Công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.doc

PHẦN I
LỜI MỞ ĐẦU
1.1. Đặt vấn đề
Công tác hạch toán và quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan
trọng trong qúa trình hoạt động của đơn vị.
Công tác hạch toán thu chi góp phần phán ánh một cách thường xuyên
liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động
thu chi trong đơn vị. Trong bất kì đơn vị nào, kể cả đơn vị hoạt động vì mục
đích kinh tế hay chính trị xã hội thị trong quá trình hoạt động tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính nói chung và công tác thu chi nói
riêng đều phải ghi chép một cách cẩn thận, đúng quy định, đúng chuẩn mực do
Nhà nước ban hành nhằm làm cơ sở cho công tác hạch toán, quyết toán, lập dự
toán, xây dựng các định mức trong quá trình hoạt động của mình.
Công tác quản lý thu chi nhằm kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện hoạt
động thu chi của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, nâng cao hiệu quả sử
dụng nguồn tài chính của đơn vị, đồng thời đưa ra được các biện pháp, phương
hướng ngày càng phù hợp nhằm tăng thêm nguồn thu, khoản thu, tiết kiệm được
tối đa các khoản chi, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát trong hoạt động.
Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường là một đơn vi hành
chính sự nghiệp, chi tiêu cho hoạt động đơn vị mình từ khoản ngân sách nhà
nước, ngoài ra đơn vị còn có những khoản thu dự án làm tăng thêm kinh phí
hoạt động cho đơn vị mình. Trong quá trình hoạt động đơn vị còn gặp phải một
số khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán và quản lý thu chi.
1
Từ thực tiễn trên chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài : “ Công tác hạch
toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi
trường Hà Nội “.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ
thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp

nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và thu chi tại đơn vị.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác hạch toán và quản lý thu chi tại
các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Phản ánh thực trạng công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm
công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý
thu chi tại Trung tâm trong thời gian tới.
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại trung tâm công nghệ
thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tiến hành nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại
Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội trong năm 2009.
Do đó các số liệu thu thập chủ yếu là các số liệu kế toán đã phát sinh trong năm
2009.
2
Thời gian nghiên cứu từ 1/1/2010 đến 10/5/2010.
1.4. Kết quả nghiên cứu dự kiến
Phản ánh thực trạng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công
tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên
môi trường Hà Nội.
Làm phong phú thêm tài liệu tham khảo cho những ai muốn tìm hiểu về
đề tài này.
3
PHẦN II
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan tài liệu
2.1.1. Cơ sở lý thuyết

2.1.1.1. Công tác hạch toán thu chi trong đơn vị HCSN
* Các khái niệm về hạch toán thu chi
Hạch toán là một hệ thống kiểm tra, giám sát, tính toán đo lường và ghi
chép, giám đốc một cách liên tục, toàn diện các quá trình kinh tế nhằm quản lý
các quá trình đó một cách có hệ thống, khoa học và có hiệu quả.
Kế toán là một nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các
hoạt động của một đơn vị đồng thời trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp
các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.
Đơn vị HCSN là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành
lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước
về một lĩnh vực nào đó như: kinh tế - chính trị, văn hóa- xã hội, an ninh quốc
phòng. Nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị HCSN do
ngân sách Nhà nước cấp và được bổ sung bởi các nguồn khác.
Hạch toán thu chi là một bộ phận quan trọng của hạch toán kế toán. Hạch
toán thu chi góp phần phản ánh, theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến thu chi trong đơn vị. Phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ
phát sinh đó theo một phương pháp, chuẩn mực đã được quy định nhằm làm cơ
sở cho việc hạch toán kế toán, quyết toán, quản lý tài chính, lập dự toán thu chi,
xây dựng, các định mức nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu chi của đơn vị.
* Nhiệm vụ hạch toán thu chi
4
Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các
khoản kinh phí tại đơn vị theo đúng chuẩn mực, quy định, chế độ kế toán được
Nhà nứơc ban hành.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. Tình hình quản lý và sử
dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp nhận vật tư, tài sản ở đơn
vị, tình hình chấp hành kỉ luật thu nộp ngân sách Nhà nước, kỷ luật thanh toán
và chấp hành các chế độ của nhà nước, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi
phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

Kiểm tra tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình
chấp hành dự toán thu chi và quyểt toán kinh phí của đơn vị cấp dưới.
Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính
cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan chủ quản. Đồng thời phải cung cấp
thông tin số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của Nhà nước.
Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn,
quỹ ở đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, cung cấp các
thông tin thực tế có gía trị phục vụ cho lãnh đạo, góp ý kiến cho ban lãnh đạo
trong quá trình quản lý đơn vị.
* Yêu cầu hạch toán thu chi
Trong hạch toán thu chi cần chú trọng tới các chỉ tiêu hạch toán và số liệu
hạch toán. Các chỉ tiêu hạch toán phải thống nhất với nội dung các chỉ tiêu kế
toán nhằm so sánh được việc thực hiện với kế hoạch đặt ra.
Số liệu kế toán phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, nghiêm cấm mọi
hành vi vi phạm xuyên tạc số liệu kế toán.
Phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác và toàn diện tình hình thu chi
trong đơn vị.
Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
5
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ rang dễ hiểu các mục, khoản mục
phải đúng quy định của nhà nước ban hành nhằm cung cấp cho các nhà quản lý,
các đối tượng có lien quan những thông tin cần thiết về tình hình tài chính, tình
hình hoạt động của đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm, linh hoạt có hiệu quả
cao nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán.
* Nội dung hạch toán thu chi
- Khái niệm:
Quyết toán thu chi là quá trình kiểm tra, rá soát, chỉnh lý các số liệu đã
phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán nhằm rút ra các bài học, kinh nghiệm

cho kỳ sau.
- Nội dung:
Trong quá trình quyết toán kinh phí đơn vị phải lập đầy đủ các BCTC
theo quy định. Báo cáo quyết toán của đơn vị không được để xảy ra tình trạng
quyết toán chi lớn hơn được giao.
Trình tự lập báo cáo quyết toán, duyệt và thông báo quyết toán, thẩm định
quyết toán trong đơn vị HCSN phải theo quy định của Bộ Tài Chính.
* Ý nghĩa hạch toán thu chi
Hoạt động thu chi trong các đơn vị kinh tế nói chung và trong đơn vị hành
chính sự nghiệp nói riêng là rất quan trọng và chi phối chủ yếu các hoạt động
trong các đơn vị.
Nhất là đối với các đơn vị HCSN khi sử dụng nguồn ngân sách cấp phát
của Nhà nước để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao thì công tác
hạch toán thu chi lại rất quan trọng không chỉ đối với đơn vị mà còn đối với một
quốc gia nhằm nâng cao hiệu quả nguồn vốn Nhà nước giao, tránh tình trạng
lãng phí, thất thoát nguồn NSNN.
6
Hạch toán thu chi rất quan trọng trong việc cấp phát ngân sách cho các
đơn vị hoạt động đối với Nhà nước vì nó là cơ sở để lập các dự toán ngân sách
và điều chinh ngân sách cấp phát khi có sự thay đổi trong hoạt động.
* Hạch toán thu
a. Các khoản thu
- Thu nguồn kinh phí cấp phát
Nguồn kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp được tiếp nhận theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xã hội
cấp trên giao.
Kinh phí của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn sau:
Ngân sách Nhà nước cấp phát hàng năm.
Thu sự nghiệp được sử dụng theo quy định.
Thu hội phí, đóng góp của hội viên.

Bổ sung từ các khoản thu theo chế độ.
Nhận tài trợ của các tồ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Phải sử dụng kinh phí đúng mục đích, đúng nội dung dự toán đã được
duyệt đúng tiêu chuẩn và quy định của Nhà nước. Để theo dõi nguồn kinh phí
ngân sách cấp phát trong quá trình hạch toán và quản lý. Kế toán HCSN sử dụng
các tài khoản sau đây:
Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động
Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án
- Nguồn kinh phí khác
Các khoản thu về phí và lệ phí theo chức năng tính chất hoạt động của
đơn vị Nhà nước cho phép như: lệ phí cầu đường, phà, lệ phí chứng thư, lệ phí
công chứng.
Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, giáo dục y tế, sự nghiệp
kinh tế như viện phí, học phí , thuỷ lợi phí, giống cây trồng, thuốc trừ sâu, thu về
hoạt động văn hoá, văn nghệ, vui chơi giải trí ...
7
Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như
sản xuất sản phẩm, hàng hoá, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ cung
cấp và chuyển giao khoa học kĩ thuật, dịch vụ công cộng.
Các khoản thu khác như: thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu
về nhượng bán thanh lý tài sản vật tư.
Để hạch toán, ghi chép, theo dõi trên nguồn kinh phí khác kế toán HCSN
sử dụng các tài khoản sau:
TK 511: các khoản thu. Trong TK này lại được chia ra làm hai TK cấp 2:
TK511.1: Thu phí và lệ phí
TK511.2: Thu sự nghiệp
TK511.8: Thu khác
b. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán thu
- Hach toán nguồn kinh phí hoạt động
+ Khái niệm

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo
hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN.
+ Một số quy định:
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động phải theo dõi chi tiết từng nguồn hình
thành.
Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích theo định mức và
dự toán đã được cấp trên duyệt.
Đơn vị cấp trên phải được phản ánh vào đơn vị mình cả số kinh phí được
cấp của đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được
thông qua đơn vị cấp trên nhận để quýêt toán với đơn vị chủ quản và các cơ
quan tài chính.
Cuối kì đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng
nguồn kinh phí hoạt động với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản.
8
Số kinh phí sử dụng chưa hết phải xử lý theo quyết định của cơ quan có
thẩm quyền.
Cuối niêm độ kế toán, số chỉ hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động
chưa được quyết toán thì kế toán phải ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm
nay sang kinh phí hoạt động năm trước để theo dõi.
+ Kết cấu TK461:
Bên nợ
Kết chuyển số chi hoạt động đã đươc duyệt,quyết toán.
Số kinh phí nộp lại ngân sách hay cấp trên.
Các khoản làm giảm kháckhi được phép .
Bên có:
Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.
Số kinh phí nhận do tài trợ,do các hội viên đóng góp,bổ sung từ các khoản
thụ sự nghiệp.
Số dư có:
Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hay chờ giải quyết.

Số kinh phí được cấp trên cấp cho năm sau.
+ Tài khoản 461 có 3 TK cấp hai:
TK 461.1: Năm trước:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước
đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt
TK461.1 có hai TK cấp 3 gốm:
TK461.1.1: nguồn kinh phí thường xuyên.
TK461.1.2: nguồn kinh phí không thường xuyên.
TK 461.2.:Năm nay:phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc kinh phí
năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh
phí được cấp năm nay. Cuối năm số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết
toán chưa được duyệt sẽ được chuyển từ tài khoản 461.2 sang tài khoản 461.1 để
theo dõi đến khi quyết toán được duyệt. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng
9
chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang TK 461.3. TK
461.2 có hai tài khoản cấp 3 gồm:
TK 461.2.1: nguồn kinh phí thường xuyên.
TK 461.2.2:nguồn kinh phí không thường xuyên.
TK 461.3:Năm sau:tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh
phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được
cơ quan tài chính cho phép chuyển năm sau. Đầu năm sau khi mở sổ kế toán, số
kinh phí phản ánh TK461.3 sẽ được chuyển sang TK461.2.
TK461.3.1:Nguồn kinh phí thường xuyên
TK461.3.2:Nguồn kinh phí không thường xuyên
+ Hạch toán TK461 được thể hiện qua sơ đồ sau:
10
N 461 C
TK111,112 TK111,112,152,155
Số kinh phí không sd hết Nhận kinh phí bằng TM,
nộp lại ngân sách TGNH,VTHH
Thu hội phí đóng góp

nhận tài trợ, viện trợ…
TK661 TK331
Kc chi hoạt động vào kinh Rút kp trả người bán
phí
TK461 TK221.213
Kc số KPHĐ đã sử dụng a.Nhận kinh phí bằng TSCĐ
năm nay chưa quyết toán
vào kinh phí năm trước TK466 TK661
Kc nguồn kp hình
Thành TSCĐ
TK008 TK341
Khi có Khi nhận Nhận kinh phí đã kết
thông báo HMKP chuyển xuống cấp dưới
HMKP TK511

Bổ sung kp từ thu
sự nghiệp
TK661
Nhận kinh phí
chi hoạt động
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản 461
11
- Nguồn kinh phí dự án
+ Khái niệm:
Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí chỉ sử dụng cho những đơn vị
được nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được chính phủ, các tổ chức và cá nhân
viện trợ, tài trợ trực tiếp nhằm thực hiện các chương trình, đề tài dự án đã được
phê duyệt.
Để theo dõi tình hình biến động ,tiếp nhận và sử dụng, quyết toán nguồn
kinh phí dự án. Kế toán sử dụng TK462 để phản ánh.

+ Một số quy định:
Kinh phí chương trình dự án, đề tài phải được sử dụng đúng mục đích,
đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.
Để theo dõi, quyết toán tổng số kinh phí theo từng chương trình, dự án, đề
tài đơn vị cấp trên không những phản ánh vào TK462 số kinh phí được cấp của
đơn vị mình mà còn phải phản ánh cả số kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới
khi báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới được duyệt.
Cuối kỳ kế toán và khi kết thúc đề tài chương trình dự án, đề tài đơn vị
phải làm các thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí dự
án với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và từng nơi cấp phát kinh phí
theo quy định của chế độ tài chính.
Ngoài ra các đơn vị còn phải làm thủ tục quyết toán theo nội dung công
vịêc theo từng thời kì, từng giai đoạn theo các khoản mục chi tiết, theo quy định
quản lí của từng chương trình dự án.
+ Kết cấu TK462:
Bên nợ:
Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết nộp lại ngân sách Nhà nước, cơ
quan cấp phát.
Kết chuyển dự án đã được duyệt.
Các khoản giảm giá khác.
12
Bên có:
Nguồn kinh phí chương trình dự án, đề tài được thực nhận trong kì.
Số dư có:
Nguồn kinh phí chương trình dự án chưa sử dụng hoặc chờ quyết toán.
+ Hạch toán tài khoán 462 được thể hiện qua sơ đồ:
13
N 462 C
TK111,112 TK111,112,152,155
Số kinh phí không sử Nhận kp bằng TM,

dụng hết nộp lại ngân sách TGNH, VTHH
TK662 Thu hội phí, đóng góp
Kết chuyển chi dự án vào nhận tài trợ, viện trợ,…
kinh phí TK331
Rút kinh phí trả cho
người bán
TK211,213
Nhận kinh phí bằng TSCĐ
TK466 TK662
Kc nguôn kp hình
thành TSCĐ
TK009 TK341
Khi có thông Khi nhận Nhận kinh phí đã kết
báo HMKP HMKP chuyển xuống cấp dưới
TK511
Bổ sung kinh phí từ thu
TK662
Rút kinh phí chi dự án
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 462
14
- Hạch toán nguồn kinh phí khác
+ Khái niệm:
Các khoản thu trong đơn vị HCSN là các khoản thu theo chế độ quy định
theo Nhà nước cho phép.
+ Nội dung
Các khoản thu và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị
do Nhà nước cho phép như: thu lệ phí cầu đường, lệ phí chứng thư. lệ phí cấp
giấy phép dự án, lệ phí công chứng.
Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế, sự nghiệp kinh
tế như viện phí, học phi, thuỷ lợi phí…

Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ như sản
xuất sản phẩm, kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ khoa học kỹ thuật,
khoa học công cộng.
Các khoản thu khác như thu lãi tiền gửi, lãi mua kì phiếu, trái phiếu, thu về
nhượng bán và thanh lý tài sản vật tư…
+ Nguyên tắc hạch toán
Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền về hóa đơn bán hàng,
cung cấp dịch vụ do bộ tài chính phát hành, được sự cho phép của bộ tài chính
cho in và sử dụng. Nếu được phép thì trước khi in phải đăng kí với bộ tài chính
hoặc cơ quan được bộ tài chính uỷ quyền.
Tất cả các khoản thu trong đơn vị phải được phản ánh đầy đủ kịp thời vào
bên có của TK 511 “ các khoản thu “.
Kế toán phải mở sổ “ chi tiết theo dõi từng khoản thu “ của từng hoạt động,
từng loại thu.
Riêng đối với các sản phẩm hàng hoá dịchvụ cung cấp bên ngoài phải
theo dõi chi tiết cả về số lượng, giá vốn, đơn gía và số tiền thu được từng loại để
căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kì kế toán.
+ Kết cấu TK511:
15
Bên nợ:
Số khoản thu phải nộp cho ngân sách Nhà nước.
Xác định số thu được bổ sung nguồn kinh phí theo quy định.
Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hang của Nhà nước.
Kết chuyển các khoản thu sự nghiệp khác.
Bên có:
Các khoản thu trong kì, các khoản thu khác.
Gía trị khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành theo đơn đặt hàng của
Nhà nước đã thanh toán theo dự toán.
Số dư bên có:
Số thu phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác chưa kết chuyển .

Gía trị khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của
Nhà nước chưa kết chuyển.
+ TK511 có 3 TK cấp 2:
TK511.1: Thu phí, lệ phí. TK này phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí
và việc sử dụng số thu đó. Phí và lệ phí các khoản thu do Nhà nước quy định mà
các khoản thu này gắn liền với chức năng hoạt động của đơn vị như: lệ phí công
chứng, lệ phí cầu đường, thu các khoản tiền phạt, lệ phí cấp giấy phép…
TK511.2: Thu sự nghiệp. TK này phản ánh các khoản thu sự nghiệp phát
sinh ở các đơn vị HCSN có thu. Thu sự nghiệp là các khoản thu từ hoạt động
của đơn vị thuộc các lĩnh vực văn hoá, giáo dục, y tế… Các khoản thu sự nghiệp
phải được quản lý và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.
TK511.8 Thu sự nghiệp khác. Phản ánh các khoản thu về cung cấp dịch
vụ, các khoản thu từ thanh lý tài sản, các khoản thu bất thường.
+ Hạch toán TK511 thể hiện qua sơ đồ:
16
N 511 C
TK111,112,312,331 TK111,112
Các khoản chi trực Thu phí, lệ phí bằng
tiếp theo quy định TM, TGNH…
TK333,342 TK331
Các khoản phải nộp Các khoản thu chưa
Ngân sách hay cấp trên được duyệt
TK431
Trích lập quỹ cơ quan
TK4612
Bổ sung cho KP
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản 511
* Hạch toán chi
- Các khoản chi:
Đối với các đơn vị HCSN chỉ thực hiện chức năng của mình mà không

có các hoạt động thu khác thì các khoản chi chỉ bao gồm chi cho các hoạt
động chuyên môn và chi cho hoạt động của bộ máy quản lý trong đơn vị, chi
cho các hoạt động chương trình dự án, đề tài và chi phí khác từ việc thanh lý,
nhượng bán tài sản cố định mà được hình thành từ nguồn vốn ngân sách Nhà
nước cấp phát.
Đối với các đơn vị hành chính có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh,
cung cấp các dịch vụ thì khoản chi còn bao gồm cả chi cho hoạt động sản xuất
kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
17
- Các tài khoản dùng trong hạch toán chi
+ Hạch toán chi hoạt động
TK661 chi hoạt động dung để phản ánh các khoản chi thường xuyên,
không thường xuyên từ nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị theo dự toán chi đã
được duyệt.
+ Một số quy định
Phải mở sổ chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên
độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục Ngân sách Nhà
nước đã quy định.Riêng các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc khối Đảng, an ninh,
quốc phòng hạch toán theo mục lục của khối mình.
Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán
về chỉ tiêu và phương pháp tính các chỉ tiêu, phải đảm bảo khớp đúng thống
nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ
kế toán và báo cáo tài chính.
Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm
của đơn vị bao gồm các khoản chi thường xuyên và các khoản chi không thường
xuyên theo chế độ đã quy định ( gồm: nguồn kinh phí tinh giảm biên chế, kinh
phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất, kinh phí sửa chữa lơn, mua sắm TSCĐ,… do
ngân sách cấp ).
Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất, kinh
doanh dịch vụ, chi phí đầu tư XDCB bằng kinh phí đầu tư XDCB, các khoản chi

thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hang của Nhà nước theo giá
hoặc khung giá của Nhà nước, chi phí trả trước.
Đối với đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2 TK661 “ chi hoạt động “ ngoài việc
tập hợp chi hoạt động của đơn vị còn dùng để tổng hợp số chi hoạt động của tất
cả các đơn vị trực thuộc ( trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị
này ) để báo cáo với cấp trên và cơ quan tài chính.
18
Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi
hoạt động trong năm được chuyển từ TK661.2 “năm nay “ sang TK661.1 “ năm
trước” để theo dõi cho đến khi quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước
cho năm sau theo dõi ở TK661.3 “ năm sau “ sang đầu năm sau được chuyển
sang TK661.2 “năm nay “để tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
+ Kết cấu TK661
Bên nợ:
Các khoản chi hoạt động phát sinh tại đơn vị.
Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc.
Bên có:
Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt.
Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cao quyết toán
được duyệt
Những khoản chi sai phải xuất toán thu hồi.
Số dư bên nợ:
Các khoản chi không được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt.
+ TK661 có 3 TK cấp 2 sau:
TK661.1: năm trước.
TK661.2: Năm nay.
TK661.3: Năm sau.
Trong từng TK cấp 2 trên còn có TK cấp 3 là chi thường xuyên và chi
không thường xuyên.
TK661.1.1: Chi thường xuyên năm trước.

TK661.1.2: Chi không thường xuyên năm trước.
TK661.2.1: Chi thường xuyên năm nay.
TK661.2.2: Chi không thường xuyên năm nay.
TK661.3.1: Chi thường xưyên năm sau.
TK661.3.2: Chi không thường xuyên năm sau.
+ Hạch toán TK661 được thể hiện qua sơ đồ:
19
N 661 C
TK11,112 TK461
Chi tiền mặt, tiền gửi Quyết toán chi hoạt
động
TK152,155 TK311
Xuất kho VTHH cho chi Các khoản chi sai
hoạt động chế độ phải thu hồi
TK332,334 TK6611
Chi lương, BHXH, BHYT, Kc chi hoạt động sang
cho CBCNV năm sau chờ quyết toán
TK331
Mua dịch vụ, hàng hoá
chưa thanh toán
TK341
Tổng hợp chi hoạt động
của các đơn vị cấp dưới
TK466
Hình thành TSCĐ từ
kinh phí cấp phát
TK337
Quyết toán VTHH vào kinh
Phí của năm báo cáo
TK661.3

Kết chuyển chi HĐ năm
trước chuyển sang năm sau
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi hoạt động
20
- Hạch toán chi dự án ( TK662 )
+ Khái niệm:
TK662 dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán chi
tiêu cho các chương trình dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, các đề tài
nghiên cứu khoa học.
+ Các quy định:
TK662 chỉ sử dụng trong các đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, thực
hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí để thực hiện chương trình,
đề tài, dự án của Nhà nước, của ngành. Đối với những đơn vị chỉ tham gia nhận
thầu lại một phần hay toàn bộ dự án thì không sử dụng TK này ( mà sử dụng
TK631: chi hoạt động sản xuất kinh doanh ).
Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí cuả từng chương trình, dự án,
đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi dự án theo mục lục NSNN
và theo nội dung trong dự án được duyệt cuả từng chương trình, dự án, đề tài.
Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình,
dự án, đề tài được hạch toán vào bên có của TK511 “các khoản thu “ ( chi tiết
thu thực hiện dự án ). Tuỳ thuộc vào quy định của cơ quan cấp phát kinh phí, số
thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào TK có liên quan.
+ Kết cấu TK622:
Bên nợ:
Phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh cho việc quản lý, thực hiện
các chương trình, đề tài, dự án.
Tổng hợp chi cho từng chương trình đề tài, dự án phát sinh ở đơn vị trực
thuộc.
Bên có:
Số chi của chương trình đề tài dự án được quyết toán với nguồn kinh phí

dự án.
Số dư bên nợ:
21
Số chi chương trình dự án chưa hoàn thành, hoặc đã hoàn thành nhưng
chưa được quyết toán, chưa được duyệt.
+ TK662 “ chi dự án “ có 2 TK cấp 2:
TK662.1: Chi quản lý dự án
TK662.2: Chi thực hiện dự án
+ Hạch toán TK 662 thể hiện qua sơ đồ:

22
N 662 C
TK111,112,152 TK462
Chi tiền mặt, tiền gửi Quyết toán chi dự án
được duyệt
TK152,155 TK511 TK111,112,211
Xuất kho VTHH cho chi Các khoản thu từ
hoạt động dự án, chương trình
TK332,334 TK111,112
Chi lương, BHXH, BHYT Chi dự án còn thừa
Cho CBCNV nộp lại quỹ
TK341 TK311.8
Tổng hợp chi hoạt động Số chi sai không được

TK466 TK009
Hình thànhTSCĐ từ kinh Khi có Rút dự toán
phí cấp cấp phát thông báo kinh phí
TK337 HMKP dự án
Quyết toán VTHH vào
Kinh phí của năm báo cáo

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản 662
2.1.1.2. Công tác quản lý thu chi trong đơn vị HCSN
23
* Các khái niệm về quản lý thu chi
Quản lý là một môn khoa học và phải gắn liền với một tổ chức và mục
tiêu của nó. Mỗi tổ chức có thể có mục tiêu hoặc đa mục tiêu, lâu dài. Qúa trình
quản lý gồm nhiều bước từ xác định mục tiêu, lập dự toán, lập kế hoạch, triển
khai thực hiện, kiểm tra đánh giá.
Quản lý thu chi trong đơn vị HCSN là một quá trình gồm nhiều bước từ
xác định mục tiêu, lập dự toán thu chi, lập kế hoạch thu chi, triển khai thực hiện
để kiểm tra, đánh giá phân tích công tác thu chi, kiểm tra, giám đốc quá trình
thực hiện các dự toán, các chỉ tiêu đã đề ra và được cơ quan có thẩm quyền phê
duyệt nhằm cân đối giữa thu và chi NSNN phân phát cho.
* Chức năng quản lý thu chi
Quản lý là một chu kỳ khép kín và lặp đi lặp lại. Quá trình này được đặt
trong một môi trường nhất định. Trong quá trình quản lý, các nhà quản lý phải
thực hiện các chức năng quản lý chủ yếu là:
Lập kế hoạch: để đạt được mục tiêu đã đề ra của đơn vị, lập kế hoạch
nhằm liên kết các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng cách thống nhất các kế
hoạch, các chỉ tiêu thu chi, mục đích để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện thu
chi tại đơn vị sau đó tìm ra các nguyên nhân, các bộ phận trong đơn vị làm tốt
cần phát huy và những bộ phận chưa làm tốt để có hướng điều chỉnh kịp thời.
Tổ chức điều hành: sau khi lập kế hoạch thì người quản lý phải tổ chức bộ
máy đơn vị, sắp xếp các phòng ban và điều hành hoạt động hàng ngày sao cho
có hiệu quả nhất, phù hợp với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra, giao công việc
nhiệm vụ rõ rang cho từng người từng bộ phận.
Đánh giá việc thực hiện thu chi: hàng tháng, quý sau khi thực hiện việc
thu, chi kinh phí tại đơn vị người quản lý phải tiến hành đánh giá kết quả thực
hiện so với kế hoạch, dự toán, đay là một vấn đề quan trọng giúp nâng cao hiệu

quả sử dụng kinh phí NSNN giao, tăng thu tiết kiệm chi để có tích luỹ đầu tư
trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng.
24
* Nhiệm vụ quản lý thu chi
Lập dự toán thu chi Ngân sách nhà nước trong phạm vi có thẩm quyền
giao cho hàng năm.
Tổ chức chấp hành dự toán thu chi tài chính hàng năm theo chế độ chính
sách của nhà nước. Chủ trì hoặc phối hợp với các nghành hữu quan xây dựng
các chế độ chi tiêu của từng ngành đặc thù của từng nghanh, từng lĩnh vực, từng
địa phương theo sự ủy quyền của cơ quan chức năng.
Chấp hành chế độ kế toán, chứng từ, thống kê theo pháp luật, nhà nước.
Kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả thu chi tại đơn vị theo quy định của
luật ngân sách nhà nước.
Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, khoa học trong đơn vị. Bố trí
các phòng ban thuận lợi cho công tác quản lý nhằm tạo ra sự gắn bó khăng khít
và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận phòng ban với nhau. Tiết kiệm tối đa
các chi phí trùng chéo do sự sắp xếp không hợp lý giữa các bộ phận phòng ban
với nhau. Đây là một vấn đề quan trọng trong công tác quản lý của bất kì một
đơn vị nào. Tổ chức bộ máy quản lý bao gồm tổ chức các bộ phận, phòng ban
trong đơn vị sao cho mỗi bộ phận đó đảm nhận tốt một phần công việc theo
chức năng của mình. Mặt khác giữa các bộ phận phòng ban có sự ăn ý, phối hợp
nhịp nhàng trong hoạt động đưa hiệu suất công việc ngày càng cao. Tiết kiệm
được các khoản chi không cần thiết. Đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của toàn
đơn vị.
Tổ chức quản lý nhân sự: bố trí nguồn lao động phù hợp đúng người đúng
việc, tạo năng suất lao động cao đối với tài sản đơn vị, tiết kiệm các khoản chi
không cần thiết về con người trong công tác quản lý của đơn vị, nâng cao chất
lượng công việc có như vậy thì mới tiết kiệm được các khoản chi, nâng cao hiệu
quả sử dụng ngân sách, kinh phí, tăng nguồn thu cho đơn vị.
2.1.2. Cơ sở thực tiễn

Các nghiên cứu có liên quan trước đây:
25