Cẩm nang trình bày văn bản hành chính

Hoàng Quang Mạnh
| +841632 686 597


Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

1

LỜI MỞ ĐẦU
Khi bắt tay vào viết tài liệu này, mình nhớ lại những ngày
đầu tiên làm quen với môi trường thực tế, đặc biệt là việc tiếp xúc
với những văn bản hành chính. Đến đây mới nhận ra sự thật phũ
phàng rằng mình đang mù tịt trước chúng, ta đã tưởng rằng chỉ cần
gõ được chữ tiếng việt, lướt web là có thể làm công việc soạn thảo
văn bản. Nhưng không, chúng ta đa sai! Lần đầu tiên nhìn vào văn
bản và những câu hỏi tại sao hiện lên khắp nơi: tại sao lại đánh số
như vậy? Tại sao lại viết tắt NĐ-CP, NNPTNT-PTNT, BNV….? Giờ
đây ngồi viết quyển sách này, mình nghĩ mình cũng đã có một hành
trang nho nhỏ, đủ để truyền đạt cho các bạn những người đã từng
bỡ ngỡ như mình về cách thức sử dụng trình soạn thảo để trình bày
sao cho đúng và đủ trong văn bản hành chính.
Khi bạn đi tìm đến cuốn sách này chắc hẳn bạn đã biết sự
quan trọng của những giấy tờ văn bản, và lý do gì chúng phải có
cách trình bày nhất định. Hãy nhẹ nhàng nghiên cứu từng phần tài
liệu này, mình đảm bảo bạn sẽ thấy dễ dàng hơn rất nhiều và ít nhất
bạn sẽ không bao giờ bị chê trách vì lỗi trình bày văn bản nữa.




Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

2

MỤC LỤC

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐAU ĐẦU 4
1.1. Nguồn gốc 4
1.2. Phân loại 7
PHẦN 2: TRÌNH BÀY CHUNG 13
2.1. Những vấn đề trước khi bước vào soạn thảo 13
2.1.1. Những công cụ bạn sẽ cần 13
2.1.2. Chuyển thước đo từ inch về cm 14
2.1.3. Căn lề 17
2.1.4. Cỡ giấy soạn thảo và in 20
2.1.5. Phông chữ và bộ gõ Tiếng Việt 23
2.1.6. Sơ đồ các phần của văn bản 25
2.2 Trình bày phần đầu 27
2.3. Trình bày phần nội dung 36
2.3.1. Định dạng trước khi bắt đầu 36
2.3.2. Lưu ý về việc viện dẫn, viết tắt và viết hoa 37
2.3.3. Lưu ý về việc dùng dấu 37
2.3.4. Đánh số trang 38
2.4. Phần cuối văn bản 40
PHẦN 3: NHỮNG CHUYỆN NHỎ NHẶT 42
Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

3

3.1. Các phím tắt thường dùng 42

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

4

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ ĐAU ĐẦU
Lúc đầu mình đặt tên chương này là những vấn đề “ban đầu”
nhưng với nội dung của nó ta gọi nó là những vấn đề “đau đầu” xem ra
hợp lý hơn rất nhiều.

1.1. Nguồn gốc
Để mình đi thẳng vào vấn đề, các bạn đang rơi vào khó khăn
trong trình bày văn bản, sẽ thực sự khổ sở khi tất cả những gì bạn
đã từng học ở Đại học hay đúng hơn là các bài học đó giờ đều phản

lại bạn, bạn loay hoay trong việc trình bày văn bản. Sẽ thật may nếu
các bạn được những người tốt bụng chỉ bảo, họ sẽ chỉ cho bạn biết
về hai tài liệu phổ biến làm kim chỉ nam có quy định cho việc trình
bày văn bản đó là:
- “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng
5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản”;
- “Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
Sau này mình sẽ gọi tắt chúng là Thông tư 55 và Thông tư
01. Hai thông tư này thực ra cũng chưa là văn bản gốc mà phải là
“Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư”, Đến đây hẳn các bạn đã thây rắc rối, nhưng
sự rắc rối vẫn chưa chịu dừng lại, và còn có chiều hướng xấu đi khi
mình phát hiện ra Thông tư 55 cụ thể hóa Nghị định 110 nhưng
Thông tư 01 thì không hẳn như vậy vì Nghị định 110 được sửa đổi
Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

5

một số điều bằng “Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư” và Thông tư 01 được ban hành có căn cứ theo Nghị định 09
này. Như vậy ta có thể tóm gọn lại mọi vấn đề về trình bày văn bản
trong 04 văn bản chính này, nhưng “thể thức và các trình bày văn bản
hành chính được quy định cụ thể tại Thông tư 01”.
Để các bạn có thể hiểu rõ thì mình vẽ ra một sơ đồ mối liên
hệ, từ đó các bạn sẽ thấy vấn đề cũng không đến nỗi phức tạp cho
lắm. Thứ tự từ trên xuống dưới nói cho bạn biết cái nào có trước cái

nào có sau, mũi tên chỉ việc cái nào sinh ra cái nào, chỉ đơn giản như
vậy.
Mọi thứ xem ra đã đỡ đau đầu hơn một chút sau khi theo
dõi sơ đồ này, mình sẽ cố gắng phân loại một cách rõ ràng nhất để
các bạn có thể tìm thấy ngay phần mình cần ở các chương tiếp theo,
quá đơn giản!


Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

6



Luật
Tổ chức
Chính ph
ủ

-

Luật
Ban hành quy
phạm pháp
luật đã sửa
đổi - 2002
Pháp
lệnh Lưu trữ
quốc gia -
2001

Nghị định
110/2004/NĐ-CP
Thông
tư
55/2005/TTLT
Luật
Ban hành quy
phạm pháp
luật của
HĐND và
UBND - 2004
Ngh
ị

định
09/2010/NĐ
-
CP

Thôn
g tư
01/2011/TT-
BNV

Hình
1

-

M
ố
i liên quan c
ủ
a các văn b
ả
n g
ố
c

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

7

1.2. Phân loại
Thông tin chủ yếu của tài liệu này sẽ là các thức trình bày
“văn bản hành chính”. Cách thức trình bày và thể thức loại văn
bản này được quy định tại Thông tư 01. Các đơn vị sử dụng văn bản
hành chính gồm có:
- Cơ quan nhà nước;
- Tổ chức xã hội;
- Tổ chức xã hội – nghề nghiệp;
- Tổ chức kinh tế;
- Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân;
Những loại văn bản khác mà mình không đề cập hoặc ít đề
cập đến trong tài liệu này gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Cách thức trình bày và
thể thức được quy định tại Thông tư 55;
- Bản sao văn bản: Cách thức trình bày và thể thức được
quy định tại Thông tư 01;

- Văn bản chuyên ngành (của Bộ, ngành): Do đơn vị
quyết định cách thức trình bày;
- Văn bản của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước
ngoài: Thể theo quy định của nước ngoài;
- Sách, báo, tạp chí và các loại ấn phẩm: Tất nhiên các
ấn phẩm này trình bày tùy ý muốn của người thực hiện.
Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

8

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã
hội: Cách trình bày do đơn vị tự quy định, tuy nhiên tương đối
giống với các trình bày của văn bản hành chính; Các đơn vị thành
viên của Mặt trận tổ quốc Việt nam đều có quy định trình bày cho
riêng mình vì vậy các bạn chỉ cần vào Google.com.vn sau đó gõ vào
ô tìm kiếm “quy định trình bày văn bản của …” trong dấu “…” là
tên đơn vị theo danh sách dưới đây:
- Đảng Cộng sản Việt Nam
- Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
- Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
- Hội Nông dân Việt Nam
- Hội Cựu chiến binh Việt Nam
- Liên hiệp các Hội Khoa học và Kĩ thuật Việt Nam
- Liên hiệp các hội Văn học - Nghệ thuật Việt Nam
- Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam
- Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam
- Liên minh Hợp tác xã Việt Nam
- Hội Luật gia Việt Nam
- Hội Nhà báo Việt Nam

- Hội Chữ thập đỏ Việt Nam
Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

9

- Hội Y học dân tộc cổ truyền Việt Nam
- Tổng hội Y Dược học Việt Nam
- Hội Lịch sử Việt Nam
- Hội Làm vườn Việt Nam
- Hội Sinh vật cảnh Việt Nam
- Hội Đông y Việt Nam
- Giáo hội Phật giáo Việt Nam
- Ủy ban Đoàn kết Công giáo Việt Nam
- Tổng hội thánh Tin Lành Việt Nam
- Hội Người mù Việt Nam
- Hội Bảo trợ người tàn tật và trẻ mồ côi Việt Nam
- Hội Kế hoạch hóa gia đình Việt Nam
- Hội Khuyến học Việt Nam
- Hội Người cao tuổi Việt Nam
- Hội Châm cứu Việt Nam
- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
- Liên đoàn Luật sư Việt Nam
- Hội liên lạc với người Việt Nam ở nước ngoài
- Hội nghề cá Việt Nam
Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

10

- Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam
- Hiệp hội làng nghề Việt Nam

- Hội nạn nhân chất độc da cam/đioxin Việt Nam
Với phân loại chi tiết này, các bạn đã có bước đầu trong việc
định hình xem mình nên dùng cuốn sách này như thế nào. Không
phải các đơn vị đều có quy định rồi hay sao, vậy cuốn sách này để
làm gì? Cuốn sách này giúp bạn biết cách để thực hiện những quy
định đó trên trình soạn thảo một cách nhanh gọn, chính xác và
thuận tiện nhất.
Quay lại với chủ đề chính là văn bản hành chính, trước khi
bước vào trình bày cụ thể mình đã có danh sách các loại văn bản
hành chính ở đây:
Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1

Ngh
ị

quy
ế
t (cá bi
ệ
t)

NQ

2

Quy
ế
t đ
ị

nh (cá bi
ệ
t)

QĐ

3

Ch
ỉ

th
ị

(cá bi
ệ
t)

CT

4

Quy ch
ế


QC

5

Quy đ
ị
nh

QyĐ

6

Thông cáo

TC

7

Thông báo

TB

8

Hư
ớ
ng d
ẫ
n

HD

9

Chương trình

CTr

10

K
ế

ho
ạ
ch

KH

11

Phương án

PA

12

Đ
ề

án

ĐA

13

D
ự

án

DA

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

11

14

Báo cáo

BC

15

Biên b
ả
n

BB

16

T

ờ

trình

TTr

17

H
ợ
p đ
ồ
ng

HĐ

18

Công văn


19

Công đi
ệ
n

CĐ

20

B
ả
n ghi nh
ớ


GN

21

B
ả
n cam k
ế
t

CK

22

B
ả
n th
ỏ
a thu
ậ
n

TTh

23

Gi
ấ
y ch
ứ
ng nh
ậ
n

CN

24

Gi
ấ
y
ủ
y quy
ề
n

UQ

25

Gi
ấ
y m

ờ
i

GM

26

Gi
ấ
y gi
ớ
i thi
ệ
u

GT

27

Gi
ấ
y ngh
ỉ

phép

NP

28

Gi
ấ
y đi đư
ờ
ng

ĐĐ

29

Gi
ấ
y biên nh
ậ
n h
ồ

sơ

BN

30

Phi
ế
u g
ử
i

PG

31

Phi
ế
u chuy
ể
n

PC

32

Thư công








Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

12

Thông tư 01 đã đề cập đến 19 mẫu khác nhau của văn bản
hành chính, các bạn có thể xem, hoặc copy về sử dụng, hoàn toàn
được, tuy nhiên lưu ý rằng trong đó có 1 số chỗ bị sai so với quy định
của chính Thông tư này, ví dụ như cỡ chữ của phần “ngày tháng

năm ban hành”. Trong trường hợp bạn không có được bản mềm của
Thông tư 01 thì cẩm nang này sẽ giúp ích bạn rất là nhiều.
Có vẻ đến đây thì vấn đề đau đầu bắt đầu kết thúc, các bạn
có thể yên tâm rằng việc trình bày các văn bản hành chính sẽ được
chỉ dẫn bởi quyển sách này. Tất nhiên, bạn sẽ không bao giờ mắc lỗi
trình bày văn bản hành chính nếu tuân thủ 100% cuốn sách này.











Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

13

PHẦN 2: TRÌNH BÀY CHUNG
Với 32 loại văn bản khác nhau chúng tất nhiên sẽ có những điểm
giống và khác nhau, trước hết hãy đề cập đến những điểm chung như là
khung xương của văn bản vậy.

2.1. Những vấn đề trước khi bước vào soạn thảo
2.1.1. Những công cụ bạn sẽ cần
Trước khi bắt tay vào việc mình yêu cầu bạn phải có một số
công cụ sau:

- Cài đặt bản Microsoft Office bản 2007 trở lên, tốt nhất là
dùng bản 2013 nếu dùng phiên bản 2003 cũng được, vì phiên bản
này khá phổ biến nhưng bạn thì sắp trở thành người của lịch sử đến
nơi rồi;
- Tải về hoặc có 1 bản in của Thông tư 55 và Thông tư 01,
tên đầy đủ mình đã nêu ở phần trước.
- Chương trình TeamViewer, dùng để điều khiển máy tính
từ xa, phòng trường hợp sau khi đã đọc xong cuốn sách này mà bạn
vẫn chưa giải quyết được vấn đề, trong khi sếp đang giục thì có thể
liên hệ ngay với mình để mình sửa lỗi trực tiếp qua mạng giúp bạn.



Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

14

2.1.2. Chuyển thước đo từ inch về cm
Thước đo trong văn bản của nước ngoài mặc định là inch
nhưng ở Việt Nam thì thước đo này hoàn toàn có vấn đề, vì vậy cho
nên chúng ta chuyển nó về cm cho thân thiện:
MICROSOFT WORD 2013
B1: Các bạn vào File/Option
B2: Để ý dòng “Show measurements in units of” chọn
Centimeters như hình:
B3: Tận hưởng 

Hình
2

-

Vào Option trong Word 2013

Hình
3

-

Ch
ọ
n thư
ớ
c đo trong Word 2013

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

15

MICROSOFT WORD 2003
B1: Vào Tools/Option


Hình
4

-

Vào Options trong Word 2003

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

16

B2: Chọn thẻ General/Measurement units chọn
Centimeters
B3: Tận hưởng 



Hình
5

-

Ch
ọ
n thư
ớ
c đo trong Word 2003

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

17

2.1.3. Căn lề
MICROSOFT WORD 2013
B1: Bạn vào File/Print và chọn Custom Margin

Hình
6

-

M
ở

h
ộ
p tho
ạ
i căn l
ề

trong Word 2013

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

18

B2: Thông số căn lề
- Đối với văn bản in bình thường, không đóng gáy thì con số
thường là:
Tiếng Việt Tiếng Anh Chỉ số
L
ề

trên

Top

2 cm

L
ề

dư
ớ
i

Bottom

2 cm

L
ề

trái

Left

2,5 cm

L
ề

ph
ả
i

Right

2 cm


- Đối với văn bản in để đóng gáy, thì có khác một chút:
Tiếng Việt Tiếng Anh Chỉ số
L
ề

trên

Top

2 cm

L
ề

dư
ớ
i

Bottom

2 cm

L
ề

trái

Left

3,5 cm

L
ề

ph
ả
i

Right

1 cm

Hình
7

-

H
ộ
p tho
ạ

i căn l
ề

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

19

*Lưu ý: Với văn bản theo chiều ngang khổ giấy thì các
con số này có thể thay đổi tùy điều kiện.
B3: Tận hưởng 

MICROSOFT WORD 2003
B1: Vào File/Page Setup
B2,B3 tương tự như với bản Word 2013

Hình
8

-

M
ở

h
ộ
p tho
ạ
i Page Setup

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

20

2.1.4. Cỡ giấy soạn thảo và in
Trong khá nhiều tình huống, các đồng nghiệp phàn nàn với
mình rằng vì sao mọi thứ anh ta điều chỉnh trên máy đều đẹp mà
khi in ra chữ thường bị nhỏ. Thường lỗi là do định dạng khổ giấy khi
soạn thảo và cả định dạng khổ giấy của máy in, thường thì định dạng
này mặc định là Letter trong khi ở VN chúng ta dùng A4. Mình sẽ
hướng dẫn các bạn cách giải quyết theo các bước nhưng lưu ý là đối
với chủng loại máy in khác thì có thể sẽ khác đôi chút.

MICROSOFT WORD 2013
B1: Định dạng khổ giấy soạn thảo bằng cách vào
File/Print và chọn như hình:
Hình
9

-

Ch
ọ
n kh
ổ

gi
ấ
y trong Word 2013

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

21

B2: Chọn khổ giấy trong máy in. Cụ thể mình dùng máy
Canon 3300 rất phổ biến.
Vào File/Print, ở cột bên phải có dòng chữ Printer Properties,
bạn click vào rồi làm như hình
Hình 10 - Chọn khổ giấy của máy in
Thực sự là mình còn gặp nhiều trường hợp khác nhau vì có
rất nhiều loại máy khác nhau, trong trường hợp các bạn không thể
mò ra được thì liên lạc với mình theo email, mình sẽ giúp bạn làm
trực tiếp qua TeamViewer
B3: Tận hưởng 


Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

22

MICROSOFT WORD 2003
B1: Vào File/Page Setup, vào thẻ Paper, chuyển Paper
size thành A4

Hình 11 - Chọn khổ giấy trong Word 2003
B2, B3 tương tự như Word 2013


Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

23

2.1.5. Phông chữ và bộ gõ Tiếng Việt
Về phông chữ, rất nhiều bạn vẫn đang dùng .VnTime nhưng
với lời khuyên chân thành bộ font này quá lỗi thời rồi. Lý do chính
là do bảng mã TCVN hoàn toàn không phù hợp với chuẩn chung
của thế giới, thế giới hiện tại dùng bảng mã Unicode. Lý do đó làm
cho ta copy các văn bản dùng font .VnTime sang máy không có font
này sẽ gây ra lỗi không hiển thị hoặc hiển thị sai, tương tự với việc
đưa lên web. Tốt nhất hãy dùng Times New Roman với bảng mã
Unicode.
Về bộ gõ, vẫn còn nhiều người dùng VietKey nhưng mình
thì vẫn có ấn tượng tốt với Unikey hơn (download tại unikey.vn).
Trường hợp bạn muốn sử dụng lại một phần văn bản cũ
dùng font .VnTime thì mình khuyên nên dùng công cụ chuyển đổi
mã nhanh của Unikey, ngay lập tức bạn sẽ chuyển mã đoạn văn bản
từ TCVN sang Unicode và dùng bình thường. Cách làm như sau:
B1: Bôi đen và copy đoạn văn bản cần chuyển mã
B2: Tìm icon của Unikey ở thanh công cụ, chuột phải
vào icon và ấn nút chuyển mã nhanh.

Cẩm nang trình bày văn bản hành chính –

24


Hình 12 - Chuyển mã nhanh
B3: Paste vào văn bản
B4: Tận hưởng 