Ứng dụng của Microsoft Access vào kế toán tổng hợp của Công ty cổ phần vận tải an giang

ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH





NGÔ MINH HIẾU



ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT ACCESS
VÀO KẾ TOÁN TỔNG HỢP CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG




Chuyên ngành : KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP




KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Long Xuyên, tháng 06 – năm 2009


ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH





KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC



ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT ACCESS
VÀO KẾ TOÁN TỔNG HỢP CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG



Chuyên ngành : KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Sinh viên thực hiện: NGÔ MINH HIẾU
Lớp : DH6KT2 Mã số Sv: DKT052185

Người hướng dẫn: Ths TRÌNH QUỐC VIỆT










Long Xuyên, tháng 06 – năm 2009





CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐẠI HỌC AN GIANG


Người hướng dẫn : Ths TRÌNH QUỐC VIỆT
(Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Người chấm, nhận xét 1 : …………..
(Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)




Người chấm, nhận xét 2 : …………..
(Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)






Khoá luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn
Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh ngày ….. tháng 06 năm 2009
LỜI CÁM ƠN
Tôi chân thành cám ơn các cán bộ giảng viên trong trường Đại học An Giang cũng như
giảng viên thỉnh giảng đã nhiệt tình truyền thụ kiến thức, đặc biệt là kiến thức về
phương pháp nghiên cứu và kiến thức về chuyên ngành kế toán, để tôi có thể tiến hành
thực tập và làm khóa luận này.
Tôi cũng chân thành cám ơn đến các cán bộ trong công ty cổ phần vận tải An Giang đã
tạo điều kiện cho tôi thực tập và hoàn thành khóa luận.
Tôi đặc biệt cám ơn giảng viên Trình Quốc Việt đã nhiệt tình hướng dẫn tôi trong thời
gian thực hiện khóa luận.
Trân trọng
Ngô Minh Hiếu

MỤC LỤC
Chương 1. MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1.1. Cơ sở hình thành ............................................................................................ 1
1.2. Phạm vi mục tiêu nghiên cứu......................................................................... 2
1.3. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 2
1.4. Ý nghĩa........................................................................................................... 2
1.5. Nội dung nghiên cứu...................................................................................... 3
Chương 2. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG........... 4
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty...................................................................... 4
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển...................................................4
2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp...................................................4
2.2. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướn phát triển ................................. 5
2.2.1. Thuận lợi .........................................................................................5
2.2.2. Khó khăn.........................................................................................5
2.2.3. Phương hướng phát triển................................................................. 5
2.3. Cơ cấu tổ chức, quản lý.................................................................................. 6
2.4. Công tác kế toán tại đơn vị ............................................................................ 8
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.................................................................. 8
2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp ................8
2.4.3. Hình thức sổ kế toán .......................................................................9
Chương 3. CƠ SỞ LÝ LUẬN....................................................................................... 10
3.1. Tổng quan về kế toán...................................................................................10
3.1.1. Định nghĩa về kế toán ...................................................................10
3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán............................................. 10
3.1.3. Vai trò của kế toán ........................................................................ 10
3.1.4. Nhiệm vụ của kế toán.................................................................... 11
3.2. Khát quát về hệ thống thông tin kế toán ...................................................... 11
3.2.1. Lý thuyết về hệ thống.................................................................... 11
3.2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ........................................ 12
3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán............................................................ 12

3.3. Sổ kế toán.....................................................................................................14
3.3.1. Sổ kế toán......................................................................................14
3.3.2. Các loại sổ kế toán ........................................................................ 14
3.3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp........................................................ 15
3.3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết.................................................... 15
3.3.3. Hệ thống sổ kế toán....................................................................... 15
3.3.4. Trách nhiệm người ghi và giữ sổ kế toán......................................15
3.3.5. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính ............................ 16
3.3.6. Mở và ghi sổ kế toán..................................................................... 16
3.3.6.1. Mở sổ ............................................................................. 16
3.3.6.2. Ghi sổ ............................................................................. 17
3.3.6.3. Khóa sổ .......................................................................... 17
3.4. Các hình thức sổ kế toán .............................................................................. 17
3.4.1. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ........................................... 17
3.4.1.1. Đặc trưng cơ bản............................................................ 17
3.4.1.2. Trình tự ghi sổ................................................................ 17
3.4.2. Hình thức kế toán trên máy vi tính................................................ 19
3.4.2.1. Khái niệm kế toán máy ..................................................19
3.4.2.2. Sơ lược hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.......... 19
3.4.2.3. Sơ lược về phần mềm kế toán ........................................ 20
3.4.2.4. Đặc trưng của hình thức kế toán trêm máy tính............. 22
3.4.2.5. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán trên máy tinh ...... 22
3.5. Báo cáo tài chính..........................................................................................22
3.5.1. Mục đích của báo cáo tài chính..................................................... 22
3.5.2. Đối tượng áp dụng......................................................................... 23
3.5.3. Trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính ............................ 24
3.5.4. Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính ................................... 24
3.5.5. Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính ..............................24
3.5.6. Kỳ lập và trình bày báo cáo tài chính............................................ 25
3.5.7. Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp............................... 24

3.5.7.1. Báo cáo tài chính năm.................................................... 25
3.5.7.2. Báo cáo tài chính giữa niên độ....................................... 25
3.5.8. Báo cáo tài chính hợp nhất và tổng hợp........................................ 25
3.5.8.1. Báo cáo tài chính hợp nhất.............................................25
3.5.8.2. Báo cáo tài chính tổng hợp............................................. 26
Chương 4. XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCESS CHO CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬN TẢI AN GIANG ................................................................... 27
4.1. Sự cần thiết của phần mềm kế toán.............................................................. 27
4.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Access ...........................................27
4.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access ........................................... 28
4.3.1. Khởi động phần mềm....................................................................28
4.3.2. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán............................................. 32
4.3.3. Nhập số dư đầu kỳ......................................................................... 37
4.3.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh .................................38
4.3.5. Các bút toán cuối kỳ kế toán......................................................... 42
4.4. Nhận xét, đánh giá ....................................................................................... 51
Chương 5. KẾT LUẬN................................................................................................. 53
PHỤ LỤC..... ................................................................................................................. 54
Phụ lục I. Các mẫu sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ .......................... 54
Phụ lục II. Biểu mẫu báo cáo tài chính ............................................................... 58
Phụ lục III. Những quy định chung về chứng từ kế toán.................................... 77
Phụ lục IV. Sơ lược về cách xây dựng phần mềm kế toán Access.....................80
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................82
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt..................................................................7

Bảng PL.1. Mẫu sổ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ ....................................................... 54
Bảng PL.2. Mẫu sổ Chứng từ ghi sổ............................................................................... 54
Bảng PL.3. Mẫu sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................. 55
Bảng PL.4. Mẫu sổ Cái một cột...................................................................................... 55

Bảng PL.5. Mẫu sổ Cái nhiều cột ................................................................................... 56
Bảng PL.6. Mẫu Bảng cân đối số phát sinh.................................................................... 57
Bảng PL.7. Bảng cân đối kế toán.................................................................................... 58
Bảng PL.8. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kịnhdoanh ................................................ 61
Bảng PL.9. Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp...................... 62
Bảng PL.10. Bảng báo cao lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp ................... 63
Bảng PL.11. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính........................................................... 64

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty ............................................................................6
Hình 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ........................................ 9

Hình 3.1. Những người sử dụng thông tin tài chính kế toán........................................... 10
Hình 3.2. Hệ thông thông tin trong doang nghiệp........................................................... 12
Hình 3.3. Một số loại hệ thống thông tin quản lý ........................................................... 12
Hình 3.4. Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 14
Hình 3.5. Hình thức ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính............................... 18
Hình 3.6. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy vi tính.............................................20
Hình 3.7. Cấu trúc của chương trình kế toán .................................................................. 21
Hình 3.8. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính.................................. 22

Hình 4.1. Màn hình khởi động của phần mềm kế toán Access....................................... 28
Hình 4.2. Chọn kỳ kế toán làm việc................................................................................ 29
Hình 4.3. Thanh Menu KeToanAccess........................................................................... 29
Hình 4.4. Nhóm Menu Hệ thống..................................................................................... 29
Hình 4.5. Nhóm Menu Các sổ kế toán............................................................................ 30
Hình 4.6. Nhóm Menu Báo cáo tài chính........................................................................30
Hình 4.7. Nhóm Menu Chứng từ .................................................................................... 31
Hình 4.8. Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ ..................................... 31

Hình 4.9. Nhóm Menu Help............................................................................................ 32
Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản................................................................................ 32
Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán.................................................... 33
Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản............................................................................. 33
Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản ...............................................................................34
Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1 ........................................................................ 34
Hình 4.15. Xóa tài khoản kế toán cách 2 ........................................................................ 34
Hình 4.16. Khai báo tài khoản cấp 2............................................................................... 35
Hình 4.17. Thông báo khi nhập liệu sai tài khoản cấp 2.................................................36
Hình 4.18. Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3................................................................ 36
Hình 4.19. Thông báo tài khoản cấp 3 phải tương tự với tài khoản cấp 2......................36
Hình 4.20. Tab chi tiết các tài khoản .............................................................................. 37
Hình 4.21. Nhập số dư đầu kỳ vào tài khoản có số dư.................................................... 38
Hình 4.22. Chuyển sổ kế toán.........................................................................................38
Hình 4.23. Thêm kỳ kế toán vào danh mục .................................................................... 38
Hình 4.24. Form Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh........................................39
Hình 4.25. Thông báo khai báo tài khoản khi định khoản..............................................40
Hình 4.26. Khu vực phiếu thu/chi................................................................................... 40
Hình 4.27. Khu vực Hóa đơn .......................................................................................... 40
Hình 4.28. Khu vực phiếu nhập/xuất ..............................................................................41
Hình 4.29. Thao tác sửa hay xóa định khoản.................................................................. 42
Hình 4.30. Form tìm kiếm dịnh khoản............................................................................42
Hình 4.31. Menu các bút toán kết chuyển và phân bổ.................................................... 43
Hình 4.32. Thông báo tính lại giá xuất kho .................................................................... 43
Hình 4.33. Form định nghĩa tài khoản kết chuyển.......................................................... 44
Hình 4.34. Thông báo khi kết chuyển chi phí trực tiếp...................................................44
Hình 4.35. Kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung................................................. 45
Hình 4.36. Thông báo kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung................................ 45
Hình 4.37. Thông báo tập hợp chi phí sản xuất chung....................................................46
Hình 4.38. Phân bổ chi phí sản xuất chung..................................................................... 46

Hình 4.39. Kết chuyển giảm trừ doanh thu..................................................................... 47
Hình 4.40. Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh ......................................................48
Hình 4.41. Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp....................................................... 48
Hình 4.42. Menu Chứng từ ............................................................................................. 49
Hình 4.43. Xem và in sổ nhật ký chung.......................................................................... 49
Hình 4.44. Xem và in sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng .................................... 49
Hình 4.45. Nhập số hiệu tài khoản để xem hoặc in bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn......... 50
Hình 4.46. Form In sổ tài khoản ..................................................................................... 50
Hình 4.47. Menu Báo cáo tài chính ................................................................................ 51
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

SVTH Sinh viên thực hiện
Cty / CTY Công ty
CTCPVT Công ty cổ phần vận tải
AG An Giang
TSCĐ Tài sản cố định
PP Phương pháp
TT Thị trấn
TX Thị xã
TP Thành phố
DN Doanh nghiệp
MS Microsoft
SXKD Sản xuất kinh doanh
XDCB Xây dựng cơ bản

Chương 1. Mở đầu
Chương 1
MỞ ĐẦU
1.1. Cơ sở hình thành
Ngày nay, tin học hóa trong tổ chức, quản lý, sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là

xu thế tất yếu. Việc ứng dụng công nghệ tin học giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm bớt gánh nặng và áp lực công việc cho nhân viên,
cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, nó là một trong những nhân tố cho thấy
môi trường làm việc chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Việt Nam đã gia
nhập WTO. Các rào cản kinh tế dần được dỡ bỏ, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều
thuận lợi hơn trong giao dịch quốc tế, có nhiều cơ hội tiếp thu và áp dụng công nghệ
mới của thế giới vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các tập đoàn kinh tế lớn
mạnh trên thế giới cũng có cơ hợi như ta, với khả năng tài chính lớn mạnh, họ sẽ xâm
nhập vào thị trường nước ta nhằm chiếm lĩnh thị trường mới mẻ và đầy tiềm năng này.
Ngoài ra, tình hình kinh tế thế giới ngày càng có ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế Việt
Nam, nhất là trong giai đoạn hiện nay, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã gây ra
nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam, dù sự ảnh hưởng của nó không lớn
như các nước khác trên thế giới, đặc biệt là các nước châu Mỹ và châu Âu. Và đây
chính là những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp
vừa và nhỏ. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp trong nước phải không ngừng nỗ
lực tìm tòi những biện pháp kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng công nghệ
tin học vào bộ máy tổ chức, quản lý, sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp như đã đề
cập ở trên là một trong những biện pháp thiết thực và cần thiết.
Trong bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay vừa và nhỏ, dù có thuê kế toán viên hay
không, thì doanh nghiệp đó vẫn phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, vì kế toán là
một công việc rất quan trọng, kết quả của công việc này là những thông tin tài chính,
thông tin quản trị,…nói chung là thông tin kế toán. Thông tin kế toán là những dữ liệu
kế toán đã qua xử lý, nó rất hữu ích cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra những
quyết định kinh tế đúng đắn. Bên cạnh đó, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
ngoài doanh nghiệp (như nhà đầu tư, các chủ nợ, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà
nước,…) sử dụng các thông tin kế toán của doanh nghiệp để ra quyết định kinh tế có
liên quan đến doanh nghiệp, chẳng hạn như: quyết định đầu tư vào doanh nghiệp, quyết
định cho vay hay thu nợ sớm, quyết hợp tác, thu thuế,… Vì vậy, thông tin kế toán cần
được cung cấp kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Để làm được việc này, doanh nghiệp
cần phải xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác kế toán sẽ đáp ứng được điều đó. Ngoài ra, công việc
kế toán khá là vất vả, các dữ liệu kế toán phát sinh hằng ngày, việc ghi chép thủ công
khó mà đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, và chính xác.
Hơn nữa, việc lưu trữ, quản lý dữ liệu đối với kế toán thủ công ít thuận lợi và kém an
toàn, do các chứng từ và sổ sách kế toán phải lưu trữ trong thời gian dài nhằm phục vụ
cho nhu cầu quản lý của Nhà nước cũng như của DN, cho nên chúng được cất trong tủ
hồ sơ rất nhiều, gây khó khăn cho việc truy xuất, hoặc có thể bị rủi ro do mối mọt hay
hỏa hoạn,…. Do vậy, người làm kế toán cần phải có sự trợ giúp của phần mềm kế toán,
đây là một trong những phương pháp có hiệu quả nhằm nâng cao công tác kế toán cũng
như nâng cao bộ máy tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp, đáp ứng được các yêu cầu
hội nhập và hợp tác quốc tế, yêu cầu quản lý của DN và các yêu cầu khác của các đối
tượng sử dụng thông tin ngoài DN.
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
1
Chương 1. Mở đầu
Trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm kế toán như: Acsoft, Fast Acounting,
Union, Metadata, Misa, Fast Financial,… Việc lựa chọn phần mềm kế toán nào dựa vào
quan điểm của từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với bộ máy kế
toán được tổ chức một cách đơn giản, họ hoàn toàn có thể dựa vào phần mềm Excel, cơ
sở dữ liệu Access, Foxpro hoặc các phần mềm khác có chức năng tương đương hỗ trợ
cho công tác kế toán tại đơn vị, họ có thể dựa vào các phần mềm đó để tự tạo phần mềm
kế toán cho doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn này có những ưu điểm sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí nếu đầu tư vào phần mềm
kế toán của các hãng khác. Việc tự nghiên cứu cách áp dụng phần mềm trên vào công
tác kế toán có thể sẽ phát sinh chi phí, nhưng chi phí này sẽ nhỏ hơn nhiều so với chi
phí đã đề cập ở trên.
Thứ hai, sự lựa chọn này sẽ cho ra phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm của hệ
thống kế toán trong doanh nghiệp, thuận lợi cho việc áp dụng phần mềm vào thực tiễn.
Tuy nhiên, ngoài những yêu cầu của kế toán (được giới thiệu trong chương 3), phần
mềm kế toán được tạo ra phải thỏa mãn thêm các yêu cầu chủ yếu sau: 1. trung thực và

an toàn; 2. thông tin kịp thời; 3. thỏa mãn yêu cầu của đơn vị, phù hợp với chuẩn mực
và chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra, phần mềm cần phải có sự tổ chức, sắp xếp sao
cho hợp lý và dễ dàng sử dụng, thì việc ứng dụng nó sẽ ít gặp trở ngại hơn. Công ty cổ
phần vận tải An Giang là công ty có quy mô vừa và nhỏ, có đặc điểm của hệ thống kế
toán phù hợp với việc lựa chọn này, do đó, đề tài “Ứng dụng Microsoft Access vào kế
toán tổng hợp của công ty cổ phần vận tải An Giang” ra đời.
1.2. Phạm vi và mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên đặc điểm của công tác kế toán trong công ty cổ phần
vận tải An Giang với những mục tiêu sau:
– Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại đơn vị.
– Thiết kế phần mềm kế toán tổng hợp dựa trên Microsoft Access XP. Phần mềm
này được viết dựa trên đặc điểm của kế toán tổng hợp tại đơn vị, đầu ra của phần
mềm này là các sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán.
1.3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là phỏng vấn nhân viên của công ty, quan sát
hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là quan sát phương pháp ứng dụng tin học
vào công tác kế toán tại đơn vị. Ngoài ra, thông tin còn được thu thập qua báo chí và
internet, từ các nghiên cứu trước nhằm bổ sung thông tin cho nghiên cứu. Sau khi có
được thông tin, chúng được tổng hợp, phân tích, để làm cơ sở đưa ra nhận xét, đánh giá
và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán tại đơn vị. Cuối cùng, với
những hiểu biết về Microsoft Access, phần mềm kết toán tổng hợp dựa trên những
thông tin đã được tổng hợp và phân tích ra đời.
1.4. Ý nghĩa
Nghiên cứu này giúp công ty cổ phần vận tải An Giang nhận biết được thực trạng của
việc ứng dụng tin học vào kế toán, từ đó giúp đơn vị có những chính sách, những quyết
định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán. Ngoài ra, với phần mềm kế
toán được tạo ra dựa trên Microsoft Access, công ty có thể ứng dụng nó vào trong
doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán là một
khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy, nâng cao hiệu
quả trong công tác kế toán chính là nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của

SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
2
Chương 1. Mở đầu
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
3
doanh nghiệp. Khi công ty mở rộng và phát triển hơn nữa, chắc chắn công ty sẽ cải
thiện và nâng cấp hệ thống kế toán trong doanh nghiệp của mình, điều này có nghĩa là,
nghiên cứu này là cơ sở ban đầu, là tiền đề cho nghiên cứu tiếp sau trong việc ứng dụng
tin học trong kế toán tại công ty.
1.5. Nội dung nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này gồm có 5 chương:
– Chương 1. Mở đầu
Chương này giới thiệu về cơ sở hình thành đề tài, phạm vi và mục tiêu nghiên cứu,
phương pháp thu thập và xử lý thông tin, ý nghĩa nghiên cứu và giới thiệu sơ lược về
nội dung nghiên cứu.
– Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
Chương này giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vận tải An Giang và thông tin về
công tác kế toán tại đơn vị.
– Chương 3. Cơ sở lý luận
Chương này giới thiệu khái quát về phần mềm Microsoft Access XP, và các lý thuyết về
kế toán có liên quan đến đề tài nghiên cứu.
– Chương 4. Phần mềm kế toán Access
Chương này trình bày sự cần thiết của việc xây dựng phần mềm kế toán Access, đồng
thời mô tả và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access, sau đó, tác giả đưa ra nhận
xét, đánh giá và lời khuyên nhằm giúp cho người sử dụng ứng dụng phần mềm này một
cách có hiệu quả.
– Chương 5. Kết luận
Chương này tóm tắt lại kết quả nghiên cứu, nêu ra những cái đã đạt được và những cái
hạn chế trong nghiên cứu, đồng thời trình bày ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả
cho công tác kế toán.

Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
Chương 2
TỔNG QUAN VỀ CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tiền thân của công ty cổ phần vận tải An Giang là Xí nghiệp vận tải 1 và Xí nghiệp vận
tải 2. Hai đơn vị này được thành lập vào năm 1978. Một năm sau đó, hai Xí nghiệp này
sát nhập lại với nhau cùng tổ chức hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh.
Năm 1986, theo quyết định số 1121/QĐ.UB ngày 27/12/1985, công ty đã chuyển đổi
loại hình công ty từ xí nghiệp vận tải công ty hợp danh sang xí nghiệp vận tải quốc
doanh với tên gọi là công ty vận tải ô tô An Giang.
Tháng 06/2005, căn cứ nghị định 64/CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ về việc chuyển
doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh An Giang ra
quyết định tiến hành cổ phần hóa công ty vận tải ô tô An Giang. Kết quả là công ty cổ
phần vận tải An Giang được thành lập.
Sau khi cổ phần hoá, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều chuyển biến
tích cực, cụ thể như sau:
– Kết quả kinh doanh năm 2005:
+ Sản lượng: 42376 hành khách/km đạt 106% kế hoạch.
+ Doanh thu: 11.888.000.000 đồng đạt 114% kế hoạch.
+ Lợi nhuận: 974.000.000 đồng đạt 156% kế hoạch.
+ Nộp ngân sách: 259.000.000 đồng.
+ Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.800.000 đồng/tháng.
– Kết quả kinh doanh năm 2006:
+ Sản lượng: 49374 hành khách/km đạt 109,7% kế hoạch.
+ Doanh thu: 28.793.000.000 đồng đạt 107,2% kế hoạch.
+ Lợi nhuận: 1.667.000.000 đồng đạt 187% kế hoạch.
+ Nộp ngân sách: 488.000.000 đồng.
+ Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.900.000 đồng/tháng.
2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp

– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG.
– Tên tiếng Anh: AN GIANG TRANSPORTATION JOINT STOCK
CORPORATION.
– Tên viết tắt là: AGITRANS.
– Trụ sở đặt tại: 414, Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Phước, thành phố Long Xuyên,
AG.
– Điện thoại: (076) 3846146.
– Giấy phép kinh doanh số: 5203000031, cấp ngày: 06/01/2005.
– Mã số thuế: 1600111218 - 1
– Người đại diện: Nguyễn Văn Minh, thường trú tại: 14B5, Nguyễn Thượng Hiền,
phường Bình Khánh, thành phố Long Xuyên, An Giang.
– Qui mô kinh doanh: vừa và nhỏ
– Ngành nghề kinh doanh:
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
4
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
5
+ Bảo dưỡng và sửa chữa xe có động cơ;
+ Mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe có động cơ;
+ Vận tải hành khách đường bộ;
+ Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
+ Dịch vụ bến xe, bãi đỗ xe;
+ Đào tạo lái xe mô tô.
– Vốn điều lệ: 7.042.000.000 đồng, trong đó vốn Nhà nước chiếm 67,81%, cán bộ
nhân viên và người ngoài mua là 32,19%.
– Danh sách cổ đông:
+ Nguyễn Văn Minh (đại diện vốn nhà nước);
+ Nguyễn Văn Minh;
+ Nguyễn Tiến Luận;

+ Mai Xuân Trường;
+ Nguyễn Thị Đẹp;
+ Đoàn Minh Phước;
+ Lâm Minh Hoàng;
+ Cùng 57 cổ đông sáng lập.
2.2. Những thuận lợi và khó khăn, phương hướng phát triển
2.2.1. Khó khăn
Chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới, ngành giao thông vận tải nước ta
gặp nhiều khó khăn. Giá các loại xe, xăng, dầu, nhớt, phụ tùng tăng cao, điều này làm
cho giá thành vận tải tăng lên. Đây là những khó khăn chung của doanh nghiệp giao
thông vận tải. Riêng CTCPVT AG còn kinh doanh thêm dịch vụ xe buýt, đây là dịch vụ
mang tính xã hội, chịu sự quản lý của nhà nước, phục vụ nhu cầu đi lại của người dân,
doanh nghiệp không được phép tăng giá vé xe buýt cho dù hoạt động kinh doanh dịch
vụ này không thuận lợi, trừ khi được sự cho phép của nhà nước. Mặt khác, trên địa bàn
tỉnh AG, nhiều nơi mạng lưới giao thông còn chưa phát triển, gây khó khăn cho giao
thông vận tải, nhất là việc kinh doanh dịch vụ xe buýt.
2.2.2. Thuận lợi
Ngành giao thông vận tải là ngành kinh doanh nhiều tiềm năng. Nhu cầu đi lại của
người dân ngày càng tăng cao, mạng lưới giao thông ngày càng phát triển, kinh tế Việt
Nam cũng không ngừng tăng trưởng. Tuy nước ta đang chịu sự ảnh hưởng của khủng
hoảng kinh tế thế giới nhưng Việt Nam đang dần vượt qua khó khăn này. Đó là những
thuận lợi của ngành giao thông vận tải nước ta nói chung và của của CTCPVT AG nói
riêng.
2.2.3. Phương hướng phát triển
Trên cơ sở khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi, CTCPVT AG có kế hoạch
phát triển như sau:
– Mở thêm tuyến xe buýt và tuyến xe khách (đối với xe khách chạy luồn tuyến).
– Nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng.
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
2.3. Cơ cấu tổ chức quản lý

Phó giám đốc
Phòng
kinh
doanh
Phòng
tài
chính –
kỹ
thuật
Phòng
tổ chức
Xưởng
cơ khí
Đội
thanh
tra,
kiểm
tra
Đội xe
khách
Đội xe
buýt
GIÁM ĐỐC
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

6
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
Cơ chế điều hành: Giám đốc CTCPVT AG là ông Nguyễn Văn Minh, ông quản lý trực tiếp
các phòng ban, trừ lĩnh vực kinh doanh và kỹ thuật, lĩnh vực này do phó giám đốc của CTy là

ông Mai Xuân Trường đảm trách.
– Phòng Kinh doanh: đúng như tên gọi, phòng này có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh
doanh, hoạch định các chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, phòng này đảm nhận luôn
nhiệm Marketing. Trưởng phòng là ông Đoàn Minh Phước và một phó phòng là ông
Mai Xuân Lâm.
– Phòng Tài chính – Kỹ thuật: Phòng này có nhiệm vụ quản lý tài chính và kỹ thuật,
đồng thời phòng này làm luôn nhiệm vụ kế toán. Trưởng phòng là bà Ngô Thị Ngọc
và phó phòng là Nguyễn Thị Đẹp.
– Phòng tổ chức: Phòng này quản lý về vấn đề lao động và tiền lương. Trưởng phòng là
ông Nguyễn Tiến Luận và một phó phòng là Trần Hải Lý.
– Xưởng cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa ô tô. Quản đốc là ông Trần Văn Thông và hai
phó quản đốc là ông Nguyễn Phước Phúc và Lê Hùng Quốc.
– Đội thanh tra, kiểm tra: có chức năng kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các
đội xe về việc tuân thủ các quy định của Cty, trong đó chú trọng việc kiểm tra về lịch
trình ra vào bến, tuyến, đưa đón khách và kiểm tra khâu bán vé. Đội trưởng là ông
Huỳnh Hữu Đức và hai đội phó là ông Lương Thanh Tình và ông Tạ Xuân Hà.
– Đội xe khách:
Đội này có hai hoạt động: Xe chạy luồn tuyến và xe chạy theo hợp đồng.
+ Xe chạy luồn tuyến: chạy theo tuyến cố định, gồm có 5 tuyến.
+ Xe chạy theo hợp đồng: chỉ chạy khi có hợp đồng thuê của khách hàng, chủ
yếu phục vụ cho du lịch.
Quản lý đội xe này là ông Lâm Minh Hoàng (đội trưởng) và ông Trần Quốc Lợi (đội
phó).
– Đội xe buýt:
Tháng 3/2005, CTCPVT An Giang đã trúng thầu dự án tổ chức điều hành hoạt động xe buýt
do UBND tỉnh phê duyệt.
Đội xe buýt gồm có 3 đội. Sau đây là thông tin chung về 3 đội xe:
Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt
Đội xe Tuyến
Loại

xe
SL
xe
SL xe thực tế
hoạt động
Cự ly/tua
(km)
Đội 1
(Đội trưởng: Lê Thanh
Tuyến, đội phó: Nguyễn
Văn Sang) 55 52 656
Tuyến 1 Lộ tẻ Rạch Giá - Vịnh Tre 23 22 208
47 20 20 104
45 3 2 104
Tuyến 2 Phà An Hòa - Vọng Thê 17 16 162
39 12 12 81
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
7
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
45 5 4 81
Tuyến 5 Lộ tẻ Tri Tôn - TT Tri Tôn 15 14 240
45 2 1 80
30 9 9 80
29 4 4 80
Rước công nhân 10 10 46
Đông lạnh 8 47 4 4 26
Nam Việt 47 6 6 20
Đội 2
(Đội trưởng: Lê Văn Sĩ,
đội phó: Trình Tùng Bá) 31 29 230

Tuyến 3 Vịnh Tre - Nhà Bàng 17 16 160
39 16 16 80
30 1 80
Tuyến 4 TX Châu Đốc - Khánh Bình 39 14 13 70
Đội 3
(Đội trưởng: Trần Phong
Dũ, đội phó: Trương
Văn An, đội phó: Trần
Văn Nhựt) 45 42 213
Tuyến 6 Phà Năng Gù - TT Tân Châu 39 20 19 100
Tuyến 7 Phà An Hòa - Phà Thuận Giang 45 11 10 52
Tuyến 8 Phà An Hòa - Phà Cao Lãnh 45 14 13 61
Tuyến 9 Chợ Mới - Mỹ Luông
2.4. Công tác kế toán tại đơn vị
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Vì công ty chỉ có một kế toán trưởng và một kế toán viên nên công ty không tổ chức bộ máy
kế toán.
Công ty không tổ chức phòng kế toán, nhân viên kế toán làm việc trong phòng tài chính – kỹ
thuật, kế toán trưởng cũng chính là trưởng phòng của phòng này.
2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
– Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12 hàng năm.
– Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam
– Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: PP thực tế đích danh.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
+ Trình tự xuất kho như sau: Các cơ sở (các phòng ban) đề nghị Æ Ban lãnh đạo
(ban giám đốc) duyệt Æ Ra lệnh xuất kho Æ Viết phiếu xuất Æ Cơ sở xuống kho
nhận. Kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết, thủ kho ghi nhận vào thẻ kho. Cuối tháng,
kế toán và thủ kho đối chiếu với nhau.
– Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ áp dụng phương thẻ song song để

ghi sổ.
– PP khấu hao TSCĐ: theo đường thẳng.
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
8
Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang
– Công ty không lập quỹ trợ cấp mất việc làm, mà dùng quỹ trợ cấp tài chính để thực
hiện việc này.
– Vì Cty kinh doanh dịch vụ nên không đánh giá sản phẩm dở dang khi tính giá thành
sản phẩm.
2.4.3. Hình thức sổ kế toán: hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
9

Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, định
kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Sau đó, các chứng từ gốc
được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, chúng được
chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi căn cứ vào đó nhân viên kế toán lập sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và sau đó ghi chứng từ ghi sổ vào sổ cái. Cuối tháng, căn căn cứ vào sổ, thẻ
kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, bảng này được đối chiếu, kiểm tra với sổ cái. Cuối
tháng khoá sổ, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, sau đó đối chiếu, kiểm tra sự

trùng khớp của tổng số tiền trên bảng này với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Cuối cùng, căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập các bảng
báo cáo tài chính.
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ


Chương 3. Cơ sở lý luận

Chương 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1. Tổng quan về kế toán
3.1.1. Định nghĩa về kế toán
Có nhiều định nghĩa về kế toán, những định nghĩa khác nhau đề cập đến những khía
cạnh của kế toán, như “kế toán là ngôn ngữ trong kinh doanh”, hay “kế toán là công cụ
để quản lý kinh tế”. Theo điều 4, Luật kế toán Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông
qua ngày 19/06/2003 và có hiệu lực ngày 01/01/2004, kế toán được định nghĩa như sau:
“Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”, chủ yếu dưới hình thức giá
trị.
3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán: được miêu tả qua hình sau:

Công chúng Những nhà đầu tư hiện tại
Những nhà đầu tư tương lai Những người cạnh tranh
Những nhà cung cấp
Khách hàng
Những nhà cho vay
Cơ quan thuế
Bộ phận luật pháp
Thông tin
tài chính -
kế toán của
DN
Chú thích:
: Quốc tế và quốc nội
Ban quản lý
Hình 3.1. Những người sử dụng thông tin tài chính kế toán


Dựa vào sự quan tâm đến thông tin kế toán, chúng ta có thể chia lại những đối tượng
được miêu tả trong sơ đồ thành những người bên trong DN và những người bên ngoài
DN.
3.1.3. Vai trò của kế toán
∗ Đối với doanh nghiệp:
– Kế toán giúp DN theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của DN, nhờ đó mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
10

Chương 3. Cơ sở lý luận

đơn vị, tạo cho sự quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng thâm lạm tài sản vì qua

nó thực hiện việc kiểm soát nội bộ.
– Kế toán cung cấp những tài liệu, những thông tin kinh tế đã diễn ra và đang diễn
ra trong DN làm cơ sở để DN hoạch định chương trình hành động, phương
hướng hoạt động trong tương lai.
– Kế toán giúp người quản lý điều hòa tình hình tài chính DN.
– Kế toán là cơ sở để giải quyết sự tranh tụng khiếu tố, được toàn án chấp nhận là
bằng chứng về hành vi thương mại.
– Kế toán là cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán.
– Kế toán cho biết một kế quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi được.
– Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật – tự động hóa trong sản xuất – các công
cụ do ngành toán và khoa học thống kê cung cấp như lập phương trình, phân
tích, xác suất… đã giúp cho người quản lý hạ giá thành sản phẩm và quản lý DN
kịp thời, ra quyết định phù hợp… trên cơ sở của số liệu kế toán.
∗
Đối với Nhà nước:
– Nhờ kế toán, Nhà nước có thể theo dõi được sự phát triển của các ngành sản
xuất kinh doanh để từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia.
– Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước làm trọng tài giải quyết sự tranh chấp về quyền
lợi giữa các DN.
– Nhờ kế toán, Nhà nước tìm ra một cách tính thuế tốt nhất hạn chế thất thu thuế,
hạn chế sai lầm trong chính sách thuế.
– Kế toán cung cấp những dữ kiện hữu ích cho các quyết đinh kinh tế, chính trị, xã
hội… xác định được khả năng trách nhiệm, cương vị quản lý và cung cấp các dữ
kiện hữu ích cho việc đánh giá khả năng tổ chức và lãnh đạo.
– Đối với nền kinh tế quốc gia, kế toán lưu ý với chính quyền trong việc saonj
thảo và ban hành những luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế cho
phù hợp với tình hình thương mại và kinh tế nước nhà. Qua kết quả tổng hợp các
báo cáo tài chính của ngành, chính quyền có thể biết được tình hình thịnh suy
của nền kinh tế nước nhà, biết được sự thành công hay thất bại của các ngành,
các DN đồng thời biết được nguồn lợi về thuế sẽ thu được cho ngân sách.

Nói chung, kế toán giúp cho Nhà nước thực hiện công tác quản lý các doanh nghiệp tốt
hơn, từ đó quản lý tốt nền kinh tế vĩ mô, đề ra chủ trương chính sách phù hợp với sự
phát triển của đất nước.
3.1.4. Nhiệm vụ của kế toán
– Bảo vệ tài sản của DN
– Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính DN
– Phản ánh và giám đốc việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính của
Nhà nước.
– Phát hiện khả năng tiềm tàng của DN.
3.2. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
Trước khi tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán, chúng ta cần phải cần phải biết khái
niệm hệ thống và khái niệm hệ thống thông tin.
3.2.1. Lý thuyết về hệ thống
∗ Khái niệm:
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
11

Chương 3. Cơ sở lý luận

Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt
được mục tiêu đã định trước.
3.2.2. Hệ thống thông tin trong DN
∗ Khái niệm:
Hệ thống thông tin trong DN là hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu (đầu vào) và cung cấp
thông tin (đầu ra) cho việc ra quyết định, kiểm soát của ban quản lý DN.
(đầu ra)
Quy trình
xử lý

Dữ liệu Thông tin

(đầu vào)
Hình 3.2. Hệ thống thông tin trong DN

∗ Các hệ thống thông tin trong DN:
– Các hệ thống xử lý nghiệp vụ.
– Hệ thống thông tin quản lý: một số loại hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống
thông tin
thị trường
Hệ thống
thông tin
sản xuất
Hệ thống
thông tin
tài chính
Hệ thống
thông tin
nhân lực
Hệ thống
thông tin
kế toán
Hệ thống thông tin quản lý
Hình 3.3. Một số loại hệ thống thông tin quản lý

– Hệ thống thông tin bổ trợ ra quyết định.
3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán
∗ Khái niệm:
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) là hệ thống tập hợp các
nguồn lực (nhân viên kế toán, thiết bị xử lý, truyền tin) nhằm biến đổi những dữ liệu tài
chính và các dữ liệu khác (đó là các nghiệp vụ kinh tế và các sự kiện kinh tế), nói chung

là dữ liệu kế toán, thành thông tin kế toán (các báo cáo về kế toán tài chính và kế toán
quản trị).
∗ Chức năng:
Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán,
hay nói cách khác là ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình
hoạt động của đơn vị kế toán.
∗ Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán không tồn tại một mình, bên cạnh còn nhiều hệ thống thông
tin khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
12

Chương 3. Cơ sở lý luận

nhân lực, bán hàng, thị trường, sản xuất... Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này
đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán:
– Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho
hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có
nhiệm vụ biến đổi thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài
chính.
– Hệ thống thông tin kế toán cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống
thông tin chuyên chức năng:
+ Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường)
+ Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí (hệ thống thông tin sản xuất)
+ Báo cáo về lương và thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực)
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ (hệ thống thông tin tài
chính)…
– Hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng
khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp.
∗ Phân loại hệ thống thông tin kế toán:

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối
tượng bên ngoài. Những thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ,
các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn
được gọi là hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Bao gồm hệ thống các chu trình:
– Chu trình chi phí
– Chu trình doanh thu
– Chu trình chuyển đổi (giá thành)
– Chu trình tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong
nội bộ DN để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của
chúng đối với DN. Bao gồm:
– Hệ thống dự toán
– Hệ thống kế toán trách nhiệm
∗ Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán:
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh
làm thay đổi tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Các nghiệp
vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái.
Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một
doanh nghiệp đang hoạt động. Chu trình đó như sau:
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
13

Chương 3. Cơ sở lý luận

Chu trình
tiêu thụ
Chu trình
cung cấp
Chu trình
sản xuất

Chu trình
tài chính
Chu trình
báo cáo tài
chính
Báo cáo tài chính
Các sự kiện kinh tế
Hình 3.4. Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế

– Chu trình tiêu thụ: ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo
doanh thu.
– Chu trình cung cấp: ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua
hàng, dịch vụ.
– Chu trình sản xuất: ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một
sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra
thành phẩm hoặc dịch vụ.
– Chu trình tài chính: ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động
và quản lý các nguồn vốn quỹ.
– Chu trình báo cáo tài chính: thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các
kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này.
Æ Bốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều của
các yếu tố bên ngoài. Chu trình báo cáo tài chính do bộ phận kế toán của doanh nghiệp
tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến cả bốn
chu trình trên.
3.3. Sổ kế toán
3.3.1. Khái niệm
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến
doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định

số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn
thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này.

3.3.2. Các loại sổ kế toán
SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
14

Chương 3. Cơ sở lý luận

SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2
15
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán
gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
− Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
− Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các
loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán
chi tiết.
3.3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp
(1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ
kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài
khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh
bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
− Ngày, tháng ghi sổ;
− Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
− Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
− Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
(2) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong

từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định
trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên
Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả
hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
− Ngày, tháng ghi sổ;
− Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
− Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài
khoản.
3.3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu
cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho
việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản
ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh
nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán
chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần
thiết, phù hợp.
3.3.3. Hệ thống sổ kế toán
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho
m kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ tột kỳ hống tài khoản kế toán