Bài giảng nhập môn lưu trữ học chương 3

TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
1


NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC
NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC




Giảng viên: TS. Nguy
Giảng viên: TS. Nguy
ễn Lệ Nhung
ễn Lệ Nhung


ĐT. 0912581997
ĐT. 0912581997
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
2
CHƯƠNG III:
Công tác lưu trữ
1. Khái niệm, nhiệm vụ c/tác LT
2. Nội dung c/tác LT
2.1. Hoạt động QLNN
2.2. Hoạt động ng/vụ
3.Tính chất của c/tác LT
3.1. Tính chất khoa học
3.2. Tính chất cơ mật

3.3. Tính chất xã hội
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
3
Sự hình thành công tác lưu trữ
•
Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới
việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời
sống xã hội thông qua việc khai thác các thông
tin quá khứ có trong TLLT. Mục đích cao cả của
c/tác LT là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính
đáng của xã hội, của các QG và của mỗi con
người.
•
Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các CQ, TC, DN
được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác
dụng đối với các QG, địa phương, các CQ và
toàn xã hội.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
4
•
Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các
CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời
những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ
trong quá trình thực hiện công việc.
•
Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những
bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình
phát triển của QG, của các CQ, TC. Vì vậy, c/tác

LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai thác
thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho
các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết h/động và
rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong
quản lý, sản xuất, kinh doanh.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
5
1. Khái niệm
•
C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp
chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu,
bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý, NCKH và
các nhu cầu chính đáng của công dân.
•
C/tác LT ra đời do đòi hỏi khách quan của
việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng
TLLT để phục vụ XH.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
6
2. Nhiệm vụ
C/tác LT bao gồm những vấn đề cơ bản:
•
Thực hiện các nhiệm vụ QLNN về LT
•
Thực hiện các khâu ng/vụ LT như: thu
thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý,

bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT.
•
Nghiên cứu khoa học về LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
7
3. Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ
•
Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới
việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH
hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của
XH, của các QG và của mỗi con người thông
qua việc khai thác các thông tin quá khứ có
trong TLLT
•
Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các
CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp
thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và
cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
8
3. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ
(tiếp theo)
•
Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng
những bài học kinh nghiệm quý báu trong
quá trình phát triển của QG, của các CQ,
TC. Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC,
d/nghiệp trong việc khai thác thông tin

trong TL để giáo dục truyền thống cho các
thế hệ cán bộ trong CQ học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
9
•
Tóm lại, c/tác LT là một ngành, một lĩnh
vực được tổ chức, triển khai ở mọi QG và
trong từng CQ, TC. Một trong những
nhiệm vụ của cán bộ LT là phải lưu trữ và
khai thác thông tin trong các HS, TL để
phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh
đạo. Vì vậy, cán bộ LT cần nắm vững
những vấn đề cơ bản của c/tác LT để có
thể làm tốt các ng/vụ chuyên môn.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
10
Một số khái niệm
•
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC
•
Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu
trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh
viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan
và từ các nguồn khác.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997

11
•
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
•
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài
liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ
thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản,
chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật
mang tin.
•
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
12
•
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ TLLT
được h/thành trong quá trình h/động của các tổ chức
của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức
CT - XH; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ
chức tiền thân của Đảng và của tổ chức CT - XH.
•
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ TLLT được
h/thành trong quá trình h/động của các CQ NN, tổ chức
CT - XH - nghề nghiệp, tổ chức XH, tổ chức XH - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ
trang ND, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và TL khác được

h/thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
13
2. Nội dung
(Chương III - PLLTQG 2001)
2.1 Hoạt động quản lý
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
14
2.1. Hoạt động quản lý
•
1. Hệ thống các CQ quản lý ngành về
c/tác LT
•
2. Ban hành các văn bản QPPL về TLLT
•
3. Tổ chức NCKH về nghiệp vụ LT
•
4. Đào tạo cán bộ chuyên môn ng/vụ
•
5. Hợp tác Quốc tế trong c/tác LT
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
15
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
•
1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức

•
Trong một QG, một CQ, TC, để thực hiện hiệu quả một
nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân
chuyên trách làm c/tác đó. Bộ phận chuyên trách có
nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các
công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn,
dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp
chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời
gian tới.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
16
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
1.1 Tổ chức bộ phận làm c/tác LT trong CQ, TC
Công tác LT là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ
quan trọng của tất cả các CQTC. Vì vậy, để thực hiện tốt
c/tác LT, trong mỗi CQ, TC cần có bộ phận chuyên trách
làm c/tác LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
17
Bộ phận lưu trữ trong CQ có trách nhiệm tư vấn, tham
mưu cho lãnh đạo CQ trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn c/tác LT;
- Soạn thảo những VB chỉ đạo ng/vụ LT trong CQ;
- Thực hiện các ng/vụ LT cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo về
việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản
TLLT; làm các b/cáo tổng kết về c/tác LT của CQ và
những đóng góp của c/tác LT đối với sự phát triển của
CQ, của ngành…

TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
18
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT
Cán bộ làm c/tác LT trong các CQ cần có ng/vụ chuyên
môn nhất định về c/tác LT. Ở các CQ có bộ phận làm
c/tác LT độc lập thì cán bộ làm ng/vụ LT chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng phòng LT, ở các CQ bộ phận LT
thuộc VP thì cán bộ LT chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
CVP cơ quan.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
19

1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm c/tác LT
1.2 Bố trí nhân sự làm c/tác LT (tiếp)
•
C/tác LT có quan hệ mật thiết với c/tác VT.
C/tác VT là việc đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra
tìm TL khi c/việc ph/ánh trong TL chưa kết thúc
hoặc kết thúc chưa được 1 năm, sau đó TL mới
được chuyển vào LT.
•
C/tác VT làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy c/tác LT
làm tốt và ngược lại. Vì vậy, trong một số CQ
nhỏ người ta thường bố trí cán bộ VT - LT kiêm
nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ VT - LT kiêm nhiệm
ko thể đầu tư nhiều thời gian cho c/tác LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung

- 0912581997
20
•
Các CQ, TC tùy thuộc vào mức độ công
việc của CQ để bố trí nhân sự phù hợp.
•
Cần lưu ý c/tác LT chỉ thực hiện tốt, đảm
bảo việc c/cấp thông tin quá khứ ch/lượng
cho h/động QL của lãnh đạo khi cán bộ
chuyên trách c/tác LT có trình độ ch/môn
phù hợp, tức là được đào tạo trong các
trường tr/cấp, CĐ hoặc ĐH đúng chuyên
ngành.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
21
Ban hành VB QPPL và VB h/dẫn về c/tác LT
•
C/tác LT là một lĩnh vực h/động QLNN. Để thực
hiện tốt c/tác LT cần có hệ thống VB QPPL quy
định những v/đề quản lý về c/tác LT trong phạm
vi cả nước. Hệ thống những VB QPPL của
ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho
việc tr/khai thực hiện các chủ trương của Đảng
và c/sách của NN về việc QL và p/triển ngành
LT, đồng thời hệ thống VB đó cũng góp phần
thực hiện thống nhất về ng/vụ LT trong p/vi toàn
quốc.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997

22
•
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành LT là Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước
CHXHCNVN thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ
tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày
15/4/2001.
•
P/lệnh LTQG 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của
những VB được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý
trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của HĐCP
ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về c/tác
CVGT và c/tác LT. P/lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ
sung Pháp lệnh Bảo vệ TLLTQG do HĐBT ban hành
năm 1982 sẽ hết hiệu lực từ ngày Luật lưu trữ có hiệu
lực thi hành vào ngày 01 tháng 7 năm 2012
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
23
•
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của CP ngày
08/4/2004 về c/tác VT và NĐ số 111/2004/NĐ-
CP của CP quy định chi tiết thi hành một số điều
của PLLTQG. Đây là hai VB quan trọng trong
c/tác VTLT mới được ban hành.
•
Để thực hiện các điều quy định trong PL và các
NĐ trên, NN, Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN đã biên
soạn và ban hành các Thông tư, Q/định, C/văn
h/dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong PL

và NĐ. Những VB đó góp phần thống nhất việc
thực hiện các ng/vụ LT trong các CQ, TC từ TW
tới ĐP.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
24
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, bổ sung TL;
- Xác định giá trị TL;
- Thống kê và kiểm tra trong LT;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học TL;
- Chỉnh lý TL;
- Tổ chức bảo quản TL;
- Tổ chức khai thác, sử dụng TL;
- Ứng dụng CNTT trong LT.
Việc thực hiện thống nhất các ng/vụ LT trong các CQ, tổ
TC đã được quy định trong các VB QPPL và những VB
h/dẫn về c/tác LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
25
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
•
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các CQ,
TC nắm được tình hình thực hiện các quy định của
NN về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
•
Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy
trình công việc được xem xét trong một thời gian
hoàn thành nhất định.

•
Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc
một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để
có được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết
luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay
không.
•
Trong lĩnh vực QLNN thì mục đích chính là kiểm tra
việc thực hiện các VB QPPL, các VB h/dẫn của CQ
chủ quản tại các CQ thuộc phạm vi điều chỉnh của
các VB đó.