Báo cáo thực tập tại UBND phường Ngô Quyền

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập là quá trình giúp cho sinh viên làm quen với các công việc thực tế,
giúp cho sinh viên có cơ hội được áp dụng những gì mà mình đã học hỏi được ở
trường học vào các công việc tại các cơ quan, tạo cho sinh viên có thể làm quen
với môi trường thực tế làm việc trước khi ra trường…Đây chính là cơ hội để sinh
viên tích lũy thêm một số kinh nghiệm để làm phong phú thêm nguồn tri thức cũng
như hiểu biết của mình. Là một sinh viên năm cuối của trường Học viện Báo chí và
Tuyên truyền, cũng như bao sinh viên khác trước khi ra trường em có cơ hội đi
thực tập. Địa điểm em xin thực tập là Ủy ban nhân dân phường Ngô Quyền thành
phố Vĩnh Yên. Trong quá trình thực tập em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy
cô giáo, đặc biệt là các cô, bác, anh, chị ở Ủy ban nhân dân phường Ngô Quyền.
Tuy nhiên do kiến thức còn nhiều hạn chế và kinh nghiệm chưa có nhiều nên bài
viết của em vẫn không tránh khỏi những thiếu xót về nội dung và hình thức trình
bày. Vì vậy em mong thầy cô giúp đỡ để bài viết của em có thể hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ
QUYỀN.
I. Khái Quát Chung Về UBND Phường Ngô Quyền.
1. Đặc điểm tình hình chung
- Tên đơn vị: UBND phường Ngô Quyền - Thành phố Vĩnh Yên - Tỉnh Vĩnh Phúc.
- Địa điểm: 36 Ngô Quyền – Phường Ngô Quyền – Thành phố Vĩnh Yên – Tỉnh
Vĩnh Phúc.
- Quá trình thành lập: UBND Phường Ngô Quyền được thành lập năm 1982. Với
tổng số 27 cán bộ công nhân viên chức. Đội ngũ cán bộ phường được kiện toàn,
nâng cao chất lượng và chuyên môn hoá cán bộ, 100% số cán bộ của phường Ngô
Quyền có trình độ văn hoá cấp III, cán bộ nữ: 09 đ/c chiếm 33,3 %, trình độ đại
học: 16 đ/c chiếm 59,2 %, trình độ trung cấp: 11 đ/c chiếm 40,8 %. Đội ngũ cán
bộ luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, đoàn kết nội bộ, có phẩm
chất đạo đức tốt, có năng lực và tín nhiệm với nhân dân. Đảng bộ có 254 đảng viên
sinh hoạt ở 19 chi bộ, trong đó có 13 chi bộ tổ dân phố, 2 chi bộ nhà trường, 1 chi
bộ công an, 1 chi bộ y tế, 1 chi bộ cơ quan phường, 1 chi bộ quấn sự phường, có

450 đảng viên sinh hoạt theo quyết định 76.
Phường Ngô Quyền nằm ở trung tâm thành phố Vĩnh Yên, phía Đông Bắc
giáp phường Liên Bảo, phía Đông Nam giáp phường Đống Đa, phía Tây giáp
phường Tích Sơn thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Địa bàn phường có đường
quốc lộ 2B, tuyến đường sắt Hà Nội – Lào Cai chạy qua, có nhiều cơ quan quan
trọng của tỉnh nằm trên địa bàn như: Tỉnh uỷ, hệ thống Ngân hàng, kho bạc, đài
phát thanh, truyền hình, bưu điện, chợ trung tâm… là nơi giao lưu văn hoá xã hội
và các hoạt động kinh tế trong và ngoài tỉnh.
Tổng diện tích đất tự nhiên 61,5 ha. Dân số 6.567 người = 1.359 hộ, không có
đất nông nghiệp, các hộ dân trên địa bàn sống chủ yếu bằng nghề buôn bán và làm
dịch vụ vừa và nhỏ, chính vì vậy đây là nơi giao lưu buôn bán, trao đổi giữa địa
phương với các nơi trong và ngoài tỉnh. Đời sống nhân dân luôn ổn định và ngày
càng được nâng cao, an ninh chính trị – TTATXH được đảm bảo và giữ vững.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND phường Ngô Quyền tổ chức và hoạt động, thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn theo đúng Luật tổ chức HĐND và UBND.
- Mọi hoạt động của UBND phường đã đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng, tuân
thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi của nhân dân.
- Mỗi thành viên của UBND phường phải chịu trách nhiệm cá nhân về công
tác được phân công trước HĐND và UBND phường và chịu trách nhiệm tập thể và
hoạt động của UBND Phường trước HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
Cán bộ và nhân viên uỷ ban đều được phân công những phần việc cụ thể và
chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, các phó chủ tịch và tập thể UBND phường. Khi
có khó khăn vướng mắc phải đề xuất tập thể UBND bàn bạc, thống nhất biện pháp
xử lý.
UBND phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số nhiệm vụ chủ yếu
sau đây:
- Chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng.
- Thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo công khai dự toán,

quyết toán thu chi ngân sách hàng năm hoặc những vấn đề cần thuyết tình trước
UBND thành phố. Thông báo công khai các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà
nước để nhân dân theo dõi cùng thực hiện.
- Các biện pháp chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ kinh tế – xã hội, an ninh,
quốc phòng của UBND cấp trên và của HĐND phường. Thông qua báo cáo của
UBND phường qua các kỳ họp.
- Các chủ trương, biện pháp, chính sách, chế độ quan trọng của các ngành có
liên quan đến đời sống sinh hoạt của nhân dân trong phường.
- Thực hiện các quy chế, quy ước theo Nghị định 79/2003/NĐ - CP ngày
7/7/2003 của Chính phủ.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn làm việc tại UBND phường
để hoàn thành nhiệm vụ do nhà nước cấp trên giao cho.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND phường điều hành quản lý. Hoặc các vụ việc có ảnh hưởng lớn trong
phường, sau khi Chánh thanh tra còng nh thanh tra phường đã xem xét kết luận.
- Hàng quý, hàng năm UBND phường sẽ kiểm điểm trách nhiệm chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác chủ yếu của tập thể và cá nhân mỗi thành viên UBND
trước thường vụ Đảng uỷ và thường trực HĐND phường. Đồng thời có khen
thưởng cá nhân hoặc tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
b. Cơ cấu tổ chức
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban
với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân
dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo
đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân
công.
Chức năng, nhiệm vụ của các ban:
* Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính
- Đăng ký khai sinh
- Đăng ký khai tử

- Đăng ký kết hôn
- Đăng ký giám hộ, thay đổi, chấm dứt giám hộ
- Đăng ký cha mẹ nhận con
Chủ tịch UBND
PCT – phụ trách văn xãPCT – phụ trách CCHC
-
Ban
địa
chính
xây
dựng
Ban
văn
hóa
thể
thao
Ban tài
chính
Ban
chăm sóc
sức khỏe
trẻ em &
GDĐT
Ban
quân
sự
Ban
thương
binh xã
hội

Bộ
phận
tiếp
nhận
hồ sơ
HC
- Đăng ký nhận nuôi con nuôi
- Đăng ký lại việc khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cha mẹ
nhận con.
- Sao hộ tịch từ sổ đăng ký
- Xác nhận tình trạng hôn nhân
- Cải chính các giấy từ hộ tịch không phải giấy khai sinh
- Chứng thực chữ ký phục vụ cho gia đình dân sự trong nước.
- Chứng thực di chúc
- Chứng thực văn bản từ chối di sản
- Chứng thực hộ khẩu thường trú
- Sao văn bản: khai sinh, khai tử, kết hôn do UBND phường cấp.
- Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường
- Xác nhận đăng ký hộ khẩu thường trú
* Ban quân sự
- Đăng ký nghĩa vụ quân sự
- Quản lý về số lượng thanh niên thực hiện nghĩa vụ trong phường.
* Ban lao động, thương binh và xã hội
- Huy động nghĩa vụ lao động công ích, phòng chống bão lụt.
- Đề nghị xét duyệt trợ cấp thường xuyên
- Đề nghị được hưởng chế độ người có công nuôi dưỡng liệt sĩ.
- Giải quyết chế độ theo pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng, liệt
sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ
cách mạng ban hành ngày 29/8/1994 và Nghị định số 28/1995/NĐ - CP ngày
29/4/1995 của Chính phủ hướng dẫn thi hành pháp lệnh này.

- Giải quyết chế độ theo chính sách của Nhà nước đối với hoạt động cách
mạng, liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công
giúp đỡ cách mạng, anh hùng lực lượng vũ trang, anh hùng lao động, tuất cho thân
nhân lão thành cách mạng, thương binh, bệnh binh mất, nạn nhân bị nhiễm chất
độc hóa học.
- Đề nghị trợ cấp đột xuất bằng nguồn ngân sách quận.
- Đề nghị chứng nhận, giám định thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
cán bộ lão thành cách mạng, cán bộ kháng chiến bị bắt tù đày, cán bộ kháng chiến
giải phóng dân téc, con hộ nghèo, tàn tật cô đơn, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn đặc
biệt, bản thân là người bị nhiễm chất độc hoá học.
- Thủ tục thăm, chuyển mộ liệt sĩ
- Đề nghị cấp lại bằng tổ quốc ghi công, thẻ gia đình liệt sĩ đối với thân nhân
liệt sĩ.
* Ban địa chính xây dựng
- Xác nhận đơn vị xin phép xây dựng, cải tạo nhà.
- Đăng ký biến động đất đai.
- Đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở và quyền sở hữu nhà ở.
- Đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với
đất.
- Đăng ký thay đổi nội dung thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài
sản gắn liền với đất.
- Cung cấp thông tin về việc thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, tài
sản gắn liền với đất.
- Chứng thực chuyển nhượng, cho, tặng quyền sử dụng đất ở.
- Xác nhận quyền sử dụng đất ở để thế chấp vay vốn ngân hàng.
- Xác nhận giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách theo quyết định số
118/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc hỗ trợ người có công với cách
mạng cải thiện nhà ở.
* Ban tài chính
Đề nghị cấp giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp.

* Ban chăm sóc trẻ em và giáo dục đào tạo
Xác nhận giấy phép hành nghề dậy học, ôn luyện thi tin học, ngoại ngữ
*Ban văn hoá thông tin
Tuyên truyền, phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước đến nhân dân.
II. Một Số Thành Tích Đạt Được Của UBND Phường Ngô Quyền.
1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ:
a. Trong phát triển kinh tế - xã hội trong những năm qua:
Uỷ ban nhân dân phường đã xây dựng cụ thể chỉ tiêu, kế hoạch về nhiệm vụ
phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh trình Đảng ủy phường bàn bạc và
ra nghị quyết để thực hiện. Uỷ ban nhân dân phường đã thực hiện tốt các nghị
quyết của Đảng uỷ vận dụng sáng tạo trong từng lĩnh vực, từng thời điểm cụ thể để
lãnh đạo thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch đề ra:
Nội dung các
chỉ tiêu cơ bản
Thành tích đạt được
Đơn vị
tính
Tốc độ tăng
trưởng kinh tế
Năm
2010
Năm
2011
Năm Năm
2013
Năm
2014
2012
Tổng giá trị sản
xuất trên địa bàn

1,003,389
1,005,5
96
1,016,79
5
1,017,62
0
1,018,12
0
Tỷ đồng
Thu nhập bình
quân đầu người
2,800 2,890 2,900
2,950 3,550
USD
Tổng thu ngân
sách nhà nước
4,657 4,853 6,085
5,654 6,000
Tỷ đồng
Giá trị sản xuất
công nghiệp - tiểu
thủ công nghiệp
17,021 17,343 18,645
19,050 19,070
Tỷ đồng
Giá trị sản xuất
dịch vụ - thương
mại
986,368 988,253 998,150

998,570 999,050
Tỷ đồng
b. Kết quả thực hiện sản xuất công nghiệp, thương mại – dịch vụ:
 Sản xuất công nghiệp:
Trong những năm qua tổng số cơ sở sản xuất trên địa bàn phường đến nay có: 165
cơ sở sản xuất tập trung ở một số ngành nghề như: Sản xuất chế biến lương thực, thực
phẩm, may mặc, mộc, cơ khí nhôm kính nhỏ…tổng giá trị sản xuất ước đạt
20.950.000.000đ tăng 9,9 % so với cùng kỳ, đạt 104,3 % kế hoạch năm.
 Thương mại dịch vụ:
Toàn phường có 665 cơ sở đăng ký kinh doanh.
Trong đó: Doanh nghiệp 88 cơ sở.
Hộ cá thể: 564 cơ sở.
Đặc biệt năm 2014 tổng doanh thu thương mại dịch vụ ước đạt: 1199 tỷ đồng
tăng 20,0% so với cùng kỳ, đạt 100,3% so với kế hoạch. Hầu hết các hộ kinh
doanh thương mại, dịch vụ đều có giấy phép kinh doanh, chấp hành đúng pháp
luật, ý thức văn minh thương mại .
2. Thu chi ngân sách:
Thu chi đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính, trong chi đã thực hiện dân chủ,
tiết kiệm, quản lý chặt chẽ, thực hiện tốt pháp lệnh chống lãng phí.
* Thu các sắc thuế:
Riêng thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập năm 2014 ước đạt: 785.000.000đ
đạt 148,0% kế hoạch năm.
Thuế môn bài năm 2014 ước đạt: 445.000. 000đ, đạt 100,0% kế hoạch năm
tăng 3,2 % so với cùng kỳ.
Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp: ước đạt 100%.
3. Công tác xây dựng, quản lý đô thị, tài nguyên, môi trường:
Phường phối hợp với thành phố công bố quy hoạch khu đầu sân vận động,
quy hoạch mở rộng sân vườn trường Tiểu học, trường mầm non, các nhà văn hóa
TDP. Việc đầu tư xây dựng, cải tạo, sửa chữa các trường được triển khai và đảm
bảo theo đúng chủ trương quy hoạch.

a. Công tác xây dựng cơ bản:
Nhiều năm qua được thành phố quan tâm đầu tư, đặc biệt năm 2014 tiếp tục thực
hiện 05 dự án, có 01 dự án đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán và 04 dự án đang
hoàn thiện thi công. Công tác xây dựng cơ bản được đoàn thanh tra Tỉnh, thanh tra
của Sở xây dựng, … kiểm tra thanh tra đều được thực hiện đúng quy định của pháp
luật không vi phạm trong ĐT XDCB. Công tác quản lý xây dựng nhà ở tư nhân trong
phường được kiểm tra chặt chẽ thực hiện đúng quy định( 22 hộ ước đạt
13.200.000.000đ).
Thường xuyên kiểm tra hồ sơ cấp phép xây dựng và việc tập kết vật liệu các
công trình xây dựng tư nhân trên địa bàn đảm bảo việc xây dựng đúng quy định.
Lập hồ sơ xử lý các công trình xây dựng vi phạm theo quy định đối với hộ ông
Đính, hộ ông Luận TDP Nguyễn Viết Xuân.
b. Công tác quản lý đô thị:
Công tác quản lý đô thị nhiều năm qua được quan tâm chỉ đạo quyết liệt nên
đã dần đi vào nề nếp. Thường xuyên phối hợp đội TTĐT thành phố và các cơ quan
chức năng ra quân tuyên truyền, giải toả các hộ kinh doanh trên hè phố Nguyễn
Viết Xuân vi phạm TTĐT. Xử lý quyết liệt các trường hợp tái lấn chiếm lòng
đường, vỉa hè trên các tuyến đường Nguyễn Văn Trỗi, Võ Thị Sáu Tích cực tuyên
truyền, vận động nhân dân thực hiện nếp sống văn minh đô thị và các quy định về
quản lý đô thị. Tăng cường quản lý và làm tốt công tác vệ sinh môi trường tạo cảnh
quan đô thị phố phường xanh, sạch, đẹp.
Thực hiện tốt kế hoạch hành động "tháng đảm bảo TTĐT hướng tới kỷ niệm
115 năm thành lập Vĩnh Yên và đón nhận Quyết định công nhận Vĩnh Yên là đô thị
loại II"
- Duy trì tuyến phố văn minh Lê Xoay. Triển khai kế hoạch thực hiện xây
dựng hai tuyến phố văn minh Ngô Quyền và Lý Bôn. Tuyên truyền vận động nhân
dân trên toàn phường xếp xe máy theo vạch sơn quy định.
c. Tài nguyên- môi trường:
Phối hợp văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất Tỉnh chuyển 658 bộ hồ sơ đề
nghị UBND thành phố cấp đổi giấy CNQSDĐ.

Quy hoạch xen ghép để đấu giá QSDĐ đối với thửa đất tại phố Trần Quốc
Tuấn diện tích 51,6m
2
.
- Lập dự án xây dựng nhà văn hoá TDP Ngô Quyền trình UBND Tỉnh ra
quyết định thu hồi và giao đất xây dựng nhà văn hoá.
Tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện Chỉ thị 05- CT/TU của ban thường vụ
Thành uỷ về quản lý trật tự đô thị thành phố Vĩnh Yên, Nghị quyết số 06 - NQ/TU
ngày 30/9/2011 của Ban thường vụ Thành uỷ về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng
bộ trong công tác quản lý đất đai và xây dựng.
- Báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch số 90/ KH - UBND của UBND thành phố
Vĩnh Yên về việc xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật trong lĩnh vực đất đai (04
trường hợp: Vũ Thị Huệ, Đặng Thị Huệ, Hoàng Bá Toán, Ngô Minh Sơn).
- Tổ chức hội nghị công bố Quyết định số 3232/ QĐ- UBND ngày 06/8/2014
của UBND thành phố Vĩnh Yên. V/v phê duyệt quy hoạch chi tiết 1/500 khu dân
cư phía Bắc công viên văn hoá thể thao TP Vĩnh Yên đối với 08 hộ trong phạm vi quy
hoạch.
Công tác bảo vệ môi trường luôn được chú trọng, phối hợp với công ty
MTDV đô thị quét và thu gom rác thải của các tuyến phố, tổ chức ký bản cam kết
BVMT đến các hộ dân, tổ chức các hoạt động hưởng ứng tuần lễ quốc gia nước
sạch – vệ sinh môi trường và ngày môi trường thế giới năm 2014. Đôn đốc, chỉ đạo
các tổ dân phố thường xuyên làm vệ sinh đường ngõ phố, đổ rác theo giờ quy định,
khơi thông cống rãnh, các khu vực ô nhiễm trong tổ dân phố, xử lý 12 trường hợp vi
phạm công tác VSMT .
4. Về văn hoá- xã hội:
a. Công tác giáo dục - đào tạo:
- Thực hiện đề án 143/ ĐA- UBND ngày 16/3/2011 của UBND Thành phố Vĩnh
Yên về “Nâng cao chất lượng giáo dục TP Vĩnh Yên giai đoạn 2011 – 2015”, UBND
phường tập trung xây dựng cơ sở vật chất, quy mô trường lớp đảm bảo đủ điều kiện
để đạt trường chuẩn quốc gia. Chất lượng giáo dục toàn diện và chất lượng học sinh

giỏi có nhiều chuyển biến mạnh mẽ cao hơn năm 2013. Đội ngũ giáo viên dần đáp
ứng về chất lượng, kết quả năm học 2013 – 2014:
- Trường Mầm non: trong những năm qua công tác chăm sóc nuôi dưỡng trẻ
luôn được quan tâm, chú trọng đảm bảo bếp ăn hợp vệ sinh, an toàn thực phẩm, tỷ
lệ bé chăm ngoan hàng năm đạt 98,8% tăng 2,1 % so với cùng kỳ, tỷ lệ bé chuyên
cần đạt 97,7%, tỷ lệ bé khoẻ đạt: 98,8% tăng 2,1 % so với cùng kỳ. Tỷ lệ trẻ suy
dinh dưỡng thể nhẹ cân của nhà trường là 1,2 % giảm 4,8 % so với cùng kỳ, tỷ lệ
trẻ suy dinh dưỡng thể thấp còi là 5,2 % giảm 4,4 % so với cùng kỳ.
Qua những thành tích đã đạt nhà Trường đã được Chính phủ tặng Huân
chương Lao động hạng 3.
- Trường Tiểu học: Phát huy thành tích là trường dẫn đầu Thành phố chất
lượng dạy và học luôn đạt kết quả tốt. Tổng kết số học sinh đạt lực giỏi: 63,6%
giảm 7,0 % so với cùng kỳ, học lực khá đạt 28,1% tăng 6,5 % so với cùng kỳ,
trung bình đạt 8,3 % tăng 0,5 % so với cùng kỳ, không có học sinh yếu. Hạnh kiểm
thực hiện đầy đủ 100%.
Qua các cuộc thi nhà trường đạt 168 giải. Trong đó có: 09 giải cấp quốc gia,
41 giải cấp tỉnh, 118 giải cấp thành phố. Năm học 2013-2014 nhà trường đã được
nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3.
b. Công tác y tế, dân số KHHGĐ:
Triển khai thực hiện các chương trình, mục tiêu y tế quốc gia có hiệu quả, công
tác phòng bệnh giám sát dịch bệnh được tăng cường như tiêm chủng 7 bệnh, tiêm
phòng gan, não…tiêm chủng mở rộng cho trẻ dưới 1 tuổi được triển khai đúng thời
gian độ tuổi, đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật, tổ chức khám chữa bệnh cho 3926 lượt
người. Trong đó: trẻ em dưới 06 tuổi là 2763 lượt tăng 15% so với cùng kỳ đạt 100%
KH. Tăng cường công tác y tế dự phòng, giám sát các dịch bệnh nguy hiểm. Do vậy
không có bệnh dịch nào xảy ra. Duy trì thường xuyên công tác phòng chống dịch sởi,
thuỷ đậu, cúm A H5N1, H1N1, H7N9, đặc biệt là dịch sởi, đã tổ chức tiêm vắc xin
phòng chống dịch sởi - rubella đạt 98,0 % kế hoạch. Tăng cường tuyên truyền phổ
biến pháp luật về an toàn thực phẩm.
Thường xuyên kiểm tra và giám sát các hộ kinh doanh chế biến thực phẩm

100% các hộ đạt VSATTP. Thường xuyên tuyên truyền vận động phụ nữ trong độ tuổi
sinh đẻ thực hiện các biện pháp kế hoạch hoá gia đình. Có 04 trường hợp sinh con thứ
3, tương đương so với cùng kỳ. Tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên ước đạt 0, 97 % . Cấp
phát thẻ khám chữa bệnh cho trẻ em dưới 06 tuổi ước đạt: 125 thẻ.
c. Công tác văn hoá - Thông tin – TDTT:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, vận động
nhân dân đồng thuận trong việc chấp hành chính sách pháp luật thực hiện các
nhiệm vụ trọng tâm như công tác phát triển kinh tế, giáo dục, văn hoá, thể dục, thể
thao, giảm nghèo, giải quyết việc làm…trong đó, tập trung tạo môi trường, điều
kiện khai thác và phát huy hơn nữa tiềm năng các loại hình dịch vụ, đẩy mạnh
CCHC, nâng cao chất lượng giáo dục, chất lượng chăm sóc sức khoẻ nhân dân,
tuyến phố văn minh, xây dựng thành phố Vĩnh Yên trở thành đô thị loại II, kỷ niệm
115 năm đô thị Vĩnh Yên, thực hiện tốt các chính sách an sinh xã hội…
- Công tác truyền thanh được tiếp sóng và phát thanh đều đặn. Chủ động bảo
dưỡng sửa chữa các cụm loa phục vụ cho tuyên truyền kịp thời các chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước.
Thực hiện Đề án 140 của UBND thành phố về xây dựng làng, TDP văn hóa –
thực hiện nếp sống văn minh đô thị trên địa bàn thành phố giai đoạn 2011 – 2015,
trong năm đã xây dựng 01 nhà văn hóa TDP Tân Lập. Chương trình tuyên truyền,
giáo dục đạo đức, lối sống trong gia đình người Việt Nam giai đoạn 2011 – 2020.
Tỷ lệ gia đình văn hoá đạt 90,6%, 13/13 tổ dân phố đạt tổ dân phố văn hoá = 100%
tương đương so với cùng kỳ.
- Công tác quản lý nhà nước về các hoạt động văn hoá - thông tin thể thao
được coi trọng, phối hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra các cơ sở kinh doanh
lĩnh vực văn hoá như Internet, kinh doanh đĩa hình, sách báo, trưng bày quảng cáo
sai qui định…Thể dục thể thao được duy trì phong trào TDTT mọi lứa tuổi như:
cầu lông, cờ tướng, bóng đá, bóng bàn, kéo co… nổi bật là tham gia thi đấu giải cờ
tướng, bóng bàn mừng xuân Giáp Ngọ đạt 02 giải nhì cờ tướng, 01 giải ba môn
bóng bàn.
Đẩy mạnh công tác gia đình, chú trọng tuyên truyền, giáo dục đạo đức, lối

sống trong gia đình Việt Nam. Nâng cao nhận thức của nhân dân trong công tác
phòng chống bạo lực gia đình. Thành lập 13 ban tuyên truyền vận động giáo dục
đạo đức lối sống trong gia đình tại 13 tổ dân phố. Tham gia cuộc thi tìm hiểu Luật
PCBLGĐ cấp thành phố đạt giải ba.
Phối hợp với các ban ngành đoàn thể phường duy trì tuyến phố văn minh Lê
Xoay. Xây dựng thêm 02 tuyến phố văn minh đường Lý Bôn và đường Ngô Quyền.
d. Thực hiện chế độ chính sách- xã hội:
- Cùng với thành phố trong những năm qua việc thực hiện các chế độ đối với các
gia đình chính sách, người có công thường xuyên được quan tâm và thực hiện đúng
quy định của nhà nước. Hàng tháng công tác chi trả trợ cấp xã hội, trợ cấp người có
công đúng, đủ đến các đối tượng; tổ chức vân động các tổ dân phố, các cơ quan đơn
vị đóng trên địa bàn ủng hộ quỹ đền ơn đáp nghĩa, tổ chức thăm hỏi, tặng quà nhân
các ngày lễ, ngày tết được đảm bảo chu đáo, đầy đủ.
- Vận động các cơ quan, doanh nghiệp, các nhà hảo tâm trên địa bàn phường ủng
hộ 73 xuất quà cho các hộ nghèo, các hộ có hoàn cảnh khó khăn, và các hộ chính sách
có hoàn cảnh khó khăn trong dịp tết. Tổng giá trị quà và tiền mặt là 31.460.000 đồng.
Hỗ trợ sửa nhà 20.000.000đ cho bà Lê Thị Cảnh vợ liệt sĩ ở TDP Chiền và Ông
Nguyễn Huy Tự ở TDP Tân Đình .
- Vận động ủng hộ đóng góp quỹ ĐƠĐN được: 30.190.000đ. Tổ chức thăm hỏi
và trao 140 xuất quà của Chủ tịch nước, 159 xuất quà của Tỉnh, 83 xuất quà của
phường tới các hộ chính sách.
- Thực hiện chương trình giảm nghèo giai đoạn 2011- 2015. Tỉ lệ hộ nghèo
đạt 0,42 % (Mục tiêu Đại hội Đảng bộ là 1%). Thực hiện tốt các chế độ, chính sách
đối với hộ nghèo.
- Xây dựng chương trình giảm nghèo, giải quyết việc làm và lập kế hoạch xây
dựng xã phường phù hợp với trẻ em năm 2014. Trong năm giới thiệu việc làm cho
120 lao động. Hỗ trợ sửa nhà cho hộ bà Nguyễn Thị Đọn - Tổ dân phố Ngô Quyền,
Bà Trần Thị Gái – Tổ dân phố Trần Quốc Toản tổng số tiền: 15.000.000đ từ quỹ vì
người nghèo của phường.
- Xây dựng Kế hoạch "Thực hiện đề án chăm sóc NCC" theo KH số 17/ KH-

UBND ngày 19/02/2014 của UBND thành phố Vĩnh Yên. Lập danh sách 06 trường
hợp đề nghị hỗ trợ xây dựng sửa chữa nhà trong đó có 04 hộ đã được hỗ trợ tiền sửa
chữa với tổng số tiền là 80.000.000đ. UBND phường tổ chức thăm hỏi 04 đối tượng
người có công ốm đau, thắp hương nhân ngày giỗ 19 liệt sĩ.
- Công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em hàng năm được quan tâm thực hiện trao 10
xuất quà của TP, 10 xuất quà của phường cho trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó
khăn. Mỗi xuất trị giá từ 200.000đ đến 300.000đ.
5. Công tác Quốc phòng - an ninh:
a. Về công tác an ninh – TTATXH:
Tình hình an ninh chính trị – TTATXH trên địa bàn phường ổn định, không
xảy ra các điểm nóng, phức tạp. Tích cực đấu tranh phòng chống tội phạm, thường
xuyên rà soát và răn đe các đối tượng liên quan đến ma túy và các đối tượng cần
giáo dục, quản lý. Đẩy mạnh công tác tuần tra và xử lý vi phạm về trật tự ATGT.
Tích cực thực hiện giải tỏa hành lang an toàn giao thông, lập lại TTĐT các đường
phố. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy. Thường xuyên tuyên truyền,
giáo dục pháp luật, đẩy mạnh phong trào " Toàn dân bảo vệ ANTQ". Nắm bắt tình
hình an ninh tôn giáo, tổ chức quản lý các hoạt động tôn giáo trên địa bàn theo quy
định, tuyên truyền ngăn ngừa đạo lạ trên địa bàn. Chủ động nắm bắt tình hình
không để đối tượng xấu lợi dụng việc Trung Quốc hạ giàn khoan HD - 981 trái
phép trên Biển Đông để lôi kéo, kích động biểu tình trái pháp luật.
Tổng số vụ việc xảy ra: 39 vụ, công an phường xử lý 19 vụ, chuyển công an
thành phố xử lý 20 vụ, giảm 09 vụ so với cùng kỳ.
Lập13 hồ sơ giáo dục quản lý tại xã phường, răn đe giáo dục tại công an
phường: 32 đối tượng, tại nhà: 28 trường hợp, 07 đối tượng tù cho hưởng án treo,
đưa 04 đối tượng vào trung tâm 06.
b. Về công tác quân sự - quốc phòng:
Xây dựng hệ thống các kế hoạch công tác QS – QP, công tác dân quân năm 2014, Kế
hoạch xây dựng cụm chiến đấu trong khu vực phòng thủ Thành phố Vĩnh Yên.
Hoàn thành chỉ tiêu tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ hàng năm. Thực hiện
rà soát nguồn phục vụ cho công tác đăng ký độ tuổi SSNN có 31 thanh niên đủ 17

tuổi trong năm đã đăng ký, lập danh sách quản lý số thanh niên trong diện sẵn sàng
nhập ngũ đảm bảo nguồn cho nhiệm vụ tuyển quân năm 2015.
Phối hợp với lực lượng công an trực, tuần tra trong dịp lễ Tết nguyên đán,
đảm bảo ANTT - TTATGT trên địa bàn. Xây dựng Kế hoạch phối hợp cụ thể với
các ban ngành đoàn thể cho từng nhiệm vụ đảm bảo chủ động ứng phó với các tình
huống. Bảo quản tốt vũ khí được trang bị, chuẩn bị cơ sở vật chất hệ thống tài liệu,
giáo án cho công tác huấn luyện sẵn sàng chiến đấu. Hoàn thành tốt nhiệm vụ giáo
dục chính trị, huấn luyện kỹ chiến thuật cho lực lượng Dân quân; quân số tham gia
huấn luyện cao thường xuyên đạt trên 95%, an toàn về người và vũ khí trang thiết
bị.
6. Việc đổi mới công tác quản lý, cải cách hành chính:
Bổ sung, chỉnh lý Quy chế hoạt động của UBND cho phù hợp với tình hình
thực tiễn của đơn vị, nơi không tổ chức HĐND. Thực hiện tốt quy chế dân chủ ở
cơ sở, thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng lãng phí. Chỉ đạo thực hiện tốt các
chủ trương chính sách, chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các
văn bản của cấp trên. Luôn phấn đấu để xây dựng chính quyền trong sạch vững
mạnh. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao đội ngũ cán bộ đủ năng lực, phẩm
chất phục vụ nhân dân; Đổi mới công tác cải cách thủ tục hành chính nhằm phục
vụ nhân dân ngày một tốt hơn.
Thực hiện theo Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
2011-2020. Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của văn bản, chú trọng công tác rà
soát các văn bản quy phạm pháp luật, loại bỏ các văn bản không còn phù hợp, văn
bản chồng chéo, trùng lặp. Thường xuyên tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ
chuyên môn thực hiện tốt quy chế dân chủ, thực hiện cải cách hành chính theo cơ
chế "Một cửa"; Thành lập bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa gồm
4 bộ phận: Văn phòng, Tư pháp, Địa chính, Xây dựng; có phân công lịch trực cụ
thể.
Thực hiện tốt việc công khai thủ tục hành chính, quy trình áp dụng, cán bộ
thực hiện, thời gian và mức thu lệ phí, tạo thuận lợi cho nhân dân giao dịch. Trang
bị hệ thống máy vi tính cho các phòng, ban nhằm phục vụ tốt công tác chuyên

môn; Lắp đặt hệ thống mạng Internet tạo thuận lợi cho việc truy cập thông tin và
tra cứu tài liệu của từng cán bộ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết
công việc được nhanh gọn, tiết kiệm thời gian. 98% cán bộ chuyên trách, công
chức đã biết sử dụng thành thạo máy vi tính.
Về phổ biến tuyên truyền giáo dục pháp luật: Phường có 01 tủ sách pháp luật
với trên 200 đầu sách với nhiều nội dung phong phú; trong năm đã bổ sung thêm
50 đầu sách vào tủ sách pháp luật và tuyên truyền về các văn bản pháp luật mới;
làm các chuyên đề phát thanh về giáo dục pháp luật nhằm mục đích tuyên truyền
rộng rãi đến mọi tầng lớp nhân dân qua đó nâng cao ý thức chấp hành pháp luật
của nhân dân, từng bước đẩy lùi các hành vi vi phạm pháp luật.
CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ THỰC TẾ TẠI UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN
I.Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Ngô Quyền.
1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Ngô Quyền.
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành. Như
chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban
hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ.
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan
trọng đối với các cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có
văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong
công tác văn thư - lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ
quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo
nguyên tắc đã đề ra.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và
kỹ thuật cao. Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chỉ là cán bộ bán chuyên trách
do vậy không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra. Do vậy mà
hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND thành phố tổ chức theo sự
chỉ đạo chung của UBND thành phố, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ
cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần

thiết.
Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ
lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị
làm việc tương đối đầy đủ.
Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn bộ
các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí
của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là Phòng hành chính “Một
cửa”.
2. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo,
đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo,
thông báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên
nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định
chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm
bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn
thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được
xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo…
Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham
khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
a. Tổ chức tiếp nhận văn bản đến
Nguồn công văn đến của cơ quan từ nhiều nơi khác nhau, cán bộ ở cơ quan
đi công tác mang về, cán bộ cơ quan bên ngoài mang đến, văn bản nhận qua đường
bưu điện, Fax. Khi tiếp nhận công văn giấy tờ đến UBND Phường cán bộ văn thư
phụ trách xem có đúng công văn gửi cho cơ quan mình hay không, và kiểm tra tình
hình bì xem có dấu hiệu xem hoặc bị rách bì hay không? Sau khi kiểm tra xong thì
tiến hành phân loại công văn.
b. Đăng ký công văn đến UBND phường Ngô Quyền.
- Đóng dấu đến: Sau khi văn bản được bóc ra, nhân viên văn thư tiến hành
đóng dấu đến cho văn bản đóng dấu đến được đóng dưới số ký hiệu của văn bản
(đối với văn bản có tên loại). Đối với các văn bàn hành chính thông thường thì dấu
đến được đóng dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
c. Chuyển giao và giải quyết văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao công văn đến như sau: Ngay sau khi bóc bì là
đóng dấu đến nhân viên văn thư đăng ký vào sổ rồi trình tất cả các văn bản đó cho
Chủ tịch để có ý kiến phân phối. Khi có ý kiến phân phối nhân viên văn thư đăng
ký vào sổ và chuyển giao công văn cho người có trách nhiệm giải quyết không để
công văn chạy vòng nhiều nơi, không chuyển chậm hoặc quá lâu.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Sau khi chuyển giao công văn
đến, nhân viên văn thư luôn theo dõi việc giải quyết công văn đến để nhắc nhở cán
bộ hoặc bộ phận giải quyết công văn đến đúng thời hạn quy định. Chủ tịch luôn
đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra việc giải quyết công văn đến các bộ phận để giải quyết
kịp thời có hiệu quả.
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi
Toàn bộ các văn bản tài liệu do cơ quan gửi đi gọi là công văn đi, tổ chức
quản lý công văn đi gồm những bước sau:
Công văn đi trước hết do bộ phận chuyên môn soạn thoải, sau đó đánh máy,
trình ký, in ấn và chuyển cho văn thư đăng ký phát hành.
- Đánh máy, phải kiểm tra văn bản đánh máy với bản gốc xem đã chính xác

chưa, nếu thấy từ nào khó đọc phải hỏi người soạn thảo không được tự ý sửa nội
dung, văn bản của bộ phận nào thì do bộ phận ấy đánh máy.
Trình ký: Về nguyên tắc thì sau khi văn bản được bộ phận chuyên môn soạn
thảo xong thì chuyển cho Chủ tịch xem xét, duyệt về mặt thể thức về nội dung rồi
sau đó mới ký.
- Đóng dấu: Văn bản sau khi có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền sẽ
được đóng dấu. Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu, không cho người khác mượn
dấu để đóng và cũng không giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định
của Thủ trưởng.
- Hoàn thiện công văn: Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm
quyền và đã được đóng dấu thì nhân viên văn thư tiến hành lấy số ký hiệu, ngày
tháng năm lên văn bản. Số ký hiệu của công văn là số thứ tự của công văn. Công
văn nào lớn, số công văn lấy theo từng loại như: Quyết định, tờ trình, báo cáo.
Hình thức đăng ký: bằng sổ
- Phát hành văn bản: tất cả các công văn trước khi phát hành đều được nhân
viên văn thư kiểm tra lần cuối cùng. Được giữ lại 1 bản gốc và đăng ký vào sổ
công văn đi.
a. Chuyển giao công văn đi
Chuyển giao công văn đi trong nội bộ cơ quan, là những văn bản do cơ quan
ban hành và được gửi đi cho các cá nhân, bộ phận thuộc cơ quan có trách nhiệm thi
hành.
- Chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan. Là văn bản co cơ quan ban hành và
gửi cho các cơ quan có liên quan đến công việc mà văn bản đề cập tới.
Văn bản thường được chuyển giao bằng hai hình thức.
- Trực tiếp chuyển đến cơ quan
- Chuyển qua đường bưu điện.
b. Theo dõi việc giải quyết công văn đi
UBND phường Ngô Quyền theo dõi việc giải quyết công văn đi qua thực tế
công việc và qua các báo cáo mà bộ phận, các cơ quan gửi đi. Qua đó có thể nắm
rõ những công việc mà các cơ quan, bộ phận kịp thời giải quyết văn bản.

c. Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu
Tại UBND phường Ngô Quyền thì văn bản được sắp xếp như sau: Văn bản
nào được ban hành trước thì bỏ xuống dưới, văn bản nào ban hành sau thì bỏ lên
trên và khi hết một năm văn thư mang ra xếp lại. Các văn bản đó được đặt trong
cặp ba dây và đặt trong tủ đựng các sổ đăng ký công văn.
2.4 Quản lý con dấu
* Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng - thống kê có trách nhiệm, có
trình độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng
dấu.
- Không được tự tiện mang dấu theo người.
- Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng
quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
- Khi hết giờ làm việc thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn
thận.
* Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và soát kỹ
văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau
khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu
không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ
ký về phía bên trái. Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của pháp luật
hiện hành.
Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức
danh, dấu tên.
II. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP.
1. Công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho
nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới có hiệu lực.

hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt
động quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực
hiện những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hành
soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là động tác đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. người soạn
thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc (yêu cầu của vấn đề cần giải
quyết hay yêu cầu của cơ quan).
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại của văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần
được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn
bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản
của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản
thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả,
đúng mục đích.
Căn cứ để xác định.

+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết.
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn
bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải
quyết công việc đã đặt ra.
- Thu thập thông tin.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và
thông tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải
quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào những thông tin thu thập được. Do vậy, đòi hỏi
thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban hành
ra mới có tính khả thi,đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
- Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất cả
các công việc chuẩn bị đều trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề
cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp
xếp nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương
theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề
cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định
mục đích ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách
chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước
khi soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
- Phương pháp viết văn bản: viết tay và đánh máy vi tính.
- Duyệt bản thảo:
Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khi soạn thảo

văn bản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên
một văn bản logic.
Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban
hành
2. Quản lý văn bản đi - đến
2.1 Giải quyết văn bản đến
* Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ
quan để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ
trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng.
Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật.
a. Quá trình xử lý văn bản.
Sai khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản,
văn bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi
ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.
b. Công việc vào sổ đăng ký.
Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ
bản của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ
đăng ký một lần. Hình thức chính để đăng ký công văn đến của cơ quan là dùng sổ
Đăng ký công văn đến.
c. Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch
UBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó,
chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì phải
phân phối ngay sau khi nhận được.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy
định:
Ngày
đến
Số

đến
Nơi gửi
công văn
Số, ký
hiệu
Ngày tháng công
văn
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Nơi nhận và
người nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ quan
sau khi có ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay
người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được để chậm hoặc quên văn
bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn
bản.
Sổ chuyển giao văn bản:
Số đến Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài
giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu
chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
2.2 Giải quyết văn bản đi.

Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi
ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của UBND phường Ngô Quyền đã tuân thủ theo các
quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng
ký và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy
đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo
phiếu gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy
định:
Ngày tháng
của văn bản
Số và
ký hiệu
Tên loại và trích
yếu nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị hoặc
người nhận bản

lưu
Số lượng
văn bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
3. Quản lý con dấu
Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu.
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bản
trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có
chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái.
CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ