực
tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra của Công ty. Do vậy công ty cần có các
biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại NVL tránh hư

hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Công ty.
Bên cạnh đó với mỗi đơn hàng, doanh nghiệp mua NVL cần thiết để
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 8

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó, để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu
cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm tồn đọng trong kho, gây thiệt
hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu NVL
gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm
cho việc sản xuất kinh doanh của công ty kém hiệu quả. Do vậy việc tính toán
định mức và kế hoạch thu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu NVL cũng
không tốt cho việc SXKD của công ty.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Công ty TNHH
United Motor Vĩnh Phúc có những nét riêng. Việc sử dụng tiết kiệm trong sản
xuất là biện pháp tích cực góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất. Vì vậy cần
quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí NVL ở tất cả các khâu thu mua,
bảo quản, dự trữ, sử dụng và vận chuyển đặc biệt với NVL chính.
* Phân loại nguyên vật liệu
Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc sử dụng một khối lượng NVL
lớn, đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mỗi loại NVL lại có tính năng khác nhau. Với
đặc điểm SXKD của Công ty, để tiến hành quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu
quả và hạch toán được chi tiết thì việc phân loại NVL phải đảm bảo hợp lý và khoa
học. Công ty tiến hành phân loại NVL dựa vào nội dung kinh tế, vị trí, vai trò
và công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm và được
phân thành các loại sau:
Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc bao gồm
các loại sau:
Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là
cơ sở vật chất chủ yếu cấu tạo nên sản phẩm như: bóng đèn, dây điện, hạt

nhựa,….
Nguyên vật liệu phụ là băng keo, giấy mạ kim loại, túi nilông, …
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 9

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Nhiên liệu là xăng dầu các loại như xăng các loại, dầu diezel, dầu phụ,
… dùng để cung cấp cho máy hoạt động, nấu vật liệu, cho các phòng ban đi
liên hệ công tác.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị
Công ty đang sử dụng như các loại vòng bi, bánh răng, mũi khoan, khuôn đúc,
….
Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu Công ty đã tổ chức thành
các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự
biến động của các vật tư cũng như quản lý các vật tư.
* Danh mục nguyên vật liệu
Danh mục nguyên vật liệu Mã hoá nguyên vật liệu
Dây điện AVF0.3mm C0804
Giắc nhựa DJ 7013-6.3-21 GC0101
Giắc cắm 1 lỗ DJ221-3.5A GC0102
Giắc nhựa 2 lỗ DJ 7021A-2.8-2.1 GC0103
Giắc nhựa 3 lỗ DJ 7031A-2.8-2.1 GC0104
Giắc nhựa 6 lỗ DJ 7061A-2.8-2.1 GC0105
Giắc nhựa 9 lỗ DJ 7091A-2.8-2.1 GC0106
Giắc nhựa màu đỏ DJ7031-2-21
GC0107
Giắc nhựa màu trắng DJ7031-2-21 GC0108
Đui đèn cao su DJ 029-2 GC0110
Bóng đèn 12V-1.7W BĐ0001
Bóng đèn 10V-3W BĐ0002

Ống gen PVC F3 OG1101
Ống gen PVC F10 OG1102
Ống gen PVC F12 OG1103
Ống gen PVC F16 OG1104
Ống gen PVC F18 OG1105
Băng keo S0109
Lõi cơ trục ngược T0101
Ốc vít Q0123
Đinh vít D1101
Hạt nhựa San HN8901
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 10

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Hạt nhựa PP HN8905
Tấm đệm giữa đèn xi nhan YN0019
Giấy mạ kim loại G6102
Long đen Q0125
……
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH United
Motor Vĩnh Phúc
* Thu mua NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo đơn đặt
hàng, theo hợp đồng, tuỳ theo yêu cầu của từng đơn đặt hàng doanh nghiệp sẽ
tiến hành thu mua NVL phục vụ cho sản xuất. Ngoài một số đơn đặt hàng có
yêu cầu phải nhập nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất,
còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các đơn vị sản
xuất trong nước.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập NVL đầu vào cho
sản xuất sản phẩm của mình là rất quan trọng, vì thế Công ty TNHH United

Motor Vĩnh Phúc luôn tìm kiếm và khai thác các đơn vị sản xuất sao cho mua
được NVL với giá thấp mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung cấp
kịp thời cho sản xuất.
Các phương thức thu mua NVL của Công ty TNHH United Motor
Vĩnh Phúc hiện nay bao gồm:
- NVL nhập khẩu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu
cầu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên thị trường trong nước không
cung cấp hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập
vật liệu từ nước ngoài. Phương thức thu mua từ nước ngoài thường tốn nhiều
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 11

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
thời gian do phải làm các thủ tục hải quan và vận chuyển kéo dài. Nhà cung
cấp nước ngoài của công ty là công ty Chong Qing Lihua (Trung Quốc).
- NVL mua trong nước: Chủ yếu các vật liệu của Công ty đều được
mua vào từ các đơn vị sản xuất trong nước. Với phương thức này có nhiều lợi
nhuận hơn so với nhập khẩu vì giá mua thấp hơn, việc vận chuyển dễ dàng
hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan. Đơn vị cung cấp chính
trong nước của công ty là : Công ty Lightheart, Công ty Tường Thuấn
Nhìn chung công tác thu mua NVL của công ty khá thuận lợi cho việc
sản xuất đơn đặt hàng, hệ thống xây dựng định mức hợp lý và các loại NVL
công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường.
*Sử dụng NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát
sinh các nhu cầu về NVL. Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa
trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xây dựng NVL cần dùng về chủng loại,
số lượng từ đó lập giấy yêu cầu xuất vật tư lên phòng kế toán. Sau khi được
duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho NVL của công ty.
Việc sử dụng NVL tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ý

đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả. Quá trình sử dụng NVL được ghi chép rõ
ràng, đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng. Tuỳ các phân xưởng sản xuất việc sử
dụng NVL dựa trên các định mức tiêu hao NVL mà phòng kinh doanh đề ra.
Mỗi cá nhân trong công ty khi sử dụng NVL đều phải dùng đúng mục đích sao
cho tiết kiệm, đạt hiệu quả.
* Hệ thống kho chứa NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Để NVL đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu
mua các vật liệu đảm bảo chất lượng mà còn có sự bảo quản hợp lý tránh hư
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 12

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
hỏng mất mát trong quá trình sản xuất tại Công ty.
Hệ thống kho của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc bao gồm 2
kho chính: một kho dùng để bảo quản NVL, kho còn lại dùng để chứa thành
phẩm đã sản xuất được. Bên cạnh 2 kho chính tại mỗi phân xưởng đều có kho
riêng lấy NVL từ kho chính sau đó đem ra phát dần cho các tổ sản xuất.
Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất
lượng sau đó đưa vào nhập kho để quản lý. Kho là điểm xuất phát và cũng là
điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, vì vậy việc bảo quản NVL của công
ty được tuân theo quy định trong quản lý kho của công ty. Kho NVL được
trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng.
NVL được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự tạo điều kiện thuận lợi cho
việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất, kịp thời nhất.
Trong quá trình luân chuyển vật liệu tại Công ty, các vật liệu đều được
lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất. Chính vì vậy
công tác quản lý, bảo quản NVL tại kho là rất quan trọng. Các cán bộ, nhân
viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này cần chú ý theo dõi tình hình
nhập - xuất - tồn kho về số lượng thực tế để đảm bảo phát hiện kịp thời và
giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát NVL trong Công ty.

1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor
Vĩnh Phúc
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 13

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý ở công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ
giữa các phòng ban, bộ phận trong Công ty:
-Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền
nhân danh công ty để quyết định về mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền
lợi của Công ty, có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển. phương án đầu
tư tài chính của công ty.
-Tổng giám đốc: Là người có quyền điều hành mọi hoạt động hàng
ngày của Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện
các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 14

Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Phòng
tiêu thụ
Phòng
vật tư
Phòng hành
chính
Phòng kỹ
thuật
Phòng

kế toán
Phòng
KCS
PX Điện PX Đồng hồ
Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
-Phó tổng giám đốc: Là người thay thế khi vắng mặt tổng giám đốc, trực
tiếp quản lý các vấn đề ở các phòng ban, phân xưởng, phê duyệt các kế hoạch
sản xuất, báo cáo đầy đủ kịp thời cho tổng giám đốc khi cần thiết và là người
chịu trách nhiệm về các hoạt động khác nhau theo sự phân công của tổng giám
đốc Công ty.
-Phòng tiêu thụ: Là phòng trực tiếp nhận đơn đặt hàng của các công ty,
triển khai và tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng
trong, ngoài nước, làm công tác kinh tế, tham mưu cho giám đốc trên lĩnh vực
sản xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trường cung cầu, xây dựng kế hoạch và
điều hành tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
-Phòng vật tư: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, theo kế hoạch của
sản xuất, mỗi nhân viên trong phòng sẽ đi liên hệ với các nhà cung cấp để
tham khảo giá giữa các nhà cung cấp với nhau sau đó thu mua.
-Phòng hành chính: Có trách nhiệm tham mưu giúp cho ban giám đốc
về cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh và nhân sự, soạn thảo các công văn, giấy
tờ, các quyết định của ban giám đốc, quản lý hồ sơ toàn bộ công nhân viên,
quản lý lao động tiền lương và các chế độ đối với người lao động.
-Phòng kỹ thuật: Phải nắm vững các thông tin kinh tế về lĩnh vực sản
xuất, nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý kỹ thuật sản xuất,
máy móc thiết bị, đồng thời phải thông báo cho hai phân xưởng kế hoạch sản
xuất từng ngày, tháng, năm một cách kịp thời và đầy đủ.
-Phân xưởng Điện, Đồng hồ: Đây là hai phân xưởng chính trong Công
ty để tạo ra sản phẩm. Hai PX hoạt động dưới sự chỉ đạo của các phòng ban và
có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh ngày, tháng, năm.

-Phòng kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, xử lý số liệu, tổ chức hệ thống
sổ sách kế toán, lập báo cáo thống kê và chịu trách nhiệm báo cáo với tổng
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 15

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
giám đốc về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Lập kế hoạch tài chính, tổ chức theo dõi hạch toán kinh tế và quyết toán hàng
tháng, quý, năm cho công ty, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, có
biện pháp giải quyết những trưòng hợp bất thường, bất hợp lý về tài chính.
-Phòng KCS: Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra giám sát về chất lượng vật
tư, sản phẩm, bán thành phẩm, thiết bị, dụng cụ đo lường theo tiêu chuẩn cơ
sở và tiêu chuẩn Việt Nam, đăng ký công bố tiêu chuẩn theo quy định của nhà
nước, kiểm tra xác định chất lượng sản phẩm cho khách hàng đổi hoặc trả lại
công ty, xây dựng công tác theo chất lượng ISO, tham gia công tác nghiên cứu
các sản phẩm mới, đề tài ứng dụng khoa học kỹ thuật.
* Yêu cầu quản lý NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thì mục đích cuối cùng của các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận. Vì vậy các doanh
nghiệp cần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết
để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi chi phí, hạ giá thành và tăng lợi
nhuận cho doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, do đó NVL cần phải được quản lý tốt
để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp
biết sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm và sản phẩm làm ra có chất
lượng tốt mà giá thành hạ sẽ tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với vai trò
như vậy nên công ty yêu cầu quản lý NVL được đặt ra trong tất cả các khâu
thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng:
- Về khâu thu mua: Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi
trong việc cung ứng vật tư nên Công ty đã để cho các đội tự đi tìm nguồn

hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều này đã tạo ra sự chủ động trong sản
xuất đối với các đội công trình và tận dụng được sự năng động của các nhân
viên, tạo điều kiện cho việc thu mua vật tư được nhanh chóng, đầy đủ về số
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 16

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
lượng chủng loại và chất lượng, bên cạnh đó còn tìm ra được nguồn vật tư có
giá mua thấp, địa điểm thu mua thuận tiện, từ đó giảm được chi phí vật liệu
góp phần giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
- Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, đủ
đảm bảo cho sản xuất và không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi di động
theo các công trình đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu.
- Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua
phòng vật tư thiết bị xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết
kiệm và quản lý tốt vật liệu.
* Các bộ phận trong Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc đối với
quản lý NVL
- Phòng vật tư với công tác thu mua NVL
Với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH United Motor Vĩnh
Phúc thì NVL có vai trò rất quan trọng. Thiếu vật liệu sẽ dẫn tới hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty bị gián đoạn, vì vậy công tác thu mua NVL đáp
ứng cho quá trình sản xuất được công ty rất chú trọng. Đảm nhận công việc
này là bộ phận phòng vật tư của công ty.
Phòng vật tư của Công ty TNHH Unietd Motor Vĩnh Phúc có nhiệm vụ
chủ động tìm kiếm nguồn hàng, hoàn thành các thủ tục giấy tờ để thực hiện
đơn hàng. Để thực hiện nhiệm vụ thu mua NVL phòng vật tư của công ty là bộ
phận trực tiếp thực hiện công tác thu mua NVL.
Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết đội tự tiến
hành xác định các NVL cần dùng, số lượng NVL cần sử dụng. Sau khi xác

định các NVL và số lượng cũng như yêu cầu về chất lượng vật liệu đội cung
ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty.
Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cần
cung ứng và thời gian, phương thức giao hàng. Để đảm bảo vật liệu đầu vào
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 17

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
và yêu cầu về chất lượng, trong quá trình thu mua bộ phận cung ứng chú ý
theo dõi kiểm tra chất lượng vật tư mua vào nên hầu hết các NVL trước khi
nhập kho và trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượng trước
thông qua ban kiểm nghiệm.
Với nhiệm vụ thu mua NVL, đội cung ứng phải đảm bảo NVL luôn đáp
ứng kịp thời, đầy đủ về số lượng và đạt tiêu chuẩn về chất lượng cho quá trình
sản xuất của công ty. Cũng phải đảm bảo NVL thu mua không dư thừa quá
nhiều bởi nếu dư thừa nhiều sẽ dẫn tới tồn kho nguyên liệu trong thời gian dài
dẫn đến tình trạng vật liệu không còn đảm bảo chất lượng cho sản xuất, gây
tổn thất cho công ty và làm giảm hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty.
- Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra NVL
Tại Công ty United Motor Vĩnh Phúc, kho là nơi bảo quản tất cả NVL
cho công tác SXKD của công ty. Vì vậy cần tổ chức tốt công tác quản lý tại
kho. Hiện nay bộ phận kho của công ty có hai nhân viên bao gồm một thủ kho
chịu trách nhiệm quản lý kho và một nhân viên thống kê. Chức năng và nhiệm
vụ của từng bộ phận:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về số NVL, hàng hoá do mình quản lý.
- Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng
tháng, hàng quý, hàng năm.
- Cùng với kế toán kiểm kê kho định kỳ.
Thực hiên tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tình trạng
hao hụt, hư hỏng NVL đảm bảo cho hoạt động SXKD của công ty.

- Xây dựng định mức tiêu hao NVL
Định mức tiêu hao NVL có ý nghĩa quan trọng trong quá trình sản xuất
và quản lý NVL. Vì đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất nhiều loại hàng
hoá, chủng loại khác nhau chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu thị trong nước.
Nên công ty đã xây dựng định mức tiêu hao NVL phù hợp với đặc điểm quy
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 18

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
cách, phẩm chất của từng loại sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh của công ty mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Công tác
xây dựng định mức tiêu hao NVL được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:
- Căn cứ vào định mức
- Căn cứ vào quy cách, phẩm chất, chủng loại
- Căn cứ vào định mức các kỳ trước
Biểu 1.1 BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƯ
Tên sản phẩm: Đồng hồ Wave – 110B
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 19

STT Tên sản phẩm Quy cách Lượng dùng Đơn giá Thành tiền
1 Nắp trên đồng hồ 77g TMMA 55 4.235
2 Mặt đồng hồ 12g PC 50 600
3 Đế đồng hồ 75g PP 22 1.650
4 Giắc nhựa DJ7031-2.8-2.1 1 c 104 104
5 Vỏ nhựa DJ7091-2.8-2.2 1 c 160 160
6 Giắc nhựa DJ211-3.5A 1 c 62 62
7 Đế đèn DJ029-2 4 c 66 264
8 Giắc nối dây DJ431-3A 3 c 72 216
9 Giắc cắm DJ7021-6.3-2.1 1 c 218 218
10 Ống nhựa PVC 0.23 m 1.216 1.216

11 Ống nhựa PVC đen 0.048 m 2.317 111
12 Tụ xăng 0.5 c 320 160
13 Lõi cơ trục ngược 1 c 14.500 14.500
14 Tụ xăng 2 pha 1 c 6.960 6.6960
15 Ốc vít 3*22 3 c 490 1.470
16 Ốc vít 4*8 2 c 114 228
17 Ốc vít 3*10 4 c 35 140
18 Đinh vít 4*12 1 c 77 77
19 Dây điện 12 1.300 15.600
Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng định mức tiêu
hao NVL phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của Công ty. Để công tác
quản lý NVL được chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng định mức
xong giám đốc công ty xem xét lại và ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng
cho sản xuất. Trên cơ sở định mức các cán bộ phụ trách sản xuất tại phân
xưởng sẽ sản xuất sản phẩm sao cho đảm bảo theo quy định nhằm đảm bảo
tiết kiệm NVL nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định.
Trong công tác quản lý NVL, phòng Kỹ thuật của Công ty là bộ phận
chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu hao NVL sao cho phù hợp với đặc
điểm quy cách, phẩm chất, chủng loại của từng loại sản phẩm.
- Công tác kế toán nguyên vật liệu
Công tác kế toán NVL của Công ty United Motor Vĩnh Phúc hiện nay
do kế toán viên NVL đảm nhận với các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng
và giá trị thực tế của từng loại NVL nhập - xuất - tồn kho, định mức tiêu hao
cho sản xuất.
- Kiểm tra tình hình các định mức tiêu hao NVL, phân bổ hợp lý giá trị
NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD.
- Phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, kém chất lượng để Công ty có biện

pháp xử lý kịp thời. Thực hiện tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp quá trình
quản lý hoạt động SXKD của Công ty và công tác quản lý NVL được thực
hiện tốt hơn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
-Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc, mỗi năm Công ty đều tiến
hành kiểm kê NVL vào cuối năm nhằm xác định thực tế số lượng của từng
loại NVL hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản NVL tại kho nhằm
phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng của NVL để từ
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 20

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
đó có biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp được sử dụng khi kiểm kê là cân,
đo, đếm, việc kiểm kê không chỉ chú trọng về mặt số lượng mà còn về mặt
chất lượng của NVL. Các kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản
kiểm kê để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán.
Cụ thể ngày 31/12/2012 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê vật liệu tồn kho
năm 2012 có biên bản kiểm kê như sau:
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 21

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Biểu 1.2: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho
CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
Địa chỉ: KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ban kiểm kê gồm có:
-Ông/Bà: Đào Tây Hải – Phòng Kỹ thuật – Trưởng ban
-Ông/Bà: Vũ Thị Hường – Thủ kho - Uỷ viên

-Ông/Bà: Vương Thị Hà – Kế toán NVL - Ủy viên
Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu:
STT Tên vật liệu
Đơn
vị
tính
SL tồn
sổ sách
SL tồn
thực tế
Chênh
lệch
Ghi chú
1 Bóng đèn 12V-1,7W c 1200 1200 0
2 Bóng đèn 10V-3W c 1060 1060 0
3 Hạt nhựa PP kg 145 145 0
4 Hạt nhựa San kg 64 64 0
5
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê
nguyên vật liệu.
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 22

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor

Vĩnh Phúc
2.1.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
2.1.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu được mua về, kế toán nguyên vật liệu và nhân viên
phòng thu mua Vật tư tiến hành kiểm nghiệm. Căn cứ vào hoá đơn của bên
bán hàng, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn. Nếu
hoá đơn hợp lý, hợp lệ và vật liệu qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng,
chất lượng, chủng loại, qui cách thì sẽ được đưa vào nhập kho.
Phiếu nhập kho do phòng Vật tư lập thành 3 liên.
* Liên thứ nhất thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán.
* Liên thứ hai giao cho nhân viên tiếp liệu gửi kèm với hoá đơn của bên bán
hàng lên cho phòng kế toán.
* Liên thứ ba được lưu ở phòng thu mua Vật tư.
Định kỳ, khoảng 5 – 7 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống nhận chứng
từ. Khi nhận phiếu nhập kho, kế toán kiểm tra việc vào thẻ kho của thủ kho
đối với phiếu nhập để xem có đúng số lượng thực nhập, nội dung nhập rồi ký
vào thẻ kho.
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu nhập kho, ghi đơn giá hạch toán, xác
định giá vốn nguyên vật liệu nhập kho theo giá hạch toán của phiếu nhập. Sau
đó tiến hành tính toán ghi trị giá mua nguyên vật liệu theo giá hoá đơn.
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ nhập kho trong tháng, kế toán tổng
hợp giá trị nhập kho theo giá hoá đơn, đồng thời tiến hành đối chiếu với kế
toán thu mua trước khi lập báo cáo kế toán tháng đó.
Như vậy, Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ sau:
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 23

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

- Phiếu nhập kho
Ví dụ: Ngày 26/12/2012 nhập kho 240.000 chiếc bóng đèn 12V-1,7W mua
của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Lightheart
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 24

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh
Diệp
Biểu 2.1 : Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 26 tháng 12 năm 2012
Mẫu số : 01GTKT3 -11
LH-2011B
0000737
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH SX - TM Lightheart
Địa chỉ : Liên Xá - Yên Mỹ - Hưng Yên
Số TK :
Điện thoại : MST : 0900241953
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Hồng Gấm
Đơn vị : Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc
Địa chỉ : KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội
Hình thức thanh toán : TM/CK MST: 2500228038
ST
T
Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Bóng đèn 12V-1,7W chiếc 240.000 360 86.400.000

Cộng tiền hàng: 86.400.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 8.640.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 95.040.000
Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi lăm triệu không trăm bốn mươi nghìn
đồng chẵn./.
Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên)
Khi nhận được hoá đơn GTGT của Công ty TNHH SX – TM Lighteart,
Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc tiến hành kiểm nghiệm và làm thủ
tục như sau:
Phan Thị Thu Hằng - Lớp kế toán K41 Trang 25