Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
MỤC LỤC
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nhiều năm hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đã đặt được nhiều dấu
ấn trong lòng khách hàng và khẳng địng một vị thế nhỏ trên thị trường vật liệu xây
dựng. Nhưng với những gì đang có và sẽ có thì doanh nghiệp phải không ngừng làm
mới mình, khẳng định vị thế lớn hơn trên thị trường trong nước nói chung và thị
trường khu vực nói riêng. Doanh nghiệp luôn phải định hướng hoạt động của mình
theo nhiều chiến lược kinh doanh khác nhau nhằm thu được lợi nhuận cao, giảm tối
thiểu chi phí kinh doanh. Công tác quản trị hàng hóa dự trữ cũng là khâu vô cùng
quan trọng, nếu thực hiện tốt sẽ làm giảm chi phí kinh doanh, giúp cho hoạt động
giao dịch diễn ra thường xuyên liên tục. Công ty TNHH thương mại và vận tải
MaryLand với hoạt động kinh doanh chính là vận tải và mua bán nguyên vật liệu
xây dựng, đây là loại hàng hóa chịu ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết, do đó
doanh nghiệp luôn chú trọng đến khâu bảo quản và dự trữ hàng hóa, nhưng vì điều
kiện cơ sở vật chất, nguồn vốn còn hạn chế nên hoạt động này còn gặp nhiều khó
khăn. Để có thể hoàn thiện tốt công tác bảo quản và dự trữ hàng hóa doanh nghiệp
phải có những giải pháp trước mắt và lâu dài để phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinh
doanh. Với sự khảo sát tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp, về những mặt
tích cực và những mặt còn tồn tại trong doanh nghiệp em đã lựa chọn đề tài: Hoàn
thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận
tải MaryLand.
Đề tài này tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị hàng hóa dự trữ và đưa ra
các giải pháp để công tác quản trị hàng hóa dự trữ được đạt hiệu quả hơn trong công
ty. Đồng thời nghiên cứu đề tài giúp em rèn luyện phương pháp nghiên cứu, kỹ
năng áp dụng lý luận vào các vấn đề trong thực tiễn.
Phạm vi nghiên cứu là tất cả hàng hóa dự trữ và kho bãi tại công ty ở thị
trường Hà Nội với thời điểm nghiên cứu từ năm 2007 đến năm 2011. Trong quá
trình nghiên cứu để có thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề em đã sử dụng
phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn các lãnh đạo và nhân viên công
ty. Qua đó dựa vào thông tin số liệu thu thập được sử dụng phương pháp phân tích
thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh để phân tích dữ liệu.
Phương pháp thống kê: Tập hợp số liệu, sắp xếp, phân loại các số liệu, thông
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
1
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
tin phù hợp như: lượng nhập vào kho, lượng tồn kho…Sử dụng các bảng số liệu,
danh sách để đánh giá.
Phương pháp so sánh: Thực hiện so sánh các số liệu trên qua các năm để thấy
được sự tăng giảm qua các năm về cả giá trị và tỷ lệ phần trăm tăng, giảm. Qua đó
thấy được xu hướng vận động của các chỉ tiêu nghiên cứu, thấy được những thành
công, tồn tại và có thể đưa ra những đề xuất để điều chỉnh.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề và kết quả sau thống kê so sánh
để có những đánh giá về các vấn đề giúp tìm ra các phương pháp đúng đắn và phù
hợp nhất trong cách giỏi quyết vấn đề.
Kết cấu chuyên đề gồm ba phần :
Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand
Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH
Thương mại và vận tải MaryLand
Phần III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ
của công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
2
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
PHÂN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
VÀ VẬN TẢI MARYLAND
1.1.Một số nét sơ lược về công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand
- Tên chính thức: Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Quốc tế MaryLand
- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: MaryLand international trading & transport
co., Ltd
- Địa chỉ: Tòa nhà số 8 ngõ 174 - Mai Anh Tuấn - Đống Đa - Hà Nội
- Mã số thuế: 0491000403233 - Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Thăng
Long
- Điện thoại: 0435134461
- Fax: 0435149100
- Người đại diện theo pháp luật của công ty
+ Chức danh: giám đốc công ty
+ Họ và tên: Cao Thanh Lâm
- Có con dấu riêng, độc lập về tài sản được mở tài khoản tại kho bạc Nhà
nước, Ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật.
- Có điều lệ tổ chức và hoạt động.
- Chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ.
- Tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, được hạch toán độc lập và tự chủ
về tài chính,
- Có bảng cân đối kế toán riêng, được lập các quỹ theo quy định của Pháp luật.
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Quốc tế MaryLand được thành lập
ngày 11/06/2006 nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, với
nhiều chủ sở hữu, huy động được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi của các cá nhân, tổ
chức kinh tế, tổ chức xã hội để đầu tư đổi mới công nghệ, phát triển doanh nghiệp.
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
3
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Phát huy vai trò làm chủ thực sự của người lao động, của các cổ đông. Tăng
cuờng sự giám sát của nhà đầu tư đối với doanh nghiệp đồng thời bảo đảm hài hồ
lợi ích của nhà nước, doanh nghiệp, nhà đầu tư và người lao động, với nguyên tắc
hoạt động tư nguyện, bình đẳng, dân chủ, tôn trọng pháp luật, các cổ đông cùng góp
vốn, cùng hưởng lợi nhuận hoặc chịu lỗ theo phần vốn tương ứng nhằm tạo công ăn
việc làm cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà
nước và phát triển ngày càng lớn mạnh.
Công ty có tư cách pháp nhân, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và điều lệ
công ty. Công ty bao gồm các đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc, có quan hệ gắn
bó với nhau vì lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đào tạo, nghiên cứu,
tiếp thị, hoạt động kinh doanh trong ngành vận tải, dịch vụ, kinh doanh hàng hoá và
các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH thương mại và vận tải quốc tế MaryLand chuyên kinh doanh
dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế. Đồng thời công ty cũng chuyên cung cấp vật liệu
đóng gói và nguyên phụ liệu cho các công ty nước ngoài tại các khu công nghiệp tại
miền Bắc.
1.4. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
- Ban giám đốc: Bao gồm giỏm đốc và phó giám đốc.
+ Giám đốc: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
4
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng
hành chính
Phòng kỹ
thuật
Phòng kinh
doanh
Phòng tài
chính kế toán
Đội xe
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
ngày cuả công ty. Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh cuả
công ty theo nghị quyết, quyết định, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật. Bảo
toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã thông qua.
Xây dựng quy chế quản lý nội bộ, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm cuả
công ty. Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ (trừ những
sản phẩm, dịch vụ do nhà nước quy định ). Quyết định các biện pháp tuyên truyền,
quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng kinh doanh. Bổ nhiệm và
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh: Phó giám đốc, Kế toán trưởng
công ty, Trưởng văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quyết định mức
lương đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền. Ký kết các hợp đồng kinh tế theo
luật định. Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền
lợi của công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của giám đốc:
Có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành của công ty. Được
quyền tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động, khen thưởng, kỷ luật hoặc
thôi việc đối với người lao động ở các chức danh được phân cấp quản lý và phù hợp
với Bộ luật lao động. Được quyết định các biện pháp trong những trường hợp khẩn
cấp như thiên tai, dịch hoạ, hoả hoạn, sự cố…. và chịu trách nhiệm trước các quyết
định này.
+ Phó giám đốc: Hoạt động theo sự phân công ủy quyền của giám đốc và chịu
trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Ngoài ra còn phải giúp đỡ
giám đốc quản lý công ty.
- Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện
tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm
được tình hình kinh doanh của công ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.
+ Phòng tài chính kế toán: Phòng TC-KT là phòng tham mưu giúp giám đốc
công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động TC-KT và
mọi hoạt động phát sinh kinh tế trong toàn công ty.
Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát việc quản
lý, sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn trong toàn công ty đồng thời bảo đảm
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
5
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
quyền chủ động cho các đơn vị cơ sở trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh
của mình. Bảo đảm cho công ty luôn thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán và các
quy định hiện hành về công tác Tài chính- Kế toán.
Lập hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi và tiến hành hạch toán mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh của công ty theo đúng các quy định hiện hành về chế độ kế toán
thống kê. Quản lý và kiểm tra các loại hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định.
Hàng ngày, thường xuyên kiểm tra, vào sổ sách, tập hợp chứng từ, thu chi tài
chính kịp thời theo dõi các khoản thu,chi, phí, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả để
đề suất giám đốc xử lý kịp thời trong quá trình kinh doanh của công ty.
Căn cứ các hợp đồng đã ký, thu đủ các khoản phải thu của các hợp đồng kinh
tế hoặc các khoản thu khoán từ các phương tiện bảo đảm đúng tiến độ khai thác của
phương tiện và điều khoản của các hợp đồng kinh tế.
Lập dự trù kinh phí để có nguồn chi kịp thời khi phương tiện có yêu cầu bằng
văn bản. Thanh quyết toán chuyển đi nhanh, gọn và tạo cho cơ sở sự thông thoáng
nhưng không vi phạm nguyên tắc cũng như chế độ quy định hiện hành để không
ảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh của của phương tiện.
Căn cứ các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký, tham mưu cho giám đốc phương án
tổ chức hợp đồng có hiệu quả về mặt tài chính để có thể vừa thực hiện đúng hợp
đồng đã ký vừa thu đủ theo hợp đồng.
Toàn bộ hoạt động Kế toán - Tài chính: số liệu thu, chi, xuất, nhập, tạm ứng
phải được thể hiện đầy đủ, kịp thời chính xác trên sổ sách kế toán.
Hàng quý, sáu tháng, hàng năm có trách nhiệm lập, thuyết minh Báo cáo tài
chính, Bảng cân đối kế toán, Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo
luân chuyển tiền tệ để giám đốc nắm được, gửi báo cáo tới các cơ quan quản lý như
cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành.
Trình giám đốc xem xét, quyết định xử lý các vật tư, thiết bị, tài sản hư hỏng
trong phạm vi toàn công ty.
Tổ chức quản lý, bảo quản, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến công tác
kế toán tài chính, bảo đảm bí mật, an toàn tuyệt đối về số liệu, tài liệu theo đúng
pháp lệnh kế toán thông kê.
Quản lý cán bộ công nhân viên trong phòng theo đúng phân cấp quản lý của
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
6
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
công ty.
+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư thiết bị theo dịi và
hướng dẫn đội ngũ lái xe thực hiện các quy định của cơng ty. Căn cứ kế hoạch hàng
năm, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm trình giám đốc xem xét,
phê duyệt sau đó tổ chức thực hiện. Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác:
bạn hàng , bạn phương tiện, bạn đại lý vận tải để tổ chức tốt việc kinh doanh dịch
vụ vận tải. Giúp giám đốc soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng vận chuyển
hàng hoá.
+ Phòng kĩ thuật: Là phịng rất quan trọng bởi phịng này nắm chắc cỏc nguồn
tin về cỏc dự án đầu tư xây dựng công trình trong và ngoài nước. Về quy mô công
nghệ, vốn đầu tư cũng như tiến độ thi công và địa điểm từng công trình. Tham mưu
giúp giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo và tổ chức điều hành
kinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt trong phạm vi toàn công ty. Chuẩn bị
đủ nguồn hàng cho tất cả các phương tiện của công ty bảo đảm cho các phương tiện
này quay vòng liên tục, hiệu quả.
+ Phìng hành chớnh: là phòng tham mưu giúp giám đốc thực hiện chức năng
quản lý, chỉ đạo, điều hành về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, chế độ
chích sách, đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Bảo đảm công tác hành chính, quản trị văn phòng đồng thời đảm bảo phục vụ
các hoạt động thường xuyên của cơ quan văn phòng công ty góp phần hoàn thành tốt
nhiệm vụ kinh doanh của công ty.
Quản lý hệ thống tổ chức của công ty từ văn phòng đến các đơn vị cơ sở trực
thuộc. Ngiên cứu đề xuất những biện pháp để không ngừng hoàn thiện hệ thống tổ
chức trong công ty để có thể hoàn thành tốt và kịp thời mọi nhiệm vụ được giao để
trình giám đốc xem xét, quyết định, đồng thời tổ chức triển khai và hướng dẫn các
đơn vị thực hiện nghiêm túc các quyết định đã có hiệu lực.
Tổ chức hướng dẫn, xây dựng ban hành quy chế, chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn của các đơn vị trực thuộc trình giám đốc xem xét ký quyết định ban hành, sau
đó tổ chức hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo thực hiện những quy định đã ban
hành.
Quản lý cán bộ công nhân viên toàn công ty theo phân cấp được quy định
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
7
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
trong điều lệ công ty. Bảo đảm cho các tổ chức trong công ty được biên chế gọn
nhẹ, có chất lượng, đủ khả năng đảm nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Căn cứ nhiệm vụ theo định hướng phát triển công ty, Phòng hành chính có
phương án hình thành mô hình tổ chức mới sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc
trình giám đốc xem xét, sau đó triển khai hướng dẫn thực hiện.
Căn cứ điều lệ công ty, các quy định về tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên trong các
doanh ngiệp, xây dựng tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên trong toàn công ty trình giám
đốc xem xét quyết định sau đó tổ chức hướng dẫn thực hiện.
Trên cơ sở tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên đã được ban hành, xây dựng quy
hoạch đội ngũ cán bộ, xây dựng kiện toàn hệ thống tổ chức cán bộ trong toàn công
ty. Bảo đảm đủ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài trình giám
đốc xem xét, quyết định sau đó tổ chức thực hiện.
Quản lý cán bộ công nhân viên toàn công ty theo phân cấp kể cả hồ sơ, lý lịch
cán bộ công nhân viên. Phối hợp với các phòng, các đơn vị cơ sở quản lý cán bộ
công nhân viên làm công tác chuyên môn nghiệp vụ theo từng ngành nghề đào tạo
nằm trong biên chế hoặc định biên đã giao.
Nắm vững năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức của đội ngũ cán bộ lãnh đạo,
quản lý có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, quy hoặch cho chi đào tạo nhằm đáp ứng
không những nhiệm vụ trước mắt mà còn đáp ứng nhiệm vụ lâu dài của công ty.
Hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các đơn vị trực thuộc về thực hiện các chế độ
chính sách của nhà nước đối với người lao động trong doanh nghiệp, giải quyết
kịp thời và thoả đáng cho người lao động những thắc mắc, yêu cầu của họ liên
quan đến quyền lợi, chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động
trong doanh nghệp, giải quyết kịp thời và thoả đáng cho người lao động những
thắc mắc yêu cầu của họ liên quan đến quyền lợi, chế độ chính sách cũng như
các nguyện vọng chính đáng khác tránh để xẩy ra sai sót dẫn tới đơn thư khiếu
kiện trong công ty.
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
8
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại và vận
tải MaryLand những năm gần đây
(đơn vị Việt Nam đồng)
Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 2011
Doanh thu bán hàng và ccdv 7,648,146,466 8,164,944,842 9,068,179,993 11,859,510,896 8,134,308,179
Vốn kinh doanh 7,146,487,449 7,464,464,166 8,623,630,856 10,879,919,563 6,633,683,956
Lợi nhuận gộp 501,659,017 700,480,676 444,549,137 979,591,333 1,500,624,223
Dthu hoạt động tài chính 1,764,164,336 1,644,511,554 2,776,143 1,508,147
Lợi nhuận trước thuế -1,079,646,611 -1,457,870,789 -2,203,046,053 -493,516,698 4,391,260
Thuế TNDN phải nộp 1,229,553
Lợi nhuận sau thuế 3,161,707
Số lao động 31 42 52 65 78
Thu nhập bình quân năm 32,400,000 36,240,000 40,610,000 44,180,000 49,200,000
(Nguồn- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)
Qua tổng hợp kết quả dinh doanh của doanh nghiệp ta thấy doanh thu của
doanh nghiệp giảm. Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 tăng
6,7% so với năm 2007, doanh thu năm 2009 đến 2010 tăng 31% và năm 2011 giảm
31% so với năm 2010 và 10% so với năm 2009.
Doanh thu về hoạt động tài chính năm 2008 giảm 7% so với năm 2007, năm
2009 tăng 69% so với năm 2008, đến năm 2010 giảm 46% so với năm 2009 và đến
2011 khoản thu này là không có.
Nhìn chung doanh thu năm 2007 đến 2009 nhỏ hơn chi phí làm cho lợi nhuận
của công ty âm, đến năm 2011 doanh nghiệp có những thay đổi trong chính sách
quản lý doanh thu và chi phí, kết quả là doanh nghiệp đã làm ăn có lãi và đây là dấu
hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp.
Thông qua số lao động tăng đều qua các năm cho thấy doanh nghiệp đã mở
rộng thêm quy mô, số lao động tăng tập trung chủ yếu vào đội ngũ lái xe. Thu nhập
bình quân năm của người lao động cũng tăng đều qua các năm, tuy về tốc độ chưa
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
9
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
cao nhưng nhìn chung đời sống của người lao động cũng có chuyển biến tiến bộ.
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
10
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG
HÓA DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
VẬN TẢI MARYLAND
2.1. Hàng hóa dự trữ của công ty TNHH Thương mại và vận tải
MaryLand
Hàng hóa dự trữ của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng
các công trình công nghiệp, thuộc loại tài sản lưu động, thường xuyên luân chuyển
trong quá trình kinh doanh. Do đó đòi hỏi cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên vật
liệu cho quá trình thi công, ngăn ngừa hiện tương tiêu hao, mất mát, lãng phí
nguyên vật liệu. Việc tồn tại nguyên vật liệu dự trữ là bước đệm cần thiết đảm bảo
quá trình hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp.
Để phục vụ cho họat động kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại
nguyên vật liệu khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp nguyên vật liệu được
chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu và là cơ sở vật chất
chủ yếu hình thành nên công trình như gạch, ngói, xi măng, thép, vật liệu kết cấu
xây dựng cơ bản.
+ Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật
chất chủ yếu hình thành nên công trình mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình xây
dựng như là tăng chất lượng công trình, bảo đảm duy trì hoạt dộng của công trình
như sơn các loại, các loại phụ gia bê tông, dầu mỡ bôi trơn.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: các loại thiết bị, phương tiện sử dụng trong xây
dựng cở bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như công cụ, khí cụ và vật liệu kết
cấu dựng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, tỏa
nhiệt).
+ Các hàng hóa khác còn lại: là các loại nguyên vật liệu loại ra khỏi quá trình
sản xuất hoặc các loại hàng hóa khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên như
xăng dầu, vật tư, sản phẩm dựng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương
tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
11
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
2.2. Công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và
vận tải MaryLand
2.2.1. Tổ chức kho dự trữ hàng hóa
Nhà kho được làm bằng khung sắt, mái tôn có tường xây bao quanh cao 5m,
mái kho làm bằng tôn màu, có hệ thống chống nắng mưa bằng bông thủy tinh nhằm
tránh han rỉ cho hàng hóa mùa mưa nắng, làm tăng tuổi thọ hàng hóa của công ty.
Kho hàng xây dựng là kho một tầng vì đặc tính của hàng hóa là khối lượng và thể
tích chiếm cao, do đó tăng khối tích sử dụng. Kho hàng của doanh nghiệp rộng
500m2.
- Hệ thống kho: kho hàng được chia làm 4 khu vực chính:
+ Khu nhập hàng: đây là khu vực thực hiện chứa hàng nhập với diện tích là
100 m2, sức chứa nhập hàng trong kho là 500 tấn một ngày. Trường hợp hàng hóa
nhập kho quả tải hoặc tiến độ tiêu thụ chậm thì có thể sắp xếp hàng ngoài kho và sử
dụng phông bạt che chắn.
+ Khu chứa hàng dự trữ: đây là nơi chứa hàng dự trữ chưa kịp xuất bán, khu
này chiếm diện tích lớn nhất kho, diện tích kho hàng được tận dụng tối đa. Để tận
dụng diện tích chứa hàng kho được chia làm hai khu, giữa hai khu có một lối đi
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
12
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
rộng 11m để thuận tiện cho việc di chuyển hàng ra ngoài kho. Diện tích kho dự trữ
là 400m2 với sức chứa 500 tấn.
+ Khu xuất hàng : khu vực tập kết hàng chuẩn bị xuất kho giao cho khách
hàng. Khu vực này gồm diện tích trống rộng 200m2, cửa ra được bố trí thoáng rộng
gần chỗ để xe để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng cho khách Tại đây hàng được
kiểm kê chính xác về số lượng .
+Văn phòng quản lý kho: được xây dựng tại trung tâm kho hàng, thuận tiện
cho việc kiểm soát mọi hoạt động tại kho hàng. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
quản lý kho là thực hiện quản lý điều hành mọi hoạt động của kho hàng và các bộ
phận liên quan đến kho hàng. Nhiệm vụ chính là bố trí sắp xếp nhân sự để thực hiên
các công việc như kiểm kê hàng nhập kho, bố trí vận chuyển hàng hóa phục vụ
khách hàng, tính toán các chi phí có liên quan… nhằm hạn chế tối đa sai sót trong
mọi hoạt động diễn ra tại kho.
Kho hàng được phân chia thành bốn khu vực như vậy nhằm mục đích giúp
cho hoạt động quản lý tại kho hàng tiến hành dễ dàng, khoa học. Mỗi khu vực đảm
nhận một nhiệm vụ riêng và có sự phối hợp với nhau. Tuy nhiên việc phân định này
cũng chỉ mang tính tương đối, trong những trường hợp cụ thể nhu hàng hóa về
nhiều, nhu cầu khách hàng tăng lên đột biến thi có thể tận dụng diện tích của cả kho
hàng phục vụ cho khâu dự trữ hàng.
- Quản lý kho: công ty đã bước đầu trang bị phần mềm quản lý hàng hóa trong
kho tự động, tuy nhiên việc quản lý vẫn do văn phòng quản lý kho làm thủ công là
chủ yếu. Lượng hàng nhập về sẽ được kiểm kê trực tiếp bằng cách đếm trực tiếp
không có sự hỗ trợ của máy quét, làm như vậy gây nhiều sai sót, lãng phí thời gian
và tạo áp lực lớn cho người thực hiện công việc này. Vào những thời điểm kho hàng
được tận dụng toàn bộ diện thích để dự trữ hàng đã bộc lộ khả năng quản lý chưa tốt
của văn phòng quản lý kho, gây quá tải và bố trí sắp xếp hàng hóa chưa hợp lý,
nhiều khu vực không đảm bảo an toàn cho người lao động.
2.2.2. Sắp xếp hàng hóa dự trữ trong kho
2.2.2.1. Phân nhóm hàng hóa
Nhóm hàng hóa là tập hợp một số hàng hóa có chung đặc điểm về hình dáng,
tính chất, hoặc mục đích sử dụng. Ở công ty TNHH Thương mại và vận tải
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
13
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
MaryLand hàng hóa được chia thành từng nhóm như xi măng, sắp thép, gạch
Nhóm hàng hóa có thể có một hoặc nhiều hàng hóa khác nhau. Nhóm hàng hóa
được phân tối đa 2 cấp: nhóm cấp trên -> nhóm cấp dưới. Ví dụ với nhóm cấp trên
sắt thép thì có nhóm cấp dưới là thép cây hay thép cuộn với nhiều chủng loại riêng
biệt. Việc phân nhóm hàng hóa có rất nhiều ý nghĩa quản trị như:
+ Xem báo cáo phân tích bán hàng cho từng nhóm hàng hóa.
+ Xem báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn theo từng nhóm hàng hóa cấp
trên, cấp dưới.
+ Giúp nhà quản lý kiểm soát tốt đối với đặc thù ngành có nhiều chủng loại
hàng hóa. Vớ dụ: Nhóm hàng nào có doanh thu cao? Nhóm hàng nào đem lại lợi
nhuận cao?
2.2.2.2. Phương pháp sắp xếp
Nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, kích cỡ khác nhau do
đó để thuận tiện cho công tác cất trữ hàng và tăng tốc độ giải phóng hàng, đáp ứng
một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp đã sử dụng tên gọi của
chúng, mỗi lô hàng được gắn tên theo nhóm mã hàng và được mã hóa bằng một bộ
mã gồm cả chữ cái và con số. Việc mã hóa này do công ty sản xuất quy định và các
đơn vị nhập khẩu phải tuân theo. Đối với các loại thép cây tân công ty sản xuất và
thông số kĩ thuật sẽ được in ngay trên bề mặt của từng sản phẩm. Đối với các loại
thép cuộn, xi măng mã hàng sẽ được ghi ở bao bì mỗi lô hàng, cách ghi cũng tương
tự như thép cây và đi kèm với khối lượng lô hàng.
Ví dụ: thép úc: tên viết tắt của công ty sản xuất thép- úc- thông số kĩ thuật ,
thép úc do công ty SSE sản xuất thì ghi trên sản phẩm như sau: SSE- UC-D 4mm-
10mm.
Trên nhãn từng loại hàng hóa cũng đều có ghi ngày nhập rõ ràng. Ngoài ra tất
cả các hàng hóa không thể nhận diện được như không có nhãn của nhà sản xuất
hoặc có nhưng không thể đọc được bằng tiếng Việt thì cần dán nhãn hàng hoá để
mọi người đều dễ nhận biết.
Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho là chia từng nhóm hàng hóa ra từng
khu vực riêng nhằm dễ quản lý, tại mỗi khu vực sẽ sử dụng phương pháp định
lượng để sắp xếp hàng hóa treo trật tự.
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
14
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Định lượng hàng hóa trong kho: đây là việc quy định số lượng, khối lượng
hàng hóa chứa trong kho tức là quy định số lượng tối đa mỗi vị trí để hàng .
Định lượng hàng trong kho
Dãy Diện tích Chủng loại hàng
Số lượng Khối lượng
01 20m2 Ө6-Ө8 400cuộn 25tấn
02 20m2 Ө10-Ө22 400cuộn 25tấn
03 20m2 Ө10-Ө60 400cuộn 25tấn
04 20m2 Ө6-Ө8-Ө10 400cuộn 25tấn
05 50m2 D10-D40 1000thanh 50tấn
06 50m2 D10-D41 1000thanh 50tấn
Nguồn: Phòng kinh doanh
Số lượng, khối lượng hàng đưa vào kho dự trữ được bố trí sắp xếp phụ thuộc
vào diện tích của từng dãy chứa trong kho. Định lượng hàng hóa trong kho hàng có
tác động tích cực tới việc quản lý hàng hóa tại kho hàng của doanh nghiệp, tạo
thuận lợi cho nghiệp vụ xuất hàng, nhập hàng, và kiểm kê hàng hóa.
- Quy định sắp xếp hàng hoá:
+ Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá
mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho
phải ghi rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng
1 của kệ A là A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có
mũi tên chỉ vị trí tương ứng
+ Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá
trong kho.
+ Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng
là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
+ Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
15
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.
+ Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn
nắp gọn gàng.
+ Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm,
đổ vỡ…
+ Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet
hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất).
+ Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại
hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
2.2.2.3. Công tác bảo quản hàng hóa
- Kê lót và chất xếp hàng hóa :
+ Kê lót hàng hóa
Mỗi kho hàng của công ty được xây dựng bằng tường gạch mái tôn, nền xây
bằng xi măng cách mặt đất khoảng 0.4m để tránh nền xi măng bị hút ẩm khi có sự
cố về chất lượng, đảm bảo hàng hóa trong kho không bị han rỉ, hao mòn giá trị.
Ngoài ra đối với loại hàng bị ướt trong quá trình vận chuyển có thể được xếp
vào vị trí có nền xi măng hút ẩm, và mỗi lô hàng được ngăn cách với nhau bằng các
loại vải bạt nhằm tránh sự tiếp xúc trực tiếp giữa các loại vật liệu với nhau có thể
gây ra phản ứng.
Đôi khi doanh nghiệp cũng gặp phải tình trạng thời tiết xấu khi nhập hàng về kho
làm cho chất lượng hàng suy giảm gây ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp khiến
cho nhu cầu tiêu thụ có thể bị giảm xuống, đây là lý do khách quan còn về phía doanh
nghiệp thì khi thực hiện công tác lại cũng gặp phải những khó khăn do thiết kế kho
hàng gây nên, việc vận chuyển hàng không đúng vị trí và vẫn phải chấp nhận như vậy
vì hàng hóa có khối lượng lớn khó di chuyển do đó kê lót không đúng quy cách.
+Chất xếp hàng hóa
Tại các kho hàng sử dụng phương pháp xếp đống là chủ yếu đây là phương
pháp tận dụng được tối đa diện tích và khối tích và phương pháp này cũng phù hợp
với đặc tính của hàng hóa.
Việc chất xếp hàng hóa phải đảm bảo đúng quy cách tránh tình trạng rơi đổ,
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
16
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
hoặc xếp chồng chéo gây ra lãng phí diện tích.
Doanh nghiệp đã có sự đầu tư lớn về nhân công để làm tốt công tác này, đó là
đội ngũ lao động có sức khỏe tốt, có khả năng chịu được sức nặng và phải rất nhanh
nhẹn, nhưng đôi lúc gây ra tình trạng thương tích do va chạm, làm giảm tiến độ vận
chuyển hàng.
- Bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Mái kho được lập bằng tôn màu chắc chắn để tránh tác động của thời tiết xấu.
Mùa nóng nhiệt độ trong kho được làm giảm đi bằng việc tận dụng khí hậu tự nhiên
khi mở các cửa thoát hiểm để thông hơi, thông gió. Các cửa thoát hiểm được bố trí
đối diện nhau, bảo đảm luồng không khí lưu thông điều hòa. Ngoài ra hệ thống quạt
thông gió, quạt cây lớn cũng được sử dụng. vào mùa mưa các cửa và công kho được
đóng kín tránh mưa hắt vào và mái kho được che đậy thêm một lớp phông bạt dày.
Ngoài là độ ẩm trong kho cũng được lưu ý tuyệt đối. Nếu độ ẩm quá cao có
thể sử dụng các chất hóa học để hút ẩm như canxi clorua( cacl2), rắc xung quanh
sàn kho.
Hệ thống ống máng ở mái kho, ống thoát nước để đề phòng trời mưa lớn mái
kho lập tôn dốc xuống có thể 7thoát nước nhanh chóng, nền kho xây dựng cao hơn
so với mặt đất là 0.4m để chống úng ngập.
Để sử dụng một cách hiệu quả các phương pháp bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm ở
trên quản lý kho phải chú trọng đến công tác sửa chữa thường xuyên bảo đảm các
công cụ trên phát huy tối đa tác dụng. Đây là hai phương pháp có tác dụng rất tốt
đối với kiểu thời tiết có nhiều biến động tại khu vực.
- Chế độ vệ sinh ở kho
Theo như quy định của doanh nghiệp cứ 1 tuần 3 lần sẽ tổ chức thực hiện công
tác vệ sinh tổng kho. Nhân viên vệ sinh sẽ lau chùi, quét dọn các khu vực trong kho,
những nơi bảo quản, nơi xuất nhập, các thiết bị, dụng cụ, hàng hóa dự trữ trong kho.
Công việc này được khuyến khích làm thường xuyên hơn để giữ cho kho hàng luôn
trong điều kiện sạch sẽ. nhưng vì hàng hóa của doanh nghiệp ít chịu ảnh hưởng của
bụi bẩn, kho chứa hàng có được bố trí dày đặc do đó khó có thể vệ sinh thường
xuyên.
- Công tác phòng cháy chữa cháy
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
17
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Hiện tại ở mỗi kho hàng của doanh nghiệp được bố trí hai bình cứu hỏa, hệ
thống báo cháy, báo khói, hệ thống dẫn nước trường hợp có cháy nổ xảy ra.
Công tác tuyên truyền về PCCC thường xuyên được cập nhật và truyền đật
đến các nhân viên làm việc tại kho.
Hàng hóa trong kho có khả năng chịu nhiệt rất tốt nên đôi khi công tác PCCC
tại kho hàng không được quan tâm sát sao. Doanh nghiệp cần đưa ra những quyết
định cứng rắn mang tính chất bắt buộc nhằm tác động đến ý thức của các nhân viên
đang làm việc tại kho để họ thực hiện tốt công việc này.
Do thời gian hoạt động kinh doanh còn ngắn nên mức đầu tư của doanh
nghiệp để phục vụ cho hoạt động dự trữ hiện vật hàng hóa còn hạn chế. Các kho
chứa hàng chưa đáp ứng được hết nhu cầu chứa hàng. Nhiều khi lượng hàng nhập
về quá lớn do nhu cầu tăng cao, doanh nghiệp phải bố trí đặt hàng ở ngoài kho, hay
phải vận chuyển hàng luôn cho khách. Do đó ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa
và uy tín cho khách hàng, và doanh nghiệp lại tốn thêm chi phí.
2.2.3. Quản lý dữ liệu dự trữ
- Lập phiếu kho:
Hiện tại doanh nghiệp sử dụng phiếu kho là chủ yếu để xác định số lượng
hàng hóa dự trữ. Tất cả sự vân động của hàng hóa (nhập và xuất) và số lượng tồn
đều được ghi trong các phiếu kho. Trong đó lượng tồn kho= dự trữ ban đầu+ lượng
nhập vào - lượng xuất ra.
Nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu kho hàng tháng và chịu trách nhiệm hoàn
toàn về chất lượng của phiếu kho.
Hiện tại doanh nghiệp sử dụng các mẫu phiếu nhập, xuất sau:
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
18
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI MARYLAND
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 16 tháng 02 năm 2012
Số: 000042
Người nhập: Phan Đình Chiến
Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải MaryLand
Nội dung: Nhập hàng hóa từ công ty thép Phú Đức
Kho: Kho A
Tổn
g
tiền5
6.61
6.00
0Th
uế
GTG
T2.6
96.0
00C
ộng
tiền
hàng
53.9
20.0
00T
hép
cây
D10
Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
19
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Kg5
0096
.000
48.0
00.0
00T
hép
cuộn
D8K
g200
14.8
002.
960.
000
Kg2
0014
.800
2.96
0.00
0ST
T
3
2
Thép cuộn D6
1
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
20
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Cộng thành tiền (bằng chữ): Năm mươi sáu triệu sáu trăm mười sáu nghìn đồng.
Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Phiếu nhập kho tại công ty
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
21
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI MARYLAND
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 02 năm 2012
Số: 000031
Người lĩnh: Mai Quốc Dũng
Đơn vị: Công ty CP Đầu tư hạ tầng khu công nghiệp và đô thị số 18
Nội dung: Bán hàng
Kho: Kho A
Cộng
tiền
hàng
96.50
0.000
Kg10
0096.
5009
6.500
.000
STT
3
2
Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thép cây D10
1
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
22
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
Cộng thành tiền (bằng chữ): Chín mươi sáu triệu năm trăm nghìn đồng
Lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Phiếu xuất kho tại Công ty
Hiện tại tính đến tại thời điểm 10/11/2012 khối lượng hàng nhập kho đã lên
tới 500 tấn. Khối lượng sau mỗi lần nhập của doanh nghiệp đã tăng lên nhiều so với
mấy năm đầu. Doanh nghiệp nhập hàng theo từng tháng, và mỗi tháng giá nhập lại
biến động khác nhau. Những hàng hóa nhập vào sẽ được đánh giá về thực chất theo
giá mua, nhưng khi xuất hàng tại thời điểm mà giá cả đã biến đổi thì doanh nghiệp
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
23
Chuyân đề thực tập GVHD: TH.S. Mai Xuân Được
phải tính toán mức giá bán ra cho phù hợp. Tại doanh nghiệp sử dụng phương pháp
tính giá xuất chính đó là phương pháp nhập trước, xuất trước( first in first out). Tức
là hàng nhập vào cùng một thời gian tạo ra một lô. Hàng xuất ra sẽ thực hiện liên
tiếp cho đến hết lô này. Những đợt xuất ra theo thứ tự của những đợt nhập vào.
Dưới đây sẽ là một mẫu phiếu kho theo phương pháp fifo được lập ra ngày
28/10/2012:
Tồn kho: ngày 1/10, 50 tấn với giá 14.600 đ/kg
Nhập kho: ngày 3/10, 100 tấn với giá 15000 đ/kg
Nhập kho: ngày 19/10, 60 tấn với giá 14.500 đ/ kg
Nhập kho: ngày 24/10, 30 tấn với giá 16000 đ/kg
Xuất kho: ngày 16/10, 60 tấn
Xuất kho: ngày 23/10, 80 tấn
Xuất kho: ngày 27/10, 30 tấn
Thời
gian
Nhập Xuất Còn lại
Số
lượng
Giá
đơn
vị
Giá
toàn
bộ
Số
lượng
Giá
đơn
vị
Giá
toàn
bộ
Số
lượng
Giá
đơn
vị
Giá
toàn
bộ
1/10 50 14.6 730
3/10 100 15 1500 50 14.6 730
100 15 1500
200 2230
16/10 50 16 800
10 15.5 155
60 955 140 15 2100
19/10 60 14.5 870 140 15 2100
SV: Nguyễn Đức Thành Lớp: QTKD CN&XD 49A
24