phân loại tài liệu lưu trữ KHKT

Chương V
CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU KHKT

Việc phân loại tài liệu lưu trữ KHKT là căn cứ vào những đặc trưng của
từng loại tài liệu lưu trữ KHKT để sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý ở
trong từng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu lưu trữ KHKT thường căn cứ vào các đặc trưng bộ
tài liệu (Bộ thiết kế, bộ báo cáo khoa học, bộ tài liệu địa chất ), trình tự thu thập
tài liệu vào kho lưu trữ, kích thước hoặc vật liệu làm ra tài liệu. Các đặc trưng
phân loại tài liệu lưu trữ hành chính trong một phông lưu trữ như cơ cấu tổ chức,
ngành hoạt động, vấn đề không áp dụng đối với tài liệu lưu trữ KHKT. Bởi vì,
tài liệu lưu trữ KHKT không tổ chức theo phông lưu trữ.
Đơn vị dùng để phân loại tài liệu lưu trữ là bộ tài liệu và ĐVBQ. Trong
phạm vi kho lưu trữ tài liệu KHKT thì dùng bộ tài liệu làm đơn vị để phân loại,
thống kê, xác định giá trị tài liệu. Trong phạm vi từng bộ tài liệu KHKT thì dùng
ĐVBQ làm đơn vị phân loại.
Công tác phân loại tài liệu lưu trữ KHKT nếu làm tốt sẽ có tác dụng thiết
thực trong việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, khai thác tài liệu được thuận lợi,
nghiên cứu tài liệu được chính xác, tiết kiệm diện tích kho tàng và kinh phí mua
sắm trang thiết bị bảo quản.
Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT của mỗi ngành khoa học có những đặc
điểm khác nhau. Nội dung phân loại tài liệu ngành XDCB khác với phân loại tài
liệu ngành nghiên cứu khoa học, hoặc ngành địa chất Sau đây chúng ta nghiên
cứu nội dung công tác phân loại tài liệu lưu trữ KHKT của các ngành trên.
97
I- Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT về XDCB
Tài liệu lưu trữ KHKT ngành XDCB thường được phân loại theo các đặc
trưng: bộ thiết kế, theo thứ tự nhập tài liệu vào kho lưu trữ (dây chuyền). Trong
phạm vi từng bộ tài liệu thì thường căn cứ vào các đặc trưng: giai đoạn thiết kế,
vật liệu làm ra tài liệu, nội dung chuyên môn thiết kế, các bộ phận của công trình
xây dựng để phân loại.

1. Phân loại tài liệu XDCB theo bộ thiết kế
Trong nhiều kho lưu trữ kỹ thuật các cơ quan làm công tác XDCB hiện
nay thường áp dụng phân loại tài liệu KHKT theo bộ thiết kế
Phân loại tài liệu lưu trữ XDCB theo bộ thiết kế là căn cứ vào nội dung tài
liệu từng bộ thiết kế để phân nhóm và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ. Tài liệu
của mỗi bộ thiết kế được tập hợp thành một nhóm và sắp xếp tài liệu phản ánh
quá trình sản sinh tài liệu của công trình đó.
Phân loại tài liệu lưu trữ XDCB theo bộ thiết kế chỉ được áp dụng cho
những kho lưu trữ kỹ thuật mà tài liệu thu thập vào kho lưu trữ trọn bộ thiết kế.
Có nghĩa là những kho lưu trữ kỹ thuật thu thập tài liệu vào kho trong một lúc
phải đầy đủ cho bộ thiết kế. Đối với những bộ thiết kế công trình xây dựng được
thu thập tài liệu vào kho 2,3 lần thì không áp dụng phương pháp phân loại theo
bộ thiết kế. Tuy nhiên, cũng có trường hợp tài liệu của mỗi bộ thiết kế được thu
thập vào kho kho lưu trữ nhiều lần nhưng được tập trung lại theo từng bộ thiết kế
thì cũng có thể áp dụng được phương pháp phân loại này.
Nội dung công tác phân loại tài liệu XDCB theo bộ thiết kế bao gồm: phân
loại tài liệu các bộ thiết kế trong kho lưu trữ và phân loại tài liệu trong từng bộ
thiết kế ra thành từng ĐVBQ.
Các bộ thiết kế trong kho lưu trữ tài liệu XDCB được phân loại theo đặc
trưng ngành chuyên môn sản sinh ra tài liệu. Tài liệu của những bộ thiết kế thuộc
về một ngành chuyên môn thì sắp xếp vào một nhóm. Ví dụ: ở kho lưu trữ kỹ
98
thuật của công ty tư vấn thiết kế công trình giao thông vận tải các bộ thiết kế sắp
xếp theo chuyên ngành: Công trình đường sắt, công trình đường bộ,công trình
đường thuỷ. Tài liệu trong phạm vi một ngành trên được sắp xếp theo thứ tự thời
gian nhập tài liệu vào kho lưu trữ.
Tài liệu trong phạm vi một bộ thiết kế được phân loại bằng cách thể hiện
mối liên hệ giữa nội dung các tài liệu với nhau trong bộ thiết kế đó. Tài liệu
trong mỗi bộ thiết kế phân chia ra theo từng giai đoạn thành lập tài liệu. Căn cứ
vào đặc trưng này tài liệu của mỗi công trình xây dựng được phân ra nhóm tài

liệu pháp lý bao gồm những văn bản quan trọng về chủ trương xây dựng công
trình, dự án tiền khả thi, dự án khả thi, luận chứng kinh tế kỹ thuật, các văn bản
quan trọng khác như tài liệu địa chất, thuỷ văn. Nhóm tài liệu thiết kế và dự toán
gồm tài liệu thiết kế qua các giai đoạn thiết kế (thiết kế sơ bộ, thiết kế kỷ thuật
thiết kế tổ chưc thi công), các loại tài liệu làm bằng các vật liệu khác nhau.
Trước đây, tài liệu XDCB được thiết kế trên những loại vật liệu khác nhau
phục vụ cho quá trình tạo lập bản vẽ. Các bản vẽ chì (còn gọi là bản mộc)- tức
bản vẽ gốc phân chia thành một nhóm tài liệu Các bản vẽ lập trên giây can phân
chia thanh một nhóm tài liệu. Các ban vẽ trên giấy in ô-gia-lít phân chia thành
một nhóm tài liệu.
Mỗi nhóm tài liệu trên căn cứ theo giai đoạn thiết kế của từng công trình
xây dựng mà có thể phân chia tài liệu theo một, hoặc hai, hoặc ba giai đoạn thiết
kế. Đối với những công trình xây dựng thiết kế ba giai đoạn: Thiết kế sơ bộ, thiết
kế kỹ thuật, thiết kế thi công thì tài liệu thiết kế đó được chia ra ba nhóm theo ba
giai đoạn thiết kế. Đối với những công trình xây dựng được thiết kế theo 2 giai
đoạn: thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật và thi công làm một giai đoạn thì tài liệu
của nó được chia thành 2 nhóm theo hai giai đoạn thiết kế. Những công trình xây
dựng quy mô nhỏ, đơn giản thì thiết kế một giai đoạn: trường hợp này toàn bộ tài
liệu thiết kế chia thành một nhóm. Trong phạm vi từng giai đoạn thiết kế, tài liệu
XDCB của mỗi công trình do các ngành chuyên môn thiết kế. Vì thế việc phân
99
loại tài liệu của từng giai đoạn thiết kế phải thể hiện rõ rằng tài liệu của các
ngành chuyên môn khác nhau. Các ngành chuyên môn cơ bản thiết kế công
trình dân dụng gồm :
Tài liệu thiết kế kiến trúc
Tài liệu thiết kế kết cấu
Tài liệu thiết kế cấp thoát nước
Tài liệu thiết kế về đIện
Tài liệu trong một giai đoạn thiết kế của công trình xây dựng công nghiệp
thì do các ngành chuyên môn thiết kế như :

Tài liệu thiết kế tổng mặt bằng
Tài liệu thiết kế công nghệ
Tài liệu thiết kế năng lượng
Tài liệu thiết kế xây dựng, bao che
Tài liệu thiết kế vệ sinh công nghiệp xử lý chất thải
vv…
Nhóm tài liệu cuối cùng trong một bộ thiết kế công trình XDCB là nhóm
tài liệu hoàn công. Nội dung tài liệu hoàn công gồm: tài liệu thể hiện chính xác
thực trạng công trình đã được thi công, tài liệu nghiệm thu, đánh giá chất lượng
công trình giữa bên A và bên B, tài liệu bàn giao công trình sản phẩm, tổng kết
đánh giá chất lượng công trình, sản phẩm đó.
Căn cứ vào kết quả công tác phân loại tài liệu trong mỗi bộ thiết kế để
thành lập các ĐVBQ.
Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT theo thiết kế có ưu điểm cơ bản là sau khi
phân loại xong tài liệu bảo quản trong kho theo từng bộ thiết kế. Toàn bộ tài liệu
của một bộ thiết kế được sắp xếp ở một vị trí, phản ánh mối liên hệ về nội dung
100
của các tài liệu với nhau. Vì thế, việc khai thác nghiên cứu tài liệu rất thuận lợi.
Việc tập hợp tài liệu theo từng bộ thiết kế rất nhanh chóng và chính xác. Song,
nhược điểm cơ bản của công tác phân loại theo thiết kế là chỉ áp dụng khi tài liệu
thu thập vào kho lưu trữ trọn bộ thiết kế. Điều kiện này trong thực tế ở Việt nam
hiện nay ít khi thoả mãn, vì thế áp dụng phương pháp phân loại này vào thực tế ở
các kho lưu trữ kỹ thuật hiện hành của cơ quan có những khó khăn. Nếu phân
loại tài liệu theo bộ thiết kế mà không thoả mãn điều kiện nêu trên thì khi sắp
xếp tài liệu trên giá giữa các bộ thiết kế phải trừ khoảng trống để dự phòng cho
những tài liệu thu thập sau này. Điều này gây nên tình trạng tài liệu sắp xếp trên
giá không liên tục gây nên lãng phí giá tủ, kho tàng. Nếu các khoảng trống trên
giá giữa các bộ thiết kế không đủ để chứa hết những tài liệu bổ sung sau này thì
phải di chuyển tài liệu trên giá để sắp xếp. Việc làm đó sẽ mất thời gian, công
sức và ảnh hưởng đến việc bảo quản hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ.

Vì những ưu và nhược điểm trên nên phương pháp phân loại tài liệu
XDCB theo thiết kế nên áp dụng cho việc phân loại tài liệu lưu trữ XDCB ở các
TTLTQG, lưu trữ kỹ thuật các cơ quan sử dụng công trình. Còn đối với các lưu
trữ kỹ thuật cơ quan tư vấn thiết kế, thi công công trình, cơ quan phê duyệt công
trình không nên áp dụng phương pháp phân loại này.
2. Phân loại tài liệu XDCB theo phương pháp liên tục (dây chuyền)
Phân loại tài liệu lưu trữ XDCB theo phương pháp liên tục được áp dụng
tương đối phổ biến ở các kho lưu trữ tài liệu KHKT hiện hành của các cơ quan ở
nước ta. Bởi vì, tài liệu lưu trữ XDCB ở các kho lưu trữ kỹ thuật không thu thập
được trọn bộ thiết kế mà thu thập rảI rác trong nhiều thời đIểm khác nhau.
Phân loại tài liệu lưu trữ XDCB theo phương pháp liên tục là phân nhóm
và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ căn cứ theo nội dung tàI liệu và thứ tự nhập
tài liệu vào kho lưu trữ.
101
Trong quá trình thiết kế, thi công các công trình XDCB quy mô lớn, thời
gian sản sinh tài liệu tương đối kéo dài, có những đồ án thiết kế giữa chừng bị
gián đoạn vì nhiều lý do khác nhau. Vì thế, tài liệu lưu trữ XDCB của nhiều
công trình thu thập vào các kho lưu trữ không trọn bộ thiết kế. Xuất phát từ đặc
đIểm này lưu trữ học đã áp dụng phân loại tài liệu theo phương pháp liên tục.
Theo phương pháp phân loại liên tục thì tài liệu sắp xếp trên giá, tủ ở
trong kho lưu trữ không theo bộ thiết kế mà theo thứ tự nhập tài liệu vào kho lưu
trữ. Tài liệu nào nhập vào kho lưu trữ trước thì được phân loại sắp xếp lên giá
trước, tài liệu nào nhập vào kho lưu trữ sau thi được phân nhóm và sắp xếp lên
giá sau. Vì thế, tài liệu của các bộ thiết kế ở trong kho lưu trữ sắp xếp xen kẽ với
nhau. Tài liệu của một bộ thiết kế phải sắp xếp ở nhiều chỗ khác nhau trong kho.
Đối với những tài liệu thu thập vào kho lưu trữ chưa lập thành ĐVBQ thì
phải tiến hành phân loại và lập ĐVBQ những tài liệu đó. Mỗi nhóm tài liệu của
một bộ thiết kế được thu thập vào kho lưu trữ trong một thời gian nào đó sẽ được
phân loại thành các ĐVBQ. Nếu nhóm tài liệu có số lượng ít, nội dung đề cập
đến một vấn đề cụ thể thì phân thành một ĐVBQ. Nếu nhóm tài liệu có số lượng

nhiều, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề cụ thể thì mỗi vấn đề phân thành một
ĐVBQ. Ví dụ: kho lưu trữ của công ty tư vấn thiết kế các công trình giao thông
vận tảI cùng một thời gian thu thập vào kho ba nhóm tài liệu của 3 bộ thiết kế là:
thiết kế sơ bộ cầu Bến Thuỷ (Nghệ an), nhiệm vụ thiết kế cầu Chương Dương
(Hà nội) và thiết kế kỹ thuật cầu Lai Vu (Hải Dương) thì những tài liệu đó được
phân loại như sau: thiết kế sơ bộ cầu Bến Thuỷ có số lượng tài liệu ít, nội dung
đề cập đến một vấn đề (thiết kế sơ bộ) cho nên phân thành một nhóm bằng một
ĐVBQ; thiết kế kỹ thuật cầu Lai Vu có số lượng tài liệu nhiều, nội dung đề cập
đến các trụ cầu số 1, số 2, số 3 … cho nên phân thành các ĐVBQ như sau:
Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 1 thành 1 ĐVBQ
Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 2 thành 1 ĐVBQ
102
Thiết kế kỹ thuật trụ cầu số 3 thành 1 ĐVBQ
Chúng ta thấy khi phân loại tài liệu theo phương pháp liên tục thì tài liệu
trong kho sắp xếp xen kẽ giữa các bộ thiết kế, cách sắp xếp tài liệu trong kho
như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác tra tìm, khai thác. Để khắc phục nhược
đIểm này, giới thiệu nội dung tài liệu của từng bộ thiết kế phục vụ tra tìm tài liệu
thì phải thành lập bộ thẻ công trình. Bộ thẻ công trình giới thiệu nội dung tài liệu
của từng công trình xây dựng giúp độc giả tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng.
Cach làm bộ thẻ công trình như sau. Mỗi ĐVBQ khi đăng ký vào vào sổ thống
kê thì đồng thời được mô tả lên một tấm thẻ. Một bộ thiết kế có bao nhiêu
ĐVBQ thì cũng có bấy nhiêu tấm thẻ. Các tấm thẻ này được phân loại theo từng
công trình và trong phạm vi từng công trình thì các tấm thẻ được phân loại theo
quá trình sản sinh tài liệu, có nghĩa là các tấm thẻ giới thiệu tài liệu pháp lý được
xếp trước, các tấm thẻ giới thiệu tài liệu thiết kế được xếp thứ hai, sau đó là các
tấm thẻ giới thiệu tài liệu hoàn công công trình. Như vậy khi phân loại tài liệu
theo phương pháp liên tục thì tài liệu trong kho sắp xếp theo thứ tự nhập vào
kho, còn các tấm thẻ giới thiệu nội dung bộ thiết kế thì sắp xếp theo lô gích về
quá trình sản sinh tài liệu trong bộ thiết kế.(xem phụ lục số 34)
Phân loại tài liệu lưu trữ XDCB theo giây chuyền phù hợp với hình thức

thu thập tài liệu một cách rải rác vào kho lưu trữ tài liệu KHKT của cơ quan. Tài
liệu sắp xếp trong kho lưu trữ theo thứ tự thời gian thu thập tài liệu cho nên giữa
tài liệu của bộ thiết kế này với tài liệu của bộ thiết kế khác sắp xếp trên giá
không phải trừ khoảng trống, tiết kiệm giá tủ và kho tàng bảo quản tài liệu. Mặt
khác, tài liệu sắp xếp trên giá không phải di chuyển từ chỗ này qua chỗ khác
thuận lợi cho việc bảo quản hoàn chỉnh tài liệu và tiết kiệm thời gian, công sức
của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, phân loại liên tục thì tài liệu trong một bộ thiết kế
không được sắp xếp gần nhau cho nên khi cần tập hợp và nghiên cứu toàn bộ tài
liệu một bộ thiết kế thì mất thời gian hơn.

103
II-Phân loại tài liệu KHKT về chế tạo sản phẩm công nghiệp
Tài liệu KHKT ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp cũng được phân loại
theo đặc trưng bộ thiết kế, đặc trưng dây chuyền như tài liệu XDCB.
1. Phân loại tài liệu chế tạo sản phẩm công nghiệp theo bộ thiết kế
Lưu trữ của các nhà máy thiết kế và chế tạo sản phẩm công nghiệp tiếp
nhận tài liệu ở cac đơn vi của nó theo từng sản phẩm (từng bộ thiết kế).
Nội dung công tác phân loại tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp
gồm:
- Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ theo từng bộ thiết kế sản phẩm. Trong
kho lưu trữ bảo quản bao nhiêu bộ thiết kế thì phần loại thành bấy nhiêu nhóm
tài liệu. Khi phân loại tài liệu không được sắp xếp nhầm lẫn tài liệu của bộ thiết
kế sản phẩm này với bộ thiết kế sản phẩm khác.
Ví dụ: Lưu trữ của công ty liên doanh sản xuất xe máy Honda Việt nam
thu thập các bộ tài liệu thiết kế sau:
- Xe máy Honda Việt nam
- Xe máy Future
- Xe máy Wave
Tài liệu của các sản phẩm đó được phân loại, sắp xếp theo từng sản phẩm
riêng biệt. Các bộ thiết kế đó được sắp xếp theo trình tự nhập tài liệu vào kho lưu

trữ. Bộ tài liệu nào nhập vào kho trước xếp lên giá trước, Bộ tài liệu nào nhập
vào kho sau thì xếp lên giá sau
- Phân loại tài liệu trong phạm vi từng bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp: Mỗi
bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp tài liệu được phân loại phản ánh quá trình nghiên
cứu, thiết kế, chế tạo ra nó. Quá trình này được lập thành các nhóm tài liệu.
+Tài liệu về chủ trương chế tạo sản phẩm
104
+Tài liệu thiết kế sản phẩm
+Tài liệu chế tạo sản phẩm
+Tài liệu tổng kết đánh giá chất lượng
+Tài liệu thông tin, quảng cáo, tiếp thị
Mỗi nhóm tài liệu trên thường lập thành một ĐVBQ. Riêng nhóm tài liệu
thiết kế sản phẩm công nghiệp có số lượng tài liệu nhiều, nhất là những sản
phẩm lớn, kỹ thuật phức tạp, đầu tư lớn thì tài liệu rất nhiều. Trường hợp này tài
liệu thiết kế phải phân loại ra thành một số ĐVBQ tuỳ thuộc vào số lượng các bộ
phận cấu tạo thành sản phẩm và số lượng tài liệu. Đối với một sản phẩm lớn như
ôtô, tàu thuỷ, máy bay thì tài liệu phải phân chia thành nhiều ĐVBQ. Nguyên tắc
chung phân loại tài liệu thiết kế sản phẩm công nghiêp là: lấy bản vẽ toàn thể của
sản phẩm cùng các bản vẽ chi tiết liên quan trực tiếp đến nó thành một nhóm tàI
liệu thứ nhất. Lấy bản vẽ lắp của bộ phận thứ nhất và các bản vẽ chi tiết liên
quan trực tiếp đến nó lập thành nhóm tài liệu thứ 2; lấy bản vẽ lắp của bộ phận
thứ hai và các bản vẽ chi tiết liên quan trực tiếp đến nó lập thành nhóm tài liệu
thứ ba vv…
Ví dụ: Tài liệu thiết kế xe ôtô du lịch Toyota được phân loại:
Bản vẽ toàn thể và các chi tiết liên quan lập thành 1 nhóm;
Bản vẽ lắp của bộ phận động cơ và cac bản vẽ chi tiết liên quan đến nó lập
thành 1 nhóm;
Bản vẽ lắp của bộ phận gầm xe và các bản vẽ chi tiết liên quan đến nó lập
thành 1 nhóm;
Bản vẽ lắp của bộ phận bánh xe và các bản vẽ chi tiết liên quan đến nó lập

thành 1 nhóm;
Bản vẽ bộ phận điện lập thành 1 nhóm
105
vv…
(xem phụ lục số 6)
III- Phân loại tài liệu lưu trữ các công trình nghiên cứu khoa học
1. Phân loại tài liệu trong phạm vi công trình nghiên cứu khoa học
Tài liệu của các công trình nghiên cứu khoa học được phân loại theo các
đặc trưng: nội dung tài liệu, quá trình sản sinh tài liệu của từng công trình nghiên
cứu khoa học. Nội dung các tài liệu trong một báo cáo khoa học có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau, yêu cầu của công tác phân loại tài liệu trong một công trình
nghiên cứu khoa học là phảI thể hiện được mối liên hệ về nội dung của các tài
liệu đó. Căn cứ vào đặc điểm nội dung tài liệu của các công trình nghiên cứu
khoa học thông thường tài liệu của mỗi công trình nghiên cứu khoa học được
phân loại thành các nhóm chủ yếu sau :
- Nhóm thứ nhất: tài liệu phản ánh về nhiệm vụ, kế hoạch nghiên cứu đề
tài. Nội dung tài liệu trong nhóm này đề cập mục đích, yêu cầu nội dung của đề
tài, văn bản của cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân
nghiên cứu đề tài, phiếu cấp mã số đề tài, hợp đồng nghiên cứu đề tài, quyết định
cấp kinh phí nghiên cứu đề tài của cơ quan có thẩm quyền …
- Nhóm thứ hai là tài liệu về nội dung và các phương pháp nghiên cứu và
thực nghiệm. Số lượng tài liệu của nhóm này nhiều nhất trong báo cáo khoa học
và nội dung của nó rất phong phú. Vì thế khi phân loại nhóm tài liệu này phảI
làm sáng tỏ nội dung của báo cáo khoa học và các phương pháp nghiên cứu đã
được thực hiện.
Ví dụ: Khi nghiên cứu về việc sử dụng Bê-ca-phốt để diệt côn trùng trong
các kho lưu trữ. Ban chủ nhiệm đề tài đã sử dụng phương pháp thử nghiệm xông
khí Bê-ca-phốt trên thể tích nhỏ để kiểm chứng về tỷ lệ sử dụng thuốc cho đơn vị
1m3 kho tài liệu và kết quả diệt côn trùng trên thực tế. Thực nghiệm tiến hành 3
lần tại 3 địa điểm khác nhau với 3 thời gian khác nhau.

106
Tài liệu phản ánh quá trình tổ chức thử nghiệm, kết quả thử nghiệm được
phân thành một số ĐVBQ thích ứng
- Nhóm thứ ba: Báo cáo kết quả công trình nghiên cứu khoa học. Đây là
nhóm tài liệu quan trọng nhất của đề tài. Nội dung gồm:
+ Báo cáo thuyết minh kết quả nghiên cứu công trình khoa học
+ Các tài liệu minh hoạ (các tập phụ lục) như bản đồ, sơ đồ, ảnh, tài liệu
ghi âm …
- Nhóm thứ tư: Tài liệu đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài gồm: Báo cáo
tóm tắt kết quả nghiên cứu, các bản nhận xét của phản biện, các văn bản của
những cá nhân, cơ quan nhận xét kết quả nghiên cứu (nơi thử nghiệm, nơi ứng
dụng kết quả vào thực tế), biên bản cuộc họp của Hội đồng nghiệm thu thanh lý
hợp đồng, các bài báo được công bố liên quan đến đề tài
Những báo cáo khoa học số lượng tài liệu ít, nội dung đơn giản thì toàn bộ
tài liệu của báo cáo chỉ lập thành một hồ sơ
2. Phân loại các công trình nghiên cứu khoa học trong kho lưu trữ
Trong phạm vi kho lưu trữ bảo quản tài liệu của nhiều đề tài nghiên cứu
khác nhau thì các đề tài nghiên cứu khoa học này cần sắp xếp trong kho lưu trữ
theo một trật tự khoa học. Việc sắp xếp các đề tài khoa học trong kho thường căn
cứ theo các đặc trưng: trình tự thời gian thu thập tài liệu đề tài khoa học vào kho
lưu trữ, cơ cấu tổ chức của viện nghiên cứu khoa học, hoặc trường đại học
Đối với những viện nghiên cứu khoa học có cơ cấu tổ chức rõ ràng và ít
thay đổi thì tài liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc
trưng cơ cấu tổ chức. Tài liệu của đề tài thuộc đơn vị tổ chức nào thì sắp xếp
theo đơn vị tổ chức đó. Trong viện nghiên cứu có bao nhiêu đơn vị tổ chức thì
trong kho lưu trữ có bấy nhiêu khối tài liệu. Ví dụ: ở kho lưu trữ viện nghiên cứu
107
khoa học thuỷ lợi tài liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học được phân loại theo
đặc trưng như sau:
Tài liệu các báo cáo khoa học về thủy nông;

Tài liệu các báo cáo khoa học về thuỷ lợi;
Tài liệu các báo cáo khoa học về vật liệu xây dựng;
Tài liệu các báo cáo khoa học về cơ lý đất đá;
Vv…
Các báo cáo khoa học của một đơn vị tổ chức được sắp xếp theo thứ tự
thời gian nộp báo cáo vào kho lưu trữ. Nhưng báo cáo khoa học dã hoàn thành
va nọp tàI liệu vào kho trước thì săp xếp lên trước, những báo cáo khoa học nộp
tài liệu vào kho sau thì săp xếp sau.
Đối với những viện nghiên cứu khoa học mà cơ cấu tổ chức của nó chưa
ổn định, hay thay đổi thì tài liệu các báo cáo khoa học được phân loại theo đặc
trưng thời gian giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ. Khi phân loại tài liệu theo đặc
trưng này thì tài liệu của báo cáo khoa học nào giao nộp vào kho lưu trữ trước sẽ
thống kê và sắp xếp lên giá trước, báo cáo chuyên đề khoa học nào giao nộp vào
kho lưu trữ sau thì sẽ thóng kê và sắp xếp lên giá sau. Việc sắp xếp tài liệu như
vậy không phụ thuộc vào đơn vị tổ chức đã sản sinh ra báo cáo khoa học.
Phân loại tài liệu của các báo cáo khoa học theo đặc trưng thời gian giao
nộp tài liệu vào kho lưu trữ có nhiều ưu điểm. Bởi vì trong thực tế hoạt động
khoa học của các viện nghiên cứu thì cơ cấu tổ chức của nó hay thay đổi (giải
thể, sáp nhập hoặc thành lập đơn vị tổ chức mới). Trường hợp viện nghiên cứu
khoa học có cơ cấu tổ chức hay thay đổi mà áp dụng đặc trưng phân loại tài liệu
theo cơ cấu tổ chức thì phương án phân loại tài liệu của kho lưu trữ dễ bị phá vỡ,
không phản ánh được thực tế sản sinh tài liệu. Mặt khác, phân loại tài liệu của
các báo cáo khoa học theo đặc trưng thời gian giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ
108
còn có ưu đIểm nữa là tài liệu sắp xếp trên giá tủ trong kho thành một khối cho
nên tiết kiệm được giá, tủ, kho tàng và sổ sách thống kê tài liệu
IV- Phân loại tài liệu lưu trữ địa chất, khí tượng thuỷ văn và đo đạc
bản đồ
1. Phân loại tài liệu địa chất
Tài liệu địa chất ở kho lưu trữ địa chất nhà nước được phân loại theo đặc

trưng các loại công việc của ngành địa chất. Căn cứ theo đặc trưng này tài liệu
địa chất thường phân thành 3 khối cơ bản:
- Khối tài liệu về các báo cáo tìm kiếm, thăm dò địa chất, địa chất công
trình, địa chất thuỷ văn, địa mạo, địa vật lý …
- Khối tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực địa
chất, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, địa vật lý …
- Khối tài liệu về các bản đồ địa chất, địa chất thuỷ văn, địa chất công
trình, địa mạọ, địa hình …
Trong phạm vi mỗi khối tài liệu các báo cáo địa chất được sắp xếp theo số
thứ tự nhập tài liệu báo cáo địa chất của từng khối.
Tài liệu trong mỗi báo cáo địa chất được phân loại theo đặc trưng nội dung
tài liệu của báo cáo. Thông thường tài liệu của mỗi báo cáo địa chất được phân
loại thành các nhóm nhỏ:
+ Nhóm thứ nhất gồm các tài liệu về mục đích, nhiệm vụ, kế hoạch thăm
dò, nghiên cứu lập báo cáo địa chất. Đây là những tài liệu làm cơ sở pháp lý cho
đoàn địa chất tiến hành công việc, thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao.
+ Nhóm thứ hai gồm các tài liệu về thuyết minh kết quả báo cáo địa chất
Nhóm tài liệu này rất quan trọng, phản ánh toàn bộ các phương pháp tiến hành
thăm dò địa chất, kết quả của các phương pháp đó, và kết luận của đoàn địa chất
về trữ lượng, chất lượng của khoáng sản đã thăm dò. Kèm theo thuyết minh báo
109
cáo là các tài liệu minh hoạ như các bản đồ, biểu đồ, bản vẽ, tài liệu tính toán
liên quan đến thuyết minh báo cáo địa chất.
+ Nhóm thứ ba gồm các tài liệu đánh giá kết quả báo cáo địa chất của Hội
đồng khoa học: Nhóm tài liệu này gồm các nhận xét, biên bản cuộc họp của Hội
đồng khoa học, các văn bản về nghiệm thu, bàn giao sản phẩm, thanh quyết toán.
2. Phân loại tài liệu khí tượng và thủy văn
Tài liệu KT-TV sản sinh ở các Đài, Trạm trong toàn quốc được bảo quản
chủ yếu ở kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ và tư liệu khí tượng thuỷ văn thuộc
Cục kỹ thuật điều tra cơ bản của Bộ tài nguyên và môi trường và ở các kho lưu

trữ Đài, Trạm sản sinh ra tàI liệu.
Tài liệu KT-TV phân loại trong các kho lưu trữ theo quy phạm lưu trữ tư
liệu KT-TV do Tổng cục Khí tượng-Thuỷ văn ban hành. Quy phạm này quy
định: Tại kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ và tư liệu KT-TV tài liệu của các
Đaì, Trạm KT-TV được sắp xếp theo Đài khu vực (khu vực Tây Bắc, Khu vực
Việt Bắc, Khu vực Đông Băc, Khu vực Đồng bằng Băc bộ, Khu vưc Băc Trung
bộ, Khu vưc Trung Trung bộ, Khu vực Tây nguyên, khu vực Nam Trung bộ,
Khu vưc Nam bộ) từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông. Tại kho lưu trữ của
mỗi Đài KT-TV khu vực, tài liệu KT-TV săp xếp theo từng tinh thứ tự từ Bắc
xuống Nam, từ Tây sang Đông. Trong phạm vi mỗi tỉnh tài liệu KT-TV sắp xếp
theo tên Trạm KT-TV theo thứ tự vần chữ cái tiếng Việt. Trong phạm vi mỗi
Trạm KT-TV, tài liệu phân loai theo từng loại tài liệu quy định như sau :
- Loại tài liệu khí tưọng bề mặt.
- Loại tài liệu bức xạ.
- Loại tài liệu khí tưọngcao không.
- Loại tài liệu khí tương nông nghiệp.
- Loại tài liệu thuỷ văn lục địa không ảnh hưởng thuỷ triều.
110
- Loại tài liệu thuỷ văn lục địa ảnh hương thuỷ triều.
- Loại tài liệu KT-TV biển.
- Loại tài liệu môi trường không khí và nước.
- Loại tài liệu điều tra, khảo sát KT-TV.
- Loại tài liệu dự báo KT-TV.
- Loại tài liệu nghiên cứu khoa học KT-TV và tài liệu khác.
3. Phân loại tài liệu đo đạc và bản đồ
Tài liệu đo đạc, tài liệu bản đồ, tài liệu địa giới hành chính, tài liệu địa
chính được bảo quản ở Trung tâm thông tin, lưu trữ tư liệu địa chính của toàn
ngành địa chính thuộc Bộ tài nguyên và môi trường. Đồng thời tài liệu đo đạc,
tài liệu bản đồ, tài liệu địa giới hành chính, tài liệu địa chính của các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương được bảo quản tại Trung tâm thông tin, lưu trữ, tư

liệu địa chính của tỉnh.
Riêng tài liệu Địa giới hành chính của toàn quốc gồm tài liệu địa giới hành
chính các xã, các huyện, cac tỉnh được baqổ quản tại TTLTQG3 môt bộ.
Việc phân loại tài liệu đo đạc, bản đồ và tài liệu địa chính rất phức tạp. Về
nguyên tắc, các loại tài liệu địa chính được phân loại theo đặc điểm nội dung tài
liệu, địa dư và thời gian đo đạc. Trước hết, tài liệu địa chính được phân loại theo
nội dung gồm:
- Tài liệu đo đạc bao gồm tài liệu đo tam giác lượng xác định toạ độ các
địa điểm trên mặt đất; tài liệu đo cao trình (đo thuỷ chuẩn) các địa điểm trên mặt
đất và tài liệu đo trọng lực (đo sức hút của quả đất ở các địa điểm khác nhau)
- Tài liệu bản đồ bao gồm loại bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề của các
ngành khoa học
- Tài liệu địa giới hành chính
111
- Tài liệu về quản lý nhà, đất, các biến động về sử dụng đất đai ở từng
vùng, từng địa phương
Trong phạm vi từng nội dung tài liệu nêu trên, tài liệu tiếp tục phân loại
theo đặc trưng địa dư mà tài liệu phản ánh
Ví dụ: - Tài liệu bản đồ của thành phố Hà nội
- Tài liệu bản đồ của tỉnh Phú Thọ
…
Trong phạm vi tài liệu của một địa phương lại được phân loại theo thời
gian đo vẽ (thời gian lập tài liệu)
Ví dụ: Tài liệu bản đồ thành phố Hà nội được phân loại theo thời gian đo
vẽ:
- Bản đồ Hà nội đo vẽ thời nhà Nguyễn (1802-1945)
- Bản đồ Hà nội đo vẽ thời thực dân Pháp (1858-1954)
- Bản đồ Hà nội đo vẽ sau 1945
Đối với tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính và tài liệu địa chính nhà
đất cũng được phân loại theo nguyên tắc như trên.

112