Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




CAM ANH TUẤN



NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI
LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC CỦA CÁC BỘ

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Mã số: 5 10 02



Người hướng dẫn: PGS.Vương Đình Quyền




HÀ NỘI - 2004

1

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT 19
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 19
1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 20
1.1.1. Khái niệm về thông tin 20
1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin 24
1.1.3. Khái niệm về hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 27
1.2. NHU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN TLLT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 31
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ. 31
1.2.2. Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT trong hoạt động quản lý nhà nước của các bộ 37
1.3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 41
NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 41
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 48
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI 49
CÁC BỘ HIỆN NAY 49
2.1. ĐẶC ĐIỂM, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG KHỐI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC BỘ. 49
2.1.1. Đặc điểm 49
2.1.2 Thành phần của tài liệu lưu trữ bộ. 51
2.1.3 Nội dung chủ yếu của tài liệu lưu trữ bộ. 52
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN TLLT TẠI CÁC BỘ HIỆN NAY 59
2.2.1. Những kết quả đạt được. 60
2.2.2. Những tồn tại và nguyên nhân 72
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 84
CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ. 86
3.1. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ. 86
3.2. XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC BỘ. 96
3.2.1.Xác định tổ chức điều phối hoạt động của hệ thống. 97
3.2.2.Xác định thành phần con người tham gia hệ thống 99

2
3.2.3. Xây dựng các hệ cơ sở dữ liệu trong hệ thống. 101
3.2.4. Các thành phần khác của hệ thống 116
3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM VẬN HÀNH HIỆU QUẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT TẠI CÁC BỘ. 117
PHẦN KẾT LUẬN 123
TÀI LIỆU THAM KHẢO 125























1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài.
Tài liệu lƣu trữ là một nguồn di sản văn hoá hiện vật đặc biệt quan trọng
đối với mọi quốc gia trên thế giới. Kể từ khi đƣợc sản sinh đến lúc đƣợc bảo
quản tại các kho lƣu trữ cố định, thông tin của nguồn di sản này không biến đổi.
Tuy nhiên, mục đích sử dụng nguồn thông tin ấy có sự thay đổi. Nếu lúc mới
sản sinh, thông tin chỉ dừng lại là các quyết định quản lý, kết thúc giai đoạn
giải quyết công việc, tài liệu đƣợc bảo quản tại lƣu trữ hiện hành của cơ quan,
nhằm mục đích tham khảo, phục vụ hoạt động quản lý Khi đƣợc lƣu giữ tại
các lƣu trữ cố định, thông tin của TLLT trở thành một nguồn sử liệu hết sức
quan trọng, phản ánh chân thực những sự kiện, hiện tƣợng diễn ra trong quá khứ.
Để có thể phục vụ tốt các nhu cầu khác nhau về sử dụng TLLT thì một
yêu cầu đúng đắn đặt ra là phải tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo chất lƣợng
từ khâu thu thập, bổ sung tài liệu đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu. Nếu khâu
thu thập, bổ sung đem lại cho lƣu trữ những tài liệu quý giá, tạo nguồn nguyên
vật liệu cho công tác lƣu trữ thì khâu tổ chức sử dụng lại là cầu nối giữa kết quả
của công tác lƣu trữ với các nhu cầu sử dụng tài liệu. Một trong những nhiệm
vụ của công tác lƣu trữ là cung cấp những thông tin quá khứ hữu ích phục vụ
hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động quản lý nhà nƣớc.
Với nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc một ngành hay lĩnh vực, nhu cầu thông
tin phục vụ hoạt động quản lý của các bộ là rất lớn, trong đó thông tin TLLT là
một nguồn thông tin đặc biệt quý giá. Nó cung cấp cho các cấp lãnh đạo bộ
những bằng chứng khách quan về các sự kiện diễn ra trong quá khứ; những
kinh nghiệm quý báu trong hoạt động quản lý Thông tin TLLT góp phần gia
tăng chất lƣợng cho các chủ trƣơng, chính sách, quyết định mang tính chiến
lƣợc của các bộ. Trƣớc những biến đổi to lớn của thời đại bùng nổ thông tin,
công tác thông tin TLLT đang phải đối mặt với những thách thức không nhỏ.
Sự phát triển nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin là thời khắc báo hiệu cho các
nhà lƣu trữ biết rằng: đã đến lúc phải ứng dụng khoa học hiện đại, đặc biệt là

2
công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng
TLLT nói riêng. Mặt khác, việc “không gặp nhau” giữa ngƣời sử dụng với cán
bộ lƣu trữ là một trở ngại đáng kể. Những thách thức này hiện diện rõ nét nhất
trong các lƣu trữ hiện hành, đặc biệt là trong lƣu trữ các cơ quan nhà nƣớc cấp
bộ - các lƣu trữ mà thông tin TLLT là một nguồn dữ liệu đặc biệt cho hoạt
động quản lý. Điều này đã và đang đặt ra hai bài toàn khó đối với những ngƣời
làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu của các lƣu trữ bộ. Thứ nhất, các lƣu trữ
bộ cần phải có sự chủ động hơn nữa, dự đoán trƣớc các nhu cầu sử dụng TLLT
thoả mãn. Thứ hai, các lƣu trữ bộ cần phải có những giải pháp để phục vụ tốt
các nhu cầu sử dụng TLLT trên cơ sở ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông
tin. Có nhƣ vậy, công tác lƣu trữ mới có thể đem lại những hiệu quả thiết thực
nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội nói chung, của các bộ nói riêng.
Thấu hiểu đƣợc những khó khăn này của các lƣu trữ bộ, trên cơ sở những nét
tƣơng đồng giữa các bộ, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây
dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước
của các bộ” làm đề tài luận văn Thạc sỹ khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học
và Tƣ liệu học”. Đây là một đề tài có ý nghĩa rất lớn. Cụ thể nhƣ sau:
+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin TLLT sẽ là giải pháp giúp
cho hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ ngày càng hiệu quả và hiệu lực,
phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra mạnh mẽ tại
các cơ quan nhà nƣớc nói chung và tại các bộ nói riêng. Nhƣ chúng ta đã biết,
công tác đảm bảo thông tin, trong đó có thông tin TLLT, là yếu tố quyết định
đảm bảo chất lƣợng cho hoạt động quản lý nhà nƣớc. Hệ thống thông tin nói
chung và hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ nói riêng sẽ là cơ sở không thể thiếu
cho hoạt động quản lý của các bộ. Việc xây dựng và cam kết cung cấp chính
xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin TLLT của hệ thống thông tin nàylà yếu tố
đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của các bộ.
+ Xây dựng hệ thông thông tin TLLT góp phần thay đổi quan niệm cũ về
công tác lƣu trữ nói chung, công tác tổ chức sử dụng tài liệu trong các lƣu trữ

3
bộ nói riêng. Thật vậy, đây là hình thức tổ chức sử dụng TLLT mang tính chủ
động và linh hoạt hơn rất nhiều so với các hình thức tổ chức sử dụng khác.
Thay vì đợi ngƣời lãnh đạo yêu cầu, các cán bộ lƣu trữ mới cung cấp thông tin,
chúng ta chủ động tìm hiểu những thông tin nào ngƣời lãnh đạo cần và chủ
động cung cấp. Quan niệm này cần nhận đƣợc sự khuyến khích và ủng hộ của
những ngƣời đứng đầu cơ quan, đồng thời cần phải nhân rộng trong các cán bộ
làm công tác tổ chức sử dụng TLLT, để có thể hoạt động hiệu quả trong thời đại
bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay.
+ Xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động của các bộ góp
phần thúc đẩy mạnh mẽ quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lƣu trữ. Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng hệ thống
thông tin TLLT tại các bộ là xây dựng các hệ cơ sở dữ liệu TLLT. Xây dựng cơ
sở dữ liệu TLLT chính là khâu xử lý thông tin tiền máy hết sức quan trọng. Với
cấu trúc đặc trƣng của cơ sở dữ liệu áp dụng đối với các lƣu trữ hiện hành là
phân loại thông tin của từng tổ hợp TLLT theo chuyên đề, hoặc theo phân loại
thông tin của phông lƣu trữ độc lập, việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu
trữ nhƣ yêu cầu của đề tài đặt ra sẽ kích thích công tác ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lƣu trữ, và công tác thông tin TLLT tại các bộ.
+ Xây dựng hệ thống thông tin TLLT, với chức năng nâng cao hiệu quả
hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin TLLT, sẽ góp phần nâng cao
chất lƣợng hoạt động của công tác lƣu trữ các bộ. Thật vậy, thoả mãn các nhu
cầu sử dụng tài liệu đƣợc coi là cách tốt nhất nhằm phát huy giá trị của tài liệu
lƣu trữ, một yếu tố có tác dụng giáo dục đối với ý thức của các cán bộ về công
tác lƣu trữ, cũng nhƣ vị trí của công tác lƣu trữ trong hoạt động của các bộ. Bên
cạnh đó, muốn làm tốt việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT nhƣ vậy đòi hỏi
các khâu nghiệp vụ quan trọng khác nhƣ phân loại tài liệu, xác định giá trị và
bổ sung tài liệu trong công tác lƣu trữ bộ phải đƣợc tiến hành nghiêm túc và
khoa học. Nhƣ vậy, công tác thông tin TLLT đƣợc tổ chức theo mô hình này

vừa đƣợc coi là thƣớc đo chất lƣợng của công tác lƣu trữ, vừa đƣợc coi là một

4
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lƣu trữ ở các bộ và đem lại một
vị thế xứng đáng trong xã hội cho công tác lƣu trữ nói riêng, ngành lƣu trữ nói chung.

5
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Với những ý nghĩa nêu trên, đề tài đƣợc tiến hành nhằm thực hiện một số
mục tiêu cụ thể sau đây:
+ Phân tích và nhận định về thực trạng công tác thông tin TLLT tại các
bộ hiện nay. Đây là những cơ sở thực tiễn quan trọng giúp chúng tôi đƣa ra
đƣợc một mô hình tổ chức tối ƣu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ;
+ Đề xuất, định hƣớng việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT ở các bộ,
qua đó xác định đƣợc một số thành phần thiết yếu nhất của hệ thống thông tin
TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ. Đây là một hƣớng
nghiên cứu mới trong công tác lƣu trữ nên chúng tôi không đi sâu nghiên cứu
một cách cụ thể các thành phần của hệ thống thông tin TLLT. Những phân tích,
kiến nghị của chúng tôi xung quanh vấn đề này chỉ dừng lại ở việc khai phá ban đầu.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đây là một đề tài khó, phức tạp và có phạm vi nghiên cứu rộng. Xây
dựng hệ thống thông tin nói chung hay hệ thống thông tin TLLT nói riêng là
một sự huy động và tập trung nhiều nguồn nhân lực, vật lực (trong đó đáng kể
là nguồn nhân lực, vật lực khoa học công nghệ). Tuy nhiên, do điều kiện khách
quan, chúng tôi chỉ dừng lại ở việc xác định các thành phần trong hệ thống
thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý Nhà nƣớc của các bộ. Chúng tôi
không đi sâu nghiên cứu việc áp dụng những giải pháp khoa học công nghệ vào
việc xây dựng các hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ tại các bộ, cụ thể trong đề
tài này là công nghệ thông tin, sự lựa chọn các thiết bị phần cứng hay chƣơng
trình phần mềm thích hợp

Đề tài đƣợc nghiên cứu và thực hiện trên cơ sở khảo sát thực tế công tác
thông tin TLLT (công tác lƣu trữ) phục vụ hoạt động quản lý tại các bộ. Nhƣ
chúng tôi đã nói ở trên, việc đi đến quyết định lựa chọn địa bàn thực hiện đề tài
tại các cơ quan bộ là do sự tƣơng đồng trong chức năng, nhiệm vụ, cũng nhƣ
quá trình hình thành tài liệu lƣu trữ ở các cơ quan này. Mặt khác, các bộ với tƣ
cách là cơ quan đƣợc Chính phủ giao quyền quản lý nhà nƣớc trong một ngành

6
hay lĩnh vực đang đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá -
hiện đại hoá đất nƣớc. Tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ trở thành một
yêu cầu bức thiết nhất trong giai đoạn hiện nay. Việc xây dựng hệ thống thông
tin TLLT cũng góp phần tác động không nhỏ trong việc nâng cao hoạt động
của các bộ. Vì vậy, chúng tôi chỉ dừng lại việc nghiên cứu đề tài này tại các cấp
bộ. Do có những điểm đặc thù riêng và khả năng tiếp cận khó khăn, các bộ
Ngoại giao, Công an và Quốc phòng không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề
tài. Đối với 3 bộ mới thành lập là Bộ Tài nguyên Môi trƣờng, Bộ Bƣu chính
Viễn thông và Bộ Nội vụ, lƣu trữ các bộ tuy đƣợc thiết lập trên cơ sở của bộ
phận lƣu trữ các cơ quan tiền nhiệm trƣớc đây nhƣng đến thời điểm này vẫn
trong giai đoạn kiện toàn, vì vậy, chúng tôi cũng chƣa có điều kiện khảo sát
thực tế tại các bộ này.
Thông tin TLLT đƣợc đề cập đến trong đề tài này chủ yếu là thông tin
hành chính trên các vật mang tin bằng giấy. Các loại thông tin chứa trong các
vật mang tin khác nhƣ phim, ảnh, ghi âm, đĩa từ không thuộc phạm vi nghiên
cứu của đề tài. Mặt khác, số lƣợng của loại hình tài liệu này tại các lƣu trữ bộ
không nhiều.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần hoàn thành một số nhiệm
vụ nghiên cứu cụ thể sau đây:
Nhiệm vụ thứ nhất là nghiên cứu cơ sở lý luận của việc xây dựng hệ
thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ.

Nhiệm vụ thứ hai là tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác thông tin
TLLT tại các bộ. Nhiệm vụ này có tính chất quyết định của đề tài. Hoàn thành
tốt nhiệm vụ nghiên cứu này sẽ là cơ sở thực tiễn để xác định giải pháp phù
hợp và tối ƣu nhất đối với công tác thông tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện
nay.

7
Và nhiệm vụ thứ ba là nghiên cứu nhằm xác định đƣợc các thành phần
thiết yếu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ. Đây là nhiệm vụ quan trọng
nhất đồng thời cũng là mục tiêu lớn nhất mà đề tài cần đạt đƣợc.

8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Thông tin TLLT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác
lƣu trữ nói chung. Mục đích cuối cùng của những khâu nghiệp vụ phức tạp
trong công tác lƣu trữ nhƣ thu thập, bổ sung, phân loại tài liệu, xác định giá trị
tài liệu chính là để phục vụ hoạt động thông tin TLLT - nguồn thông tin quá
khứ đặc biệt quan trọng. Vì vậy, bên cạnh những mảng nghiên cứu truyền
thống về các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, một trong những chủ đề nghiên
cứu đƣợc rất nhiều các nhà lƣu trữ học trên thế giới và Việt Nam quan tâm, đó
là công tác thông tin TLLT. Dƣới tác động của thời đại bùng nổ thông tin, sự
lựa chọn này của các nhà lƣu trữ học Việt Nam và trên thế giới càng mang
nhiều ý nghĩa quan trọng.
Hiện đại hoá công tác thông tin TLLT, đặc biệt là việc sử dụng những
thành tựu tân tiến của công nghệ thông tin, đã trở thành một xu hƣớng phát
triển chung của ngành lƣu trữ trên toàn thế giới. Trong cuốn chuyên khảo mang
tên “Lưu trữ học”, do Nhà xuất bản Giáo dục Chuyên nghiệp Mátxcơva ấn
hành năm 2002, các tác giả cuốn sách, đồng thời là các nhà lƣu trữ học hàng
đầu của Nga đã dành một chƣơng để viết về công tác “Thông tin hoá công tác
lưu trữ”. Theo bản dịch của cuốn sách này, hiện đang đƣợc lƣu giữ tại Phòng

Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, thì những nỗ lực gắn liền
lĩnh vực thông tin với công tác lƣu trữ đã đƣợc hình thành từ cuối thế kỷ 19 ở
nƣớc Nga. Đến nay, việc áp dụng những lý luận của công tác thông tin vào
công tác lƣu trữ đã trải qua 4 giai đoạn phát triển. Cụ thể nhƣ sau:
+ Giai đoạn từ cuối thế kỷ 19 đến những năm 1950: thành tựu chủ yếu
của giai đoạn này là cơ khí hóa các công cụ tìm tin.
+ Giai đoạn từ cuối những năm 1950 đến nửa đầu những năm 1970: đây
là giai đoạn của “tự động hoá công tác lƣu trữ gắn liền với sự phát triển mạnh
mẽ của thông tin học”[22;159]. Những kết quả của giai đoạn này đã hình thành
nên cơ sở lý luận cho việc xây dựng các hệ thống thông tin.

9
+ Giai đoạn từ sau những năm 1970 đến đầu những năm 1980: đây là
giai đoạn chứng kiến sự ra đời của các hệ thống tra tìm thông tin tự động cục
bộ và hệ thống tra tìm thông tin tự động liên thông giữa các lƣu trữ. Trong giai
đoạn này, ở Nga ngƣời ta cũng chứng kiến sự ra đời của các vật mang tin mới,
các chƣơng trình ứng dụng cho hệ thống tra tìm thông tin tự động hoá
+ Giai đoạn từ sau những năm 1980 đến những năm 1990: đâylà giai
đoạn “số hoá các nguồn vật mang tin truyền thống trong các lƣu trữ quốc gia
với mục đích xây dựng phông bảo hiểm và phông sử dụng”[22;161] diễn ra
mạnh mẽ tại Liên bang Nga. Và công tác thông tin TLLT, với sự trợ giúp đắc
lực của công nghệ thông tin, không còn đƣợc quan niệm là một công tác đơn
giản, mang tính thủ công.
Khái niệm “hệ thống thông tin” hay “hệ thống tra tìm thông tin tự động
hoá” đƣợc xuất hiện với tần suất lớn trong cuốn sách này. Nhƣ vậy, công tác
thông tin TLLT không còn đƣợc coi là nhiệm vụ của riêng các cán bộ lƣu trữ.
Trong giai đoạn hiện nay, để gia tăng hiệu quả của công tác thông tin TLLT, nó
cần sự trợ giúp của rất nhiều nhân tố khác, trong đó phải kể đến nguồn lực của
công nghệ thông tin. Tại Hội nghị SARBICA (Chi nhánh khu vực Đông Nam
Á của Hội đồng Lƣu trữ Quốc tế) vừa đƣợc tổ chức tại Việt Nam từ ngày 3 đến

5 tháng 5 năm 2004 với chủ đề “Các chính sách và thực tiến xác định giá trị,
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”, Tiến sỹ William Undertood, Viện Nghiên
cứu Công nghệ bang Georgia, Mỹ đã giới thiệu một mô hình sử dụng thông tin
TLLT theo tiêu chuẩn ISO. Đó là hệ thống thông tin TLLT mở (The open
archival information system - OAIS). Hệ thống này bao gồm rất nhiều thành
phần, trong đó công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất.
Qua hai chuyên khảo nghiên cứu nói trên, có thể nói công tác thông tin
TLLT cũng nhƣ công tác lƣu trữ tại các nƣớc nhƣ Nga, Mỹ đã có những bƣớc
phát triển vƣợt bậc. Những quan niệm về công tác thông tin TLLT đã có sự
thay đổi rất lớn dƣới tác động của thành tựu công nghệ thông tin. Có thể nói,
những lý luận cũng nhƣ kinh nghiệm thực tiễn xây dựng hệ thống thông tin

10
TLLT của các nƣớc này là những kinh nghiệm quý báu cho nƣớc ta sau này.
Tuy nhiên, khả năng áp dụng những mô hình nói trên vào nƣớc ta lúc này là
hoàn toàn không khả thi. Nga, Mỹ là những nƣớc có nền kinh tế phát triển, có
cơ sở hạ tầng thông tin tân tiến, những quan niệm truyền thống về văn bản và
TLLT đã có sự thay đổi, trình độ dân trí cao Những điều kiện nói trên hoàn
toàn không hội tụ đủ ở Việt Nam. Tuy nhiên, những kết quả nghiên cứu nói
trên sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà lƣu trữ học Việt Nam trong việc đi tìm
một mẫu hình phù hợp với thực tiễn nƣớc nhà.
Ở Việt nam, từ cuối những năm 1970, trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam - một tạp chí chuyên ngành uy tín - đã xuất hiện những bài nghiên cứu
đầu tiên bàn về mối quan hệ giữa công tác thông tin và công tác lƣu trữ. Có thể
kể đến những bài viết nhƣ “Bước đầu tìm hiểu về những hoạt động thông tin
trong các Viện Lưu trữ” của tác giả Hồ Văn Quýnh, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số
3/1977; “Bàn về chức năng cơ bản của thông tin khoa học - kỹ thuật, lưu trữ
khoa học - kỹ thuật và sự phối hợp hoạt động giữa chúng” của tác giả Văn
Thắng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số 3/1978; “Hoạt động thông tin trong công
tác lưu trữ” của tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số

1/1977 Đây là những bài nghiên cứu đầu tiên về công tác lƣu trữ dƣới góc độ
tiếp cận thông tin học của các nhà khoa học Việt Nam. Dựa theo kết quả nghiên
cứu thu đƣợc cộng với sự trợ giúp kiến thức của các tài liệu tham khảo nƣớc
ngoài, các tác giả đã đi đến chung một nhận định rằng “hoạt động thông tin
trong lƣu trữ là một bộ phận cấu thành trong công tác lƣu trữ, nó cũng có
những thuộc tính thuộc về bản chất giống nhƣ công tác lƣu trữ”[25;21]. Có thể
coi đây là một nhận định quan trọng trong việc áp dụng các lý thuyết thông tin
trong công tác lƣu trữ. Với nhận định này, công tác lƣu trữ nói chung, công tác
tổ chức hệ thống công cụ tra cứu, công tác tổ chức sử dụng TLLT nói riêng đã
trở thành một nhân tố tích cực trong việc cung cấp thông tin TLLT.
Trong những năm gần đây, các bài viết nghiên cứu lý luận về mối quan
hệ của công tác thông tin và công tác lƣu trữ ít dần, xuất hiện chủ yếu và

11
thƣờng xuyên là các bài viết đề cập đến khâu xây dựng công cụ tìm tin trong
lƣu trữ nhƣ “Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống công cụ tra cứu khoa
học cho tài liệu văn kiện Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của hai tác giả
Trần Hoàng và Mạnh Hùng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số1/1987; bài “Xây dựng
hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cấp thiết của
ngành lưu trử Việt Nam” của tác giả Phan Đình Nham, Tạp chí Văn thƣ Lƣu
trữ số 3+4/1989 ; các bài viết mang tính tổng kết về công tác thông tin tài liệu
lƣu trữ nhƣ bài “Thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo
của Đảng” của tác giả Nguyễn Văn Lanh, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 2/1999
(nay là Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ); các bài viết liên quan đến việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ nhƣ “Một số điểm lưu ý khi khi ứng
dụng tin học vào lưu trữ” của tác giả Dƣơng Văn Khảm, Tạp chí Văn Thƣ Lƣu
trữ số 3/1991; bài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ
ở Phú Thọ hiện nay” của tác giả Hán Văn Cảnh, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số
5/2002 Bên cạnh những bài viết trên tạp chí chuyên ngành, nhiều công trình
nghiên cứu khoa học cấp ngành liên quan đến công tác thông tin tài liệu lƣu trữ

đã đƣợc tiến hành, trong đó có thể kể đến đề tài mã số 86-98-015 “Nghiên cứu,
xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ Quốc gia”do Ts Phan
Đình Nham làm chủ nhiệm đề tài; đề tài mã số 48A.02.04 “Những vấn đề cơ
bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động hoá tài liệu lưu trữ quốc
gia” do TS Dƣơng Văn Khảm làm Chủ nhiệm đề tài Những bài viết và công
trình nghiên cứu nói trên đều ít nhiều đề cập đến công tác thông tin tài liệu lƣu
trữ dƣới những góc độ khác nhau. Một xu hƣớng mà các nhà nghiên cứu đề cập
đến trong hầu hết các bài viết của mình là cần phải hiện đại hoá công tác lƣu
trữ, trong đó việc hiện đại hoá công tác thông tin tài liệu lƣu trữ cần đặt lên
hàng đầu. Đây là một xu thế tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Ngoài ra, vấn đề này cũng nhận đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của rất
nhiều các sinh viên, học viên cao học ngành Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng. Có thể kể đến một số đề tài nhƣ “Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động

12
điều hành và lãnh đạo của Bộ Nội vụ” của sinh viên Trần Thị Châm; “Thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Văn
phòng HĐND - UBND Tỉnh Thái Bình” của sinh viên Vũ Thị Vƣợng Đây là
những đề tài gắn liền với một địa chỉ nghiên cứu nhất định, vì vậy nó mang tính
thực tiễn cao. Tuy nhiên, đề tài của các sinh viên chủ yếu đề cập đến nguồn
thông tin hiện hành, ít đề cập đến nguồn thông tin quá khứ từ TLLT.
Những kết quả nghiên cứu về công tác thông tin TLLT ở Việt Nam cũng
nhƣ trên thế giới là những gợi ý rất bổ ích đối với đề tài của chúng tôi. Tuy
nhiên, những công trình, bài viết kể trên chỉ dừng lại nghiên cứu ở một số khía
cạnh cụ thể của công tác thông tin TLLT nhƣ mối quan hệ của công tác lƣu trữ
với công tác thông tin TLLT, xây dựng các công cụ tra tìm thông tin TLLT,
ứng dụng công nghệ thông tin TLLT hoặc mang tính chất tổng kết công tác
thông tin TLLT tại một cơ quan cụ thể Gần nhƣ không có đề tài nào đề cập
đến việc nghiên cứu các giải pháp mang tính toàn diện và hệ thống nhằm nâng
cao hiệu quả của công tác thông tin TLLT, đặc biệt là công tác thông tin TLLT

tại các bộ. Với cách tiếp cận có hệ thống, đề tài này sẽ góp phần xây dựng một
mô hình thông tin TLLT phù hợp nhất tại các bộ nhằm phục vụ các nhu cầu
thông tin hồi cố trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc. Những kết quả nghiên cứu
của chúng tôi đƣa ra không chỉ căn cứ trên thực tế hoạt động của các bộ hiện
nay nói riêng và nƣớc ta nói chung mà còn tính đến khả năng hội nhập mạnh
mẽ của Việt Nam trong tƣơng lai.
6. Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành đề tài, chúng tôi có sử dụng một số nguồn tƣ liệu tham
khảo nhƣ:
+ Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001
+ Một số văn bản liên quan đến đề tài nhƣ:
- Báo cáo của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc và của các bộ tổng kết 5 năm thực
hiện Chỉ thị 726-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng chỉ đạo công tác
lƣu trữ trong thời gian tới và một năm thi hành Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia của.

13
Những tài liệu này cung cấp cho chúng tôi những thông tin về thực tiễn hoạt
động thông tin TLLT tại các bộ. Qua đó, chúng tôi có thể đánh giá đƣợc thực
trạng công tác này tại các bộ.
- Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ
- Quyết định của Bộ trƣởng một số bộ quy định về cơ cấu tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc bộ
- Quyết định của Chánh Văn phòng một số bộ quy định về cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc văn phòng bộ
+ Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành nhƣ Tạp chí Lƣu trữ Việt
Nam, Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, Tạp chí Thông tin và tƣ liệu
+ Một số sách chuyên khảo về lƣu trữ, thông tin học và quản lý.
+ Các niên luận, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ và các đề tài
nghiên cứu khoa học liên quan đến hƣớng nghiên cứu của đề tài.
Để hoàn thành đề tài này, chúng tôi chủ yếu vận dụng các phƣơng pháp

nghiên cứu nhƣ phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp tổng hợp, phƣơng pháp
thống kê, phƣơng pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát. Phƣơng pháp phỏng vấn,
điều tra, khảo sát đƣợc chúng tôi vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần
thiết đối với đề tài. Những thông tin thu đƣợc qua các phƣơng pháp trên và các
thông tin trên các nguồn tài liệu tham khảo sẽ đƣợc chúng tôi xử lý một cách
khoa học trên cơ sở vận dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp. Phƣơng pháp
thống kê giúp chúng tôi xử lý hữu hiệu các số liệu thu nhận đƣợc. Ngoài ra,
trong đề tài này, chúng tôi cũng vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu khác
nhƣ phƣơng pháp hệ thống Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều đƣợc
chúng tôi phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính
phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác -Lênin đã đƣợc cụ thể hoá thành các
nguyên tắc của lƣu trữ học, cụ thể đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch
sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp.
7. Đóng góp của đề tài.
Đề tài hoàn thành có những đóng góp cơ bản sau đây:

14
Thứ nhất, đề tài đã hệ thống hoá một cách khá cụ thể những thành tựu và
hạn chế của việc nghiên cứu công tác thông tin TLLT ở nƣớc ta từ trƣớc đến
nay, cũng nhƣ ở một số nƣớc trên thế giới.
Thứ hai, đề tài đã đƣa ra một cái nhìn tổng quan nhất về công tác thông
tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện nay. Đây là những đóng góp về mặt
thực tiễn.
Thứ ba, về mặt lý luận, đề tài là đã có những đóng góp nhất định trong
việc xác định đƣợc một số yêu cầu mang tính nguyên tắc khi tiến hành xây
dựng hệ thống thông tin TLLT, cũng nhƣ xác định đƣợc một số thành phần cơ
bản trong hệ thống thông tin TLLT tại các bộ.
Trên đây là một số đóng góp quan trọng của đề tài. Ngoài ra, chúng tôi
hy vọng rằng, đề tài này sẽ là những gợi ý đối với các bộ trong nỗ lực cải thiện
hoạt động thông tin TLLT tại bộ mình.

8. Giới thiệu về bố cục của đề tài.
Kết quả nghiên cứu của đề tài đƣợc thể hiện trong 3 chƣơng, ngoài lời
mở đầu và phần kết luận. Cụ thể nhƣ sau:
Lời nói đầu
Chƣơng 1: Sự cần thiết xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt
động quản lý nhà nƣớc của các bộ.
Chƣơng này là chƣơng mang tính chất dẫn luận của đề tài. Để tìm hiểu
đƣợc sự cần thiết trong việc xây dựng hệ thống thông tin trong hoạt động quản
lý nói chung, hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ nói riêng, chúng ta cần có
những hiểu biết nhất định về thông tin, hệ thống thông tin. Có thể nói, khái
niệm thông tin là một trong những khái niệm tồn tại nhiều cách hiểu nhất. Việc
tìm ra cách hiểu đúng đắn và khoa học nhất về khái niệm thông tin sẽ là cơ sở
quan trọng giúp tác giả đi đúng hƣớng trong quá trình triển khai đề tài. Trên cơ
sở những hiểu biết về thông tin và hệ thống thông tin, chúng tôi tìm ra định
nghĩa, cũng nhƣ những nội hàm trong khái niệm hệ thống thông tin TLLT. Căn
cứ vào lý luận chung của thông tin học và chức năng, nhiệm vụ của các bộ,

15
chúng tôi tìm hiểu về nhu cầu sử dụng thông tin TLLT cũng nhƣ vai trò của hệ
thống thông tin TLLT trong việc phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các
bộ… Đây là những yếu tố mang tính quyết định đến việc xây dựng hệ thống
thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ.
Chƣơng 2: Thực trạng công tác thông tin tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản
lý nhà nƣớc của các bộ hiện nay
Trong chƣơng này, trên cơ sở tìm hiểu đặc điểm của tài liệu hiện đang
đƣợc bảo quản tại các kho lƣu trữ bộ, chúng tôi đi sâu nghiên cứu về thực trạng
công tác thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ.
Những việc đã làm đƣợc và chƣa làm đƣợc sẽ đƣợc chúng tôi phân tích và
chứng minh một cách cụ thể. Trên cở sở phân tích nguyên nhân của những hạn
chế, chúng tôi muốn khẳng định rằng cần phải có những thay đổi cơ bản đối

với công tác thông tin TLLT của các bộ. Trong đó, giải pháp xây dựng hệ
thống thông tin TLLT là giải pháp mang tính triệt để nhất.
Chƣơng 3: Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản
lý nhà nƣớc của các bộ.
Căn cứ vào các nhu cầu thông tin trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, trên
cơ sở thực trạng công tác thông tin TLLT của các bộ, chúng tôi đƣa ra mô hình
hệ thống thông tin TLLT bao gồm nhiều thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau nhƣ vấn đề tổ chức, con ngƣời, xây dựng cơ sở dữ liệu, lựa chon các thiết
bị phần cứng, xây dựng phần mềm Sự vận hành của cả hệ thống, mà cụ thể là
của các thành phần đã nêu sẽ đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin TLLT của các
đối tƣợng sử dụng là cán bộ trong bộ.
Phần kết luận
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp phải rất nhiều khó
khăn, đặc biệt là sự khan hiếm về mặt tƣ liệu. Mặt khác, do trình độ bản thân
còn hạn hẹp, cộng với thời gian nghiên cứu ngắn, nên mặc dù đã rất cố gắng
song đề tài chắc chắn không tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định. Chúng

16
tôi mong muốn nhận đƣợc những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo và các
đồng nghiệp.
Để hoàn thành luận văn, trong thời gian thực hiện, chúng tôi đã nhận
đƣợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ phía các cán bộ Phòng Nghiệp vụ Trung ƣơng
thuộc Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, các cán bộ Phòng Lƣu trữ Bộ Công
nghiệp, Phòng Lƣu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Đặc biệt, chúng tôi sẽ không
thể hoàn thành luận văn này nếu không nhận đƣợc sự giúp đỡ đầy nhiệt huyết
của PGS Vƣơng Đình Quyền - thầy giáo hƣớng dẫn khoa học trực tiếp của
chúng tôi, của các thầy cô giáo và bạn đồng nghiệp hiện đang công tác tại Khoa
Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân
văn Hà Nội. Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới sự giúp đỡ quý báu
đó. Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, tháng 8 năm 2004
Tác giả
Cam Anh Tuấn


17
CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC CỦA CÁC BỘ
Thông tin là chất liệu quan trọng trong hoạt động quản lý nói chung và
quản lý nhà nƣớc nói riêng, điều này thể hiện rõ nét nhất là trong việc ban hành
các quyết định quản lý. Chất lƣợng của một quyết định quản lý phụ thuộc vào
sự đầy đủ và chất lƣợng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện đƣợc cung
cấp. Tính hợp pháp và hợp lý của các quyết định phụ thuộc phần nhiều vào các
thông tin đƣợc cô đặc trong nội dung của chúng. Thông tin đƣợc coi là những
tiền đề, những cơ sở quan trọng cho hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động
quản lý nhà nƣớc.
Quản lý, với cách hiểu tƣơng đối phổ biến là “hoạt động có ý thức của
con ngƣời nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn, kiểm tra các
quá trình xã hội và hoạt động của con ngƣời để hƣớng chúng phát triển phù hợp
với quy luật xã hội, đạt đƣợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với
chi phí thấp nhất” [31;136], thƣờng bao gồm các nội dung cơ bản nhƣ lập kế
hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Mỗi nội dung nói trên của quản lý đều có
những đặc điểm riêng biệt. Tuy nhiên, chúng cùng có một điểm chung quan
trọng là đều sử dụng thông tin nhƣ một nguồn nguyên vật liệu quan trọng.
Thông tin tham gia vào hầu hết các khâu của quản lý.
Ví dụ: + Lập kế hoạch là khâu xác định mục tiêu và các nguồn lực quan
trọng để đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Để có thể lập đƣợc một kế hoạch khả
thi, các nhà quản lý cần có rất nhiều thông tin về nguồn lực thực hiện (nhân lực,
vật lực ), các thông tin liên quan đến vấn đề lập kế hoạch Những thông tin
nhƣ vậy sẽ giúp các nhà quản lý đề ra đƣợc các mục tiêu và biện pháp thực hiện

phù hợp.
+ Khâu tổ chức thực hiện là khâu quyết định dẫn đến việc mục
tiêu đề ra có đạt đƣợc hay không. Khi thực hiện khâu này, các nhà quản lý cần
phải thu thập các thông tin về kinh nghiệm tổ chức thực hiện trƣớc đây, thông
tin về phản ứng của các đối tƣợng thực hiện

18
Hoạt động quản lý nhà nƣớc là một trong những hoạt động rất phức tạp.
Ứng biến trƣớc những biến động không ngừng của xã hội luôn là bài toán hóc
búa đối với các cơ quan quản lý nhà nƣớc. Thách thức này yêu cầu hoạt động
quản lý nhà nƣớc không thể thụ động, bảo thủ hay trì trệ. Thông tin chính là
luồng không khí luân chuyển liên tục trong các hoạt động quản lý, trong đó có
quản lý nhà nƣớc. Sự thụ động của các nhà quản lý sẽ mất đi nếu nhƣ họ luôn
nắm đƣợc thông tin. Có hai loại thông tin tồn tại song hành trong quản lý là
thông tin hiện hành và thông tin lƣu trữ (hay còn gọi là thông tin quá khứ). Đây
là hai cột trụ vững chắc của bất cứ hoạt động quản lý nào. Tuy nhiên, nhận thức
về tầm quan trọng của hai loại thông tin này có sự thiên lệch nhất định. Trƣớc
đây, ngƣời ta cho rằng, hoạt động quản lý luôn cần nhiều những thông tin
“nóng hổi”, tức là những thông tin hiện hành, hơn là những thông tin lƣu trữ.
Quan điểm này ít nhiều xuất phát từ cái nhìn thành kiến của xã hội đối với công
tác lƣu trữ. Với những tính chất đặc thù, thông tin TLLT rất thiết thực cho hoạt
động quản lý. Nó đã, đang và sẽ có những đóng góp quan trọng đối với hoạt
động quản lý nói chung và quản lý nhà nƣớc nói riêng. Trong chƣơng này,
chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về vai trò và giá trị của thông tin TLLT, cũng nhƣ của
hệ thống thông tin TLLT đối với hoạt động của các bộ - một hoạt động quản lý
nhà nƣớc quan trọng đối với xã hội.
1.1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1.1. Khái niệm về thông tin
Con ngƣời tồn tại và luôn bị chi phối, tác động bởi thế giới vật chất.
Cũng chính vì vậy, việc nhận thức đƣợc thế giới vật chất là mục đích cuối cùng

và quan trọng nhất của con ngƣời. Và một trong những cầu nối hữu hiệu nhất
giữa thế giới vật chất với con ngƣời chính là thông tin. Hay nói cách khác,
thông tin ra đời nhằm thoả mãn khát vọng khám phá thế giới vật chất của con
ngƣời. Nó là công cụ, phƣơng tiện đƣợc con ngƣời xây dựng, sử dụng để tìm hiểu
và nắm bắt thế giới, qua đó làm giàu thêm nhận thức của mình.

19
Tuy thông tin đã trở thành một công cụ quan trọng trong cuộc sống của
con ngƣời nhƣng việc nhận biết đƣợc nó không phải đơn giản. Sự phức tạp này
bắt nguồn từ tính vô hình của thông tin (thông tin chỉ đƣợc nhận biết qua cảm
tính). Khái niệm thông tin xuất hiện đầu tiên từ những năm 1950 của thế kỷ
XX. Tuy nhiên, tính cho đến nay, thông tin là một trong những khái niệm tồn
tại nhiều cách hiểu nhất. Đứng dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau, các nhà
khoa học đều tìm ra đƣợc các cách hiểu khác nhau về thông tin. Dƣới đây là
một số cách hiểu tồn tại xung quanh khái niệm thông tin:
Cách hiểu thứ nhất: coi thông tin đơn thuần là những tín hiệu. Một số tín
hiệu đƣợc con ngƣời quy ƣớc là tiếng nói, chữ viết, hình ảnh hay số liệu
Điển hình cho cách hiểu này là quan niệm của các nhà văn hoá - xã hội và các
nhà toán học.
+ Thông tin là “những tín hiệu quy ƣớc của con ngƣời đƣợc thu nhận và
truyền đạt qua tiếng nói, chữ viết, hình ảnh”
1
.
+ “Thông tin là sự hiểu biết có đƣợc từ số liệu”[18;18] .v.v.
Cách hiểu này quy đồng thông tin với phƣơng thức, cách thức thể hiện
nội dung của thông tin. Tuy nhiên, thông tin không chỉ biểu hiện thông qua các
tín hiệu đƣợc con ngƣời quy ƣớc từ trƣớc. Có những thông tin mà biểu hiện của
nó con ngƣời chƣa từng có kinh nghiệm xử lý nhƣ các hiện tƣợng tự nhiên, các
phản ứng trong phòng thí nghiệm.v.v Những cách hiểu này cũng có những hạt
nhân hợp lý của nó, cụ thể là thông tin luôn đem lại cái mới mẻ cho con ngƣời.

Điểm bất hợp lý lại ở chỗ: chỉ những cái mới nào đƣợc thể hiện bằng các tín
hiệu quy ƣớc của con ngƣời thì mới đƣợc nhận biết. Đây là điểm bất hợp lý.
Cách hiểu thứ hai: tìm hiểu khái niệm thông tin qua việc tìm hiểu mục
đích của quá trình cung cấp thông tin. Đây là cách định nghĩa đƣợc nhiều nhà
khoa học sử dụng. Dƣới đây là những cách định nghĩa nhƣ vậy:


1,2: Dẫn theo Luận văn Tiến sỹ chuyên ngành Quản lý kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kinh tế”
của Đoàn Thị Thu Hà.

20
+ Thông tin là “bộ phận tri thức đƣợc sử dụng để định hƣớng, để xác
định tích cực, để điều khiển”
2
.
+ “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho
một con ngƣời ra quyết định hoặc đƣa ra cam kết”[18:;21]
+ Thông tin là “những tin tức đƣợc tiếp nhận và cần cho sự phân tích các
tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện và
phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ƣu cho quá trình
quản lý” [11;27].v.v.
Cách hiểu này không sai nhƣng chƣa thực sự đầy đủ. Mục đích của thông
tin rất đa dạng và phức tạp, nhƣng các định nghĩa này chƣa khái quát hết đƣợc
những mục đích mà thông tin đem lại cho con ngƣời. Mặt khác, ở mỗi góc độ
sử dụng khác nhau, thông tin đều đem lại những lợi ích thiết thức khác nhau.
Đi tìm khái niệm thông tin thông qua quá trình xử lý của nó là cách định
nghĩa thứ ba của các nhà khoa học. Chúng ta có thể nhắc đến một số định nghĩa
nhƣ vậy:
+ Thông tin là “điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tƣợng, một quan
hệ nào đó, thu nhận đƣợc qua giao tiếp, khảo sát, đo lƣờng, lý giải, nghiên

cứu.v.v “[11;27].
+ Thông tin là “tập hợp các dữ liệu có liên hệ với nhau, hoạt động để
hƣớng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu
tố ra là các sản phẩm thông tin trong một quá trình xử lý có tổ chức” [11;27].
Cũng giống nhƣ cách hiểu quy thông tin với mục đích sử dụng của nó,
quá trình xử lý thông tin rất phức tạp nhƣng những định nghĩa trên chƣa khái
quát đƣợc một cách triệt để nhất. Những nỗ lực trong việc liệt kê các phƣơng
thức xử lý không bao giờ là đủ trong một định nghĩa về thông tin.
Cách hiểu nhận đƣợc sự đồng tình của nhiều nhà khoa học là cách hiểu
đồng nhất quá trình thông tin với quá trình phản ánh. Đây đƣợc coi là một trong
những quan niệm hiện đại. Quan niệm này đã giúp các nhà khoa học rất nhiều




21
trong việc giảm độ bất định khi tìm hiểu về khái niệm thông tin. Một số định
nghĩa theo trƣờng phái này:
+ Thông tin là “tính đa dạng đƣợc phản ánh”
3

+ Thông tin là “kết quả của sự phản ánh”
4

Hai cách hiểu trên đã cung cấp cho chúng ta những dữ liệu rất quan
trọng. Thứ nhất, đối tƣợng của thông tin là “tính đa dạng”. Tính đa dạng ở đây
có thể hiểu là tất cả những gì tồn tại xung quanh chúng ta, hay nói cách khác,
đó chính là thế giới vật chất. Thứ hai, theo quan điểm điều khiển học, thông tin
vừa là kết quả của sự phản ánh vừa là nội dung của sự phản ánh. Trên cơ sở
tiếp thu những cách hiểu trên, dƣới ánh sáng của triết học, khái niệm thông tin

đã đƣợc xây dựng một cách khoa học và tƣơng đối chính xác. Theo quan điểm
triết học, thông tin là “sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất)
bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn bằng tất cả các phƣơng tiện
tác động lên giác quan của con ngƣời”[26;14]. Mặt khác, cũng theo quan điểm
triết học duy vật, thuộc tính phản ánh là một thuộc tính vốn có và quan trọng
nhất của mọi vật chất. Nhƣ vậy, tất cả sự vật tồn tại trong thế giới vật chất đều
có thể trở thành nguồn thông tin. Nhƣng đây chỉ là dạng thông tin tiềm năng,
vật chất không thể tự nói lên tất cả những gì thuộc về bản chất của nó. Vật chất
chỉ trở thành thông tin khi và chỉ khi có sự tác động qua lại giữa đối tƣợng phát
tin và đối tƣợng thu tin. Ở đây, ta có thể hiểu quy trình sản sinh thông tin nhƣ
sau: đối tƣợng phát tin là ngƣời trực tiếp tiếp xúc với vật chất và cảm thụ sự
phản ánh của nó. Sau đó, sự cảm thụ của đối tƣợng phát tin đƣợc phản ánh một
lần nữa cho đối tƣợng thu tin. Và chu trình này kết thúc khi đem lại sự hiểu biết
nhất định về vật chất cho đối tƣợng thu tin (thông qua lăng kính và năng lực
cảm thụ phản ánh của đối tƣợng phát tin). Trên cơ sở này, các nhà thông tin học
đã đƣa ra một định nghĩa tƣơng đối đầy đủ và khái quát về thông tin nhƣ sau:
Thông tin là “sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu nhận được thành sự


4,5: như trên


22
hiểu biết về những sự vật, hiện tượng”. Đây cũng là cách hiểu mà chúng tôi rất
đồng thuận. Công trình nghiên cứu của chúng tôi sẽ đƣợc triển khai dƣới góc
độ của cách hiểu này.
1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin
Dƣới góc độ tiếp cận với khái niệm thông tin mà chúng tôi đã trình bày ở
trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy tính vô định là một trong những đặc điểm cốt
yếu của thông tin. Thật vậy, nhà kinh tế học ngƣời Nga I.Trerniak đã nhận xét

rằng “Thông tin không phải là vật chất mà là một phạm trù của tƣ tƣởng”[12;8].
Đặc tính này trở thành một thách thức không nhỏ cho các nhu cầu sử dụng
thông tin, đặc biệt là trong hoạt động quản lý. Một yêu cầu tất yếu đặt ra là
thông tin cần phải trải qua quá trình xử lý trƣớc khi đi vào sử dụng. Mặt khác,
thông tin tồn tại ở rất nhiều dạng thức, tản mạn ở rất nhiều nguồn khác nhau,
nội dung thông tin thì phong phú và có sự đan xen, liên kết phức tạp. Trong khi
đó, con ngƣời chỉ cần những thông tin thoả mãn nhu cầu sử dụng của họ. Nếu
không trải qua khâu xử lý thông tin, con ngƣời thực sự giống nhƣ “đứng trƣớc
dãy Hy Mã Lạp Sơn sách vở mà ở đó việc tìm kiếm những thông tin cần thiết
khó nhƣ ngƣời đi tìm một hạt vàng nhỏ bé trong biển cả cát mênh mông”
(VaVilôv V.I). Để thực hiện nhiệm vụ khó khăn này, con ngƣời cần có một
công cụ hữu hiệu. Khái niệm về hệ thống thông tin với chức năng xử lý thông
tin ra đời từ đây.
Xung quanh khái niệm này, hiện nay đang tồn tại nhiều cách hiểu khác
nhau. Để đi tìm cách hiểu chính xác nhất của khái niệm này, trƣớc hết ta cần
hiểu rõ khái niệm hệ thống. Hệ thống đƣợc hiểu là “tập hợp các phần tử có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau một cách có quy luật để
tạo thành một chỉnh thể, bảo đảm thực hiện những chức năng nhất định”[31;
96]. Qua định nghĩa này, ta dễ dàng nhận thấy một số đặc điểm nhận dạng quan
trọng của khái niệm hệ thống:
+ Hệ thống có nhiều phần tử tạo thành.