CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG ,Các loại, các nhóm và các bộ tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT

Chương III
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT
I. Ý nghĩa và tác dụng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
khoa học – kỹ thuật
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng
của công tác lưu trữ. Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài
liệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện
để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT. Đồng thời, nhờ
có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT
của Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc
phòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt công
tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất
cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực
hiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ KHKT.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT được tiến hành trong
các kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật cơ quan, trong các trung tâm lưu trữ Quốc gia.
(xem phần II: mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT).
Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ KHKT ở cơ quan (lưu trữ
hiện hành) có những điểm khác với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Sự khác
nhau này do chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của các cơ quan lưu trữ quy định.
Sau đây chúng ta tìm hiểu về mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT
cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
II. Mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật cơ quan và
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Việc tìm hiều mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu KHKT giúp chúng ta thấy
được vị trí, tầm quan trọng của từng loại kho lưu trữ. Đồng thời, cũng thấy được
đặc điểm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cho từng loại kho lưu trữ đó.
46
Trong quá trình hoạt động KHKT của các cơ quan, tổ chức đã hình thành
nên mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT. Mỗi lĩnh vực hoạt động KHKT

khác nhau có những loại kho tài liệu lưu trữ KHKT khác nhau.
1. Các kho lưu trữ ngành xây dựng cơ bản
- Ngành XDCB trong những năm qua đã phát triên mạnh mẽ để phục vụ
cho công cuộc xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Các kho tài
liệu lưu trữ KHKT của ngành XDCB đã hình thành rõ rệt ở trung ương cũng
như ở địa phương. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan làm công
tác XDCB chúng ta phân chia ra các loại kho tài liệu lưu trữ KHKT như sau:
- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan tư vấn thiết kế công trình. Kho
lưu trữ kỹ thuật này đã thành lập ở các Công ty tư vấn thiết kế của các ngành
làm công tác XDCB như : ngành thủy lợi và thủy điện, ngành giao thông vận
tải, ngành xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp, ngành điện, ngành bưu
điện. ở các tỉnh, thành phố đều có các Công ty tư vấn thiết kế xây dựng công
trình. Các Công ty này đều lập kho lưu trữ quản lý tài liệu của cơ quan mình.
Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan này có nhiều tài liệu.
- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan chủ đầu tư công trình. Cơ quan chủ
đầu tư công trình XDCB phải lập kho lưu trữ bảo quản tài liệu XDCB của những
công trình do cơ quan chịu trách nhiệm chủ đầu tư. Đây là cơ quan, tổ chức được
Nhà nước cấp kinh phí đầu tư xây dựng hoặc tự bỏ vốn để xây dựng.
- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan phê duyệt công trình XDCB.
Những công trình XDCB sử dụng vốn của Nhà nước cấp thì phải được cơ quan
quản lý Nhà nước về XDCB phê duyệt dự án xây dựng, phê duyệt thiết kế công
trình, kiểm tra thực hiện thiết kế, thi công, chất lượng công trình. Vì thế, các cơ
quan phê duyệt công trình đều có kho tài liệu lưu trữ KHKT bảo quản các tài
liệu của những công trình được chính cơ quan phê duyệt.
- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan thi công công trình. Các cơ
quan thi công công trình gồm có các công ty thi công của các Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các Công ty thi công của các Sở làm
47
công tác XDCB ở các tỉnh, thành phố, các Công ty thi công của tập thể, cá
nhân có giấy phép hành nghề xây dựng. Các Công ty thi công công trình có

trách nhiệm lưu trữ tài liệu KHKT của những công trình do chính Công ty đó
thi công xây lắp. Vì vậy ở các Công ty này có bộ phận lưu trữ tài liệu KHKT
về XDCB.
- Kho tài liệu lưu trữ kỹ thuật của cơ quan sử dụng công trình. Các cơ
quan làm công tác quản lý, sử dụng các công trình XDCB đều phải tổ chức lưu
trữ tài liệu kỹ thuật của những công trình đó. Tài liệu lưu trữ kỹ thuật ở cơ
quan sử dụng công trình không thành lập đơn vị tổ chức lưu trữ riêng biệt mà
được bảo quản chung với tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan. Những tài
liệu lưu trữ kỹ thuật này được bảo quản trong kho lưu trữ tài liệu hành chính
thành một khối riêng biệt.
2. Các kho lưu trữ ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp
Ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp sản sinh nhiều tài liệu KHKT và
có các kho lưu trữ như sau:
- Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện thiết kế sản phẩm công nghiệp. Trong
các viện thiết kế sản phẩm công nghiệp thành lập các bộ phận, hoặc tổ lưu trữ
tài liệu KHKT của Viện. Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện Thiết kế sản phẩm
công nghiệp thường do phòng quản lý kỹ thuật của cơ quan quản lý hoặc được
kết hợp với bộ phận thông tin, thư viện KHKT của cơ quan đó.
Kho lưu trữ kỹ thuật của nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp : các
nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp đều tổ chức bộ phậnh lưu trữ tài liệu
khoa học kỹ thuật. Tổ chức lưu trữ kỹ thuật của các nhà máy chế tạo sản phẩm
công nghiệp thường có 2 hình thức: Tổ chức lưu trữ phân tán ở các phòng chức
năng của nhà máy (phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng thí nghiệm, phòng
xây dựng cơ bản ). Hình thức tổ chức lưu trữ tập trung thì tài liệu lưu trữ kỹ
thuật ở các phòng được phân loại thành từng khối tài liệu chuyên môn riêng
biệt ở trong kho lưu trữ kỹ thuật nhà máy. Hiện nay các Công ty liên doanh sản
48
xuất sản phẩm công nghiệp như Hon đa, TOYOTA, đều tổ chức kho lưu trữ
tập trung.
3. Các kho lưu trữ của Viện nghiên cứu khoa học

- Đối với các Viện nghiên cứu khoa học thì tổ chức thành tổ hoặc phòng
lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học. Các Viện nghiên cứu khoa học ở nước ta
có thể chia thành 2 loại: Các viện nghiên cứu về khoa học cơ bản. Thuộc loại
này có các viện nghiên cứu khoa học của Trung tâm Khoa học tự nhiên và
Công nghệ Quốc gia (Viện Toán, Viện Hoá học, Viện Cơ học) và Trung tâm
Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia. (Viện Văn học, Viện Ngôn ngữ học,
Viện Khảo cổ học v.v ).
Loại thứ hai là các viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành. Hiện này
nhiều ngành đều có viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành (như Viện Khoa
học công nghệ xây dựng, viện Khoa học công nghệ giao thông vận tải ).
Hai loại viện nghiên cứu khoa học này đều tổ chức bộ phận lưu trữ tài
liệu khoa học để lưu trữ tài liệu do nó sản sinh ra. Ví dụ: ngành Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn có Viện Nghiên cứu khoa học nông nghiệp, Viện
nghiên cứu lúa, Viện nghiên cứu ngô v.v
- Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia trực thuộc Bộ khoa
học công nghệ thành lập kho lưu trữ bảo quản tất cả các kết quả công trình
nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước. Kho lưu trữ này bảo quản
nhiều tài liệu nghiên cứu khoa học quan trọng của Quốc gia thuộc tất cả các
ngành trên phạm vi toàn quốc.
Sở Khoa học công nghệ ở các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương
thành lập các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học của địa
phương mình. Toàn quốc có 61 tỉnh, thành phố đều lập các kho lưu trữ bảo
quản tài liệu nghiên cứu khoa học và các sách, báo, tạp chí khoa học.
49
4. Kho lưu trữ tài liệu địa chính
Ngành địa chính quản lý về đất đai trên phạm vi toàn quốc cho nên đã
thành lập hệ thống kho lưu trữ từ trung ương đến cấp tỉnh. ở trung ương có các
kho lưu trữ:
- Kho lưu trữ Trung tâm tư liệu địa chính bảo quản tài liệu bản đồ địa
hình, bản đồ chuyên đề, tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính trên toàn

quốc.
- Kho lưu trữ địa chính các tỉnh: ở đây bảo quản tài liệu lưu trữ về quản
lý đất đai, quy hoạch các vùng lãnh thổ, các thành phố, thị xã, tài liệu cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, tài liệu địa giới hành chính v.v
5. Kho lưu trữ tài liệu địa chất
Ngành địa chất có Trung tâm thông tin, tư liệu, lưu trữ tài liệu địa chất
trực thuộc Cục Địa chất khoáng sản (thuộc Bộ Công nghiệp). Kho lưu trữ này
bảo quản tài liệu địa chất sản sinh ra của các đoàn địa chất và những tài liệu địa
chất do các ngành khác phát hiện cũng phải nộp tài liệu vào lưu trữ địa chất.
6. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quản
lý kho lưu trữ tài liệu thăm dò, khai thác dầu khí trên đất liền, thềm lục địa, tài
liệu dầu khí liên doanh, liên kết với nước ngoài. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí do
Trung tâm thông tin tư liệu Dầu khí trực tiếp quản lý. Trung tâm này trực thuộc
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.
7. Kho lưu trữ tài liệu khí tượng - thủy văn: Kho lưu trữ này bảo quản
tài liệu điều tra, đo đạc các số liệu về khí tượng và thủy văn sản sinh hàng ngày
trên phạm vi toàn quốc. Hệ thống các đài, trạm khí tượng, thủy văn đặt ở các
tỉnh từ biên giới đến hải đảo cung cấp tài liệu về lưu trữ tại kho này. Kho lưu
trữ tài liệu khí tượng, thủy văn do Tổng cục Khí tượng-Thủy văn quản lý trực
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường).
Như vậy hiện nay về cơ bản đã hình thành các kho lưu trữ tài liệu KHKT
của Nhà nước về tài liệu địa chất; tài liệu thủy văn và khí tượng; tài liệu trắc
50
địa và bản đồ, còn tài liệu kỹ thuật ngành xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm
công nghiệp, nghiên cứu khoa học thì tổ chức lưu trữ kỹ thuật cơ quan. Việc tổ
chức lưu trữ tài liệu KHKT toàn quốc cho những ngành này như thế nào hiện
nay chưa được giải quyết đầy đủ.
III. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật xây dựng
cơ bản
1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các cơ quan tư

vấn thiết kế công trình
Các cơ quan tư vấn thiết kế công trình là những cơ quan sản sinh ra tài
liệu thiết kế các công trình. Tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT ở cơ quan này có vị
trí quan trọng. Bởi vì các cơ quan này là tác giả chủ yếu đã sản sinh ra các bộ
thiết kế công trình, có số lượng tài liệu nhiều, mức độ chính xác tài liệu đáng
tin cậy nhất. Chính vì vậy, hiện nay các cơ quan tư vấn thiết kế công trình việc
lưu trữ tài liệu XDCB tương đối có nề nếp.
- Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào kho lưu trữ các cơ quan thiết
kế là những đơn vị tổ chức làm chức năng hoạt động khoa học kỹ thuật của cơ
quan. Đó là các phòng, nhóm thiết kế chuyên ngành như : kiến trúc, kết cấu,
điện, nước, v.v
- Đối với những đơn vị tổ chức trong cơ quan thiết kế làm chức năng
quản lý hành chính như phòng tổ chức cán bộ, phòng lao động tiền lương, hành
chính quản trị thì tài liệu của nó sản sinh ra không thu thập vào lưu trữ kỹ thuật
của cơ quan mà thu thập vào lưu trữ tài liệu hành chính.
- Nội dung tài liệu lưu trữ KHKT xây dựng cơ bản cần thiết phải thu
thập vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết kế là những bộ thiết kế do cơ
quan đó làm ra. Đây là khối tài liệu chủ yếu, quan trọng nhất trong kho lưu trữ
của cơ quan. Thuộc loại tài liệu này có các bộ thiết kế do cơ quan thắng thầu
của các cơ quan hữu quan, hoặc do nhà nước giao trong kế hoạch hàng năm,
các bộ thiết kế mẫu do cơ quan thiết kế. Thành phần tài liệu trong các bộ thiết
kế này gồm những tài liệu pháp lý, tài liệu thiết kế, tài liệu điều tra khảo sát về
51
địa hình, địa chất, thủy văn của công trình, tài liệu hoàn công. Tài liệu bảo
quản trong kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế XDCB gồm một bộ
bản chính. Đối với bản vẽ thì đó là bản can hoặc bản sao có chứng thực, đĩa
CD-ROM; đối với văn bản và các bản tính toán thì đó là văn kiện chính thức.
Hiện nay một số kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế còn bảo quản
bản gốc các đồ án thiết kế là không cần thiết. Bởi vì bản gốc không thể có độ
chính xác và tin cậy như bản can được. Bộ tài liệu lưu trữ bản chính này dùng

làm tài liệu bảo hiểm, chỉ được sử dụng trong trường hợp có lệnh của thủ
trưởng cơ quan. Ngoài bộ tài liệu này ở kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết
kế còn bảo quản một bộ tài liệu bản sao cho mỗi công trình để phục vụ khai
thác hàng ngày.
Loại tài liệu KHKT thứ hai cần phải thu vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ
quan tư vấn thiết kế là những công trình nghiên cứu khoa học, những sáng chế
phát minh do cán bộ trong cơ quan thực hiện.
Loại tài liệu kỹ thuật thứ ba là các văn bản hướng dẫn kỹ thuật (quy
trình, quy phạm kỹ thuật. Các tài liệu định mức, v.v ) cần phải thu thập vào
lưu trữ KHKT của cơ quan.
- Đối với những tài liệu quản lý KHKT được sản sinh ra trong quá trình
hoạt động khoa học kỹ thuật của cơ quan thiết kế như chương trình kế hoạch
công tác nghiên cứu và thiết kế trong từng thời gian, văn bản sơ kết, tổng kết
công tác tháng, quý, năm thì không thu vào lưu trữ kỹ thuật của cơ quan. Đây
là những tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan cho nên thu thập vào lưu trữ
hành chính của cơ quan. Đối với những cơ quan tổ chức lưu trữ chung giữa
lưu trữ hành chính và lưu trữ KHKT thì cả hai loại tài liệu nêu trên đều là thành
phần tài liệu phải thu thập vào lưu trữ cơ quan.
- Thời gian thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào kho lưu trữ kỹ thuật
của cơ quan tư vấn thiết kế là sau khi công trình đã thiết kế xong, hoặc từng
hạng mục công trình đã thiết kế xong. Đối với những công trình xây dựng lớn,
thời gian thiết kế kéo dài thì tài liệu kỹ thuật thiết kế đến đâu có thể thu thập
52
vào kho lưu trữ đến đó. Bởi vì, trong các kho lưu trữ hiện hành thu thập tài liệu
càng sớm thì sự an toàn của tài liệu càng tốt hơn.
Những cơ quan tư vấn thiết kế nếu quy định thời gian thu thập tài liệu
vào lưu trữ quá lâu thì taì liệu hay bị phân tán mất mát, thất lạc. Bởi vì, người
cán bộ thiết kế công trình thường ít có nghiệp vụ tổ chức lưu trữ tài liệu, thiếu
trang thiết bị bảo quản tài liệu. Ngược lại, những cơ quan tư vấn thiết kế quy
định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá sớm thì các cán bộ thiết kế chưa

chuẩn bị được tài liệu, chưa hoàn thành hồ sơ cho nên tài liệu thiết kế của các
công trình hay bị xé lẻ, khó theo dõi, kiểm tra khi có sai sót.
ở các kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế, công tác thu thập
tài liệu XDCB được diễn ra theo kế hoạch giữa các đơn vị tổ chức hoạt động
thiết kế kho lưu trữ. Những tài liệu lưu trữ XDCB đã hoàn thành được cán bộ
kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm đồ án thiết kế kiểm tra lại và giao nộp vào
kho lưu trữ. Nếu cán bộ lưu trữ phát hiện những sai sót về hình thức và nội
dung hồ sơ thì có thể trả lại hồ sơ đó cho chủ nhiệm đồ án sửa chữa, hoàn thiện
hồ sơ và nộp lưu trữ.
2. Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ quan
chủ đầu tư
Cơ quan chủ đầu tư công trình XDCB là người chủ sở hữu vốn, người
vay vốn hoặc người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng vốn để
thực hiện đầu tư theo quy định của pháp luật.
Cơ quan chủ đầu tư hợp đồng với cơ quan tư vấn thiết kế để thực hiện
nhiệm vụ thiết kế công trình.
Các cơ quan tư vấn thiết kế công trình XDCB sau khi hoàn thành hồ sơ thiết
kế từng giai đoạn thì được chuyển hồ sơ đến các cơ quan chủ đầu tư công trình phê
duyệt. Tùy theo tính chất và quy mô của từng công trình xây dựng cơ bản mà quy
định số lần và nội dung phê duyệt công trình. Thực tế có công trình xây dựng hồ sơ
chỉ phê duyệt một lần, trái lại có công trình hồ sơ phê duyệt 2, 3 lần.
53
Những tài liệu XDCB cơ quan chủ đầu tư đã phê duyệt đều phải thu thập
những tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư.
Nguồn thu thập tài liệu XDCB ở cơ quan chủ đầu tư là những bộ thiết kế
công trình xây dựng do cơ quan đó thuê thiết kế và đã phê duyệt.
Thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi bộ thiết kế công trình được
thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm : luận chứng kinh tế kỹ thuật, và
văn bản phê chuẩn; Thiết kế sơ bộ và thiết kế kỹ thuật của công trình đó, các
văn bản về cấp đất, dự toán xây dựng công trình. Có thể nói các bộ thiết kế

công trình XDCB của cơ quan chủ đầu tư là đầy đủ và hoàn chỉnh nhất.
Thời gian thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư
công trình là khi bộ thiết kế đó được phê duyệt. Nếu những bộ thiết kế phải phê
chuẩn làm nhiều đợt (đợt phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật, đợt phê chuẩn
thiết kế sơ bộ…) thì sau mỗi đợt phê chuẩn tài liệu của bộ thiết kế đó phải
được thu thập vào kho lưu trữ. Như vậy, thông thường các bộ thiết kế công
trình xây dựng lớn được thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm
nhiều đợt.
Tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư công trình là những bộ
bản chính. Đối với bản vẽ thì nó là bản sao có đầy đủ thể thức coi như bản
chính. Đối với văn bản và bản tính toán thì đó là bản chính. Mỗi công trình
XDCB cơ quan thiết kế công trình mỗi lần phê duyệt phải gửi cho cơ quan chủ
đầu tư theo quy định của hợp đồng. Cơ quan chủ đầu tư phải lưu trữ 01 bộ tài
liệu chính xác, hoàn chỉnh. Những bộ tài liệu còn lại được chuyển cho cơ quan
thi công công trình theo hợp đồng.
3. Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ công ty thi
công công trình
Các Công ty thi công công trình hiện nay rất phong phú, được thành lập
theo luật doanh nghiệp, bao gồm những Công ty, Tổng Công ty Nhà nước, các
công ty tư nhân, công ty liên doanh với nước ngoài.
54
Nhiệm vụ chủ yếu của các công ty này là nhận thầu xây dựng các công
trình XDCB của nhà nước, của tư nhân và của những thành phần kinh tế - xã
hội khác.
Các công ty thi công công trình tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT của mình.
Mỗi công trình do công ty chịu trách nhiệm thi công thì nhận tài liệu thiết kế
của công trình đó ở cơ quan chủ đầu tư. Cơ quan chủ đầu tư công trình thông
thường bàn giao cho công ty thi công mỗi bộ thiết kế là 4 bản giống nhau : một
bản chuyển vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty đề làm tài liệu chuẩn phục vụ
tra cứu khi cần thiết, một bản giữ lại ở lưu trữ của cơ quan cho đến khi công

trình xây dựng xong thì cùng với tài liệu hoàn công được chuyển giao cho cơ
quan chủ đầu tư công trình đó, các bộ tài liệu còn lại đem hướng dẫn thi công
tại công trường. Những công trình lớn, kỹ thuật phức tạp, nhiều công ty tham
gia thi công thì tài liệu được in ra nhiều bộ bàn giao cho bên thi công.
Nguồn thu thập tài liệu XDCB của cơ quan thi công công trình là tài liệu
thiết kế của những công trình do cơ quan đó thi công. Lưu trữ của công ty thi
công có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch thi công của công ty
hàng năm để bám sát đơn vị chủ trì thi công tiến hành công tác thu thập tài liệu.
Chủ trì thi công công trình có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu XDCB của công
trình và bàn giao tài liệu cho lưu trữ công ty. Những công trình xây dựng quy
mô nhỏ thì sau khi thi công xong công trình mới bàn giao tài liệu vào lưu trữ
công ty. Những công trình quy mô lớn, thi công kéo dài hàng năm thì chủ trì
thi công phải chia ra từng giai đoạn để lập hồ sơ và bàn giao hồ sơ vào lưu trữ.
Thông thường các tài liệu thi công phần móng công trình làm xong bàn giao
vào lưu trữ công ty. Sau đó, tài liệu phần kiến trúc, phần điện, phần nước, v. v
lần lượt bàn giao vào lưu trữ công ty.
Thành phần và nội dung tài liệu của mỗi bộ thiết kế được thu thập vào
lưu trữ cơ quan thi công là toàn bộ tài liệu kỹ thuật của bộ thiết kế đó bao
gồm : tài liệu do cơ quan chủ đầu tư công trình chuyển giao và những tài liệu
kỹ thuật hình thành ra trong quá trình thi công công trình đã được tư vấn thiết
kế và cơ quan kỹ thuật thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt. Trong quá trình thi
55
công công trình nếu như có sự thay đổi thiết kế một số bộ phận nào đó thì tài
liệu này phải được chủ đầu tư đồng ý phê duyệt mới thu thập vào lưu trữ. Tài
liệu ghi chép và phản ánh sự thay đổi thiết kế đó phải được thu thập vào lưu trữ
cơ quan thi công, và tài liệu đó cũng được thu thập vào cả kho lưu trữ kỹ thuật
của cơ quan tư vấn thiết kế công trình.
Cơ quan thi công công trình được chủ đầu tư bàn giao tài liệu lưu trữ xây
dựng của các công trình khi công ty ký hợp đồng thi công công trình đó. Như
vậy tài liệu thu thập vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty là trọn bộ thiết kế và

trước khi công trình được tiến hành thi công. Quá trình thi công công trình tài
liệu có thể được bổ sung thêm do điều kiện tự nhiên, địa chất, thủy văn, kinh
phí quy định.
Những tài liệu sản sinh trong quá trình thi công thì do cán bộ kỹ thuật
phụ trách thi công lập hồ sơ và chuyển giao vào kho lưu trữ.
4. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ
quan quyết định đầu tư công trình
Theo điều 10 của Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính
phủ thì các công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì thẩm
quyền quyêt định đầu tư các dự án nhóm A thuộc về Thủ tướng Chính phủ.
Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch UBND cấp tỉnh… quyết định đầu tư các dự án nhóm B, C.
Như vậy tài liệu của các công trình XDCB sử dụng vốn ngân sách nhà nước
cần phải được thu thập vào lưu trữ các cơ quan quyết định đầu tư công trình.
Trung tâm lưu trữ tỉnh phải thu thập tài liệu XDCB của những công trình
do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định đầu tư. Phòng lưu trữ cấp Bộ thu thập
tài liệu XDCB của những công trình do Bộ trưởng quyết định đầu tư. Phòng
lưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập tài liệu XDCB những công trình do Thủ
tướng Chính phủ quyết định đầu tư.
56
Thành phần tài liệu của mỗi bộ thiết kế phải thu thập vào lưu trữ cơ quan
quyết định đầu tư gồm :
Dự án đầu tư được phê duyệt bao gồm báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,
báo cáo nghiên cứu khả thi, giấy tờ về giao đất, giải phóng mặt bằng, tài liệu
hợp pháp để thiết kế, tài liệu thiết kế kỹ thuật, quyết toán công trình, nghiệm
thu, hoàn công.
Thời gian thu thập tài liệu của mỗi công trình vào lưu trữ là sau khi cơ
quan phê duyệt.
5. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ
quan sử dụng công trình

Đối với những công trình XDCB có quy mô lớn, có ý nghĩa về kinh tế và
khoa học kỹ thuật cũng như các ý nghĩa khác thì tổ chức lưu trữ chuyên trách
để sử dụng, bảo quản và khai thác hồ sơ công trình. Những cơ quan này thành
lập kho lưu trữ kỹ thuật để bảo quản tài liệu thiết kế công trình đó ví dụ : Nhà
máy thủy điện Hòa Bình, Nhà máy thủy điện Trị An, v.v… Đối với những
công trình xây dựng có quy mô nhỏ thì cơ quan sử dụng công trình tổ chức bảo
quản tài liệu thiết kế công trình cùng với kho lưu trữ tài liệu hành chính.
Cơ quan được phân công quản lý và sử dụng công trình nào thì thu thập tài
liệu thiết kế của công trình đó vào kho lưu trữ của mình. Như trên đã nói sau khi cơ
quan xây dựng đã thi công xong công trình thì chuyển giao cho kho lưu trữ cơ quan
sử dụng công trình một bộ tài liệu của công trình đó. Thành phần nội dung tài liệu
của các bộ thiết kế này phải hoàn chỉnh từ tài liệu pháp lý ban đầu đến tài liệu thiết
kế, tài liệu hoàn công. Những tài liệu kỹ thuật được thay đổi, sửa chữa trong quá
trình thi công đều được chuyển cho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình một cách
đầy đủ, chính xác để sử dụng tra tìm khi cần thiết.
Trong quá trình quản lý và sử dụng các công trình này nếu công trình
được bổ sung, sửa đổi, cải tạo, mở rộng thì tài liệu kỹ thuật phản ánh quá trình
đó đều được thu thập vào kho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình. Bộ tài liệu
XDCB được thu thập vào kho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình sau khi công
57
trình đó đã thi công xong, nhưng không phải chỉ thu thập tài liệu vào kho lưu
trữ một lần mà quá trình quản lý, sử dụng công trình tài liệu sẽ được bổ sung
dần dần.
Sau khi thi công xong công trình thì cơ quan thi công có trách nhiệm
hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế công trình và bàn giao tài liệu cho lưu trữ cơ quan sử
dụng công trình. Những tài liệu kỹ thuật sản sinh trong quá trình quản lý, sửa
chữa, cải tạo công trình do cán bộ kỹ thuật quản lý công trình lập thành hồ sơ
và chuyển giao cho kho lưu trữ.
6. Công tác thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào các trung tâm lưu
trữ Quốc gia

Tài liệu lưu trữ XDCB là nguồn tư liệu quý giá cho nên thuộc diện cần
phải thu thập vào các TTLTQG. Những tài liệu XDCB còn ý nghĩa thực tiễn,
phục vụ khai thác hàng ngày thì phải lưu trữ ở cơ quan. Chỉ thu thập tài liệu
XDCB vào TTLTQG những bộ thiết kế của những công trình trọng điểm của
Nhà nước do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Bởi vì những công trình này
mang ý nghĩa kinh tế xã hội to lớn, tồn tại lâu dài. Trong đó nhiều công trình
XDCB có ý nghĩa lịch sử đối với Quốc gia, dân tộc (công trình nhóm A).
Ngoài ra, phải thu thập vào các TTLTQG gia đồ án thiết kế của những công
trình có quy mô lớn, kinh phí đầu tư nhiều, kỹ thuật phức tạp, công trình cổ ứng
dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới mà trước đây ở nước ta chưa áp dụng,
những công trình xây dựng được thiết kế mang bản sắc dân tộc, những công trình
thiết kế độc đáo, được nhận các giải thưởng của Quốc gia và quốc tế. Các TTLTQT
gia phải thu thập đồ án thiết kế những công trình xây dựng thuộc mốc cấm tiêu hủy
tài liệu. Theo quy định của Nhà nước thì những công trình xây dựng có tài liệu sản
sinh từ 1954 về trước thuộc diện cấm tiêu hủy.
Tài liệu của mỗi bộ thiết kế công trình XDCB nộp vào TTLTQG bao
gồm những loại gì? đây là vấn đề còn tranh luận. Có cần thiết phải thu thập vào
TTLTQG toàn bộ tài liệu của công trình hay không? Nếu làm như vậy thì bảo
quản tốt tài liệu XDCB của những công trình quan trọng, nhưng kho tàng lưu
58
trữ sẽ rất tốn kém, không đủ diện tích bảo quản tàI liệu. Có ý kiến cho rằng tài
liệu thiết kế thuộc diện nộp vào TTLTQG chỉ cần bảo quản những loại tài liệu
tổng quát quan trọng của công trình đó, còn những tài liệu chi tiết thì không
cần đưa vào lưu trữ quốc gia. Như vậy những tài liệu tổng quát của một công
trình xây dựng cơ bản gồm :
- Dự án tiền khả thi và dự án khả thi được duyệt.
- Giấy cấp đất, cấp vốn.
- Tài liệu địa chất, thuỷ văn.
- Thiết kế sơ bộ được duyệt.
- Hồ sơ hoàn công.

- Đối với những trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương thì cần thu thập tài liệu thiết kế xây dựng các công trình trọng điểm của
địa phương do UBND tỉnh, thành phố phê duyệt.
Thời gian thu thập tài liệu XDCB vào các TTLTQG gia là sau khi công
trình đã nghiệm thu giữa cơ quan thi công và cơ quan chủ đầu tư có như vậy
mới có thể thu thập đầy đủ tài liệu; nếu để kéo dài thời gian thu thập tài liệu thì
tài liệu của công trình sẽ mất mát, thất lạc rất khó phục hồi.
Cơ quan chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ
công trình và giao nộp tài liệu vào TTLTQG hoặc trung tâm lưu trữ tỉnh.
IV. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản phẩm công
nghiệp
1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản phẩm công
nghiệp ở các cơ quan thiết kế và chế tạo sản phẩm công nghiệp
Công tác thiết kế sản phẩm công nghiệp được tiến hành ở các công ty
hoặc các công ty liên doanh với nước ngoài. Các công ty này vừa thiết kế sản
phẩm vừa tổ chức chế tạo sản phẩm công nghiệp.
59
Ví dụ : Công ty liên doanh Honda Việt Nam, hoặc công ty cơ khí Hà Nội
(HAMECO), Công ty máy kéo và máy nông nghiệp v.v
Các công ty này có tổ chức bộ phận lưu trữ tài liệu thiết kế chế tạo sản
phẩm của công ty.
Nguồn thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào lưu trữ công ty là những bộ
thiết kế sản phẩm công nghiệp do chính công ty thiết kế và chế tạo hoặc những
bộ phận, chi tiết của sản phẩm do công ty sản xuất hoặc tài liệu thiết kế của
những bộ phận, chi tiết đó do mua của công ty khác.
Như vậy nguồn thu tài liệu thiết kế sản phẩm công nghiệp ở đây gồm 2
đối tượng thiết kế :
Các bộ thiết kế do chính công ty tự thiết kế và chế tạo. Ví dụ : Bộ thiết
kế quạt trần của Nhà máy Điện cơ thống nhất; Bộ thiết kế xe đạp Viha của
Công ty Xe đạp, xe máy Hà Nội.

Các bộ thiết kế do công ty mua của những công ty khác để chế tạo. Ví dụ
: Bộ thiết kế các loại ống nhựa của Công ty nhựa Hưng Yên được mua của
Công ty nhựa Thiếu niên Tiền phong Hải Phòng.
Mỗi bộ thiết kế phải thu thập đầy đủ các loại tài liệu : tài liệu pháp lý, tài
liệu của các giai đoạn thiết kế và tính toán, tài liệu tổng kết và đánh giá chất
lượng sản phẩm. Đây là bộ phận tài liệu kỹ thuật chủ yếu ở lưu trữ này. Bộ
phận tài liệu kỹ thuật thứ hai cũng không kém phần quan trọng là những công
trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm
công nghiệp do công ty thực hiện. Bộ phận tài liệu kỹ thuật thứ ba là các quy
trình quy phạm kỹ thuật, các bản hướng dẫn kỹ thuật sản xuất sản phẩm của
công ty làm ra hoặc mua của công ty khác.
Tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản sinh ra trong công ty được thu thập
vào lưu trữ có thể là sau khi bộ thiết kế đã được nghiệm thu, cũng có trường
hợp sau khi thiết kế xong từng bộ phận của sản phẩm thì tài liệu được thu thập
vào kho lưu trữ. Đối với những sản phẩm lớn thiết kế kéo dài thì áp dụng hình
thức thu thập tài liệu theo nhiều đợt.
60
Công tác thu thập tài liệu thiết kế chế tạo ở các công ty thiết kế và sản
xuất sản phẩm công nghiệp được tiến hành giữa chủ trì thiết kế sản phẩm (chủ
nhiệm đồ án) với cán bộ lưu trữ công ty. Những tài liệu thiết kế đã hoàn thành
có đầy đủ giá trị pháp lý thì được cán bộ kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm
đồ án kiểm tra và giao nộp vào lưu trữ.
2. Thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Tài liệu thiết kế chế tạo phản ánh quá trình lao động sáng tạo của công
nhân, kỹ sư trong việc chế tạo ra công cụ lao động để chinh phục tự nhiên,
phục vụ đời sống của con người ngày càng tốt hơn.
Tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp phản ánh tinh thần lao
động sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam, phản ánh những thành tựu của
nền công nghiệp Việt Nam trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đaị hóa đất
nước. Những bộ thiết kế các sản phẩm công nghiệp cũng phản ánh sự tiến bộ

khoa học kỹ thuật của con ngươì trong việc khám phá và chinh phục các quy
luật của tự nhiên, bắt các quy luật tự nhiên phải phục vụ đời sống con người.
Vì vậy tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp không chỉ có giá trị
thực tiễn phục vụ sản xuất, kinh doanh mà còn có giá trị như các sử liệu để
phục vụ nghiên cứu lịch sử xã hội loài người nói chung, lịch sử dân tộc Việt
Nam và lịch sử phát triển các ngành công nghiệp Việt Nam.
Với những lý do đó, nhiều bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp cần phải
được thu thập tài liệu vào các TTLTQG.
- Nguồn thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia ở trung ương gồm :
+ Các công ty Nhà nước chuyên thiết kế và chế tạo sản phẩm công
nghiệp ở trung ương như Công ty Cơ khí Hà Nội, Nhà máy Cơ khí nông
nghiệp Thủ Đức, Nhà máy cơ khí chính xác số 1, Công ty chế tạo động cơ Biên
Hòa, Nhà máy đóng tàu Hải Phòng, v.v
61
+ Các công ty liên doanh với nước ngoài sản xuất các sản phẩm công
nghiệp như Công ty Honda Việt Nam, Công ty liên doanh sản xuất ô tô Hòa
Bình, Công ty liên doanh thép Việt-Nhật, Công ty ABB,
+ Các Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất sản phẩm công nghiệp như:
Lioa, Thiên Long, v.v
- Nguồn thu thập tài liệu thiết kế, chế tạo vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh
bao gồm :
+ Các Công ty nhà nước chuyên sản xuất các sản phẩm công nghiệp do
điạ phương quản lý. Ví dụ : Tài liệu thiết kế chế tạo của nhà máy như Nhà máy
cơ khí Quang Trung, Hà Nội. Thông thường các công ty này được sắp xếp theo
nhóm ngành sản xuất công nghiệp như các công ty thuộc nhóm ngành cơ khí,
các công ty thuộc nhóm ngành điện, nhóm ngành giao thông, bưu điện, v.v
+ Các công ty liên doanh với nước ngoài của từng địa phương, nhất là
những thành phố lớn, những khu công nghiệp. Ví dụ: ở Hà Nội có khu công
nghiệp Sài Đồng, khu công nghiệp Thăng Long, v.v

Các loại sản phẩm công nghiệp thuộc diện thu thập tài liệu vào các
TTLTQG : không phải đồ án thiết kế tất cả các sản phẩm công nghiệp đều phải
thu thập tài liệu vào các TTLTQG, mà cần phải có sự lựa chọn cẩn thận,
nghiên cứu kỹ lưỡng. Các tiêu chuẩn dùng để lựa chọn sản phẩm công nghiệp
giao nộp vào các TTLTQG :
* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp phản ánh các tiến bộ khoa
học kỹ thuật của ngành đó trên phạm vi quốc gia trong từng giai đoạn lịch sử
dụ thể.
Ví dụ : - Đồ án thiết kế tàu hút bùn của Việt Nam những năm 1970 của
thế kỷ XX.
- Đồ án thiết kế máy cày trên đồng chiêm trũng ở đồng bằng Bắc bộ,
Nam bộ.
62
* Những đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp được giải thưởng quốc
gia, giải thưởng quốc tế. Sản phẩm được xếp loại bình chọn của công luận.
* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp được chế tạo đã mang lại
hiệu quả kinh tế – xã hội to lớn, đã cạnh tranh được với sản phẩm nhập ngoại.
Ví dụ : Sản phẩm quạt trần của nhà máy điện cơ Thống Nhất, sản phẩm
bóng đèn, phích nước của nhà máy bóng đèn phích nước Rạng đông, sản phẩm
tàu thủy,v.v
* Đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp có ý nghĩa lịch sử to lớn,
phản ánh sự lao động sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam. Ví dụ : đồ án
thiết kế súng chống tăng DKZ được quân giới của Việt Nam chế tạo trong thời
kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp (1946-1954).
Tài liệu của các sản phẩm công nghiệp được thu thập vào các TTLTQG
bao gồm các văn bản thuyết minh mục đích, tác dụng, tính năng, đặc điểm
cùng với các bản vẽ tổng quát sản phẩm, bản vẽ thể hiện các bộ phận chính của
sản phẩm, bản vẽ những chi tiết được cải tiến có tính sáng tạo của sản phẩm.
Thời gian tiến hành thu thập tài liệu các sản phẩm công nghiệp vào các
TTLTQG là sau khi sản phẩm đã được sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế – xã

hội, đạt được những tiêu chuẩn đã trình bày ở phần trên.
V. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học
Công tác thu thập tài liệu về nghiên cứu khoa học diễn ra ở các cơ quan,
tổ chức làm công tác nghiên cứu khoa học, các cơ quan quản lý nhà nước về
khoa học công nghệ các cấp và các TTLTQG. Nội dung công tác thu thập tài
liệu nghiên cứu khoa học ở mỗi loại cơ quan trên có sự khác nhau.
1. Công tác thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học ở các cơ quan
nghiên cứu khoa học
Kho lưu trữ các cơ quan nghiên cứu khoa học thu thập tài liệu ở các
phòng, ban, bộ môn, khoa được giao nhiệm vụ nghiên cứu các đề tài khoa học.
63
Trong cơ quan có bao nhiêu đơn vị thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học
thì có bấy nhiêu nguồn thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học vào kho lưu trữ
Thực tế có những cơ quan chuyên thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học
(chủ yếu là các viện nghiên cứu khoa học), nhưng có những cơ quan chỉ thực hiện
một phần chức năng nghiên cứu khoa học, ngoài ra còn thực hiện những chức năng
khác như giảng dạy, đào tạo hoặc chữa bệnh v.v (chủ yếu là các trường đại học,
các bệnh viện). Vì thế, nguồn thu thập tài liệu ở lưu trữ Viện nghiên cứu khoa học
là các phòng, ban, bộ được giao nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Nguồn thu tài liệu
nghiên cứu khoa học ở các trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện là các khoa, các
bộ môn vừa giảng dạy vừa nghiên cứu khoa học.
Thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học thuộc diện thu thập vào lưu trữ
cơ quan bao gồm kết quả nghiên cứu khoa học của các đề tài nghiên cứu từ cấp
cơ sở, cấp bộ, cấp nhà nước do Nhà nước giao hoặc ký kết hợp đồng. Tất cả
các loại tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu đề tài phải giao nộp vào lưu trữ
cơ quan.
Trách nhiệm của chủ nhiệm đề tài trong quá trình nghiên cứu phải phân công
thành viên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu nghiên cứu. Từng thời kỳ chủ
nhiệm đề tài phải kiểm tra hồ sơ tài liệu và khi đề tài nghiệm thu xong phải chỉ đạo
thành viên hoàn chỉnh hồ sơ nghiên cứ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Thời gian giao nộp tài liệu nghiên cứu của chủ nhiệm đề tài vào lưu trữ cơ
quan là sau khi đề tài đã nghiệm thu chính thức. Đối với những đề tài nghiên cứu
thuộc phạm vi bí mật nhà nước thì thời gian giao nộp tài liệu vaò lưu trữ cơ quan
theo quy định của thủ trưởng cơ quan. Trường hợp này các tài liệu lập xong thì giao
nộp vào lưu trữ cơ quan mà không chờ đợi đề tài được nghiệm thu xong. Bởi vì,
làm như vậy để tránh sự mất mát, tiết lộ bí mật nhà nước.
2. Thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học ở lưu trữ cơ quan quản lý
nhà nước
Ở cấp trung ương cơ quan quản lý khoa học công nghệ là Bộ Khoa học
công nghệ và Môi trường và các Bộ chủ quản (Vụ Khoa học công nghệ); ở các
64
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là Sở Khoa học công nghệ. Các cơ quan
quản lý khoa học công nghệ có bộ phận lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.
a) Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ Sở khoa học công
nghệ cấp tỉnh
Nguồn thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ cơ quan quản lý KHKT bao
gồm các đơn vị do nó trực tiếp quản lý. Đối với Sở khoa học công nghệ, nguồn
thu thập tài liệu KHKT bao gồm các Sở, Ban, ngành của tỉnh, các đơn vị khác
được UBND tỉnh giao chủ trì nghiên cứu đề tài khoa học.
Ví dụ: Sở Văn hóa-Thông tin Hà Nội được UBND thành phố giao nhiệm vụ
chủ trì đề tài nghiên cứu sưu tâm tài liệu các di tích lịch sử của Thủ đô.
Nguồn thứ hai phải thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ
là các chủ nhiệm đề tài do giám đố Sở khoa học công nghệ ký kết hợp đồng
nghiên cứu đề tài khoa học. Các chủ nhiệm đề tài này có thể là cơ quan nghiên
cứu của Trung ương hoặc các tổ chức tư nhân khác có thế mạnh về lĩnh vực
nghiên cứu.
Tài liệu thu thập vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ chủ yếu là các đề tài
thuộc vốn ngân sách nhà nước cấp cho lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ.
Thành phần tài liệu của một đề tài nghiên cứu khoa học cần phải nộp lưu trữ
Sở khoa học công nghệ là :

Báo cáo kết quả chính thức của đề tài.
- Các phụ lục kèm theo báo cáo.
- Tài liệu về nhiệm vụ, kế hoạch nghiên cứu và tài liệu nghiệm thu kết
quả nghiên cứu của đề tài.
Thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ là sau khi
đề tài nghiệm thu chính thức. Chủ nhiệm đề tài chịu trách nhiệm giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ. Về nguyên tắc phải giao nộp hồ sơ đầy
đủ vào lưu trữ thì chủ nhiệm đề tài mới được quyết toán hết kinh phí.
65
Theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia quy định thì tài liệu ở các sở, ban,
ngành cấp trên phải thu thập vào Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh sau khi hình thành
5 năm. Vì thế tài liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học chỉ bảo quản ở Lưu
trữ sở KHCN 5 năm, sau đó nộp vào Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh.
b. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (cấp Bộ)
Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ cấp Bộ là các cơ
quan hoạt động khoa học công nghệ do Bộ trực tiếp quản lý. Đó là các viện
nghiên cứu khoa học cấp Bộ, các Trung tâm nghiên cứu khoa học và các đơn vị
được giao nhiệm vụ chủ trì nghiên cứu các đề tài cấp Bộ và cấp nhà nước,
được nhà nước cấp kinh phí khoa học.
Ví dụ : Lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nguồn thu thập
tài liệu khoa học công nghệ là tài liệu khoa học công nghệ ở các viện nghiên
cứu khoa học về lúa, viện nghiên cứu ngô, viện nghiên cứu chăn nuôi, viện
nghiên cứu về rau, v.v
Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ của các trường Đại học, Cao
đằng, Trung học chuyên nghiệp và các cơ quan trực thuộc khác được Bộ
trưởng giao nhiệm vụ khoa học công nghệ và cấp phát kinh phí khoa học (đề
tài cấp cơ sở, cấp Bộ, cấp nhà nước).
Ví dụ : Nguồn thu thập tài liệu KHKT ở Bộ Giáo dục và Đào tạo bao
gồm tài liệu khoa học công nghệ của các trường Đại học, Cao đằng và Trung

học chuyên nghiệp do Bộ trực tiếp quản lý như : Đại học Bách khoa Hà Nội,
Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia thành
phố Hồ Chí Minh,v.v
Thành phần tài liệu KHKT được thu thập vào lưu trữ cấp Bộ là những
văn bản về thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu đề tài, quyết định giao nhiệm vụ
nghiên cứu đề tài của Bộ trưởng, báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài, tài liệu
nghiệm thu kết quả nghiên cứu và triển khai ứng dụng trong thực tế.
66
Thời gian thu thập tài liệu KHKT ở các lưu trữ cấp Bộ được tiến hành
sau khi đề taì được nghiệm thu chính thức kết quả nghiên cứu. Các chủ nhiệm
đề tài, các trưởng phòng khoa học (ở các trường Đại học) hoặc trưởng phòng
kế hoạch (ở các viện nghiên cưú khoa học cấp Bộ) có trách nhiệm hoàn chỉnh
hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cấp Bộ. Những hồ sơ KHKT chưa hoàn chỉnh
(thiếu tài liệu, trình bày chưa đúng quy định, chưa đảm bảo tính pháp lý) thì
các đơn vị và chủ nhiệm đề tài phải làm lại. Lưu trữ Bộ có quyền từ chối những
hồ sơ KHKT chưa lập hoàn chỉnh và kiến nghị với Bộ trưởng chưa quyết toán
kinh phí cho đề tài đó.
c). Việc thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa học
công nghệ
Bộ Khoa học công nghệ tham mưu giúp việc cho Chính phủ về quản lý Nhà
nước công tác khoa học công nghệ trên phạm vi toàn quốc. Vì thế Bộ Khoa học
công nghệ đã giao nhiệm vụ cho Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốc
gia thu thập tài liệu khoa học công nghệ thuộc diện Bộ quản lý. Cơ quan này có
nhiệm vụ quản lý mã số nghiên cứu các đề tài khoa học công nghệ (những đề tài
nghiên cứu khoa học trùng lặp thì không được cấp mã số).
Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa học
công nghệ rất rộng, bao gồm các loại cơ quan như sau :
- Ban chủ nhiệm các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, các
chương trình nghiên cứu khoa học cấp quốc gia do Thủ tướng Chính phủ trực
tiếp giao nhiệm vụ.

- Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Lưu trữ các Sở khoa học công nghệ của các tỉnh.
- Một số cơ quan đặc biệt khác như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn
phòng Quốc hội, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, v.v
- Lưu trữ các viện, các trung tâm nghiên cứu khoa học cấp quốc gia.
67
Thành phần tài liệu khoa học công nghệ thuộc diện thu thập vào lưu trữ
Bộ Khoa học công nghệ là các văn bản giao nhiệm vụ kế hoạch nghiên cứu đề
tài cấp Bộ, đề tài cấp nhà nước và các chương trình quốc gia; Báo cáo kết quả
nghiên cứu khoa học của các đề tài trên; Các văn bản nghiệm thu kết quả
nghiên cứu đề tài, chương trình.
Thời gian thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ khoa học
công nghệ là sau khi đề taì, chương trình đã được nghiệm thu chính thức. Chủ
nhiệm các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, chủ nhiệm các chương trình khoa học
công nghệ Quốc gia và các đơn vị quản lý khoa học công nghệ của các Viện,
Trung tâm nghiên cứu khoa học Quốc gia, các Bộ, Sở khoa học công nghệ các
tỉnh phải thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ Bộ Khoa học
công nghệ.
3. Công tác thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia
Tài liệu khoa học công nghệ là một thành phần quan trọng của Phông
lưu trữ quốc gia cho nên cần phải thu thập nó vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia để bảo quản và nghiên cứu lâu dài.
- Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia Trung ương bao gồm:
- Lưu trữ Bộ Khoa học công nghệ.
- Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Lưu trữ các cơ quan nghiên cứu khoa học thuộc diện giao nộp tài liệu
vào các TTLTQG.
- Một số cơ quan đặc biệt khác.

Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ cần phải thu thập vào các
Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh bao gồm :
- Lưu trữ Sở khoa học công nghệ.
- Lưu trữ các Sở, Ban , ngành cấp tỉnh.
68
- Một số cơ quan, tổ chức khác.
Thành phần tài liệu khoa học công nghệ cần phải thu thập vào các
TTLTQG Trung ương bao gồm :
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học của các chương trình khoa học
công nghệ cấp quốc gia.
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Nhà nước.
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Bộ.
- Hồ sơ các tiêu chuẩn cấp Nhà nước (TCVN).
- Hồ sơ các phát minh sáng chế của Việt Nam.
Đối với các Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh thì thành phần tài liệu khoa học
công nghệ thuộc diện thu thập là:
Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ do UBND tỉnh giao
nhiệm vụ cho các Sở, Ban, ngành, các cơ quan khác.
VI. Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất
Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất được tiến hành ở
các đoàn địa chất và ở lưu trữ địa chất Nhà nước.
1. Các đoàn địa chất tổ chức bộ phận lưu trữ kiêm nhiệm để tiến hành
thu thập tài liệu địa chất sản sinh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình. Các báo cáo điều tra, khảo sát địa chất được các đơn vị của đoàn
lập ra theo nhiệm vụ công tác hàng năm được nhà nước giao. Như vậy báo cáo
địa chất được coi là đơn vị để thu thập tài liệu vào lưu trữ địa chất.
Thành phần tài liệu của mỗi báo cáo địa chất bao gồm :
- Kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ của báo cáo.
- Kết quả báo cáo địa chất có phần thuyết minh báo cáo, các phụ lục
minh họa (bản đồ, thiết đồ các lỗ khoan, tài liệu địa chấn, các tài liệu khác ).

69
- Tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả của báo cáo địa chất bao gồm :
quyết định thành lập Hội đồng đánh giá kết quả, các nhận xét của các nhà khoa
học có liên quan, biên bản cuộc họp Hội đồng nghiệm thu kết quả báo cáo.
Tài liệu của các báo cáo địa chất được thu thập vào lưu trữ đoàn địa chất
theo hình thức rải rác. Các đơn vị tiến hành điều tra, khảo sát địa chất thường
phải di chuyển nhiều địa điểm khác nhau cho nên khi hoàn thành một phần tài
liệu của báo cáo là họ phải giao nộp cho lưu trữ của đoàn địa chất để tránh mất
mát, hư hỏng không bảo quản được tài liệu. Khi báo cáo địa chất kết thúc thì
tất cả tài liệu được nộp vào lưu trữ của đoàn để hoàn chỉnh hồ sơ làm thủ tục
nộp tài liệu vào lưu trữ địa chất nhà nước. Các đơn vị sản sinh tài liệu có trách
nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ. Tiêu chuẩn hồ sơ địa chất
nộp vào lưu trữ phải thực hiện theo quy định của Cục địa chất và khoáng sản.
2. Thu thập tài liệu địa chất vào lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước:
Lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước được thiết lập tại Trung tâm Thông tin tư liệu
lưu trữ địa chất. Đây là đơn vị trực thuộc Cục Địa chất và Khoáng sản của Bộ
Công nghiệp.
Lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước thu thập tài liệu địa chất ở các đoàn địa
chất và các đơn vị làm công tác địa chất khác. Những đơn vị này có thể không
được giao nhiệm vụ điều tra, khảo sát địa chất, nhưng quá trình thực hiện
nhiệm vụ của mình đã bắt gặp các khoáng sản, cho nên tài liệu về khoáng sản
thu thập được phải giao nộp vào lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước. Điều này đã
được Luật khoáng sản quy định.
Tài liệu lưu trữ địa chất thuộc diện cần phải phải thu thập vào kho lưu
trữ địa chất Nhà nước gồm có : Các báo cáo về đo vẽ bản đồ địa chất trong
toàn quốc và từng khu vực, các báo cáo thăm dò, tìm kiếm các khoáng sản, các
báo cáo thăm dò, tìm kiếm về địa chất công trình, địa chất thủy văn, địa chất
vật lý, các báo cáo nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực địa chất, v.v
70