Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị PUTTING AN ALL-INCLUSIVE PRICE TAG ON SUCCESSFUL IT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ


GVHD : Nguyễn Hoàng Minh
Lớp : ĐH25T19
Nhóm sinh viên : 13
1. Nguyễn Thị Thái Hà - 030125090288
2. Phạm Thu Hương - 030125090282
3. Đinh Thị Phương Thảo - 030125090833
4. Phạm Đoàn Diệp Trinh - 030125090926
TP.HCM – 2011
 !"#$#%&'()
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
ST
T
Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Ký tên
1
030125090288 Nguyễn Thị Thái
Hà
Tìm thông tin,
tổng hợp word,
làm power point
2
030125090282 Phạm Thu
Hương
Tìm thông tin,
làm bài word
3

030125090833 Đinh Thị
Phương Thảo
Tìm thông tin,
làm bài word
4
030125090926 Phạm Đoàn Diệp
Trinh
Tìm thông tin,
làm bài word,
làm power point
2
 !"#$#%&'()
MỤC LỤC
3
 !"#$#%&'()
BÀI DỊCH CASE STUDY
*+,--.,/
012-
Không thu lại được lợi ích từ hệ thống CNTT là một vấn đề phổ biến, nhưng các tổ
chức vần chưa nhận ra được hoặc không chịu chấp nhận nguyên nhân xảy ra việc này và
chưa làm gì nhiều để giải quyết nguồn gốc của vấn đề một cách đúng nghĩa.
Vấn đề đầu tiên cần xem xét là việc áp dụng Lợi tức đầu tư (ROI) như một công cụ
toàn quyền để phân phát lợi ích nhận được và các kế hoạch tiếp theo đối với việc thực hiện
hệ thống. ROI được nhiều tổ chức sử dụng mà không có sự hiểu biết đầy đủ về các yếu tố
chi phí.
Theo định nghĩa, các dự án CNTT có xu hướng tập trung vào xử lý các vấn đề kỹ
thuật. Cũng chính vì vậ, những ước lượng chi phí của sự thay đổi – thường là chi phí phần
cứng và phần mềm với một số phụ cấp cho đào tạo. Đặc thù là chi phí bị đánh giá quá thấp
(thường là 40% hoặc hơn) do không thể xem xét chính xác những yếu tố cần thiết để đem
lại lợi nhuận.

ROI là một tiêu chuẩn kỹ thuật nói về lợi nhuận dự tính và chi phí dự tính để xác
định giá trị đầu tư. Từ quan trọng ở đây là “dự tính”. Trong thực tế đương nhiên công thức
ROI chỉ là một dự báo, dựa trên quan điểm cá nhân về chi phí và lợi ích. Thực tế hóa các dự
báo về lợi nhuận mới là nơi những công việc khó khăn phát sinh, những nỗ lực cần thiết để
“làm nó xảy ra” thường bị đánh giá thấp. Các đánh giá thấp nói chung tập trung ở
• Bảo đảm phù hợp với chiến lược kinh doanh;
• Sắp xếp nhân sự vào các quy trình kinh doanh đang thay đổi;
• Đảm bảo các hành vi tương xứng với những yêu cầu mới của công việc.
Điều này cho thấy rằng các quy trình đang được thay đổi – nếu không những lợi ích
sẽ đến từ đâu? Nghĩa là cũng có một giả định ngầm rằng sẽ có ai khác sẽ làm những điều
khác biệt. Cần phải đảm bảo và tạo điều kiện thuận lợi để sự thay đổi này có thể đưa ra 1 tỷ
lệ cao về tổng chi phí dự án. Khi thêm những chi phí này vào thì một số dự án không còn
đem lại lợi nhuận. Đương nhiên điều này nói chung không nằm trong mối quan tâm của
4
 !"#$#%&'()
những nhà cung cấp hệ thống. Dù vậy ít ra nó ngăn chặn một số dự án khỏi sự thất bại và
tránh những khoản vượt ngân sách chúng ta đã thấy trong quá khứ. Nếu cách thức kinh
doanh được thay đổi thì trước hết cần phải hiểu ý nghĩa của sự thay đổi này là gì. Có một
loạt các phương pháp tiếp cận được thực hiện bởi các công ty bao gồm:
• ROI được áp đặt theo các nguyên tắc “Nếu chúng ta nói cho họ điều phải làm và đào
tạo họ một chút thì họ sẽ làm được việc”
• Một cách tiếp cận được cân nhắc khi nó xác định được nhu cầu thực tế và tầm nhìn
kinh doanh nhưng rồi lại thất bại trong việc kết nối điều này đến với thông điệp “Tôi
được gì trong đó” và do đó không kết nối được với người sử dụng.
• Sự phát triển của hệ thống sớm được đưa vào sử dụng và tương tác tốt với nhân viên
nhưng lại không phù hợp với chiến lược của tổ chức và những người chịu trách nhiệm.
Thường là, ngay khi một quyết định đầu tư được đưa ra, những dự án kỹ thuật được
chuyển giao cho bộ phận CNTT chịu trách nhiệm giám sát, phân phối và thực hiện. Thường
những con người tập trung vào kỹ thuật thường không đủ năng lực để hiểu về các vấn đề
của kinh doanh và không có các kỹ năng giao tiếp cần thiết. Hơn thế nữa, ai sẽ nhìn thấy

được những thay đổi cần thiết trong hành vi của con người? Và ai sẽ đưa ra những vấn đề
mấu chốt để có thể phân công đúng người vào làm đúng việc?
Một số nguyên tắc của hệ thống cần được đưa ra nhằm cải thiện cơ hội thành công.
Điều này phụ thuộc chủ yếu vào mô hình cơ bản con người, quy trình và công nghệ (PPT)
kết hợp với các yếu tố môi trường và bối cảnh (PPTE). Bối cảnh là tham số đầu tiên cần đạt
được. Sự phát triển được yêu cầu có liên hệ như thế nào đến chiến lược kinh doanh? Xét
trên lợi ích kinh doanh, điều gì được mong đợi sẽ đến từ sự phát triển, từ đó chúng ta biết
được cái gì cần được chuyển tải và tại sao. Sau khi cân nhắc chức năng và sự cần thiết của
ứng dụng, câu hỏi cần thiết tiếp theo là nó nên được chuyển tải như thế nào? Điều này nên
được xem là một vấn đề của thỏa thuận kinh doanh hơn là thoái thác cho bộ phận CNTT.
Chi phí có thể được đánh giá trong tiêu chí dành cho toàn bộ mô hình PPTE. Điều
này có thể bao gồm những viễn cảnh lên kế hoạch công việc đầy đủ để đánh giá những cách
thức khác nhau mà hệ thống có thể hoạt động và xác định các lựa chọn tốt nhất, ưu tiên sự
tham gia của những kỹ thuật viên. Một ROI hoàn thiện đầy đủ khi được tính toán sẽ cho
thấy toàn bộ lợi ích và chi phí PPTE trong bản báo cáo. Điều này cần bao gồm tất cả các chi
phí nhân sự để thay đổi hiệu quả chi phí đến từ quyền sở hữu và quan điểm thông qua sự
5
 !"#$#%&'()
thỏa thuận góp vốn, lạc quan mà nói, sự chấp nhận của người sử dụng mang tính quyết định.
Các quyết định tiến hành thực hiện thì dường như được hiểu rõ hơn và có thể được hoàn
thành trước sự sẵn sàng của quá trình, kỹ thuật và con người, có lẽ với quyết định thực hiện
thì sự sẵn sàng của yếu tố nhân sự phải được đảm bảo.
Chi phí thực sẽ được hiểu và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ xuất hiện. Người chủ chịu
trách nhiệm dự án kinh doanh sẽ có ngân sách đủ lớn cho phép họ lên kế hoạch từ ý tưởng
đến thực hiện bằng cách cân nhắc tất cả các yếu tố của PPTE. Điều này sẽ đem đến sự tiếp
nhận dự án một cách khả quan từ những người sử dụng – những người mong đợi nhận được
những gì mà họ kỳ vọng và thực tế là họ đã nhận được. Họ sẽ chủ động sử dụng hệ thống
hơn là bị động với nó.
Câu hỏi: Thảo luận về những khó khăn trong việc ước tính chi phí và lợi ích của một
dự án CNTT.

6
 !"#$#%&'()
TÓM TẮT TÌNH HUỐNG
Các nguyên nhân gây ra thất bại của các dự án CNTT thường khó phát hiện hoặc
không được các tổ chức chấp nhận. Có rất nhiều tổ chức sử dụng ROI làm công cụ chính để
phân tích hiệu quả đầu tư của dự án mà lại không có sự hiểu biết đầy đủ về cách tính chi
phí. Chi phí thường bị đánh giá thấp hơn 40% là do chỉ tập trung vào xử lý các vấn đề kỹ
thuật.
Công thức ROI chỉ mang tính chất dự báo trong khi đó lợi ích thực tế thì khó tính
toán hơn nhiều do:
• Tính phù hợp với chiến lược kinh doanh;
• Sắp xếp nhân sự hợp lý;
• Tác phong làm việc tương xứng với những yêu cầu mới.
Khi thêm chi phí của sự thay đổi nhằm đạt được sự phù hợp như trên sẽ khiến một số
dự án không còn tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên nó lại ngăn chặn sự thất bại và tránh nguy cơ
vượt ngân sách. Các công ty sử dụng các phương pháp tính chi phí như sau:
• ROI rập khuôn theo các nguyên tắc “Nếu chúng ta nói cho họ điều phải làm và đào
tạo họ một chút thì họ sẽ làm được việc”. Hay nói cách khác là chỉ bỏ ra ít chi phí đào
tạo mà không quan tâm đến việc người sử dụng thực sự quen với hệ thống mới;
• Xác định được nhu cầu thực tế và tầm nhìn kinh doanh nhưng không kết nối được
với người sử dụng;
• Hệ thống tiện dụng và tương tác tốt với nhân viên nhưng lại không phù hợp với
chiến lược của tổ chức và những người chịu trách nhiệm.
Các kế hoạch CNTT thường được giao cho bộ phận CNTT đảm trách nhưng bộ phận
này lại không có các kỹ năng kinh doanh, quản lý, tổ chức cũng như các kỹ năng giao tiếp
cần thiết.
7
 !"#$#%&'()
Để tăng khả năng thành công của dự án thì còn phụ thuộc vào mô hình cơ bản con
người, quy trình và công nghệ (PPT) kết hợp với các yếu tố môi trường và bối cảnh (PPTE).

Các chiến lược kinh doanh ảnh hưởng đến sự phát triển của dự án. Đánh giá chi phí theo mô
hình PPTE cho một kế hoạch công việc đầy đủ với những cách thức khác nhau mà hệ thống
có thể hoạt động và xác Chi phí thực sẽ được hiểu và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ xuất hiện
định các lựa chọn tốt nhất. Chi phí thực sẽ được tính toán và ý nghĩa đầy đủ của lợi ích sẽ
xuất hiện.
8
 !"#$#%&'()
BÀI PHÂN TÍCH
Ngày nay, hơn bao giờ hết, môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng ngày
càng khốc liệt, đòi hỏi các doanh nghiệp cần hoạt động chuyên nghiệp và thống nhất hơn
yêu cầu các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi để thích ứng. Một dự án CNTT tốt không
những là yếu tố quyết định sự thành công trong quá trình thích ứng của doanh nghiệp mà
còn tạo lợi thế cạnh tranh, tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, để
thành công trong việc khởi tạo hay phát triển một hệ thống thông tin đầu tiên phải lập một
kế hoạch CNTT hoàn chỉnh. Trong quá trình lập dự án công việc ước tính chi phí và lợi ích
là một trong những bước quan trọng nhất. Tuy nhiên, các doanh nghiệp còn chưa chú trọng
đến việc tính toán các chi phí này cũng như lập một dự án CNTT theo đúng nghĩa để mang
lại hiệu quả tối ưu, mà thường đưa ra các kế hoạch sơ sài do thiếu điều kiện về nguồn lực,
nhân sự và thời gian. Bài phân tích này sẽ nói rõ hơn các khó khăn mà một doanh nghiệp
gặp phải khi tính toán chi phí lợi ích cho dự án đồng thời đưa ra một số đề nghị để khắc
phục các khó khăn này.
1. Cơ sở lý thuyết
1.1 Khái niệm ước lượng
Ước lượng là việc thiết lập số lượng và kích thước của các công việc cần phải được
hoàn thành trong dự án. Đây là nhiệm vụ đầu tiên trong quy trình quản lý, giúp các nhà
quản lý lên kế hoạch cho những nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Ước lượng giúp tạo
nên một “cơ cấu phân chia công việc” hay “cấu trúc phân tích công việc”, cho thấy thứ bậc
quan hệ giữa các công việc của dự án.
Tuy nhiên công việc ước lượng cũng cần có một kế hoạch dự thảo nhằm ước tính
được chi tiết các công việc cần phải hoàn thành trong các giai đoạn khác nhau của một dự

án:
• 345678989:;84<&=>%: bao gồm các công việc như phóng vấn, viết ra thông
tin phỏng vấn và lập báo cáo, để đánh giá khả năng chấp nhận về tài chính, kỹ thuật và
tổ chức của dự án.
9
 !"#$#%&'()
• 34567894?49:":@AB8C8%D4EF%:G%=G Công việc của giai đoạn phân tích là
sưu tập thông tin về các hoạt động của hệ thống hiện hành và đặc tả về các yêu cầu đối
với hệ thống mới. Sau đó, ở giai đoạn thiết kế sẽ xác định các hệ thống mới dựa trên nội
dung kỹ thuật của nó.
• 3456789HC('I89EF:J8%I4 Giai đoạn này bao gồm các công việc viết
chương trình, kiểm thử và cài đặt các ứng dụng.
1.2 Các công cụ ước lượng
Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc ước lượng và dưới đây là một vài công
cụ phổ biến:
• A'AK8 sử dụng chi phí thực tế trước đó, các dự án tương tự
làm nền tảng cơ bản để làm ước tính mới.
• .A%%A  ước tính chi phí riêng cho từng nhóm làm việc. Sau
đó tính toán con số tổng cộng.
• 1L89%M89#N sử dụng đặc điểm riêng biệt trong dự án áp
dụng phương thức toán học để ước lựơng chi phí
• +MO8+ sử dụng để ước tính chi phí phát triển
phần mềm với ưu điểm ít chịu sự giới hạn từ quyết định của con người. Đây là mô hình
được sử dụng rộng rãi nhất.
• C8%D4@:P 4<48Q89R&84%:A8A:8%"8"5(#:#S được
tính dựa trên số lượng người sử dụng chức năng ứng dụng sẽ có. Các ước lượng điểm
chức năng có thể được so sánh với số điểm chức năng của hệ thống thông tin hoàn thành
trước đó, để cho ra một ý tưởng về số lượng các dòng mã lệnh và khoảng thời gian dự
kiến.
Các công cụ ước lượng dự án phần mềm thì khác với các công cụ ước lượng khác.

Các công cụ này chứa kiến thức dựa trên hàng trăm hàng ngàn dự án phần mềm trước đây.
Nó có thể dự báo được về quy mô cũng như chất lượng và độ tin cậy của dự án mà những
công cụ thông thường khác không thể thực hiện được. Bên cạnh đó, việc dự báo được chi
phí bảo trì và hỗ trợ sau khi triển khai dự án cũng là một ưu điểm của các công cụ ước
10
 !"#$#%&'()
lượng dự án công nghệ thông tin này. Ngoài ra, nó còn tự động điều chỉnh các ước lượng
dựa vào các công cụ ngôn ngữ và quy trình.
1.3 Ước lượng chi phí và lợi ích
Phân tích chi phí và lợi ích của hệ thống thông tin chỉ là một dự báo chứ không phải
là một khoa học chính xác, nó chỉ đưa ra một vài chỉ dẫn nhằm khởi động triển khai một dự
án. Nhân viên phân tích kinh doanh đánh giá cả chi phí và lợi ích hữu hình lẫn vô hình của
một hệ thống thông tin. Chi phí và lợi ích hữu hình có thể được xác định bằng một giá trị cụ
thể, còn chi phí và lợi ích vô hình thì không.
1.3.1 Ước lượng chi phí
Chi phí là một khoản tiền phải chi cho công việc nhằm tạo ra và bán các sản phẩm
dịch vụ đó, nó bao gồm cả chi phí mua sắm ban đầu và các chi phí trong quá trình vận hành
và bảo trì. Chi phí cần ước lượng bao gồm chi phí hữu hình và chi phí vô hình
1.3.1.1 Chi phí hữu hình
Chi phí hữu hình được ước tính cho các khoản mục đầu tư của dự án. Chi phí hữu
hình được xác định dễ dàng hơn chi phí vô hình. Các khoản mục chi phí theo Hochstrasser
và Griffiths (1990) gồm:
• Chi phí phần cứng (hardware costs);
• Chi phí phần mềm (software costs);
• Chi phí lắp đặt (installation costs);
• Chi phí môi trường (environmental costs);
• Chi phí vận hành (running costs);
• Chi phí bảo trì (maintenance costs);
• Chi phí bảo đảm an toàn (sercurity costs);
• Chi phí mạng (networking costs);

• Chi phí đào tạo (training costs);
• Chi phí mở rộng tổ chức (wider organisational costs).
Cần lưu ý là cần phải tính chi phí ước lượng được trong quá trình vận hành và bảo trì
vào chi phí bên cạnh chi phí mua sắm ban đầu.
11
 !"#$#%&'()
1.3.1.2 Chi phí vô hình
Để bổ sung cho chi phí hữu hình, hầu hết việc đầu tư vào các dự án CNTT đều có đi
kèm với chi phí vô hình. Để tính toán được đầu tư dự án CNTT một cách chính xác, chúng
ta cần phải cân nhắc đến chi phí này. Trong một số trường hợp, nó có thể vượt qua cả chi
phí hữu hình. Các chi phí vô hình có thể kể đến như là sự gián đoạn xảy ra trong quá trình
thực hiện hệ thống mới do hạn chế về năng lực, thiếu huấn luyện, thiếu động lực và kinh
nghiệm của nhân viên,… Ví dụ, trong một nghiên cứu của Nolan, Norton & Co., Managing
End User Computing, cho thấy chi phí vô hình mỗi năm của một máy trạm (workstation) từ
$6000 đến $12000, trong khi đó chi phí hữu hình chỉ từ $2000 đến $6500.
1.3.2 Ước lượng lợi ích
Như chúng ta biết, hệ thống thông tin có nhiều lợi ích như có thể cải thiện năng suất
của một doanh nghiệp hoặc công ty và nâng cao lợi nhuận của nó. Bạn có thể sử dụng hệ
thống này để biết thông tin về thị trường, chiến lược kinh doanh và thông tin về đối thủ
cũng. Với hệ thống thông tin, các công ty có thể nhận được các dữ liệu khác nhau để tìm ra
phương pháp thâm nhập thị trường và cạnh tranh với chiến lược kinh doanh khác nhau. Tuy
nhiên việc ước lượng lợi ích cũng như nhận ra lợi ích của hệ thống thông tin thường khó
hơn ước lượng chi phí bởi lợi ích đa phần là lợi ích vô hình và mang tính dư đoán trong
tương lai. Lợi ích của hệ thống mới có thể xem xét ở những khía cạnh như tăng hiệu quả
quy trình nghiệp vụ và chất lượng thông tin hỗ trợ cho các quy trình hoạt động trong doanh
nghiệp. Trong thực tế, cũng có hai loại lợi ích của bạn có thể nhận được từ hệ thống thông
tin là những lợi ích hữu hình và vô hình.
1.3.2.1 Lợi ích hữu hình
Lợi ích hữu hình là những lợi ích có thể được đo lường và định lượng về tài chính,
được đánh giá bằng một giá trị cụ thể. Những lợi ích hữu hình của một dự án CNTT là rõ

ràng và tương đối dễ dàng để định lượng. Lợi ích hữu hình có thể được doanh nghiệp nhận
ra thông qua doanh thu và lợi nhuận thu được của dự án.Ví dụ, việc giảm chi phí trên mỗi
giao dịch của hệ thống giao dịch trực tuyến của ngân hàng hay những lợi ích của các hệ
thống bán hàng mà lượng sản phẩm thâm nhập vào các thị trường mới có thể tăng lên.
Parker, Marilyn. M và Robert J. Benson đã đưa ra cách tiếp cận lợi ích hữu hình trong cuốn
sách Information Economics, Prentice – Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 1988.
1.3.2.2 Lợi ích vô hình
Trong khi đó, lợi ích vô hình thì rất khó để nắm bắt được. Chúng ta có thể cảm nhận
được lợi ích thông qua phản ứng của người sử dụng cũng như các nhân viên. Với hệ thống
12
 !"#$#%&'()
thông tin, ta có thể thấy được mức độ hài lòng của người sử dụng. Hơn thế nữa, các nhân
viên cũng dần trở thành những nhân tố quan trọng trong quá trình phát triển của doanh
nghiệp. Sự hài lòng của họ nên là mối quan tâm của doanh nghiệp. Sự hài lòng của họ sẽ thể
hiên qua kết quả làm việc. Ngoài ra, lợi ích vô hình có thể được nhận thức thông qua các
biểu hiện:
• Cải thiện dịch vụ khách hàng (improved customer service);
• Đạt được lợi ích cạnh tranh và tránh bất lợi cạnh tranh (gaining competitive
advantage and avoiding copmpetitive disadvantage);
• Hỗ trợ chức năng kinh doanh cốt lõi (support for core business function);
• Cải thiện quản lý thông tin (improved management information);
• Cải thiện chất lượng sản phẩm (improved product quality);
• Cải thiện liên lạc nội bộ và bên ngoài (improved internal and external
communiction);
• Tác động đến doanh nghiệp thông qua sự đổi mới (impact on the business through
innovation);
• Nâng cao công việc cho nhân viên (job enhancement for employees).
2. Những khó khăn khi ước lượng chi phí và lợi ích của dự án CNTT
Những dự án CNTT thường được giao cho bộ phận CNTT quản lý. Tuy nhiên, nhân
viên của bộ phận này thường không am hiểu nhiều về các yếu tố kinh doanh trong dự án.

Họ thường tập trung vào các vấn đề về kỹ thuật của dự án nhiều hơn. Do hạn chế này, các
nhân viên của bộ phận quản lý dự án CNTT thường gặp khó khăn trong việc ước lượng
chính xác chi phí và lợi ích. Ngoài ra, khi phát triển một dự án CNTT mới, việc ước lượng
chi phí và lợi ích mang tính chất dự báo nhiều hơn so với việc áp dụng một hệ thống CNTT
có sẵn vào doanh nghiệp.
2.1 Chi phí của dự án CNTT
2.1.1 Chi phí hữu hình
Ước lượng về quy mô của dự án là một hoạt động đánh giá quan trọng. Nếu quy mô
dự án được ước lượng chính xác trong khoảng 5% - 10% thì ước lượng chi phí tổng thể có
thể khá tốt. Nếu công việc ước lượng quy mô không chính xác phần còn lại của dự toán sẽ
không chính xác được. Ước lượng về quy mô là bước đầu tiên cần thức hiện. Ngoài ra việc
ước tính chi phí còn gặp những khó khăn sau.
13
 !"#$#%&'()
Nhân viên phân tích kinh doanh không nắm được hết các yếu tố chi phí dẫn đến việc
đánh giá thấp khoản dự toán. Phần chi phí hữu hình được ước lượng không những chỉ bao
gồm phần chi phí mua sắm ban đầu, mà còn bao gồm phần chi phí phát sinh trong quá trình
hoạt động của dự án như chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp, chi phí cho những khoản trục trặc
xảy ra, vì những chi phí này phát sinh trong quá trình hoạt động ở tương lai nhưng vẫn
phải được ước tính vào chi phí nên đòi hỏi người nhân viên ước lượng phải có tầm nhìn dự
đoán được những nguy cơ có thể xảy ra.
Lĩnh vực công nghệ thông tin thường biến đổi rất nhanh trong khi đó các cơ quan
quản lý lại chưa có được những quy định, hướng dẫn chi tiết về các trình tự thủ tục trong
việc lập tổng dự toán cho dự án cũng như định giá các loại chi phí. Ngoài ra, nhiều dự án
sau khi đã được lựa chọn thì vẫn phát sinh các chi phí nâng cấp, thay đổi sau này. Do đó,
việc ước lượng các chi phí này trong tương lai là vô cùng khó khăn, phụ thuộc chủ quan của
nhân viên phân tích kinh doanh. Trong một số trường hợp khó khăn trong định lượng cũng
đến từ các nhà lãnh đạo, họ đưa ra các mục tiêu thiếu thực tế và quá sức, điều này vô tình
gây ra áp lực khiến các nhân viên phân tích kinh doanh đánh giá thiếu chính xác một số các
chi phí để có thể phù hợp với mục tiêu của cấp trên đề ra.

2.1.2 Chi phí vô hình
Khó khăn trong việc tính toán chi phí vô hình là nó khó có thể xác định được giá trị
cụ thể cũng như thường khó tính toán và ước lượng chính xác. Ví dụ như sự giảm năng suất.
Ban đầu, các nhân viên thường không sử dụng hệ thống CNTT mới hiệu quả như hệ thống
trước đây chính vì thế họ phải giúp đỡ lẫn nhau để làm quen với hệ thống mới này và khiến
họ xao lãng khỏi công việc chuyên môn của mình. Các hoạt động này cuối cùng dẫn đến sự
gián đoạn trong hoạt động của cả doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí này lại không thể quy đổi
thành tiền hay các giá trị chính xác để tính toán bằng các công cụ tính toán thông thường.
2.2 Lợi ích của dự án CNTT
2.2.1 Lợi ích hữu hình
Trong khi chi phí thì khá dễ dàng để xác định thì các lợi ích tích lũy trong đầu tư dự
án công nghệ thông tin khó để định lượng hơn. Và với các yếu tố tài chính đã được xác định
thì lợi ích hữu hình sẽ dễ dàng để xác định hơn. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào sự
hỗ trợ của chất lượng thông tin. Ví dụ, thông tin được cung cấp có liên quan đến việc thực
hiện quyết định kinh doanh không? Thông tin có sẵn hay không? Thông tin có đến với
người ra quyết định kịp lúc hay không? Hệ thống thông tin có làm được những gì chúng ta
muốn hay không? Và độ tin cậy của thông tin có cao hay không? Nếu trả lời được các câu
hỏi trên thì việc đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin có thể thu được lợi ích cao. Ngoài
14
 !"#$#%&'()
ra ngay cả khi lợi ích có thể dễ dàng định lượng được thì việc đặt lên nó một giá trị tiền tệ là
một việc không dễ chút nào.
15
 !"#$#%&'()
2.2.2 Lợi ích vô hình
Những nhân viên CNTT không phải những nhà quản lý thường xuyên làm việc với
con người. Vì vậy, họ sẽ bị hạn chế trong việc ước lượng những lợi ích vô hình của dự án
CNTT như sự phù hợp của hệ thống mới với người sử dụng.
Các lợi ích vô hình khó ước tính được bởi sự đa dạng và thiếu chính xác của các yếu
tố lợi ích được mang tới. Ví dụ, việc áp dụng dự án CNTT làm tăng lợi thế cạnh tranh với

đối thủ, tăng mối liên kết với khách hàng, … Ngoài việc khó tính toán hầu hết các chuyên
gia gặp khó khăn trong việc có được sự chấp thuận của cấp trên cho các giá trị vô hình được
đề xuất trong dự án. Các lợi ích vô hình không thể tính toán và xác đinh để đưa vào các
công thức ước lượng như ROI. Ví dụ, sự hài lòng của khách hàng và nhân viên được tăng
lên khi áp dụng hệ thống mới không thể quy ra các đơn vị tiền tệ để tính toán. Nhiều chuyên
giá đã nỗ lực thử nghiệm nhiều phương thức khác nhau để hiện thức hóa lợi ích vô hình như
các giả định “điều gì xảy ra nếu dự án không được thông qua”. Một CIO tin rằng “…. khi
các nhà quả trị cấp trên có thể tưởng tượng ra tương lai dành cho công ty thì sẽ dễ dàng hơn
cho họ tiếp cận các lợi ích vô hình.”
Ngoài ra, các ước tính và dự báo thường dựa trên các kinh nghiệm và kỳ vọng trong
quá khứ mà chúng thường là những đánh giá mang tính chủ quan. Những tính toán này
thường dẫn đến kết quả là việc ước tính chi phí và lợi ích trở nên không chính xác và sai lạc
nhất là đối với lợi ích vô hình vì giá trị này có xu hướng thay đổi theo thời gian.
3. Các biện pháp khắc phục khó khăn khi ước lượng
Dưới đây là các biện pháp khác nhằm tăng tính chính xác cho các ước lượng:
Ghi nhận dữ liệu về thời gian thực tế phải mất để hoàn thành từng phần của dự án.
Sử dụng những dữ liệu này để giúp ước lượng những dự án trong tương lai và tính thời gian
đệm cần thiết để thực hiện các công việc này trên thực tế
Tạo một bản phân tích công việc chi tiết dành cho những công việc phải thực hiện.
Sử dụng “yếu tố phức tạp” như một bội số để xác định dự án sắp thực hiện có phức tạp hơn
các dự án trước đó hay không.
Dùng nhiều hơn một phương pháp để ước tính và chọn ra trung điểm của các phương
pháp này. Sử dụng các công cụ ước tính khác nhau cho các giai đoạn khác nhau của vòng
đời dự án.
Xác định tập hợp những khó khăn, và các giả định để tạo thành các ràng buộc mà
theo đó các tính toán của bạn có ý nghĩa. (Bất cứ điều gì xảy ra bên ngoài của những ràng
buộc sẽ được coi là nằm ngoài phạm vi tính toán.)
16
 !"#$#%&'()
Nên có những mục tiêu và giới hạn cụ thể ngay từ khi bắt đầu lập dự án. Nếu ngân

sách đề xuất hay thời gian thực hiện có vẻ không đủ cho dự án, nên có những điều chỉnh
tăng giảm một số tiêu chí trong bốn tiêu chí tiêu chuẩn dự án: chi phí, tiến độ, chất lượng,
và các tính năng.
Xây dựng các kế hoạch dự phòng ngay từ khi bắt đầu dự án.
Nhóm lập dự án cần được đào tạo đầy đủ các kiến thức về lập dự án CNTT. Nên thực
hiện ước lượng lại sau mỗi giai đoạn trong vòng đời dự án (nếu cần thiết).Việc ước tính nên
được xem xét và sửa chữa nếu có sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
Việc lập dự án luôn mang tính dự báo đơn thuần, việc đạt được thành công từ dự án
CNTT hay không còn phù thuộc chủ yếu vào cách thức quản lý doanh nghiệp trong quá
trình thay đổi. Để một dự báo đạt hiệu quả cao thì một cấu trúc quản lý doanh nghiệp hiệu
quả là rất cần thiết. Một trong những trúc quản lý điển hình đó là PPT: People – Process –
Technology.
Hình: Chi tiết về cấu trúc của PPT
Nguồn: NATO Security Workshop 11/12/ 2001
Bằng việc quản lý hiệu quả các yếu tố trong cấu trúc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm
thiểu các rủi ro khi thực hiện dự án và giảm nguy cơ đổ vỡ của dự án CNTT.
Công nghệ luôn thay đổi không ngừng cùng với môi trường cạnh tranh cũng biến đổi
ngày càng phức tạp sẽ làm phát sinh thêm nhiều khó khăn mà các doanh nghiệp phải đối
mặt. Những biện pháp này chỉ giúp khắc phục một phần những khó khăn trong việc ước tính
chi phí cũng như lợi ích của một kế hoạch đầu tư dự án CNTT. Chính vì vậy, chúng ta cần
17
 !"#$#%&'()
phải không ngừng nâng cao hiệu quả công việc đi kèm với việc đào tạo nguồn nhân lực để
có thể đáp ứng được những yêu cầu mới trong tương lai.
18
 !"#$#%&'()
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu sách
Tiếng Việt
1. ThS. Nguyễn Ngọc Đức, ThS. Nguyễn Huỳnh Anh Vũ. (2011). Hệ thống thông tin quản

trị, TP.HCM: Trường đại học Ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh.
Tiếng Anh
2. Alisha Oliver, Jesse Barrick, Thomas N. Janicki. (2009). Difficulties in Quantifying IT
Projects with Intangible Benefits: A Survey of Local IT Professionals, Washington DC:
EDSIG.
3. Capers Jones. (5/2007). Estimating Software Costs, Section 1 Introduction to Software
Cost Estimation. McGraw-Hill.
4. Paul Coombs. (2003). IT Project Estimation, A Practical Guide to the Costing of
Soflware. London: Cambridge University Press.
5. Project Management Office, Chief Information Officer Branch, Treasury Board
Secretariat. (2/1998). An Enhanced Framework for the Management of Information
Technology Projects, T$"%:89"8'#:89".&#:8$##"#$UAT8UAT "%:A8
$48A5A9(TAV$4%#, Canada: Treasury Board Distribution Centre.
Tài liệu từ Internet
6. Vũ Hải. (27/09/2006). Quản lý đầu tư dự án phần mềm. Được lấy về từ:
/>du-an-phan-mem/
7. Adele Sommers. 12 Tips For Accurate Project Estimating. Được lấy về từ:
/>8. N. Plowman, Michele McDonough. (20/9/2011). Writing a Cost Benefit Analysis. Được
lấy về từ: />19
 !"#$#%&'()
20