Giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015
LỜI MỞ ĐẦU

Trong suốt 4 năm theo học trường Đại học Thương Mại, em đã làm quen với
những kiến thức về chuyên ngành hệ thống thông tin kinh tế. Nhận thấy rằng hệ thống
thông tin hiện đại là nền tảng cho sự hoạt động, vận hành của mọi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào muốn hoạt động vững chắc, ổn định và đạt năng suất, hiệu quả cao
thì doanh nghiệp ấy phải có một hệ thống thơng tin tốt, hiệu quả và phù hợp với cả
môi trường bên trong và mơi trường bên ngồi doanh nghiệp. Hiện tại các doanh
nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng hệ thống thông tin vào trong các hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình, hướng tới việc đơn giản hóa các thủ tục, cơng việc có thể
hệ thống hóa từ đó nâng cao hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm
thiếu tối đa các chi phí. Vẫn cịn nhiều vấn đề trong việc áp dụng triển khai và vận
hành hệ thống thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp
Việt Nam, vậy nên chúng ta cần phải nỗ lực hơn nữa trong công tác đào tạo nguồn
nhân lực để có thể áp dụng thành công các hệ thống thông tin, phục vụ cho các hoạt
động của doanh nghiệp nói riêng và tồn bơ nền kinh tế Việt Nam nói chung.
Trường Đại học Thương Mại là một trong những cái nôi đầu tiên ươm mầm cho
nguồn nhân lực hệ thống thông tin nước nhà. Với hệ thống đào tạo bài bản, quy mô,
khoa học và hệ thống đã đào tạo nên những cử nhân có tầm và có vực phục vụ cho
phân tích thiết kế và triển khai hệ thống thông tin vào doanh nghiệp.
Kết thúc 4 năm đại học, em có cơ hội được làm khóa luận, được tổng hợp
những kiến thức trong suốt thời gian theo học chuyên ngành Hệ Thống Thông Tin
Kinh Tế và có điều kiện so sánh, đối chiếu với thực tế thông qua đợt thực tập do nhà
trường tổ chức.
Để hồn thành được khóa luận này, em xin cảm ơn chân thành và sâu sắc tới
các thầy cô trong trường Đại học Thương Mại đã tận tình giúp đỡ, bồi dưỡng những
kiến thức cho tôi trong suốt 4 năm theo học tại nhà trường.
Hơn nữa em cũng muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Công ty Cổ phần phần

mềm quản lý doanh nghiệp FAST đã tạo mọi cơ hội, điều kiện thực tập tại công ty.
Các anh chị nhân viên trong công ty đã giúp em trong quá trình tìm hiểu về thực tế và

Trương Thị Huyên - K47S4

i


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

hoạt động của cơng ty và tình hình ứng dụng hệ thống thơng tin vào những hoạt động
đó.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới sự quan tâm giúp đỡ, tận tình
nhiệt huyết của thầy Trần Anh Tuấn – Bô môn Kinh Tế Lượng, người đã trực tiếp
hướng dẫn em trong suốt quá trình hồn thiện bài khóa luận này.
Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực song với thời gian nghiên cứu cịn hạn hẹp,
trình độ va khả năng của bản thân cịn nhiều hạn chế do đó bài khóa luận khó tránh
khỏi thiếu sót. Kính mong các thầy, cơ giáo trong khoa hệ thống thơng tin kinh tế chỉ
bảo, góp ý để bài khóa luận của em có giá trị về mặt lý luận và mang tính thực tiễn cao
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, năm 2015
Sinh viên thực hiên:

Trương Thị Huyên

Trương Thị Huyên - K47S4

ii


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015
MỤC LỤC

Trương Thị Huyên - K47S4

iii


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng 2.1: Cơ cấu hạ tầng nhân lực HTTT, CNTT của Cổng ty Cổ phần phần mềm
quản lý doanh nghiệp..................................................Error: Reference source not found
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu qua các năm của FAST....Error: Reference
source not found
Biểu đồ 2.2: Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ.......Error: Reference source not found
Bảng 2.3: Vai trò của HTTT QLHĐ...........................Error: Reference source not found
Biểu đồ 2.3: Vai trị và cơng việc được giao qua HTTT QLHĐ.Error: Reference source
not found
Biểu đồ 2.4: Cập nhật thông tin, số liệu hằng ngày vào HTTT QLHĐ..Error: Reference
source not found
Biểu đồ 2.5: Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốnError: Reference source not
found

Biểu đồ 2.6: Mức độ phản ứng khi dùng HTTT QLHĐ.......Error: Reference source not
found
Biểu đồ 2.7: Quyết định về HTTT QLHĐ trong tương lai...Error: Reference source not
found
Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT Error: Reference source not found
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức cơng ty..................................Error: Reference source not found
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh..................Error: Reference source not found
Hình 2.1: Quy trình quản lý hợp đồng tại FAST........Error: Reference source not found
Hình 3.1: Quy trình quản lý hợp đồng mới.................Error: Reference source not found
Hình 3.6: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý hợp đồng..........Error: Reference
source not found
Hình 3.12: Sơ đồ thực thể liên kết E-R.......................Error: Reference source not found
Hình 3.13: Lược đồ quan hệ hệ thống quản lý hợp đồng......Error: Reference source not
found

Trương Thị Huyên - K47S4

iv


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt
CBCNV
CNTT
CSDL
CP

ERP
HTTT
ĐTTN
QLHĐ
TMĐT

Giải nghĩa

Giải nghĩa tiếng việt

Cán bộ công nhân viên
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Cổ phần
Enterprise Resource Planning
Hệ thống thông tin
Điều tra trắc nghiệm
Quản lý hợp đồng
Thương mại điện tử

Trương Thị Huyên - K47S4

v

Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Từ lâu, trong nền kinh tế nói chung và giữa các doanh nghiệp nói riêng đã tồn
tại câu nói: “Thành bại tại hợp đồng”, điều này cho thấy được vai trò và tầm quan
trọng của hợp đồng ảnh hưởng lớn như thế nào tới vận mệnh, sự tồn tại và phát triển
của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Tuy nhiên,
hiện nay các doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo các hình thức lưu trữ bằng
giấy tờ, sau đó lưu vào các hồ sơ và cho vào kho. Một số ít cơng ty quản lý lưu trữ hợp
đồng vào máy tính nhưng chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưa khoa học, chủ
yếu dung để đối chiếu, so sánh với các hợp đồng giấy tờ đã ký kết với đối tác. Theo
thời gian số lượng các hợp đồng ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn loại hình thì
việc quản lý là rất khó khăn. Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng cịn là cầu nối giữa
các hoạt động sản xuất kinh doanh tại các bộ phận trong doanh nghiệp. Vậy nên, xây
dựng được hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp với yêu cầu, đặc điểm, đặc
thù của từng doanh nghiệp là hồn tồn cần thiết và mang tính thiết thực cao.
Nhận thấy những đặc điểm, u cầu trên thì Cơng ty Cổ phần phần mềm quản lý
doanh nghiệp FAST đã xây dựng cho mình một HTTT Quản lý hợp đồng riêng. HTTT
này là một phân hệ được tích hợp trong toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast
Manger. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì HTTT quản lý hợp đồng của FAST chưa
phát huy hết được hết tất cả các chức năng, vai trò và tầm quan trọng mà cơng ty đã nêu
ra cũng như vai trị vốn có mà việc Quản lý hợp đồng yêu cầu. Vậy nên HTTT này đã
làm giảm hiệu năng chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, gây một số
cản trở khó khăn nhất định cho các nhân viên khi tiếp cận với hệ thống này.
Với những lý do trên em quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp hồn thiện
HTTT Quản lý hợp đồng của Cơng ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST” làm đề tài khóa luận của mình.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, cơng trình, sinh viên lựa chọn các mảng đề

tài liên quan đến HTTT quản lý hợp đồng để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như các

Trương Thị Huyên - K47S4

1


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

ứng dụng đã triển khai vào thực tế. Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội tham
khảo:
Đề tài thứ nhất “Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần
phần mềm kế toán BRAVO” [5], đề tài đã đi sâu vào phân tích vào phân tích và thiết kế
HTTT QLHĐ cho doanh nghiệp và xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng. Tuy nhiên
đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT QLHĐ tới các hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích cơ sở dữ liệu chưa được chặt chẽ, các kết
xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tinh quản trị cao.
Thứ hai là đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” [7],
đề tài chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý hợp đồng của một công ty bảo hiểm, đặc
biệt là công ty dầu khí. Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình xử lý hợp đồng
chưa chặt chẽ, chức năng quản lý khách hàng của hợp đồng là chưa tốt. Với đặc thù là
hợp đồng bảo hiểm thì khả năng quản lý khách hàng của phần mềm phải thực sự tốt.
Thứ ba là đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại
TRATECHCO” [4], khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựng HTTT
đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm. Đề tài đã giải
quyết được bài toán quản lý hợp đồng mà công ty đã đặt ra: Đầy đủ chức năng, cơ sở dữ
liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất mang tính quản trị
cao. Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng được phần mềm hoàn

chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết được vấn đề này.
Đề tài cuối cùng là “Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý hợp đồng
tại Công ty cổ phần phần mềm Meliasot” [10], đề tài này có thể đánh giá là xuất sắc
khi đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống, các luồng thơng tin đã có sự liên kết chặt
chẽ giữa các phòng ban thành một khối thống nhất, hợp lý, logic. Tuy nhiên các giải
pháp này đang còn mang yếu tố lý thuyết, chưa có sự thay đổi nhiều, mới mẻ so với
HTTT ban đầu, chưa đi sâu vào các yếu tố cơ sở dữ liệu….Đề tài của em có sự vận
dụng và kế thừa đề tài trên và em sẽ lấy đó làm nền tảng để phát triển và hoàn thiện
HTTT quản lý hợp đồng.

Trương Thị Huyên - K47S4

2


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài
Với đề tài: “Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng của
Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” thì bài khóa luận sẽ giải
quyết các vấn đề sau:
- Làm rõ các vấn đề liên quan đến hợp đồng, quản lý hợp đồng và các đặc thù
về hợp đồng về quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh
nghiệp FAST. Đồng thời cũng chỉ rõ mối quan hệ, ràng buộc giữa HTTT quản lý hợp
đồng với các phân hệ khác trong toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast
Manger.
- Đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTTT QLHĐ của Công ty Cổ phần phần
mềm quản lý doanh nghiệp FAST về lý thuyết và cơ sở dữ liệu.

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng: Phân hệ Quản lý hợp đồng trọng hệ thống quản lý tồn doanh
nghiệp Fast Manger mà cơng ty cổ phần phần mềm FAST đang sử dụng.
Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.
1.5 Phương pháp thực hiện đề tài
Để có thể đảm bảo được tính đúng đắn của thơng tin cũng như tính khoa học
trong nghiên cứu bài khóa luận này đã sử dụng chủ yếu hai phương pháp: Điều tra xã
hội học và phương pháp Phân tích và xử lý dữ liệu. Bên cạnh đó, đề tài thường xuyên
áp dụng phương pháp Duy vật biện chứng để có thể xem xét sự vận động, những tác
động qua lại của HTTT QLHĐ (Quản lý hợp đồng) tới toàn bộ hệ thống trong doanh
nghiệp cũng như những tác động và ảnh hưởng qua lại của hệ thống này từ môi trường
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học
Mục tiêu của phương pháp này đó là có được các thông tin liên quan đến mục
tiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Đề tài chủ yếu áp dụng các phương pháp:
Phỏng vấn, phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.
1.5.1.1 Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra
Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cổ
phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, đề tài có sử dụng phương pháp điều tra

Trương Thị Huyên - K47S4

3


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

trắc nghiệm hiện trường thơng qua phiếu điều tra và bảng câu hỏi. Nội dung của phiếu

điều tra tập trung vào những vấn đề chính:
- Các vấn đề liên quan đến HTTT QLHĐ và hệ thống quản lý tồn doanh
nghiệp Fast Manger mà cơng ty đang áp dụng.
- Các vấn đề liên quan đến việc triển khai, áp dụng và vận hành HTTT QLHĐ.
Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi cho các cán bộ, nhân viên
trong cơng ty. Sau đó, các phiếu điều tra sẽ được xử lý tổng hợp lại, xử lý và đưa vào
CSDL của phần mềm Excel xử lý và phân tích.
1.5.1.2 Phương pháp phỏng vấn
Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chun sâu về các vấn đề có liên
quan đến việc ứng dụng CNTT, HTTT vào việc quản lý hợp đồng tại công ty, mức độ
đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới.
Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có ảnh hưởng đến quản lý hợp
đồng là các trưởng phòng, các nhân viên và Ban giám đốc để thu được những thông tin
xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu.
1.5.1.3 Phương pháp quan sát hệ thống
Phương pháp quan sát giúp cho các nhân viên thu thập được những thơng tin
khơng có trong tài liệu và không thu thập được trong quá trình phỏng vấn, có được
một bức tranh khái qt về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức.
1.5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
1.5.2.1 Phương pháp định lượng
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thơng qua việc sử dụng phần
mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh
giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra đánh giá về thực trạng công tác quản lý hợp
đồng tại cơng ty.
1.5.2.2 Phương pháp định tính
Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua
các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin được thu thập từ các nguồn
khác (như Internet…) nhằm chọn được thông tin phù hợp với mục đích sử dụng và nội
dung nghiên cứu.

Trương Thị Huyên - K47S4

4


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

1.6 Kết cấu của khóa luận
Ngồi các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham
khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương:
Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của Hệ thống thông tin Quản lý hơp đồng
của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST
Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hồn thiện Hệ thống thơng
tin Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Trương Thị Huyên - K47S4

5


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ HỢP
ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
FAST

2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
2.1.1.1 Lý thuyết chung về hệ thống thông tin
a. Hệ thống và hệ thống thông tin
 Khái niệm
“Hệ thống (System) là tập hợp nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung”[5].
“Hệ thống thông tin (Information System) là một tập hợp người, thủ tục và các
nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức”[2].
 Các thành phần của hệ thống thơng tin

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Bài giảng môn quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương Mại)

Trương Thị Huyên - K47S4

6


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Mỗi hệ thống thơng tin có 5 bộ phận chính: Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ
liệu, mạng và con nguời.
Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là các thiết bị vật lý, được sử dụng trong
quy trình xử lý thơng tin. Phần cứng trong HTTT là các công cụ kỹ thuật để thu nhập,
xử lý và truyền thơng tin.
Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo
một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một cơng

việc nào đó. Phần mềm được viết thơng qua ngơn ngữ lập trình.
Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.
CSDL (Cơ sở dữ liệu) là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên
các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn u cầu khai thác thơng tin đồng thời
của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với các mục đích khác
nhau
Mạng: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được kết nối với nhau bằng các
đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Trong một HTTT, phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm cịn con
người đóng vai trị quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chi làm hai nhóm
chính:
Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,
thiết kế, lập trình, khảo sát vào bảo trì.
Người sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, là người thiết lập các mục tiêu,
xác định nhiệm vụ, tạo quyết định.
Các thành phần của hệ thống thông tin có mối quan hệ với nhau. Việc liên kết
giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ
của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố
cấu thành nên hệ thống thông tin là khơng nhìn thấy được. Chúng được hình thành và
diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu,
và việc truyền dữ liệu đi hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ.

Trương Thị Huyên - K47S4

7


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này.
Đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt
và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
 Quy trình xử lý dữ liệu thành thơng tin
•

Nhập dữ liệu đầu vào: Là cơng đoạn đầu tiên trong quy trình, thu và nhận

dữ liệu để xử lý, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thơng tin mới có ý
nghĩa.
•

Xử lý dữ liệu thành thơng tin: Là cơng đoạn trung tâm và có vai trị quyết

định trong quy trình. Chuyển đổi dữ liệu hỗn hợp thành dạng có nghĩa với người sử
dụng.
•

Lưu trữ dữ liệu: Phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai

•

Xuất thơng tin đầu ra: Phân phối tới những người hoặc hoạt động cần sử

dụng tới những thông tin đó. Gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá
(hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
•

Điều khiển hệ thống: Đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có

thực hiện được mục đích đó khơng, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với
những thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực
hiện.
 Vai trị của HTTT đối với doanh nghiệp
•

HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết

định (mệnh lệnh, chỉ thị, thơng báo, chế độ tác nghiệp…)
•

HTTT đóng vai trị trung gian giữa doanh nghiệp và mơi trường, đảm bảo

và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực
thể bên ngoài.
 Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp
•

Đối ngoại: Thu thập thơng tin từ mơi trường bên ngồi, đưa thơng tin ra

mơi trường ngồi.
•

Đối nội: Làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong tổ chức, cung cấp và

truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong nghiệp.

Trương Thị Huyên - K47S4

8


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

b. Hệ thống thơng tin quản lý (MIS – Management Information System)
 Khái niệm
“Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Managament Information System) là một
hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra và lưu trữ các thông tin giúp con người trong
sản xuất, quản lý cũng như ra quyết định”[2].
 Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
HTTT QL gồm 4 thành phần: Các phân hệ hay hệ thống con (sub-system), dữ
liệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules).
Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các hoạt
động có cùng mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính,
kế tốn, nghiên cứu,…
Dữ liệu (data) là cơ sở của thơng tin. Nói đến thơng tin là nói đến dữ liệu. Dữ
liệu nhận giá trị trong một miền xác định.
Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc
thù cho mỗi phân hệ. Mơ hình quản lý và dữ liệu ln chuyển trong phân hệ phục vụ
các quy tắc quản lý.
Quy tắc quản lý, hay cơng thức tính tốn, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu
phục vụ cho mục tiêu đã xác định.
 Đặc trưng của MIS
•

Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn luôn được cập nhật kịp thời) chứa các

thơng tin phàn ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp.
•

MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ hệ thống xử lý dữ liệu giao dịch và

nguồn dữ liệu khác ngồi tổ chức.
•

MIS khơng mềm dẻo và ít có khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trên

các quy trình đơn giản và các kĩ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh.
•

Thơng tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, tổng kết, tóm tắt.

•

Người dung hệ thống thường là các nhà quản lý cấp trung, quan tâm tới kết

quả ngắn hạn.
Tuy không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích nhưng MIS lại được nhiều
doanh nghiệp áp dụng và triển khai thành cơng vì tính chất đơn giản, dễ quản lý của

Trương Thị Huyên - K47S4

9


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

nó. Để xây dựng được hệ thống thơng tin tốt thì các doanh nghiệp nên xây dựng nền
tảng hệ thống thông tin ấy từ những hệ thống thơng tin quản lý này.
2.1.1.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin
a. Ngun nhân dẫn đến việc hồn thiện hệ thống thơng tin
Mục tiêu cuối cùng của việc hồn thiện hệ thống thông tin là cung cấp cho các
thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông
tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện
và cài đặt nó. Đồng thời, HTTT ấy cũng phải phù hợp với các chính sách, môi trường
nơi mà doanh nghiệp đang tổ chức các hoạt động kinh doanh của mình. Sau đây là một
số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển, hồn thiện một HTTT:
•

Những yếu kém của hệ thống hiện tại: Hệ thống không đáp ứng được các

yêu cầu công việc chung cho các hoạt đơng sản xuất kinh doanh nói chung, gây nhiều
cản trở, khó khăn cho những người trực tiếp thao tác. Ngun nhân có thể là: Thiếu
người xử lý thơng tin; Bỏ sót cơng việc xử lý thơng tin; Phương pháp xử lý không chặt
chẽ; Cơ cấu tổ chức không hợp lý; Con đường lưu chuyển thông tin chưa hợp lý; Tổn
phí cao, gây lãng phí…
•

Những u cầu mới của nhà quản lý: Nhà quản lý đưa ra những yêu cầu

mới, chiến lược mới cho sự phát triển của HTTT trong công ty nhằm phục vụ các yêu
cầu đặc thù hay đáp ứng các u cầu chung của cơng ty.
•

Sự thay đổi công nghệ: Công nghệ luôn luôn là một yếu tố then chốt khi

tiến hành triển khai, áp dụng HTTT trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải
nắm bắt kịp thời diễn biến cơng nghệ chung để có có thể thay đổi, thích nghi với sự
biến động này để kịp thời bắt kịp với những xu hướng mới.
•

Thay đổi pháp luật, chính sách xã hội: Khơng chỉ chịu sự tác động từ mơi

trường bên trong cơng ty, HTTT cịn chịu sự tác động của các yếu tố mơi trường bên
ngồi. Các doanh nghiệp cần phải theo dõi sự biến đổi ấy để hồn thiện hệ thống của
mình sao cho phù hợp với những thay đổi u cầu đó.
b. Quy trình hồn thiện, phát triển hệ thống thơng tin
 Quy trình hồn thiện, phát triển hệ thống thơng tin
•Quy trình chung

Trương Thị Huyên - K47S4

10


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Khi hồn thiện HTTT cần phải lựa chọn các phương pháp thích hợp: Mang lại
hiệu quả kinh tế, dễ thực hiện (Không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức),
phù hợp với khả năng của tổ chức…
Quy trình chung gồm các cơng đoạn chính: Khảo sát, phân tích, thiết kế và cài
đặt:

Khảo sát: Hệ thống hiện tại đang làm gì? Đưa ra các đánh giá hiện trạng? Xác
định những gì sẽ thực hiện và lợi ích kèm theo? Giải pháp tối ưu trong các giới hạn về
tài chính, kỹ thuật, thời gian và những ràng buộc khác?
Phân tích: Phân tích hệ thống về mặt xử lý (xây dựng các biểu đồ mô tả logic
chức năng xử lý của hệ thống), phân tích hệ thống về mặt dữ liệu (mô tả dữ liệu, xây
dựng lược đồ CSDL mức logic của hệ thống).
Thiết kế: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Cài đặt: Thay thế HTTT cũ bằng HTTT mới.
•

Ngun tắc hồn thiện HTTT: Khi xây dựng, phát triển hay hoàn thiện một

HTTT thì cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc để đảm bảo sự thống nhất, toàn vẹn và
khoa học. Sau đây là một số nguyên tắc cần tuân thủ trong việc hoàn thiện một HTTT:
Nguyên tắc xây dựng theo chu trình: Q trình xây dựng HTTT gồm nhiều
cơng đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của công
đoạn trước vậy nên phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ qua công đoạn nào.
Sau mỗi cơng đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có
thể quay lại cơng đoạn trước đó để hồn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn
tiếp theo, theo cấu trúc chu trình.
Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy: Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và
HTTT. Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng đồng thời phải
đảm bảo bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý.
Nguyên tắc tiếp cận hệ thống: Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của
nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với hệ thống
bên ngoài.
 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án
•

Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành

Trương Thị Huyên - K47S4

11


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Phương pháp khảo sát – khảo sát ở cả bốn mức: Mực thao tác thừa hành, mức
điều phối quản lý, mức quyết định lãnh đạo và mức chuyên gia cố vấn. Có thể tiến
hành các khảo sát trên bằng các phương pháp điều tra xã hội học để có được các thơng
tin chính xác, đầy đủ và hữu ích.
Thu thập và phân loại: Thơng tin về hiện tại hay tương lai, thông tin về trạng
thái tĩnh hay trạng thái động.
Phát hiện các yêu cầu yêu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tương lai.
Từ những khảo sát về HTTT hiện tại của doanh nghiệp ta phát hiện được các
yếu kém của hệ thống này từ đó xác định các yêu cầu về HTTT cho tương lai để khắc
phục các yếu kém và tồn tại trên.
•

Xác định khả năng, mục tiêu dự án của hệ thống mới: Phạm vi của hệ thống

mới giải quyết những vấn đề gì? Nhân lực sử dụng ra sao? Tài chính (Chi phí bao
nhiêu cho dự án)? Khắc phục các điểm yếu kém của HTTT hiện tại như thế nào? Có
thể hiện được chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp không?...Cần phải trả lời được tất
cả các câu hỏi này để có thể xác định đúng khả năng của hệ thống mới.
•

Phác họa giải pháp, cân nhắc tính khả thi

Đưa ra các giải pháp thuyết phục người dung để định hướng cho việc phân tích
và thiết kế HTTT: Giải pháp cho máy đơn, giải pháp cho máy trên nền mạng…
Giải pháp mang tính khả thi về mặt nghiệp vụ, kỹ thuật và mặt kinh tế.
•

Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án: Trước khi tiến hành lập kế hoạch

triển khai dự án cần lập dự trù về thiết bị để đáp ứng cho HTTT cần hoàn thiện. Các
dự trù này là: Khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc với máy tính, số lượng
thơng tin cần thu thập, kết xuất, các thiết bị ngoại vi… từ đó dự trù về điều kiện mua
và lắp đặt của các thiết bị trên.
Sau khi đã lên kế hoạch dự trù các thiết bị cần lập kế hoạch cho công tác huấn
luyện, sử dụng chương trình: Thời gian huấn luyện, chia ra làm bao nhiêu nhóm…?
Và cuối cùng là kế hoạch bảo trì hệ thống.
 Phân tích hệ thống về mặt chức năng
•

Mục đích: Xác định các chức năng của HTTT, xác định hệ thống phải thực

hiện những chức năng gì?

Trương Thị Huyên - K47S4

12


Khóa Luận Tốt Nghiệp
•

2015

Cơng cụ diễn tả các xử lý: Sơ đồ phân cấp chức năng và sơ đồ luồng dữ

liệu, sơ đồ đường chéo, sơ đồ thực thể liên kết…
Nếu sơ đồ đường chéo diễn tả hệ thống ở mức vật lý (hệ thống làm như thế
nào?). Chỉ rõ các cơng việc phải thực hiện và trình tự các công việc, các thông tin
được chuyển giao giữa các công việc đó, thì biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ
liệu mô tả hệ thống ở mức logic (làm gì?). Để đáp ứng u cầu bài tốn, khóa luận đã
sử dụng các sơ đồ trên nhằm diễn tả hệ thống một cách tồn diện nhất.
•

Sơ đồ đường chéo

Sơ đồ chức năng chéo: Sơ đồ này cho thấy được quy trình xử lý thơng tin ở các
bộ phận, phịng ban thông qua HTTT QLHĐ. Sơ đồ được chia thành những phần tử
dọc biểu diễn những hoạt động ở các vị trí khác nhau, phát triển từ trái sang phải và từ
trên xuống dưới.
Sử dụng sơ đồ đường chéo có những yêu điểm là: Dễ hiểu hơn dạng tường
thuật; Hiểu biết đầy đủ về những quy trình và sự tuần tự của hoạt động trên tài liệu; Dễ
dàng phát hiện tình trạng không đầy đủ trong việc theo dõi nguồn gốc của một tài liệu,
giúp phân tích viên có nhu cầu cẩn phải điều tra nghiên cứu thêm; Dễ dàng xác định
những tài liệu không cần thiết, thiếu sự kiểm tra, lặp lại những công việc không cần
thiết và những điểm tắc nghẽn.
•

Ký pháp sử dụng:

Dịng chảy

Thao tác thủ

Thao tác trên

Biểu diễn

cơng

máy

hướng đi và

Tài liệu

Nơi lưu trữ dữ
liệu (trên máy
tính)

trình tự
•

Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loại biểu đồ diễn ta sự phân rã dần
dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và
quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ
bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây.
Trương Thị Huyên - K47S4

13


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Đặc điểm của BPC là:
- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng,
nhiệm vụ cần thực hiện.
- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống
- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình
tự xử lý.
- Thiếu vắng sự trao đổi thơng tin giữa chức năng
•

Ký pháp sử dụng:

Tên chức năng

•

Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một
q trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:
- Diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu
hỏi “Làm như thế nào?”.
- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hồn tất q trình xử lý cần mơ
tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần
nào thấy được trình tự thực hiện giữa chúng.
• Ký pháp sử dụng:

Các chức năng

Luồng dữ liệu

•

Tác nhân trong

Kho dữ liệu

Tác nhân ngồi

Sơ đồ thực thể liên kết E –R:

Mơ hình thực thể liên kết là mơ hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp
các kiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính.
Các kiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết.

Trương Thị Huyên - K47S4

14


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thơng tin.
Các thuộc tính là một giá trị dùng để mơ tả một khía cạnh nào đó của một thực
thể. Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếu
giá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.
• ký pháp sử dụng:
Các kiểu liên kết:

Tên liên kết
Thực thể

1 – N: Một – Nhiều
1 – 1: Một – Một
N – N: Nhiều – Nhiều

 Thiết kế hệ thống
Sau khi đã phân tích hệ thống về mặt chức năng thì tiến hành thiết kế hệ thống
cho HTTT. Thiết kế hệ thống bao gồm: Thiết kế hệ thống; Thiết kế giao diện; Thiết kế
các kiểm soát; Thiết kế các tập tin dữ liệu; Thiết kế chương trình.
 Cài đặt hệ thống thơng tin
•

Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới. Phải chuyển đổi tất cả các thành

phần của HTTT: Chuyển đổi phần cứng, chuyển đổi nhân sự.
•

Phải lập kế hoạch chuyển đổi tỉ mỉ, phải bao quát tất cả các lĩnh vực của

HTTT
2.1.2 Một số vấn đề lý luận về hệ thống thông tin quản lý hợp đồng
 Khái niệm hợp đồng
“Hợp đồng theo nghĩa chung nhất là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập,
thay đổi chấm dứt các quyền và nghĩa vụ quan trong những quan hệ cụ thể. Hiên nay
pháp luật Việt Nam quy định ba loại hợp đồng cơ bản là hợp đồng dân sự, kinh tế và
lao động”[11].
“Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên
ký kết về việc công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng
tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy
định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của
mình”[11].

Trương Thị Huyên - K47S4

15


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

 Những quy định về hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các pháp nhân với pháp nhân; Pháp nhân
với cá nhân có đăng ký kinh doanh.
Hợp đồng kinh tế được ký kết theo ngun tắc tự nguyện, cùng có lợi, bình
đẳng về quyền và nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật.
Hợp đồng kinh tế được ký kết văn bản, tài liệu giao dịch: Công văn, điện báo,
chào đơn hàng, đơn đặt hàng.
Hợp đồng kinh tế được coi là đã hình thành và có hiệu lực pháp lực pháp lý từ

thời điểm các bên đã ký vào văn bản hoặc từ khi các bên được tài liệu giao dịch thể
hiện sự thỏa thuận về tất cả những điều khoản chủ yếu của hợp đồng, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác đối với từng loại hơp đồng kinh tế.
 Chức năng của hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng
•

Quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt

nếu doanh nghiệp nào xây dựng cho mình một HTTT QLHĐ tốt sẽ là một lợi thế rất
lớn. Sau đây là những chức năng chủ yếu mà một HTTT QLHĐ mang lại cho các
doanh ngiệp:
•

Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của HTTT trong cơng ty, từ đó có thể

so sánh, đối chiếu với hợp đồng bằng văn bản đã ký kết.
•

Quản lý từng điều khoản thanh tốn trên hợp đồng.

•

Quản lý thơng tin đối tác, khách hàng.

•

Quản lý lương mềm theo dự án của các bộ phận, nhân viên triển khai.

•

Liên kết với các HTTT khác để đồng bộ dữ liệu, tạo cái nhìn tổng qt về

tồn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh phục vụ cho các phòng ban, nhân viên đặc biệt
là cho nhà quản trị…
 Các ràng buộc của HTTT QLHĐ trong toàn bộ HTTT ERP của doanh
nghiệp.
HTTT QLHĐ là một bộ phận cấu thành nên toàn bộ HTTT chung của toàn
doanh nghiệp vậy nên nó có mối quan hệ, ràng buộc với các HTTT khác để tạo nên
một HTTT hoàn chỉnh. Cần nhận diện rõ các mối quan hệ, ràng buộc này để có thể
xây dựng, phát triển và hoàn thiện HTTT QLHĐ phù hợp với quy mơ, tính chất, nhu

Trương Thị Hun - K47S4

16


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

cầu của doanh nghiệp từ đó phát huy tối đa hiệu quả mà HTTT này mang lại. Sau đây
là một số ràng buộc của HTTT QLHĐ tới các HTTT khác trong doanh nghiệp:
Quan hệ với HTTT Quản lý khách hàng: HTTT Quản lý hợp đồng cung cấp các
thông tin về khách, đồng thời cũng lấy các thông tin của khách hàng từ HTTT đó.
Quan hệ với HTTT Tài chính – Kế tốn: Với các điều khoản, điều kiện thanh
tốn hợp đồng của mình thì HTTT QLHĐ sẽ cung cấp các thơng tin về số liệu tài
chính cho phân hệ này, đồng thời phân hệ Tài chính – Kế toán cũng trợ giúp Quản lý
hợp đồng trong việc kế toán các nghiệp vụ phát sinh.
Quan hệ với HTTT Quản lý nhận sự: Quản lý các nhân viên, phòng ban thực
thi, triển khai hợp đồng.

Quan hệ với HTTT Kế toán lương nhân viên: Quản lý lương mềm theo các dự
án triển khai của từng phòng ban, bộ phận và nhân viên…
2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu
Nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý trên các
tài liệu giáo trình về hệ thống thống tin, phân tích thiết kế hệ thống thống tin. Trên cơ
sở đó rút ra q trình để phát triển, hồn thiện một hệ thống thơng tin và áp dụng
những kiến thức này vào đề tài để có thể đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTTT QLHĐ
của FAST
Áp dụng những phương pháp nghiên cứu đề tài đã được triển khai trong q
trình thực tập, làm việc tại Cơng ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST,
đề tài hướng đến việc: Tìm hiểu thực trạng vấn đề áp dụng HTTT vào quản lý hợp
đồng của FAST, từ đó so sánh, đối chiếu với những kiến thức đã học và những cơ sở
lý thuyết đã nêu để có thể phân tích, đánh giá về tình hình áp dụng, triển khai và vận
hành HTTT ấy trong công ty.
Trên cơ sở những kiến thức đã học, thực trạng HTTT QLHĐ tại đơn vị thực
tập, đề tài sẽ hoàn thiện một số bước trong quy trình hồn thiện HTTT QLHĐ:
 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án
•

Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành

•

Xác định khả năng, mục tiêu dự án của hệ thống mới

•

Phác họa giải pháp, cân nhắc tính khả thi

Trương Thị Huyên - K47S4

17


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

 Phân tích HTTT Quản lý hợp đồng về mặt chức năng để đề xuất những
giải pháp hoàn thiện HTTT
Cuối cùng, đề tài hướng tới việc đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT cho phù
hợp với mục đích và u cầu của Cơng ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST. Những giải pháp này phải đáp ưng được hạn chế cịn thiếu sót mà hệ thống cũ
đang gặp phải, đồng thời nó cũng phải phù hợp với năng lực tài chính, khả năng của
nhân viên và phù hợp với yếu tố mơi trường bên ngồi doanh nghiệp.
2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng của Công
ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST
2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST
2.2.1.1 Thơng tin chung về doanh nghiệp
•

Tên cơng ty: Cơng Ty CP Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp (FAST)

•

Tên tiếng anh: Fast Software Company

•

Tên giao dịch: FAST

•

Ngày thành lập: 11.06.1997

•

Văn phịng trụ sở: Hà Nội, Tp. Hồ chí Minh, Đà Nẵng

•

Giấy phép thành lập cơng ty: Số 3096/GP- UB do UBND TP Hà Nội cấp

ngày 11- 06- 1997.
•

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu

tư Hà Nội cấp ngày 18- 06- 1997.
•

Hình thức sở hữu: Cổ phần.

•

Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000 (10 tỷ đồng),

được chia thành 1,000,000 cổ phần, trị giá của mỗi cổ phần là 10,000đ.
•

Lĩnh vực hoạt động:

Nghiên cứu & phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp
Tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm
Bảo hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng
•

Người đại diện cơng ty theo pháp luật: Ơng Phan Quốc Khánh

•

Sứ mệnh:

Tạo nghề nghiệp cho nhân viên
Trương Thị Huyên - K47S4

18


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp
Đóng góp cho cộng đồng
•

Giá trị cốt lõi:

Chăm chỉ, tập trung và kiên trì

Học hỏi, đổi mới, sáng tạo
Đồng đội, chung sức và san sẻ
•

Quan điểm kinh doanh

Đối tác lâu dài, tin cậy.
•

Chiến lược

Nhanh hơn, thơng minh hơn
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
Ban giám đốc

Giám đốc công ty

Giám đốc điều hành

Giám đốc kỹ thuật

Trợ lý tổng hợp

VP Hà Nội

Trung tâm R&D

Marketing & PR

VP Hồ Chí Minh

VP Đà Nẵng

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công ty

Trương Thị Huyên - K47S4

19


Khóa Luận Tốt Nghiệp

2015

Giám đốc chi nhánh

Phịng kinh
doanh &
MKT

Phịng tư vấn
& ứng dụng

Phịng lập
trình

Phịng hỗ trợ
& chăm sóc
khách hàng

Văn phịng
và kế tốn

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức tại các chi nhánh
Phịng kinh doanh và MKT: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng. Giới thiệu
sản phẩm, tư vấn cho khách hàng và thỏa thuận ký kết hợp đồng (bán hàng). Tổ chức
các cơng việc quảng cáo, hội thảo, tiếp thị.
Phịng tư vấn & ứng dụng: Có ba nhiệm vụ chính thứ nhất là thực hiện hợp
đồng bao gồm: khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký hợp đồng, tư
vấn về xây dựng hệ thống thông tin. Phối hợp với phịng lập trình ứng dụng để sửa đổi,
test và tiếp nhận chương trình sửa đổi và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu
đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu; Nhiệm vụ thứ hai là hỗ
trợ phòng bán hàng demo, khảo sát ban đầu theo sự phân công khi có yêu cầu. Khảo
sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài tốn, xác định khối lượng cơng việc để xác
định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. Đề ra phương án thiết kế sơ bộ
giải quyết các bài toán của khách hàng; Thứ ba là hỗ trợ phòng hỗ trợ và bảo hành
theo sự phân cơng khi có u cầu.
Phịng lập trình: Có các chức năng và nhiệm vụ như lập trình sửa đổi theo yêu
cầu của các hợp đồng của phòng tư vấn ứng dụng hệ thống thơng tin hoặc của phịng
hỗ trợ và bảo hành. Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài
toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng. Tham gia vào thực hiện hợp
đồng và hỗ trợ bảo hành theo sự phân cơng khi có u cầu.
Phịng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng trong
quá trình sử dụng chương trình và bảo hành sản phẩm.
Trương Thị Huyên - K47S4

20