Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản lý cửa hàng thuốc hoành bồ Quảng Ninh

Bài tập lớn
Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống.
Đề tài: Quản lý cửa hàng thuốc Hoành Bồ
Quảng Ninh.





Giáo viên hướng dẫn: Vũ Anh Hùng
Nhóm thực hiện:
1.Nguyễn Quỳnh Nga
2.Lê Hồng Chuyên
3. Đoàn Duy Hà
4.Triệu Bích Hằng
I.Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin:
1.Kế hoạch phỏng vấn:
Người được hỏi: Người phỏng vấn:
Địa chỉ: Thời gian hẹn:28/04/06
Thời điểm bắt đầu:8h30
Thời điểm kết thúc:9h00
-Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng.
-Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và
quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ.
-Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số
giấy tờ và xin fép được ghi âm.
Các yêu cầu đòi hỏi:Phải là người của cửa hàng
và trực tiếp tham gia các công việc có liên quan.
Chương trình:
-Giới thiệu
-Tổng quan về công việc

-Tổng quan về phỏng vấn:
Chủ đề sẽ đề cập,
Xin phép được ghi âm.
Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời
Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời
Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của
người được hỏi.
Kết thúc(thoả thuận)
Ứoc lượng thời gian:
2 phút
3 phút
1 phút
7 phút
10 phút
5 phút
5 phút
1 phút

Kế hoạch phỏng vấn
2.Phiếu phỏng vấn:
Đánh giá chung:
- Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta
cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của
họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích.
- Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn.
Dự án:Quản lý kinh doanh Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc
Người được hỏi: Ngày:28/04/06
Người hỏi:
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng trong kho

theo định kì không?
Trả lời: Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong
kho từng tháng một.
Câu 2: Cửa hàng của chị có nhiều chủng
loại thuốc không?
Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có đủ đầu
thuốc để cung ứng cho các cửa hàng
nhỏ và người tiêu dùng.
Câu 3: Cửa hàng của chị khi nhập hàng
về thường làm những thủ tục gì?
Trả lời:Chúng tôi phải xem xet chất
lượng hàng nêu hàng ấy đã quá hạn thì
không nhập.Sau đó viết phiếu nhập kho
và lưu vào thẻ kho.
Câu 4:Nhưng loại thuốc trong kho đã quá
hạn dùng được xử lý như thế nào?
Trả lời:Chúng tôi lập bản báo cáo các loại
hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo
cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy.
Câu 5: Các chỉ có phải lập bản báo caó
gửi lãnh đạo cửa hàng không? Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại
tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của
cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ
3.Lưu đồ công việc(ghi khi phỏng vấn):
Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang
Loại: lưu đồ Nhiệm vụ lập đơn hàng Ngày:28/04/06
Khách hàng Người quản lý Bên ngoài
Ban lãnh
đạo
Nhập hàng

(T1)
Xuất hàng
(T2)
Báo cáo
(T3)
Bản dự trù
mua
hàng(D2)
Phiếu nhập
kho(D4)
Bảng
giá(D3)
Bảng danh
mục kiểm
kê(D2)
Sổ ghi
hàng(D5)
Đưa đơn
thuốc
Nhà cung
cấp
4.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng thuốc Trang
Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT
Ngày:28/04/06

Công việc: nhập xuất hàng
Điều kiện ban đầu(kích hoạt):
- Một số loại thuốc trong kho đã hết.
- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp.

- Đề nghị cung ứng của khách hàng.
Thông tin đầu vào:Đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ ghi hàng.
Kết quả đầu ra:Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá.
Nơi sử dụng:Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ.
Tần xuất:Tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng ngày.
Quy tắc:
- Những đơn hàng có loại muốn dùng phải có chỉ thị của bác sĩ thi phải thông qua ban lãnh đạo
- Khi bán thuốc phải hỏi rõ người mua hàng.
- Quy định một người cụ thể làm những công việc cụ thể.
- Phải bán đúng giá quy định.
Lời bình:
- Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển.

5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu:
Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang:
Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT:
Ngày:28/04/06
Tên dữ liệu:Cửa hàng thuốc Hoành Bồ.
Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc
Cấu trúc và khuôn dạng:Kiểu kí tự và số.
Loại hình: sơ cấp
Số lượng:theo nhu cầu của người mua.
Ví dụ:
Lời bình:
6.Bảng tổng hợp công việc:
STT Mô tả công việc Vị trí làm
việc
Tần suất Hồ sơ ra Hồ sơ
vào
T1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc mỗi

quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm kê hàng
trong kho.Sau đó lập bản dự trù mua hàng
nộp lên công ty để mua hàng.
Nhân viên
cửa hàng
Mỗi
tháng
hoặc
mỗi quý
T2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ hay người
tiêu dùng có nhu cầu mua thuốc thì tiến
hành làm thủ tục bán hàng.
Nhân viên
cửa hàng
Mỗi khi
có yêu
cầu mua
hàng
T3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân viên
cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo
cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó
nộp cho lãnh đạo cửa hàng.
Nhân viên
cửa hàng
Cuối
tuần
7.Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu:
STT Tên-Vai trò Công việc liên quan
D1 Bản kiểm kê hàng:ghi lại các mặt hàng trong kho T1
D2 Bản dự trù mua hàng:ghi những loại hàng cần T1,T3

D3 Bảng giá:Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi
mua biết
T2
D4 Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá,thành
tiền,thanh toán
T1
D5 Sổ nhập xuất :ghi lại việc nhập xuất hàng,số hàng còn trong kho T1,T2,T3
II. Mô tả bài toán:
- Cửa hàng cuối mỗi tháng và mỗi quý sau khi đối chiếu sổ ghi hàng đến
kiểm tra thực tế sẽ lên bảng danh mục kiểm tra tháng hoặc quý.Sau đó
lập bản dự trù mua hàng gửi lên công ty để nhập thuốc
- Khi công ty gửi thuốc xuống,cửa hàng sau khi kiểm tra thuốc sẽ được
nhập vào trong kho để bộ phận kho quản lý.
- Khi có yêu cầu mua thuốc:
+ Đối với các quầy thuốc bán lẻ và bệnh viện: lập đơn yêu cầu mua
thuốc gửi cho cửa hàng,nhân viên cửa hàng căn cứ vào đơn yêu cầu để
lấy thuốc trong kho và viết hóa đơn thanh toán
+ Đối với khách mua lẻ: đưa ra đơn thuốc của bác sĩ. Nhân viên cửa
hàng căn cứ đơn thuốc giao thuốc cho khách. Hàng lưu vào sổ ghi hàng
bán hàng theo đơn.
- Cuối mỗi tuần tổng hợp và làm báo cáo gửi lên công ty.
III.Biểu đồ ngữ cảnh


0
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
CỬA HÀNG
THUỐC
KHÁCH

NHÀ CUNG
CẤP
(TỔNG Cty)
BAN LÃNH
ĐẠO
Báo cáo
Y/C Báo cáo
Gửi hoá đơn TT
Yêu cầu mua
Thanh toán
Giao thuốc
Bản dự trù mua hàng
Giao hàng
Thông tin chỉ đạo


IV. Biểu đồ phân rã chức năng:
Mô tả chi tiết các chức năng lá
1. Nhập hàng
1.1Lập bản dự trù mua hàng
Cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đối chiếu sổ sách đến kiểm kê thực tế lấy
số liệu lên bảng danh mục kiểm kê tháng hoặc quí :hàng tồn, hàng nào hết
hoặc đã quá hạn sử dụng căn cứ vào bảng danh mục kiểm kê lập bản dự trù
mua hàng
1.2 Kiểm tra đơn hàng
Sau khi công ty gửi hàng xuống căn cứ vào đơn hàng trong bản dự trù mua
hàng để kiểm tra hàng có đúng với nhu cầu hay chưa trước khi nhập kho
1.3 Lập phiếu nhập
Sau khi đã kiểm tra đơn hàng đúng với yêu cầu thì lập phiếu nhập kho : : tên mặt
hàng ,mã số ,đơn vị ,số lượng(theo chứng từ và thực nhập) ,đơn giá …

1.4 Nhập hàng vào kho
Sau khi có phiếu nhập kho thì bộ phận kho chuyển hàng vào trong kho để quản lí
QUẢN LÍ CỬA HÀNG THUỐC
1.Nhập hàng
1.1Lập bản dự trù
mua hàng
1.2 Kiểm tra đơn hàng
1.3 Lập phiếu nhập
1.4 Nhập hàng vào kho
1.6 Tạo hóa đơn thanh
toán
1.5 Vào sổ nhập xuất
4.Báo cáo
4.1Y/c báo cáo
4.2Lập bản báo
cáo
3.Thanh toán
3.1Tiếp nhận hđtt
3.2 Kiểm tra hđtt
3.3 Kiểm tra dư nợ
2.Xuất hàng
2.1Yêu cầu mua hàng
2.2Kiểm tra hàng
2.3 Lập phiếu xuất kho
2.5 Tạo hóa đơn thanh toán
2.4 Vào sổ nhập xuất 3.4 Viết phiếu thu chi
3.5 Vào sổ thu chi2.4 Vào sổ bán hàng
theo đơn
1.5 Vào sổ nhập xuất
Căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ nhập xuất để quản lí các mặt hàng thuốc:ngày

tháng nhập ,tồn kì đầu,nhập ? lô sản xuất ,hạn dùng
1.6Tạo hóa đơn thanh toán
Dựa vào bảng giá và phiếu nhập số lượng hàng là bao nhiêu để viết hóa đơn thanh
toán cho công ty
2.Xuất hàng
2.1 Yêu cầu mua hàng
khi có yêu cầu mua hàng gửi đến cửa hàng
+Với yêu cầu của của bệnh viện và các quầy thuốc bán lẻ cần có phiếu yêu cầu mua
hàng
+ Với khách mua lẻ : Đưa đơn thuốc của bác sĩ
2.2 Kiểm tra hàng:
khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng cần kiểm tra hàng yêu cầu còn trong kho hay không
nếu không thì thông báo đã hết
2.3 Lập phiếu xuất kho
Nếu hàng còn trong kho thì lập phiếu xuất hàng
2.4 Vào sổ nhập xuất
Căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ nhập xuất: số lượng, đơn giá….
2.5 Vào sổ bán hàng theo đơn
Nếu bán cho khách mua lẻ thì vào sổ quản lí bán hàng theo đơn thuốc
2.6 Tạo hóa đơn thanh toán
Căn cứ vào phiếu xuất kho , kiểm tra thực tế,bảng giá viết hóa đoen thanh toán cho
khách hàng
3.Thanh toán
3.1Tiếp nhận hóa đơn thanh toán
khi có yêu cầu thanh toán
3.2 Kiểm tra hđtt
kiểm tra xem có đúng là hóa đơn chứng từ thật hay không sau đó căn cứ vào hóa
đơn thanh toán ,kiểm tra đơn hàng,kiểm tra sổ sách xem có khớp không
3.4 Kiểm tra dư nợ
sau khi đã xác nhận đúng hóa đơn thanh toán thi tiến hành kiểm tra dư nợ:cửa hàng nợ

công ty , các quầy thuốc bán lẻ hay là bệnh viện nợ cửa hàng
3.5 Viết phiếu thu chi
3.6 Và sổ thu chi
Căn cứ vào phiếu thu chi để vào sổ thu chi
4.Báo cáo
4.1 yêu cầu báo cáo
Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo đơn vị mà cửa hàng của hàng trực thuộc,hoặc là
cuối mỗi tháng thì gửi báo cáo lên lãnh đạo
4.2 Báo cáo
Khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc cuối tháng làm báo cáo thì tổng hợp các số liệu từ các
sổ sách (nhập xuất ,thu chi ) làm báo cáo gửi cho lãnh đạo

V.Các hồ sơ dữ liệu có liên quan
VI.Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
1.Bản kiểm kê
hàng
2.Bản dự trù mua
hàng
3.Phiếu nhập kho
4.Phiếu yêu cầu
mua hàng
5.Đơn thuốc
6.Phiếu xuất kho
7.Bảng giá thuốc
8. Hóa đơn thanh toán
9.Phiếu thu chi
10.Sổ nhập xuất
11.Sổ bán hàng theo đơn
thuốc

12.Sổ thu chi
Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12
STT Ký hiệu Tên hồ sơ DL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10
D11
D12
Bản danh mục kiểm kê
Bản dự trù mua hàng
Phiếu nhập kho

Phiếu y/c mua hàng
Đơn thuốc
Phiếu xuất kho
Bảng giá thuốc
Hoá đơn thanh toán
Phiếu thu chi
Sổ nhập xuất
Sổ bán hàng theo đơn thuốc
Sổ thu chi
1.Nhập hàng R C C R C U
2.Xuất hàng C R C R U U U
3.Thanh toán R R C R U
4.Báo cáo R R R R
VII.Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức
1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:




1.0
NHẬP
HÀNG
2.0
XUẤT
HÀNG
3.0
THANH
TOÁN
D5 Đơn thuốc
D6 Phiếu xuất kho

D7 Bảng giá thuốc
D8 Hóa đơn thanh toán
D9 Phiếu thu chi
4.0
BÁO CÁO

D11 Sổ bán hàng
theo đơn thuốc
D12 Sổ thu chi
D1 Bản kiểm kê hàng
D10 Sổ nhập xuất
D3 Phiếu nhập kho
D4 Phiếu y/c mua hàng
D2 . Lập bản dự trù mua hàng
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

A-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc nhập hàng:


1.1
Lập bản dự
trù mua
hàng
1.2
Kiểm tra
đơn hàng

1.3
Lập phiếu
nhập

1.4
Nhập hàng
vào kho
1.5
vào sổ nhập
xuất
1.6
Tạo hóa đơn
thanh toán

D7 Bảng giá thuốc
D10 Sổ nhập xuất
D1 . Bản kiểm kê hàng
D2 . Lập bản dự trù mua hàng
D3 Phiếu nhập kho
D8 Hóa đơn thanh toán
B-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc xuất hàng
2.1
yêu cầu
mua hàng

2.2
Kiểm tra
hàng
2.3
Lập phiếu
xuất kho
2.4
vào sổ nhập
xuất

2.5
vào sổ bán
hàng theo
đơn
1.6
Tạo hóa đơn
thanh toán

D5 Đơn thuốc
D7 Bảng giá thuốc
D8 Hóa đơn thanh toán
D4 Phiếu y/c mua hàng
D6 Phiếu xuất kho
D11 Sổ bán hàng
theo đơn thuốc
D10 Sổ nhập xuất
KHÁCH HÀNG
VII.Giao diện
Tên người sử dụng
Mật khẩu
TRUY NHẬP HỆ THỐNG
ĐĂNG NHẬP KẾT THÚC
GH
Tên Thuốc
Nơi Sản Xuất
ĐV Tính
Số Lượng
Bảng Dự Trù
NHẬP KẾT THÚC GHI IN PHIẾU