Nghiên cứu, xây dựng phương pháp tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


HOÀNG THỊ THANH



NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN
TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC



LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành: Lưu trữ







Hà Nội - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


HOÀNG THỊ THANH

NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN
TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC



Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 603224

Người hướng dẫn khoa học: TS.Nguyễn Liên Hương






Hà Nội - 2013
Luận văn Thạc sỹ 1
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
MỤC LỤC
STT

Trang
số
MỞ ĐẦU
1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG KHOÁN VÀ TÀI
LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN

7
1.1
Chứng khoán và thị trường chứng khoán
7
1.1.1
Chứng khoán
7
1.1.2
Thị trường chứng khoán
7
1.2
Tài liệu chuyên ngành chứng khoán
11
1.2.1
Khái niệm, đặc điểm tài liệu
11
1.2.2
Nguồn, thành phần, nội dung tài liệu
14
1.2.3
Giá trị tài liệu
30
CHƢƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG
KHOÁN NHÀ NƢỚC
32
2.1
Khái quát về Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
32
2.1.1

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Chứng
khoán Nhà nước
32
2.1.2
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
35
2.1.3
Chức năng quản lý thị trường chứng khoán của Ủy ban
Chứng khoán Nhà nước
40
2.2
Công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán
tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
44
2.2.1
Quản lý tài liệu tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
44
2.2.2
Quản lý tài liệu tại các tổ chức hoạt động trên thị trường
chứng khoán
56
2.3
Đánh giá công tác tổ chức,quản lý tài liệu chuyên ngành
chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
64
CHƢƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHƢƠNG PHÁP TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG
KHOÁN TẠI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƢỚC
69
3.1

Xây dựng phương thức tổ chức, quản lý tài liệu chuyên
ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
69
3.2.1
Cơ sở xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu
chuyên ngành chứng khoán
69
3.2.2
Nội dung tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng
khoán
71
Luận văn Thạc sỹ 2
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
3.2
Nghiên cứu phương án tổ chức Lưu trữ chuyên ngành
Chứng khoán
77
3.2.1
Tổ chức Lưu trữ chuyên ngành
77
3.2.2
Nguồn và thành phần tài liệu
78
LỜI KẾT
81
TÀI LIỆU THAM KHẢO
83
PHỤ LỤC
86

Luận văn Thạc sỹ 3
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Sau gần 15 đi vào hoạt động, thị trường chứng khoán Việt Nam đã có
những bước phát triển nhanh chóng cả về quy mô và chiều sâu. Thị trường đã
phần nào thực hiện tốt chức năng huy động vốn đầu tư cho nền kinh tế, cung
cấp môi trường đầu tư cho công chúng, tạo tính thanh khoản cho các chứng
khoán, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp và tạo môi trường giúp Chính
phủ thực hiện các chính sách vĩ mô.
Ngày 29/6/2006, Luật Chứng khoán số 70/QH 11 được Quốc hội ban hành
và sau đó sửa đổi bổ sung ngày 24/11/2010 đã tạo hành lang pháp lý quan
trọng cho quá trình phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam; đảm bảo

thị trường chứng khoán hoạt động công khai, minh bạch và hiệu quả; tăng
cường vai trò quản lý nhà nước đối với nền kinh tế nói chung, ngành chứng
khoán nói riêng và góp phần hoàn thiện các định chế pháp luật trong hệ thống
pháp luật Việt Nam.
Tuy nhiên, sau hơn 3 năm thực hiện, một vấn đề khá nổi cộm làm ảnh
hưởng đến tính minh bạch, công khai và sự phát triển bền vững của thị trường
đó là công bố thông tin của các đối tượng trên thị trường chứng khoán. Một
trong những nguyên nhân liên quan trực tiếp tới tình trạng trên là vấn đề quản
lý tài liệu chứng khoán, một hình thức mang tin phổ biến hiện nay. Cùng với
những quy định về quản lý thị trường, các văn bản quy phạm pháp luật được
ban hành đều đề cập đến công tác quản lý, lưu trữ tài liệu chứng khoán nhưng
các quy định hiện hành chưa thống nhất, đầy đủ và quản lý có hệ thống.
Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) với vai trò là cơ quan quản lý
Nhà nước trong lĩnh vực chứng khoán, quản lý trực tiếp toàn bộ hoạt động
của thị trường chứng khoán nói chung và hệ thống quản lý thị trường chứng
khoán tập trung nói riêng tại Việt Nam. Tài liệu hình thành từ hoạt động của
Luận văn Thạc sỹ 4
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
UBCKNN chiếm khối lượng không nhỏ và có ý nghĩa rất quan trọng trong
khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán của toàn bộ hệ thống quản lý thị
trường chứng khoán tập trung. Tuy nhiên, thực tế quản lý tài liệu chuyên
ngành chứng khoán hiện nay chưa được hoàn thiện, chưa có quy củ và hệ
thống chặt chẽ. Vì vậy, tài liệu chuyên ngành chứng khoán chưa phát huy tối
đa vai trò và giá trị đối với công tác quản lý thị trường nói riêng và hoạt động
của thị trường chứng khoán nói chung.
Trước những yêu cầu thực tiễn trên đây, đòi hỏi phải có những nghiên cứu
đầy đủ, toàn diện về công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng
khoán tại UBCKNN và trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập
trung Việt Nam. Do đó, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu
xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán

tại Ủy ban Chứng khoán nhà nước” làm đề tài luận văn thạc sỹ.
Những kết quả nghiên cứu từ đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để cơ quan quản
lý ngành (UBCKNN) xây dựng biện pháp, chính sách quản lý tài liệu chuyên
ngành chứng khoán tại UBCKNN nói riêng và tại các thành viên của hệ thống
quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung. Từ đó, góp
phần giúp thị trường chứng khoán hoạt động minh bạch và hiệu quả.
Ngoài ra, đề tài nghiên cứu sẽ là tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên
cứu liên quan cũng như cho việc bổ sung, hoàn thiện hệ thống lý luận khoa
học lưu trữ hiện nay, trong đó đặc biệt là lý luận về lưu trữ tài liệu chuyên
ngành.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tiễn, chúng tôi khẳng định hướng
nghiên cứu về quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán Việt Nam chưa có
đề tài nghiên cứu. Các đề tài nghiên cứu hiện nay mới chỉ đề cập đến hệ thống
thông tin ngành chứng khoán nói chung và hoạt động công bố thông tin trên
Luận văn Thạc sỹ 5
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
thị trường nói riêng. Tuy nhiên quy mô nghiên cứu chỉ dừng ở các nghiên cứu
khoa học cấp Ủy ban hoặc cấp Bộ Tài chính như đề tài nghiên cứu khoa học
“Hoàn thiện hệ thống công bố thông tin của công ty đại chúng” của TS.Tạ
Thanh Bình, mã số UB.11.04 năm 2011; đề tài “…Có thể nói, đây là vấn đề
mới, đòi hỏi có những nghiên cứu toàn diện và chi tiết.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Trong luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu đối tượng trong phạm
vi sau:
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về tài liệu chuyên
ngành chứng khoán tại UBCKNN nói riêng, trong hệ thống quản lý thị trường
chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung và thực tế quản lý khối tài liệu
này hiện nay. Từ đó, đề xuất phương pháp quản lý tài liệu chuyên ngành
chứng khoán hiệu quả, quy củ và thống nhất.

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn trong khuôn khổ nghiên cứu về
khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong hệ thống quản lý thị trường
chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung, trong đó UBCKNN giữ vị trí
quan trọng tiên quyết đối với công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng
khoán của UBCKNN và các thành viên trong hệ thống.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu đề tài Luận văn, chúng tôi đã sử dụng các phương
pháp sau:
Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin về đặc điểm mô hình hệ thống
quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam và khối tài liệu hình thành
trong hoạt động của hệ thống cũng như thực tế quản lý khối tài liệu đó hiện
nay.
Luận văn Thạc sỹ 6
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Phương pháp tổng hợp, phân tích thông tin đã thu thập để nghiên cứu, đề
xuất phương pháp quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán quy củ, thống
nhất và hiệu quả.
5. Cấu trúc của Luận văn
Nghiên cứu đề tài trên, chúng tôi tập trung vào một số nội dung được trình
bày theo cấu trúc sau:
Chương 1: Tổng quan về chứng khoán và tài liệu chuyên ngành chứng
khoán
Chương 2: Thực tế tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại
Ủy ban Chứng khoán nhà nước
Chương 3: Nghiên cứu xây dựng phương pháp tổ chức quản lý tài liệu
chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán nhà nước .
Chúng tôi hy vọng những kết quả thu được từ đề tài nghiên cứu này sẽ là
tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà nghiên cứu, giảng dạy cũng như các
nhà quản lý. Tuy nhiên, do năng lực của bản thân có hạn cũng như thời gian
nghiên cứu không nhiều nên Luận văn chắc chắn sẽ không tránh khỏi những

thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp để hoàn thiện Luận văn
trên.
Xin chân thành cảm ơn.








Luận văn Thạc sỹ 7
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CHỨNG KHOÁN
VÀ TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHỨNG KHOÁN
1.1 Chứng khoán và thị trƣờng chứng khoán
1.1.1 Chứng khoán
Chứng khoán là một loại hàng hóa của thị trường chứng khoán. Đó là
những tài sản tài chính, vì nó mang lại thu nhập và khi cần, người sở hữu nó
có thể bán nó để thu tiền về.
Theo Luật Chứng khoán, chứng khoán là bằng chứng xác nhận quyền và
lợi ích hợp pháp của người sở hữu đối với tài sản hoặc phần vốn của tổ chức
phát hành.
Chứng khoán được thể hiện dưới hình thức chứng chỉ, bút toán ghi sổ
hoặc dữ liệu điện tử, bao gồm các loại sau:
- Cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ;
- Quyền mua cổ phiếu, chứng quyền, quyền chọn mua, quyền chọn bán,
hợp đồng tương lai, nhóm chứng khoán hoặc chỉ số chứng khoán.
1.1.2 Thị trƣờng chứng khoán
 Khái niệm:

Về khái niệm, thị trường chứng khoán trong điều kiện nền kinh tế hiện đại
được quan niệm là nơi diễn ra các hoạt động giao dịch mua bán chứng khoán
trung và dài hạn. Việc mua bán này được tiến hành ở thị trường sơ cấp khi
người mua mua được chứng khoán lần đầu từ những người phát hành, và ở
những thị trường thứ cấp khi có sự mua đi bán lại các chứng khoán đã được
phát hành ở thị trường sơ cấp.
Luận văn Thạc sỹ 8
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Như vậy, xét về mặt hình thức, thị trường chứng khoán là nơi diễn ra các
hoạt động trao đổi, mua bán, chuyển nhượng các loại chứng khoán, qua đó
thay đổi chủ thế nắm giữ chứng khoán.
 Về chức năng, thị trường chứng khoán có những chức năng cơ bản
sau:
- Huy động vốn đầu tư cho nền kinh tế;
- Cung cấp môi trường đầu tư cho công chúng;
- Tạo tính thanh khoản cho các chứng khoán;
- Đánh giá hoạt động của doanh nghiệp;
- Tạo môi trường giúp Chính phủ thực hiện các chính sách vĩ mô.
 Về nguyên tắc hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán: thị
trường hoạt động theo 3 nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc công khai;
- Nguyên tắc trung gian;
- Nguyên tắc đấu giá.
 Về cấu trúc và phân loại cơ bản của thị trường chứng khoán: căn cứ
vào những tiêu chí khác nhau, có thể phân loại thị trường chứng khoán thành
một số loại sau:
- Theo sự luân chuyển các nguồn vốn:
+ Thị trường sơ cấp: là thị trường mua bán các chứng khoán phát hành
lần đầu. Trên thị trường này, vốn từ nhà đầu tư sẽ được chuyển sang nhà phát
hành thông qua việc nhà đầu tư mua các chứng khoán mới phát hành.

+ Thị trường thứ cấp: là nơi giao dịch các chứng khoán đã được phát
hành trên thị trường sơ cấp, đảm bảo tính thanh khoản cho các chứng khoán
đã phát hành.
Luận văn Thạc sỹ 9
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
- Theo phương thức hoạt động của thị trường: được phân thành thị trường
tập trung (Sở Giao dịch chứng khoán) và phi tập trung (thị trường OTC).
- Theo hàng hóa trên thị trường:
+ Thị trường cổ phiếu: là thị trường giao dịch và mua bán các loại cổ
phiếu, bao gồm cổ phiếu thường, cổ phiếu ưu đãi;
+ Thị trường trái phiếu: là thị trường giao dịch và mua bán các trái phiếu
đã được phát hành, các trái phiếu này bao gồm cá trái phiếu công ty, trái
phiếu đô thị và trái phiếu chính phủ.
+ Thị trường các công cụ chứng khoán phái sinh: thị trường phát hành và
mua đi bán lại các chứng từ tài chính khác như quyền mua cổ phiếu, chứng
quyền, hợp đồng quyền chọn….
 Các hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán: Căn cứ Luật
Chứng khoán năm 2006 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Chứng
khoán năm 2010, thị trường chứng khoán có một số hoạt động cơ bản sau:
a) Hoạt động quản lý Nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng
khoán, gồm có:
- Xây dựng khung pháp lý, chính sách quản lý, điều chỉnh thị trường và
các thể chế thị trường. Sản phẩm của hoạt động này là hệ thống các văn bản
quy phạm pháp luật và các văn bản dưới luật do Chính phủ, Bộ Tài chính, Ủy
ban Chứng khoán Nhà nước, 02 Sở Giao dịch Chứng khoán và Trung tâm
Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành.
- Xây dựng và ban hành chiến lược, quy hoạch, chính sách phát triển thị
trường chứng khoán;
- Chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, chính sách phát triển thị
trường chứng khoán và các chính sách, chế độ để quản lý và giám sát hoạt

động về chứng khoán và thị trường chứng khoán.
Luận văn Thạc sỹ 10
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
b) Hoạt động quản lý thị trường chứng khoán, bao gồm:
- Giám sát, quản lý hoạt động của Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký chứng
khoán và các tổ chức phụ trợ;
- Tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký của Sở giao dịch
chứng khoán, Trung tâm lưu ký trong trường hợp ảnh hưởng đến quyền và lợi
ích của nhà đầu tư;
- Thanh tra, giám sát, xử phạt vi phạm hành chính và giải quyết khiếu
nại, tố cáo trong hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán;
- Thực hiện thống kê, dự báo về hoạt động chứng khoán và thị trường
chứng khoán, hiện đại hóa công nghệ thông tin trong lĩnh vực chứng khoán;
- Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ về chứng khoán và thị trường chứng
khoán;
c) Hoạt động nghiệp vụ, chuyên môn về chứng khoán, gồm có:
- Cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt
động chứng khoán và thị trường chứng khoán; chấp thuận những thay đổi liên
quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán;
- Cấp giấy phép hành nghề chứng khoán cho các tổ chức kinh doanh
chứng khoán;
- Tổ chức và điều hành hoạt động giao dịch chứng khoán tại Sở giao dịch
chứng khoán;
- Tạm ngừng, đình chỉ hoăc hủy bỏ giao dịch chứng khoán theo quy định
tại Sở giao dịch;
- Chấp thuận, hủy bỏ niêm yết chứng khoán và giám sát việc duy trì điều
kiện niêm yết chứng khoán của các tổ chức niêm yết tại Sở giao dịch;
Luận văn Thạc sỹ 11
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
- Chấp thuận, hủy bỏ tư cách thành viên giao dịch; giám sát hoạt đông

giao dich chứng khoán của các thành viên giao dịch tại Sở giao dịch;
- Giám sát hoạt động công bố thông tin của các tổ chức niêm yết, thành
viên giao dịch tại Sở giao dịch;
- Chấp thuận, hủy bỏ tư cách thành viên lưu ký, giám sát việc tuân thủ
quy định của thành viên lưu ký theo quy định;
- Cung cấp dịch vụ đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và
dịch vụ khác liên quan đến lưu ký chứng khoán theo yêu cầu khách hàng;
- Nghiệp vụ kinh doanh của các công ty chứng khoán: môi giới chứng
khoán; tự doanh chứng khoán; bảo lãnh phát hành chứng khoán; tư vấn đầu tư
chứng khoán;
- Nghiệp vụ kinh doanh của các công ty quản lý quỹ: quản lý quỹ đầu tư
chứng khoán; quản lý danh muc đầu tư chứng khoán.
2.1 Tài liệu chuyên ngành chứng khoán
2.1.1 Khái niệm và giá trị tài liệu chuyên ngành chứng khoán
 Khái niệm:
Thực tế hiện nay, chưa có tư liệu nào đề cập hay giải thích thuật ngữ tài
liệu chuyên ngành chứng khoán. Do vậy, có thể khẳng định, chưa có một khái
niệm cụ thể, chính xác về thuật ngữ này.
Căn cứ khái niệm hệ thống thông tin thị trường chứng khoán được trình
bày trong cuốn giáo trình Những vấn đề cơ bản về chứng khoán và thị trường
chứng khoán của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và Đào tạo chứng khoán
thuộc UBCKNN: “Hệ thống thông tin của thị trường chứng khoán là những
chỉ tiêu, tư liệu phản ánh bức tranh của thị trường chứng khoán và tình hình
kinh tế, chính trị, xã hội liên quan tại những thời điểm hoặc thời kỳ khác
Luận văn Thạc sỹ 12
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
nhau”. Về bản chất, tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng là một dạng
thông tin của hệ thống thông tin thị trường chứng khoán.
Ngoài ra, tại Điều 2, Chương I, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật

Lưu trữ có giải thích: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật,
nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho
hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”.
Do vậy, tôi tạm đưa ra một khái niệm khái quát về tài liệu chuyên ngành
chứng khoán như sau: “Tài liệu chuyên ngành chứng khoán là tài liệu
chuyên môn, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để
phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của các cơ quan,
tổ chức chứng khoán trên thị trường chứng khoán; phản ánh bức tranh
của thị trường chứng khoán tại những thời điểm, thời kỳ khác nhau”.
 Đặc điểm tài liệu
Xuất phát từ thành phần, nội dung của tài liệu chuyên ngành chứng khoán,
khi so sanh với những loại tài liệu khác, chúng tôi nhận thấy tài liệu chuyên
ngành chứng khoán có một số đặc điểm nổi trội sau:
Một là tài liệu thuộc nhiều loại sở hữu khác nhau. Do tài liệu chuyên
ngành chứng khoán là tài liệu thuộc lĩnh vực kinh tế, hình thành từ hoạt động
của nhiều đối tượng khác nhau của nền kinh tế thị trường. Những tài liệu hình
thành từ hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước như UBCKNN, các Sở
giao dịch, Trung tâm Lưu ký thuộc sở hữu nhà nước. Những tài liệu hình
thành từ hoạt động của các tổ chức kinh doanh chứng khoán hay nhà đầu tư
thuộc sở hữu tư nhân. Các tổ chức này chỉ cung cấp những loại tài liệu nhất
định cho các cơ quan quản lý theo định kỳ hoặc khi có sự cố. Điều này ảnh
hưởng trực tiếp tới công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Luận văn Thạc sỹ 13
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Hai là loại hình tài liệu đa dạng, có những loại văn bản, giấy tờ đặc thù,
riêng có. Bên cạnh những tài liệu được trình bày dưới dạng văn bản hành
chính như báo cáo, công văn, còn có nhiều loại tài liệu, sổ sách kế toán - tài
chính như báo cáo tài chính, sổ cái, và những tài liệu đặc thù riêng. Ví dụ như
Giấy khớp lệnh, Bảng tổng hợp chỉ số giá trong ngày, Lệnh mua, Lệnh bán,…
Ba là tài liệu có giá trị sử dụng và thời hạn lưu giữ đa dạng. Có thể tài

liệu chỉ có giá trị sử dụng tức thời như đối với các nhà đầu tư, giấy đặt lệnh
hay hợp đồng thỏa thuận có thể sẽ hết giá trị nếu quyết định của nhà đầu tư
thay đổi liên tục và nhanh chóng. Có thể tài liệu có giá trị sử dụng trong thời
hạn nhất định đến khi công việc đó kết thúc ví dụ một công ty chứng khoán
dừng nghiệp vụ môi giới thì toàn bộ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ này có
thể xem là không còn giá trị. Có thể tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài như đối
với hoạt động quản lý điều hành của UBCKNN, Sở Giao dịch,…Cho nên, tùy
vào nhu cầu của từng đối tượng khác nhau, cùng một loại tài liệu có thể có
những giá trị sử dụng và thời gian lưu giữ khác nhau. Đây là yếu tố quan
trọng ảnh hưởng tới phương thức quản lý tài liệu tại từng tổ chức chứng
khoán.
Bốn là tài liệu có giá trị kinh tế cao. Chứng khoán là một loại hàng hóa và
thị trường chứng khoán là nơi diễn ra hoạt động mua - bán chứng khoán. Do
vậy, tất cả những tài liệu hình thành từ thị trường này đều phục vụ cho việc
kinh doanh chứng khoán hay nói cách khác là nó chứa đựng giá trị kinh tế
lớn.
Cuối cùng là tài liệu có các hình thức mang tin đa dạng. Có những loại tài
liệu được trình bày trên chất liệu giấy nhưng cũng có những tài liệu được định
dạng điện tử như bảng tin chỉ số gí điện tử các mã chứng khoán. Điều này
xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh chứng khoán. Thực tế hiện nay ở
Luận văn Thạc sỹ 14
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
các công ty chứng khoán luôn lưu giữ thông tin dưới hai dạng: dữ liệu giấy và
dữ liệu điện tử.
2.1.2 Nguồn, thành phần, nội dung tài liệu chuyên ngành chứng khoán
Căn cứ khái niệm về tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng như những
nghiên cứu về thị trường chứng khoán và các hoạt động của thị trường, chúng
tôi xin tổng hợp khái quát về một số loại tài liệu chuyên ngành chứng khoán
cơ bản trên thị trường với nguồn, thành phần, nội dung như sau:
 Nguồn tài liệu: Tài liệu chuyên ngành chứng khoán được hình thành

từ các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức tham gia thị trường
chứng khoán, gồm có:
- Ủy ban Chứng khoán Nhà nước:
- 02 Sở giao dịch chứng khoán:
- Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam:
- Tổ chức kinh doanh chứng khoán: gồm các công ty chứng khoán và công ty
quản lý quỹ.
 Thành phần tài liệu:
Căn cứ các hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán, chúng tôi xác
định thành phần tài liệu chuyên ngành chứng khoán gồm các nhóm chính sau:
- Nhóm tài liệu quản lý thị trường;
- Nhóm tài liệu về cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng
nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán;
- Nhóm tài liệu về hoạt động giao dịch chứng khoán;
- Nhóm tài liệu về lưu ký, thanh toán, bù trừ chứng khoán;
- Nhóm tài liệu về chào bán, đăng ký, niêm yết, phát hành chứng khoán;
Luận văn Thạc sỹ 15
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
 Nội dung tài liệu:
Một là nhóm tài liệu quản lý thị trường chứng khoán: đây là những tài liệu
hình thành từ hoạt động:
Quản lý, giám sát hoạt động của các Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký và
các tổ chức phụ trợ như tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký
của sở giao dịch hoặc trung tâm lưu ký khi có dấu hiệu vi phạm; chấp thuận
các quy định, quy chế của sở giao dich, trung tâm lưu ký; chấp thuận đưa vào
giao dịch các loại chứng khoán mới, thay đổi và áp dụng phương thức giao
dịch mới, đưa vào vận hành hệ thống giao dịch mới,
Thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong hoạt động chứng khoán trên thị trường;
Công bố thông tin của các tổ chức kinh doanh chứng khoán và các công ty

đại chúng hoạt động trên thị trường;
Báo cáo tình hình hoạt động của các sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng
khoán hoặc các phân tích thị trường của sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng
khoán,…
Đăng ký thành lập, hoạt động, thay đổi điều lệ, vốn chủ sở hữu, địa điểm
trụ sở,…của các công ty kinh doanh chứng khoán và các công ty đại chúng,…
Hai là nhóm tài liệu về cấp,gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy
chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng
khoán: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với những cá nhân có nhu cầu hành nghề
chứng khoán do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện. Theo Luật Chứng
khoán, hồ sơ cấp phép gồm những loại sau:
Hồ sơ cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề chứng khoán cho cá nhân hành
nghề chứng khoán;
Luận văn Thạc sỹ 16
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Hồ sơ cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, thành lập, giấy chứng nhận liên
quan đến hoạt động của các công ty chứng khoán, chi nhánh, văn phòng đại
diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ
lưu ký chứng khoán.
Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký chào bán chứng khoán ra
công chúng của các công ty chứng khoán; phát hành riêng lẻ và đăng ký
công ty đại chúng đối với công ty chứng khoán;
Hồ sơ cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động công ty quản lý quỹ;
Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký công ty đại chúng, đăng ký
chào bán chứng khoán ra công chúng, phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty
đại chúng đối với công ty quản lý quỹ, công ty đầu tư chứng khoán;
Giấy chứng nhận chào bán Chứng chỉ quỹ đầu tư chứng khoán ra công
chúng, giấy đăng ký thành lập quỹ đầu tư chứng khoán;
Hồ sơ thẩm định hồ sơ công ty đại chúng, công ty chứng khoán, công ty
quản lý quỹ và công ty đầu tư chứng khoán;

Hồ sơ thẩm định tổ chức phát hành cổ phiếu trả cổ tức, cổ phiếu thường,
cổ phiếu theo chương trình lựa chọn của người lao động.
Phân tích tình hình hoạt động của công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng
khoán và công ty đầu tư chứng khoán.
Hai là nhóm tài liệu về đăng ký, chào bán, phát hành và niêm yết chứng
khoán:
Tài liệu về chào bán chứng khoán: Có hai hình thức chào bán chứng
khoán trên thị trường là chào bán riêng lẻ và chào bán ra công chúng. Trong
phạm vi của thị trường chứng khoán tập trung, chúng tôi chỉ nghiên cứu và đề
cập đến hình thức chào bán ra công chúng.
Luận văn Thạc sỹ 17
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Chào bán chứng khoán ra công chúng là việc bán chứng khoán rộng rãi ra
cho một số lượng lớn công chúng đầu tư, trong đó một tỷ lệ nhất định chứng
khoán được phân phối cho các nhà đầu tư nhỏ. Sau khi chào bán trên thị
trường, chứng khoán sẽ được giao dịch tại Sở giao dịch chứng khoán nếu đáp
ứng được các quy định của Sở giao dịch chứng khoán.
Chào bán ra công chúng được phân biệt giữa chào bán cổ phiếu và chào
bán trái phiếu. Trường hợp chào bán cổ phiếu ra công chúng, việc chào bán
được thực hiện theo một trong hai phương thức: chào bán lần đầu ra công
chúng (IPO) và chào bán sơ cấp. Còn chào bán trái phiếu ra công chúng chỉ
được thực hiện với hình thức chào bán sơ cấp.
Hồ sơ về chào bán chứng khoán gồm những loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng của doanh
nghiệp thành lập mới thuộc lĩnh vực cơ sở hạ tầng;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của doanh nghiệp mới
thuộc lĩnh vực công nghệ cao;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng để thành lập
mới tổ chức tín dụng cổ phần;

- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng tại Việt Nam của
doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật nước ngoài;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của công ty cổ phần
hình thành sau quá trình hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu ra công chúng của cổ đông lớn thực
hiện chào bán ra công chúng phần vốn sở hữu trong các công ty đại
chúng;
- Hồ sơ đăng ký phát hành cổ phiếu để hoán đổi cổ phần;
- Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng;
Luận văn Thạc sỹ 18
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
- Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu doanh nghiệp có đảm bảo ra công
chúng;
- Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu chuyển đổi, trái phiếu có kèm theo
chứng quyền ra công chúng của công ty cổ phần;
- Hồ sơ đăng ký chào bán cổ phiếu, trái phiếu ra công chúng chung cho
nhiều đợt;
- Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng của công ty cổ phần
hình thành sau quá trình hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp;
- Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng tại Việt Nam của
doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật nước ngoài;
- Hồ sơ phát hành cổ phiếu mới làm cơ sở cho chào bán chứng chỉ lưu ký
tại nước ngoài;
- Hồ sơ hỗ trợ phát hành chứng chỉ lưu ký tại nước ngoài trên cơ sở số cổ
phiếu đã phát hành tại Việt Nam;
- Hồ sơ đăng ký và báo cáo kết quả chào mua công khai.
Trong đó, thành phần cơ bản của một bộ hồ sơ xin phép chào bán chứng
khoán bao gồm:
- Đơn xin chào bán;
- Bản sao có công chứng giấy phép thành lập hoặc quyết định chuyển

doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần;
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Điều lệ hoạt động của tổ chức phát hành;
- Nghị quyết của Đại hội cổ đông chấp thuận việc chào bán cổ phiếu
hoặc Quyết định của Hội đồng quản trị về việc phát hành trái phiếu;
- Bản cáo bạch;
Luận văn Thạc sỹ 19
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
- Danh sách và sơ yếu lý lịch thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám
đốc;
- Các báo cáo tài chính có kiểm toán liên tục trong 2 năm liên tục gần
nhất tính tới thời điểm nộp hồ sơ;
- Cam kết bảo lãnh phát hành được ký kết giữa tổ chức bảo lãnh chính và
tổ chức phát hành (nếu có).
Sau khi có được Giấy phép chào bán do Ủy ban Chứng khoán cấp, tổ chức
phát hành công bố việc chào bán trên một tờ báo TW hoặc một tờ báo địa
phương nơi tổ chức phát hành đặt trụ sở chính. Đồng thời thực hiện phân phối
chứng khoán theo nhu cầu của nhà đầu tư trên thị trường.
Tài liệu về niêm yết chứng khoán: niêm yết chứng khoán là thủ tục cho
phép một chứng khoán nhất định được phép giao dịch trên Sở giao dịch
chứng khoán. Hay chính là quá trình mà Sở giao dịch chứng khoán chấp
thuận cho một công ty phát hành có chứng khoán được phép niêm yết và giao
dịch trên Sở giao dịch chứng khoán nếu công ty đó đáp ứng đầy đủ các tiêu
chuẩn về định lượng cũng như định tính mà Sở giao dịch đề ra.
Quy trình niêm yết lần đầu được thực hiện như sau: Sở giao dịch chứng
khoán thẩm định sơ bộ hồ sơ tổ chức -> Nộp bản đăng ký lên UBCKNN ->
Chào bán ra công chúng -> Xin phép niêm yết -> Thẩm tra niêm yết chính
thức -> Niêm yết.
Hồ sơ niêm yết chứng khoán gồm những loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ về đăng ký niêm yết chứng khoán;

- Hồ sơ thay đổi niêm yết do tách gộp cổ phiếu;
- Hồ sơ thay đổi niêm yết do tách – sáp nhập tổ chức niêm yết;
- Hồ sơ niêm yết bổ sung;
Luận văn Thạc sỹ 20
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
- Hồ sơ hủy niêm yết do tự nguyện/bắt buộc;
- Hồ sơ tạm ngừng giao dịch.
Trong đó hồ sơ đăng ký niêm yết chứng khoán bao gồm:
- Hồ sơ thẩm định sơ bộ: gồm các tài liệu về thành lập, quy mô và cơ cấu
sở hữu và báo cáo tài chính của tổ chức niêm yết;
- Tài liệu xin niêm yết:
+ Đơn xin niêm yết;
+ Hồ sơ đăng ký và báo cáo phân tích chứng khoán;
+ Bản sao hợp đồng dịch vụ giữa công ty và đại lý chuyển nhượng;
+ Bản sao hợp đồng với nhà bảo lãnh phát hành chính;
+ Mẫu chứng chỉ chứng khoán;
+ Đăng ký công ty;
+ Báo cáo của đợt chào bán ra công chúng;
+ Bản trình bày của đại lý chuyển nhượng về cơ cấu sở hữu;
+ Danh sách cổ đông.
- Hợp đồng niêm yết: là hợp đồng giữa Sở giao dịch chứng khoán và
công ty xin niêm yết.
Hồ sơ thay đổi đăng ký niêm yết chứng khoán gồm:
- Giấy đề nghị thay đổi đăng ký niêm yết;
- Quyết định thông qua việc thay đổi niêm yết cổ phiếu của Đại hội cổ
đông, thay đổi niêm yết trái phiếu của Hội đồng quản trị hoặc trái
phiếu chuyển đổi của Đại hội đồng cổ đông; thay đổi niêm yết trái
phiếu của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty; thay đổi niêm
yết chứng chỉ quỹ đầu tư chứng khoán của Đại hội nhà đầu tư hoặc
Luận văn Thạc sỹ 21

Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
thay đổi niêm yết cổ phiếu của Đại hội đồng cổ đông công ty đầu tư
chứng khoán.
Hồ sơ hủy bỏ niêm yết bao gồm:
- Giấy đề nghị hủy bỏ niêm yết;
- Quyết định thông qua việc hủy niêm yết cổ phiếu của Đại hội cổ đông,
hủy niêm yết trái phiếu của Hội đồng quản trị hoặc trái phiếu chuyển
đổi của Đại hội đồng cổ đông; hủy niêm yết trái phiếu của Hội đồng
thành viên hoặc chủ sở hữu công ty; hủy niêm yết chứng chỉ quỹ đầu
tư chứng khoán của Đại hội nhà đầu tư hoặc hủy niêm yết cổ phiếu của
Đại hội đồng cổ đông công ty đầu tư chứng khoán.
Ba là nhóm tài liệu về giao dịch chứng khoán: sau khi Sở giao dịch chứng
khoán hoàn tất các thủ tục niêm yết, Sở giao dịch sẽ quy định cụ thể ngày
niêm yết. Tính từ thời điểm đó, chứng khoán được giao dịch trên thị trường.
Tài liệu về giao dịch chứng khoán, có một số thông tin cơ bản sau:
- Lệnh giao dịch: là chỉ dẫn của nhà đầu tư để thực hiện mua hoặc bán
một loại chứng khoán, có thể thực hiện thông qua phiếu lệnh, gọi điện
hoặc đặt lệnh từ xa.
- Đơn vị giao dịch: là số lượng chứng khoán được quy định làm đơn vị
trong một giao dịch.
- Giá tham chiếu: là giá cơ sở dùng để tham khảo cho ngày giao dịch tiếp
theo.
- Đơn vị yết giá: là đơn vị tiền tệ nhỏ nhất mà giá chứng khoán có thể
thay đổi.
- Biên độ dao động giá: là khoảng giới hạn giá chứng khoán cao nhất và
thấp nhất được phép thay đổi trong ngày giao dịch.
Luận văn Thạc sỹ 22
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
Đây là những thông tin quan trọng có trong các tài liệu về giao dịch chứng
khoán.

Hồ sơ về giao dịch chứng khoán gồm những loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ mở tài khoản giao dịch;
- Hồ sơ giao dịch chứng khoán tại công ty chứng khoán;
- Hồ sơ giao dịch chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán.
Trước khi thực hiện giao dịch, nhà đầu tư phải thực hiện thủ tục mở tài
khoản giao dịch. Tài khoản giao dịch chứng khoán là một tài khoản giữ đồng
thời tiền và chứng khoán, được các công ty chứng khoán mở cho nhà đầu tư.
Theo quy định, nhà đầu tư chỉ được phép mở một tài khoản để lưu ký và giao
dịch chứng khoán duy nhất tại một công ty chứng khoán. Việc mở tài khoản
được thực hiện bằng cách nhà đầu tư điền thông tin và mẫu đơn mở tài khoản
của công ty chứng khoán theo hồ sơ mẫu sau:
- Đối với khách hàng trong nước:
+ Giấy đề nghị mở tài khoản;
+ Hợp đồng giao dịch chứng khoán (theo mẫu)
+ Phụ lục hợp đồng giao dịch (theo mẫu)
+ Giấy ủy quyền giao dịch (theo mẫu)
+ Đơn đăng ký sử dụng dịch vụ giá trị gia tăng (theo mẫu)
+ Bản sao giấy CMND/Hộ chiếu của khách hàng (cá nhân), của người đại
diện (tổ chức)
+ Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy phép thành
lập (pháp nhân).
- Đối với khách hàng nước ngoài:
+ Giấy đề nghị mở tài khoản;
+ Hợp đồng giao dịch chứng khoán (theo mẫu)
+ Phụ lục hợp đồng giao dịch (theo mẫu)
Luận văn Thạc sỹ 23
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP
+ Giấy ủy quyền giao dịch (theo mẫu)
+ Bản sao giấy CMND/Hộ chiếu của khách hàng (cá nhân), của người đại
diện (tổ chức)

+ Bản sao công chứng bằng Tiếng Việt Giấy phép đăng ký kinh doanh,
Giấy phép thành lập (pháp nhân) đã được hợp thức hóa lãnh sự
+ Đơn xin cấp mã số giao dịch
+ Lý lịch tư pháp của khách hàng (cá nhân/người đại diện (tổ chức) đã
được hợp thức hóa lãnh sự.
Giao dịch chứng khoán được thực hiện theo quy trình sau:
Giao dịch tại công ty chứng khoán: tại đây nhà đầu tư sẽ được quản lý
theo từng hồ sơ riêng, với các tài liệu sau:
- Hợp đồng ủy thác mua hoặc ủy thác bán chứng khoán với công ty
chứng khoán;
- Lệnh mua, bán chứng khoán với phòng tiếp thị bằng Phiếu lệnh với nội
dung như sau: lệnh mua hoặc bán; tên chứng khoán – mã số chứng khoán; số
lượng chứng khoán; giá; điều kiện về thời gian đáo hạn của trái phiếu (nếu
có).
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh mua - bán, Phòng giao dịch sẽ
chuyển lệnh qua máy cho Sở giao dịch chứng khoán.
Giao dịch tại Sở giao dịch chứng khoán: tại đây lệnh mua - bán của khách
hàng sẽ được đưa vào hệ thống máy điện tử, sau này sẽ được in ra hoặc sao
lưu vào đĩa CD, gồm các thông tin:
- Số hiệu của lệnh giao dịch;
- Lệnh sửa đổi hoặc hủy bỏ;
- Giao dịch cho khách hàng giao dịch tự doanh;
- Mã số quản lý đầu tư nước ngoài (nếu có);