tóm tắt đồ án Xây dựng phần mềm quản lý cho thuê vật tư-thiết bị tại Công ty Cổ phần Thương mại Báu Hoàn

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VĂN NHƯƠNG
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHO THUÊ
VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÁU HOÀN
NGÀNH : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114
CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giáo viên hướng dẫn: Ths. Bùi Đình Vũ
HẢI PHÒNG - 2014
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
CHƯƠNG I – KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Giới thiệu.
1.1.1. Thông tin công ty.
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÁU HOÀN
- Tên tiếng Anh: BAU HOAN TRADE JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: BAU HOAN.JSC
- Loại hình: Công ty cổ phần.
- Địa chỉ: Km 99, Đường Nguyễn Văn Linh, Phường Dư Hàng Kênh - Lê
Chân - Hai Phong City – Vietnam.
- Số đăng ký: 0203001424
- Ngày thành lập: 25/04/2005
- Người đại diện: Vũ Văn Báu.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ.
Công ty cung cấp dịch vụ cho thuê các vật tư thiết bị xây dựng cho các
hợp đồng công trình. Chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo chất lượng
cho các thiết bị trong quá trình khách hàng thuê lẻ cũng như đối với các công
trình thuê khoán.
1.1.3. Mô hình tổ chức quản lý.

Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức của công ty.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
2
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
1.2.Khảo sát nghiệp vụ quản lý
 Quản lý kho:
• Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp:
Sau khi kiểm tra số lượng vật tư còn tồn trong kho, nếu số lượng vật tư
không đủ để đáp ứng nhu cầu cho thuê mà công ty dự tính, bộ phận quản lý
kho sẽ đề xuất với ban giám đốc về việc mua thêm vật tư, sau khi ban giám
đốc đồng ý thì yêu cầu mua hàng mới có hiệu lực.
Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp: khi công ty gửi yêu cầu mua
hàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ kiểm tra vật tư của mình, đưa ra giá cả
của vật tư và lập hóa đơn bán hàng gửi cho bộ phận tiếp nhận vật tư của công
ty, bộ phận kế toán thông qua hóa đơn bán hàng , tính toán chi phí , nhận vật
tư và trả tiền mua vật tư theo hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc có thể thanh
toán sau theo công nợ.
Thông tin hóa đơn gồm: số chứng từ, nhà cung cấp, ngày nhập, nhân
viên, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng đơn vị tính, đơn giá, kho lưu
trữ…
• Quy trình xuất chuyển kho:
Khi một kho vật tư nào đó không còn nhiều sức chứa, một vài thiết bị
cần phải chuyển sang kho khác, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra điều kiện
chuyển kho. Nếu có thể thực hiện chuyển, nhân viên quản lý kho thực hiện
việc chuyển vật tư và ghi lại phiếu chuyển kho và đưa lên cho nhân viên kế
toàn thực hiện việc thống kê và cập nhật lại thông tin vật tư trong các kho.
Thông tin trong phiếu chuyển kho bao gồm: Số chứng từ, nhân viên
giao, ngày xuất, tên thiết bị, số lượng xuất, kho xuất, kho nhập…
• Thanh lý thiết bị:

Nhân viên quản lý kho kiểm tra tình trạng các thiết bị vật tư theo định
kỳ, nếu có những thiết bị đã lỗi thời hoặc chất lượng kém, hỏng hóc cần được
thanh lý thì nhân viên sẽ đề xuất với ban quản lý về việc thanh lý thiết bị. Nếu
đề xuất được duyệt, nhân viên tiến hành thanh lý thiết bị theo đúng thủ tục và
quy định, ghi lại toàn bộ thông tin vào phiếu thanh lý. Thông tin phiếu thanh
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
3
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
lý gồm: “Mã phiếu, ngày lập, nhân viên thanh lý, người mua,…” Thông tin
chi tiết từng thiết bị: “Tên thiết bị, số lượng, kho xuất, lý do thanh lý, đơn giá,
…”
 Quản lý vật tư - thiết bị cho thuê:
• Quản lý khách hàng và công trình:
Khi có những khách hàng mới đến thuê, nhân viên sẽ làm việc với
khách hàng để tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Nếu yêu cầu của khách
hàng đưa lên ban giám đốc được duyệt thì công ty sẽ lập một bản hợp đồng
công trình với khách hàng. Thông tin khách hàng sẽ được lưu lại trong hồ sơ
khách hàng và kèm theo các thông tin về hợp đồng.
• Quản lý thuê, trả:
Khi khách hàng đến thuê vật tư, bộ phận quản lý vật tư cho thuê sẽ
kiểm tra yêu cầu của khách. Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra
thông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng.
- Thông tin trên phiếu thuê gồm có: “Số chứng từ, ngày lập, tên công
trình (theo khách hàng), hình thức thanh toán, lái xe, số xe, cước xe”. Thông
tin chi tiết: “tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, kho xuất, ghi chú …”
Phiếu thuê được lập thành 2 bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại.
Khách hàng có thể thuê nhiều lần cho mỗi công trình khi có nhu cầu, mỗi lần
thuê sẽ có một phiếu thuê được lập.
Khi khách hàng trả vật tư, nhân viên quản lý kiểm tra số lượng và tình

trạng vật tư, nếu không có hỏng hóc thì lập hóa đơn trả vật tư cho khách hàng.
- Thông tin hóa đơn trả gồm: “Số chứng từ, ngày trả, tên công trình, lái
xe, số xe, cước xe, ghi chú… ”. Thông tin chi tiết: “Tên hàng, số lượng, đơn
vị tính, đơn giá, kho hàng, ghi chú …”
• Nghiệm thu công trình:
Đối với các công trình thuê khoán, sau khi hoàn thành công trình, nhân
viên được công ty giao nhiệm vụ giám sát tiến hành tổng hợp lại các lần thuê
trả thiết bị của công trình, đo đạc phạm vi và diện tích công trình và đưa ra
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
4
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
đơn giá với khách hàng để lập phiếu nghiệm thu công trình. Thông tin trong
phiếu nghiệm thu công trình: “Ngày nghiệm thu, khách hàng, công trình, số
m
2
, đơn giá, tổng tiền, thuế VAT (nếu có),…”
• Đền bù hỏng mất vật tư:
Khi khách hàng trả vật tư, bộ phận tiếp nhận vật tư kiểm tra chất lượng
và số lượng vật tư. Nếu thấy thiếu hoặc vật tư bị hỏng thì nhân viên lập phiếu
bồi thường đối với khách hàng.
 Quản lý công nợ với nhà cung cấp, khách hàng:
Sau khi nhập thêm vật tư từ các nhà cung cấp, công ty có thể chọn
thanh toán theo hóa đơn nhập hoặc trả sau. Nhân viên kế toán sẽ đảm nhận
việc vào sổ sách và tính toán thu chi, công nợ theo những khoản đã thanh toán
trong hóa đơn nhập. Nếu không thanh toán theo hóa đơn nhập thì nhân viên
kế toán có thể thống kê chi tiết các lần nhập và quản lý công nợ đối với nhà
cung cấp theo định kỳ.
Khi khách hàng thuê vật tư cũng có nhiều hình thức thanh toán cho
khách hàng lựa chọn. Khách hàng có thể thanh toán theo hóa đơn trả vật tư,

thanh toán khi nghiệm thu công trình hoặc thanh toán đơn lẻ qua chuyển
khoản, tiền mặt. Tương tự như việc quản lý công nợ đối với nhà cung cấp,
mọi thông tin về thanh toán của khách hàng sẽ được lưu lại trong hồ sơ của
khách hàng.
 Thống kê báo cáo:
Theo định kỳ hoặc khi được ban quản lý yêu cầu, bộ phận kế toán phải
làm các bản thống kê hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp từ phiếu
thuê trả của khách hàng cũng như hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp để tiện
cho việc theo dõi lượng thiết bị trong công ty. Khi có yêu cầu của khách hàng
hoặc nhân viên quản lý muốn xem bảng giá của các mặt hàng thì nhân viên kế
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
5
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
toán thống kê lại bảng giá của các mặt hàng và in ra giao cho khách hàng
hoặc người quản lý.
Hàng tháng thì bộ phận kinh doanh cần báo cáo về các khoản thu chi
của công ty để trình lên giám đốc. Đối với việc thuê trả của khách hàng cần
thống kê: tổng doanh thu trong tháng, tổng tiền khách hàng trả, tổng tiền
khách hàng còn nợ. Đối với nhà cung cấp: tổng số tiền chi trả cho việc nhập
hàng, tổng tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà cung cấp.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
6
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
CHƯƠNG II – CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG III – PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Thiết kế chức năng của hệ thống.
3.1.1. Các chức năng của hệ thống.
Hệ thống gồm có những chức năng chính sau:

 Quản lý hệ thống :
 Quản lý danh mục:
 Quản lý phân kho:
 Quản lý thuê - trả vật tư:
 Quản lý công nợ:
 Báo cáo thống kê:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
7
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 8
8
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 3.1 – Sơ đồ phân rã chức năng.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 9
9
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức.
3.2.1. Biểu đồ mức ngữ cảnh.
Hình 3.2 – Biểu đồ mức ngữ cảnh.
Trong đó:
1) Phiếu thuê, phiếu trả, phiếu bồi thường, hóa đơn thanh toán, nghiệm
thu công trình, hóa đơn VAT, báo cáo công nợ.
2) Thông tin khách hàng, hợp dồng công trình, yêu cầu thuê vật tư, trả
vật tư.
3) Thông tin người dùng, hệ thống, danh mục, bảng giá, yêu cầu báo
cáo thống kê.

Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
10
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
4) Các bản báo cáo thống kê: thống kê hàng tồn, báo cáo nhập xuất tồn,
báo cáo công nợ, bảng thanh toán hợp đồng công trình, bản nghiệm
thu hợp đồng công trình, bảng giá mặt hàng.
5) Đơn hàng, báo cáo công nợ, yêu cầu thông tin vật tư.
6) Thông tin nhà cung cấp, thông tin hàng nhập, hóa đơn thanh toán.
7) Thông tin xuất hàng, trả hàng.
8) Phiếu thuê, phiếu trả, phiếu bồi thường, báo cáo công nợ, bảng thanh
toán hợp đồng công trình, bản nghiệm thu hợp đồng công trình ,
bảng giá mặt hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, hóa
đơn GTGT.
9) Thông tin thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng, hóa đơn nhập,
thông tin xuất hàng cho thuê, thông tin nghiệm thu công trình, hợp
đồng công trình.
10) Nhận phiếu xuất kho, nhập kho, nhập hàng tồn đầu kỳ, phiếu
xuất chuyển kho.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
11
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.2. Biểu đồ mức đỉnh.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
12
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 3.3 – Biểu đồ mức đỉnh.
Page

Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
13
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3. Các biểu đồ mức dưới đỉnh.
3.2.3.1. Biểu đồ mức dưới đỉnh hệ thống.
Hình 3.4 – Biểu đồ mức dưới đỉnh hệ thống.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
14
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3.2. Biểu đồ mức dưới đỉnh danh mục.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
15
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 3.5 – Biểu đồ mức dưới đỉnh danh mục.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
16
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3.3. Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý kho.
Hình 3.6 – Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý kho.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
17
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3.4. Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý thuê trả vật tư.
Hình 3.7 – Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý thuê trả vật tư.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1

18
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3.5. Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý công nợ.
Hình 3.8 – Biểu đồ mức dưới đỉnh quản lý công nợ.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
19
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.2.3.6. Biểu đồ mức dưới đỉnh thống kê báo cáo.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
20
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 3.9 – Biểu đồ mức dưới đỉnh thống kê báo cáo.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
21
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.3. Mô hình thực thể liên kết.
Hình 3.10 - Sơ đồ thực thể liên kết.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
22
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
3.4. Sơ đồ dữ liệu quan hệ.
BangGia
ID
MaHang
NgayCapNhat
Gianhap

GiaChoThue
GiaBoiThuong
ChiTietChuyenKho
ID
SoChungTu
MaHang
SoLuong
KhoXuat
KhoNhap
GhiChu
ChiTietHDTra
ID
SoChungTu
MaHang
SoLuong
SoNgay
DonGia
MaKho
GhiChu
ChiTietHDxuat
ID
SoChungTu
MaHang
SoLuong
DonGia
MaKho
GhiChu
DonViTinh
MaDVT
TenDVT

HoaDonGTGT
SoHoaDon
NgayLap
MaHopDong
TongTienHang
ThueGTGT
TongTien
DienGiai
HoaDonTra
SoChungTu
NgayTra
MaHopDong
MaLX
SoXe
CuocXe
GhiChu
TrangThai
HoaDonXuat
SoChungTu
NgayXuat
MaHopDong
DaiDien
DienThoai
MaLX
MaXe
CuocXe
HinhThucTT
GhiChu
HopDongCongTrinh
ID

NgayHopDong
MaKH
TenCongTrinh
DiaChi
NguoiDaiDien
DienThoai
SoHopDong
DangHopDong
LayHoaDonVAT
ThanhTien
TongTien
KhachHang
MaKhach
TenKhach
DiaChi
DienThoai
MaSoThue
SoTaiKhoan
TenNganHang
DiaChiNganHang
NoCu
NguoiDaiDien
ChucVu
KhoHang
MaKho
TenKho
LoaiHang
MaLoai
TenLoai
NghiemThuCTKhoan

ID
NgayNT
MaHopDong
SoM2
DonGia
ThanhTien
ThueVAT
TongTien
TamUng
DienGiai
NguoiDung
TenDangNhap
TenDayDu
MatKhau
MaQuyen
ChucVu
NhaCungCap
MaNCC
TenNCC
DiaChi
DienThoai
MaSoThue
SoTaiKhoan
TenNganHang
DiaChiNganHang
NoCu
PhanQuyen
MaQuyen
TenQuyen
PhieuChuyenKho

SoChungTu
NgayXuat
NhanVienGiao
GhiChu
TrangThai
TonDauKy
ID
NgayTon
MaHang
SoLuong
DonGia
ThanhTien
MaKho
TrangThai
XeVanChuyen
ID
SoXe
TenXe
ChiTietHDNhap
ID
SoChungTu
MaHang
SoLuong
DonGia
ThanhTien
MaKho
Ghichu
ChiTietHDThanhLy
ID
SoChungTu

MaHang
SoLuong
MaKho
LyDo
GhiChu
HoaDonNhap
SoChungTu
NgayNhap
MaNCC
TongTien
DaTra
ConLai
NhanVienNhan
NguoiGiaoHang
TrangThai
HinhThucTT
HoaDonThanhLy
SoChungTu
NgayThanhLy
NhanVienThanhLy
NguoiThanhLy
SoTien
GhiChu
NhanVien
MaNV
TenNV
NgaySinh
GioiTinh
DienThoai
DiaChi

Email
MatHang
MaHang
TenHang
MaLoai
MaDVT
Dai
Rong
PhieuBoiThuong
SoChungTu
MaHopDong
NgayLap
NVLap
TongTien
GhiChu
TrangThai
ChiTietPhieuBoiThuong
ID
SoChungTu
MaHang
SoLuong
DonGia
ThanhTien
TTKH
ID
MaHopDong
NgayTra
SoTien
HinhThucTT
DienGiai

NguoiNopNhan
GiaoDich
TTNCC
ID
MaNCC
NgayTra
SoTien
HinhThucTT
DienGiai
NguoiNhan
GiaoDich
TrangThai
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 23
23
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 3.11 – Sơ đồ dữ liệu quan hệ.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 24
24
KẾT LUẬN
Kết quả đề tài đạt được
 Khảo sát thực tế để nắm được quy trình và nghiệp vụ thực tế.
 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý cho thuê vật tư – thiết bị tại công ty
cổ phần thương mại Báu Hoàn.
 Thiết kế được hệ thống quản lý vật tư cho công ty theo yêu cầu.
 Hoàn thành chương trình ứng dụng vào nghiệp vụ kho của công ty.
Các vấn đề tồn tại
Do hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức, quá trình phân tích thiết kế
chưa có kinh nghiệm cao, chưa giải quyết được trọn vẹn những vấn đề nảy

sinh.
Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của các thầy, sự góp ý của các bạn
để em có định hướng đúng đắn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày 05 tháng 12 năm 2014
Sinh viên
Nguyễn Văn Nhương