thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa XNK tại công ty thảo cường

Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động ngoại thương có một đặc điểm rất nổi bật đó là người bán và người
mua ở xa nhau, có một khoản cách nhất định về địa lý, quốc gia. Vì thế, để hàng hóa lưu
thông được từ người bán đến người mua cần phải có một người đại diện đứng ra chịu
trách nhiệm vận tải, thông quan hàng hóa, đó là người giao nhận hàng hóa.
Tuy vai trò của người giao nhận là rất quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa
XNK, nhưng cho đến nay ở Việt Nam không có nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực
này. Theo Viện nghiên cứu Logistics Nhật Bản, các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam
chỉ đáp ứng được 25% nhu cầu thị trường trong nước
(1)
. Đó cũng là hạn chế và thách thức
lớn đối với các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam. Và để hoạt động có hiệu quả trong lĩnh
vực giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần phải có một quy trình làm việc khoa học và
hiệu quả.
Một quy trình được coi là khoa học và hiệu quả là một quy trình phải đáp ứng ít nhất
hai tiêu chí:
- Giảm thiểu được chi phí cho công ty
- Thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất.
Tuy nhiên, để tìm ra một quy trình như thế là một vấn đề không đơn giản. Nghiên
cứu “ Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa XNK tại công ty Thảo Cường”
sẽ cố gắng phần nào giải quyết vấn đề trên.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu sẽ tập trung vào việc thiết lập quy trình giao nhận hàng hoá XNK phù
hợp cho công ty Thảo Cường.
1.3 Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này sẽ tiến hành tại công ty Thảo Cường với nội dung là thiết lập quy
trình giao nhận hàng hoá XNK phù hợp để áp dụng cho công ty trong thời gian dự kiến

đến năm 2015.
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện theo một trình tự gồm 5 bước: (1) mô tả tổng quan về
giao nhận hàng hoá XNK (2) thiết lập mô hình (3) thu thập dữ liệu (4) phân tích dữ liệu
(5) tổng hợp kết quả để thiết lập quy trình giao nhận cho công ty Thảo Cường.
(1)
PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, “không ngày tháng”, Thực trạng Logistics và SCM Việt Nam [trực tuyến]. Hiệp hội
giao nhận kho vận Việt Nam. Đọc từ: ngày 18/11/2010.
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 1
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
- Dựa vào các lý thuyết về thương mại quốc tế, quy định của pháp luật, thông tin, tài
liệu về giao nhận hàng hoá XNK để mô tả tổng quan về quy trình giao nhận.
- Kết hợp cơ sở lý luận với quy trình hiện tại của Thảo Cường để thiết lập mô hình
nghiên cứu và quy trình nghiên cứu.
- Sau khi có được mô hình nghiên cứu và quy trình nghiên cứu, sẽ thu thập dữ liệu.
Dữ liệu có được là thông tin về các văn bản, thủ tục pháp lý, chứng từ về chi phí, thời gian
thực hiện một quy trình giao nhận của một vài công ty trong cùng lĩnh vực.
- Khi có được dữ liệu sẽ dùng phương pháp phỏng vấn chuyên gia để tìm ra điểm
khác biệt giữa các quy trình giao nhận của các công ty. Trên cơ sở của sự khác biệt đó để
tìm ra một quy trình giao nhận mới phù hợp với điều kiện của công ty Thảo Cường.
- Từ việc tìm ra quy trình mới cho công ty Thảo Cường sẽ dùng phương pháp so
sánh chi phí và thời gian thực hiện với quy trình hiện tại của Thảo Cường để thiết lập quy
trình giao nhận tốt hơn, khoa học hơn và hiệu quả hơn để áp dụng cho công ty Thảo
Cường.
1.5 Ý nghĩa nghiên cứu
Nghiên cứu không chỉ đưa ra một quy trình làm việc tốt hơn và tiết kiệm thời gian
hơn cho công ty, mà còn là một tài liệu dùng để tham khảo cho những nhân viên mới vào
làm trong công ty.
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 2

Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ
XUẤT NHẬP KHẨU
2.1 Những khái niệm chung về giao nhận hàng hóa
2.1.1 Nghiệp vụ giao nhận
(1)
Đây được xem là một khâu rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương, thiếu nó thì
hợp đồng mua bán không thể thực hiện được. Nghiệp vụ này phải thực hiện hàng loạt các
công việc liên quan như: tiếp nhận hàng, vận chuyển hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng,
sắp xếp/ đỡ hàng, giao hàng cho người nhận,… Tất cả được gọi chung là “nghiệp vụ giao
nhận – Forwarding”.
Trên thực tế có nhiều khái niệm về giao nhận:
* Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động về vận tải nhằm
đưa hàng đến đích an toàn.
* Giao nhận là dịch vụ hải quan
* Giao nhận là dịch vụ có liên quan đến vận tải, nhưng không phài vận tải.
* Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm
mục đích chuyên chở hàng hóa từ nơi gởi hàng đến nơi nhận hàng.
2.1.2 Người giao nhận
Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Người giao nhận có thể
là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay
bất kỳ người nào.
(2)
2.1.3 Hợp đồng giao nhận
Hợp đồng giao nhận hàng hoá là hợp đồng được ký kết giữa người làm dịch
vụ giao nhận hàng hoá với khách hàng để thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá.
(3)
2.1.4 Thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là công việc mà người làm thủ tục hải quan với nhân viên hải quan
phải thực hiện theo qui định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải quan khi xuất
nhập khẩu, xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh.
(1) (2) Phạm Mạnh Hiền. 01-2010. Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương. NXB Lao
động – Xã hội.
(3) Điều 164. Luật thương mại 1997
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 3
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
2.2 Cơ sở pháp lý
2.2.1 Các cơ quan quản lý Nhà nước tham gia
* Các Bộ chủ quản
* Các tổ chức xuất nhập khẩu
* Hải quan
* Kiểm dịch động thực vật
* Kiểm nghiệp, giám định
* Công an biên phòng
2.2.2 Các tổ chức dịch vụ có liên quan
* Đại lý hãng tàu
* Các công ty giao nhận.
* Dịch vụ xếp/dỡ
* Kho hàng ga/cảng…
* Dịch vụ bảo hiểm
* Dịch vụ ngân hàng…
2.2.3 Các văn bản của Nhà nước
* Các văn bản qui định tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt
Nam
* Các văn bản qui định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các đơn vị, doanh
nghiệp…
* Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán,

vận tải, bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ…
2.2.4 Các luật lệ quốc tế
* Các công ước (Convention)
* Các hiệp ước (Treaty)
* Các hiệp định (Agreement)
* Các nghị định thư (Protocol)
* Các quy chế (Status)
* Các định ước (Act)…
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 4
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
2.2.5 Các loại hợp đồng
* Hợp đồng mua bán
* Hợp đồng vận chuyển
* Hợp đồng XNK,…
Tất cả đều là cơ sở pháp lý trong giao nhận hàng hóa.
2.3 Quy trình giao nhận hàng hoá XNK
2.3.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
2.3.1.1 Chuẩn bị nhận hàng
* Tiếp nhận bộ chứng từ về hàng hóa
* Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)
* Lập kế hoạch nhận hàng
* Thông báo bằng lệnh giao hàng
2.3.1.2 Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa
* Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
* Làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng (Xem mục 2.4)
* Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
2.3.1.3 Theo dõi dỡ hàng và nhận hàng
* Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” (nếu nhập đường biển)
* Kiểm tra kho, bãi chứa (nếu đưa về kho riêng)

* Xuất trình vận đơn gốc để lấy lệnh giao hàng
* Kiểm tra hầm tàu, công cụ vận tải và hàng hóa trước khi dỡ
* Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán
2.3.1.4 Làm các chứng từ pháp lý
Mục đích làm các chứng từ pháp lý là để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.
* Biên bảng kiểm tra sơ bộ (Survey Record)
* Thư dự kháng (Letter of Indemnity/ Reservation)
* Biên bản hư hỏng, đổ vỡ (Cargo outturn Report)
* Biên bảng quyết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of Cargo)
* Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai (Certificate of Shortover
landed Cargo and Outturn Report)
* Biên bảng giám định (Survey Report/ Certificate of Servey)
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 5
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
2.3.1.5 Giao nhận hàng bằng container
Ngày nay, khi mà phương tiện container trở nên phổ biến đã góp một phần rất
lớn vào công tác vận tải hàng hóa XNK. Các doanh nghiệp cũng có thêm sự lựa chọn về
phương tiện vận tải khi tham gia vào lĩnh vực giao nhận, góp phần nâng cao hiệu quả công
việc và giảm thiểu chi phí.
* Tùy theo phương án chuyên chở mà có các phương án xếp đỡ khác nhau:
- Một người bán/ Một người mua (FCL / FCL)
- Nhiều người bán/ Nhiều người mua (LCL / LCL)
- Một người bán/ Nhiều người mua (FCL / LCL)
- Nhiều người bán/ Một người mua (LCL / FCL)
* Niêm phong/ cặp chì (Seal)
- Theo FCL thì người gởi hàng tự niêm chì có Hải quan giám sát
- Theo LCL/LCL người vận tải niêm chì kèm chì của Hải quan
* Phiếu đóng gói (Packing List)
* Địa điểm giao hàng ( Transport Terminal)

* Thuê và giao trả vỏ container
* Trình tự xếp hàng vào container
- Chuẩn bị hàng hóa
- Lựa chọn loại container phù hợp với hàng hóa
- Kiểm tra container (bên trong và bên ngoài)
- Xếp hàng vào container có giám sát của Hải quan
- Đóng cửa container và niêm chì
- Xếp container có chứa hàng lên công cụ vận tải (ôtô)
- Kiểm tra container sau khi đóng hàng xong
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 6
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
Bảng 2.1: Thông số kỹ thuật container theo tiêu chuẩn ISO
Ký
hiệu
Chiều rộng Chiều rộng Chiều dài
Trọng
lượng
tối đa
(tấn)
Trọng
lượng
tịnh
(tấn)
Dung
tích
(m3)
foot mm foot mm foot mm
1.A 8.0 2435 8.0 2435 40.0 12.190 30 27,0 61,0
1A.A 8.0 2435 8.0 2435 40.0 12.190 30 27,0 61,0

1.B 8.0 2435 8.0 2435 29,1 9.125 25 23,0 45,5
1.C 8.0 2435 8.0 2435 19,1 6.055 20 18,0 30,5
1.D 8.0 2435 8.0 2435 9,9 2.990 10 8,7 14,3
1.E 8.0 2435 8.0 2435 6,5 1.965 7 6,1 9,1
1.F 8.0 2435 8.0 2435 4,9 1.460 5 4,0 7,0
(Nguồn: )
* Trình tự dỡ hàng xuống container
- Kiểm tra container trước khi dỡ hàng: niêm phong chì phải nguyên vẹn
và không giả mạo, ghi lại số liệu để tra cứu (ký mã hiệu container); bên ngoài container
phải lành lặn; tìm các ký hiệu (đối với hàng nguy hiểm) trước khi mở cửa container và
xuống hàng; phải mở cửa bên tay phải và thận trọng đề phòng hàng hóa đổ vào người.
- Kiểm tra container sau khi đã dỡ hàng: khi đã dỡ hết hàng xuống
container phải kiểm tra lại, nếu có hư hỏng thì sửa chữa ngay.
2.3.1.6 Quyết toán
* Thanh toán các chi phí liên quan: bốc vác, phí hải quan, kiểm dịch,…
* Tập hợp các chứng từ để khiếu nại đến các cơ quan liên quan đến hư hỏng,
mất mát hàng hóa (nếu có)
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 7
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
2.3.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
2.3.2.1 Chuẩn bị hàng giao cho người vận tải
* Khối lượng hàng cụ thể
- Tên hàng: phải đúng với hợp đồng hoặc L/C
- Số lượng: dung sai, đơn vị tính,…
- Chất lượng: dựa theo qui cách tiểu chuẩn, kiểm định,…
- Bao bì: phải đạt 3 chữ “P”
Protection (Bảo vệ)
Preservation (Bảo quản được hàng)
Presentation (trình bày đẹp)

- Ký mã hiệu: tiêu chuẩn, thông tin, hàng nguy hiểm độc hại
* Các chứng từ hàng hóa
- Export Licence
- Commercial and/or Consular Invoice
- Packing List
- Export Declaration
- Sale of Contract/ Purchase and/or L/C
- Certificate of Origin (C/O)
- Certificate of Quality
- Certificate of Quantity
- Certificate of Weight
- Certificate of Measurement
- Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary…
2.3.2.2 Giao hàng cho người vận tải
* Làm thủ tục thông quan hàng hóa (Xem mục 2.4)
* Giao hàng cho người vận tải
Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng
- Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng
- Giao cho cảng các loại giấy tờ: bảng liệt kê hàng hóa; giấy phép xuất
khẩu (nếu có); lệnh xếp hàng; thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp.
- Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 8
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu
- Chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục: kiểm nghiệm, kiểm dịch, hải quan.
- Báo thời gian dự kiến cho cảng, thông báo sẵn sang bốc dỡ
- Giao sơ đồ xếp hàng cho cảng
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu
2.3.2.3 Quyết toán

* Thanh toán các chi phí liên quan: bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển…
* Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)
* Theo dõi kết quả nhận hàng, giải quyết khiếu nại (nếu có).
Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát quá trình giao nhận xuất nhập khẩu
Vận tải Vận tải Vận tải
2.4 Quy trình làm thủ tục hải quan
Khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu, người khai hải quan
phải nộp hồ sơ hải quan tại trụ sở Chi cục Hải quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về tính hợp pháp của hồ sơ hải quan và tính chính xác của các nội dung kê khai trong
tờ khai hải quan.
Các bước thực hiện thủ tục hải quan:
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 9
Khách hàng
- Đóng gói
- Bốc xế hàng
lên phương tiện
vận chuyển
Giao nhận
Nhập khẩu
- Thủ tục hải
quan
- Nhận hàng
- Kiểm tra
- Xếp hàng lên
phương tiện vận
tải
Giao nhận
Xuất khẩu
- Thủ tục hải
quan

- Kiểm tra
- Bốc hàng
xuống cảng
- Xếp hàng lên
phương tiện vận
tải
Giao nhận
Khách hàng
- Dỡ hàng xuống
- Kiểm tra
-…
- Bàn giao
Giao nhận
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
Bước 1: Khai báo hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để cơ
quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và
chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : loại hàng, (hàng mậu dịch,
hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất ), tên hàng, số lượng, khối
lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào tờ khai
hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép
xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
Bước 2: Xuất trình hàng hoá.
Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát.
Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của
việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra
và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.
Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho

hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện
(như phải sửa chữa, phải bao bì lại ), cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu
kho ngoại quan (bonded warehouse), hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu nghĩa vụ
của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định
đó thuộc tội hình sự.
Hình 2.2: Sơ đồ tóm tắt thủ tục hải quan
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 10
1- Khai báo hải
quan
3- Xuất trình
6- Chấp hành
quyết định
7 – Thông quan
Đối tượng
hải quan
2- Tiếp nhận
và ra quyết
định hình
thức kiểm tra
4- Kiểm tra
5- Ra quyết
định
8- Giám sát
thông quan
Công chức
hải quan
Chủ đối
tượng
hải quan
9- Kiểm tra sau thông quan

Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
Ghi chú:
(1) Chủ hàng (đại diện chủ hàng) khai báo, áp mã thuế với đối tượng hải quan và lập bộ hồ sơ
khai báo hải quan nộp cho cơ quan Hải quan.
(2) Công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, đăng ký hồ sơ và ra quyết định hình thức kiểm
tra thực tế đối với đối tượng hải quan.
(3) Chủ đối tượng xuất trình đối tượng hải quan tại địa điểm qui định.
(4) Công chức Hải quan kiểm tra thực tế đối tượng hải quan.
(5) Cơ quan Hải quan ra các quyết định liên quan đến đối tượng hải quan và chủ đối tượng hải
quan theo Luật hải quan.
(6) Chủ đối tượng hải quan thực hiện các quyết định của cơ quan Hải quan.
(7) Chủ đối tượng thông quan cho đối tượng hải quan
(8) Cơ quan Hải quan giám sát thông quan.
(9) Kiểm tra sau thông quan.
(Nguồn: Phạm Mạnh Hiền. 01-2010. Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương.
NXB Lao động – Xã hội)
2.4.1 Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu:
Chứng từ phải nộp:
* Tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu: 02 bản chính.
* Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng:
01 bản sao.
* Hoá đơn thương mại (nếu hàng thuộc đối tượng chịu thuế): 01 bản chính.
* Bản kê chi tiết hàng hoá: 02 bản chính.
* Văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: 01 bản
chính (nếu xuất khẩu một lần)
* Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu nhận uỷ thác xuất khẩu): 01 bản sao
Chứng từ phải xuất trình:
Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản (bản sao
hoặc bản chính).

2.4.2 Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu:
Chứng từ phải nộp:
* Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu: 02 bản chính
* Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng:
01 bản sao.
* Hoá đơn thương mại: 01 bản chính
* Vận tải đơn: 01 bản loại copy
* Bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng hoá đóng gói không đồng nhất): 01
bản chính và 1 bản sao.
* Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu: 02 bản chính
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 11
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
* Văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: 01 bản
chính (nếu nhập khẩu một lần)
* Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá: 01 bản chính
* Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu nhận uỷ thác nhập khẩu): 01 bản sao.
* Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hoá hoặc Thông báo miễn kiểm tra
do cơ quan kiểm tra Nhà nước về chất lượng cấp (đối với hàng hoá nhập khẩu thuộc danh
mục phải kiểm tra Nhà nước về chất lượng): 01 bản chính.
* Giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc giấy đăng ký kiểm dịch do cơ quan kiểm
dịch có thẩm quyền cấp (đối với hàng hoá nhập khẩu thuộc diện phải kiểm dịch): 01 bản
chính.
* Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 01 bản (bản sao hoặc bản chính)
* Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản (bản sao
hoặc bản chính).
2.5 Khái quát về công ty Thảo Cường
2.5.1 Tổng quan
Công ty Thảo Cường thành lập vào năm 2009 có tên đầy đủ là: Công ty TNHH
MTV Thảo Cường, là một công ty tư nhân hoạt động trong lĩnh vực Thương mại - Dịch

vụ. Giấy phép kinh doanh số 1601053209 đăng ký ngày 12 tháng 03 năm 2009 do Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh An Giang cấp.
Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH MTV Thảo Cường.
Tên giao dịch tiếng Anh: ThaoCuong Co.,Ltd.
Vốn điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ
Mã số thuế: 1601053209
Trụ sở chính: số 332, khóm Long Hưng 1, phường Long Thạnh, thị xã Tân Châu,
tỉnh An Giang.
Điện thoại: 0763.595729
Fax: 0763.595729
Số tài khoản: 070003858632
Tại ngân hàng Sacombank
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 12
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
2.4.2 Cơ cấu tổ chức
2.4.2.1 Sơ đồ tổ chức
2.4.2.2 Chức năng từng phòng ban
* Phòng Giám đốc: Giám đốc sẽ là người đưa ra phương hướng giải
quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
* Phòng kinh doanh : Tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh
của công ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm
kiếm khách hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan tr ọng trong hoạt động
của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho
công ty.
* Phòng XNK : Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây
là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận
các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực
hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chống.
- Bộ phận giao nhận : Bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động

giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu
giao hàng cho khách hàng của công ty. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò
trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng
- Bộ phận chứng từ : Theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các
công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận
giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình
làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết
cho lô hàng.
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 13
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG XNK PHÒNG KẾ
TOÁN
PHÒNG KỸ
THUẬT
GIÁM ĐỐC
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
* Phòng kế toán : Hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh,
báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh
doanh liên tục và hiệu quả, báo cáo thuế, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận
hoàn thành công tác.
* Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ kiểm tra, bảo trì, vận hành máy móc
thiết bị trong công ty. Chịu trách nhiệm quản lý, sữa chữa máy móc, trang thiết bị
để đảm bảo công ty luôn hoạt động trong điều kiện tốt nhất.
2.4.3 Lĩnh vực hoạt động

a) Lĩnh vực thương mại
Mua bán nông sản, vật liệu xây dựng,….
b) Lĩnh vực dịch vụ
* Tạm nhập tái xuất gỗ nguyên liệu
* Giao nhận hàng hóa XNK bằng đường bộ
* Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v…
* Dịch vụ ủy thác XNK
2.4.4 Quy trình giao nhận hàng hoá XNK tại Thảo Cường
Công ty Thảo Cường sử dụng quy trình giao nhận hàng hoá XNK bằng dường
bộ, với phương tiện vận chuyển là Container thuê ngoài.
Hình 2.1 : Sơ đồ quy trình giao nhận tại công ty Thảo Cường
(Nguồn: Phòng giao nhận, công ty Thảo Cường)
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 14
Nhận hồ sơ từ
Khách hàng
Kiểm tra bộ
chứng từ
Lên tờ khai
Hải Quan
Giao hàng
cho khách
Lấy lệnh
giao hàng
Đăng kí
tờ khai
Thanh lí
cổng
Tính thuế Kiểm hóa
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC

CHƯƠNG 3
MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU
3.1 Mô hình nghiên cứu
Khác biệt:
- Quy mô
So sánh: - Nhân lực
- Thời gian - ……….
- Chi phí
Ghi chú:
: đi đến
: đối chiếu
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 15
Cơ sở lý luận về giao nhận
hàng hoá
Quy trình giao nhận
của một vài công ty
giao nhận
Quy trình giao nhận
hiện tại của
Thảo Cường
Thiết lập quy trình
giao nhận mới cho
Thảo Cường
Quy trình giao nhận
áp dụng cho
công ty Thảo Cường
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
Mô hình nghiên cứu sẽ dựa trên 2 căn cứ cơ bản:
* Cơ sở lý thuyết về giao nhận hàng hoá XNK (sách, tài liệu, luật, thông tin từ báo

chí và internet,…).
* Quy trình thực hiện giao nhận thực tế tại công ty Thảo Cường với các số liệu có
được từ Phòng giao nhận trong các năm 2009 và 2010.
Một quy trình giao nhận thường trải qua 3 giai đoạn: (1) nhận hàng (2) vận chuyển
(3) giao hàng cho khách hàng. Trong từng giai đoạn đó bao gồm các bước nhỏ: tiếp nhận
chứng từ về hàng hóa, làm thủ tục hải quan, kiểm dịch, thông quan, bốc dỡ hàng hóa, kiểm
tra, thuê phương tiện vận chuyển, kiểm tra phương tiện, xếp hàng lên phương tiện, giao
hàng đến nơi nhận. Các bước trên thường được thực hiện đồng bộ và linh hoạt để giảm
thiểu chi phí đến mức thấp nhất, tiết kiệm được nhiều thời gian nhất cho công ty.
Với việc thu thập dữ liệu của một vài công ty giao nhận, nghiên cứu sẽ mô tả tổng
quan quy trình giao nhận của các công ty đó, từ đó đưa ra một quy trình phù hợp với điều
kiện của công ty Thảo Cường. Nghiên cứu sẽ không đi sâu vào phân tích các quy trình đó
hoạt động như thế nào, hiệu quả ra sao, mà chỉ tập trung vào việc thiết lập quy trình giao
nhận cho Thảo Cường dựa vào hai tiêu chí chính là thời gian hoàn thành công việc và
giảm thiểu chi phí cho công ty.
Mỗi công ty luôn có phương thức kinh doanh khác nhau tùy vào điều kiện thực tế
của công ty: tài chính, nhân lực, trình độ kỹ thuật,… Các công ty giao nhận cũng vậy, tùy
vào điều kiện thực tế của công ty mà họ đưa ra những quy trình giao nhận khác nhau. Một
quy trình có thể sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cho công ty, nhưng cũng có thể sẽ tốn kém
hơn về thời gian so với một quy trình khác. Nghiên cứu này sẽ cố gắng đưa ra những khác
biệt cơ bản đó để đi đến công việc cuối cùng là đưa ra một quy trình mới phù hợp với điều
kiện của công ty Thảo Cường.
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 16
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC
3.2 Quy trình nghiên cứu
- Incoterm 2000
- Quy định của PL
- Thông tin, tài liệu
- ….

- Lý thuyết
- Quy trình hiện tại
của Thảo Cường
- Hợp đồng
- Vận đơn
- Hồ sơ hải quan
- ………
Nghiên cứu này sẽ được thực hiện theo một quy trình gồm 5 bước:
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 17
1. MÔ TẢ TỔNG QUAN
QUY TRÌNH GIAO NHẬN
Cơ sở lý luận
3. THU THẬP DỮ LIỆU
Chứng từ, hồ sơ, thủ tục pháp lý
của một vài công ty giao nhận
4. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Phỏng vấn chuyên gia:
1- Mô tả quy trình giao nhận
2- Tìm ra khác biệt giữa các quy
trình.
5. TỔNG HỢP KẾT QUẢ
So sánh với quy trình cũ
1- Thời gian
2- Chi phí
-> Đưa ra quy trình áp dụng cho
Thảo Cường
2. THIẾT LẬP MÔ HÌNH
Phương pháp nghiên cứu
Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá XNK SVTH: La Nhật Minh
tại công ty Thảo Cường Lớp: DT3KTTC

Bước 1: Mô tả tổng quan về quy trình giao nhận hàng hoá XNK
Căn cứ vào các lý thuyết về giao nhận hàng hoá như: quy định của pháp luật, các
điều kiện về thương mại quốc tế, các thông tin từ báo chí, internet,… để mô tả các bước
thực hiện một quy trình giao nhận hàng hoá XNK.
Bước 2: Thiết lập mô hình
Từ các lý thuyết đó kết hợp với quy trình hiện tại mà công ty Thảo Cường đang thực
hiện để đưa ra mô hình nghiên cứu.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Nghiên cứu sẽ thu thập và sử dụng các dữ liệu thứ cấp.
- Hợp đồng thương mại
- Bảng kê chi tiết hàng hoá
- Hoá đơn thương mại
- Vận đơn
- Giấy kiểm dịch
- Tờ khai nhập khẩu
- Tờ khai xuất khẩu
- ……
Bước 4: Phân tích dữ liệu
Từ các dữ liệu có được sẽ tổng hợp lại và dùng phương pháp phỏng vấn chuyên gia
để mô tả quy trình giao nhận từ khâu nhận hàng đến khâu giao hàng. Sau đó, dựa vào điều
kiện thực tế của công ty Thảo Cường để thiết lập một quy trình mới.
Bước 5: Tổng hợp kết quả
Dùng phương pháp so sánh, so sánh thời gian và chi phí giữa quy trình cũ và quy
trình mới để đưa ra quy trình tốt hơn cho Thảo Cường. Kết quả của nghiên cứu không phải
là chọn một trong hai quy trình, mà là kết hợp những lợi ích và loại bỏ những hạn chế giữa
hai quy trình cũ và mới để đưa ra quy trình tốt hơn, khoa học hơn và hiệu quả hơn.
GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Xuân ĐHAG – 2010 Trang 18