HỆ THỐNG THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 1

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I HỆ THỐNG
I.1 Khái niệm
Hệ thống là một tập họp gồm có: Con người, công
cụ và phương pháp làm việc; được tổ chức để thực hiện
một số chức năng nào đó, nhằm đạt được một mục đích
đã đặt ra.
Hệ thống thông tin là một hệ thống mà công cụ là máy
tính điện tử và thiết bị truyền thông.

I-2 Phân loại hệ thống thông tin
•
Hệ thống thông tin điều khiển: Là hệ thống máy
tính điện tử điều khiển các thiết bị.
Ví dụ: Hệ thống điều khiển dây chuyền sản xuất
tự động, hệ thống điều khiển giao thông,

•
Hệ thống thông tin tính toán: Là hệ thống máy tính thực
hiện công việc tính toán những bài toán lớn.
Ví dụ: Hệ thống máy thiết kế xây dựng, thiết kế mẫu,

•
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống máy tính
thực hiện công việc quản lý.

Ví dụ: Hệ thống kế toán, hệ thống quản lý nhân sự,
hệ thống quản lý xe gắn máy, hệ thống quản lý xe
máy, …


I.3 Hệ thống tổ chức
Tổ chức là một tập họp gồm nhiều người cùng sinh hoạt
chung và cùng tuân theo một quy định đặt trước.
Tổ chức nhỏ nhất là gia đình, lớn nhất là Liên hiệp quốc.
Bất kỳ một tổ chức nào trong đời sống thực đều được phân
chia thành ba bộ phận: Bộ phận quyết định, bộ phận thông tin
và bộ phận tác nghiệp. Ba bộ phận này được biểu diễn theo sơ
đồ sau:
Bộ phận quyết định
Bộ phận thông tin
Bộ phận tác nghiệp

Bộ phận quyết định: Là bộ phận đầu não của tổ chức, thực
hiện việc hoạch định chiến lược và lãnh đạo tổ chức thực hiện
thành công chiến lược đã đặt ra.
Bộ phận tác nghiệp: Bao gồm tất cả các bộ phận trực tiếp
thực hiện các công việc của tổ chức.
Bộ phận thông tin: Là bộ phận thực hiện sự liên hệ giữa bộ
phận quyết định và bộ phận tác nghiệp. Bộ phận này xử lý toàn
bộ các thông tin thu thập được từ bộ phận tác nghiệp, xử lý để
đưa ra những phương án, giúp cho bộ phận quyết định có
những lựa chọn tối ưu cho việc hoạch định chiến lược và quản
lý. Đồng thời, bộ phận thông tin cũng là bộ phận cụ thể hóa các
chỉ đạo quản lý của bộ phận quyết định rồi chuyển đến bộ phận
tác nghiệp.

Ta chú ý rằng, bên cạnh ba bộ phận chính trên còn có một
bộ phận hỗ trợ. Bộ phận hỗ trợ có thể ở trong tổ chức nhưng
không tham gia trực tiếp vào các công việc của tổ chức. Nếu
không có bộ phận hỗ trợ thì tổ chức vẫn hoạt động bình
thường.
Ví dụ 1: Một xí nghiệp sản xuất giày dép đặt mục tiêu là
chiếm lĩnh một phần thị trường trong nước, đặc biệt là loại
giày cao cấp bằng da. Để hoạch định mục tiêu này, xí nghiệp
đã nắm bắt được thông tin là nhu cầu sử dụng giày, nhất là
giày da cao cấp trong nước ngày càng tăng. Cơ sở để hoạch
định mục tiêu này là xí nghiệp đã xem xét năng lực sản xuất
của xí nghiệp bao gồm đội ngũ quản lý, thiết bị máy móc,
trình độ tay nghề của công nhân, nguồn cung ứng vật tư, khả
năng tài chính của xí nghiệp

Sau khi đặt ra mục tiêu, xí nghiệp phải thực hiện một loạt
các công việc: Bắt tay nghiên cứu thiết kế các mẫu giày mới
đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng; rà soát lại dây
chuyền sản xuất, tay nghề công nhân, khả năng tài chính, nguồn
cung ứng nguyên vật liệu, để đi đến quyết định sản xuất hàng
loạt
Trong tổ chức (xí nghiệp) này:
•
Bộ phận quyết định: Ban giám đốc xí nghiệp.
•
Bộ phận tác nghiệp: Đội ngũ công nhân, nhân viên tiếp thị,
bộ phận thiết kế, bộ phận cung ứng,
•
Bộ phận thông tin: Các cán bộ ban, phòng.

•
Bộ phận hỗ trợ: Bảo vệ, lái xe, nhân viên nhà ăn

Ví dụ 2:
Trường Đại học Nha Trang có hai chức năng: Đào tạo
và nghiên cứu khoa học.
Về chức năng đào tạo: Đào tạo nhân lực cho xã hội ở các
trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học với
hơn 25 chuyên ngành.
Về chức năng nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu những
đề tài khoa học thuộc mọi lãnh vực: Kinh tế, kỹ thuật, xã
hội, chính trị … phục vụ cho công cuộc công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước.
Lực lượng cán bộ công chức, giáo viên hơn 600 người.
Trong tổ chức này:
Bộ phận quyết định: Ban giám hiệu nhà trường.
Bộ phận tác nghiệp: Đội ngũ giáo viên.
Bộ phận thông tin: Các cán bộ ban, phòng, khoa.
Bộ phận hỗ trợ: Bảo vệ, lái xe, ký túc xá, nhân viên nhà
ăn, y tế

II HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
II.1 Khái niệm
Là một hệ thống tích hợp bao gồm: Con người, máy tính điện
tử và phương pháp làm việc nhằm tạo ra các thông tin để giúp
con người lựa chọn một quyết định tối ưu.
Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các
phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục chức năng, các mô hình
phân tích, lập kế hoạch, quản lý và ra quyết định.
II.2 Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

II.2.1 Các yếu tố của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm 4 yếu tố: Lãnh vực quản
lý, dữ liệu, các quy tắc quản lý và các thủ tục xử lý.

Lãnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin thuộc một
lãnh vực quản lý duy nhất. Mỗi lãnh vực quản lý tương ứng
những hoạt động nhất quán của nó. Ví dụ: Lãnh vực kế toán,
thương mại, nhân sự, đầu tư, ngân hàng
Dữ liệu: Là các đối tượng quản lý trong hệ thống thông
tin quản lý. Mỗi đối tượng của hệ thống có nhiều yếu tố thông
tin, hệ thống quản lý cái gì của đối tượng đó? Dữ liệu được
biểu diễn ở nhiều dạng (danh sách, văn bản, hình vẽ, biểu
đồ ) và lưu trên nhiều giá mang thông tin (băng từ, đĩa từ,
giấy, ).
Ví dụ cùng quản lý con người, nhưng trong bài toán quản
sinh viên ta quản lý các yếu tố khác hơn trong bài toán quản
lý đảng viên.

Các quy tắc quản lý: Là quy tắc điều hành, vận hành xử
lý dữ liệu phục vụ cho mục tiêu của hệ thống. Hai hệ thống
cùng một lãnh vực quản lý, có cùng dữ liệu quản lý như nhau
nhưng có thể có các quy tắc quản lý khác nhau.
Ví dụ, cùng bài toán Quản lý Sinh viên nhưng một hệ
thống có thể quản lý theo một trong các quy tắc: Niên chế,
học phần hay tín chỉ. Ba quy tắc quản lý này là khác nhau.
Các thủ tục xử lý: Là những chương trình, phương cách
xử lý trên một số dữ liệu cụ thể của hệ thống. Ví dụ: Trong
bài toán Quản lý Sinh viên ta có các thủ tục xử lý: Tính điểm
trung bình môn học, Xét học bỗng, Xét khen thưởng, Xét kỷ
luật, Xét tốt nghiệp

II.2.2 Các phân hệ thông tin
Để dễ dàng cho việc quản lý, một hệ thống thông tin
luôn được chia thành nhiều phần nhỏ, mỗi phần nhỏ được
gọi là một phân hệ thông tin. Vì là một hệ thống con nên
cấu trúc của một phân hệ cũng giống như cấu trúc của một
hệ thống thông tin.
Việc phân chia một hệ thống thành nhiều phân hệ được
dựa vào yếu tố: Không gian hay chức năng. Việc phân chia
cũng tùy thuộc vào những lãnh vực quản lý và người quản
lý.
Ví dụ: Một hệ thống thông tin kế toán ta có thể chia
thành nhiều phân hệ như: Kế toán tổng hợp, Kế toán khách
hàng, Kế toán vật tư, Kế toán tiền mặt,

II.3 Chất lượng của hệ thống thông tin
Chất lượng của một hệ thống thông tin tùy thuộc
vào ba tính chất: Tính nhanh chóng, tính thích ứng
và tính an toàn.
•
Tính nhanh chóng: Hệ thống phải nhanh chóng
đưa ra thông tin trả lời những câu hỏi của người sử
dụng. Tính nhanh chóng dựa vào thuật giải và thiết
bị công nghệ.
•
Tính thích ứng: Khi xây dựng một hệ thống, con
người không thể nào dự đoán hết tất cả các tình
huống có thể xảy ra. Khi gặp một tình huống mới, hệ
thống có giải quyết được không? Một hệ thống tốt
phải chuẩn bị sẵn cho người sử dụng các công cụ để

giải được các tình huống có thể xảy ra.

•
Tính an toàn: Dù bất kỳ tình huống nào, hệ
thống phải bảo đảm sự an toàn dữ liệu. An toàn vật
lý: Thể hiện không những tính toàn vẹn (không thể
mất dữ liệu), tính nhất quán mà còn phải phân cấp
cập nhật. An toàn logic: Ai là người được quyền
truy cập dữ liệu và truy cập đến mức nào?
Nói chung, một hệ thống khó đảm bảo cùng một
lúc ba yêu cầu trên. Tùy theo tính chất của môt hệ
thống mà người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên,
hy sinh bớt đi một yêu cầu nào đó.

III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
III.1 Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin
Trong cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề nào
đó, dù đơn giản hay phức tạp, nhằm đạt được mục tiêu mong
muốn con người luôn tìm cách giải quyết một cách tối ưu và
giải thích, bảo vệ phương pháp của mình bằng những lý luận
logic nhất.
Trước khi giải quyết một vấn đề, ta luôn suy xét tất cả các
khía cạnh của vấn đề và nhận định những tình huống có thể
xảy ra, đó là công việc phân tích.
Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh của vấn đề, dựa vào
các khả năng và hạn chế của ta, ta đưa ra một hay nhiều
phương án để giải quyết, đó là quá trình thiết kế.

Tương tự như đời sống thực, khi quyết định áp

dụng tin học để quản lý một hệ thống thông tin
nào đó, chúng ta cũng phải tìm các phương án tốt
nhất phù hợp với khả năng hiện thực của chúng
ta. Hiển nhiên, độ phức tạp của việc phân tích và
thiết kế hệ thống cho một hệ thống quản lý tự
động - bao gồm sự tương tác giữa người và máy -
sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc phân tích hệ
thống trong đời sống thực.

III.2 Yêu cầu của một phương pháp phân
tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Từ khi máy tính điện tử ra đời đến nay, đã có
nhiều cách phân tích và thiết kế hệ thống. Một
phương pháp phân tích và thiết kế cần thỏa mãn một
số yêu cầu sau:
Cách tiếp cận: Phương pháp phân tích và thiết kế
phải có cái nhìn hệ thống từ toàn cục đến chi tiết và
ngược lại. Người phân tích phải có cái nhìn bao quát
hệ thống, để ý đến tất cả các yếu tố từ lớn nhất đến
nhỏ nhất có liên quan, có ảnh hưởng đến hệ thống.

Quyền lợi: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống
phải giải quyết hài hòa quyền lợi của người xây dựng và
người sử dụng hệ thống, ưu tiên đặt quyền lợi của người sử
dụng lên trên. Trong quá trình phân tích và thiết kế cần có
sự cộng tác chặt chẽ giữa người sản xuất chương trình và
người sử dụng.
Tiêu chuẩn: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống
cần có một tiêu chuẩn nhất quán trong quá trình xây dựng
hệ thống. Phương pháp có một chuẩn thống nhất trong việc

phân tích, đánh giá, xử lý, thuật ngữ,
Hiện nay có nhiều phương pháp đang được áp dụng,
trong đó phổ biến nhất là phương pháp MERISE.

IV PHƯƠNG PHÁP MERISE
IV.1 Lịch sử MERISE viết tắc của cụm từ Methode
pour Rassembler les Idees Sans Effort, dịch từng từ là:
Các phương pháp để tập họp các ý tưởng không cần cố
gắng, xuất phát từ những suy nghĩ của một nhóm nghiên
cứu, đứng đầu bởi J.L.Lemoigne tại Trường Đại học Aix-
En-Provence của Pháp và những nghiên cứu thực hiện đồng
thời ở Trung tâm nghiên cứu trang bị kỹ thuật (CETE) cũng
tại thành phố trên, dưới sự lãnh đạo của H.Tardien.
Phương pháp MERISE đã ổn định những cơ sở của nó
bằng một hợp đồng đã liên kết trong việc tìm kiếm một
phương pháp thiết kế hệ thống thông tin gồm ba thành viên
tham gia: CETE của Aix-En-Pravence, đại học Macxây I và
INRIA (Viện nghiên cứu Tin học và tự động hóa quốc gia
Pháp).

IV.2 Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE
Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE là xuất phát
từ 3 mặt cơ bản sau:
Mặt thứ nhất: Quan tâm đến chu kỳ sống của hệ thống.
Một hệ thống thông tin luôn trải qua bốn giai đoạn: Thai
nghén - Sinh sản - Quản trị - Chết. Thời gian sống này đối
với hệ thống tổ chức lớn có thể kéo dài từ 10 - 15 năm.
Thai nghén: Là thời kỳ mà những người trong hệ thống
suy nghĩ về hệ thống thông tin quản lý mới. Đây là thời gian
đấu tranh để quyết định có nên thay đổi hệ thống quản lý

hiện tại hay không? Khi đã quyết định thay đổi thì phải trả
lời cho được câu hỏi: Vì sao phải thay đổi hệ thống hiện tại?

Sinh sản: Là thời gian xây dựng hệ thống thông tin
quản lý. Trước khi thay hệ thống quản lý cũ bởi một
hệ thống mới, cần có thời gian xây dựng hệ thống
mới.
Quản trị: Hay còn gọi là thời gian khai thác, là thời
gian sử dụng hệ thống vào công việc quản lý.
Chết: Trong thời gian quản trị, nhiều tình huống
mới sẽ xảy ra bắt buộc người sử dụng phải bổ sung để
thích ứng. Quá trình thích ứng đến một lúc nào đó thì
không thể thích ứng nổi, hệ thống không thể giải
quyết các tình huống phát sinh. Một yêu cầu là phải
thay hệ thống này bởi hệ thống mới. Khác với hệ
thống vật chất, hệ thống thông tin chết đi khi nó mạnh
nhất, hoàn chỉnh nhất trong suốt quá trình sống của
nó.

Mặt thứ hai: Đề cập đến chu kỳ nhận thức về hệ thông
tin (còn được gọi là chu kỳ trừu tượng). Sự hiểu biết về hệ
thống thông tin trải qua ba mức: Mức quan niệm, mức logic
(tổ chức) và cuối cùng là mức vật lý.
Mức quan niệm: Nhận thức như thế nào về hệ thống?
Mức logic: Bằng lý luận chứng minh được sự đúng đắn
của nhận thức.
Mức vật lý: Thể hiện nhận thức ra đời sống thực.
Qui trình xử lý được miêu tả trên bình diện quan niệm, kế
tiếp là trên bình diện tổ chức và cuối cùng là trên bình diện
tác nghiệp.

Mỗi mức được mô tả dưới dạng mô hình, là một tập họp
các ký hiệu chính xác dựa trên các qui tắc, nguyên lý ngữ
vựng và cú pháp qui định.
Có những qui tắc cho phép chuyển từ mô hình này sang
mô hình khác một cách tự động nhiều hay ít.

Mặt thứ ba: Mặt này có liên quan đến chu kỳ phát triển
của hệ thống.
Một hệ thống thông tin luôn trải qua 3 giai đoạn: Phân
tích, thiết kế và thực hiện.
Phân tích: Tìm hiểu hết tất cả những vấn đề liên quan đến
hệ thống.
Thiết kế: Dùng mô hình thực để mô tả hệ thống.
Thực hiện: Xây dựng hệ thống thực.
Đặc trưng của phương pháp MERISE là tách biệt dữ liệu
và xử lý, đảm bảo tính khách quan trong quá trình phân tích
và cung cấp đầy đủ các mô hình để diễn đạt các bước phát
triển.