đồ án Xây dựng phần mềm quản lý cho thuê vật tư-thiết bị tại Công ty Cổ phần Thương mại Báu Hoàn

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VĂN NHƯƠNG
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHO THUÊ
VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÁU HOÀN
NGÀNH : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114
CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giáo viên hướng dẫn: Ths. Bùi Đình Vũ
HẢI PHÒNG - 2014
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
MỤC LỤC
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
2
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
3
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin
và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại
những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỷ nguyên của chúng ta là kỷ
nguyên của công nghệ thông tin, trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh
là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Công
nghệ thông tin thực sự cần thiết trong việc hỗ trợ quản lý tối ưu tính toán
nhanh chóng và khắc phục được những sai sót.

Thực tế tại Công ty CP TM Báu Hoàn chưa được tin học hoá trong quản
lý kinh doanh. Quản lý dịch vụ thuê trả vật tư là hoạt động chính của công ty,
hiện tại công việc kinh doanh đang được lưu trữ và tính toán trên sổ sách và
các file văn bản (Word, Excel).Vì vậy Công ty đang cần được tin học hoá để
đáp ứng với yêu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp cận, em được các anh chị trong công ty gợi ý và giúp
đỡ, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý cho thuê vật
tư - thiết bị tại Công ty Cổ phần Thương mại Báu Hoàn” làm đề tài đồ án
tốt nghiệp của mình.
Do thời gian hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên trong đề tài này
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn
sinh viên đóng góp ý kiến để cho đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Để có được ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong
khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHHH đã tận tình giảng dạy em trong
quá trình học tập và đặc biệt thầy Bùi Đình Vũ đã hướng dẫn em thực hiện đề
tài tốt nghiệp này.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
4
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hải phòng, ngày 05 tháng 12 năm 2014
CHƯƠNG I – KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Giới thiệu.
1.1.1. Thông tin công ty.
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BÁU HOÀN
- Tên tiếng anh: BAU HOAN TRADE JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: BAU HOAN.JSC
- Loại hình: Công ty cổ phần.
- Địa chỉ: Km 99, Đường Nguyễn Văn Linh, Phường Dư Hàng Kênh - Lê
Chân - Hai Phong City – Vietnam.

- Số đăng ký: 0203001424
- Ngày thành lập: 25/04/2005
- Người đại diện: Vũ Văn Báu.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ.
Công ty cung cấp dịch vụ cho thuê các vật tư thiết bị xây dựng cho các
hợp đồng công trình. Chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo chất lượng
cho các thiết bị trong quá trình khách hàng thuê lẻ cũng như đối với các công
trình thuê khoán.
1.1.3. Mô hình tổ chức quản lý.
a. Sơ đồ tổ chức.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
5
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức của công ty.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
6
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
b. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận.
• Ban giám đốc.
Gồm có Giám đốc là người trực tiếp điều hành công việc kinh
doanh của Công ty thông qua các trưởng bộ phận và ký kết các hợp
dồng mua bán. Ngoài ra, còn có một phó Giám đốc thực hiện một số
công việc thay quyền Giám đốc.
• Phòng kinh doanh.
Thực hiện các công việc: tìm hiểu và mở rộng thị trường để đưa
ra những chiến lược kinh doanh, khi Công ty có những mặt hàng mới
thì tiến hành tiếp thị cho khách hàng và lập hóa đơn bán hàng.
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi công nợ của khách

hàng và nhà cung cấp.
• Phòng kế toán tài chính.
Thực hiện toàn bộ công việc in hóa đơn xuất, nhập hàng, lập
phiếu thu, phiếu chi theo hóa đơn tài chính, đảm nhận việc thanh toán
đối với nhà cung cấp và khách hàng. Quản lý các hợp đồng kinh tế.
Quản lý hóa đơn, các biểu mẫu chứng từ kế toán của Công ty. Tổ
chức lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán, số sách và báo cáo kế toán, các
tài liệu có liên quan đến tài chính kế toán của Công ty theo quy định
của nhà nước và của Công ty.
• Bộ phận vận chuyển.
Có nhiệm vụ: vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp về Công ty
và vận chuyển các vật tư thiết bị từ kho đến tận nơi cho khách hàng.
Phương tiện vận chuyển của công ty chủ yếu là ô tô tải nên bộ phận này
quản lý việc phân công lái xe, tính toán đường đi và chi phí.
• Bộ phận kho.
Có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau: nhập hàng theo hóa
đơn bán hàng của nhà cung cấp và xuất hàng theo “Phiếu xuất kho” của
bộ phận kinh doanh, kiểm kê báo cáo lượng hàng xuất – nhập – tồn lên
bộ phận kinh doanh để bộ phận kinh doanh kịp thời nhập hàng, đảm
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
7
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
bảo chất lượng hàng trong kho tránh hỏng hóc và luôn đủ để cung cấp
cho khách hàng. Quản lý việc lưu chuyển vật liệu giữa các kho.
1.2.Khảo sát nghiệp vụ quản lý
1.2.1. Thực trạng quản lý.
 Sau khi khảo sát thực tế thực trạng nghiệp vụ quản lý của công ty còn
có một số vấn đề sau:
- Việc quản lý và lưu trữ vẫn thực hiện trên giấy tờ hoặc trên exel dẫn

đến việc khó quản lý và bảo mật không cao, việc tra cứu thông tin còn
gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian.
- Một số thủ tục nhập, xuất kho và cho thuê vẫn còn thực hiện một cách
thủ công, thiếu linh hoạt dễ dẫn đến sai sót.
- Việc lập báo cáo, thống kê còn nhiều khó khăn trong việc tra cứu và
tổng hợp thông tin.
 Từ thực trạng trên , bài toán cần đáp ứng các yêu cầu :
- Đảm bảo đầy đủ các quy trình, thủ tục nghiệp vụ của công ty.
- Dữ liệu phải được quản lý một cách khoa học, linh hoạt giúp các thao
tác tra cứu, lưu trữ được thực hiện một cách dễ dàng.
1.2.2. Mục đích và yêu cầu của bài toán.
Trong quá trình khảo sát hệ thống, người quản lý phải thấu hiểu những
tiến trình, quy trình khảo sát nhằm hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng, đáp ứng
yêu cầu của bài toán đặt ra, thông tin khảo sát hoàn chỉnh, đầy đủ và chính
xác sẽ mang lại hiệu quả tốt cho giai đoạn thiết kế dự án, áp dụng cho bài toán
thực tế đặt ra chúng ta phải thiết kế một hệ thống quản lý cho hoạt động kinh
doanh của công ty CP TM Báu Hoàn. Trong thời gian khảo sát dự án người
khảo sát phải đạt được những yêu cầu tìm hiểu về hoạt động của công ty ở
hiện tại và đưa ra các đánh giá chính xác về nghiệp vụ của công ty, các ưu
nhược điểm của hệ thống hiện tại từ đó áp dụng cho việc phân tích, thiết kế và
tạo một chương trình quản lý vật tư, thiết bị mới phù hợp với yêu cầu của
công ty.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
8
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
 Yêu cầu đặt ra sau quá trình khảo sát là:
• Đánh giá được độ phức tạp của dự án, phần mềm cần đạt được.
• Thời gian thực hiện dự án.
• Tính toán số lượng nhân lực thiết kế hệ thống một cách hiệu quả nhất.

• Định mức được giá trị của sản phẩm, từ đó quyết định giá sản phẩm.
 Các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống:
• Hệ thống phải giải quyết được những yêu cầu của công ty đồng thời
cũng dễ dàng sử dụng đối với các nhân viên.
• Hệ thống giao diện làm việc trực quan, thân thiện với người sử dụng.
• Hệ thống phải đáp ứng được các tính năng cơ bản cùng với những tính
năng tiện dụng và độc đáo khác.
• Có tính năng quản trị và bảo mật cao, sao lưu số liệu dự phòng hiệu quả
, hệ thống các phím chức năng thống nhất hỗ trợ người sử dụng trong
công tác nhập liệu, kiểm tra và báo cáo,hạn chế rủi ro trong công việc.
• Việc trao đổi thông tin trên mạng nội bộ (Local Area Network – LAN)
sẽ được thực hiện đồng nhất. Có thể nhiều User cùng làm việc trên một
chương trình tại cùng thời điểm nhất định.
• Sử dụng ngôn ngữ tiếng việt, xử lý nhanh, linh hoạt, ổn định.
• Hệ thống phải thanh toán theo cả ngày sử dụng lẫn số giờ sử dụng, tùy
chọn.
• Giá vật liệu, thiết bị có thể điều chỉnh theo yêu cầu người quản lý;
thanh toán có thể bằng nhiều loại tiền tệ phổ biến.
• Tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện công việc đặt ra.
• Việc quản lý vật tư trong công ty thuận tiện, tiết kiệm được nhân lực.
• Công việc thống kê cũng như kiểm tra thực hiện nhanh gọn chính xác.
• Hệ thống phải tương xứng với quy mô hoạt động của công ty.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
9
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
1.2.3. Các nghiệp vụ quản lý.
Quản lý kho: vật tư-thiết bị nhập mới, phiếu xuất chuyển kho, thanh lý
thiết bị.
Quản lý vật tư-thiết bị cho thuê: vật tư-thiết bị xuất cho thuê, vật tư-

thiết bị khách hàng trả.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp, công nợ của khách hàng.
 Chi tiết các quy trình.
 Quản lý kho:
• Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp:
Sau khi kiểm tra số lượng vật tư còn tồn trong kho, nếu số lượng vật tư
không đủ để đáp ứng nhu cầu cho thuê mà công ty dự tính, bộ phận quản lý
kho sẽ đề xuất với ban giám đốc về việc mua thêm vật tư, sau khi ban giám
đốc đồng ý thì yêu cầu mua hàng mới có hiệu lực.
Quy trình nhập vật tư từ nhà cung cấp: khi công ty gửi yêu cầu mua
hàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ kiểm tra vật tư của mình, đưa ra giá cả
của vật tư và lập hóa đơn bán hàng gửi cho bộ phận tiếp nhận vật tư của công
ty, bộ phận kế toán thông qua hóa đơn bán hàng , tính toán chi phí , nhận vật
tư và trả tiền mua vật tư theo hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc có thể thanh
toán sau theo công nợ.
Thông tin hóa đơn gồm: số chứng từ, nhà cung cấp, ngày nhập, nhân
viên, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng đơn vị tính, đơn giá, kho lưu
trữ…
• Quy trình xuất chuyển kho:
Khi một kho vật tư nào đó không còn nhiều sức chứa, một vài thiết bị
cần phải chuyển sang kho khác, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra điều kiện
chuyển kho. Nếu có thể thực hiện chuyển, nhân viên quản lý kho thực hiện
việc chuyển vật tư và ghi lại phiếu chuyển kho và đưa lên cho nhân viên kế
toàn thực hiện việc thống kê và cập nhật lại thông tin vật tư trong các kho.
Thông tin trong phiếu chuyển kho bao gồm: Số chứng từ, nhân viên
giao, ngày xuất, tên thiết bị, số lượng xuất, kho xuất, kho nhập…
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
10
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ

• Thanh lý thiết bị:
Nhân viên quản lý kho kiểm tra tình trạng các thiết bị vật tư theo định
kỳ, nếu có những thiết bị đã lỗi thời hoặc chất lượng kém, hỏng hóc cần được
thanh lý thì nhân viên sẽ đề xuất với ban quản lý về việc thanh lý thiết bị. Nếu
đề xuất được duyệt, nhân viên tiến hành thanh lý thiết bị theo đúng thủ tục và
quy định, ghi lại toàn bộ thông tin vào phiếu thanh lý. Thông tin phiếu thanh
lý gồm: “Mã phiếu, ngày lập, nhân viên thanh lý, người mua,…” Thông tin
chi tiết từng thiết bị: “Tên thiết bị, số lượng, kho xuất, lý do thanh lý, đơn giá,
…”
 Quản lý vật tư - thiết bị cho thuê:
• Quản lý khách hàng và công trình:
Khi có những khách hàng mới đến thuê, nhân viên sẽ làm việc với
khách hàng để tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Nếu yêu cầu của khách
hàng đưa lên ban giám đốc được duyệt thì công ty sẽ lập một bản hợp đồng
công trình với khách hàng. Thông tin khách hàng sẽ được lưu lại trong hồ sơ
khách hàng và kèm theo các thông tin về hợp đồng.
• Quản lý thuê, trả:
Khi khách hàng đến thuê vật tư, bộ phận quản lý vật tư cho thuê sẽ
kiểm tra yêu cầu của khách. Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra
thông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng.
- Thông tin trên phiếu thuê gồm có: “Số chứng từ, ngày lập, tên công
trình (theo khách hàng), hình thức thanh toán, lái xe, số xe, cước xe”. Thông
tin chi tiết: “tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, kho xuất, ghi chú …”
Phiếu thuê được lập thành 2 bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại.
Khách hàng có thể thuê nhiều lần cho mỗi công trình khi có nhu cầu, mỗi lần
thuê sẽ có một phiếu thuê được lập.
Khi khách hàng trả vật tư, nhân viên quản lý kiểm tra số lượng và tình
trạng vật tư, nếu không có hỏng hóc thì lập hóa đơn trả vật tư cho khách hàng.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1

11
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
- Thông tin hóa đơn trả gồm: “Số chứng từ, ngày trả, tên công trình, lái
xe, số xe, cước xe, ghi chú… ”. Thông tin chi tiết: “Tên hàng, số lượng, đơn
vị tính, đơn giá, kho hàng, ghi chú …”
• Nghiệm thu công trình:
Đối với các công trình thuê khoán, sau khi hoàn thành công trình, nhân
viên được công ty giao nhiệm vụ giám sát tiến hành tổng hợp lại các lần thuê
trả thiết bị của công trình, đo đạc phạm vi và diện tích công trình và đưa ra
đơn giá với khách hàng để lập phiếu nghiệm thu công trình. Thông tin trong
phiếu nghiệm thu công trình: “Ngày nghiệm thu, khách hàng, công trình, số
m
2
, đơn giá, tổng tiền, thuế VAT (nếu có),…”
• Đền bù hỏng mất vật tư:
Khi khách hàng trả vật tư, bộ phận tiếp nhận vật tư kiểm tra chất lượng
và số lượng vật tư. Nếu thấy thiếu hoặc vật tư bị hỏng thì nhân viên lập phiếu
bồi thường đối với khách hàng.
 Quản lý công nợ với nhà cung cấp, khách hàng:
Sau khi nhập thêm vật tư từ các nhà cung cấp, công ty có thể chọn
thanh toán theo hóa đơn nhập hoặc trả sau. Nhân viên kế toán sẽ đảm nhận
việc vào sổ sách và tính toán thu chi, công nợ theo những khoản đã thanh toán
trong hóa đơn nhập. Nếu không thanh toán theo hóa đơn nhập thì nhân viên
kế toán có thể thống kê chi tiết các lần nhập và quản lý công nợ đối với nhà
cung cấp theo định kỳ.
Khi khách hàng thuê vật tư cũng có nhiều hình thức thanh toán cho
khách hàng lựa chọn. Khách hàng có thể thanh toán theo hóa đơn trả vật tư,
thanh toán khi nghiệm thu công trình hoặc thanh toán đơn lẻ qua chuyển
khoản, tiền mặt. Tương tự như việc quản lý công nợ đối với nhà cung cấp,
mọi thông tin về thanh toán của khách hàng sẽ được lưu lại trong hồ sơ của

khách hàng.
 Thống kê báo cáo:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
12
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Theo định kỳ hoặc khi được ban quản lý yêu cầu, bộ phận kế toán phải
làm các bản thống kê hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp từ phiếu
thuê trả của khách hàng cũng như hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp để tiện
cho việc theo dõi lượng thiết bị trong công ty. Khi có yêu cầu của khách hàng
hoặc nhân viên quản lý muốn xem bảng giá của các mặt hàng thì nhân viên kế
toán thống kê lại bảng giá của các mặt hàng và in ra giao cho khách hàng
hoặc người quản lý.
Hàng tháng thì bộ phận kinh doanh cần báo cáo về các khoản thu chi
của công ty để trình lên giám đốc. Đối với việc thuê trả của khách hàng cần
thống kê: tổng doanh thu trong tháng, tổng tiền khách hàng trả, tổng tiền
khách hàng còn nợ. Đối với nhà cung cấp: tổng số tiền chi trả cho việc nhập
hàng, tổng tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà cung cấp.
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
13
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Một số biểu mẫu liên quan:
• Bảng giá mặt hàng:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
14
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1

15
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
16
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
17
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
• Báo cáo hàng tồn kho:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
18
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
19
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1
20
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
• Báo cáo nhập xuất tồn:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 21
21
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 22

22
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 23
23
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 24
24
Báo cáo đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS. Bùi Đình Vũ
• Chi tiết công nợ nhà cung cấp:
Page
Sinh viên: Nguyễn Văn Nhương – CNT51DH1 25
25