Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ Trung Ương Đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


NGUYỄN THỊ THU HƢƠNG



Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho
lƣu trữ Trung Ƣơng Đảng

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Ngƣời hƣớng dẫn: TS. DƢƠNG VĂN KHẢM






HÀ NỘI - 2002

5

Mục lục


Mở đầu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9
3. Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
5. Ph-ơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo . . . . . . . . . . . . . . .
12
6. Đóng góp của luận văn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
7. Bố cục của luận văn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14

Ch-ơng 1: Các nguyên tắc, ph-ơng pháp thống kê
và vai trò của việc ứng dụng tin học trong
thống kê tài liệu l-u trữ


1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của thống kê tài liệu
l-u trữ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
1.1.1. Khái niệm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
1.1.3. Yêu cầu và nguyên tắc của thống kê tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
1.2. Nội dung và ph-ơng pháp thống kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . . . . . . .
26
1.2.1. Các đơn vị thống kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26

1.2.2. Công cụ thống kê và ph-ơng pháp thống kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . .
28
1.3. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác l-u trữ và thống
kê tài liệu l-u trữ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Tiểu kết ch-ơng 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
41


Ch-ơng 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê


6
tài liệu của Kho l-u trữ Trung -ơng Đảng
2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng
Đảng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng . . .
49
2.2.1. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong thống kê
tài liệu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
Tiểu kết ch-ơng 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68

Ch-ơng 3: thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu
Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng

3.1. Đặc điểm thông tin của CSDL l-u trữ Kho L-u trữ
Trung -ơng Đảng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70
3.2. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho
L-u trữ Trung -ơng Đảng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
72
3.3. Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ
Trung -ơng Đảng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
3.3.1. Bổ sung và hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tài liệu . . . . . . . . .
73
3.3.2. Xác định CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng . . . .
77
3.3.3. Các b-ớc tiến hành xây dựng các CSDL thống kê tài liệu . . . . . . . . . .
78
3.4. Kết quả thử nghiệm xây dựng CSDL quản lý hồ sơ l-u trữ . . . . . . .
98
Tiểu kết ch-ơng 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
105
Kết luận . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
108
Danh mục tài liệu tham khảo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
112
Phụ lục . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
122

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT


BCH
Ban Chấp hành
BBT
Ban Bí thư
BCT
Bộ Chính trị
CHDC
cộng hoà dân chủ
CHND
cộng hoà nhân dân
CSDL
cơ sở dữ liệu
ĐVBQ
đơn vị bảo quản
ĐVHTP
đơn vị hình thành phông
KHKT
khoa học kỹ thuật
THBQ
thời hạn bảo quản
TW
Trung ương
XHCN
xã hội chủ nghĩa

7

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Đối với công tác lưu trữ, thống kê là một trong những nội dung nghiệp
vụ có ý nghĩa quan trọng. Chỉ có trên cơ sở nắm được một cách chắc chắn số
lượng, thành phần tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ mới có thể hướng dẫn
độc giả khai thác, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả. Thực tế trong nhiều
năm qua, chất lượng công tác thống kê, quản lý tài liệu của các cơ quan lưu
trữ còn thấp, chưa tương xứng với vai trò đích thực của nó. Vì vậy, đổi mới
công tác thống kê phục vụ quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ đang là yêu cầu
cấp bách, cần phải nghiên cứu để giải quyết.
Theo Quyết định 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung
ương Đảng (Khoá VI) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết
định số 19-QĐ/VPTW, ngày 21/02/1992 của Văn phòng Trung ương Đảng về
chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục Lưu trữ, đặc biệt theo tinh thần Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày
04/4/2001, Chủ tịch nước công bố ngày 15/4/2001, một trong những chức
năng quan trọng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là chỉ đạo
thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ thuộc thành phần
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thực tế, Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng đã quan tâm nhiều tới việc chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong
hệ thống Đảng, kể cả việc ứng dụng tin học vào các quy trình nghiệp vụ như
xây dựng các văn bản quản lý, kiểm tra hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ
thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống mạng lưới lưu trữ
Đảng , nhưng lại chưa chú ý nhiều đến việc quản lý chỉ đạo nghiệp vụ công
tác thống kê, nhất là hướng dẫn chỉ đạo ứng dụng tin học vào công tác này.

8
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quản lý một khối lượng không nhỏ tài
liệu có giá trị thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong
những năm qua, Kho lưu trữ Trung ương Đảng đã tổ chức phục vụ tương đối
tốt công tác nghiên cứu lịch sử, nhất là nghiên cứu lịch sử Đảng như biên tập
các tập Văn kiện Đảng toàn tập, biên soạn lịch sử Trung ương Cục miền Nam,
các Khu uỷ, Xứ uỷ, lịch sử Đảng bộ địa phương và nhiều yêu cầu khác. Tuy
nhiên, việc tổ chức quản lý và sử dụng tài liệu ở đây chủ yếu vẫn theo các
phương pháp thủ công nên không nắm chắc và truy cập thường xuyên, chính
xác được số lượng, thành phần cũng như nội dung tài liệu thuộc diện quản lý
của Kho. Việc tra tìm tài liệu phục vụ theo các chuyên đề, vấn đề lớn mang
tính chất xuyên phông còn tốn nhiều thời gian, công sức nhưng chưa đạt được
hiệu quả như mong muốn. Công tác quản lý, phục vụ các yêu cầu khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng còn gặp nhiều khó khăn.
Những năm qua, nguồn tài liệu của Kho lưu trữ Trung ương Đảng
không ngừng được bổ sung, các công cụ quản lý và tra cứu truyền thống
không đảm đương được hết chức năng thông tin và quản lý của chúng. Trong
khi đó, cho đến những năm cuối thế kỷ XX, cùng với sự bùng nổ của thông
tin là sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật. Cuộc cách mạng khoa
học công nghệ trên toàn thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên
công nghệ tin học. Đối với nước ta, để từng bước hội nhập với các quốc gia
trên thế giới, vấn đề đặt ra là phải nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học vào
tất cả các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, trong đó có việc quản lý
công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ có như vậy mới có thể làm tốt công tác quản lý
và khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả công tác nghiên cứu khoa
học cũng như thoả mãn các nhu cầu của đời sống xã hội. Việc từng bước tự
động hoá các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có thống kê tài liệu, được
đặt ra như một yêu cầu cấp thiết. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê

9
quản lý tự động tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
nói chung và Kho lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng nhằm quản lý chặt chẽ
và sử dụng có hiệu quả hơn nữa nguồn tài liệu có giá trị này cũng nằm trong
yêu cầu cần thiết đó.
Chính vì vậy, chúng tôi chọn cho luận văn của mình đề tài "Nghiên
cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ Trung ương
Đảng".
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu các cơ sở phương pháp luận và thực tiễn của thống kê tài
liệu lưu trữ, vai trò của tin học trong công tác lưu trữ, việc ứng dụng tin học
trong lưu trữ và thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Từ đó
xác định những mặt đã làm được cũng như những tồn tại cần tiếp tục giải
quyết.
- Trên cơ sở những vấn đề cần giải quyết, đề xuất những nội dung có
liên quan đến việc xây dựng các CSDL trong thống kê tài liệu lưu trữ của Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng, nhằm từng bước tự động hoá công tác này.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu trên, nhiệm vụ đặt ra cho đề tài là:
- Nghiên cứu hệ thống lý luận nói chung về thống kê tài liệu lưu trữ,
vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác này, tìm ra những điểm tồn
tại trong hệ thống lý luận và việc vận dụng đó.
- Khảo sát thực trạng công tác thống kê tài liệu và quá trình ứng dụng
tin học trong thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, chỉ ra
những mặt được cũng như những điểm cần tiếp tục khắc phục, bổ sung.

10
- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đã nghiên cứu, xác định được các yêu
cầu, nội dung cơ bản của các CSDL thống kê quản lý tài liệu truyền thống
trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, làm cơ sở cho việc tự động hoá một
trong những nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ của Kho.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Các kết quả nghiên cứu cơ bản về nguyên tắc và phương pháp thống kê
tài liệu lưu trữ.
- Hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các vấn đề về lý luận và
thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng tin học vào công tác thống kê tài liệu
lưu trữ trong những năm qua.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài
liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, không đi sâu nghiên cứu thiết
kế hệ thống phần mềm cho các CSDL quản lý tài liệu lưu trữ. Các thông tin
tài liệu lưu trữ được nghiên cứu để thiết kế là thông tin của tài liệu truyền
thống (tài liệu giấy) của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đề tài không đề cập
đến các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật và các loại hình
tài liệu đặc thù khác.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác lưu trữ được bắt đầu từ cuối những năm 60 của thế kỷ XX. Nhưng phải
đến những năm 80, sự nghiên cứu ứng dụng này mới thực sự được lưu tâm và
bước đầu có hiệu quả. Tại các Hội nghị những người lãnh đạo các Viện Lưu
trữ các nước XHCN (các năm 1980, 1982, 1984), kinh nghiệm về lĩnh vực


11

này đã được đưa ra bàn luận, xem xét. Các nước tiêu biểu đạt được những
thành tựu trong lĩnh vực áp dụng kỹ thuật máy tính vào công tác lưu trữ là:
Liên Xô, Bungari, Hunggari, CHDC Đức, CHND Ba Lan, CH XHCN Tiệp
Khắc Một trong những vấn đề được bàn đến khá nhiều trong nghiên cứu
ứng dụng tin học là công tác thống kê số liệu của các Viện lưu trữ. Hệ thống
thống kê các phông lưu trữ được nghiên cứu đưa vào tự động hoá trước hết
dùng cho việc quản lý công tác lưu trữ ở các cấp khác nhau, đồng thời cũng
phục vụ cho công tác sử dụng thông tin lưu trữ cho các mục đích khoa học.
Trong những năm 90, các nước trong khu vực như Singapo, Malaixia,
Philippin cũng bắt đầu nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác lưu trữ nói chung, thống kê tài liệu nói riêng. Tuy nhiên, những thông tin
về lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng này mới chỉ đưa ra ở mức độ chung, chưa có
công trình nghiên cứu nào về thống kê được giới thiệu một cách cụ thể.
Ở trong nước, từ giữa những năm 80 của thế kỷ trước, trong ngành lưu
trữ đã có nhiều cơ quan bắt đầu nghiên cứu sử dụng máy tính điện tử vào
công tác lưu trữ. Tuy nhiên, việc nghiên cứu ứng dụng này chỉ mới mang tính
cục bộ, chưa thành hệ thống. Các công trình nghiên cứu ứng dụng tin học vào
thống kê quản lý tài liệu lưu trữ cũng chưa có nhiều, chủ yếu là một số bài
viết rời lẻ đăng trên các tạp chí chuyên ngành lưu trữ, giới thiệu những kinh
nghiệm bước đầu trong ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ nói chung.
Cho đến những năm 90, việc ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ở
nước ta đã bước đầu khởi sắc. Mặc dù vậy, thống kê tài liệu cũng chưa được
nghiên cứu ứng dụng nhiều và riêng biệt, chủ yếu vẫn chỉ là một trong những
CSDL của hệ chương trình văn thư - lưu trữ. Việc nghiên cứu ứng dụng chỉ
thực sự có hiệu quả khi Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức nghiên cứu đề tài
"Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu
lưu trữ quốc gia" (thuộc đề tài cấp Nhà nước 48A.02.04, giai đoạn 1986-


12

1990), trong đó có phần "Thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu
trữ". Công trình này đã được nghiệm thu năm 1989 và trên cơ sở đó, các tác
giả của đề tài, PTS Dương Văn Khảm và kỹ sư Lê Văn Năng, đã biên soạn
cuốn "Tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ và thư viện" (xuất bản năm
1993, tái bản năm 1995). Tuy nhiên, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài
liệu lưu trữ cũng mới đưa ra được những yêu cầu nguyên tắc chung nhất cho
thống kê tài liệu lưu trữ thuộc phông Lưu trữ Nhà nước, không đề cập đến tài
liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Mặt khác, việc xây dựng
các CSDL này cũng chỉ là nghiên cứu cơ bản, kết quả ứng dụng trong thực
tiễn còn hạn chế.
Tại các cuộc Hội thảo khoa học về ứng dụng tin học vào công tác lưu
trữ trong những năm 1991 và 1996, vấn đề thống kê tài liệu cũng được một số
tác giả đề cập đến, nhưng cũng chỉ dừng lại ở mức định hướng chung, chưa có
giải pháp xử lý cụ thể.
Đối với công tác thống kê tài liệu lưu trữ Đảng, việc ứng dụng tin học
cũng đã được bước đầu nghiên cứu trong đề tài KX-04 "Hệ chương trình
quản lý văn thư - lưu trữ" chuyên dùng cho tài liệu lưu trữ của các cơ quan
thuộc hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam do ông Hoàng Quốc Tuấn làm chủ
nhiệm. Đề tài đã được nghiệm thu năm 1996. Trong hệ quản lý CSDL này có
thiết kế chức năng Quản lý các phông, sưu tập lưu trữ, quản lý hồ sơ lưu trữ,
quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ mới thiết kế một cách chung
nhất về cấu trúc các tệp, chưa có chỉ dẫn cụ thể về yêu cầu sản phẩm đầu ra,
các nội dung xử lý thông tin tiền máy cũng như các sản phẩm cụ thể của
CSDL.
Có thể thấy rằng, việc thiết kế hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu
lưu trữ của Đảng cho đến nay chưa được nghiên cứu ứng dụng một cách đầy
đủ và có hệ thống. Với việc thực hiện đề tài "Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ


13

liệu thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng", chúng tôi hy
vọng phần nào khắc phục được những khiếm khuyết đó.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo
5.1. Phương pháp nghiên cứu
- Về phương pháp luận chung, đề tài nghiên cứu được triển khai trên cơ
sở nền tảng tư tưởng của Chủ nghĩa Mác - Lênin nói chung và lưu trữ học
mác xít nói riêng.
- Về phương pháp nghiên cứu cụ thể, khi thực hiện đề tài, chúng tôi vận
dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương
pháp so sánh trong quá trình thiết kế CSDL để có thể xác định được hệ thống
CSDL cần thiết và phù hợp đối với việc quản lý và sử dụng thông tin tài liệu
lưu trữ Đảng.
5.2. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài
liệu tham khảo chủ yếu sau đây:
- Các tài liệu về công tác thống kê, về ứng dụng tin học trong công tác
lưu trữ nói chung và thống kê quản lý tài liệu nói riêng (các đề tài nghiên cứu
khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, các báo cáo tại các hội nghị khoa học về ứng
dụng tin học trong công tác lưu trữ, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành như
Lý luận thông tin, Lưu trữ Việt Nam, Thông tin và tư liệu, các luận văn tiến
sĩ, thạc sĩ, v.v ); đặc biệt là các đề tài ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
của Cục Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Bên
cạnh đó, chúng tôi còn tham khảo các tài liệu nước ngoài về công tác thống kê
và ứng dụng tin học nhằm tự động hoá công tác này.
- Những kinh nghiệm đúc rút từ thực tiễn, chúng tôi sử dụng chủ yếu
các thông tin tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hệ thống


14
công cụ thống kê tài liệu của Kho. Ngoài ra, còn tìm hiểu thực tiễn công tác

thống kê và các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong một số cơ quan thuộc
hệ thống cấp uỷ Đảng.
6. Đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có những đóng góp cơ bản sau đây:
- Hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ truyền thống của Kho lưu trữ
Trung ương Đảng được thiết kế một cách tương đối toàn diện, trên cơ sở các
yêu cầu, nội dung của các CSDL thống kê được xác định.
- Về lý luận, đóng góp cơ bản của đề tài là thiết kế được các quy trình
xử lý thông tin tiền máy để nhập dữ liệu cho các CSDL thống kê tài liệu Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng. Với các dữ liệu được nhập, có thể tra tìm và xử lý
dữ liệu thống kê một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu quản lý và tra
tìm thông tin thống kê tài liệu. Với việc thiết kế tạo lập và sử dụng dữ liệu
thông tin trong các CSDL, các CSDL hoàn toàn có khả năng thay thế các
công cụ thống kê truyền thống.
- Thiết kế được các biểu mẫu thống kê tự động hoá trong quản lý tài
liệu lưu trữ của Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Trên cơ sở đó có thể triển khai
ứng dụng trong thực tế công tác thống kê quản lý tài liệu của Kho, tiến tới
triển khai diện rộng trong các kho lưu trữ thuộc mạng lưới Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam.
Như vậy, áp dụng kết quả nghiên cứu của luận án, việc thống kê tài liệu
lưu trữ của Đảng sẽ từng bước được hiện đại hoá. Các CSDL này cung cấp
thông tin cấp II, trên cơ sở đó người dùng tin có thể tìm đến thông tin cấp I là
tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào việc quản lý và tổ chức sử dụng có
hiệu quả các thông tin tài liệu lưu trữ của Đảng.
7. Bố cục của luận văn


15
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, luận văn được chia thành 3
chương:

Chƣơng 1: Các nguyên tắc, phƣơng pháp thống kê và vai trò của
việc ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu lƣu trữ
Chương này nêu những vấn đề có liên quan đến lý luận về thống kê
công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng. Trên cơ sở
phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống khái niệm, chúng tôi sẽ
đưa ra một số ý kiến nhận xét về các khái niệm có liên quan, khẳng định vai
trò và mối liên hệ của các nguyên tắc và phương pháp thống kê khi ứng dụng
tin học vào công tác này.
Chương 1 gồm có các mục sau:
1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác thống kê tài liệu lưu
trữ.
1.2. Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ.
1.3. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ và thống
kê tài liệu.
Cùng với chương 2, các thông tin của chương này sẽ là cơ sở khoa học,
quyết định việc xây dựng hệ CSDL thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng.
Chƣơng 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê tài liệu của Kho
Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Chương này phân tích hệ thống tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
trên các phương diện: phạm vi thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ,
thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ trong Kho. Trên cơ sở phân
tích hệ thống công cụ thống kê hiện có, những mặt được và tồn tại của hệ
thống công cụ thống kê và kết quả quá trình ứng dụng tin học trong thống kê


16
của Kho, khẳng định vai trò của công tác thống kê tài liệu và việc ứng dụng
công nghệ tin học vào công tác này trong quản lý tài liệu, những vấn đề đặt ra
trong ứng dụng cần tiếp tục giải quyết.

Chương 2 gồm có các mục sau:
2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng.
2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
2.2.1. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu.
2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong công tác
thống kê tài liệu.
Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lƣu
trữ Trung ƣơng Đảng.
Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của luận văn. Trên cơ sở phân
tích hệ thống tài liệu và công cụ thống kê hiện có của Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng đã được phân trích ở chương 2, tác giả sẽ đưa ra những vấn đề có
liên quan đến việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu: mục đích, yêu
cầu của việc xây dựng CSDL, xác định các CSDL cụ thể trong hệ thống
CSDL thống kê của Kho. Từ đó, xác định các nội dung thông tin cần được xử
lý trong từng CSDL trên các mặt: yêu cầu xử lý thông tin đầu vào như bổ
sung và hoàn chỉnh thông tin cho các công cụ thống kê, xác định các yêu cầu
đầu ra của CSDL, xác định cấu trúc các trường trong biểu ghi và hướng dẫn
biên mục biểu ghi nhập dữ liệu.
Kết quả cuối cùng là xây dựng được hệ thống CSDL thống kê quản lý
tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tương đối toàn diện, thống
nhất, có thể phục vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác các yêu cầu quản lý và khai
thác thông tin trong dữ liệu được nhập.


17
Chương 3 bao gồm các mục sau:
3.1. Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng.
3.2. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho
lưu trữ Trung ương Đảng.

3.3. Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng.
3.4. Kết quả xây dựng thử nghiệm CSDL Quản lý hồ sơ lưu trữ.
Trong phần Phụ lục, ngoài các mẫu sổ sách thống kê truyền thống của
Kho lưu trữ Trung ương Đảng, biểu mẫu đầu ra được thiết kế cho các CSDL
thống kê, chúng tôi sẽ trình bày một số sản phẩm qua ứng dụng thử nghiệm
bước đầu của CSDL quản lý hồ sơ, với các dữ liệu có thật, thông qua một
phần mềm tự chọn, tra tìm và thống kê một vài kết quả theo các yêu cầu đầu
ra của CSDL, như kết quả tra tìm theo phông, theo chuyên đề, tổng hợp số
liệu tài liệu trong phông, nhằm chứng minh tính khả thi của CSDL.
Luận văn này hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có
sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương Đảng, các
đồng chí lãnh đạo và bạn bè đồng nghiệp tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung
ương Đảng, đặc biệt sự giúp đỡ nhiệt tình, chu đáo của T.S. Dương Văn
Khảm. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đối với mọi
sự giúp đỡ quý báu đó.

Tác giả





18

Chƣơng 1
CÁC NGUYÊN TẮC, PHƢƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ
VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG
KÊ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống
kê tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm
Để hiểu về vai trò của thống kê tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ,
trước hết, chúng ta cần phân biệt khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ và thống
kê công tác lưu trữ.
Hiện tại trong các tài liệu chuyên ngành lưu trữ còn nhiều định nghĩa
chưa thống nhất và chưa chuẩn xác về hai khái niệm này. Trong sách "Công
tác lưu trữ Việt Nam" xuất bản năm 1987, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ
là việc "áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm


19
được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu,
tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ" [12, 173].
Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm
1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là "quá trình ghi chép số
lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các
lưu trữ" [13, 77].

Trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của tập thể các tác
giả bộ môn lưu trữ học, khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất
bản năm 1990 định nghĩa như sau: "Thống kê tài liệu là sử dụng những
phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số
lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng" [11, 145].
Phân tích các định nghĩa trên, chúng ta có thể thấy các định nghĩa đều
bao hàm nội dung là áp dụng các phương pháp thống kê để nhằm mục đích
nắm được số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ. Tuy nhiên, xét về mặt nội
hàm của khái niệm, các khái niệm này đều chưa chính xác ở những điểm sau:
Trong các khái niệm nêu trên, đối tượng công tác thống kê quá rộng,
vượt khỏi phạm vi khái niệm tài liệu lưu trữ. Đối tượng thống kê trong các
định nghĩa này thuộc phạm vi khái niệm thống kê công tác lưu trữ. Thống kê
tài liệu lưu trữ chỉ cung cấp các số liệu về tài liệu lưu trữ, bởi vì đối tượng tài
liệu lưu trữ chỉ là tài liệu lưu trữ, do vậy, thống kê tài liệu lưu trữ không cung
cấp số liệu về tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản.
Thống kê tài liệu lưu trữ không cho phép chúng ta nắm được chính xác
chất lượng của đối tượng thống kê, đó là tài liệu lưu trữ. Nó chỉ có thể cho
phép chúng ta nắm được các thông tin về số lượng, khối lượng, thành phần
của tài liệu lưu trữ, còn về nội dung của chúng, thống kê chỉ đề cập đến một
cách khái quát, tuỳ thuộc vào từng cấp độ và đối tượng của thống kê.


20
Như vậy, về mặt thuật ngữ, hiện tại chúng ta chưa có một khái niệm
thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu đưa ra
một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ là hết sức
cần thiết. Với đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại
tài liệu lưu trữ" do Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương làm Chủ nhiệm cùng tập thể
các nhà nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Cục Lưu trữ Nhà
nước tiến hành, khái niệm này được hiểu như sau: "Thống kê tài liệu lưu trữ

là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài
liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài
liệu lưu trữ" [31, 10].
Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước
hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. Chúng tôi cho
rằng,

trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống
kê công tác lưu trữ. Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ. Thống kê công tác lưu
trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học
và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài
liệu lưu trữ. Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng
hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, khái niệm mới của các
nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề
cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu
trữ. Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng "thống kê tài liệu lưu trữ là
quá trình ghi chép " có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn
có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp


21
dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc
ghi chép, tính toán giản đơn.
Mới đây nhất, trong cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các
Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga" và cuốn "Những nguyên tắc công tác
chủ yếu của các lưu trữ cơ quan" do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất
bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu
là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và
đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ

của tài liệu, trạng thái vật lý của tài liệu [86, 98].
Trong lưu trữ cơ quan, việc thống kê tài liệu được hiểu theo ba nội
dung sau:
- Đó là sự xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong những đơn
vị thống kê đã được ấn định và đăng ký chúng vào các công cụ thống kê;
- Thống kê tài liệu được hiểu là sự đăng ký chúng từ khi thu vào lưu
trữ, sự hiện diện, số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong
đơn vị thống kê.
- Thống kê tài liệu trong lưu trữ cơ quan là một trong những phương
pháp bảo đảm cho công tác bảo quản, kiểm tra sự có mặt của tài liệu trong
kho. [87, 48].
Như vậy, có thể nhận thấy rằng khái niệm này đã chỉ ra khá rõ ràng và
chuẩn xác đối tượng và phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ: đó là sự hiện
diện về số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong các đơn vị
thống kê trong kho lưu trữ.
Xuất phát từ những lý giải và thông tin trên, chúng tôi cho rằng, khái
niệm thống kê tài liệu lưu trữ có thể được hiểu một cách chung nhất như sau:


22
"Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình vận dụng những nguyên tác,
phương pháp và phương tiện nghiệp vụ thống kê để xác định rõ ràng và chính
xác số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu theo các đơn vị
thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ trong các kho
lưu trữ".
Khái niệm này cho phép chúng ta xác định tương đối rõ ràng mục đích,
phạm vi của thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như phương pháp cơ bản trong
thống kê tài liệu lưu trữ.
Theo chúng tôi, chỉ khi nào hiểu rõ được khái niệm này, các nhà lưu trữ
mới có thể tiến hành xây dựng hệ thống công cụ thống kê và các phương pháp

thống kê phù hợp, nhằm nắm được chính xác, đầy đủ số liệu thống kê phục vụ
cho công tác quản lý cũng như tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ. Nắm chắc
khái niệm thống kê tài liệu là một trong những điều kiện quan trọng khi
nghiên cứu ứng dụng máy tính vào thống kê tài liệu, là cơ sở để xác định rõ
mục đích, yêu cầu, phạm vi đối tượng của thống kê.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của thống kê tài liệu
Theo khái niệm đã phân tích trên đây, mục đích cơ bản của thống kê tài
liệu lưu trữ là nhằm xác định số lượng của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị
thống kê, phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Một trong những chức năng quan trọng của các kho lưu trữ là phải nắm
được cụ thể thành phần tài liệu thuộc diện quản lý, từ đó có phương hướng bổ
sung những tài liệu còn thiếu vào kho lưu trữ. Các kết quả thống kê tài liệu
lưu trữ có thể giúp cho các nhà quản lý kho lưu trữ xác định được phương
hướng này một cách đầy đủ, chính xác.
Trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các kết quả của thống kê tài liệu
lưu trữ giúp cho các kho lưu trữ chủ động hơn trong phục vụ các yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở hệ thống công cụ thống kê, các nhà


23
lưu trữ có thể xây dựng các công cụ tra cứu khoa học cho các kho lưu trữ,
phục vụ tra tìm tài liệu một cách thuận lợi, chính xác.
Trên cơ sở các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ có
thể xác định nhiệm vụ đặt ra cho ngành mình trong từng năm hay dài hạn như
các kế hoạch về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu, tu bổ phục chế,
làm bảo hiểm hay xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1.3. Yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu
1.1.3.1. Yêu cầu
- Cũng như trong bất cứ một lĩnh vực khoa học nào khác của đời sống
xã hội, thống kê công tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói

riêng đòi hỏi phải cụ thể và chính xác. Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ
phải bảo đảm cung cấp những số liệu chính xác, cụ thể về khối lượng, thành
phần tài liệu của từng phông hay trong toàn kho lưu trữ.
- Công tác thống kê tài liệu lưu trữ còn đòi hỏi phải kịp thời và toàn
diện. Yêu cầu này đòi hỏi các cơ quan hoặc kho lưu trữ phải thực hiện công
tác thống kê tài liệu lưu trữ đúng thời hạn quy định, đáp ứng các yêu cầu đặt
ra của công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ phải khoa học, các công cụ thống kê phải
phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu thực tế. Tính khoa học của hệ thống công
cụ thống kê biểu hiện ở sự áp dụng hiệu quả các công cụ này trong thực tế:
đơn giản, dễ áp dụng, chính xác, phản ánh được nhiều loại đối tượng thống kê
khác nhau của tài liệu lưu trữ.
1.1.3.2. Nguyên tắc của thống kê tài liệu lưu trữ
a) Thống kê tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của
công tác lưu trữ, do vậy, nó cũng phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của


24
công tác lưu trữ. Một trong những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc tập
trung thống nhất.
Theo nguyên tắc này, nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện
dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ cao nhất trong hệ thống về
mặt tổ chức cũng như nghiệp vụ. Theo quyền hạn của mình, cơ quan quản lý
lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác thống
kê ở các cơ quan lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, tập hợp và xử lý các số liệu
thống kê để gửi lên cơ quan quản lý cao hơn.
Nguyên tắc này còn biểu hiện sự thống nhất về các yếu tố mô tả cũng
như các ký hiệu dùng để cố định kết quả thống kê tài liệu lưu trữ. Điều này
bảo đảm tính liên tục trong thống kê, tính nhất quán và khả năng bổ sung lẫn
nhau về số liệu giữa các công cụ thống kê được lập ra ở từng cấp độ thống kê.

Biểu hiện rõ nhất của nguyên tắc tập trung thống nhất là các quy trình,
phương pháp thống kê tài liệu trong các cơ quan lưu trữ phải dựa trên cơ sở
sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về lưu trữ. Có
như vậy, các số liệu thống kê mới bảo đảm nhất quán, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thống kê ở các cấp độ cao hơn.
b) Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dựa vào mạng lưới
các kho lưu trữ đã được quy định cho toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia. Ngược
lại, hệ thống các công cụ thống kê lại chính là phương tiện để cố định vị trí
bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ, bảo đảm giữ gìn cho các khối tài liệu
không bị xáo trộn trong quá trình di chuyển và sử dụng chúng.
Sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ không những
là nguyên tắc mà còn là một yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm thực hiện
nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu trong từng lưu trữ. Nguyên tắc này yêu cầu
sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, có nghĩa là


25
phải bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức vật lý tài liệu theo các
cấp độ phân loại khác nhau, từ phân loại trong từng phông lưu trữ tới phân
loại trong toàn kho lưu trữ và mạng lưới các kho lưu trữ. Việc tổ chức khoa
học tài liệu trong từng phông hay tổ chức các phông tài liệu trong một kho lưu
trữ nhằm cố định vị trí của đối tượng thống kê theo phương án hệ thống hoá.
Phương án này tuỳ thuộc vào các đặc điểm của từng loại tài liệu (tài liệu
truyền thống, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn ). Việc thống kê
tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp quản lý và theo phạm vi bảo quản sẽ
cho phép xác định được thành phần, khối lượng tài liệu theo từng cấp bậc,
từng phạm vi cụ thể, chỉ rõ vị trí bảo quản của từng khối tài liệu trong mối
liện hệ giữa chúng với các khối tài liệu khác có liên quan. Nó cũng cung cấp
cho cơ quan quản lý lưu trữ những số liệu tổng hợp để xem xét một cách toàn

diện tài liệu thuộc quyền quản lý của mình.
Để bảo đảm thực hiện nguyên tắc trên, khi tiến hành thống kê phải có
những số liệu thống kê nhất quán, phản ánh trung thực số lượng, thành phần
và nội dung của đối tượng thống kê, đồng thời tạo lập thông tin chính xác về
địa chỉ tra cứu tài liệu. Chỉ có như vậy, chúng ta mới nắm được chính xác số
lượng, thành phần, nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ theo các cấp độ thống
kê, phục vụ cho việc quản lý và tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ. Cần đặc biệt
chú ý tới điều kiện là một đối tượng thống kê nhất định chỉ là một địa chỉ duy
nhất để kiểm tra, tìm kiếm đối tượng đó trong lưu trữ. Nói một cách khác, mỗi
đối tượng thống kê đã được xác định thống kê một lần bằng một ký hiệu duy
nhất. Có nghĩa là ở mỗi cấp độ thống kê, một đối tượng thống kê chỉ có một
mã số thống kê. Mã số thống kê đó không được dùng để đánh cho một đối
tượng thống kê khác cùng cấp độ, ví dụ số phông lưu trữ chỉ được ghi một lần
khi nhập lần đầu tài liệu phông đó vào lưu trữ, nếu vì một điều kiện nào đó tài
liệu thuộc phông không còn trong kho nữa, thì số phông đó cũng không được


26
dùng để ghi cho phông tài liệu lưu trữ khác. Điều này rất quan trọng, vì nếu
không làm đúng theo nguyên tắc này thì việc tổng hợp số liệu thống kê cũng
như việc tra tìm một cách nhanh chóng và chính xác tài liệu lưu trữ theo yêu
cầu sẽ không thực hiện được, đặc biệt sẽ gây khó khăn cho sự ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
c) Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê.
Nguyên tắc này trước đây chưa được đề cập đến trong lý luận công tác lưu
trữ. Các nhà nghiên cứu đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống
kê các loại tài liệu lưu trữ" của Cục Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra nguyên tắc
này trên cơ sở các văn bản pháp lý của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia và
thực tiễn công tác lưu trữ. Có thể coi đây là một trong những nguyên tắc rất
quan trọng bởi vì, các số liệu thống kê đều phản ánh trung thực về nơi bảo

quản tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, kể cả những tài liệu
chứa thông tin bí mật nhà nước. Cho nên, thực hiện nguyên tắc bảo mật số
liệu thống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm chung của cơ quan lưu trữ theo
quy định của văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà
nước. Nguyên tắc này được đề ra cũng nhằm bảo đảm cung cấp thông tin đầy
đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao trách
nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.
Thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ thống kê và đặc
biệt khi ứng dụng tin học trong công tác này, cần tính đến khả năng bảo vệ bí
mật về số liệu thống kê cơ bản. Khi các yêu cầu về khai thác thông tin trên
mạng và thông tin trên Internet càng trở nên phổ biến thì việc xây dựng các
chương trình bảo mật các số liệu và các thông tin có ý nghĩa bí mật nhà nước
được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết cho các nhà lưu trữ và các chuyên gia
xử lý thông tin trên máy tính.
1.2. Nội dung và phƣơng pháp thống kê tài liệu lƣu trữ


27
1.2.1. Các đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ
Như đã nêu trong phần khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê tài
liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành
phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ
thống kê tài liệu lưu trữ. Như vậy, chúng ta cần phải hiểu một cách đầy đủ và
đúng đắn về đơn vị thống kê tài liệu lưu trữ.
Theo các nhà nghiên cứu thì việc xác định các đơn vị thống kê tài liệu
lưu trữ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu và cấp độ thống kê. Tài liệu
lưu trữ rất đa dạng về loại hình: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn như ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, đĩa CD , tài liệu điện tử.
Quá trình thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành theo 4 cấp độ khác nhau:
cấp độ hồ sơ, cấp độ mục lục hồ sơ, cấp độ phông lưu trữ và cấp độ các lưu

trữ. Mỗi loại hình tài liệu và mỗi cấp độ thống kê đều có những đơn vị thống
kê nhất định.
Trong phạm vi một cơ quan quản lý lưu trữ hoặc ngay trong một kho
lưu trữ, phông lưu trữ là một cấp độ để thống kê tài liệu trong phạm vi toàn
kho. Trong phạm vi một kho hay trong từng phông lưu trữ, đơn vị thống kê
chủ yếu được sử dụng là hồ sơ và đơn vị bảo quản. Bởi vì, có trường hợp, một
hồ sơ có một hoặc nhiều đơn vị bảo quản, nếu chỉ thống kê theo hồ sơ thì sẽ
không nắm được chính xác trong phông hoặc trong kho có bao nhiêu đơn vị
bảo quản. Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu theo đơn vị hồ sơ hay đơn vị bảo
quản cũng còn tuỳ thuộc vào từng loại hình tài liệu hay từng yêu cầu quản lý
của mỗi kho lưu trữ.
Chẳng hạn, đối với tài liệu hành chính, đơn vị thống kê cơ bản là hồ sơ
hay đơn vị bảo quản theo đúng nghĩa chuẩn của từ này. Nhưng đối với các
loại tài liệu đặc thù khác như ảnh, phim điện ảnh thì đơn vị thống kê ở cấp độ
tương đương hồ sơ lại không hẳn là hồ sơ theo đúng nghĩa của từ này. Như