Hệ thống thông tin nhân sự

Lời Mở Đầu
Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong
phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn
đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát
triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó.
Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào
mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học
thâm nhập vào sâu và thu đợc những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản
lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề nh kế hoạch,
nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng....Tin học
trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc,
giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô
cũng nh vi mô.
Nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đợc nhiều
công ty phần mềm quan tâm giải quyết nh phần mềm kế toán ACCNET
của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của công ty
FPT....Đối với các công ty,các trờng đại học, các phần mềm viết riêng cho
mình để quản lý phù hợp với đặc trng riêng cũng là một nhu cầu không
thể thiếu đợc. Trờng Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp
thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong trờng. Để đáp
ứng nhu cầu nên em xây dựng chơng trình quản lý nhân sự của trờng
nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng
và thuận tiện.
Hệ chơng trình Quản Lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân
em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau:
+ Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán...).
+ Quản lý các thông tin về khen thởng (Tên, mã cán bộ...).
+ Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ ...).
+ Đa ra các thông tin cần tra cứu nh tra cứu mã cán bộ, họ tên cán
bộ...
+ Đa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lơng...

www.ThuVienTaiLieu.com 1
+ Đa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau.
Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chơng trình đợc xây
dựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access đợc chọn vì có
thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trờng Windows, thân thiện với
ngời sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn đợc
những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt.
Mặc dù rất cố gắng, nhng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai
thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình.
Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không đợc
học ở trờng cũng nh những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản
lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong
đợc sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện chơng
trình.
www.ThuVienTaiLieu.com 2
Chơng I: Tổng quan của đề tài
I. Một số khái niệm về quản lý
Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động
trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp... nó đóng vai trò quan trọng
là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp.
Với trào lu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của
nền kinh tế thị trờng làm cho luồng khối lợng thông tin trở nên quá lớn
điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về
mọi phơng diện.
Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thờng dựa
trên kinh nghiệm và trực giác của ngời lãnh đạo và quản lý. Nhng ngày
nay đứng trớc nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý
với phơng pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng
ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian. Đó chính là một trong
những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo của

các nhà quản lý. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong thực
tế hiện nay để hoàn thành đợc nhiệm vụ chính trị kinh doanh... đòi hỏi
phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho
thấy có phơng tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết.
II. Mục đích của đề tài:
Việc xây dựng chơng trình "Quản lý nhân sự" của trờng Đại học An
Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích nh sau:
- Quản lý hồ sơ cán bộ.
- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và
chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của
trờng.
Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ
quản lý thực hiện các công việc sau:
+ Xây dựng hệ thống chơng trình lu trữ, tra cứu nhanh các thông tin
với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
www.ThuVienTaiLieu.com 3
+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu
của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết
theo từng chức vụ.
+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn
giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lu trữ của các số liệu sau đó
gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo.
Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất
cho việc quản lý và lu trữ những thông tin về cán bộ của trờng Đại học An
Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng
chính xác. Chơng trình cho phép lu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo
theo yêu cầu của cán bộ quản lý.
III. Cơ sở của đề tài
Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của ngời quản lý của từng
phòng ban của trờng.
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý
nhân sự đợc gần gũi với tin học.
IV. Biện pháp thực hiện
Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc
làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng nh về tài
chính. Thông thờng việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn
tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng nh
thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức
năng, cách thức kiểm tra... không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các
bộ phận có liên quan.
Chơng trình đợc thiết kế trên môi trờng Access, một hệ quản trị cơ
sở dữ liệu mới hiện nay. Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm
khác thì nó có nhiều u điểm vợt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít
tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có
kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ.
www.ThuVienTaiLieu.com 4
Chơng II. Các kiến thức cơ bản
I. Hệ thống thông tin quản lý
1. Khái niệm về hệ thống thông tin
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử.
Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học ...
- Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Nh vậy
phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau.
Ví dụ: Ngời, thiết bị đều là những phần tử
Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một
phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống thờng có tính
phân cấp.
Ví dụ : Thế giới Quốc gia Tỉnh/Thành phố Thị xã

Huyện...
- Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một
tập hợp các mối ràng buộc.
Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyền
các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự...
Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm
thời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến
các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là
không quan trọng.
+ Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này
không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể
hiện ở hai mặt sau:
- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và
các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trởng suy thoái hoặc biến mất.
- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau
nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
www.ThuVienTaiLieu.com 5
Thờng những hệ thống biến động là những hệ thống hớng đích.
Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những
cái ra.
- Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của
con ngời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ.
- Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ
thống con :
+ Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp trực
tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
+ Hệ thống quyết định: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham
gia vào việc đề xuất các quyết định.
+ Hệ thống thông tin: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham
gia vào quá trình xử lý thông tin.

Các công việc xử lý thờng là thu nhập, kiểm tra, lu trữ, tìm kiếm,
loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin... Đây chính cũng là các
vấn đề mà chúng ta cần quan tâm.
2. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên
ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con.
Sơ đồ của hệ thống thông tin.
Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lu trữ, kiểm
tra kết xuất, truyền đạt thông tin.
Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức):
www.ThuVienTaiLieu.com 6
Thông tin vào
Hệ thống
thông tin
Thông tin ra
Hệ thống
nghiệp vụ
+ Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị
và hình thức nh khi đa thông tin ra.
Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh...
+ Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã đợc lợng tử hoá chứ
không còn giữ nguyên hình thức nh khi nó mới phát sinh. Nó đợc gán cho
cấu trúc.
Ví dụ : Các file, các loại sổ sách ...
Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các bộ
phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc.
3. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin
Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai bộ
phận cơ bản:
- Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhng các

thông tin có cấu trúc đợc chú ý nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ
sách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu ...
www.ThuVienTaiLieu.com 7
Các dữ liệu phản ánh cấu
trúc của cơ quan
Các xử lý:
-Các quy tắc xử lý
-Các quy trình,chương trình
-Các lưu đồ xử lý
Các dữ liệu phản ánh
hoạt động của cơ quan
Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay
đổi được
Kết quả ra
Tham số
Các sự kiện hoạt động
Dữ liệu
vào cho
các xử lý
- Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin. Các xử
lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự động,
thủ công ...
Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn.
II. Cơ sở dữ liệu
1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối t-
ợng quản lý đáp ứng yêu cầu ngời dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:
- Cơ sở là một bộ su tập các dữ liệu các tác nghiệp đợc lu giữ lại và
đợc các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chơng trình có thể xử lý thay đổi

dữ liệu của một cơ sở dữ liệu.
2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
- Cho khả năng lu trữ dữ liệu lâu dài.
- Khả năng truy nhập một số lợng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả.
- Đợc xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó ngời sử dụng có
thể quan sát dữ liệu.
- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ngời cùng sử
dụng cơ sở dữ liệu.
- Khả năng kiểm tra truy nhập.
- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể
- Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt đợc.
Ví dụ : Ngời , động vật ...
- Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau.
Ví dụ : Các nhân sự
- Mọi thành viên của tập hợp các thực thể đợc biểu diễn bởi một
tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính.
www.ThuVienTaiLieu.com 8
Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ đợc đặc trng bởi:
+ Họ và tên
+ Tuổi
+ Mã cán bộ
- Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một
tập thực thể.
Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết:
xRy
- Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể.
www.ThuVienTaiLieu.com 9
Chơng III. Tìm hiểu bài toán

I. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trờng Đại
Học An Ninh Nhân Dân
1. Hoạt động của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân:
Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở cho
việc xây dựng chơng trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việc
trên thực tế tại trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân.
Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lợng đông đúc về nhân sự
và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng
ngời đều do nhà trờng quản lý hồ sơ. Ban lãnh đạo trờng xét thấy quản lý
bằng phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời cùng làm một
công việc mà không đạt đợc những kết quả nh ý muốn, vì vậy yêu cầu cần
thiết là phải đa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc
quản lý nhân sự và đa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm
bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lợng công việc.
2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại
Quản lý hồ sơ cán bộ Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức
quan trọng và bí mật. Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng,
chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu. Khi cha có sự trợ
giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công. Khi có sự thay đổi về gia
đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh.. . thì cán bộ tổ chức phải
qua từng bớc tìm từng ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế.
Sau đó lại phải lu vào hồ sơ. Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, ngời
quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều
khó khăn.
Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm
gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều này không những
gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót
nhầm lẫn. Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trờng Đại học An
Ninh và đợc sự nhất trí của ban lãnh đạo trờng tôi mạnh dạn xây dựng cho
trờng chơng trình Quản lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân để

đợc áp dụng sau khi xây dựng xong chơng trình.
www.ThuVienTaiLieu.com 10
3. Đánh giá hệ thống hiện tại
Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm
thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phơng pháp làm
việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:
- Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì
thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng đợc yêu cầu.
- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn.
- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất.
- Nhiều ngời làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ
xảy ra sai sót.
- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian.
Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đa tin
học vào quản lý nó sẽ làm giảm đợc rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp
cho ngời làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu
học tập vào những công tác khác .
II. Phân tích hệ thống mới :
Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có
hệ thống này phải đáp ứng đợc yêu cầu:
- Quản lý đợc hồ sơ các cán bộ.
- Thống kê đợc những tài liệu cần thống kê.
- Tra cứu chính xác khi có yêu cầu.
- Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn
tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót.
- Thông tin ra phản ánh đợc đối tợng quản lý, nội dung phong phú
và phải nêu đợc các chủ đề.
1. Thông tin vào
Phải chuẩn hoá đợc dữ liệu tránh tối đa sai sót nh họ tên , tuổi... là
những thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý hồ

sơ cán bộ tạo thuận lợi cho ngời sử dụng. Cụ thể trong chơng trình dữ liệu
đợc chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập.
www.ThuVienTaiLieu.com 11
Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chơng trình quản lý
cán bộ là phải xây dựng đợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân".
Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm
hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán
đó.
2. Thông tin ra
Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống là
phải thống kê và báo cáo đợc các yêu cầu của cấp trên. Thông tin ra của
hệ thống chủ yếu là:
- Báo cáo danh sách cán bộ theo trình độ. Báo cáo này cho ta biết
trình độ cán bộ của nhà trờng qua đó cho biết đợc một số thông tin khác
nh: Chất lợng công tác của từng cán bộ những ngời đợc khen thởng, kỷ
luật...
3. Một số biểu mẫu chuẩn
Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng ban nhà
trờng còn thờng xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theo biểu
mẫu chuẩn.
4. Những yêu cầu đối với chơng trình
Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại tr ờng Đại Học An
Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho chơng trình của mình
nh sau:
a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ:
Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ nh nhập thông tin về lý lịch của
một cán bộ thay đổi hoặc đa vào hồ sơ lu của một cán bộ là những yêu
cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự.
- Nhập dữ liệu chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng

và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch tơng ứng với bảng nào
trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đa ra bảng đó để ngời
nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện.
- Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng đợc thực hiện trên các biểu mẫu
nhập thông tin. Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúp cho
ngời sử dụng lựa chọn đối tợng bổ xung.
www.ThuVienTaiLieu.com 12
- Lu dữ liệu: khi không cần lu dữ các thông tin về một cán bộ nào
đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ lu giúp cho cơ sở dữ liệu
của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên để khi
cần thiết có thể tra cứu đợc một số thông tin cơ bản nhất về một cán bộ
nào đó thì chúng ta sẽ lu lại một vài thuộc tính cá nhân trong một tệp hồ
sơ lu.
- In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong
công việc quản lý hồ sơ nhân sự. Chức năng này giúp cho chúng ta có đợc
một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết.
Đáp ứng đợc nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu
của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì các yêu
cầu về thông tin bao gồm:
- Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá.
- Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng.
- Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ.
- Các thống kê các loại danh sách khác.
b. Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu:
- Những ngời có chức vụ, chức danh, cấp bậc.
- Những ngời vào đảng.
- Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêu
cầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ.
www.ThuVienTaiLieu.com 13
Chơng IV. Phân tích bài toán

I. Phân tích dữ liệu của bài toán
- Dữ liệu chủ yếu của bài toán bao gồm chủ yếu là các dữ liệu xoay
quanh lý lịch cán bộ, thông tin về phòng ban, chức vụ, cấp bậc.. .
- Các dữ liệu của hồ sơ lý lịch cán bộ bao gồm:
+ Mã cán bộ
+ ảnh.
+ Họ đệm
+ Tên
+ Ngày sinh.
+ Quê quán.
+ Trú quán.
+ Dân tộc.
+ Tôn giáo.
+ Quốc tịch.
+ Thành phần gia đình.
+ Thành phần bản thân.
+ Trình độ văn hóa.
+ Trình độ ngoại ngữ.
+ Ngày tham gia cách mạng.
+ Cấp bậc.
+ Phòng ban.
+ Chức vụ.
+ Chức danh.
+ Ngày vào Đảng.
+ Ngày vào Đoàn.
www.ThuVienTaiLieu.com 14
+ Chứng minh th
+ Năm vào ngành
+ Khen thởng.
+ Kỷ luật.

+ Sức khoẻ.
+ Ghi chú
Các thông tin liên quan đến các phòng ban:
+ Mã phòng ban.
+ Tên phòng ban.
Các thông tin liên quan đến cấp bậc hàm:
+ Mã cấp bậc
+ Cấp bậc
+ Nớc ngoài
Đối với các thông tin về hồ sơ cán bộ có thể nhận thấy rằng có một
vài đặc điểm cần chú ý sau:
- Các cán bộ có thể có kiến thức về một vài loại ngoại ngữ khác
nhau, nh vậy chúng ta phải thống kê bảng ngọai ngữ dành để lu trình độ
ngoại ngữ của từng ngời.
- Qua quá trình công tác, các hình thức khen thởng, kỷ luật và các
mối quan hệ gia đình của mỗi ngời cũng khác nhau vì vậy chúng ta lu trữ
cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính.
- Các dữ liệu còn lại là có giá trị duy nhất đối với một ngời sẽ đợc
lu trữ chung trong một bảng chính.
- Đối với các thông tin về phòng ban, chúng ta sẽ lu trữ trong một
bảng với trờng khoá chính là mã phòng ban. Chúng ta nhận thấy rằng mỗi
phòng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa các phòng
ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban là mối quan
hệ 1- nhiều.
II. Sơ đồ phân cấp chức năng
www.ThuVienTaiLieu.com 15
Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho
ta cái nhìn khái quát về hệ thống. Đây là bớc phân tích hệ thống về xử lý
nhng là mô hình bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tin giữa các
chức năng.

Sơ đồ gồm 3 chức năng chính:
- Vào hồ sơ
- Thống kê
- Tra cứu
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
www.ThuVienTaiLieu.com 16
Hệ thống quản lý
cán bộ
tra cứu
báo cáo,Thống kê
Nhập dự liệu
Xem, sửa
Xoá, lưu
In lý lịch
Trình độ văn hoá
Chức vụ
Cấp bậc hàm
Quá trình lư
ơng
hệ thống
Mật khẩu
Thoát
III. Các sơ đồ dòng dữ liệu
Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng
của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý trong bàn
giao thông tin cho nhau.
Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và
xử lý là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu.
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh đợc xây dựng ở những giai đoạn

đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xây dựng
sơ đồ dòng dữ liệu.
Sơ đồ mức ngữ cảnh.
2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát sơ
đồ mức ngữ cảnh, gồm :
- Các tác nhân ngoài giữ nguyên
- Chức năng quản lý đợc phân rã chi tiết hoá các mức độ phân rã
phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán.
- Các kho dữ liệu.
www.ThuVienTaiLieu.com 17
Cán bộ
Cán bộ quản lý
Hệ thống quản lý cán bộ
Căn cứ vào sơ đồ chức năng của hệ thống ta thiết lập luồng dữ liệu
sau :
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
www.ThuVienTaiLieu.com 18
Hồ sơ lưu
cán bộ Cán bộ quản lý
Vào hồ sơ
Báo cáo,Thống kê
Tra cứu
Hồ sơ chínhHồ sơ chính Phòng ban
Lý
lịch
Yêu
Cầu
Yêu
Cầu

Kết
quả
Báo
Cáo
3. Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Chúng ta phân tích chi tiết hơn về chức năng của sơ đồ luồng dữ
liệu.
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng vào hồ sơ.
www.ThuVienTaiLieu.com 19
Cán bộ
Cán bộ quản lý
Nhập Xem, sửa Xoá, lưu In
Hồ sơ chính
Hồ sơ lưu
Lý
lịch
Trả
lời
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Trả
lời
Yêu
cầu
Lý
lịch
Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê.
www.ThuVienTaiLieu.com 20

Cán bộ quản lý
Quá trình lương
Trình độ
văn hoá
Trình độ
ngoại ngữ
Chức vụ
Hồ sơ lương
Phòng ban Hồ sơ chính
Yêu
cầu
Báo
cáo
Yêu
cầu
Báo
cáo
Yêu
cầu
Báo
cáo
Yêu
cầu
Báo
cáo
Sơ đồ luồng dữ liệu tra cứu.
www.ThuVienTaiLieu.com 21
Cán bộ quản lý
Mã cán bộ Mã dân tộc
Mã chức danh

Hồ sơ
chuyển,nghỉ
Hồ sơ chính Phòng ban Hồ sơ lưu
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Trả
lời
Trả
lời
Trả
lời
Trả
lời
IV. THựC THể Và MốI QUAN Hệ
1. Thực thể:
a. Thực thể "Hoso"
Tên trờng ý nghĩa
Macb Mã cán bộ
Mapb Mã phòng ban
Hodem Họ đệm
Ten Tên
Gtinh Giới tính
Nsinh Năm sinh
Cmt Chứng minh th

Qq Quê quán
Dchiht Địa chỉ hiện tại
Madantoc Mã dân tộc
Tongiao Tôn giáo
Thphanbt Thành phần bản thân
Thphangd Thành phần gia đình
Macdanh Mã chức danh
Matdvh Mã trình độ văn hoá
Tentdt Tên trờng đào tạo
He Hệ
Nganhdtao Ngành đào tạo
Namtn Năm tốt nghiệp
Mann Mã ngoại ngữ
Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ
Suckhoe Sức khoẻ
Nuocngoai Nớc ngoài
Namvaonganh Năm vào ngành
Khenthuong Khen thởng
Kyluat Kỷ luật
Ngvdoan Ngày vào đoàn
Ngavdang Ngày vào đảng
Anh
ảnh cán bộ
www.ThuVienTaiLieu.com 22
Macv Mã chức vụ
Macapbac Mã cấp bậc
Ghichu Ghi chú
b.Thực thể "capbac"
Macapbac Mã cấp bậc
Capbac Cấp bậc

c. Thực thể "Chucdanh"
Macdanh Mã chức danh
Chudanh Chức danh
d.Thực thể "Chucvu"
Macv Mã chức vụ
Chucvu Chức vụ
e.Thực thể "Gdinh"
Macb Mã cán bộ
Quanhe Quan hệ
Hodem Họ đệm
Ten Tên
Ngaysinh Ngày sinh
Gioitinh Giới tính
Manghe Mã nghề
f.Thực thể "hosoluu"
Tên trờng ý nghĩa
Macb Mã cán bộ
Mapb Mã phòng ban
Hodem Họ đệm
Ten Tên
Gtinh Giới tính
Nsinh Năm sinh
Cmt Chứng minh th
Qq Quê quán
Dchiht Địa chỉ hiện tại
Madantoc Mã dân tộc
Tongiao Tôn giáo
www.ThuVienTaiLieu.com 23
Thphanbt Thành phần bản thân
Thphangd Thành phần gia đình

Macdanh Mã chức danh
Matdvh Mã trình độ văn hoá
Tentdt Tên trờng đào tạo
He Hệ
Nganhdtao Ngành đào tạo
Namtn Năm tốt nghiệp
Mann Mã ngoại ngữ
Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ
Suckhoe Sức khoẻ
Nuocngoai Nớc ngoài
Namvaocoquan Năm vào cơ quan
Nam_xn Năm xuất ngành
Danhhieu Danh hiệu
Tdct Trình độ chính trị
Ngvdoan Ngày vào đoàn
Ngavdang Ngày vào đảng
Doituongcs Đối tợng chính sách
Anh ảnh cán bộ
Macv Mã chức vụ
Macapbac Mã cấp bậc
Chichu
g. Thực thể "KT_KL"
Macb Mã cán bộ
Mapb Mã phòng ban
Khenth Khen thởng
Ht_kt Hình thức khen thởng
Kyluat Kỷ luật
Ht_kl Hình thức kỷ luật
Soqd Số quyết định
h.Thực thể "Luong"

Macb Mã cán bộ
www.ThuVienTaiLieu.com 24
Mapb Mã phòng ban
Ntnll Ngày tháng năm lên lơng
Luong Lơng
i. Thực thể "madantoc"
Madantoc Mã dân tộc
Dantoc Dân tộc
j. Thực thể "Maqtct"
Macb Mã cán bộ
Tunam Từ năm
Dennam Đến năm
Noict Nơi công tác
k. Thực thể "nn"
Mann Mã ngoại ngữ
Tennn Tên ngoại ngữ
l. Thực thể "phongban"
Mapb Mã phòng ban
Phongban Phòng ban
m. Thực thể "trinhdonn"
Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ
Tentd Tên trình độ ngoại ngữ
n. Thực thể "tdvh"
Matdvh Mã trình độ văn hoá
Trdovh Trình độ văn hoá
2. Quan hệ giữa các thực thể
www.ThuVienTaiLieu.com 25