Chứng từ kế toán là gì trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về hàng tồn kho (xuất kho, nhập kho)

Đề tài 4: Chứng từ kế toán là gì? Trình tự
lập và luân chuyển chứng từ kế toán về
hàng tồn kho (xuất kho, nhập kho)
A.Lời mở đầu
Hiện nay, khi nước ta đi theo con nền kinh tế thị trường thì kế toán càng
phát huy được vai trò của nó. Nó thực sự đã trở thành một công cụ không thể
thiếu để quản lí quá trình sản xuất, tái sản xuất một cách có hiệu quả nhất và
để đảm bảo kế toán là công cụ quản lý,g iám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi
hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời,
công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ
quan nhà nước doanh nghiệp , tổ chức và cá nhân.Trong kế toán có 4 phương
pháp chính đó là: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế
toán, phương pháp tính giá và phương pháp cân đối kế toán. Trong 4 phương
pháp trên thì phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp tiền đề để tiếp thu
các phương pháp kia, vì vậy để nắm chắc về kế toán đầu tiên chúng ta phải
nắm chắc được phương pháp chứng từ kế toán. Sau đây chúng ta sẽ đi nghiên
cứu về chứng từ kế toán- biểu hiện của phương pháp chứng từ kế toán, và
trình tự lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho.
B.Nội dung
I. Chứng từ kế toán.
1 .Khái niệm, nội dung, yêu cầu, phân loại chứng từ kế toán.
Theo điều 4 luật kế toán việt nam quy định: chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin( băng từ, đĩa từ, ) phản ánh nghiệp vụ phát sinh và đã
hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
1
Bản chứng từ là minh chứng về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện
thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế.
Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo
mẫu qui định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của
đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng

như các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ,
đĩa từ, thẻ thanh toán.
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở
chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn
vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu
cầu cần thiết khách quan.
b. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật
mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng
nghiệp vụ.Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình kế
toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất
lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu
chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung bắt buộc
 Nội dung cơ bản của một bản chứng từ kế toán bao gồm các yếu tố cơ
bản và các yếu tố bổ sung.
- Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại
chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp
lệ của chứng từ, là cơ sở để thực hiện chức năng thông tin về kết quả của
nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản bao gồm:
2
• Tên và số hiệu của của chứng từ: khái quát loại nghiệp vụ được
chứng từ phản ánh.
• Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc
kiểm tra về mặt địa điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ
sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
• Số chứng từ và ngày tháng năm lập chứng từ: ngày tháng ghi trên
chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lí về mặt thời
gian, là căn cứ xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và

hủy chứng từ. Số chứng từ bao gồm kí hiệu và số thứ tự của chứng
từ.
• Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, ngắn gọn
nhưng phải đảm bảo tính thiing dụng và dễ hiểu.
• Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị( chỉ tiêu giá trị đồng thời
được viết bằng chữ và bằng số).
• Tên, địa chỉ của các đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: đây
là cơ sở xác định đối chiếu và thanh tra về địa điểm phát sinh các
nghiệp vụ kinh tế tài chính.
• Tên, chữ kí của người lập và chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt
nghiệp vụ: trên chứng từ tối thiểu phải có 2 chữ kí, những đối tượng
thực hiện nghiệp vụ phải kí trực tiếp, không được kí qua giấy than.
Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế
toán thì phải có tên, chữ kí của ngươi đại diện theo pháp luật và
đóng dấu của đơn vị.
- Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với chứng từ, là
các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt
của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa các
công tác kế toán, ví dụ:
• Quan hệ của các chứng từ đến sổ sách kế toán, tài khoản kế toán
3
• Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ.
• Phương thức thực hiện.
• Thời gian bảo hành
 Yêu cầu của chứng từ kế toán.
Theo quy định tại điều 6 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003
của Quốc Hội khóa 11 thì yêu cầu của kế toán được quy định như sau:
• Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ
kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
• Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.

• Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
• Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị
của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
c. Phân loại
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác
nhau: theo hình thức và và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng
từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức đọ phản ánh của
chứng từ, các quy đinh về quản lí chứng từ tương ứng với mỗi tiêu thức
chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ sau:
Phân loại theo công dụng của chứng từ:

· Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp
dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư…). Loại chứng từ này chỉ mới
chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành
nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán.

· Chứng từ chấp hành: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát
sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư… Chứng từ
4
chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế
toán.

· Chứng từ thủ tục kế toán: chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp
vụ kinh tế có liên quan theo từng đôí tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi
sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu
mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. (bảng kê,
chứng từ ghi sổ…).

· Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại
chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo

hạn mức…

Phân loại theo trình tự lập chứng từ:

Chứng từ ban đầu: lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh
hay hoàn thành: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt…

Chứng từ tổng hợp: loại chứng từ dùng tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh cùng loại để giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá
khâu ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phiếu thu….

Phân loại phương thức lập chứng từ:

Chứng từ một lần: chỉ ghi chép NVKT phát sinh một lần sau đó chuyển vào sổ
kế toán như phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ…

Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại NVKTphát sinh tiếp diễn nhiều
lần, sau môí lần các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã định trước thì
không sử dụng được nữa và được ghi vào sổ kế toán.

Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Chứng từ bên trong: được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như bảng tính
khấu hao, bảng tính giá thành.

Chứng từ bên ngoài: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng…
5

Phân loại theo nội dung chứng từ: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
rất đa dạng và phong phú nên chứng từ có nhiều loại để phản ánh tính chất đa

dạng đó. Chứng từ phản ánh:

· Chỉ tiêu lao động tiền lương.

· Chỉ tiêu tài sản cố định.

· Chỉ tiêu bán hàng.

· Chỉ tiêu tiền tệ.

· Chỉ tiêu hàng tồn kho…
Phân loại theo quy định của nhà nước:
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản
ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ
hoặc có tính quản lý rộng rãi. Phải thực hiện theo đúng mẫu thống nhất, theo
phương pháp lập, trình tự xử lý chứng từ và áp dụng cho từng đơn vị kế toán
cụ thể.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là những chứng từ chủ yếu sử dụng nội
bộ đơn vị. Gồm những chứng từ kế toán được quy định thành mẫunhưng đơn
vị có thể thực hiện theo nguyên bản hoặc được phép bổ sung, them bớt một số
chỉ tiêu cho phù hợp với ywu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy
đủ nội dung của chứng từ kế toán.
2. Trình tự xử lí, luân chuyển chứng từ kế toán.
Tất cả các chứng từ kế tán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển
đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán
kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế
toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu
trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
6

Trình tự xử lí luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
 Kiểm tra chứng từ :Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận
kế toán đều phải được kiểm tra
 Hoàn chỉnh chứng từ:Là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ
bao gồm: việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập
định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán
 Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế
toán sau khi được kiểm tra , hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần
được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận ,xử lí thông tin
về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ
chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán .
 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán:Đối với chứng từ điện tử là các
băng từ ,đĩa từ,thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời
gian,được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng
từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên
ngoài. Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra
giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán;
 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã
ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu
khác có liên quan;
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

II.Chứng từ hàng tồn kho
7
1. Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho

Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại như: nguyên vật
liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm, Để quản lý hàng tồn
kho, kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để hạch
toán cho tất cả các loại hàng tồn kho.
Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho, tại kho, thủ kho mở
thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế
toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của
từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở. Việc lập phiếu
nhập kho và xuất kho được lập từ các số liệu có được. Các số liệu này phải
chính xác, rõ ràng.
2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán về hàng tồn kho
a. Quy trình tổ chức phiếu nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó
chứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu nhập
kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm,
hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của
việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về
hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa
đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài
sản, Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho? Sau
đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân
viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa,
sản phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách
bộ phận, người đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập
kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào
Phiếu nhập kho.

8
Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận,
nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.
Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Các bước trong quá trình nhập kho hàng tồn kho, không có sự can dự của
chủ doanh nghiệp trong quá trình nhập hàng. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo
dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn
trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau
này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định
kỳ là được.
Tuy nhiên đối với Phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng
nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).
b. Quy trình tổ chức phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho
nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế
toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi
xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn
bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng
cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây
là quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất
hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị
duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất
hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản
phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế

toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt
chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
9
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng
từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ
đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Trên đây là một số nét chủ yếu về quy trình luân chuyển các chứng từ
hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
III. Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
Thực trạng tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty
dịch vụ nuôi trồng thủy sản TW
Thủ tục nhập, xuất kho và chứng từ kế toán
1,Đối với chứng từ nhập kho:
Sau khi thành phẩm được hoàn thành, tổ trưởng lập bảng kê đồng thời giao số
sản phẩm đó cho bộ phận KCS kiểm tra. Khi kiểm tra xong sẽ tiến hành lập
phiếu kiểm tra chất lượng (theo mẫu) trong đó đưa ra kết luận lô thuốc có bị
hỏng hay không. Nếu đạt tiêu chuẩn, bộ phận KCS sẽ giao cho thủ kho. Tại
kho, thủ kho xác nhận số thuốc nhập kho, sau đó sẽ báo lên phòng kế toán
thông qua phiếu nhập kho được ghi theo chỉ tiêu số lượng (có xác nhận của
xưởng trưởng)
Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa xem xét tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ
mà thủ kho gửi lên (có đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, xưởng trưởng) rồi
viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
- 1 liên lưu tại phòng kế toán
- 1 liên chuyển xuống cho thủ kho để vào thẻ kho
Ví dụ:
NV 37: Ngày 20/4/2011, nhập kho thành phẩm, PNK 10, số lượng: 10800
10

Đơn vị: Công ty dịch vụ nuôi trồng thủy sản TW Mẫu 01-VT
Địa chỉ: Số 8- Nguyễn Công Hoan QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm 2006
của bộ Tài chính
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 tháng 04 năm 2011
Số: 10
Nợ TK: 155
Có TK: 154
Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Duy Hùng
Theo HĐ số: Ngày 20 tháng 04 năm 2011 của Công ty dịch vụ nuôi trồng thủy
sản Trung ương
Nhập tại kho: Thành phẩm
TT Tên, nhãn hiệu,
quy cách phẩm
chất vật tư (sản
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo
CT
Thực
nhập
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Thuốc HCG G Vạn 10800 10800 28657,4 309500000
Cộng 309500000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng

đơn vị
11
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
(đã ký)
2.Đối với chứng từ xuất kho:
Theo đúng thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng, người mua (đơn
vị mua hàng) đến kho Công ty hoặc Công ty sẽ gửi hàng đến nơi người mua
yêu cầu, kế toán căn cứ vào hợp đồng và số lượng thành phẩm tồn để viết
phiếu xuất kho và hóa đơn giá GTGT
Hóa đơn GTGT được lập thành thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để thanh toán
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho, căn cứ vào đó thủ kho xuất hàng và vào thẻ kho
Ví dụ:
• NV: Ngày 06/04/2011, xuất bán thuốc HCG cho trạm khuyến nông
huyện Hồng Ngự, PXK 01, đơn vị chưa thanh toán tiền hàng, thuế VAT
10%
Đơn vị: Công ty dịch vụ nuôi trồng thủy sản TW Mẫu 01-VT
Địa chỉ: Số 8-Nguyễn Công Hoan QĐ số: 1141-
TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm 2006
PHIẾU XUẤT KHO
12
Ngày 06 tháng 04 năm 2011
Số: 01
Nợ TK: 632

Có TK: 155
Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Tuấn Anh
Địa chỉ: Trạm khuyến nông huyện Hồng Ngự
Lý do xuất: Xuất bán thuốc HCG cho trạm khuyến nông huyện Hồng Ngự
Xuất tại kho: Thành phẩm
TT
Tên, nhãn
hiệu, quy
cách phẩm
chất vật tư
(sản phẩm,
Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Xuất
thực
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Thuốc
HCG
G Vạn 650 650 28.701,4
2
18.655.923
Cộng 18.655.923
Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng
đơn vị
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
(đã ký)
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3 LL

Liên 1: (Lưu) Ký hiệu: AA/98
13
Số 00000
Đơn vị bán hàng: Công ty dịch vụ nuôi trồng thủy sản TW
Địa chỉ: Số 8- Nguyễn Công Hoan Số tài khoàn:
Điện thoại: 8510275 Mã số:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tuấn Anh
Đơn vị: Trạm khuyến nông huyện Hồng Ngự
Địa chỉ: Đồng Tháp Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Ký nhận nợ
STT Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3)=(1)x(2)
01 Thuốc HCG Vạn 650 34.000 22.100.000
Cộng tiền hàng: 22.100.000
Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế
GTGT:2.210.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 24.310.000
Số tiền bằng chữ: Hai mươi bốn triệu ba trăm mười ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
C. Nhận xét.
 Trên thực tế không phải mọi nghiệp vụ đều thực hiện đúng các bước
của quá trình luân chuyển trên. Sự lỏng lẻo trong quản lí sẽ dẫn đến
những sai phạm, gian lận chẳng hạn như:
14
• Xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng không do người có
thẩm quyền ký duyệt dẫn đến việc mua hàng không phù hợp với yêu
cầu, không đúng thời điểm gây lãng phí.

• Người chịu trách nhiệm mua hàng thông đồng với nhà cung cấp mua
hàng với giá cao để hưởng hoa hồng.
• Người mua hàng kiêm nhiệm việc nhận hàng, do đó họ cấu kết với nhà
cung cấp và nhận hàng không đúng quy cách, kém phẩm chất…, hay
việc phân công người nhận hàng không có trình độ chuyên môn về chất
lượng, cả hai trường hợp đều gây thiệt hại cho quá trình sản xuất, kinh
doanh của công ty.
• Kho không được kiểm tra chặt chẽ, do đó thủ kho dễ dàng tráo đổi hàng
hoá trong kho vì lợi ích các nhân. Ngoài ra, do không được kiểm tra và
tổ chức bảo quản tốt, hàng hoá trong kho dễ bị hư hỏng, giảm phẩm
chất.
• Thủ kho thông đồng với các trưởng bộ phận sản xuất, xuất kho vật liệu,
công cụ…, hay nhân viên ở các phân xưởng lấy cắp vật tư, thành phẩm
tại phân xưởng sản xuất để đem ra ngoài bán.
• Khi giao hàng cho người vận chuyển không làm biên bản giao hàng, do
đó người vận chuyển có thể đổi hàng của doanh nghiệp.
• Các chứng từ không được đánh số trước, liên tục gây ra sự trùng lắp,
nhầm lẫn. Số liệu kế toán không được theo dõi liên tục, hàng ngày gây
ra áp lực công việc vào mỗi kỳ báo cáo, dẫn đến việc ghi nhầm số liệu,
ghi trùng lắp các nghiệp vụ phát sinh.
• Doanh nghiệp sử dụng phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
không nhất quán giữa các thời kỳ để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và
kết quả kinh doanh theo ý muốn.
Để khắc phục những sai phạm trên thì doanh nghiệp, nhà nước cần phải
thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình tài sản và sổ sách kế toán.
15
16