TÌM HIỂU về CÔNG tác tổ CHỨC bộ máy QUẢN TRỊ của CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN cầu

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA QUAN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG
ỨNG TOÀN CẦU
GV HƯỚNG DẪN: CÔ TIÊU VÂN TRANG
SV THỰC HIỆN : ĐỊNH MINH TRUNG

Lớp: ĐHK06-QT04
TP.HỒ CHÍ MINH NĂM 2012
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY…… THÁNG…… NĂM 2012

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY…….THÁNG…….NĂM 2012

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

1.1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG
TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG QUẢN TRỊ.
1.1.1.Bản chất, vai trò và cơ cấu tổ chức.
1.1.1.1. Bản chất của tổ chức là gì?
1.1.1.2. Vai trò.
1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức quản trị.
1.1.2. Mục tiêu của tổ chức.
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN TRỊ
1.2.1. Nguyên tắc của tổ chức.
1.2.2. Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức
1.2.2.1. Phân chia theo tầm hạn quản trị.
1.2.2.2. Phân chia theo thời gian.
1.2.2.3. Phân chia theo chức năng.
1.2.2.4. Phân chia theo lãnh thổ.
1.2.2.5. Phân chia theo sản phẩm.
1.2.2.6. Phân chia theo khách hàng.
1.2.2.7. Phân theo quy trình hay thiết bị.

1.3 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
1.3.1. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng.

1.3.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận.
1.3.5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư.
1.3.6. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm.
1.3.7. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng.
1.4 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN TRỊ
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY
QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG
ỨNG TOÀN CẦU
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DV CHUỖI
CUNG ỨNG TOÀN CẦU (GLOBAL SUPPLY CHAIN).
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành.
2.1.1.2. Quá trình phát triển.
2.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ công ty.

2.1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty.
2.1.2.1.Nhân sự.
2.1.2.2. Tài chính.
2.1.2.3. Cơ sở vật chất/ Máy móc thiết bị.
2.1.2.4. Sản phẩm.
2.1.2.5. Thị trường và đối thủ cạnh tranh.
2.1.3. Tổ chứ bộ máy của công ty.
2.1.3.1. Sơ đồ.
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
2.1.4. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (3 năm gần nhất).
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY.
3.1. Nhận xét về công tác tổ chức bộ máy quản trị của công ty GLS.
3.1.1. Ưu điểm.

3.1.1. Nhược điểm.
3.2. Đề xuất.

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuộc sống luôn biến chuyển phát triển không ngừng, nền kinh tế thế giới ngày
càng đi sâu vào hội nhập và trở nên toàn cầu hóa. Cạnh tranh đã ngày càng trở nên
mạnh mẽ, ngày càng đòi hỏi sự vận động sáng tạo nhiều hơn nữa thay vì chậm
chạp di chuyển. Do đó hằng ngày ở mọi nơi trên khắp thế giới các nhà quản trị,
những người nhận lãnh nhiệm vụ đi đầu đưa ra đường lối đễ dẫn dắt nền kinh tế,
luôn vắt óc suy nghĩ sáng tạo tiềm tòi những con đường để họ luôn có được ưu thế
cạnh tranh và phát triển để bắt kịp sự thay đổi. Như chúng ta đã biết, đất nước ta
đang trong gaii đoạn quá độ lên Chủ Nghĩa Xã Hội xây dựng cơ sở vật chất cho
Xã Hội Chủ Nghĩa. Để tiến lên chủ nghĩa xã hội, chúng ta phải thực hiện cong
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Để doanh nghiệp có một cơ cấu kinh tế hợp lý,
có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnh
đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ
kến thức cao, một các nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng
doanh nghiệp.
Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển
nền kinh tế hàng hóa có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể
phát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động. Muốn vậy,
công tác xây đựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải được chú trọng
một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp,mà
nó là vấn đề chung của toàn xã hội.

Một vấn đề nữa đáng chú ý là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần
kinh tế, mỗi loải hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc
xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau để phù hợp với tính
chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân
công giữa các phân hệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ
giúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và các
mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanh
nghiệp là vô cùng quan trọng. Do vậy từ thực tế thu thập thông tin qua thời gian
thực tập tại Công ty TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu. Tôi đã chọn đề tài
“ tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp” làm đề tài thực tập.
Do khả năng thực tiễn còn hạn hẹp và khả năng nghiên cứu khoa học còn
hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong chuyên đề này tôi không có tham
vọng vận dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ
máy quản lý hoàn hảo và cho tất cả doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một
doanh nghiệp đó là: Công ty TNHH Dich Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở những lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp cũng như
qua quan sát phân tích thực trạng, những nhân tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức bộ
máy của Công ty TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu, chuyên đề tập trung
vào việc xác định và chỉ rõ những vướng mắc, những cản trở, bất hợp lý của cơ
cấu tổ chức bộ máy ở doanh nghiệp để từ đó đề xuất những giải pháp góp phần

hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả của công
tác quản lý ở Công ty.
3. Nội dung nghiên cứu
Để nhận thức những vấn đề trên, việc vận dụng những lý luận đã học trong nhà
trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị
kinh doanh. Do vậy từ thực tế thu thập thông tin qua thời gian thực tập tại Công ty
TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu – qua khảo sát thực trạng tổ chức bộ
máy quản lý của công ty, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “ tìm hiểu cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý doanh nghiệp” nhằm hệ thống hóa những kiến thức đã học
tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề trong thực tiễn, đồng thời góp phần

bé nhỏ để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
ở công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp luận: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử
và hệ thống hóa.
• Phương pháp nghiên cứu cụ thể: nghiên cứu các thông tin sơ cấp và
thứ cấp, thống kê, phân tích tổng hợp, so sánh, khảo sát điều tra thực
tế và khảo cứu kinh nghiệm.
5. Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

• Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu.
• Thời gian: nghiên cứu trong giai đoạn 2009-2011.
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ
MÁY
1.1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
1.1.1. Bản chất, vai trò và cơ cấu tổ chức

Trong các hoạt động về quản trị thì các quyết định là trung tâm, các hoạt động về
hoạch định là để thiệt lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó. Tuy nhiên lien kết
các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược,
các kế hoạch đã đề ra không gì khác hơn đó là công tác tổ chức.
Mặt khác muốn cho công việc hàng ngày diễn ra thuận buồm xuôi gió, được
chuyên môn hóa và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức mạnh. Như vậy
tổ chức là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm
đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của mình.
Tổ chức cùng một việc lựa chọn những công việc, những nhóm và giao phó
mỗi nhóm có một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. trách nhiệm

cần thiế để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra.
Với cách hiểu trên, công tác tổ chức trong một đơn vị thường được xem xét
trên ba khía cạnh: tổ chức guồng máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự. Cũng
như mọi lĩnh vực quản trị khác công tác tổ chức cũng thường có hai mặt: nội dung
và hình thức của nó. Để nghiên cứu và thực hiện công tác tổ chức khoa học chúng
ta không thể bỏ qua những khía cạnh vừa nêu.
1.1.1.1. Bản chất của tổ chức là gì?
Trà lời được câu hỏi này sẽ giúp cho chúng ta hiểu được những chức năng cơ
bản mà nó phải gánh vác, nó giúp cho các nhà quản trị hiểu được bản chất công
việc mình cần phải làm cề mặt tổ chức. Trong nhiều công trình nghiên cứu khoa
học đã chỉ ra rằng đến 70% - 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện thực
hiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức. Như vậy tổ chức là một
trogn những hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Tuy nhiên thực tế có nhiều
cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ
thì “tổ chức” có các nghĩa sau đây:


- Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những
chức năng nhất định.
- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được một hiệu quả lớn nhất.
- Làm công tác tổ chức cán bộ. V.v…
- “Tổ chức” theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ “tổ chức”
nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thci1 nghi với sự
sống”. Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là hệ thống những hoạt động hay nổ lực
của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold
Koontz; Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì “công tác tổ chức là việc nhóm gộp
các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho
một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện
cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Ở đây có thể dẫn ra

nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là vấn đề chúng
ta cần xem xét tổ chức từ gốc độ của khoa học quản trị, có nghĩa là chúng ta tập
trung nghiên cứu những phạm trù, những quy luật và tính chất quy luật về tổ chức
và cách áp dụng chúng vào hoàn cảnh thực tiễn ở mỗi doanh nghiệp. Trên phương
tiện này chúng ta cần chia tổ chức thành ba lĩnh vực, đó là những hoạt động
chuyên về xây dựng guồng máy, cơ chế của một tổ chức. Lĩnh vực thứ hai là về tổ
chức nhân sự và lĩnh vực thứ ba là tổ chức công việc, ví dụ như tổ chức thực hiện
kế hoạch sản xuất. Lĩnh vực thứ nhất thường giải quyết các vấn đề về cơ cấu tổ
chức, lĩnh vực thứ hai về tổ chức cán bộ và lĩnh vực thứ ba thường là tổ chức giải
quyế các vấn đề về công việc, việc làm ở mỗi đơn vị. Trong chương trình này
chúng ta sẽ làn lượt nghiên cứu cả ba lĩnh vực nói trên.

1.1.1.2. Vai trò:
- Người ta thường nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng, nhưng tổ
chức giải quyết vấn đề còn quan trọng hơn nhiều. Điều này lại càng đúng khi mà
con người không phải là máy móc và hoạt động có tổ chức của họ là yếu tố quyết
định cho mọi sự thành công. Có thể nói khộng ngoa rằng mọi quyết định, mọi kế
hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc hoặc
không có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nó. Tổ
chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỷ
cương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết
nhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận
trong đơn vị. Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ
thống, không đủ năng lực chuyên môn có thể làm cho các hoạt động quản trị kém
hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không
quyết đoán, không tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng
bị động khi phải đối phó với các nguy cơ.Không biết cách tổ chức giải quyết các
công việc một cách khoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí nguồn tài
nguyên (nhân tài, vật lực v.v…), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu
v.v…

Đặc tính chung của công tác tổ chức là:
- Phối hợp các nổ lực;
- Cùng có mục đích hay mục tiêu chung;
- Phân chia công việc; Thứ bậc của quyền lực; Liên kết sức mạnh của
tất cả các bộ phận;
Chức năng tổ chức
Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau:

- Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị;
- Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động
thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra;
- Thiết kết và thực hiện công việc;
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt
tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng
hoàn thành nhiệm vụ được giao;
Những yêu cầu chính trong công tác tổ chức là:
- Khoa học;
- Hiệu quả;
- Kết hợp quyền lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm;
- Cụ thể;
- Sáng tạo;
- Kết hợp lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài;
- V.v…
Đối tượng của công tác tổ chức là:
- Cơ cấu bộ máy tổ chức;
- Cán bộ quản trị;
- Các công việc cụ thể;
- Văn hóa tổ chức;
v.v…
Phân loại công tác tổ chức:

- Tổ chức cơ cấu;

- Tổ chức công việc;
- Tổ chức cán bộ;
- Tổ chưc chính thức và phi chính thức;
- Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp;
- Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn.
- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.
Thực hiện công tác tổ chức, trong đơn vị tổ chức sẽ hình thành bộ khung, đảm bảo
cho cơ chế quản trị vận hành trong đó và có tác dụng tích cực đối với việc đạt mục
tiêu.
1.1.1.3.Cơ cấu tổ chức quản trị
Cơ cấu tổ chức quản trị: là tổng hợp các bộ phận (hoặc là các khâu) khác nhau,
được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí
theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục
tiêu chung đã xác định.
Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì quản trị càng tác động một cách hiệu
quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ
cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương
quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm
hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. Vì vậy, việc luôn luôn phát
triển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp
phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh,
tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất,
lao động v.v…

Ai cũng biết rằng mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự
quản lí, Hơn nữa để quản lí lại cần có tổ chức. Quá trình thiết kế và xây dựng tổ
chức từ những bộ phận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của quy luật khách quan
về chuyên môn hóa trong lao động quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt

động tương đối độc lập và liên quan giũa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ
cấu của nó. Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá
nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn
hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp,
những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ
mục đích chung đã xác định của tố chức.
Vai trò cùa cơ cấu tổ chức thể hiện ỡ những mặt sau:
- Hiệu quả và hiệu lực của tổ chức;
- Tính chuyên môn và chuyên nghiệp;
- Biên chế, nề nếp và quy chế làm việc;
- Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận;
- Sự phối hợp hành động;
- Tính tập trugn và pahn tán;
- Phân quyền và ủy quyền;
v.v…
Những yêu cầu chính đối với mọi cơ cấu tổ chức là:
- Khoa học;
- Cân đối;
- Hợp lí;
- Linh hoạt;

- Đơn giản mà hiệu quả;
- Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn;
- Phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan trong lĩnh vực và
cơ cấu tổ chức;
- Ổn định và tin cậy;
v.v…
Những yêu cầu khi thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức
- Thiết kế và xây dựng được một cơ cấu tiên tiến và có hiệu ở mỗi tổ
chức.

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ hoàn
thành thực tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức.
- Phát huy được tính năng động nhạy bén và tinh thần trách nhiệm của
mỗi cá nhân.
Có 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dụng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp
hay cơ quan mà nhà quan trị phải quan tâm. Hay nói một cách cụ thể trong tiến
trình xây dựng cơ cấu tổ chức của xí nghiệp hay cơ quan, nhà quản trị phải căn cứ
vào 5 yếu tố sau đây:
(1). Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp;
(2). Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh cá tính;
(3). Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của xí nghiệp;
(4). Năng lực, trình độ của con người trong xí nghiệp đó;

- Trước hết người ta thấy rằng, cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp tùy thuộc vào
chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà xí nghiệp phải hoàn thành
Chiến lược của một xí nghiệp có ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của xí nghiệp
theo 3 lí do sau đây:
1). Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ
đó mà xây dựng bộ máy.
2). Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với việc
hoàn thành các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại cọng
nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp
đó.
3). Chiến lược được xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt
động và hoàn cảnh mỗi trường này sẽ ảnh hưỡng đến việc thiết kế bộ má tổ chức.
- Yếu tố thứ hai có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức của xí nghiệp là
hoàn cảnh bên ngoài.
Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thề là một trong ba loại hình: ổn định,
thay đổi và xáo trộn. Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có
những thay đổi đột biến ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật

pháp lên quan đến hoạt động kinh doanh ít thay đổi, khoa học kĩ thuật mới ít xuất
hiện v.v… tình hình kinh tế xã hội trên toàn thế giới với sự thay đổi nhanh chống
về khoa học kĩ thuật cho thấy hiện nay khó để có một hoàn cảnh ổn định cho các
công ty. Tuy nhiên không phải là không có những công ty, xí nghiệp đã giữ
nguyên bộ máy tổ chức của họ trãi qua cả trăm năm (như Công ty E.E. Dickinson)
với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ. Trái lại, một hoàn cảnh thay đổi là một
hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra với các yếu tố đã kể ở trên
(sản phẩm, thị trường, pháp luật,…). Trong hoàn cảnh này, các nhà quản trị
thường phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó. Nói chugn, đó là
những thay đổi có thể dự báo trước và không gay bất ngờ. Các văn phòng luật sư,

các công ty tư vấn pháp luật thường phải luôn luôn bố trí cơ cấu tổ chức để thích
nghi với các thay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ. Khi các đối thủ
cạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi,
khi những khoa học kĩ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương
pháp sản xuất, đó là lúc mà hoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnh
xóa trộn.
Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau đó, cơ cấu tổ chức của công ty sẽ phải
thay đổi để phù hợp. Burn va Stalker cho thấy rằng một bộ máy tổ chức có tính
chất cứng nhắc tức là trong đó, nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyền
hành chặt chẽ từ trên xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định. Trái lại, trong
một hoàn cảnh xáo trộn, một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt là trong đó, con
người làm việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi người,
không phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bật thì lại phù hợp với hoàn xáo trộn.
- Cơ cấu và công nghệ sản xuất
Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghê sản xuất của xí là một
yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công trình
nghiên cứu nổi tiếng nhất xác định mối quan hệ giữa cơ cấu và công nghệ, là
nghiên cứu của Joan Woodward tại South Essex trong thập niên 60. Khởi thủy,
cuộc nghiên cứu nhằm tìm ra mối quan hệ giữa thành quả quản trị với việc ứng

dụng các nguyên tắc tổ chức (ví dụ, tầm hạn quản trị). Các cuộc điều tra cho thấy
có quan hệ nào giữa hai yếu tố trên, nhưng lại tìm thấy mối quan hệ giữa cơ cấu tổ
chức của xí nghiệp với công nghệ ứng dụng. Woodward đã cho thấy rằng những xí
nghiệp có công nghệ sản xuất quy trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ
chức nhiều cấp bậc, với đặc điệm là mức độ giám sát và phối hợp công việc được
thực hiện ở cường độ cao. Woodward cũng cho thấy rằng tằm hạn quản trị thường
là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cung như xí nghiệp có công nghệ tinh vi
và hiện đại. Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ
chức là khi công nghệ trong tổ chức càng tinh vi và hiện đại, thì số lượng viên

chức thư kí văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, các công
việc bảo trì v.v…
- Cuối cùng con người trong xí nghiệp cũng là một yếu tố có ảnh
hưởng đến cơ cuấ tổ chức.
Những cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức
là nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu
ấn trên cách tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách.
1.1.2. Mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong việc định
hướng, hoạch định kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này. Trong kinh
doanh chúng ta thường phải trả lời những câu hỏi như: Mục tiêu của việc tổ chức
một hệ thống kênh phân phối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chức
xây dựng hệ thống quản trị chất lượng là gì? Một điều rõ ràng là không xác định
được những mục tiêu cơ bản của công tác tổ chức thì không thể đánh giá được
chất lượng, kết quả vả hiệu quả của công tác này.
Mục tiêu của tổ chức là những cái đích cần đạt được trong các hoạt thuộc về chức
năng này. Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các đơn vị
thường nhắm tới:
- Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;
- Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;

- Tổ chức công việc khao học;
- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém
trong tổ chức;

- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;
- Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng
như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị;
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN TRỊ
1.2.1. Nguyên tắc của tổ chức
- Những sai sót trong công tác tổ chức ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt
hoạt động quản trị khác. Xây dựng và tuân thù một hệ thống các nguyên
tắc tổ chức sẽ góp phần hạn chế những sai lầm.Những nguyên tắc thường được áp
dụng trên thực tế:
- Thống nhất;
- Cốt lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu;
- Gắn với mục tiêu và chức năng;
- Cân đối;
- Hiệu quả;
- Linh hoạt;
- Tam quyền phân lập;
- Chuyên môn hóa;
- Khoa học;
- Hợp lí;
- Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn;

- Kết hợp quyền lợi và quyền hạn và trách nhiệm;
- Tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của
mỗi cá nhân, mỗi con người;
v.v…

1.2.2. Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức
1.2.2.1. Phân chia theo tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số
lượng nhân viện cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp
nhất. Khi nói “điều khiển một cách tốt đẹp nhất” chúng ta muốn nói đến việc quản
trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa
đáng, có kết quả. Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà
quản trị bình thường, là khoảng 4-8 nhân viên thuộc cấp.
Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên
dưới quyền chỉ làm những hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2-3 người khi
công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.
Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nắc
trung gian trong một xí nghiệp. Ví dụ xí nghiệp có 20 nhân viên, và tầm hạn quản
trị là 20, thì xí nghiệp đó chỉ có 2 cấp: giám đốc và nhân viên. Ngược lại nếu tằm
quản trị trong đó được xác định là 3 (tức là mỗi nhà quản trị chỉ có thể quản trị
được 3 người), thì tổ chức xí nghiệp sẽ gồm đến 4 cấp. Bộ máy tổ chức ít tầng nấc
trung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp. Bộ máy có nhiều tầng nấc trung gian
gọi là bộ máy tổ chức cao.

( Thuật ngữ “cao” và “thấp” ở đây hiểu theo nghĩa dài, ngắn theo chiều cao tương
đối của cơ cấu tổ chức. Không nên hiểu nhầm là trình độ tổ chức cao-thấp và các
nghĩa khác có thể có của các từ này).
1.2.2.2. Phân chia theo thời gian
Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng
ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca,
theo kíp). HÌnh thức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động
liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.
1.2.2.3. Phân chia theo chức năng
Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chức năng được sử
dụng khá rộng rãi trong thực tế, ví dụ: trong một xí nghiệp có thể thành lập 4 bộ

phận để làm nhiệm vụ 4 chức năng: Marketing, sản xuất, kĩ thuật và tài chính
Trong mỗi bộ phận đó lại tiếp tục phân công và thành lập những đơn vị nhỏ lo
việc nghiên cứu tiếp thị, đơn vị nhỏ lo việc tuyên truyền quảng cáo,…. Ưu điểm
của cách thức này là bảo đảm sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được
kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, cách thức này có nhược điểm là thường các đơn
vị mãi mê theo đuổi chức năng riêng của mình và quên mục tiêu chung của toàn xí
nghệp.
1.2.2.4. Phân chia theo lãnh thổ
Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng
và thường thì kinh doanh những sản phảm giống nhau. Cách thức này cũng được
áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chính sự nghiệp theo lãnh thổ, ví
dụ: các phòng Thương Nghiệp ở Quận, Huyện. Nhà quản trị chọn cách thức này

khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất,
hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên cách thức này có nhược điểm là tạo
nên tình trạng trùng lập trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ (ví dụ: đơn vị
nảo ở địa phương cũng có bộ phận nghiện cứu tiếp thị), làm phát sinh nhiều chi
phí cho xí nghiệp.
1.2.2.5. Phân chia theo sản phẩm
Là cách tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, thành
lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm. Cách thức này được
áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lượt tiếp thị
khác nhau. Các công ty xe hơi ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại
xe hơi, là ví dụ về cách thức này. Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ
chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có nhược điểm
như cách thức phân chia theo lãnh thổ.
1.2.2.6. Phân chia theo khách hàng
Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thõa mãn các yêu cầu khác biệt
nhau của từng loại khách hàng. Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong
các cơ sở kinh doanh, và ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành

chính sự nghiệp. Chương trình đào tạo từ xa của Đại học Mở-Bán Công dành cho
sinh vien không thể đến trường thường xuyên là một ví dụ cho cách thức tổ chức
này.
1.2.2.7. Phân theo quy trình hay thiết bị