Bài 2
BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL
TÓM TẮT BÀI TRƢỚC
Khái quát về ICDL
Phần mềm soạn thảo văn bản
Microsoft Word 2007
Các tính năng mới của Microsoft Word 2007
2
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY
Khái niệm bảng tính
Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng
Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính
Liệt kê các phần mềm bảng tính
Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô
Khái niệm về hằng số và biểu thức
Giới thiệu về Microsoft Excel 2007
Cách thức tổ chức thông tin trong Excel
Mô tả địa chỉ của một ô trong excel
Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô
Liệt kê các loại định dạng số
3
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
CÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TIN
Thông tin sinh viên: Tên
Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát
Cách 1:
• Họ tên: Tom, Thể dục: 10,
Hát: 8
• Họ tên: Jerry, Thể dục: 8,
Hát: 10
Cách 2:
Tên
Thể dục
Hát
Tom
10
8
Jerry
8
10
4
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
LƢU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNG
Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin
thông dụng:
Không bị lặp lại
Dễ theo dõi
Dễ tính toán
Tên
Thể dục
Hát
TB
Tom
10
8
9
Jerry
8
10
9
5
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
BẢNG TÍNH
Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin
được trình bày dưới dạng bảng.
Chức năng chính:
Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào
Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ
Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
6
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH
Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:
Các công việc văn phòng, hành chính
Các công việc kế toán
Công việc quản lý
Công việc phân tích và thiết kế
…
7
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
CÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNG
Microsoft Excel
Apple iWorks – Apple Numbers
Open Office – Calc : phần mềm miễn phí
Google docs : phần mềm trực tuyến
…
8
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
CÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNH
Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo
bởi các hàng và các cột
Dữ liệu được chứa trong các ô
Nội dung của ô:
Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, …
Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, …
9
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
HẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNH
Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi
Biểu thức:
Hằng số
Địa chỉ của một ô
Các phép tính cơ bản: + / - / x /:
Các phép so sánh: >, < , =
Hàm số: MIN, MAX, SUM, …
Các điều kiện
Ví dụ: IF(SUM(A1:A6) > 100, “Nhiều hơn 100%",
SUM(A1:A6))
10
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
MICROSOFT EXCEL 2007
Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên
bản thứ 12
Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007,
Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho
người sử dụng
Giảm kích cỡ tệp tin
11
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCEL
Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:
Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm
nhiều Worksheet.
Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các
dòng và các cột
Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể
chứa số hoặc chữ
Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và
1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản
cũ.
Ví dụ: Bảng lương
Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12
Ô: Họ tên nhân viên, lương, …
12
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
ĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾU
Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa
chỉ cột và dòng
Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …
Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …
Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13
Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ dòng>
Địa chỉ dòng/cột tƣơng đối: <Tên dòng> /<Tên cột>
Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $<Tên dòng>/$<Tên cột>
Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13
13
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
THAM CHIẾU TƢƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI
Trong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tƣơng đối,
khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động
thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.
Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự
động chuyển C2 = A2 + B2
Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng
tham chiếu tương đối hay tuyệt đối
Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ
14
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
MIỀN CÁC Ô (RANGE)
Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn
bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền
Cách viết:
<Tham chiếu 1>: <Tham chiếu 2>
<Tham chiếu 1> <Tham chiếu 2>
<Miền 1>; <Miền 2>; …
Ví dụ:
C2: D8
B2 B8; E2 E8
Miền có thể được đặt tên
15
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL
General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể
Number: số, ví dụ: 1234.10
Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100
Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010
Time: thời gian, ví dụ: 13:30
16
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL
Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%
Fraction: phân số, ví dụ: 1/2
Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01
Text: ký tự, ví dụ: abc
Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện
Custom: do người dùng tự định dạng
17
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
DEMO
Các thành phần giao diện trên Excel
Tạo/mở workbook
Thêm/xóa/đổi tên worksheet
Chỉnh sửa ô
Các công thức đơn giản (chưa sử dụng hàm)
Định dạng ô
18
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel
TỔNG KẾT BÀI HỌC
Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng đã có từ lâu
Tổ chức thông tin dưới dạng bảng là cách thức tổ chức khoa
học hơn so với chỉ lưu trữ dưới dạng ký tự
Các phần mềm bảng tính hỗ trợ việc xử lý thông tin dạng
bảng
Excel lưu thông tin theo 3 cấp: workbook, worksheet và ô
Có 2 cách thức tham chiếu ô là: tham chiếu tương đối và
tham chiếu tuyệt đối
19
Slide 2 – Bảng tính và MS Excel