đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống thông tin kế toán thành phẩm ở công ty TNHH một thành viên Xuân Hoà

Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
Đề tài:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH MỘT
THÀNH VIÊN XUÂN HOÀ
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Bá Anh
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hương
Lớp: K44/41.03
Ngô Thị Thu Hương
1
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
I – Lí do chọn đề tài:
Qua nhiều năm đổi mới ,dưới sự quản lý và điều tiết vĩ mô của Nhà Nước,
nền kinh tế nước ta đã có những bước chuyển biến rõ rệt .Các đơn vị sản xuất kinh
doanh thuộc mọi thành phần kinh tế cùng cạnh tranh bình đẳng trước phát luật đã
tìm đựoc vị trí xứng đáng trên thị trường trong và ngoài nước. Trong điều kiện
hiện nay với xu hướng toàn cầu hoá , quan hệ buôn bán Thương Mại giữa nước ta
với các nước bạn ngày càng được mở rộng về mọi mặt .Do vậy vai trò của ngành
Thương Mại đã trở nên rất quan trọng không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh
doanh trong mà còn mở rộng sang các nước trên thế giới. Điều này đã góp phần
làm cho sản xuất trong nước phát triển cả về chiều sâu và chiều rộng sang các
nước trên thế giới . Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển
cả về chiều rộng và chiều sâu , hàng hoá thì ngày càng phong phú và đa dạng về
chủng loại , mẫu mã với một chất lượng đảm bảo.
Một nền kinh tế phát triển thì kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành
công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà Nước và Doanh
Nghiệp . Đối với nhà nước , kế toán là công cụ để tính toán xây dựng và kiểm tra
việc chấp hành thực hiện ngân sách Nhà Nước để quản lý nền kinh tế quốc dân
.Đối với các doanh nghiệp , kế toán là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động
,tính toán kinh tế , kiểm tra bảo vệ , sử dụng tài sản tiền vốn , nhằm đảm bảo

quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính . Với tầm
quan trọng như vậy , trong sự đổi mới của nền kinh tế , kế toán nước ta đã có
những bước chuyển đổi toàn diện phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế kinh tế và
hoà nhập với các thông lệ Quốc tế và chuẩn mực kế toán mà liên đoàn kế toán ban
hành
Từ ngày 1/1/1996 Các Doanh Nghiệp Việt Nam bắt đầu áp dụng “ Hệ
thống chế độ kế toán “ mới do Bộ Tài Chính ban hành và mỗi doanh nghiệp phải
Ngô Thị Thu Hương
2
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
tự lựa chọn một hình thức kế toàn phù hơp nhất với đạc điểm kinh doanh của
doanh nghiệp mình cho có hiệu quả nhất. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản
xuất thì việc tổ chức công tác kế toán và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ
hàng hoá sao cho phù hợp với chế độ kế toán mới đang trở thành mối quan tâm
hàng đầu của những người làm công tác kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất.
Cùng với sự phát triển của lĩnh vực kinh tế, khoa học công nghệ cũng có
những bước nhảy vọt, với những tính năng ưu việt, sự tiện dụng và được ứng dụng
rộng rãi. Tin học ngày nay là một phần không thể thiếu được của nhiều ngành
trong công cuộc xây dựng và phát triển xã hội. Nhiều lĩnh vực hoạt động từ quản lí
hành chính, tự động hoá công nghiệp, giáo dục đều có sự thay đổi đáng kể nhờ
tin học. Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt
động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn
cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với
công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là
một vấn đề dễ dàng.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán thành phẩm trong doanh
nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán
thành phẩm ở công ty TNHH một thành viên Xuân Hoà”.
II- Mục tiêu của đề tài:
Đề tài được xây dựng nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời,

đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý thành phẩm, phục vụ tốt cho
bộ phận kế toán và các đơn vị sử dụng. Từ đó tận dụng được mọi nguồn lực có sẵn
để nâng cao năng lực quản lí và năng lực cạnh tranh của công ty.
III- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu là kế toán thành phẩm tại công ty TNHH một thành
viên Xuân Hoà
Phạm vi của đề tài: Đê tài chỉ quản lí về kế toán thành phẩm bao gồm nhập
xuất thành phẩm tại kho, xử lí khi phát hiện thừa/thiếu thành phẩm và thực hiện
các báo cáo lien quan đến kế toán thành phẩm trong công ty
Ngô Thị Thu Hương
3
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
IV- Phương pháp nghiên cứu:
- Thu thập thông tin.
- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
V- Kết cấu của đồ án:
Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu
tham khảo, đồ án gồm có 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng hệ thống thông tin kế toán thành
phẩm trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán thành phẩm tại công ty
TNHH một thành viên Xuân Hoà
Chương 3: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin kế toán thành phẩm tại
công ty TNHH một thành viên Xuân Hoà
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô
chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty TNHH một thành viên Xuân Hoà; sự
dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình học tập và
thực hiện đồ án, đặc biệt là thầy giáo - ThS. Vũ Bá Anh đã hướng dẫn em rất chu
đáo, nhiệt tình trong thời gian qua.

Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Ngô Thị Thu Hương
Ngô Thị Thu Hương
4
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng hệ thống thông tin
kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp
1.1 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
1.1.1 Hệ thống thông tin trong quản lí doanh nghiệp
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống
quản lý. Như vậy, thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là
thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý
đích thực.; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết
liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các
nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để.
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng
làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ việc
ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt
động trong tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các
vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản
phẩm mới
HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu
quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức
như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các
quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng
thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo
định kì hay theo yêu cầu.
Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:

 Hệ thống nhân sự, tiền lương.
 Hệ thống quản lí vật tư
 Hệ thống quản lí công văn đi, đến.
 Hệ thống kế toán.
Ngô Thị Thu Hương
5
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
 Hệ thống quản lí tiến trình.
HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp
được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh
nghiệp có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho
việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với
doanh nghiệp.
1.1.2 Tầm quan trọng của HTTT trong quản lí doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:
 Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
 Tận dụng nguồn lực nắm bắt các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
 Tiếp cận nhanh chóng với nhưng thay đổi của môi trường kinh tế
 Giảm bớt thời gian chuyên môn hoá lao động
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lí là một trong những yếu tố
mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lí trong doanh
nghiệp.
1.1.3 Các giai đoạn phát triển 1 HTTT
1.1.3.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban
đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí
do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm
vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ
bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước

lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến
phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ
hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển
hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
Ngô Thị Thu Hương
6
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
1.1.3.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó
cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công
việc
- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng
mong đợi hệ thống sẽ mang lại
Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ
các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong,
bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn
lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.3.3. Thiết kế hệ thống.
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống
phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực
- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản
thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào
những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí
và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc

file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được
xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó
tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển
thành chương trình và cấu trúc hệ thống
Ngô Thị Thu Hương
7
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
1.1.3.4. Lập trình và kiểm thử.
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu,
ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
1.1.3.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì.
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống
quản lí và bảo trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
- Đưa vào vận hành
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng
1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
( hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung
được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:
1. Biểu đồ ngữ cảnh
2. Biều đồ phân rã chức năng

3. Danh sách các hồ sơ sử dụng
4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
5. Mô tả chức chi tiết năng lá
1.1.4.2. Biểu đồ ngữ cảnh
Các thành phần của biều đồ ngữ cảnh là:
• Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình của hệ thống
Ngô Thị Thu Hương
8
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
 Kí pháp : Hình chữ nhật góc trong, chia thành 2 phần: phần trên ghi
số, phần dưới ghi tên của hệ thống
 Tên hệ thống : cụm động từ có chữ hệ thống ở đầu
 Kí pháp:
• Luồng dữ liệu:
Luồng dữ liệu: là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn
đến đích. Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.
Các luồng dữ liệu điều khiển:
• Các tác nhân: Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:
Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của tổ
chức hay của hệ thống thông tin khác.
Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.
Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thống tin
ra từ hệ thống.
 Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên
 Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong
• Biểu đồ phân rã chức năng: Gồm các chức năng và liên kết các chức năng.
 Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả sản phẩm
thông tin dịch vụ.
Ngô Thị Thu Hương
9

0
HỆ THỐNG
QUẢN LÍ
TUYỂN SINH
Tên luồng dữ liệu
Nguồn
Đích
Tên luồng dữ liệu điều khiển
Nguồn
Đích
THÍ SINH
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
 Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó.
 Biểu đồ phân rã chức năng
1.1.4.3. Ma trận thực thể dữ liệu -chức năng
Cấu trúc của ma trận gồm có:
• Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu
• Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
• Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:
R ( Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột
U ( Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột
C ( Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạo hồ sơ ở cột
Còn lại : Để trống.
1.1.4.4. Quy trình mô hình hoá quá trình xử lý nghiệp vụ
Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu đã được trình bày ở phần trước,
quá trình còn sử dụng một số các khái niệm sau:
Ngô Thị Thu Hương
10
4.0.Báo cáo
4.1.Lập báo

cáo
1.0.Quản lý hồ sơ
1.1.Nhập hồ sơ
1.2.Duyệt hồ sơ
1.3.Thông báo
3.0.Chấm thi
3.1.Chấm thi
2.0.Tuyển sinh
2.1.Tổ chức thi
2.2.Xử lí phách
2.3.Nhập điểm
2.4.Đưa điểm
chuẩn
2.5.Tạo phiếu
báo điểm
2.6.Phúc tra
Hệ thống tuyển sinh
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
* Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo ra thông
tin. Có tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểu hiện hai mặt
của một hoạt động. Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “ là cái gì?” thì tiến
trình lại trả lời cho câu hỏi “ Xảy ra như thế nào?”
Tên của tiến trình là một cụm động từ : động từ + bổ ngữ
Kí pháp : hình chữ nhật góc tròn, chia làm 2 hoặc 3 phần tuỳ thuộc vào đố là
tiến trình logic hay tiến trình vật lí.
Tiến trình vật lí: Tiến trình logic:
Chỉ số Chỉ số
Tên Tên
Tên phương tiện
* Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí.

Kí pháp: Hình chữ nhật để khuyết một góc và có ô phía cạnh không khuyết để ghi
chỉ số kho, ô còn lại ghi tên kho.

1.1.4.5. Mô hình dữ liệu – khái niệm ( Mô hình thực thể - mối quan hệ)
Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu và mối
quan hệ của chúng.
* Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc các
khái niệm độc lập và giữa chúng có đặc trưng chung. Bản thể là một đối tượng cụ
thể của thực thể. Thuộc tính của thực thể là những đặc trưng của thực thể mà ta
quan tâm.
Trong các khoá dự tuyển, ta có thể chọn một khóa làm khoá chính của quan
hệ.
Ngô Thị Thu Hương
11
1.1
NHẬN HỒ SƠ
Ban tuyển sinh
1.1
NHẬN
HỒ SƠ
a
kho văn ban
a
kho văn ban
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
Kí pháp:
* Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có
giữa các bản thể của thực thể.
Kí pháp
* Bậc của mối quan hệ : là số các thực thể tham gia mối quan hệ.

* Bản số của mối quan hệ: là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia
vào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ.
Kí pháp: 0: 0
1: 1
nhiều:
1.1.4.6. Mô hình quan hệ
Một số khái niệm:
* Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc
tính, có các dòng không có tên,gọi là những bộ dữ liệu ( bản ghi).
* Các thuộc tính của quan hệ chính lá tên của các cột trong ma trận thực thể
chức năng
Thuộc tính lặp : là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác
nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
Khoá dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi
dòng và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó
thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
* Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận
biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản.
Ngô Thị Thu Hương
12
TÊN MỐI
QUAN HỆ
THỰC
THẺ
Tên thuộc tính
Tên thuộc tính định danh
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
- Chuẩn 1 (1NF) : Một quan hệ được xem là ở dạng chuẩn 1NF nếu miền giá
trị của 1 thuộc tính chỉ chứa các giá trị nguyên tử( thuộc tính đơn) và giá trị của
mỗi thuộc tính trong 1 bộ phải là 1 giá trị thuộc miền giá trị của thuộc tính đó.

- Chuẩn 2 (2NF) : Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF
và 1 nhóm các thuộc tính phụ thuộc vào 1 phần của khoá nghĩa là tất cả các thuộc
tính không phải khoá phụ thuộc đầy đủ vào khoá.
- Chuẩn 3 (3NF) : Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và
không có thuộc tính bắc cầu vào khoá.
1.2 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.2.1 Cơ sở dữ liệu
Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu ích,
doanh nghiệp cần phảI tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Sự tiến bộ
của khoa học kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để
quản lí dữ liệu khoa học. Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ
liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng
chung. Hiện nay những hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là:
Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, Oracle…
Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:
Thực thể và thuộc tính của thực thể:
Thực thể : Đây là khái niệm cơ bản của quản trị cơ sở dữ liệu nên không có
một định nghĩa hay hình thức nào cho nó. Ta có thể hểu một thực thể là một đối
tượng cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực mà nó tồn tại và có thể phân biệt
được với các đối tượng khác.Thực thể được mô tả bởi một tập các đặc tính và
được gọi là các thuộc tính. Trong mô hình E-R có nhiều kiểu thuộc tính: thuộc tính
đơn và thuộc tính phức hợp, thuộc tính đơn trị và thuộc tính đa trị, thuộc tính được
lưu trữ và thuộc tính được suy diễn.
Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể được lưu trữ trên một
trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một bản thể tạo thành một bản ghi
(dòng).
Ngô Thị Thu Hương
13
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể gọi là bảng, bảng bao

gồm các dòng và các cột.
Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu là: cập nhật, truy vấn dữ liệu và
cho phép lập các báo cáo.
1.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro
Visual FoxPro là một công cụ phát triển và ngôn ngữ lập trình
(Development tools and languages), nó sử dụng ngôn ngữ lập trình hướng đối
tượng (OOP : object-oriented programming) của Microsoft. Được phát triển từ
FoxPro (có nguồn gốc từ FoxBASE – bắt đầu phát triển từ 1984 bởi Fox
Technologies, sử dụng phong cách lập trình theo thủ tục (programming in the
procedural style)). Phiên bản cuối cùng của FoxPro (2.6) làm việc trên Mac OS,
MS-DOS, Windows và Unix. Visual FoxPro 3.0 là phiên bản "Visual" đầu tiên, có
thể chạy trong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong Windows.
Visual FoxPro, ký hiệu vắn tắt là VFP, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(Database Management System -DBMS) trực quan. Nó không chỉ là một hệ
DBMS mà còn là một ngôn ngữ lập trình có triển vọng. Nó có thể được dùng để
viết cả các ứng dụng web.
Những nét đặc trưng cơ bản của Visual FoxPro:
 Công cụ quản lý ứng dụng - Project manager đem lại một cách nhìn tổng
quan, hiệu quả trong việc phát triển một ứng dụng nào đó.
 Công cụ trực quan cho phép thiết kế giao diện được nhanh chóng, đẹp.
 Công cụ Report Designer tiện dụng, cho phép tạo ra nhiều report đa dạng
1.3 Lí luận chung về quản lí kho thành phẩm
1.3.1 Các khái niệm trong quản lí kho thành phẩm
+ Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
Ngô Thị Thu Hương
14
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp

- Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm :
- Hàng hoá mua về để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường,
hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
- Nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đang
mua mang đi trên đường.
- Chi phí dịch vụ dở dang
Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi
phí liên quan trực tiết khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng
thái hiện tại.
+ Việc tính giá của hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương
pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp nhập sau xuất trước
+ Khái niệm thành phẩm:
Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của qui trình
công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia
công chế biến, đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn kĩ thuật quy định, được nhập kho
hoặc giao trực tiếp cho khách hàng.
+ Khái niệm nửa thành phẩm:
Nửa thành phẩm là những sản phẩm mới hoàn thành ở một ( hoặc vài) giai
đoạn chế biến nào đó của quy trình công nghệ sản xuất ra nó, đạt tiêu chuẩn kỹ
thuật quy định, được nhập kho hoặc bán trên thị trường.
Ngô Thị Thu Hương

15
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
Như vậy, sản phẩm và thành phẩm không đồng nhất với nhau mà giữa chúng
có sự khác biệt. Sản phẩm có phạm vi rộng hơn thành phẩm, nói đến sản phẩm là
nói đến kết quả của quá trình sản xuất tạo ra nó, còn nói đến thành phẩm là nói đến
quá trình sản xuất gắn với quá trình công nghệ nhất định trong phạm vi doanh
nghiệp, cho nên sản phẩm gồm cả thành phẩm và nửa thành phẩm. Trong phạm vi
một doanh nghiệp thì nửa thành phẩm còn phải tiếp tục chế tạo cho đến khi hoàn
chỉnh nhưng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì nửa thành phẩm của doanh
nghiệp có thể bán ra ngoài cho các doanh nghiệp khác sử dụng. Điều đó có nghĩa
là việc phân biệt thành phẩm và nửa thành phẩm chỉ có ý nghĩa trong phạm vi
doanh nghiệp và cần thiết cho công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp.
Còn đối với tổng thể nền kinh tế, đối với thị trường, chúng không có ý nghĩa gì,
nếu chúng được mau bán thì gọi chung là hàng hoá. Thành phẩm được thể hiện
trên hai mặt hiện vật và giá trị:
Mặt hiện vật được thể hiện ở số lượng và chất lượng của thành phẩm. Số
lượng thành phẩm phản ánh quy mô mà doanh nghiệp chế tạo hay sản xuất ra và
được xác định bằng các chỉ tiêu có thể cân, đo, đong đếm được (như cái, viên,
mét, lít, tấn, tạ, yến, kg…). Chất lượng của thành phẩm phản ánh giá trị sử dụng
của thành phẩm và được xác định bằng tỷ lệ % tốt, xấu hoặc phẩm cấp (loại 1, loại
2).
Mặt giá trị thể hiện giá trị sản xuất thực tế của thành phẩm kho hay giá vốn
thành phẩm tiêu thụ. Giá trị của thành phẩm là sự kết tinh cảu đối tượng lao động,
tư liệu lao động và sức lao động cùng các chi phí khác trong quá trình sản xuất.
Thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo của doanh nghiệp. Nó có ý nghĩa vô
cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khối lượng
thành phẩm phản ánh quy mô của doanh nghiệp, chất lượng của thành phẩm tạo
nên uy tín, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời, thành phẩm cũng là
căn cứ xem xét và phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, tình hình tài
chính và kết quả sản xuất kinh doanh.

Ngô Thị Thu Hương
16
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
1.3.2 Yêu cầu trong quản lí kho thành phẩm
Công tác quản lý thành phẩm trong doanh nghiệp cần làm tốt những yêu cầu
sau:
Một là quản lý về mặt khối lượng thành phẩm: Để quản lý được khối lượng
thành phẩm đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên phán ánh, giám đốc tình hình
thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm cả về số
lượng và giá trị, từ đó kịp thời phát hiện thành phẩm bị tồn đọng lâu ngày trong
kho tránh ứ đọng vốn thành phẩm.
Hai là quản lý về mặt chất lượng thành phẩm: Để chất lượng thành phẩm
ngày càng hoàn thiện, mẫu mã đẹp thích hợp với thị hiếu người tiêu dùng, đòi hỏi
doanh nghiệp phải làm tốt công tác kiểm tra, phân loại thành phẩm và có chế độ
bảo quản thích hợp đối với từng loại thành phẩm, ngăn chặn việc lưu thông những
thành phẩm không đảm bảo chất lượng ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Đồng thời doanh nghiệp cũng phải đầu tư vào khoa học cồng nghệ để nâng cao
chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh
trên thị trường.
Việc quản ký thành phẩm đòi hỏi4 phải đầy đủ, chính xác, kịp thời và khoa
học. Kế toán phải thường xuyên cung cấp thông tin về thành phẩm cho chủ doanh
nghiệp, từ đó giúp chủ doanh nghiệp đề ra các quyết định ngắn hạn, các biện pháp
hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý thành phẩm nói riêng và
hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.
Tuy nhiên, bất kỳ DNSX nào chế tạo ra thành phẩm không phải để tiêu dùng
nội bộ, tự cung tự cấp mà thành phẩm chỉ thực sự đem lại lợi ích cho doanh nghiệp
khi nó được đưa vào quá trình tiêu thụ.
1.3.3 Vai trò và nhiệm vụ quản lí kho thành phẩm
Kế toán sản phẩm có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý của
doanh nghiệp nói riêng và của Nhà nước nói chung.

Từ những số liệu của kế toán thành phẩm và tiêu thụ, chủ doanh nghiệp có
thể đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, giá thành tiêu thụ và lợi
Ngô Thị Thu Hương
17
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
nhuận. Dựa vào đó chủ doanh nghiệp có thể tìm ra các biện pháp tối ưu để duy trì
sự cân đối thường xuyên giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra.
Từ số liệu của báo cáo kế toán do kế toán thành phẩm và tiêu thụ cung cấp,
Nhà nước có thể nắm được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của từng DN
từ đó thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế. Đồng thời cũng
qua số liệu đó, Nhà nước có thể kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành luật pháp về
kinh tế tài chính nói chung và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước, nghĩa vụ
tài chính với các bên có tham gia quan hệ kinh tế nói riêng.
Để thực hiện được vai trò quan trọng đó, kế toán thành phẩm phải thực hiện
tốt các nhiệm vụ sau đây:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự
biến động của từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại
và giá trị.
- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định
kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác
định kế quả tiêu thụ thành phẩm.
1.3.4 Công tác kế toán quản lí kho thành phẩm
1.3.4.1 Hình thức kế toán
Hiện nay các doanh nghiệp một trong năm hình thức kế toán sau
 Hình thức kế toán Nhật kí chung
 Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái
 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
 Hình thức kế toán Nhật kí - Chứng từ
 Hình thức kế toán máy
Trong mỗi hình thức kế toán có một quy định cụ thể về số lượng, kết cấu,

mẫu sổ trình tự và phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán
Doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh
doanh, yêu cầu quản lí, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kĩ
Ngô Thị Thu Hương
18
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
thuật lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định
của hình thức sổ kế toán đó.
1.3.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán kho thành phẩm là tài khoản 155,
tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại
thành phẩm của doanh nghiệp.
 Khi hoạch toán tài khoản này cần tuân theo các quy định sau:
1. Kế toán nhập, xuất, tồn kho thành phẩm trên Tài khoản 155 được thực
hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn
kho”.
2. Thành phẩm do các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ của đơn vị
sản xuất ra phải được đánh giá theo giá thành sản xuất (giá gốc), bao gồm: Chi phí
nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
và những chi phí có liên quan trực tiếp khác đến việc sản xuất sản phẩm.
+ Đối với chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế
biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.
+ Đối với chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào chi phní chế
biến cho mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thường của máy móc thiết
bị sản xuất. Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung
bình trong các điều kiện sản xuất bình thường.
+ Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình
thường thì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm
theo chi phí thực tế phát sinh.
+ Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn mức công suất

bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế
biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường. Khoản chi phí sản
xuất chung không phân bổ được ghi nhận là chi phí để xác định kết quả hoạt động
kinh doanh (Ghi nhận vào giá vốn hàng bán) trong kỳ.
Ngô Thị Thu Hương
19
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
3. Không được tính vào giá gốc thành phẩm các chi phí sau:
a. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất,
kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
b. Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn
kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn
06 của Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho;
c. Chi phí bán hàng;
d. Chi phí quản lý doanh nghiệp.
4. Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được đánh giá theo giá thành
thực tế gia công chế biến bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí
thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công.
5. Việc tính giá trị thành phẩm tồn kho được thực hiện theo một trong bốn
phương pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”.
6. Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê
khai thường xuyên, nếu kế toán chi tiết nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày
được ghi sổ theo giá hạch toán (Có thể là giá thành kế hoạch hoặc giá nhập kho
thống nhất quy định). Cuối tháng, kế toán phải tính giá thành thực tế của thành
phẩm nhập kho và xác định hệ số chênh lệch giữa giá thành thực tế và giá hạch
toán của thành phẩm (Tính cả số chênh lệch của thành phẩm đầu kỳ) làm cơ sở
xác định giá thành thực tế của thành phẩm nhập, xuất kho trong kỳ (Sử dụng công
thức tính đã nêu ở phần giải thích Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”).
7. Kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng kho, từng loại,
nhóm, thứ thành phẩm.

 Kết cấu của tài khoản:
Bên Nợ:
- Trị giá của thành phẩm nhập kho;
- Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;
Ngô Thị Thu Hương
20
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (Trường hợp
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho;
- Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (Trường hợp
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ:
Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
1.3.4.3 Chứng từ và báo cáo
Để phản ánh số hiện có và sự biến động của thành phẩm, kế toán sử dụng
các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)
- Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 03 –VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 05 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Thẻ kho
1.3.4.4 Trình tự kế toán thành phẩm
Tuỳ từng đặc điểm sản xuất và công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp sản xuất
mà kế toán chi tiết được tiến hành theo một trong những phương pháp sau:
 Phương pháp ghi thẻ song song
- Nội dung:

Ở kho : Thủ kho dùng “thẻ kho: để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất,
tồn kho của từng thứ thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng.
Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết là các chứng từ nhập, xuất,
tồn kho cho từng thứ thành phẩm theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cơ sở để
ghi sổ (thẻ ) chi tiết là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, sau khi đã được
Ngô Thị Thu Hương
21
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
kiểm tra, hoàn chỉnh đầy đủ. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn,
sau đó đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với thẻ kho, giữa số liệu dòng tổng cộng
trên bảng kê Nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số
liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song
được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ : Kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và bộ phận kế toán còn trùng lặp
về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng nên
hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Phạm vi áp dụng: Thường thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại
thành phẩm, nghiệp vụ, nhập, xuất it, không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều
kiện doanh nghiệp đã sử dụng kế toán mày thì phương pháp này vẫn áp dụng cho
doanh nghiệp có nhiều chủng loại thành phẩm, việc nhập xuất diễn ra thường
xuyên.
Ngô Thị Thu Hương
22
Thẻ

kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất
kho
Sổ kế toán
chi tiết
thành
phẩm
Bảng tổng
hợp nhập,
xuất, tồn
kho thành
phẩm
Sổ kế toán
tổng hợp
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nội dung:
Ở kho : Việc ghi chép ở kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương
pháp ghi thẻ song song.
Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập - xuất - tồn kho của từng thứ thành phẩm theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá
trị. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập, bảng
kê xuất. Cuối thàng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú:

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu cuối tháng
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần
vào cuối tháng
Ngô Thị Thu Hương
23
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Thẻ
kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất
kho
Sổ kế toán
tổng hợp
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
- Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa
kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra
trong công tác quản lý.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại thành
phẩm, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
Phương pháp này thường ít áp dụng trong thực tế.
 Phương pháp ghi sổ số dư
- Nội dung:
Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chéo như 2 phương pháp trên.
Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của

từng thứ thành phẩm ở cột số lượng.
Sổ số dư do kế toán lập cho kho và được mở cho cả năm. Trên sổ số dư,
thành phẩm được sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ. Sau mỗi loại, nhóm có dòng
cột loại, nhóm. Cuối tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi.
Ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên
“ Thẻ kho” của thủ kho, ký xác nhận vào từng thẻ kho và trực tiếp nhận chứng từ
nhập, xuất kho, ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, sau khi kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ, nâhn viên kế
toán tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại thành phẩm rồi ghi vào cột “Số tiền”
trên “ Phiếu giao nhận chứng từ”. Số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập”
và “Bảng kê luỹ kế xuất” của thành phẩm.
Trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư được khái
quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 03: Trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư
Ngô Thị Thu Hương
24
Thẻ
kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất
kho
Sổ kế toán
tổng hợp
Phiếu giao nhận
chứng từ
Bảng luỹ
kế nhập
Bảng luỹ
kế xuất

Sổ số dư
Bảng kê nhập-
xuất - tồn
Phiếu giao nhận
chứng từ
Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu cuối tháng
- Ưu điểm:
+ Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và
ghi theo nhóm thành phẩm.
+ Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch
toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và
bảo quản trong kho của thủ kho.
+ Công việc dàn đều trong tháng.
- Nhược điểm:
+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ thành phẩm nên để có thôgn tin
về tình hình nhập , xuất, tồn của thứ thành phẩm nào thì căn cứ trên thẻ kho.
+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất
phức tạp.
- Điều kiện áp dụng:
+ Doanh nghiệp có nhiều chủng loại thành phẩm, việc nhập, xuất diễn ra
thường xuyên.
+ Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và đã xây dựng
được hệ thống danh điểm thành phẩm hợp lý. Trình độ chuyên môn của cácn bộ
kế toán vững vàng.
Ngô Thị Thu Hương
25