đồ án Xây dựng phần mềm quản lý thuyền viên cho công ty Vinic (2 sinh viên)

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
NGUYỄN NGỌC DUY
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN
CHO CÔNG TY VINIC
HẢI PHÒNG – 2014
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
NGUYỄN NGỌC DUY
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN
CHO CÔNG TY VINIC
NGÀNH: CÔNG NGH THÔNG TIN MÃ SỐ: 114
CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGH THÔNG TIN
Người hướng dẫn khoa học: Th.S Đặng Hoàng Anh
HẢI PHÒNG - 2014
LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Hàng
Hải Việt Nam, và sự đồng ý của Thầy giáo hướng dẫn Th.S Đặng Hoàng Anh,
chúng em đã hoàn thành báo cáo đồ án tốt nghiệp về đề tài “Xây dựng phần
mềm quản lý thuyền viên cho công ty Vinic”.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Công nghệ
thông tin, và đặc biệt là Thầy giáo hướng dẫn Th.S Đặng Hoàng Anh cùng các
nhân viên trong công ty đã tận tình, chu đáo hướng dẫn chúng em thực hiện báo
cáo đồ án tốt nghiệp cùng chương trình này.
Mặc dù chúng em đã có nhiều cố gắng để thực hiện báo cáo một cách hoàn
chỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát thực
tế với nghiệp vụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm lẫn
mặt thời gian, nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân
chúng em chưa thấy được. Chúng em rất mong được sự góp ý của quý Thầy, Cô

giáo và các bạn sinh viên trong khoa công nghệ thông tin để báo cáo đồ án tốt
nghiệp cùng chương trình của chúng em được hoàn chỉnh hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, tháng 12 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Ngọc Duy
MỤC LỤC
Bảng Phân công công việc cho mỗi thành viên trong nhóm
Tên công việc Người thực hiện
- Giao diện đăng nhập
Nguyễn Ngọc Duy
- Giao diện quản trị hệ thống
- Giao diện danh mục
- Giao diện quản lý thuyền viên
+ Chức năng Quản lý hợp đồng lao động
+ Chức năng Quản lý chấm dứt hợp đồng lao động
+ Chức năng Quản lý thông tin thuyền viên
+ Chức năng Quản lý lịch sử đi tàu của thuyền viên
+ Chức năng Quản lý trạng thái thuyền viên
+ Chức năng Quản lý chương trình đào tạo
+ Chức năng Quản lý khen thưởng/kỷ luật
+ Chức năng Quản lý chứng chỉ
+ Chức năng Quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ
+ Chức năng Quản lý thăng chức/cách chức
- Giao diện báo cáo/thống kê
+ Chức năng Thống kê danh sách thuyền viên
+ Chức năng Thống kê chương trình đào tạo
+ Chức năng Thống kê khen thưởng/kỷ luật
+ Chức năng Thông kê chứng chỉ
- Giao diện điều động thuyền viên

+ Chức năng Quản lý hợp đồng đi tàu
+ Chức năng Quản lý thanh lý hợp đồng đi tàu
+Chức năng Quản lý kế hoạch tàu
+Chức năng Quản lý thăng cấp
+Chức năng Quản lý kế hoạch tàu theo tháng
+Chức năng Quản lý điều động thuyền viên
+Chức năng Quản lý xác nhận điều động
+Chức năng Quản lý thuyền viên hết hạn
Đào Trọng Trung
- Giao diện báo cáo/thống kê
+ Chức năng Thống kê thuyền viên đi tàu
+ Chức năng Thống kê kế hoạch tàu trong tháng
+ Chức năng Thống kê kế hoạch điều động
5
CHƯƠNG I: TÔNG QUAN
1.1. Giới thiệu về công ty
VINIC là Liên doanh giữa Trường Đại học Hàng hải Việt Nam và Công
ty Vận tải thép Nhật Bản (Nippon Steel Shipping Co., Ltd.) theo Giấy phép đầu
tư số 1939/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 27/06/1997 và Giấy chứng
nhận đầu tư số 021022000037 do UBND Thành phố Hải Phòng cấp ngày
27/06/2007. Công ty chính thức được chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp
100% vốn Việt Nam với tên đầy đủ là Công ty TNHH Huấn luyện, Cung ứng
Lao động và Dịch vụ Hàng hải VINIC theo Giấy phép Kinh doanh số
0202006003 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày
15/11/2007.
Điện thoại: +84.31. 3829 289/Fax: +84.31. 3853 590
Địa Chỉ: 484 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
Website: www.vinic.vn
* Chức năng và nhiệm vụ:
• Huấn luyện và cấp chứng chỉ nghiệp vụ cho sỹ quan hàng hải theo yêu

cầu của Công ước quốc tế STCW78/95
• Cung ứng, quản lý nguồn thuyền viên và lao động khác cho thị trường
trong nước
• Cung ứng, quản lý nguồn thuyền viên và lao động khác đi làm việc ở
nước ngoài
• Quản lý khai thác tàu biển
• Môi giới thuê tàu, môi giới mua bán tàu
• Dịch vụ đại lý vận tải đường biển.
6
1.2. Quy mô hoạt động của công ty VINIC
Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Vinic
1.3. Tổ chức bộ máy trên tàu
Hình 1.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy trên tàu
7
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ THỰC TẾ
2.1. Quy trình tuyển dụng thuyền viên
- Khi công ty có nhu cầu tuyền dụng thuyền viên, Phòng Quản lý lao động sẽ lập
ra kế hoạch tuyển dụng, sau đó trình lên Ban Giám đốc.
- Sau khi được Ban Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, Phòng Quản lý lao
động thành lập Hội đồng tuyển dụng để thông báo tuyển dụng.
- Lúc này, một ứng viên muốn được tuyển dụng vào công ty để trở thành thuyền
viên thì cần nộp hồ sơ dự tuyển gồm có đơn xin dự tuyển, sơ yếu lý lịch, bản sao
văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh đã công chứng, CMND, lịch sử đã từng đi
tàu. Hội đồng tuyển dụng cùng Phòng Quản lý lao động tiếp nhận và phản hồi
thông tin lại cho ứng viên theo thông tin liên lạc có trong hồ sơ để ứng viên dự
thi.
- Sau đó hội đồng sẽ tổ chức thi tuyển cho các ứng viên, đánh giá xem khả năng
của ứng viên có đáp ứng nhu cầu của công việc hay không, nếu:
+ Không đạt yêu cầu thì hồ sơ ứng viên đó sẽ bị loại và bị thông báo trượt.
+ Đạt yêu cầu thì Hội đồng ứng viên báo cáo kết quả thi tuyển tới Phòng

Quản lý lao động để tổ chức khám sức khỏe cho những ứng viên qua vòng thi
tuyển.
+ Nếu không đạt yêu cầu về sức khỏe thì ứng viên đó bị loại và bị báo
trượt, nếu đạt yêu cầu thì Phòng Quản lý lao động sẽ gửi đề nghị tuyển dụng đến
Ban Giám đốc để dược duyệt và thông báo trúng tuyển, hẹn lịch làm thủ tiếp
nhận đến những ứng viên được tuyển dụng.
+ Đến ngày hẹn, Phòng Quản lý lao động sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục
tiếp nhận thuyền viên mới.
8
Hình 2.1 – Sơ đồ tuyển dụng thuyền viên
2.2. Quy trình quản lý hồ sơ thuyền viên
- Phòng Quản lý lao động chịu trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ chính thức
của ứng viên đã được tuyển dụng.
- Các thông tin được quản lý bao gồm: thông tin cá nhân (Họ tên, năm sinh, địa
chỉ, số chứng minh thư nhân dân, quốc tịch, tôn giáo, tỉnh thành); trình độ
chuyên môn; nghiệp vụ; bằng cấp; chứng chỉ; thông tin gia đình nhân thân (họ
tên, nghề nghiệp, địa chỉ của người thân trong gia đình); lịch sử đi tàu từ trước
khi vào công ty của thuyền viên.
9
Hình 2.2 – Sơ đồ quản lý hồ sơ thuyền viên
2.3. Quy trình quản lý hợp đồng lao động, hợp đồng đi tàu
- Phòng Quản lý lao động kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ của ứng viên trúng tuyển,
sau đó Ban Giám đốc sẽ chính thức ký hợp đồng lao động, hợp đồng đi tàu của
thuyền viên.
- Hợp đồng lao động và hợp đồng đi tàu được lưu trữ dưới dạng các văn bản giấy
tờ do Phòng Quản lý lao động quản lý. Các số liệu trong hợp đồng được nhập
vào một file excel. Phòng Quản lý lao động sẽ theo dõi ngày hết hạn hợp đồng
và dựa vào những số liệu được nhập trên file excel để kiểm tra những số liệu này
từ 1 đến 2 lần trong một quý để biết những hợp đồng nào sắp hết hạn.
Hình 2.3 – Sơ đồ quản lý hợp đồng

2.4. Quy trình tham gia đào tạo của thuyền viên
- Thuyền viên sau khi tham gia và hoàn thành xong một khóa đào tạo (không do
công ty quản lý) sẽ mang chứng chỉ được cấp đến Phòng Huẩn luyện lao động.
- Phòng Huấn luyện lao động nhận chứng chỉ mà thuyền viên mang đến, đồng
thời xác nhận cho thuyền viên đã qua khóa đào tạo nào và được cấp chứng chỉ
gì.
10
Hình 2.4 – Sơ đồ quản lý đào tạo thuyền viên
2.5. Quy trình quản lý chứng chỉ của thuyền viên
- Thuyền viên khi được nhận vào công ty sẽ cần nộp những chứng chỉ đang có
cho Phòng Quản lý lao động giữ.
- Phòng Quản lý lao động sẽ kiểm tra trạng thái chứng chỉ của thuyền viên còn
hạn bao nhiêu lâu (trong vòng 6 tháng) rồi sẽ thông báo đến cho thuyền viên đó
biết.
- Khi chứng chỉ của thuyền viên sắp hết hạn, thuyền viên đó sẽ phải đi cập nhật
chứng chỉ mới và gửi lại cho Phòng Quản lý lao động để cập nhật kịp thời.
- Chứng chỉ của thuyền viên sẽ được lưu tại Phòng Quản lý lao động dưới dạng
giấy tờ, văn bản.
Hình 2.5 – Sơ đồ quản lý chứng chỉ thuyền viên
11
2.6. Quy trình thăng chức/cách chức thuyền viên
- Quá trình công tác của thuyền viên trong công ty, dựa vào hình thức khen
thưởng/kỷ luật hoặc số chứng chỉ thuyền viên đó đang có mà được công ty xét
duyệt quyết định thăng chức hay cách chức thuyền viên.
Hình 2.6 – Sơ đồ quy trình thăng chức / cách chức thuyền viên
2.7. Quy trình quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ của thuyền viên
- Thuyền viên trước khi đi tàu sẽ cần những giấy tờ/chứng chỉ cần thiết để có thể
đi tàu, khi đó thuyền viên sẽ qua Phòng Quản lý lao động để mượn giấy
tờ/chứng chỉ cần thiết của mình từ công ty.
- Phòng Quản lý lao động sẽ làm thủ tục cho mượn giấy tờ/chứng chỉ cho thuyền

viên và lưu lại quá trình mượn của thuyền viên.
- Khi thuyền viên đi tàu về và hoàn tất thanh lý hợp đồng đi tàu, công ty sẽ thu
hồi lại giấy tờ/chứng chỉ của thuyền viên đó.
- Quá trình cho mượn/thu hồi giấy tờ/chứng chỉ của thuyền viên đều được lại qua
giấy tờ trong Phòng Quản lý lao động.
12
Hình 2.7 – Sơ đồ quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ thuyền viên
2.8. Quy trình điều động thuyền viên đi tàu
- Khi phát sinh chức danh yêu cầu bố trí điều động chủ tàu/thuyền trưởng sẽ gửi
kế hoạch tuyển dụng và kế hoạch tàu cho Phòng Quản lý lao động để lập danh
sách thay thế thuyền viên dự kiến.
- Những thuyền viên trong danh sách dự kiến sẽ được xác nhận lại kế hoạch để
chắc chắn những thuyền viên này có thể đi tàu.
- Sau khi xác nhận danh sách thì kế hoạch sẽ được trình lên Ban Giám đốc để phê
duyệt kế hoạch.
- Những thuyền viên chuẩn bị lên tàu sẽ được Phòng Huấn luyện lao động phổ
biến và hướng dẫn nghiệp vụ, Ban Giám đốc ký kết hợp đồng đi tàu.
- Thuyền viên làm thủ tục và nhận bàn giao giấy tờ, bảo hộ lao động tại Phòng
Quản lý lao động.
- Phòng Quản lý lao động sẽ cập nhập lịch tàu, xác nhận lịch bay với đại
lý/tàu/thuyền viên và yêu cầu đại lý gửi LOG/OK2B.
- Chuyên viên phụ trách của Phòng Quản lý lao động sẽ được bố trí đi theo hỗ trợ
thuyền viên ra sân bay và làm thủ tục khởi hành.
- Sau khi thuyền viên lên tàu, Phòng Quản lý lao động sẽ xác nhận thuyền viên
nhập tàu an toàn.
13
Hình 2.8 – Sơ đồ quy trình điều động thuyền viên đi tàu
14
2.9. Quy trình điều động thuyền viên trở về
- Khi phát sinh yêu cầu điều động thuyền viên trở về Phòng Quản lý lao động sẽ

xác nhận yêu cầu và làm thủ tục cho thuyền viên trở về.
- Lịch tàu sẽ được xác nhận lại với đại lý/thuyền trưởng để biết chính xác thời
gian tàu cập bến để đặt vé máy bay, lịch bay và vé máy bay(e-ticket) sẽ được gửi
đến cho thuyền viên.
- Chuyền viên phụ trách của Phòng Quản lý lao động sẽ được bố trí để đón thuyền
viên tại sân bay.
- Sau khi thuyền viên đã về Việt Nam, Phòng Quản lý lao động sẽ xác nhận là
thuyền viên đã trở về an toàn.
Hình 2.9 – Sơ đồ quy trình điều động thuyền viên trở về
2.10. Quy trình quản lý trạng thái thuyền viên
- Thuyền viên có 4 trạng thái: trên bờ, chờ lên bờ, đi tàu, chờ đi tàu.
15
- Thuyền viên khi đang ở trạng thái trên bờ sẽ được nhận quyết định điều động và
hợp đồng đi tàu. Khi có quyết định điều động thì thuyền viên sẽ ký hợp đồng và
trạng thái chuyển thành chờ đi tàu.
- Khi thuyền viên đang ở trạng thái chờ đi tàu, có thể xảy ra 2 trường hợp:
+ Nếu thuyền viên chính thức lên tàu thì hợp đồng đi tàu sẽ được giám đốc ký xác
nhận và hợp đồng có hiệu lực. Trạng thái thuyền viên sẽ chuyển thành đi tàu.
+ Nếu thuyền viên không thể lên tàu, thì hợp đồng đi tàu sẽ không được ký và hợp
đồng không có hiệu lực. Trạng thái thuyền viên sẽ trở về trạng thái trên bờ.
- Thuyền viên đang ở trên tàu khi hết hạn hợp đồng đi tàu hoặc nhận quyết định
điều động về sẽ chuyển trạng thái thành chờ lên bờ.
- Thuyền viên đang ở trạng thái chờ lên bờ có thể xảy ra hai trường hợp:
+ Nếu thuyền viên được lên bờ thì phòng quản lý lao động sẽ lập quyết định thanh
lý hợp đồng đi tàu. Trạng thái thuyền viên sẽ chuyển thành trên bờ.
+ Nếu thuyền viên không lên bờ mà vẫn tiếp tục hợp đồng đi tàu. Trạng thái
thuyền viên sẽ trở lại thành đi tàu.
Hình 2.10 – Sơ đồ quy trình quản lý trạng thái thuyền viên
2.11. Quy trình ra quyết định khen thưởng/kỷ luật
- Sau một thời gian đi tàu của thuyền viên, Thuyền trưởng sẽ xem xét, đánh giá và

lập công văn kèm theo tiêu chí đánh giá khen thưởng/kỷ luật với các thuyền viên
trên tàu.
16
- Công văn này được gửi tới hội đồng khen thưởng/kỷ luật (thường là Giám đốc
công ty). Sau đó, ban khen thưởng/kỷ luật sẽ dựa vào các tiêu chí đề ra để lập
danh sách những thuyền viên trong diện khen thưởng/kỷ luật và cuối cùng là lập
quyết định khen thưởng/kỷ luật, gửi tới thuyền viên có trong danh sách.
Hình 2.11 – Sơ đồ quy trình khen thưởng/kỷ luật
2.12. Quy trình quản lý chấm dứt hợp đồng
Các hình thức chấm dứt hợp đồng tại công ty:
- Thuyền viên xin nghỉ việc
+ Khi muốn nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng, thuyền viên phải làm
đơn xin nghỉ việc và lập biên bản bàn giao trước khi chấm dứt hợp đồng. Đơn
xin nghỉ việc sẽ được gửi cho Phòng Quản lý lao động và chuyển đến cho Ban
Giám đốc ký. Hồ sơ của thuyền viên xin nghỉ việc sẽ được quản lý và lưu trữ tại
Phòng Quản lý lao động của công ty.
- Thuyền viên bị buộc thôi việc
+ Thuyền viên vi phạm hợp đồng lao động hoặc điều lệ Tổ chức và hoạt
động của Công ty, tùy theo mức độ vi phạm có thể bị buộc thôi việc. Hội đồng
kỷ luật sẽ họp và đưa ra quyết định về việc buộc thôi việc đối với thuyền viên.
Hình 2.12 – Sơ đồ quy trình chấm dứt hợp đồng lao động
17
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Các chức năng chính của hệ thống
Hình 3.1 – Sơ đồ phân rã chức năng
18
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 3.2 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
1. Cập nhật thông tin cấu hình, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

2. Thông tin cấu hình, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
3. Cập nhật thông tin thuyền viên, danh mục.
4. Thông tin thuyền viên, danh mục.
5. Yêu cầu báo cáo thống kê.
6. Báo cáo thống kê.
19
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
1. Cập nhật thông tin dữ liệu hệ thống.
2. Thông tin dữ liệu hệ thống.
3. Truy cập hệ thống, cập nhật dữ liệu người dùng.
4. Thông tin dữ liệu phản hồi.
5. Cập nhập thông tin dữ liệu thuyền viên.
6. Thông tin dữ liệu thuyền viên.
7. Cập nhật thông tin dữ liệu danh mục.
8. Thông tin dữ liệu danh mục.
9. Cập nhập thông tin dữ liệu điều động thuyền viên.
10. Thông tin dữ liệu điều động thuyền viên.
11. Cập nhật dữ liệu báo cáo, thống kê.
12. Yêu cầu báo cáo, thống kê.
20
13. Thông tin dữ liệu báo cáo, thống kê.
21
3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
3.2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản trị hệ thống
Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
chức năng quản trị hệ thống
1. Cập nhật thông tin dữ liệu người
dùng.
2. Thông tin dữ liệu người dùng.

3. Truy cập hệ thống.
4. Thông tin phản hồi.
5. Cập nhật thông tin tài khoản.
6. Thông tin tài khoản.
7. Cập nhật thông tin cấu hình hệ
thống.
8. Thông tin cấu hình hệ thống.
9. Yêu cầu thông tin dữ liệu sao lưu,
phục hồi.
10. Thông tin dữ liệu sao lưu, phục
hồi.
11. Thông tin dữ liệu danh mục.
12. Thông tin dữ liệu thuyền viên.
13. Thông tin dữ liệu điều động thuyền
viên.
22
3.2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý danh mục
Hình 3.5 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
23
chức năng quản lý danh mục
24
1. Cập nhật thông tin dữ liệu quốc tịch.
2. Thông tin dữ liệu quốc tịch.
3. Cập nhật thông tin dữ liệu tôn giáo.
4. Thông tin dữ liệu tôn giáo.
5. Cập nhật thông tin dữ liệu trình độ.
6. Thông tin dữ liệu trình độ.
7. Cập nhật thông tin dữ liệu loại quan hệ.
8. Thông tin dữ liệu loại quan hệ.
9. Cập nhật thông tin dữ liệu chức danh.

10. Thông tin dữ liệu chức danh.
11. Cập nhật thông tin dữ liệu loại chứng chỉ.
12. Thông tin dữ liệu loại chứng chỉ.
13. Cập nhật thông tin dữ liệu chứng chỉ.
14. Thông tin dữ liệu chứng chỉ.
15. Cập nhật thông tin dữ liệu cảng.
16. Thông tin dữ liệu cảng.
17. Cập nhật thông tin dữ liệu cờ.
18. Thông tin dữ liệu cờ.
19. Cập nhật thông tin dữ liệu nước.
20. Thông tin dữ liệu nước.
21. Cập nhật thông tin dữ liệu tàu.
22. Thông tin dữ liệu tàu.
23. Cập nhật thông tin dữ liệu loại tàu.
24. Thông tin dữ liệu loại tàu.
25. Cập nhật thông tin dữ liệu công ty.
26. Thông tin dữ liệu công ty.
25