Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính

SÁNG KIẾN
- Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn
thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính.
- Tên cá nhân thực hiện: Tăng Kim Trang
- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ năm 2012 đến ngày: /5/2013
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến
Ứng dụng công nghệ thông tin (viết tắt CNTT) trong quản lý văn bản hành
chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính
điện tử, giúp cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt
cho tổ chức, cá nhân. Đây là việc làm hết sức quan trọng, cần thiết và là công việc
không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ứng dụng CNTT vào việc
truyền, nhận thông tin, quản lý, lưu trữ nhằm từng bước hiện đại hóa công tác
nghiệp vụ văn thư.
2. Phạm vi triển khai thực hiện
Tất cả cán bộ, công chức làm công tác văn thư ở các đơn vị trường học trong
huyện Đầm Dơi.
3. Mô tả sáng kiến
Ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính ở cơ quan nhà nước
gồm việc sử dụng thành thạo các kỹ năng sau:
a) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word (soạn thảo
văn bản)
Có hình ảnh kèm theo (hình 1 đến hình 5).
b) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Excel (tạo bảng
biểu)
Ngày nay đa số mọi người đều sử dụng để gồm tạo bảng, định dạng, tính
toán (Sum, Averger, If, Count…), sắp xếp (Sort), rút trích danh sách theo yêu cầu
(Advan Fliter…). Ngày nay khoa học công nghệ tiên tiến hơn, những phần mềm
ứng dụng mới xuất hiện (quản lý trường học (EMIS), quản lý điểm cho học sinh ở
các trường phổ thông, sắp xếp biên chế, thời khoá biểu…) cũng sử dụng phần mềm
Excel. Bởi Excel có nhiều tiện ích như: tạo bảng biểu trong một Sheet ta sẽ chép
(copy) sang được nhiều Sheet khác để điều chỉnh khi cần thiết hoặc coppy các

công thức để tính toán một cách dễ dàng.
* Hiện nay Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi sử dụng phần mềm Open
Office.orgWriter để gởi đến các ban ngành huyện và cấp trên. Do tình hình thực tế
của đơn vị đòi hỏi ban hành nhiều văn bản gởi đến các trường học mà đa số các
trường chưa sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter nên vẫn áp dụng 02 phần
mềm trên.
c) Kỹ năng sử dụng phím tắt trên bàn phím (Keyboard): đảm bảo đúng,
chính xác và mang lại hiệu quả nhanh chóng (nếu Mouse bị hỏng hay sử dụng
Laptop)
Có phụ lục kèm theo.
d) Kỹ năng quản lý, lưu trữ
* Quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản bằng giấy hoặc sử dụng phần mềm ứng dụng đúng
cách, đúng quy trình là điều thật sự cần thiết. Việc lưu trữ thông tin nhất là văn bản
một cách khoa học thì đến lúc nào đó ta tìm kiếm chúng một cách dễ dàng, nhanh
chóng, chính xác Sau đây là cách để quản lý văn bản đi, đến cụ thể như sau:
Quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản
mật ) và đơn thư gởi đến cơ quan gọi chung là văn bản đến.
Các văn bản đến được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến - Xem phụ lục kèm theo.
- Đăng ký văn bản đến: bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ (kể cả văn bản mật) - Xem phụ lục kèm theo
+ Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính: Việc đăng ký văn bản đến vào cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình quản
lý văn bản cuả cơ quan cung cấp chương trình đó.
- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư có trách nhiệm chuyển giao

văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết cần phải nhanh chóng, đúng đối
tượng và chặt chẽ.
- Giải quyết và theo dõi văn bản đến: Khi nhận văn bản đến các bộ phận, cá
nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp văn
bản đến gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đã được giải quyết để báo cáo cho
người có trách nhiệm.
Quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan phát hành gọi chung là văn bản đi.
Các văn bản phát hành được đăng ký và làm thủ tục gởi đi:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày:
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 2

Về kỹ thuật trình bày văn bản, thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được áp dụng đối với văn bản soạn thảo
trên máy vi tính và in ra giấy. (Nếu phát hiện có sai sót thì phải kịp thời báo cáo
cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết).
- Ghi số và ngày, tháng của văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày,
tháng văn bản được đăng ký. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 01, 02 phải
thêm 0 ở trước.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; Đóng dấu
giáp lai đối với văn bản tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo; Đóng dấu mức
độ khẩn, mật: Đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” ; “Tuyệt mật”, “Tối
mật”, “Tài liệu thu hồi” trên văn bản.
- Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên
máy tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: (Có phụ lục kèm theo)
+ Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn

bản.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát đi.
+ Phát hành văn bản đi gồm các bước: lựa chọn bì, viết bì, vào bì và dán bì
(nếu gởi các cơ quan khác)
+ Chuyển phát văn bản đi: trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Đối với văn bản chuyển đi theo
đường bưu điện thì cá nhân gởi văn bản ghi chú để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
như không có người nhận hay do thay đổi địa chỉ , trường hợp bị thất lạc phải kịp
thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Hiện tại Phòng GD&ĐT huyện áp dụng thực hiện phần mềm xử lý hồ sơ
công việc liên thông (VIC) vào xử lý công việc hành chính, đồng thời thực hiện
quy trình xử lý các thủ tục hành chính của lĩnh vực ngành theo tiêu chuẩn ISO.
* Lưu trữ:
Văn bản đi:
Mỗi văn bản đi lưu 02 bản, 01 bản do người trực tiếp quản lý và 01 bản do
văn thư lưu. Bản lưu văn bản đi tại Văn thư được sắp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đăng ký chung thì sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng
theo từng loại văn bản thì sắp xếp riêng theo đúng thứ tự văn bản.
Văn bản đến:
Đối với việc lưu văn bản trên máy thì theo hướng dẫn của phần mềm ứng
dụng mà ta thực hiện.
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 3

Đến thời điểm này việc quản lý, lưu trữ thực hiện theo Luật lưu trữ số
01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 gồm: thu thập tài
liệu; bảo quản thống kê tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu
trữ; quản lý về lưu trữ;
e) Việc khắc phục lỗi, truy cập internet, cài đặt, sử dụng một số phần mềm
ứng dụng khác:
Ngoài các phần mềm trên, người cán bộ làm công tác văn thư phải biết cài

đặt một số phần mềm đơn giản khác như: Font chữ, Printer,… đặc biệt phải biết
chia sẻ thông tin (Sharing ), truy cập Internet để truyền, nhận thông tin cũng như
tạo, mở mail thông dụng; biết khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng Word,
Excel, mail đồng thời cài đặt và diệt Virus cho máy mình quản lý.
4. Kết quả, hiệu quả mang lại
- Ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản hành chính nhằm nắm bắt
thông tin đúng, đủ nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, kinh phí đi
lại, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc, đảm bảo đúng với quy
định hành chánh nhà nước.
- Nâng cao năng lực quản lý của cán bộ làm công tác văn thư như: khai thác,
sử dụng để trao đổi thông tin, điều hành công việc khi ở khoảng cách xa qua các
hình thức truyền thông (thư điện tử, điện thoại, fax ) đồng thời, rất dễ tìm kiếm,
đảm bảo cập nhật, lưu trữ, bảo quản dữ liệu lâu dài; đóng góp trực tiếp vào công
tác cải cách hành chính nhà nước.
Từ ngày 01/01/2011, Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi đã thành lập trang
Website (địa chỉ phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều
hành của ngành giáo dục huyện, đến nay có trên 450.000 lượt người truy cập. Việc
ứng dụng CNTT của các đơn vị trong ngành giáo dục từ năm học 2010-2011 đến
nay có sự nhiều chuyển biến; số CBQL, GV, NV có trình độ tin học đáp ứng yêu
cầu, sử dụng internet đạt hiệu quả tốt (có phụ lục kèm theo).
5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến
Sau khi triển khai và áp dụng sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán
bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản
hành chính đạt kết quả cao.
- Về phía huyện đã công nhận và có hướng sẽ triển khai rộng rãi trong toàn
ngành.
- Về phía cán bộ làm công tác văn thư ở các trường học cũng rất đồng tình vì
thấy có nhiều thuận lợi như: việc truyền nhận thông tin; tổng hợp, báo cáo của đơn
vị mình phụ trách không chậm trễ, rất nhanh, kịp thời, chính xác; giảm thiểu việc
sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc. Riêng bản thân cũng rất vui vì thấy mình

đã góp một phần nhỏ bé vào việc ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản hành
chính nói chung, cho ngành giáo dục huyện nhà nói riêng đạt hiệu quả cao, đồng
thời thực hiện đúng chủ trương của Bộ Giáo dục - Đào tạo và của các cấp đề ra.
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 4

6. Kiến nghị, đề xuất
Các cấp quản lý mở lớp tập huấn công tác văn thư ở cơ sở và đầu tư, trang bị
máy tính có chất lượng, cấu hình cao để kết nối internet đảm bảo chức năng cập
nhật và lưu trữ dữ liệu lâu dài./.
Ý kiến xác nhận của Thủ trưởng đơn vị Ngày 10 tháng 6 năm 2013
Người báo cáo
Tăng Kim Trang
CÁC HÌNH ẢNH KÈM THEO
Sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word:
Hình 1: Định dạng đoạn (Paraghaph)
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 5


Hình 2: Định dạng trang, khổ giấy (Page Setup)
Hình 3: Định dạng phông chữ (Font), cỡ chữ (Size)
Hình 4.1: Đánh số trang (Insert Page Numbers)
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 6

Hình 4.2: Tiêu đề đầu trang, cuối trang (Header and Footer)
Hình 5: Định dạng trang in và in (Print).
Phụ lục
SỬ DỤNG PHÍM TẮT
Phím tắt Diễn giải
Áp dụng phần mềm ứng dụng
Microsoft Office

Word Excel
Word và
Excel
Alt + F4
Đóng cửa sổ hiện hành tương
đương với lệnh Close hoặc Exit
x
Alt + F
kích hoạt Menu File x
Alt + E
kích hoạt Menu Edit x
Alt + V
kích hoạt Menu View x
Alt + I
kích hoạt Menu Insert x
Alt + O
kích hoạt Menu Format x
Alt + T
kích hoạt Menu Tools x
Alt + W
kích hoạt Menu Window x
Alt + H
kích hoạt Menu Help x
Ctrl + N
tạo tập tin hoặc bảng tính mới x
Ctrl + O
mở tập tin hoặc bảng tính đã có sẵn x
Ctrl + S
lưu tập tin hoặc bảng tính hiện thời
vào đĩa

x
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 7

Ctrl + P
in tập tin hoặc bảng tính hiện thời x
Ctrl + B (Bold)
chọn chữ đậm x
Ctrl + I (Italic)
chọn chữ nghiêng. x
Ctrl + U (Underline)
gạch dưới vùng được lựa chọn x
Ctrl + Z
phục hồi thao tác trước đó x
Ctrl + X
cắt (vùng lựa chọn) như nội dung
văn bản, hình ảnh….
x
Ctrl + C
sao chép (vùng lựa chọn) như nội
dung văn bản, hình ảnh….
x
Ctrl + V
dán nội dung văn bản, hình ảnh…. x
Delete
xoá nội dung văn bản, hình ảnh… x
Ctrl + A
chọn toàn bộ nội dung của tập tin
hoặc bảng tính
x
Ctrl + F

để tìm kiếm trong văn bản hoặc
bảng tính hiện hành
x
Ctrl + H
thay thế trong văn bản hoặc bảng
tính hiện hành
x
Phím tắt Diễn giải
Áp dụng phần mềm ứng dụng
Microsoft Office
Word Excel
Word và
Excel
Ctrl + Shift +
định dạng chỉ số trên x
Ctrl +
định dạng chỉ số dưới x
Shift + F3
định dạng chuyển đổi từ chữ thường
sang chữ hoa ở ký tự đầu hoặc từ chữ
thường sang chữ hoa…
x
Ctrl + ] / [
tăng/giảm kích cỡ Font chữ x
Ctrl + L
canh trái văn bản đã chọn x
Ctrl + R
canh phải văn bản đã chọn x
Ctrl + E
canh giữa văn bản đã chọn x

Ctrl + J
canh đều văn bản đã chọn x
Alt + A
kích hoạt Menu Table x
Ctrl + (Number 5)
chọn bảng biểu x
Ctrl + M
lùi cả đoạn văn bản một khoảng cách x
Ctrl + D
kích hoạt nhanh định dạng phông x
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 8

+
=
+
=
chữ
Alt + D
kích hoạt Menu Data x
F2
xem và sửa nội dung ô (cells) hiện
hành
x
Ctrl + D
lặp lại nội dung ô trước đó (cells) x
Ctrl + 1
kích hoạt nhanh menu định dạng
phông
x
Ctrl + 9

ẩn dòng (Hide Row) x
Ctrl + 0
ẩn cột (Hide Column) x
Ctrl + Shift + 7
tạo khung (Add Border) x
Ctrl + Shift + -
gỡ bỏ khung (Remove Border) x
Ctrl + +
kích hoạt menu Insert Cell (chèn ô) x
Ctrl + -
kích hoạt menu Delete Cell (xoá ô) x
Ctrl + K
kích hoạt Menu chèn các liên kết
trong văn bản hiện hành
x
F7
kiểm tra chính tả x
Phụ lục
DẤU ĐẾN
Dấu đến phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới
số, kí hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
Dấu "Đến" được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm. Mẫu
dấu "Đến" và cách ghi thông tin trên dấu "Đến" như sau:
MẪU
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:
ĐẾN Ngày:
Chuyển:

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 9

Ngày đến là ngày, tháng, năm nhận văn bản (đối với những ngày dưới 10 và
tháng 01,02 phải thêm số 0 ở trước). Giờ đến: đối với văn bản có đóng dấu "Khẩn"
"Hỏa tốc" thì phải ghi giờ, phút nhận.
Chuyển: ghi tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Phụ lục
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản mật) được thực hiện
như sau:
Mẫu:
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 10

- Bìa và trang đầu được trình bày như mẫu trên.
- Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn, kích thước 210 mm x 297mm gồm 9
cột và cách ghi như sau:
Ví dụ:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu "Đến"
Cột 2: Ghi số được ghi trên dấu "Đến"
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gởi (đối với đơn, thư)
Cột 4: Ghi số, ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng của văn bản đến (đối với những ngày dưới 10 và
tháng 01, 02 phải thêm 0 ở trước)
Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến (nếu đơn, thư không
có nội dung trích yếu thì người đăng ký văn bản phải tóm tắt nội dung đơn, thư
đó).
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 11

Cột 7: Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến.
Phụ lục
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi được thực hiện như sau:
Mẫu:
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 12

- Bìa và trang đầu được trình bày như mẫu trên.
- Sổ đăng ký văn bản đi được in sẵn, kích thước 210 mm x 297mm gồm 8
cột và cách ghi như sau:
Ví dụ:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản (đối với những ngày dưới 10 và tháng
01,02 phải thêm số 0 ở trước).
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (Trường hợp sổ dùng
để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản).
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 13

Cột 5: Ghi tên bộ phận, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi
nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên bộ phận hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi Số lượng bản đã nhận
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Phụ lục
SỐ LIỆU THỐNG KÊ

SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 14

Theo thống kê của ngành giáo dục huyện Đầm Dơi từ năm học 2010-2011
đến nay, số trường học đã ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin như
sau:
Năm
học
Số đơn vị trường học đã ứng dụng CNTT
Số trường
ƯD
CNTT/
Tổng số
trường
học
Tỷ lệ
Mầm non – Mẫu giáo Tiểu học THCS
Tổng số
trường
Đã ƯD
CNTT
Tỷ lệ
Tổng số
trường
Đã ƯD
CNTT
Tỷ lệ
Tổng số
trường
Đã ƯD
CNTT

Tỷ lệ
2010-
2011
14 10 71,43 39 36
92,3
1
15 15
100,
0
61/68
89,7
1
2011-
2012
16 14 87,50 40 38 95,0 15 15
100,
0
67/71
94,3
7
2012-
2013
16 15 93,75 40 39 97,5 17 17
100.
0
71/73
97,0
8
So với năm học 2010-2011, năm học 2012-2013 có 71/73 trường đã triển
khai thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin (tăng 10 trường, chiếm tỷ lệ

7,37%).
SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính Trang 15