tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xó hội Việt Nam
hiện nay, đặc biệtlà trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh
bạch tình hình tài chớnh sẽ tạorất nhiềuđiều kiện thuận lợi cho doanh
nghiệp trong quá trình hoạtđộng kinh doanh.Để thực
hiệnđượcđiềuđó thì một trong nhữngđiều kiện quan trọng là DN phải
công khai báo cáo tài chớnhđãđược kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo
tài chính thìchu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu
trình được kiểm toán.
Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan
trọngđối với DN trong việc quyếtđịnh hiệu quả sản xuất kinh doanh
của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót.
Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểmsoát nội bộ chặt chẽđối với chu
trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót,
rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu
trình này.Doanh nghiệp cần dựa trên đặcđiểm, tớnh chất của chu
trình cũng như các mụctiêu kiểm toánđể có thể thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ có hiệu quả.
Về mặt kết cấu củađềán, ngoài phần mởđầu và kết luận,
phần nội dung củađềánđược chia làm ba phần chớnh:
Phần 1: Những vấnđề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu
trình mua hàng – thanh toán.
Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng –
thanh toán.
Phần
3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộđối vớ
i chu trìnhmua hàng – thanh toán.


PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRèNH MUA HÀNG – THANH TOÁN.

1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nụị bộ
1.1.1.Khái nịờm
•Khái niệm kiểm soát
Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nóđược
thực hiệnở tất cả các giaiđoạn của quá trình này nhưng nó không
phải là một giai đoạn hay một pha nào củaquá trình quản lý.
•Khái niệm kiểm soát nội bộ.
- Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tếIFAC
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chớnh sáchđượ
c thiết kếvà thực hiện nhằmđạtđược các mục tiêu:
+ Bảo vệ tài sản( tài sản hữu hình, tài sản vô hình).
+ Bảođảm thông tin cóđộ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chớnh do
bộ máy kếtoán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho
việc hình thành các quyết địnhcủa các nhà quản lý.
+ Bảođảm tuõn thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
Duy trì và kiểm tra việc tuõn thủ các chớnh sách có liên quan
của doanh nghiệp.
Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai
phạm và gian lận.
Đảm bảo việc ghi chép kế toánđầyđủ,
chớnh xác cũng như việc lập báo cáotài chớnh trung thực và khách quan.
+ Bảođảm hiệu quả kinh doanh:
- Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán ViệtNam
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chớnh sách và thủ tục kiể
m soátdo đơn vịđược kiểm toán xõy dựng và thực hiện, nhằm tuõn
thủ các quy định, nộiquy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa,
phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm,
từđó báo cáo tài chớnh phảnánh trung thực,

hợp lý vàđúngđắn của thông tin nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản trong đơn vị.
1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC
Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tếIFAC,
hệ thống kiểm soát nộibộ gồm 4 yếu tố:
•Môi trường kiểm soát.
•Hệ thống kế toán.
•Thủ tục kiểm soát.
•Kiểm toán nội bộ.
1.1.2.2.Môi trường kiểm soát
•Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm các nhõn tố bên trong
và
bên ngoàiđơn vị, ảnh hưởngđến việc thiết kế,
vận hành và việc xử lý các dữliệu của các loại kiểm soát nội bộ.
•Các nhõn tố trong môi trường kiểm soát.
- Đặc thù quản lý: Nhõn tố này đề cập tới việc phõn cách và quan
điểm điều hành của các nhà lónhđạo,
nóảnh hưởngđến quá trình thiết kế vàthực hiện các thủ tục, quy
chế kiểm soát.
- Cơ cấu tổ chức: Nhõn tố nàyđề cập tới việc phõn quyền trong
bộ máy quản lý. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nóđápứngđược yêu
cầu:
+ Phảiđảm bảo kiểm soát mọi hoạtđộng của doanh nghiệp nhưng
không đượcchồng chéo giữa các bộ phận.
+ Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ - xử lý nghiệp vụ -
bảo quản
+ Phảiđảm bảo sựđộc lập tương đối giữa các bộ phận.
- Chớnh sách nhõn sự: là chớnhsáchđề cập tới việc quản lý nhõn
sự trong doanh nghiệp.

- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các
kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay
dự toán đầu tư,
sửachữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chớnh gồm nhữngước tớn
h cõn đốitình hình tài chớnh, kết quả hoạtđộng và sự luõn
chuyển tiền trong tương lai lànhững nhõn tố quan trọng trong
quá trình kiểm soát.
- Ủy ban kiểm soát: bao gồm các thành viên trong hộiđồng quản
trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lývà các chuyên gia trong
lĩnh vựckiểm soát. Ủy ban kiểm soátđược thành lậpđể nhằm thực hiện các
nghiệp vụ sau:
+ Giám sát tiến trình lập và nộp báo cáo tài chớnh.
+ Giám sát việc thực hiện của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát việc tuõn thủ luật pháp.
+ Dung hũa các bấtđồng giữa cơ quan ngoại kiểm với doanh nghiệp.
- Nhõn tố bên ngoài: bao gồm các chớnh sáchđiều tiết vĩ mô của
nhà nước, các chớnh sách của chủ nợ, của các nhàđầu tư.Đõy
là những nhõn tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiêp nhưng
lại cóảnh hưởngđến thiết kế vàthực hiện các thủ tục kiểm soát.
1.1.2.3.Hệ thống kế toán
•Khái niệm: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, bảng
biểu, sổ sách và báo cáo. Trong đó trình tự lập và luõn chuyển
chứng từ làyếu tố kiểm soát hữu hiệu.
•Mụcđích: Để thực hiện mụcđích thu thập, phõn loại, xử lý và cung
cấp thông tin, hệ thống kế toán cầnđảm bảo các mục tiêu kiểm
soát sau:
- Tớnh có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông
tin khi đã ghi sổ là thưc sự phátsinh và tồn tại.
- Tớnhtrọn vẹn: Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng tất cả các thông
tin khi đãphát sinh phảiđược phảnánh vào sổ sáchđầyđủ vàđúng đắn.

- Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm
bảo rằng tất cả các nghiệp vụtrước khi thực hiện và ghi sổ phải
có sự phê chuẩnđầyđủ của cấp có thẩm quyền
- Sựđịnh giá:
Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng mọi cách thức tớnh toán, phương
cácháp dụng phải phù hợp và nhất quán
- Sự phõn loại: Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng các thông tin
phảiđượcphõn loại và xử lýđúngđắn, đúng nội dung vàđối tượng.
- Tớnh chớnh xác cơ học:
Phảiđảm bảo các phép tớnh số học phảichớnh xácvà chuyển giữ liệu phải
khớpđúng.
- Tớnhđúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phảiđược ghi
chépđúng kì kế toán.
1.1.2.4.Thủ tục kiểm soát
•Khái niệm: Thủ tụckiểm soát là những thủ tục và quy chế do doanh
nghiệp thiết kế và thực hiện nhằmđạtđược các mục tiêu quản lýđể ra.
•Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung:
- Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu.
- Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
- Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách.
- Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán.
•Các nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là việc đòi hỏi cách ly
trách nhiệm giữa các phầncông việc có mối quan hệ chặt chẽ.
- Nguyên tắc phõn công, phõn nhiệm: đòi hỏi việc phõn chia
công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và nhiều người trong
bộ phậnđểhướng tới chuyên môn hoỏ công việc, giảm thiểu sai
soát và nếu sai sót xảy ra thìdễ phát hiện.
- Ủy quyền và phê chuẩn:
+ Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho

cấp dưới thực hiện và quyếtđịnhmột số công việc cụ thể. Thông
thường có 2 loại: uỷ quyền tập trung và uỷ quyềncả nhiệm kì hay trong
thời gian nhấtđịnh.
+ Phê chuẩn: Phê chuẩn chung là hướng tới việc phê chuẩn cho
mọi hoạtđộngnghiệp vụ. Trong khi đó,
phê chuẩn cụ thể là phê chuẩn trong một phần công việccụ thể.
1.1.2.5.Kiểm toán nội bộ
•Khái niệm:
Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ:
“kiểm toán nội bộ là một chứcnăng đánh giáđộc lậpđược thiết kế trong
một tổ chứcđể kiểm tra, đánh giá cáchoạtđộng của tổ chức như là một
hoạtđộng phục vụ cho một tổ chức”.
Theo liên đoàn kế toán quốc tế( IFAC ): “kiểm toán nội bộ là một
hoạtđộngđánh giáđược lập ra trong một doanh
nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệpđó, các chức năng
kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệuquả của hệ thống kế toán
và kiểm soát nội bộ”.
•Đặc trưng kiểm toán nội bộ:
- Phõn loại theo tổ chức bộ máy.
- Báo cáo kiểm toán có giá trị cao đối với người quản lý doanhnghiệ
p nhưng không cao đối với bên ngoài doanh
nghiệp nhưng đều phảiđảm bảo tớnh pháp lývàđộ tin cậy.
- Tư cách kiểm toán viên: trung trực, niêm khiết, khách quan,
bảomật.
- Mụcđích của kiểm toán nội bộ: bảođảm 4
mụcđích của hệ thống kiểm soátnội bộ( bảo vệ tài sản, bảođảmđộ tin cậy
của thông tin, bảođảm tuõn thủ luậtpháp, bảođảm hiệu quả kinh doanh ).
- Mô hình: phụ thuộc vào quy mô và bản chất công việc, nhưng
thường gồm có một giámđịnh viên và một bộ phậnđộc lập.
- Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán là mối quan

hệ nội kiểm.
- Không thu phí kiểm toán.
1.1.2.5.Theo quan điểm của IACPA
Theo quan điểm của IACPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5
yếu tố:
•Môi trường kiểm soát.
•Đánh giá rủi ro.
•Hoạt động kiểm soát.
•Thông tin vàtruyền thông.
•Giám sát.
1.1.2.6.Môi trường kiểm soát
•Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhõn tố bên trong đơn vị và
bên ngoàiđơn vị có tớnh môi trường tác độngđến việc thiết kế,
hoạt động vàxử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
•Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểmtoán viên nên xem
xét các yếu tố
- Triết lý quản lý và phong cáchđiều hành hoạtđộng(đặc thù về
quản lý )
- Cơ cấu tổ chức
- Chớnh sách nhõn sự
- Ban giámđốc và Uỷ ban kiểm toán
Ban giámđốc gồm các thành viên
là nhữngđại diện của các cổđộngđược bầuvà có trách nhiệm chớnh là giá
m sát quản trị cũng nhưđánh giá và phê chuẩn chiếnlược cơ bản của tổ ch
ức.
- Tớnh liêm chớnh và giá trịđạođức:
Các chớnh sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quảđể thắt c
hặt sựkiểm soátđối với tớnh chớnh trực và nhữnggiá tịđạođức của những
ngườisáng tạora,
quản lý và giám sát họ. Tớnh chớnh trực và hành vịđạođức chớnh là sản p

hẩmcủađạođức công ty và những chuẩn mực về hành vi.
- Cam kết về năng lực thực hiện:
Cam kết này bao gồm sự xem xét của ban
quản trị về cácmứcđộ năng lựcđểchuẩn bị cho những công
việc cụ thể và cả việc xem xét những năng
lựcấyđượcchuyển hoá vào trong các kỹ năng
và sự hiểu biết của người thực hiện như thế nào.
- Mội trường bên ngoài
1.1.2.6.Đánh giá rủi ro
Ban quản trị có thể xõy dựng kế hoạch, chương
trình hoặcđề xuất các công việc để xácđịnh các loại rủi ro
cụ thể hoặc có thể quyếtđịnh chấp nhận rủi ro bởi vìyếu tố chi phí hay
những xem xét khác.
a.Hoạt động kiểm soát
Các hoạtđộng kiểm soát là những chớnh sách và thủ tục tạo nên một
sựđảmbảođối với các chớnh sách, đường lối của ban quản trị. Một
hoạtđộng kiểm soáttồn tại thườngđể thực hiện một mục tiêu cụ thể.
b.Thông tin và truyền thông
Một hệ thống thông tin( hệ thống kế toán )hiệu quả sẽ giúp cho
người sửdụngđưa ra những quyếtđịnh phù hợp trong quản trị, trong
kiểm soát vàđể chuẩn bịcác báo cáo tài chớnh. Một hệ thống thông tin
kế toán hiệu quả phải: nhận diện vàghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
+ Phõn loại chớnh xác các nghiệp vụ.
+ Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp.
+ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kì.
+ Trình bày các kết quả của các nghiệp vụ song song
với báo cáo một cáchchớnh xác trong báo cáo tài chớnh.
Bên cạnhđó, hoạtđộng truyền thông liên quan tới việc cung
cấp một sự hiểubiết rừ rang đối với các quy định và trách nhiệm.

c.Giám sát
Thủ tuc giám sát hoạtđộngđược xõy dựng trong
những hoạtđộngđang
thựchiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao
gồm cả các báo cáo quản trịđịnhkỳ và các hoạtđộng giám sát cấp cao.
Giám sátđang trở
thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xácđịnh rủi ro,
vì vậy nócàngđược quan tõm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán.
1.1.2.7.Theo COSO:
Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố
a. Môi trường kiểm soát( Control Environment ): Tạo nền tảng cho
các yếu tốkhác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua
việc thiết lập các chớnh sách kiểmsoát trong Công ty.
b. Đánh giá rủi ro kiểm soát( Risk Assessment ): Nhận biết và
phântích các rủiro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty.
c. Hoạt động kiểm soát( Control
Activities ): Toàn bộ các chớnh sáchvà thủtụcđược
thực hiện nhằm trợ giúp ban giámđốc Công ty phát hiện và ngăn
ngừa rủiro đểđạt mục tiêu kinh doanh.
d.Hệ thống thông tin, giao tiếp( Information and Communication ):
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển
giao kết quảtrong Công ty, nó cho phép từng nhõn viên cũng
như từng cấp quản lý thực hiệntốt nhiệm vụ của mình
e. Hoạt động kiểm soát( Monitoring ): Là một
quá trìnhđánh giá hiệu quả của hệthống kiểm soát nộibộ, trợ giúp xem
xét hệ thống kiểm soát cóđược vận hành một cách trơn chu, hiệu quả.
1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán
1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình
1.2.1.1.Bản chất
- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyếtđịnh và các quy

trình cầnthiếtđể có hàng hoá và dịch vụ cho
quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp.
- Chu trìnhđược bắtđầu bằng việc lập một đơn đặt mua
của người có tráchnhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay
dịch vụ và kết thỳc bằng việc thanh toán cho nhà cung cõp về hàng
hoá hay dịch vụ nhậnđược.
1.2.1.2.Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
•Xử lý cácđơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng
phải có sự phê chuẩn của những người cóthẩm quyềnđểđảm bảo hàng
mua đúng mụcđích, tránh việc mua hàng quá nhiềuhoặc mua hàng không
cần thiết.
- Công ty cầnđể ra định mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗi
mặt hàng để bảođảm hoạtđộng sản xuất kinh doanh được diễn ra
bìnhthường.
- Sau khi phê duyệt, đơn đặt hàng được gửi cho
người bán ghi rừmặt hàng mua, mức giá, thời gian nhận hàng.
- Trong một số trường hợpđòi hỏi phải ký kết hợpđồng kinh tế.
•Nhận hàng hoá hay dịch vụ
- Nhận hàng hoá làđiểm quyếtđịnh trong chu trình vìđõy
là thờiđiểmđơn vịthừa nhận một khoản nợđối với người bán trên
sổ sách kế toán.
- Khi nhận hàng hoá, dịch vụđòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mó,
số lượng, thờigian đến vàđiều kiện liên quan.
- Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàng như một
bằng chứngcủa sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Sau đó gửi cho
thủ kho và kế toán vậttưđể làm cơ sở ghi
chép và phảnánh sổ sách kế toán.
•Ghi nhận các khoản nợ người bán
- Việc ghi sổ các khoản nợ người bánđòi hỏi phải

chớnh xác vànhanh chóng.
- Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra
tớnhđúngđắncủa các lần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi
tiết các khoản phải trả người bán.
- Khi kế toán công nợ nhậnđược hoáđơn
của người bán thì phải tiến hànhđốichiếu giữa hoáđơn bán hàng
với các thông tin trên đơn đặt hàng, hợpđồng kinh tế, báo cáo nhận hàng
như: mẫu mó, giá cả, số lượng, phương thức, chi phí vậnchuyển…
•Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Hoáđơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu
giữ cho đến khi thanh toán. Việc thanh toán
thườngđược thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séchoặc tiềnmặt.
Hầu hết các ngõn phiếu thanh toán được ghi và sổ nhật ký chi tiền mặt.
1.2.2.Chứng từ và sổ sách liờn quan
•Phiếu yêu cầu mua hàng:
•Đơn đặthàng: do phòng vật tư lập.
•Phiếu giao hàng( biên bản giao nhận hàng hoá ): được chuẩn
bị bởi ngườicung cấp hàng vàđược kí bởi khách hàng.
•Báo cáo nhận hàng.
•Hoáđơn của người bán.
•Nhật kí mua hàng.
•Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp.
•Bảngđối chiếu của nhà cung cấp.
1.2.3. Quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình mua hàng – thanh toán gồm 4 chức năng chớnh:
•Chức năng xácđịnh nhu cầu về số lượng, chất lượng, quy
cách và thời gian( xácđịnh nhu cầu sản xuất - hợpđồng mua bán ).
•Giao nhận hàng và xem xét các tiêu chuẩn( biên bản kiểm nhận –
phiếu nhập kho ).
•Chi tiết khoản phải trả( hoáđơn - sổ chi tiết TK 331 ).

•Chức năng thanh toán( phiếu chi - sổ quỹ tiền mặt ).


Kế hoạch sản xuất
Căn cứ vào
Tình hình thực tế( dự trữ )
Qúa trình sản xuất

Qúa trình tiêu thụ thực tế


Tổng hợp yêu cầu mua hàng
Xem xét số lượng
hàng tòn/ dự trữ thực
tế để cân đối
Căn cứ vào kế hoạch sản xuấtđể xem
đến nhu cầu mua hàng chưa

Quy cách,
chủng loại, mẫu mó
Số lượng, chất lượng
Thời gian

Giámđốc xét duyệt

Tỡm hiểu giá
Cõn đối tiền
Mua hàng theo phương
thức nào
( trả ngay hay trả chậm )

Thu thập thông
tin báo giá
Lựa chọn nhà cung
cấp( chớnh - phụ )
Đảm bảo các tiêu chí
( chất lượng, giá cả, số lượng… )




Thống nhất về: chủng loại, mẫu mó,
số lương, chất lượng,
giá cả


Thanh toán
ngay
Khithanh thanh
toán
Chưa thanh
toán ngay

3 chứng từ:
Hóa đơn, vậnđơn, phiếu
Căn cứ xuất kho
Đơnđặt hàng

PHẦN 2:QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI
VỚI CHU TRèNHMUA HÀNG – THANH TOÁN
2.1. Mục tiêu kiểm toán và công
việc kiểm soát nội bộ chủ yếu tiếnhành đối với mua hàng – thanh
toán
2.1.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng
BIỂU SỐ 1:
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Công việc kiểm soát nội
Chung Riêng cho mua hàng


Tớnh hiệulực
Các nghiệp vụ mua
hàng ghi sổ là của hàng
hoá và dịch vụnhậnđược
+ Sự có thật của yêu cầu
báo cáo nhậnhàng và hoáđơn.
+ Sự phê chuẩn các nghiệp
cấp thẩm quyền.

+ Huỷ bỏ các chứng từđểphũng, ngăn
ngừa việc sử dụng lại
Tớnhđượcphép Các nghiệp vụ mua
hàng được phê chuẩn
+ Sự phê chuẩn các nghiệp
hàng ởđúng cấp thẩm quyền
Tớnh trọnvẹn Các nghiệp vụ mua hàng
hiện cóđềuđượcghi sổ
+ Cácđơn đặt mua hàng và
cáo nhận hàng đềuđượcđánh
Tớnhđịnhgiá Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi
sổđềuđượcđánh giáđúng
Kiểm tra nội bộ các quá
ghi nhận trong giá vốn thực tế
Tớnh phõn loại Các nghiệp vụ mua
hàng được phânloạiđúng đắn
+ Doanh
nghiệp có sơđồ tàikhoảnđầyđủ
hàng.
+ Kiểm tra nội bộ quá trìnhphõn . loại

Tớnh kịpthời
Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổđúnglỳc
+ Doanh nghiệp có thủ tục
sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt

dịch vụ.
+ Qúa trình kiểm tra nội

Tớnhchớnh xáccơ họ
c
Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổđỳn đắntrên
sổ hạch toán chi
tếtcác khoản phải trả và sổkho;
vàđược tổnghợpđúng đắn
Thiết kế các thủ tục kiểm
hàng, sổ kho, báo cáonhậnhàng, sổ

2.1.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán
BIỂU SỐ 2:
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Công
việc kiểm soát nội bộ chủyếu tiến
Chung Riêng cho thanh
toán



Tớnh hiệul
ực
Các nghiệp vụtha
nh toán ghi
sổ làcủa hàng
hoá và dịchvụ nhậnđư
ợc
+ Sự tách biệt thích
hợp tráchnhiệm giữa nhõn viên
ghi

sổ cáckhoản phải trả vơi người ký
phiếu chi và chứng từ thanh toán.
+ Kiểm tra
các chứng từ chứngminh
trước khi lập phiếu chi
và cácchứng từ thanh toán do
nhõn viên
cóthẩm quyền thực hiện.
Tớnhđượcp
hép
Các nghiệp vụtha
nh toán đã ghi
sổđược phê chuẩn
Sự phê chuẩn các khoản chi
trờnchứng
từ vào thờiđiểm lập phiếu chi
và các chứng từ thanh toán.


Tớnh
Các nghiệp vụtha
nh toán
hiệncóđềuđược vào sổ
+ Phiếu chi
và các chứng từthanh
toán đượcđánh số trước và theo
dừi.
trọn vẹn

+ Bảngđối chiếu với ngõn

hàngđược lập hàng tháng bởi một
nhõn viênđộc lập với việc ghi
sổ các khoản chi
tiền mặt hoặc thanh toán.

Tớnhđịnh
giá
Các nghiệp vụthan
h toán được ghi
sổđượcđánh giáđúng
+ Kiểm tra nội
bộ các quá trìnhtớnh
toán và các số tiền.
+
Hàng tháng lập bảngđối chiếuvới
ngõn hàng do một
ngườiđộc lậpthực hiện.
Tớnhphõ
n loại
Các nghiệp vụthan
h toán được phõn
loạiđúng đắn
+ DN
có sơđồ tài khoản đầy dủtương ứn
g với các loại hình thanh toán.
+ Kiểm tra nội
bộ quá trìnhphõnloại.

Tớnh kịpt
hời

Các nghiệp vụthan
h toánđược ghi
sổđúng lỳc
+ DN
có thủ tục quy định việc ghi
sổ các nghiệp vụ ngay sau
khiphiếu chi vàcác chứng từ thanh
toánđãđược thực hiện.
+ Qúa trình kiểm tra nội bộ.


Tớnhchớ
nh xác cơhọc
Các nghiệp vụthan
h
toán được phảnánhđúng
đắn trên sổhạch toán
chi
tiết tươngứng vàđược t
ổnghợpđúng đắn
Thiết kế các thủ tục kiểm soá
tkiểm tra
quá trình tổng hợp và chuyển
sổ các khoản thanh toán.

2.2. Một số rủi ro thường gặp
2.2.1. Phân loại rủi ro
•Rủi ro môi trường kinh doanh.
- Rủi ro từ nhà cung cấp: Đối với NCC lõu năm khả năng
xảy ra

rủi rolàít hơn so với NCC lầnđầu, nhất làtrong trường hợp Công ty
chưa cónhiều hiểu biết về quy mô, hoạt động kinh doanh cũng như uy
tín của NCC đótrên thị trường. Điềuđó có thể dẫn tới những sai sót trong
quá trình giao nhận hàng( sai về chất lượng, thời gian, mẫu mó… ),
sẽ làm giánđoạn quá trình sản xuất kinh doanh của DN.
- Rủi ro do chớnh trị, kinh tế, xó hội, KHCN( lạm phát,
các chớnh
sách,chế độ… )…: Những vấnđề có thểđem lại những thuận lợi cho
DN nhưng cũng thể gõy ra những rủi ro mang tớnh khách quan cho DN
trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh. Trong trường hợp DN
nợ ngoại tệ NCC, do kinh tếkhông ổnđịnh dẫn tới việc tỷ giáđồng
ngoại tệ tăng khi doanh nghiệp thanh toáncho nhà cung cấp, đãđem
lại những bất lợi cho DN. Đõy là rủi ro nằm ngoàiýmuốn của DN.
•Rủi ro hoạtđộng.
- Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng: Việc nhõn viên
thiếu
năng lựcđã vi phạm quy chế( không tuõn thủ theo quy trình, … )
trong quá
trình mua hàng hoá, dịch vụđã gõy những rủi ro cho doanh nghiệp
( những sai sót trong biên bản kiểm nhận… ).
- Rủi ro do gian lận, sai sót: Điều này có thể xảy ra ở nhõn
viên
hoặcNCC. Nhõn viên mua hàng có thể sai sót trong
quá trình kiểm nhậnhangdẫn tới thiếu số lượng, sai quy cách.
Hoặc nhân viên gian lận trong việcthông đồngvới nhà cung cấp( nhận hoa
hồng ) để lựa chọn NCC không
phù hợp với DN. NCC cũng có thể gian lận trong
vấnđề phát hành hoá
đơn( sai số lượng, giá trị… )….
•Rủi ro tuõn thủ pháp luật( chếđộ )đặc biệt liên quan đến hoáđơn,

hợpđồng, chứng từ…: Việc nhõn viên không
nắm rừ quy định, chếđộ
đối với hợpđồng mua hàng có thể khiến cho
quá trình này không được
thực hiện( điều khoản trên hợpđồng ) gõy giánđoạn quá trình sản
xuất
của DN. Ngoài ra việcáp dụng sai
chếđộ có thể dẫn tới việc hạch toán
sai làm doanh nghiệp có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp
2.2.2. Một số rủi ro thường gặp
- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu
- Mua không đúng hàng( sai về quy cách, phẩm chất… )
- Mua không đúng nhà cung cấp
- Mua giá cao
- Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do
khan hiếm không có hàng để mua)
- Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất
- Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền
trả( trả không đúng thời hạn ).
- Trả tiền nhầm NCC
- Trả nhầm lô hàng mua
- Trả tiền nhầm giá so với giá đã thoả thuận
- Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời,
báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rừ ràng, khó hiểu.
2.3. Thiết lập thủ tục kiểm soátđối với mua hàng và thanh toán
2.3.1. Đối với nghiệp vụmua hàng
- Phiếuđề nghị mua hàng: Mỗi khi có nhu cầu mua hàng, kho hàng
và bộ phậnkiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếuđề nghị mua
hàng gửi cho bộ phậnmua hàng. Phiếu nàyđược lập khi có nhu
cầuđột xuất hay thường xuên và lập thành2 liên:

+ Liên 1: Gửi cho bộ phận mua hàng
+ Liên 2: Lưu lạiđể theo dừi tình hình thực hiện yêu cầu này
Khi nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành, chứng từ sẽđược lưu
trữ riêng vàđínhkốm với chứng từ liên quan như: đơn đặt hàng,
phiếu nhập kho, … sau khi đãđốichiếu.
- Đơn đặthàng: Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếuđề nghị mua
hàng để xem xét về nhu
cầu và chủng loại cần mua,đồng thời khảo sát về các nhà cung
cấp vềchất lượng, giá cả, điều khoản thanh toán…Sau đó bộ phận mua
hàng pháthànhđơn đặt hàng, đơn nàyđượcđánh số liên tục vàlập thành 4
liên:
+ Liên 1: Gửi nhà cung cấp
+ Liên 2: Gửi bộ phận kho
+ Liên 3: Gửi bộ phận nhận hàng
+ Liên 4: Gửi bộ phận kế toán NPT
- Việc nhận hàng: Khi tiếp nhận hàng tồn kho, bộ phận nhậnhàng
kiểm tra lôhàng về số lượng, chất lượng, mẫu mó, thời gian nhậnhàng
và cácđiều khoản ghi trên đơn đặthàng. Mọi nghiệp vụ nhậnhàng
phải được lập phiếu nhập kho hoặc báocáo nhậnhàng,
có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho.
Phiếu này phảiđượcđánh số liên tục, báo cáo là bằng chứng
về việc nhậnhàng vàkiểm tra hàng hoá, dùng để theo dừi thanh toán. Báo
cáo này phải nêu rừ về loạihàng, số lượng nhận,
ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Báo cáo nàyđược lập 3 liên:
+ Liên 1: Gửi bộ phận mua hàng
+ Liên 2: Gửi bộ phận kho
+ Liên 3: Gửi bộ phận kế toán NPT
2.3.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả,
tất cả các chứng từ cần đượcđóng dấu ngàynhận và các chứng từ khác phá

t sinh trong bộ phận này phải đượcđánh số liên tụcđể kiểm soát.
- So sánh số lượng trên hoáđơn vớisố lượngtrên báo cáo nhậnhàng
mụcđíchlàđể không thanh toán vượt quá số lượngđặt hàng
hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên
hoáđơn đểđảm bảokhông thanh toán vượt số NPT người bán.
-Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán: do
bộ phận tài vụ đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng:
Kiểm tra và chấp nhận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụđảm nhận.
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ,
sựđầyđủ, hợp lýhợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi
quỹ phải đánh dấu các chứng từđể chúngkhông bị sử dụng lần 2.
- Cuối tháng, bộ phận kế toán NPT cầnđối chiếu giữa sổ chi
tiết người bánvới sổ cái. Việcđối chiếuđược thực hiện trên
bảng tổng hợp chi tiết. Bảng nàyđượclưu lạiđể làm
bằng chứng đối chiếu cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm.
- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi
tiếtđểtỡm mọi sai sótđặc biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc
thông báocho nhà cung cấp.




PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XẫT VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRèNH MUA HÀNG – THANH
TOÁN.
3.1. Ưu điểm
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một
hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng

đối với Công ty có nhà đầu tư nước ngoài.
Việcđối chiếu thường xuyên giữa sổ kế toán với thực tế,
giữa các sổ sách, chứng từ cũng
như việc tách biệt nhiệm vụ rừ ràng( tách biệt chức năng đề nghịmua
hàng với chức năng đặt hàng… ) trong hệ thống kế toán,
sẽ góp phần giảmthiểu sai sót, gian lận trong quá trình mua hang - thanh
toán.
Việc thiết lập một chếđộ kiểm soát nội bộ trong các Công ty
nước ngoài,đãđạt được rất nhiều hiệu quả( không xảy ra
tình trạng tham ô… )
Ởđó, hệ thống kiểm soát nội bộđược thiết lập như sau:
Có 3 chếđộ kiểm soát Thứ nhất, là sự kiểm soát của một
kiểm toán viên độclập do một Công ty kiểm toán thực hiện.
Mục đích của việc làm này làđể kiểm toánviên bên
ngoài phát biểu ý kiển của họ về sự ngay thẳng,
chớnh xác và phù hợp với những nguyên
tắc kế toán đãđược chấp nhận trong
sổ sách và báo cáo tài chớnhcủa Công ty. Thứ hai,
kiểm soát mứcđộ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lậpngõn sách hàng
năm. Thứ ba là kiểm soát nội bộ, nó là một thể thức bên trong Công ty,
do người của Công ty thực hiệnđể kiểm soát xem nhõn viên làm đúng hay
sai những thể thứcđãđược quy định khi thi hành nhiệm vụ. Mụcđớch sau
cùng củakiểm soát nội bộ là xem cácđơn
vị có khă năng đạtđược kế hoạchđãđề ra hay không.
3.2. Những vấnđề cũn tồn tại vàgiải pháp
3.2.1. Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
•Vấn đề:
Người không có thẩm quyền có thểvẫn đề nghị mua hàng.
•Giải pháp:
Công ty nên chuẩn hoá vàđánh số trước các phiếuđề nghị mua hàng

của từngphòng banđề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các
phiếuđề nghị mua hàng hiện tại, đểđảm bảo rằng
hàng đề nghị mua đượcđặthàng
và hàng được nhận chớnh xác.
Phiếu này phảiđược người có thẩm quyền kíduyệt và phảiđượcđối chiếuđ
ến tài khoản trên sổ cáiđể ngườiđể nghị mua hàng cótrách nhiệm về ngõn
sách chi.
3.2.1. Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
•Vấnđề:
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, không đặt hàng
mà sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh
toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
•Giải pháp:
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.
Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và
phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu
đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt.
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề
nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/ dịch
vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên
được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua
hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
3.2.2. Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ
nhà cung cấp
•Vấnđề:
Nhõn viên có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá,
dịch vụ phùhợp nhấthoặcở mức giá thấp nhất do nhõn viên
này nhận tiền hoa hồng khôngđược phép từ nhà cung cấp.
•Giải pháp:

Công ty nên áp dụng cách thứcđòi hỏiít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung
cấpđộclậpđối với mỗi khi mua hàng. Công ty nên hoánđổi vị trí các nhõn
viên mua hàngđể tránh tình trạng một người có quan hệ với một
số nhà cung cấp
nhấtđịnh trong một thời gian dài. Ngoài ra, Công ty nờnáp dụng một
chớnhsách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhõn viên nhận tiền hoa
hồng không được phépvà nên định kỳ tiến hành việc kiểm tra này. Công
ty cũng nên áp dụng cách thứcmà các phòng đề nghị mua
hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạtđộng củaphòng thu mua.
3.2.1. Nhận đúng hàng
•Vấnđề:
Nhõn viên nhận hàng có thể nhận sai hàng như sai về số lượng,
chất lượng hay quy cách.
•Giải pháp:
Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng
và chứcnăng đặt hàng.
Nhõn viên nhận hàng( thường là thủ kho )chỉ nên nhận hang
khi đãnhậnđượcđơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửiđến.
Những biên bản nhậnhàng đượcđánh số từ trước nên được lập mỗi khi
nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhõn viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợpđểđo
lường hàng hoá nhằmđảm bảo hàng
hoá thực nhận giống vớiđơn đặt hàng( số lượng, chấtlượng va quy
cách ). Một nhõn viên kiểm tra chất lượngđộc lập nên
hỗ trợ việcnhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhõn
viờn nhận hàng không thểđánhgiá chớnh xácđược. Biên bản nhận hàng
nên có một mục chỉ rừđã kiểm tra chấtlượng, nếu thấy phù hợp.
Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và kí xong
nên đượcgửi cho phòng kế toánđể làm chứng từ hạch toán và gửi cho
phòngđề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua

hàng đã hoàn thành.
3.2.1. Ngăn chặn hoá đơn đỳp hoặc hoáđơngiả do nhà cung cấp
phát hành
•Vấnđề:
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoáđơn ghi sai số lượng,
giá trị hoặcphát hành hoáđơn đỳp.
•Giải pháp:
Khi Công ty nhậnđược hoáđơn của nhà cung cấp, tất cả các hoáđơn
nênđượcđánh số theo thứ tự. Việc này sẽ giúp cho công việc kiểm tra
về tớnh liên tục của các số hoáđơn có thể giúp
xácđịnh rằng tất cả các hoáđơn nhậnđãđược hạch toán.
Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việcđóng dấu lên
hoáđơnđể ghi rừsố tham chiếu củađơn đặt hàng và biên bản nhận hàng,
mó tài khoản nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhõn viên
thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho
quá trìnhđối chiếu chứng từ.
Kế toán nên kiểm tra chi tiết các hoáđơn vớiđơn đặt hàng và biên
bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc
này sẽđảm bảo là tất cảcác hoáđơn, vốn là cơ sởđể thanh toán cho
nhà cung cấp, sẽ liên quan đến nhữnggiao dịch mua hàng
hợp lệ và nhậnđúng hàng.
3.2.2. Thanh toán mua hàng chính xác
•Vấnđề:
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi
tiền mặt có thểxảy ra các rủi ro: thanh toán nhầm nhà cung cấp,
với chữ kýđược uỷ quyềnkhôngđúng, đề xuất thanh toán các
khoản giả mạo hoặc hoáđơn được thanh toán 2 lần.
•Giải pháp:
Phòng kế toán, hoặcđối với một số Công ty là bộ phận công
nợ của phòng kếtoán, nên lưu trữ một danh sách các ngàyđến hạn thanh

toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoáđơn
mà cảđơn đặt hang và biờn bản nhận hàng cho
ngườicó thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán
về bất kỳthay đổi gì liên quan đến việc mua hang
mà có thể dẫn tới thay đổi thanh toán( thờihạn thanh toán, chiết khấu,
hàng mua bị trả lại… ). Ngoài ra,
bất kỳ thay đổi nàonhư thế cần phải có sự uỷ quyền thích hợp trước khi
thay đổi việc thanh toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi
tiền mặt nên đượcđánh số trước. Hoáđơn đã thanh
toán nên được đóng dấuđó“ thanh toán ”và số thứ tự của cácséc, uỷ nhiêm
chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.












KẾT LUẬN.
Trong nền kinh tế thị trườngđịnh hướng XHCN
cùng với sự mở cửa và hộinhập kinh
tế Quốc tế, để tồn tại và phát triển trong một môi trường cạnh tranh
ngàycàng khốc liệt thì các doanh nghiệp ngoài việc năng động, sáng

tạo về mọi măt cầnphải thiết kế cho
mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạtđộng có hiệu quảtrong
mọi lĩnh vực, mọi chu trình.
Chu trinh mua hàng – thanh toán là một trong những chu trình
mà doanh nghiệp cần phải
thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, để có
thể ngăn ngừa các sai phạm có thể xảy ra,
làm ảnh hưởngđến quá trình hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp
Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thànhđềán môn học vớiđề tài:
“Tỡm hiểuvề hệ thống kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng –
thanh toán ”. Do cũnhạn chế về nhận thức và thời gian cũng như kinh
nghiệm thực tế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót,
hạn chế. Em kớnh mong sự thông cảm và chỉ bảocủa thầy, cô.
Em xin chân thành cảmơn thầy Ths. Đinh Thế Hùngđã tạođiều
kiện thuận lợigiúp em hoàn thiệnđềán này.









DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT
Liên đoàn kế toán
quốc tế
IFAC

Tài khoản TK
Hàng tồn kho HTK
Doanh nghiệp DN
Nhà cung cấp NCC

Khoa học công nghệ KHCN
Nợ phải trả NPT



DANH MỤC BẢNG BIỂU

BIỂU TÊN
Biểu số1 Thủ tục kiểm soátđối với nghiệp vụ mua
hàng
Biểu sô2 Thủ tục kiểm soátđối với nghiệp vụ thanh
toán





DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO